1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA

SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh:

Sri Setyaningsih

06.11.1245

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

2

3

Management Information System Of Student’s At Sekolah Tinggi Hindu Dharma

(STHD) Klaten

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI

HINDU DHARMA (STHD) KLATEN

Sri Setyaningsih

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

In this era of globalization, as now, very rapid development of information

technology. The information needs to be very important to meet the needs of an

organization or institution management in decious-making.

Student’s data management information system is one of the functions of academic

activities in providing services on the accuracy of student data and to meet the demands

of information processing. At STHD Klaten computer facilities are minimal, can cot be

used optimally by STHD Klaten order to support on going system performance, and

therefore need to be made of data processing information system. To meet this need, in

thesis will be made student’s Data Management Information System to address the

problems that occur. With this program are expected STHD can produce information

quickly, precisely and accurately.

Persuant to data, hence earning making an information system able to support

fluency in the management data processing. This software will be made by using

Microsoft SQL Server 2000 as the database and Microsoft Visual Basic 6,0 as tool of it’s.

Keywords: System, Information, Management Information System Student’s Data at

STHD

4

1. Pendahuluan

Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, perkembangan teknologi

informasi sangat penting. Informasi bukan hanya menjadi suatu kebutuhan

melainkan informasi sebagai bahan penggerak dalam berlangsungnya suatu

manajemen organisasi atau lembaga dalam pengambilan keputusan.

Komputer sebagai alat bantu untuk mendapatkan informasi sangat

diperlukan karena selain menjamin keakuratan data, komputer juga dapat

menghemat waktu, biaya serta diakses dengan cepat dan mudah sehingga

memperoleh data yang cepat sesuai kebutuhan, baik bagi dosen, staf serta

mahasiswa itu sendiri.

Aplikasi sistem informasi akademik mahasiswa merupakan salah satu fungsi

dari kegiatan akademik dalam memberikan pelayanan pada mahasiswa dan untuk

memenuhi setiap tuntutan informasi pihak pengolah. Aplikasi sistem informasi

akademik mahasiswa yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah yang terjadi

dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

Melihat kenyataan itu, penulis terdorong untuk mengadakan penelitian

tentang pengolahan data mahasiswa pada Kampus Sekolah Tinggi Hindu Dharma

(STHD) Klaten dengan judul “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA

MAHASISWA PADA SEKOLAH TINGGI HINDU DHARMA (STHD) KLATEN”.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Kata sistem menurut para ahli mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari

sudut mana memandangnya. Berikut akan diberikan definisi sistem secara

umum, yaitu:

“Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi

serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang

untuk mencapai satu tujuan. ”.1

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang

menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat

digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

2.2.1 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal yaitu:

1 Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan bersaing

perusahaan & organisasi modern, Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007, hal 3

5

1. Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya.

2. Tepat pada waktunya

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya

tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai

yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan

keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan

diambil.

3. Relevan

Berarti informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kebutuhan dan

bidang dari para pemakai informasi sehingga informasi mempunyai nilai

manfaat bagi pemakainya.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Secara umum sistem informasi merupakan aktivitas-aktivitas yang berisi

informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Informasi bagi

manajemen sangat penting untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem

informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Davis sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tetentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.2

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

John Burch Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi

terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan

(building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok

keluaran (output block), blok teknolohi (technology block), blok basisdata

(database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem,

keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan lainnya

membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan.

2 John Burch, Gary Grudnitski, Op. cit., hal. 37-40, diambil dari buku : .Jogiyanto HM., MBA.,

Akt., Ph.D., Analisis & Desain Sistem Informasi. Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta,

2005, hal 11

6

2.4 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan

2.4.1 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat

lunak Relation Database Management System (RDMS) yang handal. Didesain

untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat

dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga

pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows

Millenium.

2.4.1.1 Fasilitas–fasilitas Penting Dalam Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 lengkap dengan fasilitas-fasilitas yang mempermudah

pengguna menangani database, diantarnya :

a) Web assistant wizard.

b) SQL server profiler.

c) SQL server manager

2.4.3 Visual Basic 6.0

Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user

interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners

All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi

pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic

juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam

modul-modul.

2.4.3.1 Kemampuan Visual Basic

Visual Basic 6.0 memiliki beberapa kemampuan dan Keistimewaan yang

menjadikan Visual Basic 6.0 ini unggul, yaitu :

1) Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih

cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

2) Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana

yang mempermudah dalam pembuatan aplikasi dengan tugas-tugas tertentu.

3) Teknologi ActiveXTm memungkinkan kita untuk memakai fungsi-fungsi yang

disediakan dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Microsoft

Excel Spreadsheet, dan aplikasi windows lainya.

4) Visual Basic tersedia dalam tiga edisi setiap peralatan disiapkan untuk

memenuhi kebutuhan spesifik dalam setiap pembuatan aplikasi. Adapun ketiga

edisi dari Visual Basic tersebut yaitu Visual Basic Learning Edition, Visual Basic

Profesional Edition, dan Visual Basic Entreprise Edition.

7

5) Internet, mampu mengintegrasikan dokumen, baik dari aplikasi user ke internet

maupun dari internet ke aplikasi user

6) Finishing aplication, untuk komplikasi aplikasi menjadi file .exe. kemudian

dengan Virtual Basic Machine, aplikasi dapat didistibusikan.

3. Analisis

3.1 Analisis PIECES

3.1.1 Performance (Kinerja)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam

suatu perusahaan dirasakan kurang efektif dan efisien. Kinerja yang dimaksud

adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.

Throughput (Tp) adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem

tertentu. Response time (Tr) adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua

pekerjaan ditambah dengan waktu respone untuk menangani pekerjaan tersebut.

Kelemahan sistem lama:

1. Lambatnya proses pencarian data mahasiswa, membutuhkan waktu sekitar

10 menit untuk menyampaikan laporan data mahasiswa.

2. Pencarian dan pembuatan laporan data mahasiswa memerlukan waktu yang

lama karena pembuatannya masih bersifat manual

3.1.2 Information (Informasi)

Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka Sekolah Tinggi Hindu

Dharma (STHD) Klaten akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan

relevan dengan yang diharapkan. Didalam sistem pengolahan data karyawan masih

membutuhkan peningkatan kualitas dalam pemberian informasi kepada mahasiswa.

Kelemahan sistem lama:

1. Informasi tentang data mahasiswa yang dihasilkan tidak akurat karena masih

banyak terdapat kesalahan penulisan

2. Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk diberikan kepada

mahasiswa.

3. Informasi yang diberikan tidak relevan karena kurang memberikan manfaat,

data yang dihasilkan juga masih banyak terdapat kesalahan.

3.1.3 Economy (Ekonomi)

Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap

manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Berdasarkan

penilaian secara ekonomis maka sistem pengolahan data peminjaman secara

terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan kampus dengan menekan biaya

untuk pembelian alat-alat tulis.

8

Kelemahan sistem lama:

1. Biaya yang digunakan untuk penggandaan alat tulis, tinta, buku dan kertas

lebih besar.

2. Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan

biaya operasional

3.1.4 Control (Kontrol)

Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan

memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian atau

control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari

dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta

untuk menjamin keamanan data atau informasi. Dengan adanya kontrol, maka tugas-

tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diperbaiki.

Kelemahan sistem lama:

Pada sistem yang lama ini pengendalian mengenai keamanan data

mahasiswa serta pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit

dijalankan.

3.1.5 Efficiency (Efisiensi)

Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan

ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan

dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi

dengan inputnya. Dari hasil pengamatannya pada sistem yang sedang berjalan dapat

dinilai bahwa pendayagunaan personil belum efisien. Dengan sistem

terkomputerisasi sumber daya dan personil yang digunakan lebih efisien.

Kelemahan sistem lama:

Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih melakukan

dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan

berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.

3.1.6 Service (Pelayanan)

Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam

suatu kampus peningkatan pelayanan terhadap mahasiswa merupakan tujuan

utama. Pada Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten pelayanan kepada

mahasiswa dinilai cukup baik.

Kelemahan sistem lama:

Kurangnya pelayanan kepada mahasiswa.

9

3.2 Analisis Kelayakan Sistem

3.2.1 Kelayakan Teknologi

Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah

memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras

dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi

pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.

3.2.2 Kelayakan Hukum

Dilihat dari segi hukum dan peraturan yang berlaku dinegara kita, maka sistem

yang baru atau yang diusulkan tidak menyimpang dari ketentuan atau aturan yang

telah ditetapkan. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan harus resmi sesuai

dengan perizinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum

yang berlaku dan tidak menimbulkan masalah hukum baik pada waktu yang

sekarang maupun yang akan datang.

3.2.3 Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak

untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada

untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal, dan kemampuan sistem

untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, akurat dan

relevan serta kemampuan pengendalian operasi dari sistem sehingga akan lebih

efisien dan tentunya harus dapat menjaga keamanan data.

3.2.4 Kelayakan Ekonomi

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi

berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa

mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan

sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan

akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-

penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan

lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang

baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem

informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan

teknik analisis biaya.

4. Implementasi Sistem

Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan suatu sistem supaya siap untuk

dioperasikan. Pada aplikasi sistem informasi akademik mahasiswa

diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0

10

sebagi interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan

SQL Server 2000.

4.1 Uji Coba Program

Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat

lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi.

4.1.1 Syntak Error

Syntak Error merupakan jenis kesalahan yang terjadi apabila salah dalam

pengetikan bahasa pemrograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa

compiler yang digunakan.

Gambar 4.1. Contoh Kesalahan Penulisan

4.1.2 Runtime Error

Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program

dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum

selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum

terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini.

11

Gambar 4.2. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses

4.1.3 Logic Error

Logic Error merupakan kesalahan pada logika, kesalahan seperti ini sulit untuk

ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap

akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah.

Sebagai contoh pada input siswa pada program yang dibuat. Jika terjadi kesalahan

dalam penginputan maka akan muncul pesan error sebagai berikut :

Gambar 4.3. Contoh Kesalahan Sewaktu Proses

Dengan demikian maka dapat diketahui bahwa sistem yang telah dibuat berjalan

sebagai mana mestinya.

4.2 Uji Coba Sistem

Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan

antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem

ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari

12

sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk

mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi.

Pengujian sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh.

Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk

melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya

dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua

metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box

testing.

4.2.1 White Box Testing

Uji coba white box testing merupakan metode perancangan test case yang

menggunakan structural untuk mendapatkan test case. Tes ini digunakan untuk

meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karena logic path ( jalur logika ),

perangkat lunak dites dengan kondisi dan perulangan secara fisik. Contoh

pengujian white box testing ini merupakan peringatan ketika user menginputkan

password user yang salah, untuk kesalahan semacam ini sistem akan memberikan

suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang dilakukan, berikut

informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena salah

menginputkan passwordnya pada menu login program.

4.2.2 Black Box Testing

Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan tombol

fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi kesalahan,

tetapi aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan harus diikuti

karena apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang tidak sesuai

dengan aturan seperti kesalahan berikut, kesalahan ketika user belum

menginputkan data yang harusnya diinput sesuai ketentuan sistem yang dijalankan

dan sistem memberikan informasi kepada user karena data yang ingin diproses

belum lengkap atau tidak memenuhi ketentuan untuk diproses selanjutnya.

4.3 Manual Program

Manual program akan menjelaskan bagaimana cara menggunakan program atau

aplikasi yang dibuat, hal ini bertujuan agar pengguna dapat menjalankan program

dengan baik.

13

4.3.1 Menu Login

Gambar 4.3 Form Login

4.3.2 Form Mahasiswa

Gambar 4.4 Form Mahasiswa

4.3.3 Form Dosen

Gambar 4.5 Form Dosen

14

4.3.4 Form Hasil Kelas

Gambar 4.6 Form Hasil Kelas

4.3.5 Form Jurusan

Gambar 4.7 Form Jurusan

4.3.6 Form Ruang

Gambar 4.8 Form Hasil Ruang

15

4.3.7 Form Kelas

Gambar 4.9 Form Kelas

4.3.8 Form Jadwal

Gambar 4.10 Form Jadwal

4.3.9 Form Nilai

Gambar 4.11 Form Nilai Mahasiswa

16

4.3.10 Form Matakuliah

Gambar 4.12 Form Hasil Matakuliah

5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil uraian penjelasan dan pembahasan yang telah dilakukan pada

bab-bab sebelumnya maka diperoleh kesimpulan mengenai pembuatan sistem

informasi akademik Sekolah Tinggi Hindu Dharma (STHD) Klaten antara lain:

1. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas akademik STHD dalam

pengolahan data yang berhubungan dengan informasi-informasi mahasiswa dan

dosen.

2. Data-data yang berhubungan dengan akademik STHD tersimpan dalam suatu

database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali.

3. Penyimpanan data secara sistem database akan membantu dalam melakukan

penyimpanan data, perubahan data, penghapusan data, pencarian dan

pembuatan laporan.

17

DAFTAR PUSTAKA

Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset .

Davids, Gordon B. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan Bersaing perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset .

Jogiyanto HM. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi Offset.

MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan. 2008. Microsoft Visual Basic 6.0 Untuk Pemula. Yogyakarta: Andi Offset.

,Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan. 2003. Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Yogyakarta: Andi Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Sutanta, Edhy. 1996. Sistam Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Utami, Ema & Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset .

www.amazone.com

www.sthd.ac.id