SISTEM INFORMASI LOGISTIK RUMAH SAKIT

SISTEM INFORMASI LOGISTIK RUMAH SAKITDisusun oleh :DRA. ENDANG ADRIYANI,APT, MARSSISTEM INFORMASI MANAJEMENSISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)KUMPULAN BERBAGAI PERANGKAT (SOFTWARE, HARDWARE), SDM SERTA BERBAGAI PROSEDUR YG TERPADU DAN TERKAIT DENGAN PENYEDIAAN BERBAGAI INFORMASI YG DAPAT DIGUNAKAN PARA PIMPINAN/MANAJER DALAM MELAKSANAKAN SELURUH FUNGSI MANAJEMEN.

KHUSUSNYA DALAM KEGIATAN PENYUSUNAN RENCANA, KEBIJAKAN SERTA STRATEGI DALAM MENJALANKAN USAHARussell (1990)Sistem informasi digunakan utk membantu manajemen RS dlm menyusun perencanaan, anggaran dan analisa biaya.

Konsep Russell berupa :Kerangka analitis hubungan Pusat biaya,aktifitas dan sumber daya yg ada di RSLANJUTANSISTEM ADALAH : SUATU TOTALITAS DARI UNSUR-UNSUR YG SALING BERINTERAKSI MENUJU SUATU TUJUAN TERTENTU. SISTEM TERDIRI DARI SUB SISTEM YG SALING BERKAITANINFORMASI ADLH :SUATU PENGETAHUAN YG DISAMPAIKAN OLEH ORANG LAIN YG DIPEROLEH DG CARA DIPELAJARI ATAU MELALUI PENELITIAN. KERANGKA KONSEPSIONAL ADMINISTRASI SEBAGAI SISTEM YG TERPADUMANUANGMESINMATERIALFASILITASWAKTUTUJUANADMINISTRASI &MANAJEMENPENGAMBILAN KEPUTUSANKEPEMIMPINANADA TUJUH SISTEM YG DIANALISA MENURUT RUSSEL :ANALISA KEBUTUHANPERAMALANPERENCANAAN BAHANANGGARANALOKASI BIAYAANALISA PELAYANANINPUT, EDITING DAN REPORTING

LANJUTANFUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) ADALAH :MENGUMPULKAN DATA SECEPAT MUNGKIN LANGSUNG DARI SUMBERNYA- KENAIKAN HARGA BARANGMENGOLAH DATA DG CEPAT DAN AKURAT MENJADI INFORMASIMENYAJIKAN INFORMASI YG RELEVANMENGHINDARI PENGOLAHAN DATA GANDAMENGHINDARI PENYIMPANAN DATA GANDA, YG TIDAK PERLUMEMBEBASKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI KEGIATAN PENGOLAHAN DATA AGAR DPT MEMBERIKAN WAKTU LEBIH BANYAK PD PROSES MANAJEMENMENGGUNAKAN KOMPONEN-KOMPONEN SIM SEEFISIEN MUNGKINMEMELIHARA KOMPONEN SISTEM INFORMASI SEBAIKBAIKNYA, BAHKAN MENINGKATKAN KUALITAS DAN PRODUKTIFITAS.MEMPERKECIL UKURAN FISIK ARSIP DAN MEDIA PENYIMPANANNYA.MENGURANGI KERTAS-KERTAS , TENTANG DAN SEGALA AKIBATNYA SEPERTI DEBU DSB.MENURUT JAEL E. ROSE (1979) SIM dg ORGANISASI DAPAT DIANALOGIKAN DG TUBUH MANUSIA .TUBUH MERUPAKAN BAGAN ORGANISASI SEDANGKAN SIM ADALAH SISTEM SYARAFNYA.HAL INI DAPAT DIGAMBARKAN SBB. : ALUR KEWENANGAN

: ALUR INFORMASI

: HUBUNGAN KERJA

lanjutanSIM TERPADUDATA

BASEDEMANDANALYSISSYSTEM CASECOSTINGSYSTEMCOST ANALYSIS SYSTEMPLANNINGSYSTEMDEMANDFORECASTINGSYSTEMINPUTEDITING &REPORTINGSYSTEMBUDGETINGSYSTEMMEDICALRECORD

PERSONALDATA

FINANCIAL DATA

LOGISTICDATAHUBUNGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS DAN SISTEM INFORMASI LOGISTIK :SISTEM INFORMASI DI RS PADA DASARNYA (AUSTIN, 1983) :

1. SISTEM INFORMASI MEDIK/KLINIK YI : MEMPROSES DATA MEDIK SISTEM REKAM MEDIK

2. SISTEM INFORMASI OPERASIONAL ADMINISTRASI YI: MEMPROSES KEGIATAN ADMINISTRASI TERDIRI ATAS 3 SUBSISTEM :* SUBSISTEM INFORMASI KEUANGAN* SUBSISTEM INFORMASI KETENAGAAN* SUBSISTEM INFORMASI LOGISTIK

DISINI TERLIHAT BAHWA SISTEM INFORMASI LOGISTIK MERUPAKAN SUB SISTEM DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.

LANJUTANSISTEM INFORMASI DIRANCANG UNTUK MAKSUD PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN.

SISTEM INFORMASI LOGISTIK MEMUAT :SISTEM PEMROSESAN PESANANSISTEM PERSEDIAANSISTEM PEMBELIANSISTEM KEBUTUHAN BAHAN, TENAGA KERJA, MESIN, MODALSISTEM PENJADWALAN, PEMBERIAN PEMERINTAHSISTEM PEMELIHARAANSISTEM PENGENDALIAN KUALITASSISTEM DISTRIBUSI .SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGA.DLL

SISTEM HARUS DIBUAT KOMPREHENSIF, TERPADU, DAN TERKORDINASI MENCAKUP SEGALA TRANSAKSI.SISTIM INFORMASI LOGISTIK

TRANSAKSI LOGISTIK.TRANSAKSIPEMBELIANPENGADAANLOGISTIK(PERSEDIAAN)TRANSAKSI/ PEMAKAIANPENJUALANPROSES PEMBERIANJASAAKTIVA/HARTAPENDAPATAN/PENJUALANBEBAN /BIAYA

SISTEM INFORMASI LOGISTIKMODUL GUDANG/INVENTORY:1. PERENCANAAN PEMESANAN (STOK MINIMUM)2. MUTASI OBAT DARI GUDANG ( KARTU STOK)3. TRANSAKSI RETUR4. STOK OPNAME

MODUL PENJUALAN1. TRANSAKSI PENJUALAN2. TRANSAKSI RETUR PENJUALAN3. HARGA JUAL (UP TO DATE)

LAPORAN GUDANG/ INVENTORY 1. LAPORAN PEMESANAN/PENERIMAAN BARANG2. LAPORAN PER SUPLIER3. LAPORAN PER NAMA BARANG

LANJUTAN4. LAPORAN PER NOMOR MUTASI5. LAPORAN PER UNIT AMPRAHAN6. LAPORAN STOK BARANG

LAPORAN PENJUALANCETAK LAPORAN PENJUALAN LAPORAN RETUR BARANGLAPORAN STOK BARANGLAPORAN PER UNIT KLINIK LAPORAN BILLING/KASIR

LANJUTANINFORMASI DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN. ADA JENIS-JENIS INFORMASI YG DIBUTUHKAN DIBAGI ATAS :

INFORMASI UNTUK TOP MANAJEMEN :- RINGKAS & AGREGASI,BIAYA DAN PENDAPATAN- LAPORAN RINGKAS ANTAR FUNGSI- PRAKIRAAN

2. INFORMASI UNTUK MENENGAH DAN BAWAH MANAJEMEN :- TERINCI- LANJUTANSENTRALISASI INFORMASI DAN KOMPUTERISASI ADA 2 HAL YG BERBEDA MENGENAI SENTRALISASI INFORMASI DAN KOMPUTERISASI YG KD PENGGUNAAN TDK SESUAI ATAU KURANG TEPAT.

TENTANG BAHAN LOGISTIK PENDISTRIBUSIANNYA MENYEBAR SESUAI PENGELOMPOKAN JENISNYA. SEP. MAKANAN AKAN BERADA DI INST. GIZI, BAHAN FARMASI ADA DI APOTIK, ATK ADA DI RUMAH TANGGA DLL.

DATA ANGGARAN LOGISTIK ADA DI BAGIAN KEUANGAN.POSISI PERSEDIAAN ADA DI GUDANG

KESELURUHAN DATA DAN INFORMASI MENGENAI BAHAN LOGISTIK SEHARUSNYA TERSENTRALISASI . MEMANG BAIK KALAU ADA GUDANG BESAR TETAPI HAL ITU TDK DIMUNGKINKAN.

SEDANGKAN KOMPUTERISASI ADALH PENGGUNAAN KOMPUTER UTK MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA, YG PADA HAKEKATNYA MANUAL MENJADI MASINAL DGN KOMPUTER.

LANJUTANUNSUR PENGOPERASIAN SUATU SISTEM KOMPUTER

PERANGKAT KERAS (KOMPUTER DLL).

PERANGKAT LUNAK (OP. SISTEM, SISTEM MANAJEMEN DATA, MODEL ANALISIS DSB APLIKASI PERANGKAT LUNAK).

PROSEDUR (INSTRUKSI UNTUK PEMAKAI, INSTRUKSI UNTUK PENYIAPAN MASUKAN DAN INSTRUKSI PENGOPERASIAN )

PERSONALIA PENGOPERASIAN SIM ( OPERATOR, PEMBUAT PROGRAM, ANALISA SISTEM , PENYIAP DATA).

FILE ( PROGRAM & DATA) YG DAPAT DIBUKTIKAN SECARA FISIK MISALNYA DISKET, HARDISK, MIKRO FILM, KELUARAN TERCETAK DLL.TERIMAKASIHApplicationFunctionsTypes of Data RequiredData UsesMaterials ManagementCentralized inventory tracks multiple locationsSupply charge captureInvoice / shipment reconciliationSupplier contract audit

Stock levels, utilization by clinicianSupplier contract termsSupply costs, utilization by patientPurchase order information Supplies received from suppliersSupply cost controlJust in time purchase supportManagement reportingFacility space management, planningDistribution of inventory costsBerita acara penerimaan obat (M-03) 1 Laporan pemesanan barang (M-01) 1Prosedur Pembelian ObatFungsi PengadaanGudang Besar ObatPO-02AKonfirmasi rekananSurat Jalan 1Input-purchase ordermodul inventoryCetak laporan Pembelian (M-02) 3x Surat jalan 2xfileLaporan pemesanan barang (M-01) 2xverifikasiLaporan pembelian (M-02) 1Pengiriman obat sesuai pesananfileRekananobatProses Pengiriman TagihanPPTFungsi Pemeriksaan & PenerimaanLaporan pemesanan barang (M-01) 1Laporan pembelian (M-02) 2 Surat jalan 2xobatPeriksa kualitas & kuantitas barangSesuai?tidakYa TTD Surat JalanBerita acara penerimaan obat (M-03) 2xLaporan Pembelian (M-02) 2filePO-02Cmodul inventoryForm Entry Unit Surat jalan 2obatProsedur Pembelian ObatUnit Kerja Pelaksana (Poli, Wing, Apotik, UGD)Departemen PembelianFungsi PerencanaanFungsi PengadaanKeuanganPO-01Surat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1xTandatangan pihak yang berwenang Surat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1xFile stock obatInput-purchase requestmodul inventoryCetak laporan pemesanan barang (M-01) 3xSurat Permohonan Pengadaan Obat (F-02) 1filefileLaporan pemesanan barang (M-01) 3xverifikasiLaporan pemesanan barang (M-01) 3Laporan pemesanan barang (M-01) 2xPO-02BLaporan pemesanan barang (M-01) 3xPeriksa anggaran & verifikasi pihak yang berwenangProsedur Distribusi ObatUnit Kerja Pelaksana (Poli, Wing, Apotik, UGD)Gudang Besar ObatBerdasarkan Kebutuhan menyiapkanSurat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1xVerifikasi oleh pihak yg bertanggung jawabSurat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1Periksa Obat yang dimintaStok masih ada?PO-02AtidakSiapkan & serahkan barangobatMinta tanda terima barangSurat Permintaan Persediaan Obat (F-01) 1Cetak mutasi barang di form exit itemModul inventoryLaporan transfer barang (M-04)fileobatYa

ALUR PROSES LOGISTIK DI RUMAH SAKIT

Bagian/Unit

Direktur

PANITIA

Membuat perencanaan kebutuhan

Perencanaan

Pengadaan

Pemeriksaan

Distribusi

Inventarisasi

Laporan inventory

Laporan inventory

wadir

Laporan inventory

INPUT

PROSES

OUTPUT

ALUR PROSES PENGADAAN

Perencanaan & Keuangan

Panitia Pengadaan

Supplier

SPACC dari Verifikasi Keuangan

Menghubungi supplier

Menyiapkan barang

Menerima Barang, lalu dilakukan pemeriksaan

Menyiapkan dokumen

INPUT

PROSES

OUTPUT

ALUR PROSES PEMERIKSAAN

Supplier

Panitia Penerimaan Barang

Gudang

MengirimBarang

Diperiksa

Membuat berita acara

Mengarsipkan dokumentasikan berita acara

Menerima copy berita acaraMenerima barang

INPUT

PROSES

OUTPUT

ALUR PROSES DISTRIBUSI

Panitia Penerimaan Barang

Gudang

Ka. Logistik

Berita AcaraSPBarang

Diperiksa

Barang Disimpan

Data di input ke kartu stok & komp.

Didistribusikan

Membuat laporan stok barang

Menerima laporan stok barang

INPUT

PROSES

OUTPUT