sistem dan prosedur penagihan

8/17/2019 Sistem dan Prosedur Penagihan

1/16

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Setiap perusahaan yang bergerak baik dalam bidang jasa, dagang,

dan manufaktur memiliki tujuan yang sama yaitu memperoleh laba

sehingga dapat tercapainya tujuan manajemen dan menjaga

kesinambungan operasional perusahaan. Didalam mewujudkan

menjalankan aktivitas usahanya, perusahaan harus mempunyai sebuah

strategi yang mampu bersaing dengan perusahaan kompetitor. Upaya yang

harus dilakuan perusahaan dalam mengatasi permasalahan tersebut yaitu

dengan membuat suatu aturan atau kebijakan ( Standar Operational

Procedure ) yang mampu menarik pelanggan sehingga meningkatkan

jumlah penjualan yang berdampak pada meningkatnya laba yang diperoleh

oleh perusahaan. Salah satu kebijakan yang sering diterapkan pada

perusahaan perusahaan adalah sistem penjualan kredit.Sesuai dengan Standar akuntansi instrument keuangan !S"# $$,

menyebutkan bahwa salah satu klasifikasi asset keuangan adalah pinjaman

yang diberikan dan piutang. !iutang merupakan klaim suatu perusahaan

pada pihak lain. !iutang adalah kredit yang disalurkan kepada pihak lain,

dalam laporan posisi keuangan diklasifikasikan sebagai pinjaman yang

diberikan.Sistem penjualan kredit yang diterapkan dalam penjualan barang%

jasa menimbulkan piutang. !iutang yang timbul merupakan salah satu

faktor penentu dalam kegiatan perusahaan. #ondisi ini memberikan


2/16

motivasi yang baik bagi perusahaan sehingga dalam pelaksanaan penjualan

kredit dapat meningkatkan pendapatan perusahaan karena merupakan

salah satu sumber penerimaan kas bagi perusahaan. !enjualan kredit

pembayarannya menjadi lebih lama yaitu ditentukan dengan pemberian

termin pembayaran dan disertai dengan prosedur penagihan. &leh karena

itu dengan adanya sistem penjualan kredit yang terorganisir dengan baik

dan sesuai, diharapkan dapat mempermudah dalam pelaksanaan transaksi

penjualan kredit yang efektif.Dengan adanya dukungan sistem dan prosedur yang di rancang

dengan baik, maka informasi yang dihasilkan akan tepat dan akurat

sehingga dapat membuat perusahaan itu lebih unggul dalam bersaing

dengan perusahaan lain. Sistem dan prosedur yang dirancang dengan baik

akan menghasilkan keputusan yang tepat dan membantu perusahaan dalam

pencapaian tujuan yang ditetapkan sebelumnya. &leh karena itu dalam

rangka mencapai tujuan perusahaan, masing'masing perusahaan dituntut

untuk menerapkan dan mengembangkan sistem informasi untuk

menunjang proses pengambilan keputusan yang tepat.enurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood , dalam

bukunya bahwa sistem informasi menyiratkan penggunaan teknologi

komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi

pengguna.! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) adalah sebuah perusahaan

dengan status +adan Usaha ilik egara (+U ) yang fokus terhadap

jasa transportasi masa menggunakan moda kereta api. -uang lingkup

bisnis yang dijalankan oleh ! #ereta "pi *ndeonsia (!ersero) ini sudah


3/16

cukup luas yaitu meliputi (Sembilan) Daerah &perasi yang

berkedudukan di /awa, 0 (tiga) Divisi -egional yang terdapat di Sumatera,

dan 0 (tiga) Sub Divisi -egional yang terdapat di Sumatera.! kereta "pi *ndonesia (!ersero) ini mempunyai 0 +isnis !okok

dalam menjalankan aktifitas bisnis perusahaan yaitu1 a) "ngkutan

penumpang., b) "ngkutan +arang,. c) &ptimalisasi "set. Dari ketiga bisnis

yang dijalankan !erusahaan terdapat 2 pokok bisnis yang menjalankan

transaksi dengan penjualan barang%jasa secara kredit yaitu pada "ngkutan

+arang dan &ptimalisasi "set. !erusahaan yang mempunyai wilayah

bisnis yang cukup luas ini mempunyai banyak permasalahan dalam

menjalankan aktifitas bisnis dengan transaksi secara kredit% piutang.

"ktifitas transaksi piutang tersebut telah dijalankan menggunakan sistem

informasi yaitu dengan bantuan sebuah aplikasi feeder ciptaan ! #ereta

"pi *ndonesia (!ersero) sendiri. Dalam penerapan dari sistem dan prosedur

yang dilakukan oleh ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) akan berjalan

dengan baik dengan didukung denegan unsur unsur pengendalian yaitu

pemisahan fungsi, otorisasi, efektifitas, dan kompetensi dalam

menjalankan sistem dan prosedur penagihan.

+erdasarkan pertimbangan masalah'masalah tersebut, penulis

tertarik untuk membahas lebih lanjut mengenai sistem dan prosedur

tesebut dengan judul 1 3 SIS E! DAN P"#SEDU" PENAGIHAN

PIU ANG DI P $E"E A API IND#NESIA %PE"SE"#&'.


4/16

1.(. ")m)*an !a*ala+

a. +agaimana kebijakan yang ditetapkan perusahaan dalam hal penagihan

piutang di ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero)4 b. 5ungsi apa saja yang terlibat dalam penagihan piutang di ! #ereta

"pi *ndonesia (!ersero)4c. 5ormulir apa saja yang digunakan dalam penagihan piutang di !

#ereta "pi *ndonesia (!ersero)4d. +agaimana prosedur penagihan piutang yang diterapkan di ! #ereta

"pi *ndonesia (!ersero)4e. +agaimana laporan penagihan piutang di ! #ereta "pi *ndonesia

(!ersero)4

1.,. )-)an $)lia+ Praktek $er-a

a. engetahui kebijakan yang ditetapkan perusahaan dalam hal

penagihan piutang di ! #ereta "pi *ndoensia (!ersero). b. engetahui fungsi ' fungsi yang terlibat dalam penagihan piutang di

! #ereta "pi *ndonesia (!ersero).c. engetahui formulir yang digunakan dalam penagihan piutang di !

#ereta "pi *ndonesia (!ersero).d. engetahui prosedur penagihan piutang yang terapkan di ! #ereta

"pi *ndonesia (!ersero).e. engetahui output laporan dari penagihan piutang di ! #ereta "pi

*ndonesia (!ersero).

1. . $eg)naan $)lia+ Praktek $er-a

6. +agi !enulisa. erupakan tambahan pengetahuan dan ketrampilan dalam

penerapan teori yang telah diterima dalam praktik sesungguhnya. b. Dapat mengetahui sistem dan prosedur penagihan di ! #ereta "pi

*ndonesia (!ersero).


5/16

c. Dapat mengenal lingkungan kerja secara nyata di ! #ereta "pi

*ndonesia (!ersero) sehingga dapat bermanfaat sebagai

pengalaman kerja nyata selanjutnya.2. +agi !eneliti

!enelitian yang telah dilakukan ini diharapkan menambah

pengetahuan berfikir dalam pengembangan wawasan dibidang sistem

akuntansi suatu entitas serta ajang ilmiah untuk menrapkan berbagai

teori yang telah diperoleh dibangku kuliah dalam praktek kerja di

lapangan.0. +agi Subjek #uliah !raktek #erja

a. Diharapkan dapat membantu memberikan sumbangan pemikiran

bagi pihak perusahaan. b. Sebagai media untuk meningkatkan kerjasama antara perusahaan

dengan Universitas !asundan.

7. +agi !embacaa. Sebagai tambahan pengetahuan tentang gambaran sistem dan

prosesur penagihan di ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) b. Sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam melaksanakan

kegiatan sejenis dimasa yang akan datang.

1./. !etode $)lia+ Praktek $er-a

etode yang digunakan adalah1

a. etode observasi yaitu melakukan wawancara langsung dengan

pejabat yang memiliki wewenang dalam proses. b. etode deskriptif yaitu pengumpulan data, membahas, dan membuat

kesimpulan.c. #epustakaan yaitu mencari referensi buku buku kepustakaan.


6/16

1.0. Loka*i dan Wakt) Pelak*anaan $)lia+ Praktek $er-a

8okasi yang menjadi tempat penulisan mencari dan mengumpulkan

data yang diperlukan dalam penyusunan 8aporan #uliah !raktek

#erja ini adalah ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) yang teletak di /l.

!erintis #emerdekaan o 6, +andung 7966:. "dapun waktu

pelaksanaannya adalah dalam kurun waktu 66 !ebruari 296; s.d 9: aret

296;.


7/16

BAB II

GA!BA"AN U!U! PE"USAHAAN

1. Se-ara+ Singkat Per)*a+aan

1. "ingka*an Se-ara+ Perkeretaapian Indone*ia

#ehadiran kereta api di *ndonesia ditandai dengan pencangkulan

pertama pembangunan jalan #" di desa #emijen, /umubernur /enderal ?india +elanda, r. 8."./ +aron Sloet van

den +eele. !embangunan diprakarsai oleh aamloo@e Aenootschap

ederlandsch *ndische Spoorweg aatschappij ( A. *S ) yang

dipimpin oleh *r. /.! de +ordes dari #emijen menuju desa anggung (2;

#m) dengan lebar sepur 670$ mm. -uas jalan ini dibuka untuk angkutan

umum pada hari Sabtu, 69 "gustus 6=;:.

#eberhasilan swasta, A. *S membangun jalan #" antara

#emijen ' anggung, yang kemudian pada tanggal 69 5ebruari 6=:9 dapat

menghubungkan kota Semarang ' Surakarta (669 #m), akhirnya

mendorong minat investor untuk membangun jalan #" di daerah lainnya.

idak mengherankan, kalau pertumbuhan panjang jalan rel antara 6=;7 '

6 99 tumbuh de'ngan pesat. #alau tahun 6=;: baru 2$ #m, tahun 6=:9

menjadi 669 #m, tahun 6==9 mencapai 79$ #m, tahun 6= 9 menjadi

6.72: #m dan pada tahun 6 99 menjadi 0.00= #m.

Selain di /awa, pembangunan jalan #" juga dilakukan di "ceh

(6=:7), Sumatera Utara (6==;), Sumatera +arat (6= 6), Sumatera Selatan


8/16

(6 67), bahkan tahun 6 22 di Sulawasi juga telah dibangun jalan #"

sepanjang 7: #m antara akasar' akalar, yang pengoperasiannya

dilakukan tanggal 6 /uli 6 20, sisanya Ujungpandang ' aros belum

sempat diselesaikan. Sedangkan di #alimantan, meskipun belum sempat

dibangun, studi jalan #" !ontianak ' Sambas (229 #m) sudah

diselesaikan. Demikian juga di pulau +ali dan 8ombok, pernah dilakukan

studi pembangunan jalan #".

Sampai dengan tahun 6 0 , panjang jalan #" di *ndonesia

mencapai ;.=66 #m. etapi, pada tahun 6 $9 panjangnya berkurang

menjadi $. 69 km, kurang *ebih 96 #m raib, yang diperkirakan karena

dibongkar semasa pendudukan /epang dan diangkut ke +urma untuk

pembangunan jalan #" di sana.

/enis jalan rel #" di *ndonesia semula dibedakan dengan lebar

sepur 6.9;: mmB :$9 mm (di "ceh) dan ;99 mm di beberapa lintas cabang

dan tram kota. /alan rel yang dibongkar semasa pendudukan /epang (6 72

' 6 70) sepanjang 7:0 #m, sedangkan jalan #" yang dibangun semasa

pendudukan /epang adalah =0 km antara +ayah ' Cikara dan 229 #m

antara uaro ' !ekanbaru. *ronisnya, dengan teknologi yang seadanya,

jalan #" uaro ' !ekanbaru diprogramkan selesai pembangunannya

selama 6$ bulan yang mempekerjakan 2:.$99 orang, 2$.999 diantaranya

adalah -omusha. /alan yang melintasi rawa'rawa, perbukitan, serta sungai

yang deras arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya

bertebaran sepanjang uaro' !ekanbaru.


9/16

Setelah kemerdekaan *ndonesia diproklamir'kan pada tanggal 6:

"gustus 6 7$, karyawan #" yang tergabung dalam "ngkatan oeda

#ereta "pi (" #") mengambil alih kekuasa'an perkeretaapian dari pihak

/epang. !eristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 2= September

6 7$. !embacaan pernyataan sikap oleh *smangil dan sejumlah anggota

" #" lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 2= September 6 7$

kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa *ndonesia. &rang

/epang tidak diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapi'an di

*ndonesia. *nilah yang melandasi ditetapkannya 2= September 6 7$

sebagai ?ari #ereta "pi di *ndonesia, serta dibentuknya Djawatan #ereta

"pi -epublik *ndonesia (D#"-*).

able (.1

"ingka*an Se-ara+ Perkeretaapian Indone*ia

Periode Stat)* Da*ar H)k)m

h. 6=;7

!ertama kali dibangun /alan -elsepanjang 2; km antara #emijen

anggung oleh !emerintah?india +elanda

6=;7 s.d 6 7$

Staat Spoorwegen (SS)Aerenigde Spoorwegenbedrifj

(AS) Deli Spoorwegenaatschappij (DS )

*+

6 7$ s.d 6 $9 D#" *+6 $9 s.d 6 ;0 D#" -* *+

6 ;0 s.d 6 :6 ! #"!!. o. 22 h.6 ;0

6 :6 s.d.6 6 !/#"!!. o. ;6 h.6 :6

6 6 s.d 6 = !E-U #"!!. o. $: h.6 9

6 = s.d. 2969 ! . #E-E " "!* (!ersero) !!. o. 6 h.


10/16

6 =#eppres o. 0

h. 6"kte otaris*mas 5atimah

ei 2969 s.dsekarang

! . #E-E " "!* * D& ES*"(!E-SE-&)

*nstruksi Direksi o.6;%& .290%#"2969

(. B)da a Per)*a+aan

(Sumber1 Internal PT Kereta Api Indonesia (Persero), 2016)a. Integrita*

#ami insan ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) bertindak

konsisten sesuai dengan nilai'nilai kebijakan organisasi dan kode etik

perusahaan. emiliki pemahaman dan keinginan untuk menyesuaikan

diri dengan kebijakan dan etika tersebut dan bertindak secara konsisten

walaupun sulit untuk melakukannya.b. Pro2e*ional

#ami insan ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) memiliki

kemampuan dan penguasaan dalam bidang pengetahuan yang terkait

dengan pekerjaan, mampu menguasai untuk menggunakan,

mengembangkan, membagikan pengetahuan yang terkait dengan

pekerjaan kepada orang lain.3. $e*elamatan

#ami insan ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) memiliki

sifat tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan atau


11/16

menciptakan sistem atau proses kerja yang mempunyai potensi resiko

yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga aset

perusahaan dari kemungkinan terjadinya kerugian.d. Ino4a*i

#ami insan ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) selalu

menumbuh kembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan

yang berkelanjutan dan menciptakan lingkungan kondusif untuk

berkreasi sehingga memberikan nilai tambah bagi stakeholder.e. Pela anan Prima

#ami insan ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) akan

memberikan pelayanan yang terbaik yang sesuai dengan standar mutu

yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan pelanggan

dengan memenuhi ; " unsur pokok1 "bility (#emampuan), "ttitude

(Sikap), "ppearance (!enampilan), "ttention (!erhatian), "ction

( indakan), dan "ccountability ( anggung jawab).


12/16

(. Str)kt)r #rgani*a*i Per)*a+aan dan De*krip*i 5abatan

1. Str)kt)r #rgani*a*i

Sesuai dengan #eputusan Direksi ! #ereta "pi *ndonesia (!ersero) omor #E!.U%& .990%***%6;%#"'296; tanggal 20 aret

296; tentang &rganisasi dan ata 8aksana Direktorat #euangan.(. De*krip*i -abatan % Job Description &

a. !anager 6olle3tion Admini*tration E4al)ation !onitoring and "e3on3iliation yaitu memiliki tugas pokok dan

tanggungjawab atas pelaksanaan penagihan piutang pengusahaan aset, penagihan biaya * & (*nfrastructur aintenance

&peration) dan !S& (!ublic Service &bligation) kepada pemerintah, administrasi piutang ( aging schedule ) pendapatan

angkutan penumpang dan barang kontrak pusat, mengkoordinir dan membuat laporan piutang niaga daerah, membuat

laporan >- ( untutan >anti -ugi) baik pusat maupun daerah, menyususn laporan, menganalisa dan mengevaluasi aging


13/16

schedule , memantau penerimaan kas dan bank atas piutang, >-, dan pendapatan lainnya berdasarkan bukti penerimaan

kas yang diterima oleh bendahara kas kantor pusat, evaluasi efektifitas penagihan piutang angkutan barang dan

pengusahaan aset serta monitoring dan rekonsiliasi atas penerbitan tagihan secara berkala dengan unit terkait.


14/16

b. 5)nior !anager 6olle3tion Admini*tration and E4al)ation yaitu

bertuga membantu administrasi piutang (mengkoordinir, mengelola

penerbitan penagihan yang termasuk atas tagihan * & dan !S&

kepada pemerintah beserta laporannya), membuat perintah bayar untuk

penyetoran (proses administrasi pengeluaran !!h 20 maupun pasal !!h

7 ayat 2, membuat surat pengantar penagihan dan in oice , mengelola

dokumen penagihan (file penagihan mulai dari instruksi penagihan,

kontrak beserta pendukung penagihannya), administrasi tagiha piutang

pendapatan angkutan penumpang, barang, dan optimalisasi aset

kontrak kantor pusat ( file penjagaan piutang%kartu piutang%5.6$%S"+,

mengevaluasi kontrak yang sudah habis masa berlakunya, dan

mengevaluasi masa pembayaran termin yang sudah jatuh tempo, yang

selanjutnya menerbitkan tagihan.3. 5)nior !anager 6olle3tion !onitoring and "e3on3iliation yaitu

mempunyai tugas pokok dan tanggungjawab mengkoordinir dan

membuat laporan !iutang iaga Daerah, membantu dalam

penyususnan laporan unit penagihan kantor pusat, membuat laporan

>- ( untutan >anti -ugi) !usat dan Daerah, menyusun laporan,

menganalisa dan mengevaluasi aging schedule, memantau penerimaan

kas dan bank atas piutang , >-, dan pendapatan lainnya berdasarkan

bukti penerimaan kas yang diterima oleh bendahara kas kantor pusat,

evaluasi efektifitas penagihan piutang angkutan barang dan

pengusahaan aset serta monitoring dan rekonsiliasi atas penerbitan

tagihan secara berkala dengan unit terkait.


15/16

,. A*pek 7 A*pek $egiatan Per)*a+aan

d. "spek'aspek kegiatan yang dijalankan oleh ! #ereta "pi

*ndonesia (!ersero) adalah antara lain1

a. Angk)tan Pen)mpang yaitu bisnis yang berjalan pada angkutan

penumpang dengan moda kereta api yang mencakup angkutan rute

jarak jauh, jarak menengah, dan jarak dekat. Untuk angkutan rute jarak

jauh dibagi menjadi beberapa kelas yaitu1 Eksejutif, +isnis, Ekonomi

( on !S&), dan Ekonomi (!S&) yang yang diselenggarakan di /awa

maupun Sumatera.b. Angk)tan Barang yaitu bisnis yang dijalankan berupa angkutan

barang menggunakan moda kereta api yang diselenggarakan di pulau

/awa maupun Sumatera berupa angkutan batu bara, C!& ( !rude Pal"

Oil ), bahan bakar minyak, +arang +erharga (Uang), !upuk, Semen,

!ulp, !eti #emas, !asir, !ipa, !arcel, dan barang lainnya.c. #ptimali*a*i A*et yaitu mengkomersialkan aset aset yang dimiliki

oleh perusahaan yang tersebar di pulau /awa, adura, dan Sumatera

untuk meningkatkan pendapatan perusahaan. +entuk bentuk

optimalisasi aset seperti persewaan tanah untuk tower, stco# pile,

container $ard, pipa, fi%er optic, toko, hotel, kantor, rumah, space

reklame dan lain lainnya. -umah perusahaan juga komersialkan

untuk toko, butik, kantor, hotel, dan lain lainnya, serta space tempat

yang terdapat pada lokasi stasiun baik halaman parkir maupun yang

terdapat pada pelataran dan teras stasiun.


16/16

e. BAB III

2. HASIL PELA$ASANAAN $ULIAH P"A$ E$ $E"5A DAN

PE!BAHASAN

g.

1. Bidang $a-ian

,.1.1. Landa*an eori

h. !iutang atau dalam bahasa inggris disebut Account

&ecei a%lemerupakan salah satu jenis transaksi

sistem dan prosedur penagihan

Documents