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SISTEMA INTEGRADO PARA CONTROL DE AUDITORÍAS - SICA- Versión: 1.0

MANUAL MÓDULO INFORMES MENSUALES DE ACTIVIDADES (IMA)

Fecha: 10/04/2013

MACROPROCESO: CONTROL FISCAL MICRO Página 1 de 20

Elaborado por: Gladys R. Rodríguez Martínez – Claudia Marcela Velásquez Vigoya (Grupo Operativo SICA) y aportes de Mileidi Isabel Corpus Grey de la Gerencia Departamental Colegiada de Antioquia

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS - SICA-

MANUAL DE USUARIO:

MÓDULO INFORME MENSUAL DE ACTIVIDADES (IMA)



Fecha: 10/04/2013



Tabla de Contenido

1. Presentación ................................................................................................................................... 3

2. Definiciones .................................................................................................................................... 3

3. Descripción de la funcionalidad .................................................................................................... 4

3.1. Elaborar IMA ............................................................................................................................... 4

3.2. Validar IMA ............................................................................................................................... 10

3.2.1. Qué hacer en caso de que el IMA haya sido rechazado? ................................................ 12

3.2.2. Validación de la apelación por parte del superior.............................................................. 16

3.3. Desbloqueo de IMAs ................................................................................................................ 18

4. Aspectos Generales a tener en cuenta ...................................................................................... 20



Fecha: 10/04/2013



1. Presentación

El presente documento se constituye en una guía para el uso del SICA por parte de los usuarios que requieren elaborar, revisar o consultar Informes Mensuales de Actividades. (Auditores, Supervisores, Ejecutivos)

2. Definiciones • Qué es el Informe Mensual de Actividades –IMA-

Reporte en el que se registran las horas reales de dedicación a las actividades desarrolladas durante un período determinado, con base en las Asignaciones de Trabajo AT´s en las que participa el servidor público; así como, las horas de ausencia debidamente aprobadas.

• Elaboración de IMAS

Responsables: Son responsables de la elaboración de los IMAS los servidores públicos que están configurados en las asignaciones de trabajo con los roles Supervisor, Supervisor Encargado, Responsable de Auditoría/Líder y Auditor.

Términos: El IMA se elaborará mensualmente a más tardar el 5to día hábil del mes siguiente al período a informar.

Criterios:

ü Horas declaradas: Corresponde a las horas reales que el servidor público dedicó a las diferentes ATS.

ü Horas de Ausencia: Corresponde a las horas hábiles que el servidor público reporta que no dedicó a las diferentes ATS durante el mes, por encontrarse de licencia, vacaciones, permisos u otros. Para estos efectos se tendrán en cuenta las siguientes categorías:

Ø Licencia médica: Horas de ausencia generadas por razones médicas debidamente certificadas.

Ø Vacaciones/Licencias: Horas del período en el que disfrute vacaciones y horas de licencias debidamente aprobadas.

Ø Permiso: Horas de ausencia aprobadas por el jefe inmediato o por la Oficina de Gestión de Talento para atender asuntos personales, familiares u otros

Ø Otros: Horas de ausencia diferentes a las tres categorías anteriores.

ü Horas Complementarias: Corresponde a las horas adicionales a las horas hábiles de los días laborales del mes, que permitirán registrar tiempos de mayor dedicación en las AT’s. Ejemplo: Si el mes de Febrero de 2013 tiene 20 días hábiles que equivalen a 160 horas y el servidor público dedicó 180 horas para ejecutar sus AT’s, en el campo horas complementarias deberá registrar por lo menos 20 Horas.

• Revisión y Validación de IMAS



Fecha: 10/04/2013



Responsables: Son responsables de la revisión de los IMAS los servidores públicos que están configurados en las asignaciones de trabajo con los roles de Supervisor Encargado y Ejecutivo de Auditoría. Los Supervisores Encargados son validadores de los IMAS elaborados por los Auditores y Responsables de Auditoría/Líder; por su parte los Ejecutivos de Auditoría son validadores de los IMAS elaborados por los Supervisores.

Términos: Los IMA’s se revisarán mensualmente a más tardar el 10° día hábil del mes siguiente al período informado.

3. Descripción de la funcionalidad

Esta funcionalidad está disponible a través del módulo de Asignación de Trabajo, opción Informe Mensual de Actividades. Recuerde que puede tener más de una AT y que las mismas pueden corresponder a una o varias actividades de fiscalización (planificadas – PGA o no planificadas - Demanda Imprevisible) o de Gestión como capacitaciones, reuniones, apoyos a indagaciones preliminares, apoyo a procesos de responsabilidad fiscal y otras. En tal sentido, se reportará un solo IMA mensual que contiene la dedicación a todas las AT en las cuales Ud. participa.

3.1. Elaborar IMA (Responsable: Auditor o Supervisor de Auditoría, según sea el caso)

Ingrese por el Módulo Asignación de Trabajo, link Informe mensual de actividades – Mis IMAs. Se presenta la siguiente pantalla.

Seleccione el mes correspondiente al IMA que se va a generar y dé clik en el botón “Crear”. El sistema le preguntará si desea crear dicho IMA y luego reporta la creación satisfactoria. Una vez le de aceptar, se genera el siguiente pantallazo:



Fecha: 10/04/2013



En el mismo se presentan los días y horas hábiles del mes. Adicionalmente, un cuadro de diálogo denominado “Observación”, en el cual se deben detallar las actividades efectuadas en el mes para cada una de las AT en las cuales fue asignado. Adicionalmente debe referirse el número de horas extras aprobadas y de horas complementarias. En el primer caso, siempre estará en cero (0); en el segundo corresponde a las horas adicionales a las hábiles dedicadas al proceso. Si éstas no existen, es importante que se registre cero (0) toda vez que si el campo se deja en blanco el sistema no permite guardar la información del formulario.

Después de guardar la información referida en el párrafo anterior, se debe dar clic en Detalle ATs. El sistema desplegará la siguiente pantalla:

Este campo no puede estar vacío. Si no hay horas complementarias se debe registrar 0



Fecha: 10/04/2013



Se da click en el botón “Nuevo” para ingresar el reporte de horas trabajadas durante el mes para cada una de las AT en las que el Servidor Público esté asignado, independiente del tipo de actividad que cubra cada Asignación de Trabajo. Por cada AT se realizará un nuevo registro. El usuario debe seleccionar la AT sobre la que realizará el registro, el sistema mostrará la información que se configuró en la AT respecto a horas y validador IMA y le permitirá al usuario registrar las horas reales del período. No olvide guardar. Esta información puede ser modificada en cualquier momento, hasta tanto no sea enviada a validación.

Una vez se guarde la información, quedará registrada en los detalles IMA, así:



Fecha: 10/04/2013



Una vez registrada la información se da click en el botón “cerrar”, con el fin de volver a la pantalla inicial, en donde estará disponible la opción de registrar “ausencias”.

Dichas ausencias pueden ser de alguno de los siguientes tipos: Licencia Médica, Vacaciones/Licencias, Permisos, Otro. Debe diligenciarse la información correspondiente a la novedad:



Fecha: 10/04/2013



Se da click en “Guardar” y queda el registro en el sistema. Al darle la opción “cerrar” nos devuelve al Formulario IMA del período, donde se reflejan tanto las horas declaradas como las ausencias.

Cuando se ha finalizado el reporte del mes, se da click en “volver” y esto nos lleva al pantallazo inicial, en la cual se indica que el IMA del mes está en estado borrador. Se selecciona el mes que se está reportando y se debe enviar a revisión del validador (Supervisor Encargado o Ejecutivo de Auditoría, según sea el caso). Esta acción se efectúa a través del botón “Enviar a Revisión”



Fecha: 10/04/2013



El sistema solicita confirmación y alerta sobre posibles ajustes que se requieran realizar antes de enviar a validación.

Una vez enviado el IMA el sistema presentará mensaje de confirmación.



Fecha: 10/04/2013



Una vez terminado este proceso, el estado del IMA quedará “En Revisión”. Tal evento significa que ahora el trámite siguiente corresponde al validador IMA, que puede ser el Supervisor Encargado o el Ejecutivo de Auditoría, según sea el caso.

3.2. Validar IMA (Responsable: Supervisor Encargado o Ejecutivo de Auditoría) Se ingresa con el rol de Supervisor o Ejecutivo de Auditoría según el caso, a través del módulo de Asignación de Trabajo opción Validar Detalles IMAs:

Se selecciona el Servidor Público al cual se le va a validar el IMA y se da click en “Seleccionar”.

Una vez se seleccione, se despliega la siguiente pantalla, en la cual el Validador tiene la opción de aprobar o rechazar las horas declaradas. Para tal efecto, el validador debe incluir un comentario respecto su decisión de aprobación o rechazo:



Fecha: 10/04/2013



Al aprobar el IMA, el sistema pregunta sobre la confirmación de la aprobación y una vez efectuada la misma, el IMA queda en estado “APROBACION FINAL”

Si la opción es rechazar algunas horas de las declaradas por el auditor, se debe incluir el número de horas rechazadas. Automáticamente el sistema ajusta el total de horas validadas. Adicional se debe incluir el comentario respecto al rechazo de esas horas. Se da click en el botón “Rechazar” y se pide confirmación sobre dicha acción:



Fecha: 10/04/2013



Una vez se confirma la acción de rechazo, se genera un mensaje de confirmación o de correcto rechazo:

El sistema notifica la validación del IMA, sea por aprobación o por rechazo, mediante un correo electrónico. Si fue rechazada, el Servidor Público debe ingresar a las IMAS y verificar el rechazo.

3.2.1. Qué hacer en caso de que el IMA haya sido rechazado? (Responsable: Auditor o Supervisor Encargado, según sea el caso)



Fecha: 10/04/2013



Ingrese al Módulo Asignación de Trabajo – Mis IMAs, allí se desplegará el listado de las IMAS del año y se reflejara el estado de cada una de ellas. Aquella que fue rechazada figurará en estado “En Revisión”:

Para conocer el estado de la validación, se debe seleccionar el mes y una vez en el formulario IMA del mismo, darle click en Detalles AT. Solo ingresando a los Detalles de la AT, se observa si el IMA fue rechazado por el validador.

Se desplegará la pantalla que informa el estado de la Revisión “Rechazado Revisión”. Se sombrea esa línea y se da click en “Seleccionar”



Fecha: 10/04/2013



En ese momento se despliega una nueva ventana mostrando el Detalle del IMA, y se habilita el botón “Estado Validación”, a través del cual se tiene la información de la revisión.

Una vez se ingresa a la opción “Estado Validación”, se despliega la pantalla de Revisiones detalle IMA, en la cual se presentan los resultados de la revisión del validador, informando las horas validadas y las rechazadas y su correspondiente razón o motivo de rechazo. Es allí donde el Servidor Público tiene la opción de aceptar el rechazo o apelar la decisión del mismo.



Fecha: 10/04/2013



Si acepta el rechazo, finaliza el proceso de ese IMA y quedará en estado de “Aprobación Final” Si se procede a apelar, se presentará un pantallazo que refiere las horas totales que presenta el Servidor Público y existe un espacio para presentar las justificaciones por las cuales se presenta la apelación. Para finalizar el proceso debe darse click en el botón “Enviar apelación”, con el cual se remitirá nuevamente las horas reportadas al Supervisor. El sistema pedirá la confirmación de envío respectiva:

Y confirmará el envío de la misma:



Fecha: 10/04/2013



3.2.2. Validación de la apelación por parte del superior. (Responsable: Supervisor Encargado Ejecutivo de Auditoría, según sea el caso)

Una vez se envía la apelación, lo recibe el superior en su bandeja de validación por Servidor Público , reflejándose el estado de “En Apelación”:

Al ingresar, presenta las horas en cada uno de los estados, la apelación correspondiente y existe la opción de aprobarla o rechazarla. Si la aprueba, el sistema solicita la confirmación necesaria.



Fecha: 10/04/2013



Y reporta la aprobación respectiva, como se presenta en la siguiente pantalla.

A la vez, cambiará el estado de la IMA del auditor a “APROBACIÓN_FINAL”:



Fecha: 10/04/2013



Recuerde que si el validador vuelve a rechazar, entonces entra a una instancia superior llamado RESOLUTOR DE CONFLICTOS IMA, que por lo general es el Directivo_Superior, el puede aprobar o rechazar siendo esa la última instancia.

3.3. Desbloqueo de IMAs De otra parte, si estando ya aprobado el IMA, se olvidó incluir algunas horas, existe un botón en el formulario IMA que se denomina “Desbloquear IMA”. Con esta opción se incluye la información y se envía nuevamente a revisión del Validador respectivo. En dicho caso, solamente se revisan las horas que se agregaron, no todo el IMA nuevamente. Para ingresar a esa opción, se debe seleccionar el mes correspondiente, y se desplegará la siguiente pantalla:



Fecha: 10/04/2013



El sistema le reporta que esta opción en bajo la propia responsabilidad del Servidor Público y advierte que se inicia el flujo de revisión para la detalles modificados o agregados.

Una vez se desbloquea, se pueden desarrollar los cambios necesarios:



Fecha: 10/04/2013



Aquí, el IMA queda nuevamente en estado “Borrador” e inicia todo el proceso o flujo de revisión que se ha descrito en este manual.

4. Aspectos Generales a tener en cuenta • El IMA contempla la dedicación de tiempo a todas las AT´s en las que esté configurado el

servidor público, es decir, se elabora un IMA por período. En éste se registrarán como horas declaradas el número de horas reales de acuerdo con la fecha de asignación de cada AT.

• El sistema no permitirá enviar a validación un IMA con una cantidad de horas superior a las de los días hábiles del mes, más las horas complementarias. Ejemplo: Si el mes de Febrero de 2013 tiene 20 días hábiles que equivalen a 160 horas y el servidor público dedicó 180 horas para ejecutar sus AT’s, el sistema no permitirá enviar a validación este IMA, si previamente el servidor público no registra en el campo horas complementarias, el valor de 20.

• Máximo se puede registrar el valor de la suma de Horas hábiles del período + Horas complementarias. Ejemplo: los funcionarios con AT para iniciar la ADE, ACE o la auditoría a partir del 28 de enero de 2013, deben registrar 32 horas. En este caso, el sistema genera un anuncio que describe que el número de horas no concuerda con la capacidad instalada, en este caso de igual manera se debe enviar a revisión y el sistema lo permitirá.

• El servidor público que figura con el rol de Supervisor (numeral 5.2.12. de la Guía de auditoría actualizada) en las auditorías del nivel desconcentrado, reportará las horas reales dedicadas a su labor de seguimiento y monitoreo en la AT del Ente Objeto de Control Fiscal del nivel central. Lo anterior significa que en su IMA no realizará reporte sobre la AT de la auditoría de la Gerencia Departamental Colegiada, en la que fue configurado con rol Supervisor. De esta manera, la AT reportada en el IMA incluirá el tiempo de dedicación a la auditoría del nivel central y a la del nivel desconcentrado.

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