sistim informasi manajemen (1)

SISTIM INFORMASI MANAJEMEN

( SIM )

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ( MIS )

I. MATA KULIAH INI AKAN MEMBAHAS 10 TOPIK , YI :

1. INTRODUCTION / PENGANTAR SIBK(CBIS)

2. SISTEM

3. KOMPONEN SIM

4. PERENCANAAN SIM

5. PERMODELAN

6. SISTEM PENUNJANG DAN KOMUNIKASI DATA

7. PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM

8. IMPLEMENTASI SIM

9. QUALITY ASSURANCE

10. EVALUASI SIM

II. DESKRIPSI SINGKAT MATAKULIAH

Pengenalan MIS, Peran dan Fungsi MIS, Komponen MIS,

Model, Konsep, Perencanaan dan Pengendalian, Sistem

Penunjang, Pengembangan dan Strategi Sistem

Informasi, Implementasi (SIM : Pengadaan, Organisasi

dan Lainnya), Quality Assurance dan Evaluasi Sistem

Informasi.

1

III. TUJUAN UMUM PEMBELAJARAN

Mampu memberikan dan menyediakan informasi secara

cepat dan akurat dalam organisasi

IV. REFERENSI :

1. Robert G.Murdick, Joel E.Ross and James R

Clagett,1995, Sistem Informasi untuk Manajemen

modern, Jakarta : Erlangga.

2. Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984,

Management Information System.

3. Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet,

Jakarta :Salemba Empat.

4. Mcleod Raymond 195, Management Information

System, A. Study of Computer-Based Information

System, New Jersey : Prentice-HII

5. Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi

Manajemen, Jakarta : PT Raja Grafindo.

6. Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design

Methods, Arizona University.

2

Topik 1

INTRODUCTION

1.1. Sumber daya organisasi dan pengelolaannya

1.1.1. Sumber Daya Organisasi ( 5 M Plus ) :

Man

Money Sumber daya fisik

Materials

Machine

Methode Sumber daya konseptual

plus Information

1.1.2. Pengelolaan SDO

Tugas manajer adalah mengelola SDO agar dapat

digunakan dengan cara yang paling efektif. Para

manajer menggunakan sumber daya konseptual

untuk mengelola sumber daya fisik. Oki Sumber

daya informasi juga harus dikelola dengan baik

sebagaimana halnya SDO lainnya.

Pengelolaan sumber daya informasi adalah suatu

rangkaian aktivitas mulai dari pengumpulan

data/bahan mentah, di proses menjadi informasi

yang berguna, disebar dan diterima oleh semua

anggota organisasi yang membutuhkan dalam

bentuk yang tepat dan saat yang tepat sehingga

3

informasi dapat dimanfaatkan, membuang informasi

yang tidak lagi berguna dan menggantikannya

dengan informasi baru.

Rangkaian aktivitas berupa memperoleh informasi,

menggunakannya seefektif mungkin , membuang

dan mengganti pada saat yang tepat disebut

Manajemen Informasi

1.2. Mengapa terdapat perhatian yang begitu besar pada

Manajemen Informasi ?

Ada 2(dua) alasan utama , yaitu :

a. Kegiatan bisnis yang semakin kompleks dan

meningkat,karena :

1) Pengaruh ekonomi Internasional.

Kekacauan ekonomi USA karena kredit

perumahan, kenaikan harga BBM di pasar

internasional, nilai tukar valas.

2) Persaingan global.

Persaingan bisnis saat ini tidak hanya dalam

skala nasional tetapi sudah berskala global.

3) Kemajuan teknologi yang semakin meningkat.

Hampir semua kegiatan bisnis sekarang ini

berbasis komputer (Bar code scanners,

ATM,reservasi, dll)

4

4) Batas waktu yang semakin singkat.

Banyak kegiatan operasional bisnis sekarang

menjadi lebih cepat karena penggunaan

komputer, telepon, faxmile, dll.

5) Kendala-kendala sosial.

Masalah perburuhan, lingkungan, dll

b. Kemampuan komputer yang semakin baik.

Seiring kemajuan teknologi, bentuk dan kegunaan

komputer menjadi bertambah baik dan canggih dan

sudah menjadi peralatan kantor biasa/standard

1.3. PENGERTIAN

SIM / MIS bukan merupakan hal yang baru dan tidak

identik dengan komputer. MIS / SIM ini sudah ada /

dikenal sebelum adanya komputer atau dg kata lain

komputer adalah alat untuk membantu operasionalisasi

MIS / SIM dalam suatu organisasi.

1.3.1. Pengertian secara parsial

Manajemen.

Proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang

dilakukan manajer pada organisasinya :

5

M I S

MANAJEMEN INFORMASI SYSTEM

merencanakan, mengorganisasikan, memprakarsai

dan mengendalikan operasi.

Berhub pengambilan keputusan merupakan

persyaratan yg mendasar bagi tiap proses yg

terdahulu, maka tugas MIS / SIM adalah

memberikan kemudahan dalam proses

pengambilan keputusan yg diperlukan untuk

Perenc, Peng-org- an, pengendalian pek dan fungsi

bisnis.

Informasi

Informasi adalah data yg telah diolah dan

memiliki arti / nilai tertentu untuk tujuan informatif

atau sebagai dasar untuk peramalan dan

pengambilan keputusan. Contoh : Laporan

bulanan belanja pegawai

Data adalah fakta dan/atau angka yang tidak

sedang digunakan dan belum mempunyai

nilai/arti tertentu dan biasanya berbentuk catatan

historis yang dicatat dan diarsipkan. Contoh :

Daftar jumlah pegawai per masing-masing

Satker, Daftar data Individu Pegawai.

6

Sistem

Bagian-bagian yang saling berhubungan untuk

suatu tujuan bersama,atau sekelompok elemen

yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk

suatu tujuan bersama. Subsistem adalah bagian

dari sistem yang lebih kecil. Sistem yang lebih

besar disebut Supersistem. Oleh karena itu

setiap sistem akan dipengaruhi oleh pertukaran

informasi. Organisasi adalah sistem dan

bagiannya (Divisi, Departemen, Biro) adalah

subsistem

KONSEP SIM : Menghubungkan kerja dari

subsistem-subsistem pada pertukaran

informasi menengah, atas dan bawah.

Tujuan suatu MIS / SIM adalah menyajikan

informasi untuk pengambilan keputusan pada

perencanaan, pengorganisasian, pemrakarsaan

dan pengendalian kegiatan operasi subsistem

suatu organisasi dan menyajikan sinergi

organisasi pada proses.

Kita berkepentingan dengan 3 sistem, yi :

Sistem sosial yg disebut organisasi.

7

Sistem manajemen yg digunakan dlm praktek

untuk memperbaiki operasi, produktivitas

organisasi dan subsistem nya.

Sistem informasi manajemen, yg menyajikan

informasi utk pengambilan keputusan melalui

proses manajemen.

Manajemen Informasi : Seluruh aktivitas untuk

memperoleh informasi, menggunakannya

seefektif mungkin dan membuangnya pada saat

yang tepat

1.3.2. Pengertian SIM

a. Donald W Kroeber

SIM adalah sebuah organisasi, sejumlah proses

yang menyediakan informasi kepada manajer

sebagai dukungan dalam operasi dan pembuatan

keputusan dalam suatu organisasi.

b. Gordon B Davis

SIM merupakan sebuah sistem mesin pemakai

yang terintegrasi, menyediakan informasi untuk

menunjang operasi-operasi menajemen dan

fungsi-fungsi pengambilan keputusan didalam

sebuah organisasi. Sistem tersebut memanfaatkan

perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

8

dan prosedur-prosedur manual model-model untuk

analisa, perencanaan, pengawasan dan

pengambilan keputusan dan suatu database.

c. George M.Scott ( 1999 )

Serangkaian sub-sub sistem informasi yang

menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional

terpadu yang mampu mentransformasi data

sehingga menjadi informasi lewat serangkaian

cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai

dengan gaya dan sifat pimpinan atas dasar kriteria

mutu yang telah ditetapkan.

Kesimpulan dari ketiga pendapat diatas :

Ditekankan pada suatu sistem mesin

Sebuah organisasi

Pihak penyaji informasi

Terdapat dalam suatu organisasi

Ditujukan untuk sesuatu hal, yaitu operasi sebuah

analisis dan pengambilan keputusan untuk

meningkatkan produktivitas.

Melibatkan komputer, prosedur, suatu database.

9

1.4. Peran SIM

Perancangan, penerapan dan pengoperasian

sebuah SIM adalah mahal dan sulit. Upaya yang kuat

dan biaya yang diperlukan harus diperhitungkan. Ada

beberapa faktor yang membuatnya menjadi semakin

diperlukan dibandingkan pada beberapa tahun

belakangan ini, antara lain :

a. Pimpinan berhadapan dengan lingkungan organisasi

yang lebih rumit dibanding masa-masa yang lalu.

Kerumitan ini akibat situasi yang cukup cepat

berubah, akibatnya mensyaratkan organisasi untuk

selalu mempunyai data & informasi terbaru.

b. Lingkungan organisasi bukan saja rumit tetapi juga

sangat dinamis. Oleh sebab itu pimpinan harus

membuat keputusan dengan cepat, untuk

memperpendek waktu antara munculnya masalah

baru dengan pemecahan masalah. Sebuah SIM

yang mampu memberikan informasi yang canggih

(cepat, tepat dan terbaru) merupakan bahan yang

sangat mendukung seorang pimpinan untuk

mengambil suatu keputusan yang tepat. Hal ini akan

meningkatkan kemampuan adaptasi organisasi

terhadap lingkungannya. Dengan demikian peran

10

SIM pada sebuah organisasi sebagai media yang

membantu meningkatkan kemampuan adaptasi

organisasi dengan lingkungannya. Yang

berhubungan langsung dengan lingkungan

organisasi tersebut adalah para pemakai SIM.

Para pemakai SIM dapat digolongkan atas :

Pimpinan tingkat atas, menengah, dan bawah.

Non-pimpinan

Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam &

luar (pemerintah, masyarakat,)

Ada 3 perubahan yang sekarang

berlangsung pada perusahaan yg progresif, yaitu :

1) Manajemen telah berorientasi pada sistem dan

teknik manajemen yang rumit.

2) Informasi dirancang dan dibuat tersedia bagi

manajer setiap saat diperlukan.

3) Suatu sistem informasi mengkaitkan perencanaan

serta pengendalian oleh manajer dengan

implementasi sistem operasi.

Hasil gabungan dari konsep ini adalah sistem

Informasi manajemen.

Maksud dari suatu MIS adalah untuk meningkatkan

pengelolaan dari tingkat informasi yg sedikit demi

11

sedikit, kadang-kadang baik dan kadang-kadang

buruk, perkiraan yang berdasarkan intuisi dan

pemecahan masalah yang terisolasi menjadi tingkat

wawasan sistem, informasi sistem, pengolahan data

yg canggih dan pemecahan masalah sistem. Manajer

selalu mempunyai “sumber” informasi dan MIS

menyediakan suatu sistem informasi. Jadi MIS

merupakan alat / metoda yg ampuh untuk membantu

manajer pada pemecahan masalah dan pengambilan

keputusan.

1.5. Fungsi SIM

Ada berbagai tujuan/ fungsi SIM dalam organisasi, baik

fungsi secara umum maupun khusus. Namun fungsi/

tujuan SIM pada umumnya ditujukan untuk :

“Menyediakan informasi yang digunakan untuk

pengambilan keputusan pada perencanaan usulan,

pengorganisasian dan pengawasan kerja dari sub-sub

sistem organisasi “

Dari uraian diatas, sudah jelas fungsi utama SIM adalah

menyediakan informasi untuk kebutuhan organisasi.

12

1.6. Manajemen dan komputer.

Dalam era digital sekarang ini, semua Manajer harus

mengerti (literacy) dan memahami komputer dan

informasi.

Mengerti komputer maksudnya adalah memiliki

pengetahuan dan kemampuan yang diperlukan untuk

mengoperasionalkan komputer (computer literacy),

meliputi : istilah-istilah komputer, keunggulan dan

kelmahan komputer, kemampuan menggunakan/

mengoperasonalkan komputer.

Mengerti informasi (information literacy) maksudnya

adalah memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk

mencari dan memperoleh informasi, berbagi informasi

serta menggunakan informasi pada tiap tahap proses

pemecahan masalah.

1.6. SUATU MODEL SISTIM INFORMASI BERBASIS

KOMPUTER (CBIS).

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan

masalah dan informasi digunakan dalam membuat

keputusan.

Pada awalnya aplikasi komputer digunakan sebagai

pengolahan data akutansi dan disebut sebagai

pengolahan data (data processing). Aplikasi komputer

13

pertama sebagai suatu sistem informasi disebut

sebagai sistem informasi manajemen (management

Information System/MIS).

Selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh Sistem

pendukung keputusan (Decission support

system/DSS), Otomatisasi perkantoran (Office

Automation/OA), Sytem berbasis pengetahuan (Expert

System/ES). Kelima aplikasi tersebut sebagai sub-sub

sistem membentuk Sistem Informasi berbasis komputer

( Computer Based Information System/CBIS)

1.7. SPESIALIS INFORMASI.

Spesialis informasi (Information Specialist) adalah

orang atau pegawai yang sepenuh waktu bertanggung

jawab mengembangkan dan memelihara sistem

berbasis komputer.

Ada 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :

Analis sistem.

Analis sistem adalah pakar dalam mendifinisikan

masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis

mengenai cara komputer membantu pemecahan

masalah.

14

Analis Sistem bekerja sama dengan pemakai

mengembangkan sistem baru dan memperbaiki

sistem yang sudah ada sekarang.

Pengelola data base.

Pengelola data base adalah orang yang mengelola

suatu kumpulan data komputer yang sudah

terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara

yang memudahkan pengambilan kembali.

Pengelola database bekerja sama dengan pemakai

komputer dan analisis sistem menciptakan data base

yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan

informasi bagi pemakai.

Spesialis jaringan.

Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang

komputer dan telekomunikasi. Generasi baru dari

spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki

keahlian khusus dalam menggunakan World Wide

Web.

Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis

sistem dan pemakai membentukjaringan komunikasi

data yang menyatukan berbagai sumber daya

komputer yang tersebar.

15

Programer.

Programer menggunakan dokumentasi yang

disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode

instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer

mengubah data menjadi informasi yang diperlukan

pemakai.

Operator.

Operator menangani peralatan komputer berskala

besar seperti komputer mainframe dan komputer

mini, memantau layar komputer, mengganti ukuran-

ukuran kertas di printer,mengelola perpustakaantape

and disk storage dan tugas-tugas serupa lainnya.

Gambar dibawah menunjukkan bagaimana para

spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan

pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer.

Panah-panah menggambarkan arus komunikasi,

termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke

pemakai. Gambar ini memperlihatkan rantai komunikasi

tradisional yang menghubungkan pemakai, para

spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat

berupa seorang manajer, , non manajer, individu atau

organisasi dalam perusahaan.

16

1.8.KECENDERUNGAN MENUJU END-USER

COMPUTING.

Mulai dekade tahun 70 an ada perubahan berupa

meningkatnya kecenderungan minat pemakai dalam

mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri..

End-User computing (EUC) adalah pengembangan

seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh

para pemakai.

Rantai Komunikasi End-User Computing :

17

Pengelola data base

Analis sistem

Pemakai

Spesialis jaringan

Progra-mer

Opera-tor

Kompu ter

Faktor-faktor yang mendorong End-user computing :

Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.

Semakin banyak orang yang ingin mengerti dan

mengoperasionalkan komputer baik lewat pendidikan

di Sekolah maupun kursus-kurusus. Dewasa ini

manajer dari berbagai tingkatan sudah mengerti

tentang komputer.

Antrian jasa informasi.

Para spesialis informasi dalam dekade tahun 80 an

lebih banyak pekerjaan / permintaan daripada yang

yang dapat mereka tangani sehingga orang harus

antri menunggu giliran untuk dapat ditangani datanya.

Perangkat keras yang murah.

Semakin lama harga perangkat keras komputer

18

Spesialis Informasi

Pemakai Komputer

menjadi lebih murah sehingga pemakai dapat

membeli atau memesan sendiri.

Perangkat lunak jadi.

Dewasa ini semakin banyak perangkat lunak dalam

bentu jadi yang dapat dibeli di pasaran , baik untuk

tugas akutansi maupun pengambilan keputusan. Hal

ini jelas memudahkan dan memampukan perusahaan

atau pemakai individu menerapkan sistim berbasis

komputer.

1.6. Sistem & Informasi

Diatas telah diuraikan bahwa informasi adalah sekumpulan

data yang telah diolah dan memiliki arti. Sedangkan sistem

bagian-bagian yang saling berhubungan membentuk tujuan

tertentu. Sedangkan konsep SIM sendiri menghubungkan

bagian-bagian tersebut sehingga terjadi pertukaran informasi

pada semua level organisasi.

1.5.Kaitan SIM & Organisasi

Dalam merancang SIM perlu disadari bahwa para

pimpinan ada diberbagai level organisasi dan berbagai

area fungsi organisasi, karena hal ini dapat

mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajian

informasi. Tingkatan pimpinan seperti Direktur, Wakil

19

Direktur sering disebut pimpinan atas, dimana

pekerjannya lebih banyak membuat perencanaan

strategis. Ini berarti keputusan level atas akan

berpengaruh pada seluruh level organisasi. Sedangkan

pimpinan tingkat menengah lebih banyak melakukan

kegiatan pengendalian, bertanggung jawab

melaksanakan rencana pimpinan atas dan memastikan

tujuan tercapai. Pimpinan tingkat bawah (terendah)

melakukan operasional kegiatan organisasi.

Istilah eksekutif sering digunakan menggambarkan

seorang pimpinan yang berada pada level atas dan

melakukan tugas pada tingkat perencanaan strategis.

Pada gambar berikut dapat dilihat kaitan antara

kebutuhan informasi pada setiap level organisasi.

Dimana pimpinan tingkat atas lebih menekankan

informasi lingkungan daripada pimpinan tingkat bawah

dan para pimpinan tingkat bawah lebih mementingkan

informasi internal. Sedangkan gambar sebelah bawah

menunjukkan pimpinan tingkat atas lebih menyukai

informasi dalam bentuk ringkas, sedang para pimpinan

tingkat bawah memilih bentuk rinci.

20

Tingkat perencanaan Strategis

Tingkat Pengendalian manajemen

Tingkat Pengendalian Operasional

Gambar 1.2 Pengaruh pada sumber informasi

Tingkat perencanaan Strategis

Tingkat Pengendalian manajemen

Tingkat Pengendalian Operasional

Gambar 1.3 Pengaruh pada bentuk informasi

21

Ringkas

Rinci (terurai)

EXTERN

INTERN

Tingkat Perencanaan Strategis

Tingkat pengendalian

manajemen

Tingkat pengendalian

operasional

Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi

Keu. SDM Informasi Publ.

Gambar 1.4 contoh Pengelompokan pimpinan pada semua

tingkat organisasi dan area Fungsional

MASALAH DAN PERTANYAAN.

1. Jelaskan apa saja sumber daya organisasi saat ini dan

bagaimana hubungannya dengan 5(five) M.

2. Mengapa dewasa ini perhatian manajer terhadap

pengelolaan informasi semakin besar dan meningkat ?

Jelaskan.

22

3. Siapa saja para pemakai komputer di Perusahaan ?

Jelaskan

4. Jelaskan apa perbedaan antara data dan informasi.

Berikan contohnya.

5. Apa yang dimaksud dengan Computer Based Information

System (CBIS) dan apa saja elemen-elemennya serta

perkembangannya.

6. Siapa sajakah yang dimaksud dengan spesialis informasi

dan apa saja tugasnya ? Jelaskan

7. Apa yang dimaksud dengan “End-user computing” dan

bagaimana pengaruhnya terhadap para spesialis

informasi ? Jelaskan

8. Sistim informasi merupakan milik para pemakai bukan

para spesialis informasi. Apa maksudnya ? Jelaskan.

9. Apakah konsekuensi politik dan sosial dari implementasi

pendekatan sistem (System Approach) ? Misalnya

bagaimana kita dapat menerapkan perencanaan fasilitas

terminal bis pemerintah bilamana diijinkan persaingan

yang tak terkendalikan. Apakah beralasan bagi lima

perusahaan bis yg berlainan untuk menjalankan bis-bis

luar kota yg terisi hanya 50 % menuju tujuan yg sama

pada sekitar waktu yg sama pula.

23

10Apakah dampak dari : a) revolusi teknologi, b) Penelitian

dan pengembangan, c) Perubahan produk dab d) ledakan

informasi terhadap kebutuhan informasi oleh manajemen

pada perusahaan manufaktur otomotif, Rumah sakit dan

Universitas.

11. Presiden Direktur sebuah perusahaan besar pembuat

makanan dan pengepakan nasional menyatakan baru-

baru ini bahwa “Sistim informasi kami memberikan

kepada kami senjata yang kami perlukan untuk mengatasi

pesaing kami “ . Jelaskan cara dimana sistem informasi

dapat memberikan senjata yang bersaing untuk

perusahaan ini.

4. Tunjukkan bagaimana pendekatan sistem dapat

bermanfaat dalam mengatasi masalah ekologi pada kota

yg besar. Bagaimana hendaknya organisasi industri

bekerja sama dengan Pemerintah dalam masalah ini.

12Tunjukkan bagaimana komponen sistem informasi

manajemen (manajemen, informasi, sistem) saling

dihubungkan.Tunjukkan juga bagaimana MIS dapat

memudahkan fungsi umum manajemen ( Merencana,

mengorganisasi dan mengendali)

24

Topik 2

SISTEM

2.1.Teori Sistem

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai

suatu tujuan.

Sistem Terbuka dan Tertutup :

Sistem terbuka adalah sistem yang tidak dapat mengatur

operasinya sendiri, sedangkan sistem tertutup

sebaliknya.

25

Sistem

subsistem

supersistem

Sistem Terbuka

Sistem Tertutup

2.2.Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.

Sistem Konseptual adalah sebaliknya, ia menggunakan

informasi dan data untuk mewakili suatu sistem fisik.

Misal berupa citra mental dari pikiran supervisor/

manajer/ pimpinan, angka-angka tulisan pada selembar

kertas.

26

input outputTransformasi

Tujuan

MekanismePengendali

input outputTransformasi

Komputer adalah sistem fisik, tetapi data dan

informasi yang disimpan didalamnya dapat dipandang

sebagai suatu sistem konseptual. Sebab data dan

informasi mewakili satu atau lebih sistem fisik. Yang

terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan

informasi tersebut. Sistem fisik diperlukan karena

ujudnya, sedangkan sistem konseptual penting karena

penggambarannya atas sistem fisik.

Contoh : Jika pada komputer tercatat ada 70 perkakas

digudang, inspeksi di gudang harus mengungkap

ke 70 perkakas tersebut.

Sebab-sebab Pentingnya Pandangan Sistem :

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas

struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang

baik.

3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian

dalam organisasi.

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan

lingkungannya.

5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi

umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara

sistem lingkaran tertutup.

27

2.3.Model SIM & Komputer

Suatu Model Sistem Informasi untuk memecahkan

masalah pada Komputer dapat dilihat pada gambar

berikut :

Suatu contoh SIM :

Laporan I

28

SI berbasiskomputer

S IAkuntansi

SIM

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Otomasi Kantor

Sistem Pakar

Keputusan

Masalah

Pemecahan Masalah

Informasi

Laporan Proyeksi Penggunaan Tenaga Kerja Jan – Des

2002

Dinas Kodya Bandung

No Tgl Tujuan Wilayah Panjang (M) Pekerja

Tetap

Pekerja

Kontrak

Total

1

2

3

2 Jan’02

15 Jan’02

1 Feb’02

Perbaikan Jalan

Utama

Perbaikan Jalan

Utama

Pelebaran Jalan

B Utara

B Kota

Setiabudi

3000

40000

2600

30

50

15

0

30

100

30

80

115

2.3. Organisasi Jasa Informasi :

Rantai Komunikasi End-User Computing :

29

Pengeloladatabase

Analis Sistem

Spesialis Jaringan

Pemakai Programer Operator Komputer

2.4.Siklus Hidup Komputer

Perancanaan

Analisis

Rancangan

Penerapan

Penggunaan

30

Spesialis Informasi

Pemakai Komputer

TahapPerencanaan

TahapAnalisis

TahapRancangan

TahapPenerapan

TahapPenggunaan

Berbagai Peran Supervisor dan Spesialis Informasi

selama Siklus Hidup Sistem :

2.5. Tugas & Diskusi :

1. Setujukah, Mengerti informasi lebih penting dari

pada mengerti komputer, jelaskan!

2. Jelaskan suatu sistem bukan milik spesialis

informasi, walaupun mereka lebih banyak

mengerjakan pengembangannya!

31

Tahap

Perencanaan

Analisis

Rancangan

Penerapan

Penggunaan

Manajer Spesialis Informasi

Mendefinisikan masalah

Mengatur

Mengatur

Mengatur

Mengatur

Mendukung

Melaksanakan penelitian

sistem

Merancang sistem

Mererapkan sistem

Menyiapkan sistem

3. Sebuah unit/ instansi merencanakan biaya operasi

kantor tiap bulan untuk tahun 2002. anggaran tahun

2001 (tahun lalu) untuk unit tersebut 800 juta rupiah

(diluar gaji pegawai). Diminta buatlah anggaran tiap

bulan dan kebutuhan apa yang diperlukan per 15

hari sampai akhir tahun. Sebagai bahan

perbandingan carilah informasi di Adm. Jurusan

Adm. Niaga. Harap dikerjakan dengan Lembar kerja

(Spreadsheet) Excel.

32

Topik 3

KOMPONEN SIM

( APA YANG HARUS DIKETAHUI OLEH MANAJER TENTANG SISTIM KOMPUTER )

input

pengolahan

Penyimpanan.

PengolahData dan komputernya

Output

Program / prosedur

Sistem Manual

Sistim Komputer

Manual

Kartu

Pita

Akses Langsung

Berbagai altternatif sistem

Bank data

Penerapan

Konversi Sistem

Komputer dan MIS

33

3.1. Persyaratan sebuah sistim informasi manajemen yang

modern & efektif.

Ada beberapa syarat yg harus dipenuhi untuk sebuah sistem

manajemen yang modern dan efektif, yang berdasarkan

komputer, yaitu :

1) Adanya sistim Manajemen yaitu struktur organisasi, Struktur

dan prosedur yg diperlukan untuk perencanaan dan

pengendalian yang memadai, serta hal-hal lain yang

diperlukan untuk manajemen dan administrasi yang baik..

2) Harus tersedia data dan informasi : mengenai sasaran,

sumber daya, lingkungan, kebijakan (Policies), operasi dan

renc. Perusahaan serta perbandingan prestasi kerja yang

dicapai dengan yg direncanakan.

3). Perlu peralatan yang memadai dan selaras dalam mengolah

data, agar dapat :

Memberikan kemampuan untuk mengeluarkan

(mengakses) data dari arsip penyimpanan, secara

ekoomis dan cepat.

Mengolah data secara ekonomis dan dengan kecepatan

tinggi.

Memasukkan informasi kedalam sistem dan

mengeluarkannya kembali untuk ditampilkan pada layar

display

34

3.2. Komponen dasar sistem informasi

Sistim informasi terdiri dari 5 komponen dasar yang sekaligus

merupakan fungsi-fungsi sistm informasi. Fungsi ini dapat

dilakukan secara manual (manusia) ataupun dengan komputer.

Komponen dasar tersebut adalah sebagai berikut :

1) Memasukkan data kedalam sistemnya ( input data ).

2) Mengolah data ( kalkulasi, kontrol, logika )

3) Menyediakan dan memelihara arsip-arsip penyimpanan

( Intern, Ekstern )

4) Mengembangkan prosedur-prosedur, yang akan menentukan

data mana yg diperlukan, darimana diperoleh, untuk apa

digunakan termasuk instruksi pengolahannya.

5. Menyiapkan laporan outputnya

3.3. Peralatan yang dibutuhkan.

Unit pengendali/ MB

35

Gambar 3.1 Unit dasar sebuah komputer

(Skema komputer)

Saat ini sebagai alat bantu SIM yang paling banyak digunakan

adalah dengan bantuan komputer. Oleh karena itu diperlukan

berbagai peralatan untuk menjalankannya, baik fisik

(hardware), software dan operator yang akan mengoperasikan

komputer tersebut. Beberapa peralatan fisik dan software yang

perlu menjadi fokus perhatian adalah sbb:

Penyimpanan Primer :

RAM, ROM, CDRAM

Penyimpanan Sekunder (merupakan output) :

Floppy Disk (Disket)

Hard Disk

CD

Unit penyimpanan primer

Arithmetic logic unit

Informasi output

Unit penyimpanan

sekunder

Data Input

36

Flash disk

Unit Input :

Keyboard

Alat penunjuk (Mouse, Trackball (bolanya diatas), Tauch

Screen, Light Pen, Remote Control)

Pembaca Optik (CD Rom)

Pembaca Magnetic (Contoh ATM)

Pengenal Suara (memasukkan perintah sesuai dengan

suara yang dikenal)

Unit Output :

Output Tampilan (monitor, layar cembung dan datar)

Output cetakan :

o Line printer, contoh : impact printer

o Character printer, contoh : dot matrix

o Page printer, contoh : Laser, dll

Output suara

Plotler ( output dalam bentuk grafik)

Microform (Microfilm)

Perangkat lunak :

Perangkat Lunak Sistem Operasi (DOS, Windows,

Linux)

Perangkat Lunak Utility (Norton, Disk Doctor, dll)

37

Perangkat Penerjemah Bahasa (Cobol, Fortran, Vbasic,

Cfoxfro, dll)

Perangkat Lunak Aplikasi (MS Word, MS Excel, dll)

3.4. Informasi yang Diolah

Saat para pimpinan organisasi memutuskan

menggunakan informasi sebagai cara untuk beradaptasi dengan

kebutuhan lingkungan (masyarakat dan pemerintah, swasta)

maka para pimpinan perlu menyadari sumber daya informasi

yang mereka miliki. Sebab data yang digunakan akan diolah

oleh sumber daya informasi tersebut. Kualitas informasi sangat

ditentukan oleh kualitas sumber daya informasi yang dimiliki :

Informasi yang diolah pada suatu organisasi dapat dibedakan

atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.

Beberapa fungsi dan informasi yang diolahnya adalah :

1) Personalia

Termasuk informasi perekrutan, pelatihan, bimbingan para

pegawai, prestasi kerja pegawai serta perencanaan pegawai.

2) Akunting

Informasi transaksi keuangan, aset, jaminan-jaminan,

laporan keuangan, pengendalian keuangan, pemasok,

pemesan, jumlah pmesanan ekonomis.

38

3) Manajemen Persediaan

Informasi yang berkaitan dengan pengendalian fiskal atas

persediaan, material, komponen-komponen, mesin-mesin,

jumlah yang tersedia, nilai/harga.

4).Bendahara

Informasi yang berkaitan dengan kegiatan keuangan

organisasi, jumlah pinjaman dana tunai.

5) Manajemen Informasi

Termasuk informasi bagaimana mengembangkan,

mengoperasikan dan menjaga sistem informasi untuk

menyajikan informasi kepihak-pihak yang berkepentingan,

6) Dan lain sebagainya, sesuai fungsi-fungsi yang ada organisasi

tersebut.

3.3 Tugas

1. Anggaplah Anda akan ditugaskan oleh pimpinan membeli

sebuah komputer untuk unit kerja anda. Sebelum anda

membeli informasi apa saja yang perlu anda kumpulkan?

Beri alasan ringkas.

2. Suatu saat anda diminta oleh pimpinan mencari sebuah

software yang mampu menangani kebutuhan informasi

tentang jalan raya. Informasi apa yang anda butuhkan

sebelum anda mencari (membeli atau membuat) software

tersebut? Kenapa demikian?

39

Topik 4

PERENCANAAN SISTEM

4.1. Konsep Perencanaan dan Pengendalian

Perencanaan dan pengendalian merupakan kegiatan yang

sangat erat hubungannya. Ditujukan untuk mengarahkan

kegiatan agar sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

4.2. Tahap/ Langkah Perencanaan SIM :

1. Menyadari masalahnya

(Dirasakan oleh sekelompok pimpinan & non Pimpinan)

2. Definisikan Masalah

(Kumpulkan informasi, pahami masalahnya, kemudian

deinisikan masalah tersebut).

3. Menentukan Tujuan Sistem

Pimpinan bersama orang sistem mengembangkan sistem,

daftar tujuan sistem yang akan dibuat, mengatakan tujuan

secara umum yang nantinya dibuat secara spesifik.

4. Identifikasi kendala-kendala sistem

Sumber kendala : Lingkungan, manajemen

5. Membuat Studi Kelayakan

Adalah tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan

mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan

yang diinginkan.

40

Dimensinya :

Teknis, perangkat keras & lunak ada?

Pengembalian Ekonomis, perbandingan kegunaan

dengan biaya

Pengembalian nonekonomis, keuntungan

nonekonomisnya apa?

Hukum & Etika, Apa sistem ini tidak melanggar

hukum & etika nantinya?

Jadwal, mungkinkah diterapkan dalam waktu yang

ditentukan?

USULAN PENELITIAN SIM

6. Persiapan Usulan Penelitian Sistem

Studi yang memberikan dasar rinci untuk rancangan sistem

baru mengenai apa yang harus dilakukan den bagaimana

melakukannya.

Iktisar Usulan Penelitian :

1. Executive Summary (Ringkasan inti)

2. Pendahuluan

3. tujuan dan Kendala Sistem

4. Berbagai alternatif sistem yang mungkin

5. Proyek penelitian sistem yang disarankan

5.1. Tugas yang harus dilaksanakan

5.2. Kebutuhan SDM

41

5.3. Jadwal Kerja

5.4. Perkiraan Biaya

6. Dampak yang diterapkan dari sistem

6.1. Dampak pada struktur organisasi

6.2. Dampak pada struktur operasi organisasi

6.3. Dampak pada sumber daya organisasi

7. Rncana pengembangan umum (Tahap analisis,

rancangan dan penerapan)

7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek

Pimpinan + orang-orang inti akan pro dan kontra dari

rancangan proyek yang diajukan. Pertanyaan inti mereka

yang harus di antisipasi :

1. Apa tujuan akan tercapai?

2. Apa ini satu-satunya cara terbaik?

8. Menetapkan mekanisme Pengendalian

4.3. Mekanisme Pengendalian

Pengendalian suatu proyek/ sistem menentukan :

Apa yang harus dikerjakan

Siapa yang melakukan

Kapan akan dilaksanakan

Jumlah Waktu perperiode (Jadwal)

Monitor kemajuan sistem/ proyek (Misal: gunakan

dokumentasi, tabel, grafik-grafik, diagram jaringan, ...

42

4.4. Tugas (Kasus) :

Nona Ann? Saya adalah Asep, saya dari departemen SIM,

kami sedang mengadakan survei atas semua orang yang

menerima laporan untuk melihat apakah laporan-laporan

tersebut dapat ditingkatkan. Menurut catatan kami anda

mendapat laporan inventaris barang tiap bulan. Benarkah

demikian?

Nona Ann, kepala bagian peralatan dan barang dari organisasi

X, mulai membereskan kertas-kertas diatas mejanya. “Saya

rasa laporan itu ada disini, Saya biasanya tidak

menyimpannya, tetapi saya pikir saya telah menerimanya

kemarin. Saya benar-benar tidak menggunakannya. Pimpinan

yang disini (dulu) sebelum saya yang memesannya dan laporan

itu terus datang. Saya telah bermaksud untuk menghubungi

departemen kalian untuk menghentikannya, tetapi saya tidak

pernah sempat. Terlalu sibuk mungkin. Oh ini dia, Nona Ann

menarik keluar laporan tebal dari setumpuk kertas-kertas.

Bolehkah saya duduk? Tanya Asep, “Tampaknya

laporan itu dapat diperbaiki”. Mengapa anda tidak melihatnya

dan beritahukan pada saya apa yang salah?. Nona Ann berkata

“Hm pertama, laporan ini untuk bulan januari 2002 stempel

sekretaris saya menunjukkan bahwa kami menerimanya

tanggal 12 Fabruari 2002. mengapa begitu lama untuk sampai

43

kapada saya? Pada saat saya menerimanya itu sudah menjadi

sejarah”.

Mungkin laporan itu begitu panjang, jawab Asep. Kami

memiliki banyak laporan seperti itu dan perlu waktu yang lama

untuk mencetak semua halaman tsb. Ditambah waktu yang

diperlukan melalui pos perusahaan, anda mendapatkannya

sangat terlambat. Kami seharusnya dapat mengeluarkannya

lebih cepat. Semua data ada didalam komputer pada akhir

bulan. Saya akan mencoba mempercepatnya. Ada lagi?

Sebenarnya ya. Apakah ada cara untuk meringkasnya?

Pasti itu akan membuat laporan ini lebih mudah dibaca. Saya

kira kita memiliki banyak persediaan yang telah kosong atau

tidak dibutuhkan lagi selama 5 tahun belakangan ini. Lebih

baik menyediakan persediaan yang betul-betul dibutuhkan oleh

masing-masing unit aktif. Saya tahu jika saya menghabiskan

beberapa hari mempelajari laporan ini, saya dapat menemukan

persediaan yang tidak diperlukan lagi beserta nilainya, tetapi

terlalu membuang waktu saya yang berharga.

Oh ya, saya yakin kami dapat memberikan anda suatu

laporan yang membantu anda membuat keputusan tanpa

menghabiskan seluruh waktu anda jawab Asep. Apa yang

menentukan bahwa suatu pelayanan kita (tentang barang,

44

mesin, peralatan, ...) memuaskan unit-unit lainnya? Dapatkah

anda memberikan beberapa panduan?

Jika ada satu barang yang tidak terpakai selama 10

bulan saya ingin mengetahuinya. Dapatkah anda

memberitahukannya?

Asep menarik selembar kertas dari mapnya. “Ini adalah

penjelasan kamus data dari catatan yang kami gunakan untuk

mencetak laporan”. Disana tidak terdapat tanggal penerimaan

dan pengeluaran barang, tetapi saya yakin kami dapat

menambahkannya. Lalu dengan mudah dapat dipilih catatan-

catatan yang tidak berubah selama 10 bulan atau periode

apapun.

Saat itu sekretaris Nona Ann masuk kedalam ruangan

dan berkata “Nona Ann mereka telah menunggu anda diruang

konference. Perlukah saya beritahukan mereka bahwa anda

akan sedikit terlambat? Jangan, saya segera kesana.

Saya berterima kasih karena anda menyediakan waktu

utk membahas laporan ini dengan saya. Jika anda dapat

melakukan beberapa hal yang telah kita bahas, saya yakin saya

akan menggunakan laporan ini lebih sering.

Satu pertanyaan terakhir, Asep bertanya ketika Nona

Ann beranjak ke pintu” Apakah anda pernah menggunakan

komputer?” Oh tidak, jawab Nona Ann, saya buka programer.

45

Pertanyaan :

1. apakah kelihatannya Nona Ann memerlukan

suatu laporan khusus atau laporan periodik? Beri penjelasan

ringkas.

2. Apa yang dapat dilakukan untuk

memperpendek keterlambatan laporan yang sampai pada

Nona Ann?”

3. Apakah anda menyarankan urutan

meningkat atau menurun? Apa yang akan menjadi field

kunci (pengendalinya)?

4. Dengan menyakinkan Nona Ann bahwa

field tanggal dapat ditambahkan, apakah Asep telah

bertindak benar?

5. Misalkan organisasi X memutuskan untuk

menyediakan pelatihan pada para pimpinan megenai

penggunaan Query language (data base barang) alasan apa

yang dapat Asep berikan agar Nona Ann mengikutinya?”

6. Buatlah bentuk yang diperlukan (informasi

dan model yang memenuhi keinginan Nona Ann)

46

1. KASUS TOKO BUKU ANEKA ILMUAnda adalah seorang wiraniaga Bookstore Software Inc., yaitu suatu Perusahaan Nasional yang memasarkan suatu paket perangkat lunak untuk digunakan oleh toko buku maupun perpustakaan. Suatu hari saat anda berbicara dengan Bp.Herman, manajer penjualan Toko Buku Aneka Ilmu di Surabaya, anda mengetahui bahwa perusahaan tersebut memiliki masalah dengan persediaannya. Catatan manual yang mereka buat tidak mencerminkan secara akurat status persediaan, jumlah , jenis buku dan nama pengarang buku-buku yang tersedia di dalam toko bukunya. Saat pengiriman barang / buku baru tiba, diperlukan beberapa hari untuk memperbarui catatan persediaan. Seorang pembeli yang menginginkan satu buku tertentu dan buku tersebut baru diterima serta ada di dalam toko buku tersebut, tetapi wiraniaga yang ada tidak mengetahuinya, Penjualan buku menjadi gagal karena informasi yang buruk.Anda sebagai wiraniaga Bookstore Software Inc. tahu bahwa paket perangkat lunak anda, yang disebut SMABORT (Sistem Manajemen for Bookstore Retail Trade) dapat memecahkan masalah ini. Dengan SMABORT, suatu toko buku dapat memperbarui catatan komputernya begitu suatu pengiriman tiba atau suatu penjualan terjadi. Catatan komputer selalu mencerminkan secara tepat buku / barang apa yang ada atau tersedia didalam toko buku. Biaya perangkat lunak dan perangkat keras sangat terjangkau oleh sebuah toko buku yang cukup besar.Langkah anda selanjutnya adalah adalah mendekati direktur Toko buku Aneka Ilmu, Bp. Yohanes yang kebetulan baru saja beberapa minggu menduduki jabatan tersebut untuk menawarkan produk perusahaan anda. Saat anda menelpon Bp. Yohanes untuk menjelaskan produk anda, dia memotong anda dan berkata : “Dengar, saya masih baru dalam jabatan ini. Saya baru lulus dari suatu Perguruan Tinggi terkenal, dengan kesarjanaan dalam teori sistem. Jika anda dapat menjelaskan bagaimana produk anda dapat membantu kami, dalam istilah-istilah Sistem , saya pikir saya dapat mengerti. Sekarang Jelaskanlah”.Tugas anda :

47

Jelaskan dalam istilah-istilah sistem, bagaimana SMABORT dapat menguntungkan Toko Buku Aneka Ilmu.

2. Bagaimana teknologi informasi modern berkontribusi pada makin singkatnya batas waktu transaksi bisnis ? Berikan contoh peralatan apa yang dapat digunakan dengan telpon dan apa dampaknya ? Jelaskan.

3. Berikan contoh-contoh informasi yang mengalir antara suatu perusahaan dan pemegang sahamnya. Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk memudahkan arus ini ? Jelaskan.

4. Seorang CIO menyatakan keyakinannya bahwa keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dapat dicapai dengan mengurangi biaya operasi perusahaan. Setujukah anda dengan statement CIO diatas ? Jelaskan argumentasi anda.

5. Apa yang dapat dilakukan suatu perusahaan untuk membuat pengunjung terus kembali ke home page-nya ? Jelaskan.

48

Topik 5

PERMODELAN

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model

mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang disebut entitas

(entity).

Orang menggunakan model untuk mewakili permasalahan

yang akan dipecahkan.

5.1. Jenis-jenis Model

Ada empat jenis dasar model :

1. Model fisik

2. Model naratif

3. Model Grafik

4. Model Matematika

Model Fisik adalah penggambaran objek dalam bentuk tiga

dimensi. Model fisik biasanya digunakan untuk

49

menggambarkan suatu objek dalam ukuran mini, seperti :

maket gedung, atau prototype mesin-mesin, dll.

Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi

oleh benda nyata. Contohnya, investor gedung dapat membuat

sejumlah perubahan secara lebih murah pada rancangan model

fisik mereka dibandingkan pada gedung yang sesungguhnya.

Model Naratif, Ada satu jenis model yang digunakan orang

setiap hari, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini

adalah model naratif, yang menggambarkan entitasnya secara

lisan maupun tulisan. Pendengar atau pembaca dapat

memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi

bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan

jenis model yang paling populer.

Model Grafik. Jenis model lain yang terus digunakan adalah

model grafik. Model ini menggambarkan entitasnya dengan

sejumlah garis, symbol atau bentuk. Model grafik digunakan

untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan

organisasi kepada organisasi pusat berisi grafik-grafik

berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan organisasi.

Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi

kepada pimpinan.

Model grafik juga digunakan dalam rancangan system

informasi. Banyak yang digunakan oleh analis sistem dan

50

programer bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram

arus data (data flow diagram) adalah contohnya, dan

diperlihatkan dalam gambar 5.1 Peralatan-peralatan grafik ini

akan dijelaskan dalam modul teknis.

Model Matematika. Sebagian besar perhatian dalam

pembuatan model saat ini tertuju pada model matematika.

Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu

model matematika. Model matematika yang digunakan para

pimpinan umumnya tidak lebih rumit dari pada model yang

biasa digunakan untuk menghitung, Contoh EQQ :

Dimana P adalah biaya pembelian per unit (dlam rupiah), S adalah

penjualan per tahun (dalam unit), dan M adalah biaya

penyimpanan per unit untuk satu tahun (dalam rupiah). Biaya

penyimpanan meliputi semua biaya yang berkaitan dengan

penyimpanan barang, seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.

Model EQQ hanya menggunakan satu persamaan. Sebagian model

matematika menggunakan ratusan hingga ribuan persamaan.

Model-model besar cenderung tidak praktis dan sukar digunakan.

Kecenderungan sekarang mengarah pada model-model yang lebih

kecil yang ditujukan untuk membantu pimpinan tertentu

memecahkan masalah-masalah khusus.

51

Keunggulan model matematika adalah ketelitian dalam

menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Matematika dapat menangani hubungan-hubungan yang

berdimensi lebih banyak daripada model grafik yang dua dimensi

atau model fisik yang tiga dimensi. Bagi ahli matematika dan

pimpinan yang menyadari kerumitan sistem organisasi,

kemampuan multidimensional model matematika adalah model

yang berharga.

Kegunaan Model :

Mempermudah pengertian

Mempermudah komunikasi

Memperkirakan masa depan

Pesanan Penjualan

Edit Pesanan

Pesanan Penjualan

Memasukkan data pesanan

penjualan

Pesanan Penjualan

Pelanggan

Edit pesanan

penjualan

Memasukkan data pesanan

File historis pesanan penjualan

MemasukkanPesanan penjualan

52

File historis

Gambar 5.1 Contoh sebuah model Grafik

5.2. Pendekatan Sistem dalam Permodelan

Model sistem Umum adalah suatu pendekatan yang

menggunakandiagram grafik disertai narasi dengan kerangka

kerja sistem (sistem fisik & konseptual).

Sistem Fisik : Terdiri atas input, proses dan output

Gambar 5.2 menunjukkan sistem fisik organisasi yang

mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output.

Sumber daya input datang dari lingkungan organisasi, terjadi

suatu transformasi dan sumber daya output dikembalikan ke

lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik organisasi

merupakan sistem terbuka yang berhubungan dengan

lingkungannya melalui arus sumberdaya fisik.

Menyiapkan laporan pesanan

penjualan

Laporan pesanan

penjualan

Menyiapkan laporan pesanan

penjualan

Pimpinan Penjualan

A. Diagram Arus B. Diagram Arus Data

Sumber daya Input

Sumber daya Output

Proses transformasi

53

Gambar 5.2 Sistem Fisik Organisasi

Sistem konseptual. Sebagian sistem terbuka dapat

mengendalikan kegiatannya sendiri, sebagian lagi tidak.

Pengendalian dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran

yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut yang

dinamakan lingkaran umpan balik, menyediakan suatu jalur

bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan

dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem. Mekanisme

pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-

sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan

menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.

Gambar 5.3 Sistem Fisik Organisasi sebagai sistem yang

terkendali

Gambar 5.4 adalah suatu laporan yang menggambarkan suatu

aspek dari sistem input. Analisis pemasok ini membandingkan

Manajemen

Proses transformatik

Sumber daya input

Sumber daya output

54

beberapa pemasok satu jenis tertentu bahan mentah dalam hal

harga, pengiriman dan kualitas. Departemen pembelian dapat

meminta laporan saperti ini sebelum menentukan siapa yang

akan menjadi pemasok.

Suplier :

Number Name LastDate

TransactionP.O.No.

Qty Unit PriceDays to Receipt

PCT Rejects

201

207

150

175

CV Dian

PT XYZ

Merry &

CO

Bay, PT

7/1

2

8/1

3

9/8

10/

7

1324

1206

1113

995

560

80

760

428

600.000

50.000

999.000

300.000

12

6

3

19

0.00

0.02

0.00

0.04

Gambar 5.4 Contoh laporan analisis input tentang pemasok

Contoh berikut ini menunjukkan bagaimana sistem konseptual

dapat membantu pimpinan mengetahui status proses

55

transformasi. Nomor pekerjaan dimasukkan kedalam

komputer, pimpinan dapat mengetahui rincian mengenai suatu

pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga pimpinan

mengetahui perkerjaan tersebut telah masuk langkah keberapa.

Gambar 5.5 Laporan Status Pekerjaan (Informasi Tentang

Proses Transformasi)

Dimensi-dimensi Informasi

Saat para pimpinan menentukan output yang harus disediakan

pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat

dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini memberi

kontribusi pada nilai informasi.

1. Relevansi Informasi, memiliki relevansi jika berkaitan

langsung dengan masalah yang ada. Pimpinan harus

mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa

membaca seluruh informasi mengenai subyek-subyek

lain.

Job Number 84-182Customer Wankel Automotive

Current StatusStep 4-wels support to frameDepartement 410-weldingDate and time begun 10/8;10:15AProjected job completion 10/14;9:30A

Next processStep 5-paint frameDepartement 632-paint

56

2. Akurasi Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi

peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena

alasan tersebut, pimpinan terpaksa menerima ketelitian

yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang

melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan

dan piutang, menuntut ketelitian 100 persen. Beberapa

aplikasi lain., seperti ramalan ekonomi jangka

panjangdan laporanstatistik sering dapat tetap berguna

jika datanya mengandung sedikit kesalahan.

3. Ketepatan Waktu, Informasi harus tersedia untuk

pemecahan masalah, sebelum situasi terjadi menjadi

tidak terkendali atau kesempatan menjadihilang.

4. Kelengkapan, harus mampu menyajikan informasi

lengkap tentang suatu masalah. Pimpinan adalah orang

yang tepat untuk menentukan dimensi-dimensi

informasi yang ia perlukan.

5.3. Tujuan dan Standar

Pengendalian atas Output. Agar output dapat

dikendalikan, maka harus ada dua unsur yaitu : informasi

tentang apa yang telah dicapai dan standar kinerja yang

mencerminkan apa yang harus dicapai.

Suatu sistem harus memiliki sedikitnya satu tujuan, tetapi

dapat pula beberapa tujuan. Tujuan biasanya dinyatakan secara

57

umum. Supaya para pimpinan dapat mengendalikan sistem,

mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus dari pada

tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu

ukuran kinerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal

dalam istilah-istilah spesifik. Tabel 5.1 menggambarkan

perbedaan antara sifat umum tujuan dan sifat khusus standar.

Pimpinan menggunakan standar untuk mengendalikan

sistem fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti

yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar. Hasil

perbandingan menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.

Gambar 5.6 menggambarkan tambahan standar pada model

umum. Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik

terdiri dari tiga elemen penting : manajemen, pengolahan

informasi dan standar.

Tabel 5.1 Perbandingan Antara Tujuan dan Standar

Tujuan Standar kinerja

Memenuhi kebutuhan masyarakat

Beroperasi secara efisien

Mencapai volume tahunan sedikitnya Rp. 25 milyarMempertahankan 20% pangsa pasarMempertahankan tingkat pertumbuhan tahunan 15%

Mempertahankan rekor hari-hari tanpa kecelakaan kerjaMenjaga turnover pekerja dibawah 10%Mengurangi tingkat kebocoran dana s.d

58

Investasi bagi masa depan

Memanfaatkan metode-metode modern

10%

Menginvestasikan sedikitnya 15% laba untuk penelitian dan pengembangan

Menginvestasikan tidak kurang dari 10% pendapatan untuk otomatisasi, komputerisasi dan mekanisasi.

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti

pimpinan, yaitu pimpinan terlibat dalam aktivitas hanya jika

aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima

Management by exception memberikan tiga keuntungan

dasar :

1. Pimpinan tidak membuang waktu memantau aktivitas yang

berlangsung secara normal.

2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan

dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.

3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada

hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Management by exception adalah suatu kemampuan dasar

yang disediakan oleh SIM yang berbasis komputer. Dengan

cara ini data-data dimasukkan kekomputer, sehingga komputer

dibiarkan memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem

fisik dan waktu pimpinan dapat digunakan secara efektif.

59

Gambar 5.6 Model sistem umum organisasi

5.4. Diagram Arus Data (DFD)

Pada uraian diatas telah dinyatakan bahwa diagram arus data

sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik.

Diagram arus data (data flow diagram/ DFD), ialah suatu

gambar grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah

simbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data

mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan.

Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data.

DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan

proses, dimana input pada suatu proses, akan menjadi input

pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya

dikombinasi dengan peralatan lainnya. Kombinasi yang umum

dalam pemakaian DFD adalah :

DFD

Bahasa Inggris terstruktur, digunakan untuk proses

Standar

Manajemen

Proses transformatik

Pengolah informasi

Sumber daya Input

Sumber daya

Output

Informasi & Data

SD Fisik

60

Kamus Data, suatu penjelasan tertulis (berupa daftar)

mengenai data yang berada didalam database, efektif untuk

data.

Simbol-simbol DFD :

DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama. Simbol tersebut

digunakan untuk :

1 Elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem.

2 Untuk proses

3 Arus data

4 Penimpanan data

Elemen-elemen lingkungan

Menyediakan untuk input data dan output data sistem. Simbol

yang digunakan untuk input dan output sebagai awal dan akhir

sistem, diberi nama terminator, dengan gambar :

Terminator

Tiap simbol terminator diberi label dengan nama elemen

lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa :

Orang, seperti : pimpinan, yang menerima laporan dari

sistem

Organisasi, seperti : Dept. A, Dept. B, dstnya

UnitX

Rekanan

61

Sistem lain yang berhubungan dengan sistem yang lain.

Proses

Adalah sesuatu yang mengubah input menjadi output. Proses

dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal,

atau segi empat tegak dengan sudut bulat. Tiap simbol proses

diidentifikasikan dengan label. Teknik pembuatan label yang

paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan

objek, tetapi dapat juga digunakan nama sistem atau program

komputer.

Arus Data :

Terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara

logis, bergerak dari sati proses ke proses lain. Disimbolkan

dengan tanda garis lurus atau garis cekung. Contoh :

Mencetak Faktur

Menghitung Upah Bersih

Memperbaharui buku besar

Sistem pembelian

Catatan pembelian

Faktur

Menerima pengiriman

Menerima data

62

Penyimpanan Data

Disebut juga store, adalah suatu penampungan data.

Disimbolkan dengan set garis parallel, segi empat terbuka atau

bentuk lonjong.

Level DFD

Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan sistem pada

tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda

memiliki ide, terdiri dari satu simbol proses yang

menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks

menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator. Jika ingin

mendokumentasikan sistem secara lebih rinci dari diagram 0,

maka perlu digunakan satu atau beberapa diagram gambar n.

MemperbaharuiBuku besar

Transaksi buku besar

PimpinanMenyediakan status pesanan

OrderStatus query

OrderStatus respon

File masterGaji

File barang Buku besar File Peminjam

63

Gambar 5.7 Diagram Konteks

Perlu diperhatikan saat menggambar diagram konteks :

1. Menggunakan hanya satu simbol proses

2. Memberi label simbol tersebut untuk menggambarkan

seluruh sistem

Dapat digunakan kata kerja, nama sistem

3. Tidak menomori satu simbol proses tersebut

4. Menyertakan semua terminator dari sistem

5. Menunjukkan semua arus data antara terminator dan sistem

Contoh DFD Level 1

Masyarakat

Sistem perawatan jalan

Dinas PU

Mengajukan permohonan

Lap. Perawatan

Masyarakat

1Seleksi

Permohonan

2Masukkan

DataPermohonan

3Sortir

perawatan jalan

4Menghitung

biaya

Dinas PU

File Form Perawatan

Mengajukan permohonan

Surat permohonan

MemasukkanPermohonan perawatan

Memasukkan data perawatab

Sortir data perawatan jalan

Lap. perawatan64

Gambar 5.8 Contoh DFD Level 1

5.5. Tugas/ Project Model :

pimpinan anda pada Unit “X” ingin mendapatkan laporan

Proyek “Y” setiap akhir bulan. Pandanglah sistem tersebut

sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram

kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda

kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan

pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.

65

Topik 6

SISTEM PENUNJANG dan KOMUNIKASI DATA

6.1 Sistem Penunjang

Dalam hal-hal tertentu, informasi yang tersedia tidak memadai untuk

mengambil keputusan yang spesifik. Oleh karena itu diperlukan media yang

mampu mendukung pengambilan keputusan spesifik tersebut.

Sistem pendukung keputusan berupa grafik, tabel-tabel, yang lebih cepat

dibuat dengan bantuan komputer atau melalui software tertentu. Sistem

pendukung keputusan yang dibuat umumnya dijalankan oleh komputer dan

dapat menunjang untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.

Tujuan Sistem Pendukung Keputusan

Membantu pimpinan membuat keputusan

Mendukung penilaian pimpinan

Meningkatkan efektivitas keputusan


Pimpinan (perorang)

Kelompok (sharing)

66

Sistem ini banyak bersumber dari database. Isi database terdiri atas :

1. Perangkat lunak penulisan laporan

2. Model matematika

3. Perangkat lunak pendukung keputusan

6.2. Kosep Database

Manajemen data merupakan bagian dari sumber daya informasi.

Manajemen data digunakan untuk memastikan bahwa sumber daya/ data

perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.

Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang harus

dapat diakses secara langsung dan cepat oleh orang berhak

menginginkannya.

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan

pengambilan kembali. Pada gambar berikut dapat dilihat banyak file

organisasi yang dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatan-

catatan (data) dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis

dalam gambar menggambarkan integrasi logis.

FilePegawai

FileStatistikJasa yg

diberikan

FilePelayanan

FilePiutang

FilePembeli

FilePersediaan

FilePemasok

FileHutang dagang

FilePesanan

pembelianFile

Buku besar67

Gambar 6.1 Database terdiri dari file-file yang terintegrasiDua tujuan utama konsep database adalah meminimumkan pengulangan

dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan

untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan

pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan

menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus data yang terpiash secara

fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali yaitu dalam tabel.

Saat organisasi mengadopsi konsep database, maka datanya menjadi :

Database

File

Catatan-catatan

Elemen data

Gambar 6.2 Model Pendukung Keputusan

Pemecah masalah perorangan

Anggota kelompok lain

Software penulisan laporan

Model matematika/ formula

SoftwareDSS

Data base

68

Salah satu tugas pimpinan adalah memecahkan masalah untuk mencapai

tujuan. Selama pemecahan masalah pimpinan mengambil berbagai

keputusan. Agar keputusan yang diambil tepat, maka diperlukan

pendekatan-pendekatan tertentu. Salah satunya pendekatan sistem.

Implementasi dari hal tersebut berupa tahap-tahap pemecahan masalah

sbb :

6.3. Tahap-tahap Pemecahan Masalah

Tahap 1. Persiapan

Langkah 1. Memandang organisasi sebagai sistem

Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan

Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem organisasi

Tahap 2. Usaha Definisi

Langkah 4. Bergerak dari itngkat sistem ke subsistem

Langkah 5. Menganalisis bagian sistem

(Standar, manajemen, proses, sumber daya)

Tahap 3. Uasha Solusi

Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif


Lingkungan

Data Komunikasi Informasi

69

Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif

Langkah 8. Memilih solusi terbaik

Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik

Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu

efektif.

6.4. Konsep Networking

Bila organisasi aktivitasnya tersebar pada berbagai geografis yang cukup

luas, maka timbul kebutuhan untuk mengumpulkan data sacara network

(jaringan). Pengiriman dan penyebaran data secara network memungkinkan

memberikan informasi secara luas tanpa halangan faktor geografis. Dengan

konsep Networking ini dimungkinkan juga sharing (berbagai) : data,

peralatan, software, dan sebagainya. Dengan demikian sebuah data dapat

diakses lebih dari satu orang pada saat yang bersamaan. Ada beberapa

penggolongan jaringan, antara lain :

Jaringan Lokal (LAN/ Lokal Area Network)

Wide Area Network (WAN)

Server + Harddisk

Workstation 1 Workstation 2 Workstation 3 Workstation 4 Workstation 5

70

Jaringan ini pada hakekatnya menyambung LAN to LAN pada area

yang cukup jauh. Media yang menghubungkannya digunakan

fasilitas jasa telepon atau melalui satelit. Contoh yang paling mudah

Wade Area Network adalah internet.

Gambar 6.3 Saluran Wide Area Network

6.5. Internet

Internet = International Network/ Jaringan masyarakat global

WWW = World Wide Web/ Webside, menggabungkan konsep multimedia,

sehingga berbentuk interaktif dan dinamis.

Menyajikan informasi antara lain :

Chatting

Email

Dan lain-lain

Stasiun bumi

IXC circuit (interexchange

channel)

Stasiun bumi

Satelit

Modern pemakai

Menaragelombang mikro Menara

gelombang mikro

IXC circuit (interexchange

channel)

Kantor sentral perusahaan telepon

Kantor sentral perusahaan teleponKantor sentral

perusahaan telepon

Kantor sentral perusahaan telepon

Local loop

Modern pemakai

Local loop

71

Shopping

Video Telp

Teleconference

Hardware

PII, Ram 64, HD4GB, Multimedia

Modem = Modulator Demodulator (menjembatani antara PC

dengan kabel telp, Model dilihat dari kecepatannya (Kbps)

Jaringan perantara (kabel Telp, TV Kabel/ Antene)

Server = terminal data, biasa dikelola oleh ISP (Provider)

Software

Software untuk Website :Email, Chatting, ...

Software Browse untuk : mengakses Website

Contoh : Internet Explorer, Nescape Navigator

E-mail Client : Contoh : MS-Outlook, Netscape Compose, ...

IRC Client (Internet Relai Chat) untuk berbincang lewat teks

ISP (Internet Service Provider) Sebuah perusahaan yang menyediakan

jasa koneki PC ke Jaringan internet

PC

PC

ISP

ISP

Internet Global

ModemK.telp/ Antene

K.telp/ Antene

Modem

72

Beberapa perusahaan ISP : Indosat net, Melsa Net, Telkomnet Instan

Langkah-langkah memasang Internet :

Siapkan hardware (disarankan PII)

Pasang Model

Daftarkan diri ke ISP

Instal software dari ISP

Isi username & Pasword yang diminta oleh software ISP

Mulai Internet

1. Jalankan internet, melalui : Internet Explorer, atau Netscape

Navigator

2. Masukkan alamat Website : www.astaga.com

Bentuk alamat Website : http://www.nama.domain

http = hipertext transfer protocols, digunakan sebagai penghubung

dengan browser

domain = identitas Website (komersil, pendidikan, militer, ...)

.com = comersial

.edu = education

.org = organisasi nonprofit

. net = jaringan internet

. go = goverment

.mil = militer

73

http://www.nama.domain/

http://WWW.astaga.com/

3. Cari informasi yang dibutuhkan

Link, Menghubungkan satu Website dengan Website lainnya, ciri :

1. Teks yang mengandung Link biasanya bergaris bawah

2. Saat disorot, pointer berubah menjadi gambar tangan

Thumbnail, Sebuah Link tapi berujud gambar kecil, sebagai miniatur

gambar sesungguhnya

Back ( ) dan Forward ( ) : Back kembali ke halaman sebelumnya.

Favorites : untuk menyimpan alamay Website

Cetak Website : File, Print

Download : Mengambil dan Menyimpan data dari Internet :

Save 1 halaman Website

File, Save as (A: ..., C: ...), untuk membukanya via internet Exp

Menyimpan Gambar

Pilih sebuah link

Klik kanan, Save Target as...

Membuat Wallpaper

Cari sebuah gambar, Klik kanan, Set as Wallpaper (objek langsung

jadi wallpaper)

74

E-mail :

Alamat e-mail : [email protected]

Membuat e-mail : Sign Up Now

Masuk ke e-mail : masuk ke Website

Login/ sign inInbox(baca surat)Compose/ Write mail : Tulis Surat

Mengirim dokumen bersama e-mail : (contoh dengan Hotmail.com)

1. Masuk ke Website hotmail

2. Cari Compose/ Write mail

3. tulis tujuan surat (To:...)

4. tulis isi pesan

5. Cari tombol “Attachman”, tampil sebuah halaman, tempat

memasukkan file

6. Attach to message

7. Ulangi langkah 2-5 jika dokumen yang akan disisipi lebih dari 1. jika

telah selesai pilih : Done

Reply : Untuk membalas surat

Send : Mengirim surat

Mengirim surat kebanyak orang sekaligus :

To : masukkan alamat-alamat emailnya, masing-masing batasi dgn koma

75

mailto:[email protected]

Iklan On-line :

1. Baris (gratis)

2. Banner (gambar, diletakkan pada sebuah Website strategis, bayar),

hakekatnya iklan ini sebuah Link.

Untuk memasang iklan (contoh di Hotmail) perlu diperhatikan :

1. Masuk ke address iklan

2. Tentukan subjek iklan yang dicari (Famili, Heavy tools, ...)

3. Klik iklan tersebut.

Beberapa addres iklan :

www.iklanbaris.co.id

www.iklan-25.co.id

www.iklanmini.co.id

www.iklaniklan.com666

Job :

Dilakukan : 1. Mencari lewat iklan On-line

2. Menawarkan diri via iklan On-line

3. Melalui Biro Kerja On-line

4. Kirim langsung, via e-mail

76

http://www.iklaniklan.com/

http://www.iklanmini.co.id/

http://www.iklan-25.co.id/

http://www.iklanbaris.co.id/

1. Mencari lewat iklan on-line :

Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id

Job vacancy

Baca dan silahkan cari

2. Menawarkan diri :

Contoh : Masuk ke www.iklanbaris.co.id

Post (isi formulirnya)

Pada kotak kategori : Job Resume

3. Via Biro Jasa : www.jobsdb.com (menyediakan lapangan kerja)

www.jobstreet.com (menyalurkan)

Search Engine : (mesin pencari Website)

Metode : 1. Gunakan kata kunci atau

2. Cari berdasarkan kategori (setelah masuk ke Website

tertentu)

Beberapa Engine : Yahoo.com, Catcha, Altavista, Labalab, ...

Bila ingin mencari kata yang tepat : waktu Option, pilih :

An, Exact Pharase Match

Chatting : Mengobrol lewat teks di internet.

77

http://www.jobstreet.com/

http://www.jobsdb.com/



Untuk melakukan Chatting, perlu diperhatikan :

Alamat server (Malaysia, Singpura, ..., sebeb kemungkinannya

ybs di negara tersebut), Nickname, Tema obrolan

Beberapa addres untuk Chatting ;

www.Alamat.com; Astaga.com, Kafegaul.com

6.6. Tugas :

1. Ambil sebuah nomor undian sebelum bapak/ Ibu ke lab internet.

2. Lihat beberapa Website berikut :

Pasarbuku.com; thumbnail.com; amazon.com; kencanrileks,

bimamail.com; mailcity.com.

3. No. Urut 1 diminta mencari Website pemda propinsi Nangro Darussalam

(Aceh, Sumut) beserta tingkat II, No.2 Sumbar, Riau beserta tingk II,

No.3, tolong didiskusikan sesama rekan, No.4 dan seterusnya.

4. Masing-masing pemilik nomor mencari salah satu Website pemerintahan

asing (subway, Car, machine, suplier, etc)

5. Fokuskan perhatian pada ke PU-annya

6. Create of resume (max. 2 page), and please send to : Your partner (min.

5 person and give me I report).

7. Harap mendownload semua informasi yang dibutuhkan, masukkan ke

Disket.

“ Selamat bekerja “

78

http://www.Alamat.com/

Topik 7

PENGEMBANGAN DAN STRATEGI SISTEM

7.1. Masalah Dalam Penerapan SIM

Ada berbagai masalah dalam menerapkan SIM pada suatu

organisasi. Pada umumnya masalah tersebut disebabkan oleh

faktor intern dan extern dari sumber daya manusia yang dimiliki.

Beberapa masalah yang mungkin timbul dalam penerapan

sistem adalah sebagai berikut :

79

Sebagian informasi yang diperlukan oleh pimpinan

berorientasikan pada masa depan. Sangatlah sulit

memberikan prediksi yang tepat tentang masa depan. Sistem

informasi untuk perencanaan dan intelejen sangat banyak

membantu masalah ini.

Sebagian besar informasi yang diperlukan oleh pimpinan

senior adalah untuk satu jenis masalah, yang seringkali sulit

diantisipasi. Karena masalah seperti ini sering tidak berulang,

maka upaya membangun sistem informasi bagi kelompok ini

biasanya sangat mahal, atau tidak dapat menyediakan

informasi secepat yang mereka harapkan. Dengan kenyataan

seperti ini para pimpinan senior akan menyatakan

ketidakmampuan sistem informasi yang ada untuk

menyediakan informasi dengan cepat yang diperlukan untuk

mengatasi masalah khusus tertentu.

Para pimpinan menerima sebagian informasi dari diskusi

dengan orang lain ketimbang dari sistem komputer. Mereka

biasanya tidak memandang manusia sebagai bagian sistem

informasi, atau tidak menyadari bahwa informasi dari orang-

80

orang tersebut berasal dari sistem komputer. Oleh karena itu

mereka menganggap sistem informasi tidak memadai.

Para pimpinan terlalu mengandalkan pada sistem informasi

formal.

Tanggung jawab pimpinan sering berubah, yang

mengakibatkan diperlukannya revisi substansial atasi sistem

informasi manajemen. Ini berarti SIM selalu berada dalam

transisi tidak pernah selesai dengan tuntas.

Para pimpinan biasanya memiliki pola pikir yang berbeda dan

berbicara dengan bahasa yang berbeda pula dengan teknisi

komputer. Ini berarti jalinan komunikasi akan sering tertutupi

oleh kesalahan pahaman itu.

Banyak pimpinan tidak memahami teknologi sistem informasi

dengan baik.

Para analisis kurang memahami proses manajemen,

sehingga sistem yang dibangunnya kurang memuaskan para

pimpinan.

Para pimpinan berorientasi pada tindakan dan hanya memiliki

sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah. Mereka tidak

81

akan dapat mengorbankan waktu untuk turut serta

mengembangkan sistem informasi.

Masih banyak organisasi yang memiliki pandangan bahwa

SIM semata-mata hanya untuk meringkas informasi dari

tingkat operasional.

Disamping itu kendala lainnya secara extern adalah kendala

politis, permasalahan teknologi, kurangnya dukungan

pimpinan, dan lain sebagainya.

Manajemen dan Informasi

Ada kaitan antara manajemen dan informasi. Bila diamati kaitan

tersebut sangat erat hubungannya dengan peran-peran yang

dimainkan oleh pimpinan pada semua level serta wewenang

yang diterima masing-masing unit dan pimpinan. Mintzberg

mengelompokkan peran-peran pimpinan atas :

Tabel 7.1 Peran Pimpinan Interpersonal

Roles

Figurhead

Leader

Liaison

Tugas-tgas seremonial

Memotivasi pegawai

Memelihara hub dgn unit lain

Informational Monitor Mengawasi linerja unit

Meneruskan informasi ke

82

Roles Disseminator

Spokesperson

intern

Meneruskan informasi ke

extern

Peran

Keputusan

Enterpreneur

Disturbance

handler

Recource

Allocator

Negotiator

Membuat perbaikan-

perbaikan

Aksi pada kejadian tak

terduga

Mengendalikan pengeluaran

unit-unit

Menengahi berbagai konflik

Dalam menetapkan “ Arus informasi” maka hirarki dalam

organisasi mempengaruhi sistem informasi, dan struktur hirarki

merupakan kerangka dasar disekitar nama informasi

diorganisasikan (Scott, 1999,77). Ini berarti sistem informasi

dirancang untuk mengalirkan informasi dari atas kebawah

berupa tujuan-tujuan organisasi, strategi, kebijakan-kebijakan,

dll. Sedangkan dan bawah keatas berupa laporan-laporan

periodik dan nonperiodik.

Wewenang & Informasi. Dapat diberikan kepada unit-unit/

bawahan yang disebut juga dengan “decentralized management”

83

(manajemen tersebar) dan dapay pula terpusat (centralized

management). Dengan manajemen terpusat, manajemen puncak

bertanggung jawab atas seluruh keputusan penting, sedang

pada manajemen tersebar sebaliknya.

Manajemen terpusat ini menimbulkan sistem informasi yang

padat, karena banyaknya informasi-informasi yang harus

dilaporkan pada pimpinan puncak, sehingga mereka tidak

sempat lagi menganalisisnya dengan cepat dan tepat.

Kemungkinan terjadinya pengambilan keputusan yang lambat

cenderung terjadi bila yang bersangkutan information overload

undeskill. Demikian pula halnya dengan sistem tersebar akan

terjadi sebaliknya, antara lain : kesalahan pengambilan

keputusan di unit-unit karena kurangnya data, keterbatasan

pengetahuan/ tenaga ahli, dll,. Namun kecepatan pengambilan

keputusan cenderung terjadi.

Kecepatan pengambilan keputusan “sangat erat

hubungannya dengan gaya manajemen/ kepemimpinan

seseorang. Dimana gaya manajemen/ kepemimpinan akan

menentukan bagaimana suatu organisasi bekerja yang sekaligus

menentukan kinerja organisasi “ (Scott, 1999,16). Sedangkan

84

gaya manajemen/ kepemimpinan sangat dipengaruhi oleh mutu

pemikiran pimpinan (sikap dasar/ kecerdasan alamiah, sifat

pengolahan informasi, pengalaman).

Hasil riset Scott tentang informasi menyatakan ada 4 unsur

kualitas seseorang yang mempengaruhi kemampuan

memproses informasi, seperti ditunjukkan gambar berikut :

Preseptif

A D

Sistematis Intuitif

B C

Reseptif

Seorang yang memiliki pemikiran sistematis biasanya

memecahkan masalah dengan cara menstrukturkannya secara

tepat kedalam istilah tertentu dengan metode sistematis, yang

selanjutnya mengarah pada pemecahan yang sesuai. Jenis

85

pimpinan seperti ini adalah pimpinan yang memiliki dasar

pemikiran baik.

Pimpinan yang berpola intuitif, biasanya menggunakan cara

coba-coba dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah.

Mereka mampu mendekati masalah-masalah yang sulit dan

kemudian menemukan pemecahan yang sesuai atas dasar

penilaian yang dikembangkannya dari pengalamannya. Pimpinan

tipe ini tidak memerlukan model berbasis komputer yang canggih

dan metode khusus untuk memecahkan masalah, bila

dibandingkan dengan tipe sistematis.

Pimpinan reseptif mambangun pemecahan atas dasar

informasi yang rinci. Mereka tenggelam dalam data selama

proses penganalisaan. Sedang pimpinan preseptif cenderung

memusatkan perhatiannya pada hubungan antar unsur suatu

data. Mereka terlalu cepat menguji rincian data, demi

menentukan cara yang paling sesuai, sehingga dihasilkan

gambaran umum dan masalah. Pimpinan reseptif biasanya

memiliki pengalaman, skill teknis dan pimpinan preseptif memiliki

pengalaman dan pendidikan tinggi.

86

Perbedaan dari sifat-sifat pemikiran pimpinan tersebut perlu

diwaspadai dalam merancang SI dan menyajikan informasinya.

Tabel berikut memberikan informasi kelompok pimpinan dengan

format yang disukai (Scott, 1999,25).

Tabel 7.2 Kelompok Pimpinan & Format yang disukai.Kelompok Pimpinan Format informasi yang

disukai

Akuntan Tabel keuangan dan laporan

keuangan

Pimpinan Keuangan Bagan-bagan dan tabel

keuangan

Insinyur Grafik

Pimpinan umum Deskripsi Naratif

Pengacara Ringkasan naratif dalam

bentuk kasus

Ilmuwan manajemen Rumusan dan model

matematis

Disamping hal tersebut diatas, agar pimpinan terdorong dan

termotivasi memakai/ memahami serta mau berinteraksi dengan

SI (Sistem Informasi), maka SI hendaknya dibuat sesederhana

87

mungkin. Sistem yang sederhana biasanya kurang menakutkan

baik bagi staf maupun pimpinan (pengguna SI). Beberapa sifat

pimpinan seperti ditujukan oleh tabel berikut :

Tabel 7.2 Sifat Pimpinan & Dampak pada SINo Sifat-sifat

PimpinanDampaknya pada Sistem Informasi

1 Pimpinan tidak akan mengandalkan diri pada sistem yang tidak dipahaminya

Sistem harus sederhana dan mudah dipahami

2 Pimpinan berorientasi pada manusia

Apabila diberikan pilihan, pimpinan lebih senang menerima informasi dari manusia ketimbang dari sistem informasi.

3 Pimpinan berkepentingan pada penggunaan waktunya secara efisien

Pimpinan kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem informasi

4 Pimpinan melakukan pemrioritasan dan pemrioritasan ulang

Pimpinan memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada, sehingga mereka dapat menggunakannya apabila mereka memiliki waktu untuk mengatasi masalah. Pimpinan yang sebelumnya setuju untuk terlibat dalam perancangan sistem, biasanya menata kembali prioritasnya, sehingga membuat personil sistem frustasi.

5 Kerja seorang pimpinan biasanya terpecah

Ahli analisis sistem frustasi karena sedikitnya waktu pimpinan bagi mereka

6 Pimpinan tidak menyukai kejutan

Sistem informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya kejutan dengan memberikan

88

informasi tentang kecenderungan dan peristiwa-peristiwa kunci

7 Sebagai pimpinan, ia tidak ingin terlihat ketidaktahuannya

Pimpinan cenderung menghindari semua diskusi berlebihan tentang sistem dengan para personil sistem

SISTEM & SUMBER DAYA INFORMASI

Pada topik 1 (pengantar) telah dibahas bahwa sebuah

organisasi adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan

menggunakan sistem konseptual. Organisasi disatu sisi tertutup

(dalam arti dikelola oleh manajemen dengan informasi sebagai

umpan balik), disisi lain juga sistem terbuka, dalam arti

berhubungan dengan lingkungannya sbb :

Pemerintah pusat

Masyarakat keuangan Masyarakat

umum

Dep-dep. Lain

A, B, C, …

…..dstPemda

SerikatBuruh

Pemasok Organisasi

89

Gambar 7.1 Lingkungan sebuah organisasi

Lingkungan sangat berarti bagi organisasi, tiap organisasi

mempunyai ciri khas lingkungan tersendiri. Lingkungan adalah

alasan utama adanya organisasi tersebut. Pimpinan perlu

menyadari akan pelayanan pada lingkungan karena dari

lingkunganlah berasalnya sumber daya yang dimiliki.

Arus Sumber Daya Informasi

Informasi dapat dikelola dengan maksimal bila ada sumber

daya informasi yang menghasilkan informasi tersebut. Jadi

perhatian harus juga diberikan pada pengolah informasi yang

mengubah input menjadi output, seperti :

Perangkat lunak

Perangkat keras

Para spesialis informasi

Pemakai (Tingkat menu, perintah, program, pendukung,

fungsional spesialis)

Fasilitas

Database

Informasi

90

Pimpinan Jasa Informasi

Chief Information Officer (CIO) atau pimpinan tertinggi jasa

informasi adalah seorang pimpinan yang menyumbangkan

keahlian managerialnya tidak hanya untuk memecahkan

masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi, tetapi

juga area operasi unit-unit lainnya.

Teknik-teknik untuk menjadi CIO :

Sediakan waktu, pelajari masalahnya+teknologinya

Buat kemitraan dengan unit organisasi lainnya, jangan

menunggu diuandang.

Fokuskan pada perbaikan dasar.

Jelaskan biaya IS dalam istilah sederhana

Bangun kepercayaan unit-unit lain

Jangan bersifat defensif

Perencanaan Strategis

Adalah perencanaan jangka panjang, yang menentukan

strategis-strategis tertentu untuk mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan strategis ditentukan oleh top management. Setelah

perencanaan strategis ditentukan, maka tiap unit perlu

mengembangkan rencana strategis masing-masing sesuai area

91

tugas unit tersebut. Hubungan perencanaan strategis antar unit

dalam organisasi seperti ditujukan oleh gambar berikut :

Gambar 7.2 Hubungan perencanaan strategis antar unit

Perancanaan Strategis Sumber Daya Informasi

Pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan perenc

tersebut sepenuhnya pd tujuan strategis organisasi. Hasil dari

perencanaan strategis Sumber Daya Informasi (SDI) disebut

kumpulan strategis SIM terdiri atas :

Tujuan

Strategi.....

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

Rencana strategis

92

..........

Transformasi perencanaan strategis tersebut dapat dilihat seperti

yang ditunjukkan oleh gambar berikut :

Strategi Organisasi Strategi SIM

Gambar 7.3 Transformasi Strategis

Isi Rencana Strategis SDI :

Tujuan yang akan dicapai

Waktu

Sumber Daya yang dibutuhkan

Contoh :Misal sistem persediaan Departemen X, pada wilayah Y akan dimodifikasi, agar pesanan unit-unit lain didaerah tersebut tertangani lebih cepat. Peningkatan kecepatan dapat dicapai dengan membuat form permintaan dan pengiriman barang secara elektronik dan barang langsung dikirim oleh supplier ke user aktif.

Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah

mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan

VISI MISI Tujuan Strategi

Organisasi

Tujuan sistem

Kendala sistem

Strategi

Proses Perencanaan Strategi SIM

93

untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti yang diperlihatkan pada

gambar :

Rencana Strategis

SDI

Tujuan SIA

Tujuan SIM

Tujuan DSS

Tujuan OA

Tujuan S.Pakar

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

Kebutuhan SDI

SDM

Perangkat Lunak

Perangkat keras

Informasi & Data

SDM

Perangkat Lunak

Perangkat keras

Informasi & Data

SDM

Perangkat Lunak

Perangkat keras

Informasi & Data

SDM

Perangkat Lunak

Perangkat keras

Informasi & Data

SDM

Perangkat Lunak

Perangkat keras

Informasi & Data

94

Sistem PersediaanSubsistem Permintaan & pengiriman barangTujuan Menerapkan sebuah program pada 1

Feb’2003, yang memudahkan pengisian pesanan dan pengiriman barang dari supplier langsung ke user

Kebutuhan Sumber DayaPerangkat Keras 3 jam waktu mainframe tiap hari,

pemeliharaan dan pengujian programFasilitas Konfigurasi mainframe membutuhkan

sekitar 30 MB ruang disk, sebuah terminal keyborad, 1 printer+mouse

Perangkat lunak Menggunakan fasilitas yang adaDatabase Program......yang telah dimodifikasi,

Coding diperkirakan 1000 barisSpesialis Menggunakan master file yang adaInformasi Pengalokasian waktu jasa informasi

sbb:Analisis sistem (6), pengelola database (4), programmer (6), operator (2), Staf gudang 2 orang

Keterangan Pegawai adm gudang memerlukan kode unit permintaan dan kode supplier. Kode ini dimasukkan pada master catatan persediaan.

Pemakai Staf sistem pergudangan akan memberikan bantuan form yang diinginkan, notasi matematis.

95

Pimpinan gudang memerlukan 2 hari latihan untuk praktek penggunaan sistem bersama stafnya, diajarkan staf sistem pergudangan. Jasa informasi akan menyediakan panduan pemakai.

Gambar 7.4 Rencana Strategis sistem permintaan & pengiriman

barang

Konsep Manajemen SDI

Adalah aktivitas yang dijalankan oleh pimpinan pada semua

tingkatan dalam organisasi dengan tujuan mengidentifikasi,

memperoleh dan mengelola sumber SDI. Manajemen SDI

mencerminkan mengenai nilai informasi dan sumber daya yang

menghasilkan informasi. Pimpinan disemua level memang

memberikan kontribusi pada SDI, tetapi sikap eksekutif

(pimpinan atas) adalah kuncinya.

7.2. Strategi Penerapan SIM

Ada beberapa strategi organisasi yang terkait pada sistem

informasi manajemen, diantaranya :

1. Strategi Multinasional

Dimana organisasi memberikan banyak kebebasan pada

unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan

96

masyarakat yang berada dalam wilayahnya. Strategi ini

sering juga disebut “strategi lepas tangan”, dimana unit-unit

melaporkan kegiatan masing-masing ke pusat.

Gambar 7.5 strategi multinasional

Disini terjadi desentralisasi pengambilan keputusan, masing-

masing memproses dan memiliki database sendiri-sendiri.

2. Strategi Global

Pusat

Pengendalian ketat Kept. Strategis jauh

Arus pelaporan keuangan

97

Mengumpulkan pengendalian di organisasi induk.

Organisasi berusaha memenuhi kebutuhan masyarakat

dengan jasa-jasa yang telah distandar (sesuai aturan,

panduan, juklan yang jelas, ....)

Gambar 7.6 strategi Global

Implikasinya pada strategi ini sebagian besar kapasitas

sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat

sentralisasi proses & database.

3. Strategi International

Pusat

Pengendalian ketatKept. Strategis diatur terpusat

Arus satu arah(Fisik&konseptual)

98

Perpaduan sentralisasi pengendalian dari strategi global

dengan desentralisasi pengendalian strategi multinasional.

Strategi ini memerlukan suatu tim ahli di organisasi induk.

Keahlian tim ini disediakan untuk unit-unit organisasi. Unit-

unit organisasi menggunakan tim ahli yang ada

diorganisasi pusat.

Gambar 7.7 Strategi International

Disini terjadi informasi 2 arah, keahlian dari pusat dan

laporan dari unit-unit ke pusat. Disamping itu untuk

memudahkan komunikasi dua arah diperlukan

Pusat

Sistem pengendalian formal

Desentralisasi aktiva(Fisik & konseptual)

99

interorganisasi yang menghubungkan proses database di

unit-unit dengan di pusat organisasi.

4. Strategi Transnasional

Strategi ini menitik beratkan aktivitas pada unit-unit

organisasi. Organisasi induk dan unit-unit bekerjasama

memformulasikan kebijakan-kebijakan (operasi, logistik, ...)

untuk pelayanan masyarakat. Organisasi induk berusaha

mencapai efisiensi dengan memberikan flexibilitas pada

unit-unit organisasi.

Gambar 7.8 Strategi Transnasional

Pusat

Pengendalian rumit, perlu keahlian koord. yang tinggi, kept.strategis yang terkoord

Arus besar Fisik & konseptual

Distribusi : kemampuan sumberdaya dan pengambilan keputusan

100

Disini kapasitas pemrosesan informasi pada tingkat unit

organisasi, tetapi SI yang digunakan standar. Database

dirancang seragam untuk tiap-tiap unit organisasi.

Strategi Penerapan SIG (sistem Informasi Global)

Strategi penerapan SIG sangat bervariasi dan

tergantung pada strategi yang dibuat oleh organisasi. Jika

mengikuti strategi multinasional (desentralisasi) diperlukan

sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah

unit-unit organisasi. Jika strategi global (sentralisasi) diikuti,

tim pengembangan SIG mengerjakan sebagian tugasnya di

organisasi pusat. Jika strategi internasional maka satu/

sejumlah tim pengembangan dapat bepergian ke unit-unit

organisasi. Untuk strategi transnasional tingkat

pengembangan menyertakan wakil-wakil dari unit-unit

organisasi.

Sabagai model disajikan penerapan SIG pada

strategi transnasional :

a. Menghubungkan SIG dengan strategi Organisasi :

i. Bekerjasama dengan eksekutif organisasi untuk

memahami SIG

101

ii. Mengerti strategi organisasi & unit-unit

iii. Menentukan strategi SIG yang sesuai

iv. Menentukan Tujuan SIG

v. Mengidentifikasi aplikasi yang diperlukan &

prioritasnya

vi. Menugaskan orang-orang yang bertanggung

jawab untuk menjalankan aplikasi.

b. Menentukan Sumber Daya Informasi :

1. Jumlah & lokasi data unit-unit

2. Identifikasi supplier

3. Spesifikasi perangkat keras & lunak

4. Rencana unit penolong 24 jam

c. Menyediakan Pembagian Data

1. Model data global (Share data)

2. membentuk suatu kelompok terdiri dari wakil-wakil

unit Org.

3. Memperhatikan kaidah peraturan

4. Menerapkan Database

d. Memperhatikan lingkungan Budaya

1. Perbedaan budaya unit-unit organisasi

102

2. Survei atas keahlian spesialis informasi yang dimiliki

3. sediakan pelatihan tentang penggunaan SIG

4. Buat program formal agar pimpinan pusat

bekerjasama dengan pimpinan unit.

7.3. Pengembangan Sistem Informasi

Perspektif ini sangat berguna karena semuanya akan

membentuk sistem dan juga menunjukkan lingkup proyek

tertentu terhadap seluruh sistem. Pada gambar 3.9 dapat dilihat

perspektif pengembangan SIM.

Bagian atas gambar berkaitan dengan struktur organisasi, SIM

harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan gaya

manajemen. Gaya manajemen menentukan keperluan informasi.

Kedua hal tersebut ditambah dengan rencana organisasi

khususnya rencana jangka panjang akan membentuk konteks

didalam mana rencana SIM dikembangkan. Sebaliknya rencana

SIM akan mengendalikan arah perkembangan masa depan dari

seluruh SIM, masa kini dan masa yang akan datang.

Pada bagian bawah dari gambar 7.9 dapat dilihat dimana

masing-masing program pertama kali dilutis sendiri atau dibeli

dan file yang berkaitan dirancang satu atau lebih program

103

dikombinasikan dan satu atau lebih file, sehingga membentuk

“Aplikasi-aplikasi” yang berfungsi melaksanakan satu tugas,

seperti : menambah nama pegawai baru kedalam sistem

penggajian, ....dst.

Pada tingkat program/ file, tugasnya adalah mengembangkan,

membeli, merancang, memodifikasi file atau menjaga program

tertentu. Lingkup kontek pengembangan ditentukan oleh

tingkatan sbb :

1. SIM

2. sistem

3. Aplikasi

4. Program/ file

Struktur organisasi

Gaya manajemen

Rencana organisasi

Perencanaan SIM

SIM

Sistem

Aplikasi Aplikasi Aplikasi

Program Program Program File File

Informasi darisumber lain

Konfigurasi perangkat keras

Perangkat lunak sistem

Sistem Sistem

104

Gambar 7.9 Perspektif Pengembangan Sistem

Topik 8

IMPLEMENTASI SISTEM

8.1. Sistem Informasi Organisasi

Pada hakekatnya SIM di implementasikan di semua fungsi

organisasi, baik pada unit yang menjalankan fungsi pelayanan

manusia (Unit kepegawaian). Humas, Keuangan, dan lain

sebagainya. Implementasi SIM pada semua fungsi organisasi ini

disebut SIM fungsional.

105

Titik kunci mengenai sistem informasi fungsional adalah

bahwa suatu organisasi tidak seharusnya menerapkan hanya

satu tanpa memperhatikan yang lain. Semua sistem itu harus

ada, contoh adalah Humas. Sebagian besar data Humas berasal

dari Bagian Kepegawaian dan unit lainnya. Jika unit-unit lain

tidak berusaha mencapai kualitas yang tinggi dalam database

(kelengkapan data) dan informasi lainnya, maka unit Humas

tidak akan dapat bekerja secara maksimal dan berkualitas

memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

Dalam arti semua unit-unit dalam organisasi harus sinergis

secara keseluruhan, sehingga data dan informasi dapat

terintegrasi secara optimal.

Hasil akhir dari sistem informasi fungsional ini, akan

digunakan oleh kelompok eksekutif sebagai masukan-masukan

untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi yang digunakan

eksekutif tersebut dinamakan sistem informasi eksekutif.

Gabungan antara kedua sistem informasi ini dinamakan sistem

informasi organisasi, eperti yang terlihat pada gambar berikut :

Sistem informa

si eksekuti

f

Sistem informasi pemasaran

Sistem informasi

manufaktur

Sistem informasi keuangan

Sistem informasi

sumber daya manusia

Subsistem eksekutif

Subsistem fungsional

Sistem informasi organisasi

106

Gambar 8.1 Sistem Informasi Organisasi

Dari gambar dan urian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan

bahwa sistem informasi fungsional adalah suatu sistem yang

memberikan informasi rinci bagi suatu aktivitas operasi khusus

atau kelompok aktivitas yang berhubungan. Sistem informasi

fungsional memasok data yang berguna bagi aktivitas fungsional

lainnya atau untuk keperluan perencanaan. Dengan adanya

sistem informasi fungsional maka semua sumber daya yang ada

pada organisasi dapat dikendalikan.

8.2. Sistem Informasi Akuntansi

Dalam membuat sistem informasi akuntansi ada dua tujuan

yang perlu diperhatikan :

107

1 Memberikan laporan pada kelompok diluar organisasi

menurut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh aturan

tertentu.

2 Informasinya akan digunakan oleh pimpinan dalam

melaksanakan aktivitas fungsional masing-masing unit, oleh

karena itu perlu didesain dalam bentuk yang diperlukan oleh

pimpinan.

Untuk melayani kebutuhan yang beragam sedangkan

sumber data berasal dari yang sama (database), maka timbullah

sub-sub sistem akuntansi yang lainnya, seperti : sistem

penyetoran dana, sistem pemungutan dana, sistem pemeriksaan

keuangan, sistem pelaporan keuangan, sistem pencatatan dan

pengkodean, sistem penganggaran dan lain sebagainya.

8.3. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam merancang sistem fungsional apapun, perlu

diperhatikan fungsi dari unit yang bersangkutan. Fungsi SDM

pada umumnya memiliki empat kegiatan utama :

1 Perekrutan dan penerimaan

2 Pendidikan dan Pelatihan

3 Pengelolaan data yang berhubungan dengan pegawai

108

4 Penghentian

Beberapa organisasi telah mempunyai sistem informasi sumber

daya manusia yang dalam operasionalnya telah menggunakan

berbagai software pendukung. Namun sebelum software

tersebut digunakan perlu dibuat model dari masing-masing

subsistem tersebut, sehingga tergambar input, proses, dan

outputnya.

Output dari subsistem tersebut dapat berupa gambar-gambar,

grafik tabel, dan lain sebagainya. Pada gambar berikut dapat

dilihat jaringan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia

dan model sistem informasi sumber daya manusia.

Data Informasi

Subsistem perencanaan

angkatan kerja

Subsistem perekrutan

Subsistem manajemen angkatan

kerja

Subsistem komputerisasi

Subsistem benefit

Subsistem pelaporan

lingkungan

Database HRIS

Subsistem penelitian

sumber daya manusia

Sistem informasi akuntansi

Subsistem inteligen

sumber daya manusia

Subsistem output

Pemakai

Subsistem input

Sumber internal

Sumber lingkungan

109

Gambar 8.3 Sistem Sumber Daya Manusia

9. Sistem Informasi Logistik

Dalam merancang sistem informasi logistik perlu

diperhatikan fungsi dari logistik itu tersendiri dan fungsi yang

harus dijalankan oleh unit yang bersangkutan. Fungsi dari unit

yang menjalankan kegiatan logistik bukan saja melayani unit-unit

lain dalam organisasi, tetapi bisa saja melayani unit lain diluar

organisasi.

Beberapa fungsi yang perlu menjadi perhatian saat

merancang sistem informasi logistik adalah :

9.2.1.Pengadaan bahan sesuai kualitas

9.2.2.Waktu (sesuai skedul)

9.2.3.Prosedur

9.2.4.Peraturan

Setelah fungsi-fungsinya ditetapkan baru dapat dibuat jaringan

aplikasi dari sistem informasi logistik beserta subsistemnya,

model sistem informasi logistik.

110

10. Tugas

10.2.1.1. Buatlah suatu kelompok (5-6 orang). Kemudian lakukan

rapat atau diskusi, bicarakan secara brainstorming, sehingga

bisa diketahui ada permasalahan apa diunit-unit organisasi

dan masalah apa yang terjadi hampir diseluruh unit-unit.

(Sebelumnya masing-masing orang harus tahu struktur

organisasi dan fungsi dari masing-masing unit). Kemudian

rangkinglah masalah tersebut. Permasalahan terpenting

(urutan 1-3) akan dipecahkan secara terintegrasi dan

dijadikan masalah organisasi. Bagilah masing-masing orang

sesuai fungsi-fungsi organisasi. Pecahkanlah masalah

tersebut secara fungsional (melalui sistem informasi

fungsional). Gunakan DFD (level 0 ada pada pusat

organisasi). Jaringan pemecahan, model, narasi, output yang

akan dicapai (bentuknya umpama : form, prosedur,...)dan lain

sebagainya.

10.2.1.2. Setelah permasalahan terpenting pada organisasi

dipecahkan, masing-masing orang (kecuali yang bertindak

sebagai pimpinan pusat) memecahkan masalah urgent

unitnya. Lakukan sperti kasus no. 1

111

10.2.1.3. Pimpinan organisasi menentukan strategi penerapan

pemecahan masalah, beri alasan pemilinan strategi tersebut

dan minta masukkan dari berbagai pihak kemudian buatlah

jadwal sosialisasi kepada orang-orang terkait dalam bentuk

tabel.

10.2.1.4. Secara bersama-sama, gabungkanlah kasus 1, 2, 3 kedalam

suatu bentuk usulan penelitian sistem (iktisar usulan

penelitian), beri cover, nama yang lengkap,...(tetapi tidak lebih

20 halaman), siap-siap untuk dipresentasikan.

Selamat mengerjakan

Topik 9

QUALITY ASSURANCE

9.1. Dimensi Kualitas

Dalam bahasa yang sederhana kualitas dapat didefinisikan

sebagai “kesesuaian dengan spesifikasi masyarakat (yang

dilayani)”. Ide dasarnya, kualitas bukanlah memenuhi kriteria

112

yang ditetapkan organisasi, sebaliknya kualitas adalah

memenuhi kriteria yang diminta oleh masyarakat. Kunci untuk

mencapai kualitas adalah “mengetahui siapa yang dilayani

dan apa yang mereka inginkan”. Dalam dunia sistem informasi,

kualitas dapat pula didefinisikan dengan menyajikan

informasi “tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi

kebutuhan pemakai”.

Kualitas biasanya tidak ditentukan oleh atribut/ dimensi

tunggal, tetapi ditentukan oleh beberapa atribut. Pilihan kita

mencari makan warung Padang karena rasa yang pedas, harga

murah, dan cepat saji. Karakteristik-karakteristik seperti ini

dinamakan dimensi kualitas dan terdapat pada semua jasa

(produk) yang kita terima.

Berry, Parasuraman dan Zeithmal telah mengidentifikasi

suatu daftar dimensi kualitas jasa sbb :

1 Berujud. Hal-hal yang dilihat oleh masyarakat (pimpinan, unit

organisasi lainnya) saat jasa sedang dikerjakan, seperti :

fasilitas, pegawai, perlengkapan, dan peralatan.

2 Keandalan. Personil jasa harus dapat melakukan

pekerjannya secara konsisten, akurat dan dapat diandalkan.

113

3 Responsif. Pengguna/ pemakai tidak ingin menunggu untuk

mendapat pelayanan.

4 Kepastian (assurance). Pelanggan mengharapkan personil

jasa sopan dan terpelajar melalui tindakan dan

penampilannya, akan menimbulkan kepercayaan dan

keyakinan pengguna jasa.

5 Emphaty. Personil jasa harus menunjukkan perhatian yang

tulus pada para pengguna jasa dan kebutuhan mereka.

Konteks Dimensi Kualitas :

Saat suatu perencanaan dipikirkan dan belum ditetapkan, maka

dimensi kualitas harus menjadi pertimbangan, dimana dimensi

yang dipilih tersebut diyakini akan memenuhi kebutuhan

pelanggan.

9.2. Manajemen Kualitas

Adalah konsep yang menyatakan bahwa organisasi dapat

mencapai tingkat kualitas yang diinginkan pada proses, produk

dan jasanya dengan mengikuti praktek-praktek dasar

manajemen. Tidak ada satu cara terbaik untuk mencapai

114

kualitas, sebaliknya ada berbagai alternatif yang dapat

digunakan untuk mencapai kualitas, antara lain dari :

W.Edward Deming (terkenal dengan 14 pokok pikiran

Deming)

memberikan 14 point yang perlu dilakukan untuk

meningkatkan kualitas :

1 Tetapkan Tujuan inovasi dan perbaiki secara kontinyu.

2 Ambil filosofi baru, tinggalkan kesalahan lama.

3 Hentikan ketergantungan pada pemeriksaan masal,

persyaratkan bukti statistik.

4 Hentikan praktek memberikan jasa berdasarkan harga

5 Gunakan metode statistik untuk menemukan kesalahan

6 Lestarikan metode modern dalam pelatihan kerja

7 Perbaiki pengawasan. Jangan hanya mensyaratkan kuantitas

8 Usir rasa takut, sehingga setiap orang aman mengeluarkan

pendapat

9 Jalin komunikasi terbuka (antar unit, pemasok, pengguna

jasa,...)

10 Kerjakan dan tunjukkan orang-orang bagaimana

mengerjakannya

115

11 Hilangkan standar berdasarkan kuantitas (jumlah)

12 Singkirkan halangan antara pegawai dan ciptakan rasa

bangga bekerja

13 Lestarikan program retraining untuk perkembangan baru

14 Minta manajemen puncak untuk menekankan point-point ini

setiap hari.

Inti pemikiran Deming adalah “kualitas bukan ditentukan

oleh pegawai, tetapi oleh manajemen”.

Pendekatan lain yang dapat digunakan adalah pendekatan Total

Quality Management (TQM). Dasar TQM adalah :

Kualitas didefinisikan oleh pelanggan

Kualitas dicapai oleh manajemen

Kualitas adalah tanggung jawab seluruh

perusahaan

(Untuk mengetahui lebih jauh, baca buku-buku teknik TQM)

9.3. Quality Control

Armand Feigenbaun (1965) menyadari bahwa kualitas bukan

tanggung jawab seorang saja (sebuah unit saja) tetapi juga

tanggung jawab semua orang atau sesama area fungsional.

Konsepnya melahirkan total quality control. Inilah yang menjadi

116

dasar bahwa kualitas adalah tanggung jawab seluruh unit

organisasi.

Sementara itu untuk meningkatkan pengawasan kualitas, Juran

(1951) menyatakan “kualitas dapat disarikan menjadi tiga

proses :

1 Perencanaan kualitas

2 Pengendalian kualitas

3 Perbaikan kualitas

Proses Juran ini terkenal dengan Trilogi dari Juran sbb :

1 Perancanaan

Identifikasi pemakai (int + ext)

Tentukan kebutuhan pemakai

Kembangkan feature jasa yang memenuhi kebutuhan

pemakai

Tetapkan tujuan kualitas dan lakukan pada biaya

minimum.

Kembangkan suatu proses yang menghasilkan feature

yang diinginkan

Uji kemampuan proses, bahwa proses tersebut dapat

mencapai tujuan kualitas.

117

2. Pengendalian

Pilih subjek pengendalian (apa yang harus dilakukan)

Pilih unit pengukuran

Tetapkan pengukuran

Tetapkan standar

Ukur kinerja aktual

Interprestasikan perbedaan (aktual >< standar)

Ambil tindakan atas perbedaan

3. Perbaikan

Buktikan perlunya perbaikan

Identifikasi proyek-proyek perbaikan spesifik

Lakukan pengorganisasian untuk mencapai proyek

tersebut

Organisir diagnosis

Lakukan diagnosis untuk mencari penyebab

Berikan solusinya/ penyelesaiannya

Buktikan bahwa solusi tersebut efektif dalam

pelaksanaan

Sediakan pengendalian untuk menjaga hasilnya (misal :

kuesioner)

118

9.4. Etika & Sistem Informasi

Etika berasal dari ethic (ethos-Yunani). Yang berarti

karakter. Etika adalah satu set kepercayaan, standar atau

pemikiran yang mengisi suatu individu atau masyarakat. Semua

individu bertanggung jawab pada masyarakat atas perilaku

mereka.

Dalam kehidupan sehari-hari, banyak orang berpendapat

bahwa suatu organisasi mencerminkan kepribadian

pemimpinnya. Hubungan antara pemimpin dengan pegawai

merupakan dasar etika di organisasi yang bersangkutan. Oleh

karena itu manajemen puncak harus etis dalam semua tindakan

dan kata-katanya. Manajemen puncak memimpin dengan

memberi contoh. Perilaku ini adalah budaya etika.

Keberhasilan meningkatkan kualitas akan meningkatkan loyalitas

pemakai, yang pada akhirnya akan meningkatkan pendapatan organisasi.

Sedang dampak lain dari meningkatkan kualitas adalah meningkatnya

efisiensi internal, yang dicerminkan dalam penurunan biaya organisasi.

119

Tugas manajemen puncak adalah memastikan bahwa

konsep etikanya menyebar di seluruh lapisan organisasi.

Penerapan budaya etika melalui 3 tahap :

1 Organisation credo

2 Program-program etika dan kode etik.

Gambar 9.1 Penerapan Budaya EtikaOrganisation Credo, adalah pernyataan ringkas mengenai nilai-

nilai yang ditegakkan organisasi. Tujuannya adalah untuk

menginformasikan pada orang-orang (intern & extern) mengenai

nilai-nilai etis organisasi. Contoh : berupa komitmen-komitmen

yang dibangun organisasi dari dan untuk masyarakat.

Program etika adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai

aktivitas, dirancang untuk mengarahkan pegawai dalam

Tetapkan Credo org.

Tetapkan Credo org.

Tetapkan Credo org.

120

melaksanakan organisation credo. Contoh Pertemuan orientasi

untuk pegawai baru, audit etika (Ditanyakan pada pemasok

“Pernahkan Anda memberi Hadiah pada Bagian Pembelian?”,...)

Kode Etik Organisasi, adalah panduan yang mengungkapkan

bagaimana seseorang sebagai anggota tertentu bertindak

tanduk. Biasanya kode etik ini berbentuk tertulis, baik yang

dikeluarkan oleh organisasi tertentu maupun oleh perkumpulan

profesional.

Sebagai contoh kode etik ICCP yaitu suatu organisasi yang

memberi sertifikasi pada para profesional komputer. Sertifikasi

ICCP (Certified Computer Programmer (CPP) dan Certified in

Data Processing (CDP)). Untuk mendapatkan sertifikat ini para

pelamar harus lulus ujian dan setuju untuk terikat pada kode etik

ICCP, yang mensyaratkan para anggotanya bertanggung jawab

pada profesi, pemberi kerja, dan kliennya. Pelanggaran yang

dilakukan dapat mengakibatkan sertifikasi dicabut.

121

Topik 10

EVALUASI SIM

10.1. Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu yang dilakukan untuk memperbaiki segi

tertentu dari sistem informasi, esensinya adalah untuk memperbaiki

kinerja orang-orang yang terlibat didalamnya. Analisis sistem sering juga

disebut orang usaha pengembangan sistem yang dilakukan dengan

mengandalkan pada metodologi dan seperangkat alat serta teknik

122

analisis, serta desain dan penerapannya pada sebagian tahu keseluruhan

sistem informasi.

Dalam melaksanakan analisis sistem mutlak mengetahui

permasalahannya, proses analisis sistem, alat dan teknik yang digunakan

dalam penyelidikan sistem. Ada 5 cara yang dapat dilakukan seseorang

dalam analisis sistem.

1 Sebagai pengguna. Semua posisi dalam organisasi menggunakan

informasi, yang kebanyakan diberikan oleh sistem informasi yang

resmi. Para pengguna sistem informasi dapat secara aktif menentukan

keperluan informasinya tanpa menunggu untuk diminta. Seorang

pengguna seharusnya memahami bentuk sistem informasi sehingga

dapat mengenali kemungkinan-kemungkinan perbaikannya.

2 Sebagai wakil pengguna. Seringkali suatu departemen mencalonkan

anggotanya sebagai petugas penghubung dengan departemen sistem

informasi dari organisasi yang bersangkutan. Tugas penghubung

adalah bertemu dengan wakil SIM dan departemen lainnya,

mengkomunikasikan keperluan informasi departemen yang diwakilinya

pada sistem analisis serta menjelaskan perubahan-perubahan yang

diusulkan pada pihak-pihak terkait.

3 Sebagai peserta dalam penyelidikan sistem. Seorang pimpinan

yang baru diangkat biasanya secara berkala ditugaskan dalam

penyelidikan sistem. Penugasan ini tentu memberikan pengalaman

yang berharga.

123

4 Sebagai penyedia. Setelah mendapatkan pengalaman yang cukup

dalam organisasi, seseorang dapat ditugaskan sebagai penyedia

dalam penyelidikan sistem.

5 Sebagai analis sistem yang terlatih. Seorang pimpinan muda dapat

memilih bekerja dalam bidang pengambangan sistem.

Analisis sistem dilakukan bila sistem yang ada telah berjalan beberapa

lama atau sistem tersebut sudah out of date. Dalam penyelidikan/ analisis

sistem, auditor sistem harus dapat menjamin bahwa problem terpenting

dari sistem telah diidentifikasi. Bantuan seorang audit akan sangat bernilai

bila ia memahami bahwa sistem yang ada merupakan akibat dari proses

audit sebelumnya. Disamping itu ketika akan mendekati fase audit, auditor

harus memastikan bahwa sistem yang baru akan dapat memberikan data

bagi proses audit selanjutnya.

Kegiatan analisis sistem sangat berbeda dengan kegiatan dalam

perancangan sistem informasi. Kegiatan analisis sistem sangat

berorientasi pada manusia dan kurang terstruktur. Ada beberapa

karakteristik kegiatan analisis sistem.

1. Mendefinisikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem, yang

berhubungan dengan masa mendatang.

2. Melakukan negosiasi secara ektensif, tentang bentuk masalah, sistem

baru yang akan dipakai,... seorang analisis sistem harus peka pada

orang lain serta memiliki kemampuan diplomasi dan teknis. Hubungan

124

antar manusia selama masa analisis sangat kompleks dan seringkali

ditemui permusuhan yang kadang-kadang ditimbulkan oleh analis.

3. Kompromi adalah kenyataan yang perlu dijalankan oleh penganalisis

sistem.

4. Perkiraan merupakan acara harian dalam pekerjaan analisis. Biaya

diperkirakan, perkiraan keperluan memori komputer, perkiraan beban

proses masa yang akan datang,...

5. Hal terpenting dalam kegiatan analisis sistem adalah berorientasi pada

mencegah kesalahan dibanding keberhasilan total.

Penyelidikan/ analisis sistem dapat dibedakan atas 3 jenis :

Penyelidikan yang melibatkan perangkat keras

Penyelidikan yang melibatkan perangkat lunak

Penyelidikan yang melibatkan pengembangan sistem informasi untuk

pimpinan, dengan orientasi tetap pada perangkat lunak.

10.2. Tahap analisis & Pengembangan Sistem

Ada beberapa tahap pengembangan sistem antara lain :

1. Melakukan analisis sistem, kemudian melakukan pengadaan program

atau sistem dari penjual luar.

2. Membuat prototipe program atau sistem baru.

125

3. Memilih kelompok pengguna yang mengembangkan program dan

masing-masing sistem, baik dengan atau tanpa bantuan analisis,

perancangan atau programmer profesional.

4. Mengembangkan program dan sistem dengan tradisional, dengan

menggunakan personil sistem yang profesional.

Fase Analisis Sistem :

1. Fase Studi Awal. Aktivitas dalam analisis disini meliputi :

Penemuan masalah (Studi diadakan bila dirasakan ada masalah)

Analisis Awal

Persiapan Studi

2. Fase Analisis Sistem

Ada 6 komponen utama dari fase ini :

1. Proposal studi sistem, berisi tujuan perbaikan sistem

2. Surval sistem, tujuan surval adalah untuk menguji sistem yang ada.

Pengujian mencakup penaksiran dan dokumentasi sekurang-

kurangnya untuk hal-hal berikut : Jumlah total transaksi, periode,

presentase penggunaan sistem, jenis kesalahan, jenis dokumen,

penggunaan laporan, keandalan, kualitas pelayanan.

3. Spesifikasi problem, berisi lingkup masalah dari perspektif yang

berbeda.

4. Revisi Proposal Studi, memasukkan tentang pembahasan singkat

alternatif-alternatif utama.

126

5. Analisis Sistem, minimal berisi kebaikan dan kelemahan sistem

6. Pelaporan Persyaratan spesifikasi sistem, isinya melaporkan

sistem apakah yang diperlukan.

10.3. Alat & Teknik Analisis Sistem

Apakah penyelidikan sistem akan diarahkan pada perangkat keras, lunak

atau pertimbangan SIM? Yang pasti, teknik analisis sistem yang

digunakan adalah sama. Beberapa alat dan teknik ini kebanyakan relevan

dengan studi awal dan fase analisis sistem seperti yang dibahas pada

bagian atas.

Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk menganalisis sistem adalah

sebagai berikut :

Wawancara

Bagan arus

Bagan organisasi

Pedoman operasi

Deskripsi Kedudukan

Kuesioner

Pemerikasaan atas dokumen sistem dan formulir

Perawatan dokumen

Pengamatan langsung

Pengukuran kerja

Pengujian atas sistem lain

127

10.4. Tugas

Buatlah sebuah alat ukur tentang penggunaan sistem X (tentukan

sendiri). Alat ukur yang digunakan : Kuesioner (16 item), wawancara,

pengamatan. Pekerjaan dibuat secara individu.

Mintalah temannya untuk mengisi kuesioner yang telah dibuat.

Catatlah ada berapa kali yang bersangkutan menanyakan tentang

maksud (isi) kuesioner tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Geogrius. Panduan Berinternet, Yokyakarta : Adipura

Gordon B. Davis and Margetbe H. Olson, 1984, Management Information

System.

Hanson, Ward..2000, Pemasaran Internet, Jakarta :Salemba Empat.

Mcleod Raymond 195, Management Information System, A. Study of Computer-

Based Information System, New Jersey : Prentice-HII

128

Scott, Geroge M 1999. Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : PT

Raja Grafindo.

Whitter, Jeffre Y.I, dkk, System Analysis & Design Methods, Arizona University.

Permasalahan Kasus:Sebagai seorang calon Analisis sistem, anda mendapat tugas untuk mengunjungi toko “Sukawati Mart” guna mengenal dan menganalisa kegiatan-kegiatan di Toko tersebut.Dalam kunjungan ke toko tersebut pada jam 10.00 anda melihat dan menemui kondisi sebagai berikut:Tempat parkir sudah penuh sehingga anda agak kesulitan memarkir mobil anda.Toko tersebut cukup besar dengan 12 tempat kasir tapi hanya 4 yang buka. Pada keempat tempat kasir tersebut termasuk salah satunya adalah jalur expres terlihat antrian pembeli yang panjang. Setelah anda mengamati sejenak kegiatan tersebut, selanjutnya anda menuju gudang. Disana terlihat beberapa orang sedang bekerja dan mereka kelihatannya sedang mencari-cari sesuatu. Ada beberapa barang yang habis sehingga beberapa pembeli terpaksa memesan lebih dulu dan diberi tanda

129

terima pesanan. Ini juga salah satunya yang menyebabkan terjadinya antrian panjang di tempat kasir.Ruangan gudang tidak teratur dan berantakan serta karton tersebar dimana-mana. Ketika anda menanyakan letak komputer , maka anda diantar kesatu ruangan kecil di Pojok. Anda tentu saja segera berpikir bahwa disinilah otomatisasi toko tersebut bekerja.Setelah melihat kegiatan dibelakang, anda kembali kedepan menuju ruang Kantor. Ternyata disana juga terdapat antrian panjang, pembeli yang akan komplain dan mengembalikan barang karena rusak/cacat. Setelah anda sampai pada ujung antrian anda kaget karena kasirnya adalah si Manajer Toko tersebut. Setelah ada waktu luang dia menjelaskan bahwa dia terpaksa “memberhentikan banyak orang” agar dapat tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat. Dari cara dia memberikan penjelasan tampak bahwa dia tidak senang dengan kondisi toko tersebut.

Tugas :Buatlah laporan untuk Pimpinan anda mengenai kondisi dan kegiatan-kegiatan di toko tersebut dengan pendekatan Sistem., baik Fisik maupun konseptual. Untuk tiap masalah anda juga harus mengajukan tindakan perbaikan yang mungkin dilakukan

1. Jelaskan 4(empat) jenis dasar model dalam SIM dan mana yang paling sering digunakan dan mana yang paling jarang digunakan oleh Manajer.

2. Pada saat pimpinan akan menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, maka pimpinan harus mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi, yang memberikan kontribusi terhadap nilai Informasi. Jelaskan apa saja dimensi-dimensi dasar informasi tersebut.

3. Berikan komentar atas pernyataan berikut :a. Informasi yang dihasilkan oleh Pengolah informasi harus bebas dari

kesalahan.b. Sebuah pengolah informasi harus memberikan manajer sebanyak

mungkin informasi.

130

4. Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.

5. Jelaskan apa saja tahapan-tahapan pemecahan masalah yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam menerapkan pendekatan sistem

7. Bagaimanakah caranya mendorong dan memotivasi pimpinan agar mau memahami, memakai dan berinteraksi dengan Sistem informasi ? Jelaskan.

8. Beberapa strategi organisasi terkait pada sistem Informasi Manajemen. Jelaskan strategi organisasi apa saja yang terkait dengan Sistem Informasi Manajemen dan bagaimana keterkaitannya.

10. Kemampuan apa yang disediakan semua model dan kemampuan apa yang hanya disediakan model matematika ? Jelaskan.

11. Jelaskan apa saja 4(empat) arus sumber daya fisik.

12.Jelaskan apa perbedaan antara sistem lingkaran terbuka dengan sistem lingkaran tertutup. Jenis mana yang menggambarkan suatu perusahaan bisnis ?

13.Sebutkan dimensi informasi apa saja yang harus dipertimbangkan manajer.

14.Mengapa diperlukan standar bagi pengolah informasi ? Jelaskan.

15.Informasi yang dikumpulkan dari lingkungan sampai kepada manajer melalui jalur yang melewati model. Jelaskan jalur

16.Elemen pemecahan masalah manakah yang juga muncul dalam model sistem umum perusahaan ? Jelaskan.

17.Elemen model sistem umum apakah yang akan memberikan keadaan yang diharapkan ? Jelaskan

18.Agar suatu masalah menjadi terstruktur, apa yang harus manajer ketahui mengenai masalah tersebut ? Jelaskan.

19.Jelaskan siapa atau apa yang memecahkan : masalah terstruktur, masalah tidak terstruktur dan masalah semi terstruktur.

20. Nama apa yang digunakan Dewey untuk masalah dan keputusan ? Jelaskan.

21. Jelaskan apa saja tahapan usaha dalam menerapkan pendekatan sistem.

22. Sebutkan 3(tiga) cara untuk membagi suatu perusahaan menjadi subsistem-subsistem.

131

23. Siapakah yang berada dalam posisi terbaik untuk mengenali pemicu masalah (Problem trigger) ? Jelaskan.

24. Jelaskan empat karakteristik yang diharapkan dari suatu Standar.

25. Sebutkan tiga cara memilih alternatif terbaik, menurut Mintzberg.

26. Dalam penerapan SIM dijumpai beberapa masalah yang bersumber dari Sumber Daya manusia yang berakibat menghambat fungsi dan kelancaran SIM. Jelaskan apa saja masalah tersebut dan bagaimanakah cara untuk mengatasi masalah tersebut.

27. Jelaskan bagaimana keuntungan dan kerugian penerapan “Decentralized Management” dibanding dengan “Centralized Management” kaitannya dengan pengambilan keputusan dan sistem informasi.

28. Jelaskan apa perbedaan pola pemikiran pimpinan dalam kemampuan memproses informasi antara Pimpinan yang mempunyai “Pemikiran sistematis” dengan yang “Berpola Intuitif” serta mana dari keduanya yang tidak memerlukan model berbasis komputer. Berikan argumentasi anda.

29. Sistem yang bagaimanakah yang dapat mendorong dan memotivasi Pimpinan agar bersedia memahami dan bernteraksi dengan Sistem Informasi ? Jelaskan.

:

132

sistim informasi manajemen (1)

Documents