METODOLOGI UNTUK PEMBELIANPAKET APLIKASISaat ini, ribuan aplikasi software dapat dibeli sebagai off-the-shelf, pengemasan software dari pertumbuhan jumlah perusahaan software telah mendunia. sebelumnya, aplikasi software dapat digunakan oleh perusahaan dalam berbagai industri pada tingkat PC, seperti akuntansi secara keseluruhan, dan sistem pembayaran, sama seperti sistem perusahaan yang besar dan kompleks (sistem ERP) pada tingkat server dengan modul integrasi untuk keuangan. Logistik, dan aktivitas SDM. Sebagai tambahan, ada industri dengan sistem tertentu seperti sistem manajemen penjualan dan persediaan untuk retail, sistem pembayaran komersial untuk bank, sistem pemrosesan klaim untuk perusahaan asuransi, dan sistem admisi pasien untuk penyedia kesehatan.A. Keputusan Membuat atau MembeliSecara umum, pemilihan antara pengembangan aplikasi kostumisasi dan sistem pembeliankeputusan membeli atau membuatadalah keputusan yang harus dibuat secara bersama oleh manajer bisnis yang memerlukan aplikasi dan profesional IS yang dapat mengakses manfaat dan resiko teknis. Untuk organisasi dengan personil IS yang ahli, mempunyai dua keuntungan dari pembelian: 1) penghematan biaya, dan 2) implementasi yang cepat.B. Metodologi PembelianBagian ini berfokus pada langkah detail dalam proses siklus hidup untuk memilih, memodifikasi, dan mengimplementasi paket aplikasi software yang besar. Setelah menggambarkan setiap langkah secara detail, lalu kita mendiskusikan bagaimana mengelola secara efektif proyek sistem pembelian serta kekuatan dan kelemahan dari pembelian sistem paket.Langkah-Langkah PembelianLangkah-langkah pembelian paket aplikasi masuk dalam tiga tahap siklus hidup yaitu definisi, konstruksi, dan implementasi. Karena pengembangan aplikasi menggunakan proses SDLC, proses paket pembelian juga menggunakan pendekatan SDLC modifikasi.Tahap definisiPada tahap ini sama dengan dua langkah pada proses SDLC. Walaupun demikian, ada lima langkah tambahan tertentu dalam proses pembelian.1. Analisis kemungkinan, sama dengan SDLC, tujuan dari langkah ini adalah untuk menentukan tujuan sistem secara ekonomis, teknis, dan operasi memungkinkan.2. Definisi keperluan, langkah kritis dalam pendekatan SDLC, karena mengirimkan spesifikasi secara detail dari apa yang harus dilakukan sistem dari input yang diterima, data yang disimpan, proses harus bekerja dengan baik, output harus diproduksi, dan keperluan kinerja harus memuaskan.3. Membuat catatan kecil dari paket, pada langkah ini, keperluan organisasi digunakan untuk menghilangkan hampir semua paket kandidat yang dijanjikan yang teridentifikasi dalam analisis kemungkinan.4. Membangun kriteria pemilihan, pada langkah ini, kedua bisnis dan anggota tim IS harus bekerjasama untuk menentukan kriteria relevan tentang paket kandidat dan penjual dengan tujuan untuk memilih yang paling baik.5. Mengembangkan dan mendistribusikan RFP, RFP adalah pengiriman dokumen formal untuk penjual potensial, bertemu mereka untuk menandatangani proposal dari paket software dan bagaimana hal tersebut akan menemukan kebutuhan perusahaan.6. Mengevaluasi respon penjual pada RFP dan memilih paket, pada langkah ini, respon penjual pada RFP dievaluasi dan kegiatan tambahan diperlukan untuk mengevaluasi paket kandidat dan penjualnya.7. Kontrak Negosiasi, pengiriman pada langkah ini adalah kontrak legal dengan penjual dari paket software yang dipilih dan rencana detail untuk mengingatkan dari langkah siklus hidup.Tahap konstruksiDalam proses SDLC, tahap konstruksi terdiri dari tiga langkah: desain sistem, membangun sistem, dan uji sistem. Dengan pembelian, langkah pertama dari dua langkah tergantung pada ada tidaknya modifikasi pada paket pembelian.Jika tidak ada modifikasi pada sistem yang telah dibuat, perusahaan dapat bergerak ke uji sistem setelah kontrak pembelian ditandatangani. Tetapi jika ada modifikasi pada sistem yang dibuat, investasi signifikan dalam waktu dan biaya mungkin diperlukan.Tahap implementasiPada tahap ini, melibatkan pemasangan, operasi dan pemeliharaan. Peranan Tertentu Dari Pembelian Paket AplikasiSebagai hasilnya, tidaklah aneh bagi manajer proyek untuk proyek paket sistem informasi menjadi manajer bisnis. Karena ahli IS masih diperlukan untuk mengakses kemungkinan teknis dari implementasi paket, manajer IS mungkin membagi peran proyek manajemen kepada spesialis IS dalam tim proyek. Tidak seperti pengembangan software dalam perusahaan, pembelian software juga tergantung pada penjual eksternal. Penjual software menyediakan informasi untuk kemampuan paket dalam merespon RFP. Karena tergantung pada penjual software, peran penting lainnya juga kritis dalam mensuksesan implementasi paket sistem: spesialis pembelian dan spesialis kontrak. Kedua tipe ini harus terlibat dalam proyek pembelian, baik mereka itu anggota formal maupun bukan dari tim proyek.Mengelola Proyek Pembelian SistemProyek sistem pembelian akan sukses ketika organisasi telah memilih produk dan penjual yang dapat memuaskan perusahaan dan kebutuhan sistem masa depan. Masalah utama dalam mengelola siklus hidup proyek sistem pembelian adalah meyakinkan bahwa perhatian yang cukup yang diberikan pada tiap langkah dalam tahap definisi awal.Suksesnya tahap implementasi juga tergantung pada seberapa baik kinerja pada tahap definisi, karena pada tahap ini dimana anggota tim mengukur kebutuhan perubahan organisasional dalam mensukseskan implementasi sistem pembelian. Sebagai tambahan, proyek sistem pembelian mengenalkan beberapa tipe resiko. Pertama, kesuksesan dari proyek tergantung pada kinerja pihak ketiga. Kualitas dari sistem implementasi tidak hanya pada kemampuan ahli software dari penjual, tetapi juga seberapa baik kemampuan paket dipahami dengan cara implementasi oragisasi dan pelatihan penjual serta kemampuan pemasangan.Kelebihan dan Kelemahan PembelianAda beberapa kekuatan dari pembelian paket software. Pertama, sedikit waktu yang diperlukan dalam mengimplementasikan sistem yang dibandingkan untuk pengembangan aplikasi kostumisasi. Kedua, implementasi paket software dapat sangat menarik dari pandangan ekonomi. Ketiga, sumber daya IS dalam perusahaan dapat gratis dalam mengembangkan aplikasi misi kritis yang dapat menyediakan keunggulan kompetitif perusahaan. Dua kekuatan jangka panjang lainnya adalah kualitas aplikasi dan pemasukan keahlian eksternal. Keempat, Umumnya paket berkualitas tinggi karena dikembangkan dengan biaya mahal, telah diuji beberapa kali ditempat lain dan diperbaiki terus menerus berdasarkan keluhan pemakai, sehingga terbebas dari bug dan yang terakhir, Kompatibel dengan sesama penguna paket, karena model basis data yang sama sehingga dapat saling bertukar data dengan mudahAda dua resiko utama yang berhubungan dengan implementasi paket pembelian. Pertama, kelemahan pengetahuan paket dan yang kedua adalah sejak mengimplementasikan paket sistem selalu memerlukan proses perubahan bisnis secara signifikan yang sangat beresiko. Kelemahan jangka panjang bahwa organisasi menjadi sangat tergantung pada penyedia IT tidak hanya untuk pemasangan awal dan beberapa paket modifikasi, tetapi juga perawatan paket tersebut. dan kelemahan paket juga dapat berupa kemungkinan paket tidak dapat jalan pada perangkat keras tertentu (tidak kompatibel dengan perangkat yang ada), Kadangkala paket tidak didukung fungsi-fungsi yang sepesifik bagi perusahaan dan juga Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya, bila paket berbeda dengan paket lama sehingga basis datanya lain, serta sulitnya melakukan perbaikan dan pengembangan karena merupakan hak perusahaan vendorC. Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Pembelian Paket1. Spesifikasi kebutuhan perusahaan. Berupa kemampuan paket yang dibutuhkan perusahaan2. Ketersedian paket. Setelah mengidentifikasi kebutuhan, perusahaan mencari paket yang dapat memenuhi kebutuhan3. Mengevaluasi kemampuan paket. Paket yang dipilih adalah paket yang terbaik memenuhi kebutuhan perusahaan seperti memenuhi kriteria; fungsi yang ditawarkan, fleksibilitas untuk memodifikasi, kemudahan pemakaian, perangkat keras dan perangkat lunak yang kompatibel, karakteristik format file dan basis data, kemudahan instalasi dan konversi sistem lama, kemudahan perawatan , kelengkapan dan kemudahan pemahaman dokumentasi, pengalaman dan layanan penjual paket, biaya paket dan perawatan.D. Pilihan Baru Dalam Pembelian: Penyedia Jasa Aplikasi (ASPs)Berdasarkan AMR Research Inc., permintaan untuk penyedia jasa aplikasi (ASPs) pada pemilik aplikasi ERP diharapkan berkembang sangat cepat selama tahun pertama dari milenium baru.Ada dua keunggulan dari pembelian paket daripada membangun kostum, antara lain penghematan biaya dan implementasi yang cepat. Kontrak dengan ASP berdasarkan periode pembayaran daripada investasi yang besar, dan investasi dalam pelayanan harus dihindari. Walaupun demikian, kelemahan harus dipertimbangkan juga sama dan melibatkan ya atau tidaknya solusi kostumisasi yang dapat disediakan oleh ASP memerlukan dan tergantung pada penjual eksternal.