sistem informasi pengelolaan kepegawaian pada...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADAMAJELIS PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Arya Haris Mahatmanta
07.12.2717
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
2
3
EMPLOYEES MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OF MAJELISLUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA
SISTEM INFORMASI PEMGELOLAAN KEPEGAWAIAN PADAMAJELIS LUHUR PERSATUAN TAMANSISWA YOGYAKARTA
Arya Haris Mahatmanta
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta as an institution has long
walked in the world of education, having data and important information that must be
managed properly, should be kept confidential, integrity, and availability, data access
authority is needed so that important information is not accessible to unauthorized
persons or can be changed by someone who is not entitled. Information should be
accurate, up to date, and is available when needed, and stored in a safe place to
minimize the loss or destruction of data, which is often overlooked because they still use
manual way.
Human Resources Information System is used to improve performance,
effectiveness and efficiency of existing human resource management within the
organization. And to facilitate supervision of the work ethic of employees. Today is the
era in which information exchange occurs in real time, meaning that information is able to
move or even change according to the time it happened for real. Along with the
development of increasingly advanced information technologies, an increasingly rapid
pace of information can also be used to enhance the competitiveness of an institution,
company or institution. Information management is not separated from the management
of human resources (human resources), human resources is important and crucial
element for the survival of the system in a company or institution. With well-managed
human resources base is the foundation of the establishment of a company will be well
preserved. The combination of information technology to human resource management
will obviously give a new perspective on the management of effective and efficient. The
existence of a web-based staffing management methods will be able to replace the
4
conventional method, because it managed automatically and integrated so that mistakes
are often set by humans (human error) can terminimalisir even avoided.
Personnel information system is a web-based applications. Where the interface
(interface), the input data (input), process (process), the output data (output) to data
storage (storage) is processed by the web server. The advantages of network-based
applications (web based application) is simplicity in its use because it requires no
installation which makes the application depends on a specific operating system (platform
dependence). This application can be accessed using a web browser (eg Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari and others) online
using the Internet network.
Keywords: Information, Security, System Management, Standards, Risk Assessment,
Policy.
5
1. Pendahuluan
Pada zaman sekarang merupakan era di mana pertukaran informasi terjadi
secara real time, artinya informasi mampu berpindah atau pun berubah sesuai
dengan waktu kejadiannya secara nyata. Seiring dengan perkembangan teknologi
informasi yang semakin maju, laju informasi yang kian cepat ini dapat juga
dimanfaatkan untuk meningkatkan daya saing sebuah lembaga, perusahaan maupun
institusi tertentu. Pengelolaan informasi tak lepas dari pengelolan sumberdaya
manusia (human resource), SDM merupakan elemen penting dan krusial bagi
kelangsungan sistem dalam perusahan atau institusi. Dengan SDM yang terkelola
dengan baik maka dasar pondasi berdirinya sebuah perusahaan akan terjaga
dengan baik. Kombinasi antara teknologi informasi dengan pengelolaan SDM ini
secara nyata akan memberikan perspektif baru mengenai pengelolaan yang efektif
dan efisien.
Keberadaan metode manajemen kepegawaian berbasis web ini akan mampu
menggantikan metode konvensional, karena dikelola secara otomatis dan terpadu
sehingga kesalahan-kesalahan yang kerap dilakukan manusia (human error) bisa
terminimalisir bahkan dihindari. Sistem informasi kepegawaian ini merupakan aplikasi
yang berbasiskan web. Dimana tampilan antarmuka (interface) , masukan data
(input), proses (process), keluaran data (output) hingga penyimpanan data (storage)
diolah oleh web server. Keunggulan dari aplikasi berbasiskan jejaring (web based
application), dengan kata lain aplikasi web ini berada pada web master tamansiswa
itu sendiri, ini adalah kesederhanaan dalam penggunaanya karena tidak memerlukan
instalasi yang membuat aplikasi bergantung kepada sistem operasi tertentu (platform
dependence). Aplikasi ini dapat diakses dengan menggunakan web browser (contoh:
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Flock, Apple Safari dan
lain-lain) secara online dengan menggunakan jaringan internet.
6
2. Landasan Teori
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang
mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan,
yaitu :
1. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau
kelompoknya, yang dalam hal ini sistem itu didefinisikan sebagai "suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu aturan tertentu".
2. Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih
menekannkan urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh
Richard F. Neushl sebagai "urutan operasi kerja (tulis- menulis), yang biasanya
melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk
menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi".
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen- elemen atau
komponennya mendefinisikan sistem sebagai "sekumpul elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan". Denagn demikian didalam
suatu sistem, komponen-komponen ini tidak dapat berdiri sendiri-sendiri tetapi
sebaliknya, saling berhubungan hingga membentuk satu kesatuan sehingga tujuan
sistem itu dapat tercapai.
Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain :
1. Komponen Sistem (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling
bekerjasama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan
lingkungan kerjanya.
3. Subsistem
Bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain unutuk
mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
4. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
7
Suatu sistem yang ada diluar dari batas ssitem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.
5. Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain. Adanya penghubung
ini memuingkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem
lainnya.
6. Masukan Sistem (Input)
Energi yang masuk kedalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukkan perawatan
adalah energy yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
7. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energy yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan.
8. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan
menjadi keluaran.
9. Sasaran sistem (Object)
Tujuan yang ingin dicapai oleh sistem akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran
atau tujuan.
Hubungan antara elemen-elemen dalam sistem dapat dilihat pada gambar dibawah
ini.
Gambar 2.1. Elemen-Elemen Sistem
Tujuan
Batasan
Kontrol
Input Proses Output
Sasaran Sistem
8
Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut : Tujuan, batasan dan
control sistem akan berpengaruh pada input, proses dan output. Input yan akan masuk
dalam sistem akan diproses dan diolah sehingga menghasilkan output.
Output tersebut akan dianalisis dan akan menjadi sasaran sistem bagi si penerima dan
dari sasaran sistem ini akan muncul segala macem pertimbangan untuk input
selanjutnya. Selanjutnya sistem ini akan berlanjut dan berkembang sesuai dengan
permasalahan yang ada.
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada ssecara fisik.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem
buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat di prediksi secara tepat,
sedangkan sistem tak tentu adalh sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat
diprediksi.
4. Sistem tertutup dan sistem terbuaka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan atau otomatis,
sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh
lingkungan luar.
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang
berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendukung sumber informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah
memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar disbanding biaya
untuk mendapatkannya. Menurut Gordon B. Davis informasi di definisikan sebagai data
yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerima dan nyata berupa nilai
yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa mendatang.
9
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data
tersebut tidak akan berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu
informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah
data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama
siklus pengolahan data. Perhatikan gambar berikut ini.
Gambar 2.2. Siklus Pengolahan Data
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa data yang merupakan suatu
kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input
kemudia data tersebut dapat diolah dan diprose menjadi suatu output, dan output
tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan dipakai dan diterima
oleh pemakai dan penerima, kemudian penerima akan memberikan sasaran sistem yang
berupa evaluasi terhadap informasi tersebut dan hasil sasaran sistem tersebut akan
menjadi data yang akan di masukkan menjadi input kembali. Begitu seterusnya.
Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bisa ataupun menyesatkan. Akurat juga
berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Pada Waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada pengguna tidak boleh terlambat. Didalam pengambilan
keputusan, informasi yang sudah using tidak lagi bernilai. Bila informasi datang terlambat
sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal ini dapat berakibat fatal bagi
perusahaan.
Input
Sasaran Sistem Sasaran Sistem Output
Proses Output
10
3. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan
dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya.
Disamping karakteristik, nilai informasi juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi
(value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar
disbanding biaya untuk mendapatkannya.
3. Analisis
Tahap analisi sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum
tahap desain sistem . Analisis sistem (sistems analysis) dapat didefinisikan sebagai:
Penguraian dari suatu informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian atau
komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-
perbaikannya.
Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analisis sistem, yaitu:
1.Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2.Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3.Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4.Report, yaitu membuat laporan hasil sistem.
Flowchart Yang Diusulkan
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalanan.
Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut :
11
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Informasi Kepegawaian yang diusulkan
Simbol flowchart :
Menyatakan dokumen atau laporan yang berupa
kertas misalnya
Simbol proses untuk menunjukkan proses
kegiatan yang dilakukan secara manual
12
Simbol aliran data menunjukkan arus proses balik
arah data
Simbol operasi dengan menggunakan mesin
yang mempunyai keyboard
Simbol penampungan data base sistem
Konteks Diagram
Konteks diagram sistem informasi karyawan pada Majelis Luhur
Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada gambar 3.2
5.
Gambar 3.3 Konteks Diagram
Admin0
Sistem Pengolahandata karyawan
Staff
Entri DataManajemen UserMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawan
Entri DataManajemen UserMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawanHak akses
Entri DataMasterPendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawan
Entri DataMaster PendukungMaster PamongMaster KaryawanData Guru SDData Guru SMPData Guru SMAData karyawanHak akses
13
Gamabar 3.2 menunjukkan bahwa sistem karyawan berinteraksi dengan
2 external entity, yaitu admin, karyawan. Seorang admin dapat memasukkan
data karyawan kedalam sistem serta dapat memperoleh informasi sistem dan
memegang hak akses. Seorang staff hanya dapat melakukan edit data karyawan
dan hanya membantu kinerja admin.
DFD Level 1
Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 sistem pengolahan
data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat
dilihat pada gambar 3.4 berikut ini :
Gambar 3.4 DFD Level 1
14
DFD Level 2 Proses 1
Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 1 Proses 1 sistem pengolahan
data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat
dilihat pada gambar 3.5 berikut ini :
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses 1
DFD Level 3 Proses 1
Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 2 Proses 1 sistem pengolahan
data karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat
dilihat pada gambar 3.6 berikut ini :
Gambar 3.6 DFD Level 3 Proses 1
15
DFD Level 4 Proses 1
Proses-proses yang terdapat dalam DFD Level 3 Proses 1 sistem pengolahan data
karyawan pada Majelis Luhur Persatuan Tamansiswa Yogyakarta dapat dilihat pada
gambar 3.6 berikut ini :
Gambar 3.7 DFD 4 Proses 1
16
4. Hasil Penelitian dan pembahasan
Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga
pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah
diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima
input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output
kepada program yang lainnya.
5. Kesimpulan
Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem
manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan.
Sedang penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputerisasi berbasis
web, diharapkan informasi yang dihasilakan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam
proses pengambilan keputusan. Karena sistem komputerisasi mempunyai banyak
keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat
dengan adanya sistem komputerisasi antara lain :
Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan
Dapat menghemat waktu untuk pencatatan, dan pemasukan data.
Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit
data dengan mudah.
Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh
dan tepat waktu
Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama
dievaluasi dari cd atau dari kertas.
Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau
user.
Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
17
DAFTAR PUSTAKA
Barry E. Cushing, Accounting Information Sistem and Businnes Organitation, (Philippines: Addison Werley Publising Company, 1974) Hal 8.
Frederick H. WU, Accounting Information Sistem, Theory and Practice. (InternationalStudent Edition ; Tokyo : MC. Graw Hill Japan, 1984) Hal 65.
Geogre M. Scott, Principles of Management Information Sistem (New York; Mc. GrawHill, 1986) Hal 66.
Gordon B. Travis, Management Information Sistem; Conceptual Foundation,Structures,and Development, (Internatinal Student Editions; Tokyo : MC. Graw HillKogakusa, 1974) Hal 5.
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori danpraktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal1.
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori danpraktek Aplikasi Bisnis, Penerbit AndiYogyakarta, Hal2.
Jhon Burch, Gary Grundnitski, OP Cit hal 37-40.
Robert A Letch /K. Rescoe Davis, Accouting Information Sistem. (New Jersey : Prentice-H., 1983 J, Hal 6.