sistem informasi manajemen - 01

1

FItriana M.Sabir, S.Kom

SISFO adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan untukmengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi dalamusaha mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, kontrol dalamorganisasi.

I T

Organisasi

SISFO


Organisasi :Sisfo merupakan bagian dari organisasi. Kunci utama dariorganisasi adalah orang, SOP dan budaya. Organisasimengkoordinasikan pekerjaan melalui struktur hirarki, sertamempunyai SOP untuk dipatuhi dan dijalankan.

Manajemen :Para manajer sesuai dengan tingkatannya dalam levelorganisasi menentukan strategi bisnisnya sendiri-sendiri.

Teknologi :Berupa H/w, S/w, Storage, komunikasi, Network.


Bisnis

Unit strategi

SOP

Organisasi I T

KetergantunganS/w

H/w

DB

Network


1. Merampingkan Organisasi2. Merubah Work Flow3. Merubah batasan organisasi4. Globalisasi5. Arsitektur informasi6. Investasi7. Kontrol dan Tanggung Jawab


Tipe SISFO Level Manajemen

Strategis

Manajemen

Pengetahuan

Operasional

Manajer Senior

Manajer menengah

Pekerjaan pengetahuan

Manajer Operasional

Unit-unit bisnisFItriana M.Sabir, S.Kom

Operasional :Mendukung pengoperasian tugas sehari-hari seperti penjualan, pembelian,penggajian.

Pengetahuan :Merupakan sistem pendukung tersebarnya pengetahuan bagi para pekerja dalamorganisasi. Tujuan utama dari sistem ini adalah menolong organisasi untukmenemukan, mengorganisasikan, serta menyatukan pengetahuan baru dalamorganisasi dan mengontrol aliran kertas kerja.

Manajemen :Sistem yang didesain untuk memonitoring, kontrol serta pengambilan keputusanbagi manajer tingkat menengah.

Strategis :Menolong senior manajer untuk mengambil prediksi jangka panjang serta isustrategis lainnya. Intinya lingkungan luar apa yang mempengaruhi jalannya bisnis


E I S

S P K S I M

T P SO A S K M S


JENIS SISFO INPUT PROSES OUTPUT PEMAKAI

E I S Data internal dan eksternal

Interaktif, grafik, simulasi

Prediksi, respon untuk query

Senior manajer

S P K Database yg dioptimalisasikan untuk analisis data, model

Interaktif, analisis, simulasi

Respon untukquery, analisis keputusan

Profesional, staff manajer

S I M Kumpulan data transaksi, model sederhana

Laporan rutin Kesimpulan Manajer tingkat menengah

K M S Dasar pengetahuan spesifikasi desain

Modeling, simulasi

Grafik, model Profesional, teknikal staff

O A S Jadwal, dokumen Komunikasi, jadwal, manajemendokumen

Dokumen, jadwal Staff

T P S Kejadian, transaksi

Urut, gabung, list, serta update

Lap. Lengkap, kesimpulan

Staff operasi


2


Faktor yang mempengaruhi :

Lingkungan BudayaStruktur

SOPProses Bisnis

PolitikPerusahaan

I TOrganisasi


Gambar diatas, Menunjukkan hubungan 2 arah antara

organisasi dengan sisfo. Keduanya mempunyai hubungan

yang saling menguntungkan. Dari pihak sisfo, harus

diterapkan pada organisasi agar dapat menghasilkan

informasi yang diperlukan oleh organisasi. Sedangkan dari

pihak organisasi harus membuka diri untuk penerapan

sisfo sehingga keuntungan dapat dirasakan sebesar-

besarnya.

Hubungan keduanya begitu rumit karena terlalu banyak

faktor yang menjadi ukuran, seperti : lingkungan, budaya,

struktur, SOP, proses bisnis, politik dan perubahan.


Defenisi organisasi dipandang dari 2 segi yaitu : Teknik dan Tingkah Laku.

Sebagai tingkah laku maka organisasi terdiri dari struktur sosial yangformal, stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungannya sertamemprosesnya menjadi output. Dari segi tingkah laku maka organisasimerupakan sekumpulan hak, kewajiban dan tanggung jawab yangdiperlakukan seimbang setiap peristiwa dalam organisasi. Kedua segitersebut saling melengkapi satu sama lainnya.

Dari segi teknik, organisasi memandang sisfo sebagai sebagai alat baruyang merubah input menjadi output yang semakin baik, sedangkan tingkahlaku memandang organisasi yang mengimplementasikan sisfo tidak semata-mata menghadirkan alat baru tetapi harus bisa merubah proses.


Hampir semua organisasi pada jaman modern ini mirip karena organisasi tersebutmempunyai kesamaan karakteristik, yaitu :1. Divisi dari pekerja.2. Hirarki.3. Peraturan dan prosedur4. Penilaian sama5. Kwalitas untuk posisi6. Maksimal efisiensi organisasi

Kesamaan karakteristik organisasi ini sering disebut birokrasi. Selain itu ada lagibeberapa hal yang mempunyai organisasi sama yaitu : SOP, Politik dan Budaya


Walaupun ada kesamaan dari karakteristik organisasi, tetapitidak ada 2 organisasi yang sama. Organisasi beda dalam halstruktur, lingkungan, proses bisnis. Organisasi dibagi 5 jenisyang masing-masing dibedakan berdasarkan kebutuhan akankepemimpinan struktur. Lingkungan organisasi mengambilsumberdaya dari lingkungan dan mempengaruhilingkungannya. Bisnis proses merupakan sarana koordinasi danorganisasi aktifitas pekerjaan, informasi untuk menghasilkanproduk atau servis.


Ada pertanyaan penting yang harus dijawab, yaitu : bagaimanaorganisasi menggunakan sisfo?. Siapa yang memegang peranandari perubahan sisfo?. Siapa yang memakai sisfo? Dan mengapaorganisasi menomorsatukan sisfo? Pertanyaan itu yangmenentukan peranan sisfo dimasa yang akan datang dalamorganisasi. Selain itu, organisasi juga membentuk departemensendiri dalam organisasi.

Kenapa organisasi membangun sisfo???Pertanyaan ini dapat dijawab dengan menjelaskan 2 faktorpengaruh yaitu, faktor lingkungan dan faktor internal.Lingkungan mempengaruhi desain sisfo seperti persainganmeningkat, aturan pemerintah berubah. Juga internal sepertinilai, norma dan keinginan penting dari pemimpin.


Sisfo dapat merubah struktur organisasi dalam 3 hal, yaitudalam bentuk Segitiga, T terbalik dan Diamond. Segitiga berartisisfo tidak merubah struktur organisasi, T terbalik menurunkanlevel manajemen menengah dan meningkatkan pekerjaan‘unskill’, sedangkan diamond meningkatkan level manajemenmenengah dan menurunkan pekerjaan ‘unskill’.

Apakah organisasi terpengaruh ????Secara nyata organisasi tidak gampang terpengaruh.Kebanyakan organisasi malah bertahan terhadap apa yangmereka jalani sekarang ini. Hubungan antara teknologi danorganisasi harus saling menguntungkan seperti yang tampakpada gambar berikut. Untuk mengimplementasikan sisfo dalamsuatu organisasi konsekwensinya harus merubah tugas,struktur dan orang.


Teknologi

Tugas

Orang

Struktur

Sinergi 4 komponenFItriana M.Sabir, S.Kom

Tanggung jawab bervariasi mulai dari pengambilan keputusan, merancangacara, laporan, menghadiri rapat dan lain-lain. Menurut Mintzberg perananmanajer merupakan perkiraan kegiatan manajer dalam suatu organisasi.Menurut beliau, ada 3 kategori kegiatan manajerial yaitu :

1. Peranan InterpersonalManajer sebagai pemimpin, berusaha untuk memotivasi, konsultasi danmendukung bawahannya. Dan yang paling penting manajer berperansebagai penerus aspirasi bawahan.

2. Peranan Informasimanajer berperan sebagai pusat kegiatan dari organisasinya, menerima danmendistribusikan informasi.

3. Peranan Keputusanmanajer berperan sebagai penginisiatif kegiatan, serta menegosoasikankonflik.


Pengambilan keputusan merupakan kegiatan manajer yang paling sulit.

SISFO Cuma mendukung mengumpulkan data serta menyebarkan

informasi, selebihnya merupakan tugas manajer.

Berdasarkan 4 jenis sisfo yang sudah dibahas pada pertemuan I, maka

para ahli membagi 4 jenis tingkatan dalam pengambilan keputusan :

strategis, manajemen, pengetahuan dan operasional.

Pengambilan keputusan secara strategis menentukan tujuan jangka

panjang, sumber daya, serta kebijakan organisasi.

Manajemen merupakan tingkatan pengambilan keputusan yang

mengawasi jalannya penggunaan sumber daya serta serta kegiatan

operasional.

Tingkat pengetahuan merupakan pengevaluasian ide-ide baru untuk

produk serta jasa baru, mengkomunikasikan pengetahuan baru serta

menyebarkan ide tsb.

Operasional yang merupakan tingkatan terakhir merupakan keputusan

untuk menjalankan tugas dari manajer tingkat atas dan mengalokasikan

sumber daya pada tugas tersebut.FItriana M.Sabir, S.Kom

Menurut Simon, keputusan terbagi menjadi keputusan yangterprogram dan keputusan yang tidak terprogram berdasarkancara pengambilan keputusan.

Keputusan terprogram merupakan keputusan yang berulang,rutin dan mempunyai prosedur standar untukmengakomodirnya.

Keputusan yang tidak terprogram merupakan keputusan yangtidak rutin, tidak repetitif serta tidak ada prosedur jelas untukmengakomodirnya. Kadangkala keputusan berada ditengah-tengah antara terprogram dan tidak terprogram. Keputusanseperti ini dinamakan keputusan semi terprogram.


Pengambilan keputusan merupakan serangkaian kegiatan yangdilakukan pada waktu yang berbeda. Menurut tingkat pengambilankeputusan ada 4 yaitu : inteligen, desain, pemilihan dan implementasi.

Tingkatan yang pertama membahas tentang pengumpulanpengumpulan informasi untuk mengenal masalah yang terjadi dalamorganisasi.

Tingkatan desain merupakan kegiatan menentukan bermacam solusiuntuk masalah yang terjadi.

Pemilihan merupakan pemilihan atas solusi yang terbaik untukmengatasi masalah yang terjadi.

Pada tingkatan terakhir merupakan pengimplementasian solusiterhadap masalah. FItriana M.Sabir, S.Kom

sistem informasi manajemen - 01

Documents