SISTEM INFOMASI SDM(sistem infomasi dalam perencanaan kompensasi)

DISUSUN OLEH

MUHAMMAD YUNUS MARTAN

(105081002580)

MANAJEMEN E

FAKULTAS EKONOMI DAN ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAHJAKARTA

KATA PENGANTAR

Di era sekarang kita tidak bisa terlepas dari perubahan yang terus-

menerus dan berlangsung secara cepat, tingkat persaigan semakin tinggi,

khususnya di dunia organisasi bisnis, setiap organisasi saling menunjukkan

keunggulannya masing-masing dan inforamasi merupakan bagian terpenting

dalam proses pengembangan suatu organisasi. Dalam pengambilan suatu

keputusan seorang pemimpin memerlukan sebuah informasi yang dapat

mendukung pencapaian tujuan oerganisasi perusahaan.

Sebuah sistem informasi bagi organisasi sangat diperlukan dalam

proses pengabilan keputusasan agar dapat akurat dan tepat, penulis

mengkhususkan pada sistem informasi sumber daya manusia dalam proses

pengabilan keputusan kompensasi, dalam makalah ini dijelaskan sistem

informasi yang digunakan untuk penetuan kompensasi yaitu dengan evaluasi

jabatan, selain itu dijelaskan pula mengenai sistem informasi berbasis

komputer yang mendukung proses penentuan kompensasi

Akhir kata penulis mengucapakan banyak terima kasih untuk semua

pihak yang telah mendukung dibuantnya makalah ini, semoga makalah dapat

bermanfaat.

1

Daftar isi

KATA PENGANTAR..........................................................................................I

Daftar isi............................................................................................................2

BAB I. PENDAHULUAN..................................................................................2

A. Latar belakang.......................................................................................3

B. Permasalahan .......................................................................................4

C. Tujuan penulisan....................................................................................5

BAB II. ANALISIS DAN PEMBAHASAN..........................................................6

I. Pengertian.........................................................................................

6

II. Evaluasi jabatan dan sistem kompensasi.........................................7

A. Proses penentuan kompensasi...................................................8

B. Metode-metode evaluasi jabatan..............................................10

C. kompensasi insentif...................................................................10

III. komputerisaisi kompensasi.............................................................11

A. Database dalam model kompensasi pengajian.........................11

BAB III. KESIMPULAN...................................................................................13

Daftar pustaka…………..................................................................................14

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Dalam sebuah perusahaan tentu memiliki fungsi sumber daya manusia

atau yang dulu lebih dikenal adalah fungsi personalia, fungsi SDM dalam

perusahaan adalah menangani banyak proses khusus yang berhubungan

dengan personil perusahaan.

Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama

organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara

terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus

didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. Sebuah

konsep yang digunakan dalam mengelola personil tersebut adalah system

infomasi sumber daya manusia (HRIS).

HRIS merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan,

menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai

sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia

System informasi sumber daya manusia memiliki keragaman aplikasi

yang membedakan dari system informasi lainnya, yaitu tercerimin dalam

keragaman subsistem output, yaitu :

1. subistem perencanaan angkatan kerja

2. subsistem perekrutan

3. subsistem manajemen angkatan kerja

4. subsistem kompensasi

5. subistem tunjangan

6. subsistem laporan lingkungan

Dalam model system informasi sumber daya manusia subsistem

keluaran / output kompensasi merupakan salah satu bagian terpenting dalam

sebuah organisasi / perusahaan, data yang diperoleh digunakan oleh

perusahaan dan para manajer untuk membuat dan menetapkan strategi,

kebijakan dan rencana kerja yang berkaitan dengan kebijakan kompensasi

guna meningkatkan kenerja pegawai dan daya saing perusahaan.

3

kompensasi karyawan mempunyai dua komponen, pertama pemba-

yaran keuangan langsung dalam bentuk upah, gaji, insentif, komisi, dan

bonus, kedua pembayaran tidak langsung dalam ben-tuk tunjangan keuangan

seperti asuransi dan uang liburan yang dibayarkan perusahaan.

B. PERMASALAHANDalam abad modern saat ini masalah kompensasi akan menjadi salah

satu faktor penentu dalam kesuksesan atau kegagalan organisasi

perusahaan untuk memelihara dan mendapatkan tenaga kerja yang terampil

dan memiliki daya saing. Setiap organisasi dituntut untuk dapat memilki

tenaga-tenaga professional yang setia agar dapat meningkatkan produktifitas

yang tentunya akan membantu organisasi mencapai tujuannya. Dalam

masalah ini maka perlunya sebuah organisasi perusahaan untuk dapat

memberikan kompensasi yang wajar dan menjunjung keadilan. Oleh karena

itu, untuk pendukung dan membantu pimpinan dalam proses pengambilan

keputusan mengenai kompensasi agar menghasilkan keputusan yang baik

dan benar, maka diperlukannaya sebuah sistem infomasi yang akurat dan

tepat.

Dalam mengambil keputusan kompensasi, tingkat gaji dan pemberian

insentif diperlukan suatu analisa berdasarkan infomasi yang dimiliki oleh

pengambil keputusan. Pengambilan keputusan berdasarrkan informasi sangat

penting karena merupakan substitusi dari kendala atau resiko yang

melingkupi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan

bagian dari suatu informasi dan organisasi selalu membutuhkan sistem-

sistem informasi untuk mengumpulkan data, mengolah dan menyimpan data

serta menyalurkan suatu informasi. Dengan informasi-informasi tersebut

berarti telah membantu suatu pimpinan didalam pengambilan keputusan yang

benar. Pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis

terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data merupakan

tindakan yang paling tepat.

Pengelolaan kekayaan manusia yang efektif membutuhkan informasi.

Metode baru pencatatan, pengklasifikasian, dan pengolahan data yang

menyangkut sumber-sumber daya manusia harus dikembangkan. Metode

pelaporan informasi pada manajemen harus direvisi untuk menempatkan

4

faktor manusia, sehingga faktor ini akan diberi pertimbangan yang memadai

mengenai keputusan manajemen.

C. TUJUAN PENULISANPenulisan makalah ini ditujukan untuk

1. mendeskripsikan kebijakan kompensasi karyawan organisasi

perusahaan.

2. mendeskripsikan kaitan sistem informasi terhadap kebijakan

kompensasi.

3. menjelaskan penggunaan sistem informasi berbasis teknologi

dalam fungsi manajemen.

5

BAB IIANALISIS DAN PEMBAHASAN

I. PengertianSistem informasi sumber daya manusia / HRIS

shape an intersection in between human resource management (HRM)

and information technology. It merges HRM as a discipline and in

particular its basic HR activities and processes with the information

technology field, whereas the planning and programming of data

processing systems evolved into standardised routines and packages

of enterprise resource planning (ERP) software. On the whole, these

ERP systems have their origin on software that integrates information

from different applications into one universal database. The linkage of

its financial and human resource modules through one database is the

most important distinction to the individually and proprietary developed

predecessors, which makes this software application both rigid and

flexible. 1

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia adalah sebuah

sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa

disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan

berbagai informasi yang diperlukan. Informasi yang disediakan

merupakan informasi yang disimpan dimulai dari informasi mengenai

kebutuhan akan pegawai dalam sebuah organisasi, informasi

perekrutan pegawai, informasi data pegawai, informasi pengelolaan

pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut, dan informasi

mengenai pemberhentian pegawai. (USU.20).

Kompensasi didefinisikan sebagai

o Menurut Flippo (1987:75-76) dalam bukunya “Prinsiple of

Per-sonal Management” menulis bahwa kompensasi adalah harga

1 wikipedia

6

untuk jasa yang diterima atau diberikan oleh orang lain bagi

kepentingan seseorang atau Badan Hukum. Sedangkan menurut

Dessler dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia jilid II

(1998: 85) menyatakan kompensasi karyawan adalah setiap bentuk

pembayaran atau imbalan yang diberikan kepada karya-wan dan

timbul dari dipekerjakannya karyawan itu, dan kom-pensasi karyawan

mempunyai dua komponen, pertama pemba-yaran keuangan langsung

dalam bentuk upah, gaji, insentif, ko-misi, dan bonus, kedua

pembayaran tidak langsung dalam ben-tuk tunjangan keuangan seperti

asuransi dan uang liburan yang dibayarkan perusahaan.2

o Dewan Penelitian Pengupahan Nasional dalam (Husnan

1990: 138) mendefinisikan bahwa upah adalah suatu penerimaan

sebagai suatu imbalan dari pemberi kerja kepada penerima kerja untuk

suatu pekerjaan/jasa yang telah dan akan dilakukan ber-fungsi sebagai

jaminan kelangsungan kehidupan yang layak bagi kemanusiaan dan

produksi, upah dinyatakan/dinilai dalam ben-tuk uang yang ditetapkan

menurut suatu persetujuan, undang-undang dan peraturan serta

dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja antara pemberi kerja dan

penerima kerja.

Salah satu bentuk kompensasi adalah gaji, devinisis gaji yaitu

Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang

diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil

kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya

merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang

diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada

seorang pegawai.3

II. Evaluasi jabatan dan sistem kompensasiSistem pemberian imbalan (kompensasi) merupakan hal yang penting

dalam organisasi perusahaan. Alasan yang mendasari pendapat ini antara

lain karena : Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi

2http://www.bkn.go.id/sample/BabII.html 3 http://www.bkn.go.id/sample/BabII.html

7

terbesar yang harus dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik

untuk mendapatkan karyawan yang baik (bermutu). Perangsang bagi

karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya Bisa menghindari munculnya

ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa meningkatkan motivasi kerja

serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan, cara untuk menyusun struktur

kompensasi yang dapat memenuhi persyaratan internal dan eksternal

konsistensi adalah dengan mengunakan evaluasi jabatan.

Sistem kompensasi upah harus dapat menjamin keadilan internal dan

eksternal, untuk mencapai itu maka ada bebrapa syarat dan langkah-langkah

yang harus ditempuh yaitu :

1. Lakukan sebuah survey gaji tentang beberapa pembayaran organisasi

lain untuk pekerjaan sebanding.

2. Tentukanlah nilai dari masing-masing pekerjaan dalam orga-nisasi

melalui evaluasi jabatan.

3. Kelompokkan pekerjaan-pekerjaan serupa kedalam tingkat upah.

4. Tetapkan harga masing-masing tingkat pembayaran dengan

menggunakan kurva upah.

5. Tentukan dengan tepat tarif upah. 4

A. Proses penentuan kompensasi1. Penentuan Sasaran jabatan.

Output jabatan haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan, juga

dalam penetapan imbalan. Dikenai adanya 3 kategori sasaran jabatan, yaitu :

sasaran rutin, sasaran pemecahan persoalan, sasaran pembaharuan.

2. .Evaluasi jabatan

Penentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam

satu perusahaan perlu dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya

imbalan yang adil

3. Survey Upah

4http://www.bkn.go.id/sample/BabII.html

8

Penelitian untuk mengetahui standard upah yang berlaku pada

perusahaan- perusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu

dilakukan untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.

4. Penetapan kebijakan

Kebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan

memperhatikan beberapa faktor antara lain:

Peraturan Pemerintah

Hukum

Kondisi Ekonomi

Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )

Selain itu ada beberapa faktor-faktor yang menentukan tingkatan kompensasi

yaitu tecantum dalam gambar berikut : (MNJ.99).

5. Penetapan Harga jabatan

Pada akhirnya perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva

imbalan untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai

yang paling rendah sampai yang paling tinggi.Evaluasi jabatan atau penilaian

jabatan adalah suatu proses yang sistematis dan teratur dalam menentukan

nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan - jabatan lain yang ada dalam

TINGKATAN KOMPENSASI

DAN TUNJANGAN

ukuran perusahaan

Masa kerja dan kinerja karyawan

Keuntunganperusahaan

jenis pekerjaan yang dilakukan

Jenis bisnis

Serikat pekerja

jenis pekerjaan yang dilakukan

Falsafah pemimpin padat karya

ataumodal

9

satu perusahaan. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan

tingkat upah yang tepat dan adil diantara jabatan - jabatan yang ada.

Langkah-langkah evaluasi jabatan

1. Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan

kuesioner, wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian

menyusun informasi tersebut menjadi uraian jabatan dan Spesifikasi jabatan.

Langkah nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa jabatan.

2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara

mempelajari Uraian jabatan dan Spesifikasi jabatan tersebut. Dikenal adanya

2 macam Metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang

sifatnya Non-Kuantitatif dan metode yang Kuantitatif

B. Metode-metode evaluasi jabatan1. Metode Non-Kuantitatif:

a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)

b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method)

2. Metode Kuantitatif:

a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)

b. Metode Sistem angka (Point System Method)

C. kompensasi insentif5Insentif adalah pemberian upah diluar gaji pokok yang dimaksudkan

untuk meningkatkan produktifitas karyawan. Insentif sebenernya salah satu

bentuk motivasi yang dinyatakan dalam bentuk uang.

Beberapa sifat dasr insentif yang harus dipenuhi agar sistem upah

insentif dapat berhasil, sifat-sifat tersebut yaitu :

a. Pembayaran hendaknya sederhana sehingga dapat dimengerti

dan dapat dihitung oleh karyawan sendiri.

b. Pengghasilan yang diterima pegawai hendaknya langsung

menaikkan output dan efisiensi

c. Pembayaran sebaiknya dilakukan secepat mungkin.

d. Standar kerja sebaiknya ditentukan dengan dengan hati-hati.

5 Ranupanjojo, Heidjrachman and Husnan, Suad. 2000. manajemen personalia. Yogyakarta : BPFP-YOGYAKARTA

10

e. Besarnya upah normal dengan standar kerja per jam hnedaknya

cukup merangsang pekerja untuk bekerja labih giat.

III. komputerisaisi kompensasiSekarang ini, teknologi informasi sudah berkembang sangat pesat dan

teknologi ini dapat diandalkan untuk membantu manusia dalam mengatur

organisasi/perusahaan. Komputer dan komunikasi data menjadi peralatan

standar untuk membantu manusia bekerja lebih cepat dan teliti

Biasanya bagian dapartemen SDM dan bagian keuangan hanya terdiri

dari sedikit orang yang harus mengatur seluruh administrasi kepegawaian.

Mereka hanya mempunyai waktu yang sedikit untuk menghitung gaji yang

harus dibayarkan, termasuk di dalamnya menghitung seluruh komponen gaji

lalu mendistribusikan slip gaji kepada tiap pegawai. Bagi mereka, hal ini

merupakan pekerjaan rutin di setiap akhir bulan.

sistem komputerisasi mengubah sistem penggajian manual;

perhitungan gaji, pinjaman, biaya ganti pengobatan, bonus prestasi kerja dan

lain sebagainya menjadi sebuah sistem yang lebih cepat, akurat melalui

sebuah proses data digital. Proses yang bekerja secara otomatis ini akan

membantu dalam mengurangi beban kerja, membuat laporan secara cepat

sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja sehingga menjadi lebih

efisien.

A. Database dalam model kompensasi pengajian Definisi basisdata adalah kumpulan data terpisah yang dapat

digunakan bersama oleh sistem-sistem aplikasi yang berbeda. Dengan kata

lain basisdata adalah kumpulan data-data yang terpisah dan saling terkait

satu sama lainnya (dinyatakan oleh atribut dan struktur datanya serta

relasinya) dalam membentuk sebuah informasi (Prahasta, 2001).

Database yang digunakan untuk Penggajian mencakup data-data

antara lain: golongan ruang kepangkatan, biodata pegawai, daftar gaji pokok,

penanggungjawab penggajian, daftar PTKP, tunjangan wajib, tunjangan

11

jabatan, potongan wajib, potongan khusus pegawai, dan rincian komponen

gaji.

Adapun langkah-langkah dari proses transformasi data adalah sebagai

berikut :

1. Capturing of datePengumpulan data dengan mencatat data yang dirasa perlu dan ada

hubungannya dengan tugas yang dijalankan dan masih merupakan data

mentah.

2. Veryfying of dateMemeriksa kebenaran catatan atau data yang ada, setelah ada pembuktian

bahwa data telah benar dan tepat maka diolah menjadi informasi.

3. Classifying of dateMengklasifikasikan data yang dikumpulkan dalam berbagai kelompok sesuai

dengan keinginan sipemakai atau orang yang memerlukan data.

4. Aranging of date atau sortingMenempatkan atau penyempurna data kedalam urutan-urutan khusus sesuai

dengan kebutuhan sipemakai.

5. Summaring of dateData yang telah dikumpulkan disingkatkan dan disusun menjadi laporan

secara logika atau berdasarkan matematika.

6. Sorting of datePenyimpanan data bentuk laporan-laporan yang dapat disebut atau disimpan

kembali pada saat data tersebut diperlukan.

7. Retrieving of dateMengambil kembali data yang telah disimpan untuk memperoleh informasi.

8. Communicating Bermanfaat untuk mentransfer data dari suatu tempat kelompok lain.

9. Reproducing Memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan, dengan jalan fotocopy atau

magnetick disk.

Dengan langkah-langkah dalam proses transformasi data tersebut

diatas pada hakekatnya ada beberapa metode yang dapat dipergunakan

untuk memproses data menjadi informasi yaitu dengan mengunakan

komputer. Jika seseorang meminta untuk melihat suatu sistem informasi dari

12

organisasi, yang ditunjukkan adalah komponen fisiknya, pertanyaan apa saja

yang diproses oleh komponen tersebut dapat dijawab dengan fungsi

pengolahan atau dengan keluaran-keluaran sistem.

BAB IIIKESIMPULAN

Sistim informasi sumberdaya manusia digunakan untuk menyiapkan

statistik sumberdaya manusia dan menganalisis keluarnya tenaga kerja atau

karyawan atau inefisiensi sumberdaya agar forecast kebutuhan dan suplai

dapat dibuat dan perbandingan dilakukan antara jumlah yang dianggarkan

dan jumlah yang sesungguhnya. Sistem informasi memiliki peranan penting

dalam mendukung fungsi SDM khususnya yang berada di dalam dapartemen

SDM bagian administrasi kompensasi. Dalam proses kerjanya penentuan dan

perencanaan kompensasi dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat, tepat,

dan akuran . oleh karena, maka perlu adanya suatu sitem informasi guna

mendukung hal tersebut, salah satu bentuk sistem informasi yang digunakan

untuk penentuan kebijakan kompensasi adalah evaluasi jabatan. Selain itu

penggunaan teknologi informasi dalam kebijakan kompensasi sangat

diperlukan karena di zaman sekarang ini tingkat persasingan semakin tinggi

dan kebutuhan akan data-data internal dan eksternal organisasi menjadi

salah satu penentu kemajuan perusahaan, data-data tersebut tentunya

memerlukan suatu aplikasi yang dapat mendukung sebuah sistem informasi.

13

Daftar pustakaRanupanjojo, Heidjrachman and Husnan, Suad. 2000. manajemen

personalia. Yogyakarta : BPFP-YOGYAKARTA.

Edwin B. Flippo. Terjemah Moh Masud. Manajemen personalia. Jakarta :

Erlangga.

P. Robbins, stepen and Coutlter, Mary. 1999. manajemen, sixth edition.

Jakarta : PT Pranhallindo. (MNJ.99).

http://www.informatika.lipi.go.id/modul-penggajian-sistem-informasi-sumber-

daya-manusia-sisdm, diakases tanggal 21 oktober 2006 pukul 13.15.

http://library.usu.ac.id/modules.php?

op=modload&name=Downloads&file=index&req=getit&lid=1053. diakses

tanggal 21 oktober 2006 pukul 13.35.

http://www.bkn.go.id/sample/BabII.html. diakses tanggal 28 oktober pukul

15.00.

http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/lembar01.html. diakses tanggal 9 november

2006 pukul 14.20.

http://library.usu.ac.id/modules.php?

op=modload&name=Downloads&file=index&req=getit&lid=1070. diakses

tanggal 12 november 2006 pukul 5.30. (USU.20)

abstraksi-ta.fti.itb.ac.id/absraksi=1 detail-id tahun= 2005-19k-. diakses tanggal

12 november 2006 pukul 6.40.

http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/3/jbptgunadarma-gdl-s2-2004-

russyaruns -123-bab1.pdf. diakses tanggal 28 oktober 2006 pukul 15.00

14