sistema integrado para el control de...

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS –SICA-

Versión 3.0

Fecha:25/04/2012

Actualización:12/11/2013

MÓDULO DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO Página 1 de 18

Elaboró: Gladys Rubiela Rodríguez Martínez – Oficina de Sistemas e Informática – Integrante Grupo SICA Actualización - versión 3.0 – Sandra Liliana Aragón Trujillo – Integrante grupo SICA

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS

–SICA-

INSTRUCTIVO MÓDULO DE

ASIGNACIÓN DE TRABAJO


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




1. OBJETIVO GENERAL Presentar las actividades requeridas para configurar asignaciones de trabajo.

2. ROLES INVOLUCRADOS EN EL PROCESO

ROL Actividad

Supervisor/Mantenedor AT

Crear, Configurar y Enviar a Validación las Asignaciones de Trabajo.

Ejecutivo de Auditoría Validar y Cerrar Asignaciones de Trabajo

3. CONCEPTOS GENERALES

Existen tres opciones para creación de Asignaciones de Trabajo:

a. AT´s de actividades de Fiscalización Planificadas (Auditorías de PGA) b. AT´s de Otras actividades de Fiscalización (Auditorías no PGA,

Actuaciones Especiales y Denuncias) c. AT’s de Gestión (para actividades diferentes a fiscalización)

Roles encargados de las Actividades de ATs:

a. Caracterizar (Supervisor/Mantenedor AT) b. Crear y configurar AT (Supervisor/Mantenedor AT) c. Enviar a validación AT (Supervisor/Mantenedor AT) d. Validación de AT (Ejecutivo de Auditoría) e. Cerrar AT (Ejecutivo de Auditoría)

b

c

a


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




4. AT’S DE ACTIVIDADES DE FISCALIZACIÓN PLANIFICADAS (PGA) a. Caracterización: El proceso de caracterización de las auditorías para actividades

de fiscalización planificadas se realiza en el módulo de Planificación y Programación y es previo a la aprobación del PGA. Dentro del proceso de caracterización se establecen las fechas de inicio y terminación de las auditorías, la materia a auditar, el objetivo general y el equipo de trabajo preliminar. Una vez caracterizadas todas las auditorías, se aprueba el PGA.

b. Crear AT’s: En este punto los supervisores y/o mantenedores AT, complementan la información previamente ingresada en el proceso de caracterización de las auditorías (materia y objetivos) y establecen fechas teniendo en cuenta que para cada proceso auditor se deben configurar 2 AT’s (Ejecución e Informe Final).

Para tener en cuenta:

Primero se debe configurar la AT de Tipo Ejecución y una vez terminadas

las actividades de Planeación y Ejecución de la auditoría (A1 a la A7), se

debe cerrar y crear la siguiente AT de tipo Informe Final.

La fecha de inicio de la AT de Ejecución debe corresponder con la de

inicio de PGA y la fecha final debe corresponder con el 80% del tiempo

total de la auditoría.

La fecha de inicio de la AT de Informe Final la genera automáticamente el

sistema con base en la fecha de cierre de la AT de Ejecución.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Pasos:

Acceder Módulo de Asignación de Trabajo

Seleccionar Mantener Actividades de Fiscalización Planificadas – Botón Ingresar

El sistema despliega la siguiente pantalla:


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Detalle de campos:

Número de Programa: Se debe seleccionar de la lista el número de programa asociado a la auditoría.

La información de los campos Área/Comité/Dependencia, Programa, Tipo Programa, Tipo Actividad/Descripción del programa, se despliega automáticamente, aquí se debe verificar que corresponde a la de la auditoría en la que se va a configurar la AT.

En el campo Auditoría, seleccionar de la lista desplegable la auditoría a configurar. El sistema automáticamente despliega en el campo Servicio el nombre del ente objeto de control fiscal asociado al proceso auditor.

En el campo año, seleccionar el año de ejecución de la auditoría.

Tipo de AT: Es un campo de lista desplegable. Para la primera AT del proceso auditor aparece preconfigurado EJECUCIÓN. En la segunda AT del proceso auditor el valor en este campo es INFORME FINAL, y aparece preconfigurado por el sistema cuando se crea esta AT.

El valor del campo Estado es controlado por el sistema.

Fecha AT: seleccionar la fecha de creación de la AT

En el campo Materia el sistema despliega automáticamente la información que previamente se configuró en la etapa de caracterización de la auditoría. De ser necesario el supervisor completará esta información.

Fecha de Inicio y Fecha de terminación: Tenga en cuenta que la fecha de inicio de la AT de Ejecución debe corresponder con la de inicio de PGA y la fecha final debe corresponder con el 80% del tiempo total de la auditoría. Por su parte en la AT de Informe Final, la fecha de inicio la genera automáticamente el sistema con base en la fecha de cierre de la AT de Ejecución y la Fecha Final debe corresponder con la fecha final de la auditoría, establecida en el PGA.

Campo Objetivos: el sistema despliega el Objetivo General que previamente se configuró en la etapa de caracterización de la auditoría. En este paso el Supervisor debe complementar la información desplegada.

Campo Observaciones: Utilice este campo para registrar consideraciones especiales a resaltar para el Memorando de Asignación, recuerde que una vez se termina de configurar estos datos, los del equipo auditor y se valida la AT, ésta corresponde al Memorando de Asignación. Aquí no se registran los objetivos específicos, por cuanto los mismos se incorporan en el procedimiento A1.2 “Objetivos de la auditoría y análisis específico” del Módulo de auditoría de la Actividad A1, que le corresponde al rol Supervisor encargado.

Una vez registrados todos los datos se guarda la información, espere la confirmación de la acción en el sistema.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




El sistema despliega la relación de AT’s configuradas con su respectivo estado. (Ver siguiente imagen). Para culminar el proceso debe seleccionar la AT respectiva y configurar el equipo de trabajo.

Los estados de las AT´s son los siguientes:

Borrador: Cuando una AT está en proceso de configuración.

En Validación: Cuando se ha enviado a Validación o aprobación

En Proceso: Cuando fue validada o aprobada por el Ejecutivo de Auditoría.

En Modificación: Cuando se ajusta una AT que previamente se había aprobado.

En Validación por Modificación: Cuando está en validación una AT que previamente fue aprobada y posteriormente modificada.

Se debe ingresar cada uno de los miembros del equipo de trabajo utilizando el botón Ingresar (Ver siguiente imagen).


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Una vez da clic en el botón Ingresar, el sistema despliega pantalla de búsqueda de los funcionarios, únicamente seleccione del campo Unidad de Control Externo, la dependencia correspondiente y de clic en el botón Buscar. En caso que se requiera buscar un funcionario de otra dependencia, ingresar información para la búsqueda únicamente en el campo Apellido Paterno. El sistema desplegará los funcionarios de la Unidad Ejecutora, se debe seleccionar y dar clic en el botón Seleccionar. (Ver siguiente imagen)

Tenga en cuenta que:

Primero se debe configurar al Supervisor de la auditoría, y el rol que se debe asociar es Supervisor Encargado. Así mismo se debe asociar como validador del informe mensual de actividades IMA al Ejecutivo de Auditoría.

Posteriormente se ingresa el equipo de auditores, dentro del cual se debe configurar a uno de ellos en el rol Responsable/Líder de Auditoría

El validador del informe mensual de actividades IMA de todo el equipo de auditores debe ser el Supervisor encargado.

El Directivo Superior y el Ejecutivo de Auditoría, NO puede ser configurado como supervisor.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Se registran las fechas de inicio y de término y las horas asignadas al funcionario para esa Asignación de Trabajo. Verificar que los funcionarios se configuran correctamente con su rol y validador IMA correspondiente. Una vez configurado el equipo de trabajo, se da clic en el Botón “Volver” para “guardar” y proceder a enviar a Validación la AT.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




c. Enviar a Validación la AT: En este punto los supervisores encargados envían a validación la AT. Tenga en cuenta que debe seleccionar la AT que se desea enviar a Validación; así mismo, espere las confirmaciones del sistema. Una vez se envía a Validación el estado de la AT pasa de Borrador a En Validación.

d. Validar AT’s: En este punto los Ejecutivos de Auditoría validan las AT’s. Tenga en cuenta que se debe seleccionar la AT antes de Ver, Aprobar o Rechazar. Una vez apruebe o rechace, debe esperar la confirmación de la acción en el sistema. En el mensaje de confirmación desplegado por el sistema “¿Esta auditoría se ejecutará con el módulo de Ejecución y Seguimiento? Se debe seleccionar SI.

El sistema confirmará la acción e informará que se han enviado las notificaciones a los participantes. En la medida que el Ejecutivo aprueba o rechaza las AT’s, el sistema las va evacuando de la tabla de AT enviadas a Aprobación.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




En este punto todos los miembros del equipo de trabajo tienen disponible la Asignación de Trabajo para iniciar sus actividades.

Tenga en cuenta que la actividad A1 del flujo de Auditoría, debe ser realizada por el Supervisor Encargado con lo cual se complementar el Memorando de Asignación para que el equipo auditor pueda iniciar sus actividades, conforme lo determina la Guía de Auditoría. Una vez el equipo de auditoría (Supervisor y Auditores) ingresan la información, de acuerdo con sus roles, en las Actividades A1 a A7, que corresponden al complemento del Memorando de Asignación y a las fases de Planeación y Ejecución, tanto el Responsable o el Líder de Auditoría y el Supervisor encargado deben firmar cada procedimiento de las actividades antes enunciadas para proceder a cerrar la AT de Ejecución.

e. Cerrar AT’s: Esta funcionalidad está disponible para el Ejecutivo de auditoría a través de la opción Informe de Término de Asignación. Para el caso de la AT de Ejecución, se debe cerrar cuando esté totalmente registrada la información de las actividades A1 a A7 y todos los procedimientos firmados. De la misma manera, cuando se requiera cerrar una AT de Informe final, debe estar completamente registrados la información de los procedimientos de las actividades A8 y A9. Tenga en cuenta que esta funcionalidad está disponible para el Ejecutivo de Auditoría, que se debe registrar la fecha de cierre de la AT y que al cerrar la AT se debe esperar la confirmación de la acción del sistema.

Recuerde que la fecha de cierre de la AT de Ejecución es la base para que el sistema asigne automáticamente la fecha de inicio de la AT de Informe Final.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




5. AT’s de Otras Actividades de Fiscalización (Auditorías no PGA, Actuaciones Especiales y Denuncias)

a. Caracterización: Este proceso consiste en registrar datos generales para la

posterior creación de la AT. La funcionalidad está disponible en la opción Transversal – Actuaciones de vigilancia y control fiscal. El sistema despliega un menú que permite buscar las Denuncias (D) o Controles Excepcionales (CE) cuyo Origen CGR es SIPAR, y que ya se encuentran caracterizadas desde este Sistema, o Actuaciones Especiales (Origen CGR Interno) ya caracterizadas; así mismo, permite registrar nuevas Actuaciones Especiales y/o Auditorías que no vienen por PGA a través del botón Ingresar. (Para el caso de Denuncias, éstas ya no podrán ser creadas directamente desde SICA, ya que todas llegan al Sistema desde el SIPAR).

El sistema despliega en la parte inferior los campos requeridos para la caracterización. Tenga en cuenta que de los valores desplegados en el campo Tipo, únicamente se utilizarán dos, Auditoría para aquellas actuaciones no planificadas en PGA y en las que se requieran seguir los pasos completos de un proceso auditor,


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




o Actuación Especial para toda acción de vigilancia y fiscalización breves y sumarias.

En el campo Identificador incluir número de oficio o dato que permita identificar de manera única la actuación.

En el campo fecha de documento, incluir fecha de Oficio, o de Comunicación.

En el campo Descripción incluir un detalle que permita conocer a nivel general de lo que trata la actuación.

Se guarda la información y se adjunta el soporte.

Una vez los haya adjuntado y guardado, dar clic en cerrar y volverá al pantallazo inicial de Actuaciones de Vigilancia y Control Fiscal:

Recuerde:

Que para abordar las Denuncias, estas ya vienen caracterizadas por SIPAR, por ende el paso a seguir es seleccionar y crear AT.

El sistema les crea automáticamente el programa

b. Crear AT’s: En este punto los supervisores y/o mantenedores ATs, proceden a

Crear la AT.

Para realizar la configuración debe acceder a través de la Opción Transversal –Actuaciones de vigilancia y control fiscal, se busca la auditoría no planificada, actuación especial o denuncia requerida (previa caracterización - ver literal a). Seleccione la actuación que corresponde al identificador que le había suministrado el sistema anteriormente. Recuerde que al seleccionar la actuación, la línea de la misma se coloca en un color gris claro. En ese momento se activan los botones de la parte inferior y selecciona crear AT. Para asegurarse que corresponde a la actuación creada, puede hacerlo a través del botón visualizar, y el sistema le mostrará en una pantalla diferente, la información que corresponde a dicha actuación.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Una vez se selecciona el botón Crear AT, el sistema automáticamente despliega la pantalla para configurar los datos de la AT. Como se observa, automáticamente el sistema se ubica en la opción Mantener AT de Otras Actividades de Fiscalización.

Es importante tener en cuenta que el sistema automáticamente para la creación de la AT, registra como tipo de asignaciones de trabajo el tipo EJECUCIÓN. Se debe seleccionar el número de programa, Ente Objeto de Control Fiscal, la actividad de fiscalización (si aplica) y el año; y registrar la materia, las fechas de inicio y de término, objetivo General y alguna observación especial que requiera esta AT, adicional a la información ya registrada y Guardar.

Recuerde:

Algunos botones ya vienen predeterminados en el sistema y no permiten modificación, como son tipo de la AT, el estado de la AT y la fecha de creación de la AT.

Los tiempos de “Inicio” y “Término”, para la AT de Denuncias no puede superar los 90 días hábiles que establece el procedimiento


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




de Participación Ciudadana para dar respuesta de fondo a las denuncias radicadas en la Contraloría General de la República.

Actividad de Fiscalización Cuando en la caracterización de la asignación de trabajo se creó como Auditoría o Actuación Especial, el sistema de forma predeterminada clasifica como actividad de fiscalización estas modalidades y no permite efectuar modificaciones. Para el caso de las denuncias, pueden tramitarse de diferentes opciones, de acuerdo con la complejidad y características de la denuncia previa decisión de los Directivos competentes, seleccionando el tipo de actividad de fiscalización que se va a utilizar. Para determinar el tipo de actividad de fiscalización para las denuncias, se cuenta con las siguientes opciones:

Proceso auditor no planificado

Actuación especial

Denuncia

Incorporar a proceso Auditor PGA

Incorporar a proceso Auditor no PGA

Incorporar en Actuación Especial

Incorporar a Denuncia Las tres primeras corresponden a las opciones que ofrece SICA para abordar la ejecución de una Denuncia, por los Módulos de Atención de Denuncias, Actuaciones Especiales o Auditorías. Las otras cuatro opciones, corresponden a la posibilidad que existe de incorporar una Denuncia a un proceso de vigilancia fiscal que ya esté en curso (Auditoría Planificada, Auditoría no Planificada, Actuación Especial, Atención de Denuncia), lo cual permite que se genere un vínculo entre la actuación ya en curso y la Atención de Denuncia que se está creando.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Al seleccionar como actividad de fiscalización las alternativas de Incorporar a proceso Auditor PGA, Incorporar a proceso Auditor no PGA, Incorporar en Actuación Especial o Incorporar a Denuncia, el sistema activa el botón “Buscar actuación especial, auditoría o denuncia”, la cual es obligatoria.

Al seleccionar este botón, el sistema le despliega otra pantalla listando las actividades de fiscalización que se está ejecutando al ente objeto de control fiscal, listado del cual se debe seleccionar la actuación donde se va a incorporar la denuncia. Una vez esté creada y guardada la AT, el sistema lo regresa a la primera pantalla y aparece la AT en estado “Borrador”, y se continúa con el procedimiento de “Actualizar el Equipo”.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Para la configuración del equipo de trabajo se deben seguir las instrucciones del numeral anterior (4. AT’s de Actividades de Fiscalización Planificadas - PGA)

Para la creación de las ATs de Auditorías, Actuaciones Especiales y Denuncias, es obligatoria la inclusión del rol supervisor encargado, teniendo en cuenta que así lo establece la guía de auditoría y los lineamientos de auditorías y actuaciones especiales, al igual que SIPAR lo requiere para el proceso de atención de las denuncias.

No se requiere configurar en la AT al Ejecutivo de Auditoría ni al Directivo Superior.

El Ejecutivo de Auditoría y/o el Directivo Superior, NO pueden ser configurados en la AT como Supervisor.

c. Enviar AT a Validación: El proceso se realiza conforme se explicó en el numeral anterior.

d. Validar AT: Lo realiza el Ejecutivo de Auditoría y se siguen los pasos establecidos en el numeral anterior.

e. Cerrar AT: Lo realiza el Ejecutivo de Auditoría y se realiza una vez se registra completamente la información de la actuación fiscal, ya sea en el módulo de Auditorías, Actuaciones Especiales o de Atención de Denuncias. Se siguen los pasos descritos en el numeral anterior.

6. AT’s de Gestión

En este tipo de AT’s no se requiere realizar caracterización, puesto que el sistema cuenta con unas categorías de AT´s de Gestión previamente configuradas. a. Crear AT’s: Esta actividad la realizan los funcionarios con rol Mantenedor AT. Para

realizar la configuración deben acceder a través de la Opción Asignación de Trabajo – Link Mantener AT de Gestión – Botón Ingresar.


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Una vez el usuario da clic en el botón Ingresar, el sistema presenta la página para la configuración de la AT, en la cual al seleccionar el número del programa, se presentará automáticamente los datos correspondientes a Área/Comité/Dependencia, Programa, Tipo Programa, Tipo Actividad/Descripción del programa, Servicio, Tipo AT y Estado. Vale la pena señalar que según el número de programa seleccionado por el usuario el sistema presentará el Tipo de Actividad/Descripción del programa así:

Número de Programa

Tipo de Actividad / Descripción del programa

2013001 CAPACITACIÓN

2013002 APOYO INDAGACION PRELIMINAR

2013003 REUNIONES

2013004 APOYOS EN PRF

2013005 ESTUDIOS

2013006 OTROS


Versión 3.0

Fecha:25/04/2012




Es importante tener en cuenta que en este tipo de asignaciones de trabajo únicamente se crea una AT y ésta es de Tipo OTROS. Los demás campos se registran conforme se indicó en los el numeral anterior. Este tipo de AT surte el mismo proceso de las AT´s de Actividades de Fiscalización Planificadas o No Planificadas, es decir, se debe Configurar el equipo de trabajo con su respectivo rol y Validador IMA. Pueden crearse AT´s con un solo funcionario o AT´s en las que se involucren varios funcionarios que ejecutan la misma actividad (Por Ejemplo Capacitación). La AT para el programa “estudios” se refiere cuando es asignado un funcionario de DVF a apoyar estudios sectoriales, a Economía y Finanzas, o dependencias asignadas a desarrollar este tipo de actividades. b. Enviar AT a Validación: Se realiza conforme se describió para AT´s de Actividades

de Fiscalización Planificadas. c. Validar AT: Se realiza conforme se describió para AT´s de Actividades de

Fiscalización Planificadas. d. Cerrar AT: Se realiza conforme se describió para AT´s de Actividades de

Fiscalización Planificadas.

Es importante resaltar que este tipo de AT´s no tiene un módulo en SICA en el que se registre el desarrollo de las actividades asignadas mediante la AT. En este caso los Servidores Públicos realizarán sus actividades y reportarán el número de horas reales dedicadas en el respectivo informe mensual de actividades IMA.

7. Referencias

Manual Módulo Auditorías.pdf

Manual ACES.pdf Manual ADES.pdf Flujograma ACES.pdf Flujograma ADES.pdf Lineamiento 25-04-2013 – Elaboración AT´s de Gestión

sistema integrado para el control de...

Documents