MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SEKOLAH

Untuk Memenuhi Tugas Sistem Informasi Manajemen

Disusun Oleh :

Nama : Dita Anggiwibia

NIM : 11140252

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Bank BPD Jateng

2015 

BAB 1

PENDAHULUAN

 

Latar Belakang

Suatu lembaga pendidikan formal memiliki keinginan untuk menjelaskan, mendefinisikan serta menerapkan suatu model pendidikan yang berdasarkan ekspektasinya memilki kapabilitas dan sesuai dengan perkembangan zaman.

Manajemen pendidikan pada era informasi merupakan suatu prioritas untuk kelangsungan pendidikan atau dengan kata lain merupakan suatu bentuk pendidikan yang harus memiliki ciri khusus untuk menciptakan hasil yang sesuai dengan tujuan lembaga pendidikan. Hal ini disebabkan penurunan perkembangan pendidikan dilihat dari segi kualitas dan hasil dari ekspektasi lembaga pendidikan. Selain itu, penurunan ini juga disebabkan oleh tidak tersedianya manajemen yang baik untuk mengelola pendidikan di beberapa lembaga pendidikan.

Pendidikan harus menetapkan visi dan misi yang jelas untuk memproduksi keputusan yang berkualitas dan beroperasi secara maksimal seiring perkembangan zaman. Untuk mewujudkan hal ini, perlu dibuat suatu struktur dan manajemen yang pasti dan sesuai dengan visi dan misi lembaga pendidikan. Melalui penggunaan internet dan sistem informasi, lembaga pendidikan dapat mengembangkan manajemen yang baik.

Menurut UU No. 20 tahun 2003 adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara. Pendidikan pada dasarnya adalah proses komunikasi yang di dalamnya berisi suatu transformasi pengetahuan, berbagai nilai dan keterampilan baik di dalam maupun luar sekolah yang berlangsung secara konstan dari satu generasi ke generasi berikutnya.

 

Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam penulisan makalah ini, yaitu terbatas pada:

Konsep sistem informasi manajemen. Penggunaan SIM di lembaga pendidikan. Analisa SIM lembaga pendidikan. Prinsip-prinsip SIM di sekolah. Kebutuhan-kebutuhan pendukung SIM.

 

 

Tujuan dan Manfaat

Tujuan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk menganalisa penggunaan SIM (sistem informasi manajemen) dalam berbagai lembaga sekolah, memahami konsep manajemen, memperdalam ilmu mengenai prinsip dan teori serta menginvestigasi kebutuhan yang diperlukan untuk membangun sistem informasi manajemen sekolah.

 

Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari penulisan makalah ini dikhususkan kepada lembaga pendidikan agar dapat memperdalam ilmu mengenai sistem informasi manajemen sekolah dan menggunakannya untuk peningkatan kualitas layanan baik bagi sekolah maupun pihak umum.

BAB 2

LANDASAN TEORI

 

Database

Database merupakan koleksi data yang saling berhubungan yang dapat diperoleh dengan mudah dan diproses dengan komputer. (http://www.jerrypost.com/MIS/MISGlossary.html)

 

Informasi

Informasi merupakan data yang telah diproses, diatur, dan diintegrasikan untuk menyediakan suatu pandangan tertentu. Informasi yang berkualitas memiliki 5 kriteria, yaitu :

Akurat : informasi harus bisa dipercaya, bebas dari kesalahan, dan tidak membingungkan pengguna informasi.

Tepat waktu : informasi harus diterima tidak terlambat sehingga tidak mengganggu proses pengambilan keputusan.

Relevan : informasi yang diperoleh harus sesuai dengan masalah yang dibahas. Lengkap : informasi yang disajikan lengkap sehingga mempermudah penerima dalam

menggunakannya untuk berbagai kegiatan. Jelas : informasi yang disampaikan harus jelas artinya / tidak ambigu.

           

Sistem

Sistem dijabarkan melalui pendekatan prosedur dan pendekatankomponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem berartisekumpulanprosedur-prosedur yang memiliki suatu tujuan tertentu sedangkan berdasarkan pendekatan komponen,sistem berartisekumpulan komponen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan untuk mencapai tujuantertentu.(Jogiyanto,2001. Sistem Teknologi Informasi, hal 34).

 

Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi hardware, software, infrastruktur, dan personel terlatih yang diatur untuk memfasilitasi perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi.(http://www.businessdictionary.com/definition/information-system.html)

 

Manajemen

Manajemen adalah pengelolaan dan koordinasi berbagai aktivitas bisnis dengan tujuan untuk mencapai suatu objektif yang diinginkan. Manajemen sering dimasukkan sebagai faktor produksi suatu organisasi seiring dengan mesin, material, dan biaya. Menurut ahli manajemen, Peter Drucker (1909-2005), tugas dasar manajemen adalah pemasaran dan inovasi.

Praktek manajemen modern berasal dari studi dari masa lampau yang dilakukan Sir Thomas More (1478 – 1535) dengan melihat berbagai kegagalan dan rendahnya efisiensi kesuksesan beberapa perusahaan. Manajemen berisi berbagai fungsi yang saling berkaitan untuk membuat peraturan perusahaan,  pengaturan, perencanaan, pengontrolan, dan pengarahan sumber daya organisasi dengan tujuan untuk mencapai objektif yang sesuai dengan peraturan yang telah dibuat.

 

Management Information System (MIS)

Management Information System / MIS merujuk kepada suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan suatu alat bagi manajer untuk menyusun, mengevaluasi, dan mengelola berbagai departemen dalam organisasi secara efisien.

Untuk menyediakan informasi baik informasi lama, baru, dan masa depan, sistem informasi manajemen dapat menggunakan software yang membantu dalam membuat keputusan, sumber daya seperti database, hardware sistem, sistem pendukung keputusan, manajemen sumber daya manusia dan proyek, dan berbagai proses terkomputerisasi lain yang membantu departemen dalam bekerja secara lebih efisien. (http://www.webopedia.com/TERM/M/MIS.html).

 

BAB 3

PEMBAHASAN

 

3.1  Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Aplikasi pengunaan SIM di Sekolah

Kegiatan dalam lingkungn sekolah terutama dalam kegiatan belajar mengajar, sistem informasi manajemen semakin berkembang tentu saja dengan dukungan teknologi yang semakin maju pula. Sekolah yang belum menerapkan SIM bisa dikatakan sekolah yang belum update dan masih ketinggalan jaman, karena sekarang semua kegiatan sekolah lebih menguntungkan bila menggunakan SIM.

Pada sistem penerimaan siswa baru, SIM dibutuhkan untuk memudahkan calon siswa untuk mendaftar ke sekolah tersebut, misalkan lewat sistem online. Pihak sekolah dengan mudah menyimpan data calon siswa untuk diolah lebih lanjut dalam database. Memudahkan semua pihak untuk berinteraksi, misalnya pihak sekolah dapat memberikan informasi kepada calon siswa/masyarakat yaitu  mengakses informasi tersebut dengan mudah. Segala informasi yang dibutuhkan oleh masyarat dapat dengan mudah diperoleh tanpa harus datang langsung, dan cukup dibelakang meja komputer dan online.Sistem Informasi Manajemen diperlukan disekolah-sekolah, salahsatunya dengan peningkatan kemampuan TIK. Kita harus tahu bahwa untuk memanfaatkan TIK dalam hal pembelajaran tidak semudah dibayangkan. Perlu beberapa syarat yang harus dipenuhi demi terwujudnya pemanfaatan TIK dalam pembelajaran, diantaranya :

1.  Adanya akses teknologi internet untuk guru maupun siswa, baik di dalam kelas, sekolah, maupun lembaga pendidikan guru.

2.   Adanya materi yang bermutu bagi guru dan siswa3.   Guru harus harus produktif terhadap perkembangan TIK4.   Selain itu, untuk menghindari pemanfaatan teknologi yang kurang bermanfaat apalagi

dalam hal negatif oleh siswa karena pembelajaran TIK antar siswa dengan cepat maka mengarahkan pemanfatan TIK.

Beberapa pemanfaatan TIK dalam pembelajaran diantaranya :1.      Presentasi2.      Demonstrasi3.      Kelas Virtual

Pemanfaatan blog, jejaring sosial menjadikan mereka kreatif dan mengurangi dampak nongkrong atau perkumpulan yang tidak bermanfaat. Mempersiapkan diri kita untuk bersaing di dunia global yang menuntutü kita terjun dalam teknologi, nah apabila kita terbiasa menulis di Blog maka kita akan terbiasa menggunakan teknologi dalam menjalani kehidupan.Dengan e-mail, siswa bisa mengirimkan tugas yang diberikan oleh guru tanpa harus bertatap muka langsung. Dan dengan menjelajah internet, siswa akan tahu banyak hal yang bisa di dapat melalui internet seperti mencari artikel yang berkaitan dengan mata

pelajaran di sekolah. Ini semua sangat menunjang sekali terhadap proses belajar di sekolah.Di sekolah lain pun SIM dijumpai dengan banyak macamnya. Salah satunya ditawarkan kepada sekolah bentuk SIM yang akan diimplementasikan dalam bentuk alat pemrosesan data sekolah berupa perangkat lunak berbasiskan web. Hal tersebut dimaksudkan untuk menunjang kegiatan-kegiatan sekolah, yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

• Tersedianya Informasi untuk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan bagi kepentingan sekolah ke depan• Tersedianya layanan informasi bagi komunitas sekolah seperti guru, siswa, staf, pimpinan, orang tua, alumni dan masyarakat pada umumnya• Memberikan nilai tambah bagi profil sekolah sehingga bisa meningkatkan daya saing yang lebih baik

Tujuan-tujuan diatas sesuai dengan perkembangan yang dinamis bagi keperluan pengembangan sekolah di masa datang yaitu fleksibilitas, akuntabilitas dan transparansi sehingga sekolah diharapkan tidak akan ketinggalan jaman dalam mempersiapkan anak didiknya menghadapi era global yang sudah berjalan dengan sangat cepat ini. Dalam pengembangan SIM Sekolah ini, kami harapkan aplikasi berbasis web ini memiliki keunggulan-keunggulan diantaranya :

a.   Berbahasa Indonesia, hal ini untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasionalkan SIM Sekolah.

b.   Jumlah pengguna tidak dibatasi, karena sistemnya menggunakan basis web sehingga siapa saja yang terhubung ke jaringan server SIM Sekolah bisa mengakses melalui browser

c.   Memiliki fitur backup database secara manual dan otomatis, sehingga keamanan data bisa lebih terjamin

d.   Pengaturan Menu yang user-friendly sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna sehingga memberikan kemudahan dalam menggunakannya

e.   Menghasilkan laporan-laporan yang berguna bagi pengambilan keputusan dan perencanaan, baik laporan bersifat khusus maupun umum.

Komponen Sistem Informasi Manajemen yang diperlukan

Komponen sistem informasi manajemen  adalah seluruh elemen yang membentuk suatu

sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem

informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik :

1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik

pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang

dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

a. Sistem Administrasi dan Operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan

sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus

menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

b. Sistem Pelaporan Manajemen

Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat

periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

c. Sistem Database

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi,

dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan

organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi

yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

d. Sistem Pencarian

Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan

sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

e. Manajemen Data

Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi

dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan

peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-

komponen tersebut meliputi:

a. Perangkat keras:

1) Komputer (CPU, Memory)

2) Pesawat Telepon

3) Peralatan penyimpan data (Decoder)

b. Perangkat lunak

1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data

2) Program aplikasi

c. DataBase

1)  File-file tempat penyimpanan data dan informasi

2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

d. Prosedur pengoperasian

1)  Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan

informasi yang akan digunakan

2)   Instruksi penyiapan data sebagai input

3)   Instruksi operasional

e. Personalia pengoperasian

1)  Operator

2 ) Programmer 

3)  Analisa sistem

4)  Personalia penyiapan data

5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

  Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah, antara lain :

Ketersediaan / availability

Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

Mudah untuk dipahami / comprehensibility

Informasi yang tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem. Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari sistem informasi dan keputusan yang tepat.

Kesesuaian / relevant

Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi, ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.

Kelengkapan / completeness

Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.

Ketepatan waktu / timing

Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem informasi. Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk membuat sistem akhir.

Terorganisir / coordinated

Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

Meningkatkan produktivitas

Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan. Misalnya, sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :

Sistem Informasi Profil Sekolah

Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap sekolah.

Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga pengajar.

Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen / pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.

Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut :

Sudut pandang dewan kurikulum

Sudut pandang tenaga pengajar Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif Sudut pandang siswa

Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.

Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah / publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan sekolah.

 

Material Penyusun Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Untuk membuat suatu sistem berdasarkan ruang lingkup sistem informasi manajemen sekolah, diperlukan bahan-bahan / material yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung terciptanya sistem informasi yang baik. Beberapa material yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

Profil Siswa

Merupakan data siswa secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya admisi, biaya sekolah, kelas, hasil prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa yang bersangkutan.

 

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan1 Registrasi Siswa Data penerimaan siswa baru

2 Kelas dan Subjek Siswa

Data mengenai kelas dan subjek yang disediakan dalam suatu kelas untuk siswa

3 Kartu Hasil Prestasi Siswa

Data mengenai hasil perolehan nilai siswa pada subjek dan kelas tertentu

4 Biaya Sekolah Siswa Data biaya dan iuran sekolah

5 Penghargaan dan Catatan Siswa

Data mengenai penghargaan dan catatan mengenai siswa selama masa studi siswa

6 Surat Pengunduran Diri Siswa

Surat penjelasan siswa yang mengundurkan diri selama masa studi

Subjek dan Kelas Sekolah

Merupakan informasi mengenai kelas-kelas yang ditawarkan sekolah seperti matematika dan bahasa dan subjek-subjek yang ada di dalam kelas tersebut.

 

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

1 Kelas Sekolah Informasi mengenai kelas yang ditawarkan sekolah

2 Subjek dalam Kelas Sekolah

Informasi mengenai subjek dalam suatu kelas yang ditawarkan sekolah

3 Biaya Kelas Informasi biaya dari berbagai kelas

 

Peran Sistem Sekolah

Merupakan konten mengenai peran dan tanggung jawab dari berbagai fakultas sekolah.

 

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

1 Tenaga Pengajar

Memungkinkan pengajar untuk mengelola data siswa meliputi kuis, tugas, hasil ujian tengah semester dan akhir semester

2 Resepsionis

Memungkinkan resepsionis untuk menambah, menghapus, memperbaharui, dan melihat data akademis dan biaya siswa

3 Kepala SekolahMemungkinkan kepala sekolah untuk melihat data siswa, biaya, informasi dan kinerja staf sekolah

 

Perencanaan Sekolah

Informasi mengenai jadwal kelas dan berbagai peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.

 

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

1 Jadwal Kelas

Informasi mengenai penambahan kelas baru, pembaharuan jadwal kelas per masa studi, dan penjelasan seluruh jadwal kelas yang ada dalam sekolah

2 Jadwal Peristiwa Penting / Event

Informasi mengenai berbagai tipe dan event yang akan datang

 

Kehadiran

Memungkinkan pembuatan laporan mengenai daftar kehadiran siswa dan staf sekolah.

 

No Nama Kebutuhan Detail Kebutuhan

1 Kehadiran SiswaInformasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran siswa

2 Kehadiran Staf Sekolah

Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran staf sekolah

 

Analisa dan Perancangan Sistem

Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian sistem informasi ke dalam beberapa bagian dengan maksud untuk identifikasi dan evaluasi. Berbagai permasalahan, kesempatan, dan hambatan, dan kebutuhan yang diharapkan dianalia sehingga dapat dicari solusinya.

 

Analisa Kelemahan Sistem

Analisakelemahan sistem dapat dilakukan dengan meninjau permasalahan yang mengganggu sistem yang sudah digunakan / ada sebelumnya. Masalah-masalah pada sistem dapat diidentifikasi melalui teknik analisa PIECES yang terdiri dari 6 komponen, yaitu :

Performance (kinerja), dapat ditinjau dari : Tingkat keberhasilan pengiriman message dalam jaringan sistem (throughput). Waktu respon / jawaban sistem (response Time). Information (informasi), dapat dilihat melalui : Hasil

Dari hasil yang ada, dilihat apakah ada kekurangan informasi, kesesuaian informasi dengan masalah, kelebihan informasi, format informasi yang tidak berguna / dimanfaatkan, ketidaktepatan informasi, dan kesulitan pembuatan informasi.

Masukan / input

Input data dapat bermasalah jika data sulit untuk didapat, adanya pengulangan perolehan data, terlalu banyak data yang diperoleh, dan kemungkinan perolehan data yang tidak legal / melanggar hak cipta.

Data yang disimpan

Data yang disimpan dapat menimbulkan permasalahan jika data tidak aman dari berbagai ancaman dan tindak pembajakan, data tidak terorganisir, data tidak fleksibel, dan data tidak dapat diakses.

Economic (ekonomi), dapat dilihat dari : Biaya

Biaya dapat menimbulkan masalah jika biaya yang diperlukan tidak diketahui, tidak dapat ditelusuri, dan terlalu mahal.

Profit / keuntungan

Profit dapat dicapai dengan melihat tren bisnis baru dan peningkatan pemasaran.

Control (kontrol), dapat diteliti melalui : Keamanan / kontrol yang kurang

Hal ini dapat menyebabkan data masukan tidak cukup diolah, regulasi privasi data dapat dilanggar, kemungkinan terjadinya pemrosesan error, dan pengambilan keputusan yang tidak benar (error).

Keamanan yang terlalu ketat

Hal ini dapat menyebabkan ketidakpraktisan bagi pelanggan dan pekerja dan penundaan pemrosesan.

Efficiency (efisiensi), dapat dilihat melalui : Waktu yang terbuang dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini dapat terjadi karena adanya pengulangan pemasukan data, pengulangan pemrosesan data, dan pengulangan pembuatan informasi.

Material dan usaha yang sia-sia dikarenakan kesalahan orang dan mesin / komputer

Hal ini bisa dilihat jika usaha dan material yang diperlukan untuk menjalankan suatu tugas sangat besar.

Service (layanan), dapat dilihat melalui : Sistem membuat hasil yang tidak akurat. Sistem membuat hasil yang tidak konsisten. Sistem membuat hasil yang tidak dapat dipercaya. Sistem tidak mudah untuk digunakan. Sistem tidak mudah untuk belajar.

 

Analisa Kebutuhan Sistem

Analisa kebutuhan sistem terbagi menjadi 2, yaitu :

Kebutuhan Fungsional

Merupakan kemampuan sistem untuk menjalankan proses dan menampilkan informasi sesuai dengan kepentingan pengguna. Beberapa kebutuhan fungsional yang umum ada pada sistem informasi manajemen sekolah adalah :

Administrator

Pada umumnya, pada suatu layanan sistem informasi manajemen sekolah tugas yang dapat dilakukan administrator adalah melakukan login ke sistem dan mengubah data siswa, guru, jadwal pembelajaran, kelas, daftar nilai siswa, dan berita sekolah melalui penambahan maupun penghapusan data.

Siswa

Siswa memiliki kebutuhan untuk mengakses sistem menggunakan nomor induk masing-masing siswa, meninjau dan mem-print nilai dan jadwal kelas yang diikuti, dan memperoleh bahan dan soal mata pelajaran terkait melalui fitur download.

Guru

Guru dapat menggunakan sistem informasi manajemen sekolah untuk memasukkan nilai masing-masing siswa dan materi yang diajarkan di kelasnya. Nomor induk kependudukan dapat digunakan sebagai metode untuk login bagi masing-masing guru.

Visitor / pengunjung

Pengunjung dapat melakukan pendaftaran siswa baru dan melihat berita terkait sekolah melalui MIS.

Kebutuhan Non Fungsional

Merupakan faktor pendukung yang mengoptimalkan kinerja sistem. Hal ini dapat ditinjau dari :

Kebutuhan Hardware

Syarat hardwareminimal yang diperlukan dalam implementasi MIS, antara lain :

Processor Intel Pentium 4 Hardisk 50GB

• RAM 1GB

• VGA 128MB

• Sistem Operasi Windows 7

Kebutuhan Software

Software yang digunakan dalam pembuatan program sistem dapt berupa :

• Sistem Operasi : Windows 7

Web Server : Apache/XAMPP Database Server : MySQL Script Engine : PHP Web Browser : Google Chrome Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna dalam tahap pembuatan sistem pada umumnya adalah :

System analyst

Tugas : menganalisa sistem dengan mempelajari kemungkinan timbulnya permasalahan dan penentuan kebutuhan sistem yang sesuai untuk kemudian diidentifikasi sehingga dapat menghasilkan desain dan solusi yang tepat.

Programmer

Tugas : penulisan kode program / pemrograman sistem yang telah ditentukan sebelumnya berdasarkan rancangan yang telah dibuat system analyst.

Operator / pemakai

Tugas : menggunakan sistem atau dalam beberapa kasus dapat berperan sebagai pengelola sistem dengan terlebih dahulu dilatih programmer / system analyst untuk mengetahui cara kerja sistem.

 

Analisa Kelayakan Sistem

Studi kelayakan sistem merupakan suatu penilaian terhadap suatu sistem  untuk menentukan apakah sistem yang telah dikembangkan akan terus dijalankan atau diganti dengan sistem baru. Institusi dan organisasi secara otomatis dianggap telah memenuhi standar kelayakan teknologi jika sudah menggunakan program berbasis internet. Analisa kelayakan sistem dibagi menjadi 2, yaitu :

Analisa Kelayakan Teknologi

Teknologi dianggap layak jika informasi dari suatu lembaga sekolah dapat diakses melalui layanan internet. Selain itu, suatu repositori khusus institusi penyedia informasi perlu dibuat,

selalu terhubung dengan jaringan internet dalam waktu 24/7, dapat diakses kapanpun dan di manapun.

Analisa Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum dapat dilihat dari peraturan yang diterapkan oleh institusinya. Hukum yang telah ditetapkan tidak boleh dilanggar melalui kesalahan dalam penggunaan sistem atau berbagai aspek lainnya. Aspek utama yang harus menjadi fokus untuk kelayakan jukum adalah masalah hak cipta. Untuk menghindari masalah pembajakan / ilegalitas data, maka sistem harus disertakan dengan kekuatan hukum melalui pembuatan hak cipta atas sistem tersebut.

Sistem baru yang akan digunakan dianggap layak jika tidak menyimpang dari hukum yang ada, karena sistem yang diterapkan tidak mengandung unsur SARA, pelecehan, dan tidak merupakan hasil pembajakan karya individu lain. Hal ini perlu diutamakan untuk tidak menimbulkan masalah bagi pihak sekolah yang bersangkutan.

Analisa Kelayakan Operasional

Optimalisasi penerapan sistem dapat tercapai jika staf yang akan menggunakan sistem diberikan pelatihan untuk memungkinkan operasi sistem yang lebih baik. Hal ini ke depannya juga akan memberikan pengaruh antara lain mempercepat proses arus data informasi dan meningkatkan ketepatan informasi kepada pengguna.

Sistem yang dianggap layak secara operasional juga dilihar dari sejauh mana kemampuan pengguna baik staf sekolah, guru, siswa, orang tua siswa, dan masyarakat dalam menggunakannya. Jika mereka mampu memahami penggunaan setiap bagian sistem, maka sistem dapat dianggap layak secara operasional.

 

Implementasi Sistem

Tahapan implementasi terdiri atas 4 bagian, yaitu :

Publikasi website

Hal ini dilakukan dengan memasukkan website yang belum diolah ke internet sebagai prototype yang dapat diakses orang lain.

Pengujian sistem

Tujuan pengujian sistem adalah untuk mengetahui kekurangan darisistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Uji programdilakukan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap sistem tersebut. Ada dua jenis uji program, yaitu :

White Box Testing

Tes ini dimaksudkan untuk memprediksi cara kerja software secara rinci. Salah satu bentuk uji white box adalah uji konversi di mana pengujian dianggap sukses jika fungsi-fungsi software dapat berjalan sesuai dengan ekspektasi pengguna sistem.

Black Box Testing

Tes ini dilakukan melalui uji coba antar muka software. Tujuan uji ini adalah pencarian kesalahan / error pada fungsi dikarenakan adanya kesalahan fungsi, hilangnya fungsi pada sistem, antar muka, struktur data, dan kinerja yang tidak sempurna.

Salah satu contoh black box testing adalah uji validasi. Untuk melakukan pengujian, maka langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah menjalankan aplikasi, menambahkan data dan menyimpan data.

Konversi sistem

Merupakan tahap peralihan dari penggunaan sistem lama ke sistem baru.

Implementasi Lanjutan

Merupakan tahap pengembangan sistem secara lebih lanjut, monitorisasi sistem dan penjagaan sistem dari kemungkinan terjadinya error yang tidak dapat dicegah. Ada beberapa hal yang dilakukan pada tahap ini, antara lain :

Memiliki duplikat website yang digunakan untuk sistem secara keseluruhan

Duplikasi dapat dilakukan dengan memindahkan data yang ada dalam website ke dalam media penyimpanan seperti CD-ROM atau flashdisk sebagai antisipasi kesalahan jika pada suatu saat terdapat kesalahan pada sistem. Hal ini akan mempermudah lembaga sekolah dalam melakukan backup data jika diperlukan.

Mengelola sistem melalui pembaharuan isi website, gambar, berita, dan keterangan lain yang berhubungan dengan lembaga sekolah.

BAB 4

PENUTUP

 

Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa :

Langkah-langkah yang spesifik mulai dari analisa sistem, definisi masalah, analisa PIECES, analisa kebutuhan sistem, dan berbagai aktivitas yang mendukung terbentuknya MIS yang interaktif dan menarik.

Website merupakan media penyampaian informasi yang dapat menarik minat pengguna dan meningkatkan kualitas baik bagi pihak sekolah maupun luar sekolah.

Penggunaan MIS menunjukkan citra positif lembaga sekolah tidak hanya dalam ruang lingkup nasional melainkan juga internasional dikarenakan penggunaan teknologi terbaru identik dengan penyesuaian dengan standar yang digunakan di berbagai negara.

Sistem dapat meningkatkan kualitas pelayanan informasi melalui penyediaan informasi yang up-to-date dan jelas.

 

Saran

Beberapa saran yang dapat diungkapkan untuk meningkatkan penelitian di masa yang akan dating, antara lain :

Manajemen database sistem yang berkaitan dapat ditingkatkan dengan menerapkan konsep pengembangan sistem database yang terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa berupa penambahan fitur backup data untuk mencegah ancaman terhadap data di masa depan.

Dari segi antar muka, website dapat dikembangkan secara interaktif dan user friendly sehingga menarik minat pengguna dan mempermudah proses komunikasi.

Pemeliharaan sistem dengan melakukan maintenance perangkat lunak dan keras secara teratur.

Penambahan fitur-fitur seperti untuk alumni agar terjalin hubungan antara alumni dengan lembaga sekolah dan sebagai penyedia informasi tambahan.

 

DAFTAR PUSTAKA

http://rizkyisninda.blog.binusian.org/makalah-sistem-informasi-manajemen-lembaga-sekolah/

http://crl.du.ac.in/ical09/papers/index_files/ical-121_185_722_1_PB.pdf

http://studentgoblog.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-manajemen-sekolah.html