SISTEM AKUNTANSI PENAGIHAN PIUTANG PELANGGAN PADA PDAM TIRTA SILAUPIASA

Toni Rio Antono,

Staf Pengajar AMIK INTeL Com GLOBAL INDO Kisaran

ABSTRAK

Sistem pendataan piutang pelanggan ini merupakan suatu hal yang sangat penting, dimana didalam perusahaan selalu mengatur mengenai permasalahan pendataan piutang, yang meliputi perhitungan komponen-komponen piutang seperti pembayaran rekening air. Dan salah satu fungsi sistem pendataan piutang adalah agar mengetahui siapa yang membayar air, siapa yang terkena denda dan membuat data piutang suatu instansi atau perusahaan. Sistem ini direncanakan untuk memastikan pengeluarannya dan memilliki pertanggungjawaban dan dapat ditelusuri oleh pelaksananya.

Penelitian ini dilakukan di PDAM TIRTA SILAUPIASA KAB. ASAHAN yang bergerak di bidang air bersih. Sistem penagihan piutang pada perusahaan ini masih dikatakan manual, sebab dalam perusahaan ini memang sudah menggunakan komputer tetapi software yang ada didalamnya masih terbatas, dan pencatatannya pun masih dalam Microsft Excel. Dan pengolahan datanya memang tidak terfokus pada mesin hitung, tetapi penggunaan komputernya masih memiliki keterbatasan seperti yang diuraikan diatas. Dalam hal ini, maka penulis mencoba membuat dan menjalankan sebuah aplikasi dengan menggunakan MYOB Accounting Versi 13 yang penulis anggap lebih efisien dibanding penggunaan program yang sudah ada sebelumnya untuk mempercepat penyelesaian laporan piutang pelanggan.

Kata kunci : Akuntansi, Penagihan, Piutang, Pelanggan.1. Latar Belakang

Pada umumnya, organisasi perusahaan maupun instansi pemerintah atau swasta yang maju dan berkembang adalah jika organisasi perusahaan maupun instansi itu bisa mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Semakin banyaknya perusahaan yang didirikan maka persaingan dunia usaha akan semakin ketat.

Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan merupakan salah satu perusahaan yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Asahan yang bergerak dibidang jasa. Perusahaan ini menyediakan layanan kepada masyarakat berupa penyediaan air bersih.

Piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo tidak dapat tertagih karena sesuatu hal maka akan menyebabkan resiko kerugian bagi pihak yang bersangkutan. Untuk menghindari hal-hal tersebut diatas maka manajemen perlu mengadakan revisi secara menyeluruh tentang penagihan terhadap pelanggan. Pencatatan piutang pelanggan pada PDAM Tirta SilauPiasa masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan microsoft excel. Dalam hal ini penulis melihat bahwa inilah kesulitan yang dihadapi oleh PDAM Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan , yaitu menghitung piutang pelanggan pembayaran air, karena PDAM Tirta SilauPiasa kegiatan utamanya adalah menghitung piutang pelanggan pembayaran air kepada setiap pelanggan, maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem

pencatatan piutang pelanggan dengan menggunakan program MYOB Accounting Plus Versi 13, karena jika PDAM menggunakan program ini dalam pencatatan piutangnya, maka PDAM akan semakin mudah melakukan pencatatan piutangnya dengan waktu yang lebih cepat dan tepat. Sehingga tidak lagi membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui hasil dari proses data.

2. Latar BelakangLandasan teori merupakan panduan untuk

melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini yang berkaitan dengan masalah yang dibahas secara teoritis yang berhubungan dengan penyelesaian permasalahan dalam pencatatan piutang pelanggan pada PDAM,sehingga melalui pembahasan dalam landasan teori,penulis akan semakin mudah mengatasi setiap kendala yang ada pada PDAM.

2.1 Pengertian Komputer

Komputer adalah sebuah alat elektronik yang terdiri dari tiga bagian sistem yaitu: Hardware, Software dan Brainware. Perangkat keras (Hardware) pada dasarnya adalah perangkat yang secara fisik dapat dilihat dan diraba. Perangkat lunak (Software) adalah perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menghidupkan suatu aplikasi pemrograman komputer. Brainware adalah setiap orang yang mampu mengendalikan komputer dengan menberikan instruksi – instruksi yang dimengerti komputer.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem adalah suatu kerangka yang terpadu mempunyai satu sasaran atau lebih. Menurut Gordon B. Davis (2001), “Sistem dapat bersifat abstrak dan fisik.”a. Sistem Abstrak

Suatu susunan teratur, gagasan, konsep yang paling saling tergantung.

a. Sistem Fisik

Maksudnya serangkaian unsur yang saling bekerjasama untuk tujuan tertentu. Model umum sebuah system terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran. Ini disederhanakan karena sebuah sistem memiliki beberapa masukan dan keluaran.

Menurut L.ACKOF (2005), “Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian – bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.”

Sedangkan menurut Warren dkk (2005:10) menjelaskan bahwa: “secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak – pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.”

Menurut AmericanInstitute of Certified PublikAccountant (Muhammad, 2002:11) mendefinisikan sebagai berikut: “akuntansi adalah seni pencatatan, pengidentifikasian,pendeskripsian, pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian – kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil – hasilnya.”

Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa pengertian sistem akuntansi (Accounting System) adalah suatu metode pencatatan untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengiktisarkan dan melaporkan informasi transaksi dan kejadian – kejadian yang umumnya bersifat keuangan untuk mencapai tujuan tertentu.

2.3 Pengertian Tagihan dan Piutang

Dalam akuntansi pengertian tagihan biasanya

digunakan untuk menunjukkan klaim yang akan dilunasi

dengan uang.

Menurut Gitosudarmo (2005:11), “Piutang merupakan aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari dilaksnakannya kebijakan penjualan kredit.

Menurut LUDWIG VON BARTALANFY(2006:10), “Piutang adalah semua klaim (tagihan) dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya (pihak tertagih lainnya).

Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Klaim timbul karena sebagai sebab, misalnya penjualan secara kredit, pemberian pinjaman kepada karyawan, persekot dalam kontrak pembelian pada karyawan. Tidak semua klaim tersebut sebagai piutang.

Berikut ini beberapa bentuk klaim, antara lain klaim terhadap kelebihan pembayaran pajak, pembayaran listrik, pembayaran air, klaim terhadap perusahaan angkutan atas barang-barang yang rusak atau hilang dalam perjalanan, klaim ganti rugi terhadap perusahaan asuransi , klaim terhadap pemesan saham.

Dalam kegiatan perusahaan yang normal biasanya piutang akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari 1 tahun, sehingga dikelompokkan dalam aktiva lancar. Seperti telah dinyatakan termasuk dalam piutang ini hanya tagihan yang akan dilunasi dengan uang, oleh karena itu pengiriman barang untuk dititipkan (konsinyasi) tidak dicatat sebagai piutang yang timbul dari penjualan angsuran, akan dipisahkan menjadi aktiva lancar dan tidak lancar, tergantung pada jangka waktu angsuran tersebut. Apabila lebih dari 1 tahun maka tidak dilaporkan dalam kelompok aktiva lancar, tetapi masuk kelompok aktiva lain-lain.

2.4 Penilaian PiutangDalam hubungannya dengan piutang,

dalam buku prinsip akuntansi Indonesia disebutkan.Piutang dinyatakan sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima.

Dari prinsip diatas dapat diketahui bahwa untuk melaporkan piutang dalam neraca adalah sebesar jumlah yang akan direalisasikan yaitu jumlah yang diharapkan akan dapat tertagih. Jumlah piutang yang diharapkan akan ditagih dihitung dengan mengurangkan jumlah yang diperkirakan akan tidak dapat ditagih kepada jumlah piutang. Karena neraca itu disusun setiap

akhir periode, maka setiap akhir tahun perlu dihitung jumlah kerugian dari piutang. Kerugian piutang ini dibebankan pada priode yang bersangkutan sehingga timbulnya piutang tersebut. pencatatan kerugian piutang dikreditkan ke rekening cadangan kerugian piutang, sehingga tidak diperlukan perubahan-perubahan dalam buku pembantu piutang.

Apabila jelas piutang sudah tidak dapat ditagih maka rekening cadangan kerugian piutang didebit dan piutang dihapuskan, pada saat ini buku pembantu piutang baru dikredit. Penghapusan piutang baru dilakukan jika tidak terdapat bukti-bukti yang jelas seperti debiturnya bangkrut, meninggal dan lain-lain.

Selain menggunakan cadangan piutang terdapat satu cara lain untuk mengakui kerugian piutang yang disebut metode penghapusan langsung. Dalam metode ini kerugian piutang baru diakui pada waktu piutang dihapuskan dan penghapusan baru dilakukan bila terdapat bukti-bukti yang jelas. Penggunaan metode langsung tidak dapat melaporkan piutang dengan jumlah yang diharapkan bisa ditagih, tetapi neraca menunjukkan jumlah bruto piutang, sehingga tidak sesuai dengan prinsip akuntansi yang dikemukakan.

2.5 Jenis-jenis Piutang a. Piutang Dagang (Account Receivable) yaitu

piutang yang timbul dari penjualan kredit barang atau jasa. Yang merupakan usaha pokok perusahaan. Bila piutang timbul dari penjualan asset perusahaan, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu maka piutang tersebut tidak termasuk golongan piutang dagang.

b. Wesel Tagih yaitu piutang yang secara formil didukung oleh perjanjian untuk membayar secara tertulis (notes payable).

c. Piutang Non Dagang yaitu piutang yang timbul akibat penjualan asset, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu. Misalnya pinjaman karyawan.

2.6 Penyajian Piutang Dalam NeracaPenyajian piutang dalam neraca harus

tetap menyajikan jumlah bruto piutang karena piutangnya tidak dapat direalisasikan hanya berdasarkan taksiran (Prinsip Akuntansi Indonesia 3.1 pasal 9), harus dipisahkan secara jelas antara piutang dagang, piutang karyawan dan piutang lainnya. Apabila suatu perusahaan mempunyai hubungan jual beli dengan satu pihak sehingga terdapat piutang dagang dan juga hutang dagang atau hutang lainnya, penyajian dalam neraca tidak boleh dikompensasi akan tetapi harus dinyatakan secara terpisah.

2.7 Mencatat Piutang dalam sistem akuntansi manual, piutang

dicatat oleh bagian khusus yang menangani piutang. Pada sistem akuntansi komputer umumnya pengembang menyerahkan tugas tersebut kepada komputer sehingga bagian piutang cukup melakukan verifikasi untuk menjamin validasi catatan yang dilakukan komputer.

2.8 Klasifikasi Piutang Banyak perusahaan menjual secara

kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih.Piutang di klasifikasikan menjadi 3 bagian yaitu:

1.Piutang Dagang (Trades Receivable) umumnya adalah kategori yang paling signifikan dari piutang dan merupakan hasil dari aktivitas normal bisnis yaitu penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Piutang dagang sering disebut juga sebagai piutang usaha (accounts receivable). Piutang usaha di klasifikasikan di neraca sebagai aktiva lancar.

2. Wesel tagih (notes receivable) adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan disaat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode lebih dari 60 hari.

3. Piutang Lain-lainPiutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam 1 tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari dibawah judul investasi. Piutang lain-lain (order receivable) meliputi piutang bunga, piutang pajak dan piutang dari karyawan perusahaan.

2.9 Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang.

Informasi piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah: 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap

debitur. 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakuka

oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat

tertentu.

Dalam akuntansi piutang secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan pada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur. Dari pengiriman pernyataan piutang tersebut kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara priodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang disetiap debitur kepada manager piutang.

2.10 Metode Pencatatan PiutangPencatatan piutang dapat dilakukan

dengan salah satu metode berikut ini:1. Metode konvensional 2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang

atau pernyataan piutang3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu

(leggerless Bookeeping)4. Metode pencatatan dengan menggunakan

komputer.

Berikut ini diuraikan secara rinci setiap metode pencatatan piutang tersebut:1. Metode konvensional

Dalam metode ini, posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah:a. Transaksi penjualan kredit

Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh bagian piutang dari bagian penagihan. Transaksi timbulnya piutang ini diposting dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal.

b. Transaksi retur penjualanTransaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang.

c. Transaksi penerimaan kas dari piutangTransaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari debitur.

d. Transaksi penghapusan piutangTransaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit.

2. Metode posting langsungMetode posting langsung didalam kartu

piutang dibagi menjadi 2 golongan berikut ini:a.Metode posting harian

Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan, jurnal hanya

menunjukkan jumlah total harian. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.

b.Metode posting periodik1. Posting ditunda2. Penagihan bersiklus

3. Metode Tanpa Buku Pembantu Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak

digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta yang dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur diterima pembayarannya. Ada cara yang dapat ditempuh jika pelanggan yang membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan. Faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum dibayar dan dicap lunas kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur yang telah dibayar.4. Metode Penagihan yang bersiklus

Dalam metode ini selama sebulan media disertai yang diarsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan dilakukan kegiatan posting yang meliputi:a. Posting media yang dikumpulkan selama sebulan

tersebut kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang.

b. Menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang.

2.11Konsep Dasar Aplikasi MYOB Accounting Plus Versi 13

2.2.11.1 Sejarah MYOB Accounting Plus Versi 13

MYOB (Mainding Accounting Own Business) merupakan salah satu produk MYOB Limited Australia yang jalan pada sistem operasi windows seperti halnya jajaran produk MYOB Limited yang lainnya antara lain MYOB JustInvoices, MYOB Bussines Basicis, MYOB Accounting, MYOB Accounting Plus Versi 13. Ini sangat fleksibel dan mudah dipelajari dan MYOB Accounting Plus Versi 13 adalah salah satu software yang sedang berkembang di Indonesia karena kemudahan dalam penggunaannya, digit mata uang sesuai dengan setup windows komputer, serta jenis laporan yang berbagai macam bentuknya dapat dipindah ke program lain seperti Ms.excel.

Dengan menggunakan software MYOB Accounting kita dapat mengotomatiskan pembukuan secara lengkap, terperinci, dan akurat sebab software ini memiliki banyak : A. User Friendly (mudah digunakan)B. Mempunyai tampilan menu dan aliran

transaksi yang sederhana dan mudah diingat, MYOB mudah dimengerti oleh orang

awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi.

C. Tingkat Keamanan (security) yang cukup vailid untuk setiap user.

D. Memiliki kemampuan mengexplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export / import file yang merepotkan.

E. Memiliki fasilitas Job List sehingga mudah untuk memisahkan laporan setiap departemen yang terdapat dalam perusahaan.

F. Dapat diaplikasikan ke 105 jenis perusahaanG. Menampilkan laporan keuangan komparasi

(perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.

H. Terdapat fasilitas recurring sehingga memudahkan dalam penyimpanan jurnal yang berulang.

Kelebihan MYOB Accounting Plus Versi 131. Mudah dipahami karena disertai gambar dan

icon yang menunjukkan siklus akuntansi.2. Telah mendukung multi user, dengan hak dan

fungsi yang berbeda untuk setiap user.3. Telah tersedia fasilitas edit formulir (faktur,

bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan.

4. Telah terintregrasi dengan Ms.office, sehingga mudah dalam editing dan modifikasi data atau laporan.

5. Fitur dan fungsi sangat lengkap (Reminder hutang-piutang, surat tagihan, payroll, bahkan telah mendukung fungsi E-mail).

6. Cocok untuk segala jenis usaha, baik skala kecil, multi departemen, dan multi proyek.

7. Mudah dalam perawatan database dan backup data.

3.1. Analisa SistemAnalisa sistem adalah penguraian dari suatu

sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisa dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap design sistem. Tahap ini merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.

3.1.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Untuk memenuhi salah satu tujuan

penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada perusahaan terhadap upaya pengembangan dari sistem yang masih manual menjadi sebuah sistem baru yang terkomputerisasi guna untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas sistem, perlu

adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya.

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis pada PDAM Tirta SilauPiasa kab. Asahan sebagian sudah menggunakan suatu aplikasi khusus berbasis database, tetapi pada bagian piutang masih manual sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang dapat berpengaruh terhadap efisien dan efektifitas sistem kinerja perusahaan sebagaimana yang telah dikemukakan dalam identifikasi masalah.

Salah satu kekurangan yang terdapat adalahketerlambatan dalam enyajian laporan piutang, dan keterlambatan informasi inilah yangmenyebabkan perusahaan mengalami kendala-kendala, karena ketidaktepatan waktu dalam penyajian laporan dan informasi yang dibutuhkan. Serta kemungkinan kesalahan dalam penyajian laporan yang dibutuhkan perusahaan tersebut.

3.1.2. Analisa Sistem Yang Diusulkan Aliran sistem informasi pengolahan data

piutang dari sistem yang diusulkan (sistem baru) pada PDAM Tirta SilauPiasa tidak jauh beda dengan aliran sistem informasi yang berjalan saat ini pada perusahaan tersebut.

Perbedaannya hanya pada proses pemeriksaan rekening air. Dimana pada aliran sistem informasi yang sedang berjalan proses tersebut bersifat manual, sedangkan pada aliran sistem informasi yang diusulkan proses dilakukan secara terkomputerisasi dengan database sebagai media penyimpanan.

Keunggulan dari sistem informasi yang diusulkan, antara lain:1. Adanya media penyimpanan dalam bentuk

database sehingga untuk proses pembuatan laporan piutang pelanggan rekening air dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat, akurat dan relevan.

2. Sistem yang baru ini tampilannya mudah untuk dioperasikan karena masing-masing dari file-file sudah dikelompokkan berdasarkan bagian-bagiannya.

3. Adanya sistem informasi yang melakukan proses otomatis karena sistem tidak perlu melakukan proses entry berulang kali.

Akurat dan teliti, yaitu tepat dalam perhitungan maupun pengolahan data untuk mendapatkan informasi yang dibuat. Ada beberapa hal yang mempengaruhi akuratnya sebuah informasi, yaitu: kelengkapan, kebenaran dan keamanan.

Alasan-alasan ini yang tepat untuk menerapkan sistem yang akan diusulkan dengan menggunakan sistem komputerisasi, dengan masalah dan kesulitan yang dihadapi dalam mendapatkan informasi tentang pencatatan piutang.

Contoh gambaran secara lengkap mengenai aliran sistem pengolahan data piutang pelanggan pembayaran air yang diusulkan pada PDAM Tirta SilauPiasa kab.Asahan dapat dilihat pada gambar No 3.1.2, Aliran Sistem Baru.

PELANGGAN KASIR KABAG KEUANGAN

Bukti Rek.Air

TerakhirBukti Rek.Air

Terakhir

Data Entri

Data Base

Rekening Air BaruRekening Air Baru

Bayar Piutang Air Bayar Piutang Air

Membuat Bukti Pembayaran

Membuat Lap.

Pembayaran

Bukti Pembayaran

Laporan Pembayaran

AA

Lap.Pemb.yg sudah di ACC

A

Laporan Pembayaran

Melakukan Pencatatan

Lap.Pemb. Rekening Air

A

Lap.Pemb.yg Sudah di ACC

A

Lap.Pemb. Rekening Air

Lap.Pemb.di ACC

Lap.Pemb.yg Sudah di ACC

DIREKTUR

Gambar No 3.1.2, Aliran Sistem Informasi

3. DESIGN INTERFACE

Design Interface adalah sebuah media yang menghubungkan antara pengguna dengan sistem informasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat menyediakan interface yang mudah dipahami oleh pengguna, karena jika inteface dibuat terlalu rumit dan menekan waktu bagi pengguna untuk memahami dan menggunakannya, dikhawatirkan hal ini justru akan memunculkan faktor keagenan terhadap pemakai software.

Oleh sebab itu akan menyajikan Design program yang mudah dipahami dan dipelajari, dengan menggunakan MYOB V.13, karena mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya bersifat sederhana yakni berupa gambar - gambar, sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahami cara membuka program tersebut.

3.2.1. Design Input Design Input adalah rancangan untuk

menginput data-data apa saja yang ingin kita input untuk memproses suatu program. Tujuan dari Design Input yaitu agar mudah dimengerti oleh pemakai dan agar dapat tercapainya suatu hasil yang lebih akurat.

Dalam hal ini untuk mencapai tujuan yang diinginkan sebaiknya kita memperhatikan beberapa kriteria, antara lain: Dalam design input harus dapat dengan mudah digunakan dan dimengerti, design input harus bisa mendukung tujuan puncak dari pengolahan data tersebut, bentuk input hendaknya benar-benar hal yang perlu diperhatikan. Langkah-langkah dalam memasukkan beberapa transaksi yang terjadi pada piutang adalah sebagai berikut:

Gambar No 3.2.1, Tampilan Menu command centre

Setelah itu kita bisa memulai proses MYOB dengan menginput beberapa data yang diperlukan dalam menyelesaikan transaksi-transaksi.Adapun beberapa contoh dalam penginputan data, antara lain:

1. Menginput Akun-akun Dalam proses ini ada beberapa Akun yang akan diinput dengan anak akun, beberapa akun tersebut, anatara lain: Akun Asset, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income, Other Expenses.

Cara pengerjaannya:a. Aktifkan modul Accountsb. Pilih baris Account Listc. Tentukan kelompok perkiraand. Klik Icon New.

Tampilannya sebagai berikut:

Gambar No 3.2.1.1, Tampilan menginput Akun-akun

2. Menginput Nilai-nilai pada NeracaDalam proses ini kita akan memasukkan

nilai pada akun-akun yang telah diinput sebelumnya. Adapun cara pengerjaannya, antara lain:a. Aktifkan modul Accountsb. Pilih baris Account List c. Tentukan kelompok perkiraand. Klik Icon New.

Lihat tampilan berikut ini:

Gambar No 3.2. Tampilan untuk menginput nilai-nilai akun

3. Menginput Data PelangganDalam proses ini ada beberapa kolom

kosong yang akan diisi, antara lain: Nama Pelanggan, alamat, kota, dan code ID.Cara pengerjaannya:a. Aktifkan modul Card File;b. Pilih Card List;c. Setelah itu isilah data-data yang mau diisi

Lihat pada gambar berikut:

Gambar No 3.3 Tampilan menginput Data Pelanggan

4. Menginput Saldo Awal Masing-masing PelangganDalam proses ini ada beberapa kolom yang akan diisi, diantaranya:

Cara pengerjaannya: Menu Setup, pilih Balance, Customer Balance, klik Add Sales, kemudian tentukan nama customer yang bersaldo awal.

Tampilannya akan tampak seperti gambar berikut:

Gambar No 3.4, Tampilan menginput saldo awal

3.2.2. Design Output

Design Output adalah suatu keluaran yang dibutuhkan dalam mengambil sebuah keputusan. Hasil ini sangat membantu kegiatan-kegiatan kinerja bagi manajemen, dan hasil output ini akan menjadi pertinggal bagi perusahaan dan dijadikan sebagai arsip, yang suatu waktu bisa dilihat bila mereka membutuhkan kembali. Ada beberapa contoh hasil output yang terdapat pada sistem piutang., antara lain:

Langkah awal, kita masih tetap berada dalam lembar utama MYOB Accounting V.13 / pada command centre, sebelah kanan bawah klik Icon Reports-Account, seperti tampilan berikut:

Gambar No 3.5 Tampilan Reports Account

Setelah Account diklik, maka akan tampil / terdapat beberapa Icon seperti tampilan berikut:

Gambar No 3.6 Tampilan Index to Reports

1. Tampilan Report Disply Account Pada tampilan Report Disply, pilih Account-

Disply, maka akan muncul tampilan seperi berikut:

Gambar No 3.7 Tampilan Report Disply Account

2. Tampilan Report Disply SalesPada tampilan Report Disply, pilih Sales-

Disply, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar No 3.8 Tampilan Report Disply Sales

3. Tampilan Report Disply Card File Masih pada Report Disply, pilih Card-Disply, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar No 3.9 Tampilan Report Disply Card File

Selanjutnya tampilkan kembali Command Centre pilih reports, seperti tampilan berikut:

Gambar No 3.10 Tampilan Icon Reports

4. Tampilan Trial Balance Langkah selanjutnya pilih Accounts, pilih

Trial Balance, maka akan muncul tampilan berikut:

Gambar No 3.11 Tampilan Trial Balance

5. Tampilan Balance Sheet Langkah selanjutnya pilih Balance Sheet,

maka akan muncul tampilan berikut:

Penerapan sistem yang telah dirancang sebelumnya, untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Gambar No 3.12 Tampilan Balance Sheet6. Tampilan Output Profit And Loss

Kita kembali lagi pada Icon Reports, kemudian pilih dan klik Profit And Loss, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah agar sistem yang dirancang dapat diterapkan pada keadaan sebenarnya. Langkah – langkah yang dapat dilihat pada tahap implementasi sebagai berikut:

Gambar No 3.2.2.6, Tampilan Profit And Loss

4.1. Implementasi Sistem

4.1.1. Langkah – langkah Sistem Setelah Bab I sampai Bab III selesai

dibahas, sekarang kita masuk ke Bab IV. Disini kita akan membahas tentang bagaimana melaksanakan tahap implementasi sistem. Implementasi sistem adalah proses atau

1. Pemilihan Teknologi Adapun pemilihan yang dimaksud adalah pemilihan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dipakai. Pemilihan ini dilakukan untuk penerapan sistem informasi yang dikembangkan. Dalam hal pemilihan perangkat keras ini, dapat diperhatikan dan dipertimbangkan oleh faktor – faktor sebagai berikut:

a. Kelas Hardware yang diinginkan.b. Ketersediaan Hardware beserta dana yang

tersedia.c. Jenis interface.d. Apa yang dirancang dan yang disusun.e. Pendukung dan jaminan purna jual ( pelatihan,

dokumentasi manual yang lengkap, bantuan instalasi dan operasi, pengetesan, garansi, fasilitas perbaikan dan jaminan suku cadang serta perawatan reparasi ).

Sedangkan faktor – faktor yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam memilih perangkat lunak adalah a. Tidak perlu perbaikan.b. Tidak perlu usang.c. Biaya untuk perencanaan dan

pengembangan relative rumah.d. Maintenance, modifikasi rancangan dan

enhanching.

2. Pemilihan dan Pelatihan Personil Dalam menjalankan suatu kegiatan pada

instansi pemerintahan maupun swasta, pemilihan personil harus benar – benar diperhatikan agar dapat menghasilkan sistem informasi yang baik. Personil dapat dipilih dari karyawan – karyawan yang sudah ada atau bisa juga merekrut karyawan honor baru, namun dalam hal pemilihan ini, karyawan yang dibutuhkan adalah karyawan yang mempunyai potensi kinerja yang baik, dapat memahami atau mampu mendukung sistem informasi ini.

Pemilihan terhadap karyawan yang tersedia dapat dijadikan prioritas. Dengan pertimbangan – pertimbangan sebagai berikut:a. Mentransfer karyawan ke posisi baru, lebih

mudah diterapkan daripada merekrut karyawan baru.

b. Karyawan yang ada lebih memahami operasi organisasinya.

c. Moral karyawan lebih meningkat jika menduduki posisi baru yang lebih baik. Personil pada posisi harus dilatih untuk hal – hal yang belum difahami. Pelatihan ditujukan untuk pengoperasian sistem yang keterlibatan tugas dalam menyiapkan input, memproses

data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem.

Sebelum menjalankan kegiatan yang lebih lanjut lagi, seorang personil baru terlebih dahulu harus dilatih untuk hal –hal yang belum dimengerti. Tujuan dari pelatihan ini dilakukan untuk pengoperasian sistem yaitu keterlibatan tugas dalam menyiapkan input, memproses data, merawat dan menjaga sistem.

3. Persiapan Tempat Untuk menempatkan peralatan harus

dipertimbangkan keamanan fisiknya. Persiapan fisik yang dibutuhkan oleh sistem komputer adalah AC untuk mengatur suhu ruangan, penerangan cukup, pendeteksian kebakaran dan letak peralatan, memudahkan peralatan untuk dijangkau.

4. Pengetesan Program Sebelum program dipasang, program harus

bebas dari kesalahan – kesalahan terlebih dahulu. Untuk menemukan kesalahan – kesalahan uang terjadi, program harus ditest. Kesalahan program yang tejadi harus diklasifikasikan berikut ini:

a. Kesalahan bahasa atau disebut kesalahan penulis yaitu kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan.

b. Kesalahan suatu proses yaitu kesalahan yang terjadi sewaktu executable program yang dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi – kondisi yang belum terpenuhi dan tidak biasa dikerjakan.

c. Kesalahan logika yaitu kesalahan logika program dibuat pada kesalahan ini tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan yang terjadi, sedang hasil yang diperoleh adalah salah.

5. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan setelah

pengetesan program. Pengetesan sistem ( sistem testing ) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa element – element atau komponen – komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan atau kelemahan – kelemahan yang mungkin masih terjadi.

4.1.2. Evaluasi Sistem Sistem yang diterapkan sangat membantu

dalam penyelesaian DKB ( Data Pelangsungan

Pelajar ). Ada beberapa kelebihan yang terdapat pada sistem yang dibuat, antara lain:

a. Sistem dapat mengontrol laporan – laporan serta pengawasan data yang sudah ada misalnya data DKB.

b. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti.

Sistem yang diterapkan sangat membantu sekali dalam operasional kerja dikantor.Sebelum diterapkan sistem komputerisasi, banyak pekerjaan yang harus dikerjakan secara manual yang membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Pencarian data penjualan barang serta kegiatan lainnya yang rutinitas membutuhkan waktu ketelitian dalam penanganannya.

Sistem komputerisasi yang diterapkan diharapkan akan menggantikan pekerjaan – pekerjaan opersional kerja yang terjadi diperusahaan tersebut. Dengan demikian akan terjadi dapat lebih mudah diselesaikan.

4.2. Pembahasan 1. Neraca ( Balance Sheet )

PDAM TIRTA SILAUPIASA, KISARANBALANCE SHEET

JANUARI 2010

No Akun Nama Perkiraan Debet Kredit

1-11011-11021-11031-11051-11071-11081-11091-11111-11131-11151-21001-21021-22041-22061-23011-23031-23042-11002-11013-11014-11004-11024-11106-11006-11016-11026-11036-11046-11056-11066-11106-23339-1101

Kas DitanganBank MandiriBank BRIPiutang UsahaAsuransi dibayar dimukaPiutang KaryawanCad. Piutang KaryawanPers.barang dagangUang Muka PajakPerlengkapan kantorTanahGedungAkum.peny.gedungPeralatanAkum.peny.peralatanKendaraanAkum.peny.kendaraanHutang UsahaHutang PPh Psl 21Modal UsahaPend.UsahaPend.DendaPot.JasaBeban ListrikBeban TeleponBeban AsuransiB.Gaji KaryawanB.rupa-rupaBeban DendaGaji TerakhirPesangonTunjangan Hari TuaMasa Akhir Kerja

Jumlah

100.000.00060.000.00080.000.000270.000.00060.000.00020.000.000

--

10.000.0005.000.00070.000.00090.000.000

-35.000.000

-70.000.000

-----------------

870.000.000

------

120.000.00025.000.000

----

18.000.000-

7.000.000-

10.000.000153.000.000

-537.000.000

-------------

870.000.000Tabel No.4.2.1. Balance Sheet

2. DATA PELANGGANNama IWAN EDI Lusi

Br.SiregarSUMARDI V.Sirait Wina Yanto

Type Company Company Company Company Company Company

Address Jl.jend. sudirman

Jl.Sisingamangaraja

Jl.panglimapolem

Jl.diponegoro Jl.Sisingamangaraja

Jl.panglimapolem

Telp - - - - - -

Saldo awal Rp 46.350 Rp 17.590 Rp 22.590 Rp 17.590 Rp 22.590 Rp17.590

Tabel No 4.2.2 Data Pelanggan

3. Transaksi – transaksi yang terjadi selama bulan januari 2010Tanggal Keterangan

01 januari‘10

03 januari’10

05 januari’10

06 januari’10

07 januari’10

08 januari’10

09 januari’10 10 januari’10

11 januari’10

Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Iwan Edi sebesar Rp 46.350,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Lusi Br.Siregar sebesar Rp 17.590,00Pembayaran rekening air yang dibayar oleh Iwan Edi sebesarRp 46.350,00 beserta dendanya Rp 5.000,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar Rp 22.590,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh V.Sirait sebesar Rp 17.590,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar Rp 22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00. Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp 22.590,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Yanto sebesar Rp 17.590,00Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp 22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00

Tabel No 4.2.3. Transaksi

5. Kesimpulan Dari hasil riset yang telah dilakukan selama 1 minggu pada PDAM TIRTA SILAUPIASA, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan dari sistem kerja yang dilakukan oleh karyawan – karyawan PDAM, antara lain, yaitu:1. Penerapan komputerisasi piutang pelanggan

pada PDAM TIRTA SILAUPIASA KISARAN masih menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan microsoft excel. Sehingga proses kerja yang dihasilkan tidak efektif, efisien dan memakan waktu yang cukup lama.

2. Cara memproses data – data piutang dengan sistem yang akan diterapkan yaitu dengan memasukkan data – data piutang pembayaran air yang terjadi selama satu bulan maka akan menghasilkan laporan yang sangat tepat dan cepat.

3. Program yang dipakai adalah program MYOB Accounting V.13. Denganmenggunakan program MYOB Accounting V.13 sangat membantu dalam pengolahan data piutang, baik dari segi waktu, akurasi dan hasil yang baik karena pemakai dapat berinteraksi langsung dengan data piutang yang akan diolah.

DAFTAR PUSTAKA

1. Baridwan,zaki,1997,M.sc,Akuntansi Intermediae Accounting,edisi ke 7,erlangga,Yokyakarta

2. Deanta,A,2007,MYOB Accounting Versi 13, edisi ke 1, Penerbit PT.Alex Media Komputindo,Jakarta.

3. mulyadi,2001,Sistem Akuntansi,edisi ke 3,salemba empat.

4. Niswonger-fess-warren,1962,Prinsip-Prinsip Akuntansi,edisi ke 14,Marianus sinaga.