sekretaris pgn

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008. USU Repository © 2009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III

MEDAN

SKRIPSI MINOR

PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN

PADA PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk.

JL. IMAM BONJOL NO. 15 D MEDAN 20112

Disusun Oleh:

NAMA : DIAN HIDAYATIN PUTRI

NIM : 052103051

JURUSAN : D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan

Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Medan

2008


DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar…………………………………………………………………….

Daftar Isi…………………………………………………………………………..

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul ………………………….

B. Perumusan Masalah ………………………………………

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian …………………………...

D. Metode Penelitian ………………………………………...

BAB II : URAIAN TEORITIS

A. Gambaran Umum Perusahaan ……………………………

1. Sejarah Singkat Perusahaan ……………………………

2. Visi dan Misi Perusahaan ………………………………

3. Lingkungan Strategis Perusahaan………………………

4. Arti Logo Perusahaan…………………………………..

5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas …………………

B. Pengertian dan Peranan Sekretaris

dalam Perusahaan …………………………………………

C. Syarat-syarat Sekretaris …………………………………..

D. Sekretaris dan Lingkungan Kerja …………………………

E. Tugas-tugas Sekretaris ……………………………………

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI ……………………………….


BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ……………………………………………….

B. Saran………………………………………………………

Daftar Pustaka …………………………………………………………………….

Lampiran


BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul

Dengan semakin pesatnya perkembangan yang terjadi di dalam

perusahaan sekarang ini, dibutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat.

Dalam pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam

hal pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan

berkembang. Salah satu tenaga tersebut adalah Sekretaris.

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan

penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan

pengertian penulis pada seorang penulis cerita pendek (cerpen) atau pun seorang

penulis novel dan penulis sejarah. Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama

dengan penulis disini adalah pengertian pada seorang yang mempunyai tugas yang

sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu

kegiatan perkantoran atau perusahaan. (Saiman, 2002: 24)

Sedangkan secara definisi dapat kita pahami bahwa sekretaris adalah

seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat

termasuk menyiapkannya bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi. (The

Liang Gie, 1999: 25)

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari

sudut peninjauannya:


1. Dari segi luas lingkup kerja dan tanggung jawab, ada dua macam sekretaris,

yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pimpinan.

2. Dari segi kemampuan dan pengalaman kerja, ada dua macam sekretaris, yaitu

sekretaris junior dan sekretaris senior.

3. Dari bidang kerja, antara lain dikenal Sekretaris Bidang Pemerintahan,

Sekretaris Bidang Hukum, Sekretaris Bidang Administrasi, dan sebagainya.

Seorang sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat

menentukan atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan.

Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris

pada masing-masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut

(Saiman, 2002:37):

1. Peranan sekretaris terhadap atasan.

a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan

yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi

fungsi, tugas dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanaan tugas.

d. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan

pimpinan bagi bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan.


a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil

yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan

kecakapan dan kemampuan.

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga

pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil baik.

c. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

d. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih

mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai

bawahan.

Pada PT. Perusahaan Gas Negara seorang sekretaris berperan sebagai

sekretaris pimpinan yang fungsi jabatannya adalah pelaksanaan analisa kegiatan di

bidang administrasi dan kesekretariatan seperti menganalisa pelaksanaan

penerimaan dan pencatatan surat masuk/ keluar dan laporan-laporan serta

pendistribusiannya, menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat dan

Kearsipan, menganalisa pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip, serta

menganalisa pelaksanaan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di

lingkungan PT. Perusahaan Gas Negara.

Dengan semakin besarnya suatu perusahaan, maka semakin besar pula

tanggung jawab pimpinan terhadap tugasnya sehingga dalam keadaan demikian,

pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris yang lebih terampil dan cakap demi

tercapainya keberhasilan pimpinan perusahaan untuk pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan dalam suatu perusahaan.

Oleh karena itu dengan adanya peran seorang sekretaris di PT.

Perusahaan Gas Negara diharapkan dapat memberikan kontribusi yang tidak sedikit


demi kelancaran jalannya perusahaan. Seorang sekretaris tidak hanya dituntut

memiliki ilmu dan keahlian tetapi diharapkan mampu membantu mengatasi

kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, menyederhanakan kerja atau cara

menyelesaikan pekerjaan sehingga bisa tercapai hasil yang memuaskan.

Peranan sekretaris sangat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan.

Untuk bisa mencapai hasil dalam perusahaan, sekretaris harus dapat menjalankan

tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja.

Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara

keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan

dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau

kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja

pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan. (Robert L.

Mathis dan John H. Jackson, 2002: 78).

Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris

harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui

pekerjaannya. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan

untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.

Mengingat akan pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk

memilih judul:

“PERANAN SEKRETARIS TERHADAP KINERJA PERUSAHAAN PADA

PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (Persero) Tbk MEDAN.”

Dengan alasan bahwa peranan sekretaris merupakan aktivitas penting di

dalam arus kelancaran perusahaan dan untuk lebih mengetahui apa saja tugas-tugas

sekretaris.


B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa sekretaris adalah suatu peranan yang sangat penting

dalam perusahaan seperti sebelumnya disebutkan di atas, agar tidak terjadi

penyimpangan atau dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai

dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:

“Bagaimana peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan pada PT.

Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk Medan?”

Dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh

mengenai peranan sekretaris pada perusahaan dalam usaha melaksanakan tugasnya

untuk membantu pimpinan agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan setiap

pekerjaan yang menyangkut pekerjaan sekretaris.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui peranan sekretaris dalam mendukung pencapaian tujuan

perusahaan.

2. Untuk mengetahui peranan sekretaris terhadap kinerja perusahaan.

Manfaat penelitian ini adalah:

1. Dapat menambah wawasan dalam bidang kesekretariatan.

2. Dapat memberikan masukan bagi perusahaan tentang bagaimana prilaku

seorang sekretaris terhadap kinerja perusahaan.

3. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris untuk lebih meningkatkan

pengetahuan tentang tugas-tugasnya.


D. Metode Penelitian

1. Lokasi Penelitian

PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. SBU Distribusi Wilayah III

Jl. Imam Bonjol No. 15 D Medan 20112

2. Jenis Data

Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh orang yang melakukan

penelitian dari sumber-sumber yang telah ada. Data ini biasanya diperoleh dari

perpustakaan atau dari laporan-laporan peneliti terdahulu. Data sekunder disebut

juga data tersedia. (M. Iqbal Hasan, 2002: 34)

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Interview (Wawancara)

Yaitu dengan malakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak

yang berwenang dalam memberikan data yang berkaitan dengan masalah-

masalah yang penulis ajukan.

c. Studi Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan memanfaatkan

studi pustaka yang diperoleh dari referensi tertulis, artikel, buku, untuk masalah

yang akan dibahas.

4. Metode Analisis

Metode Deskriptif


Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status

sekelompok manusia, suatu objek, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas

peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari penelitian deskriptif ini adalah untuk

membuat deskripsi, gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai

fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomena yang diselidiki. (Moh.

Nazir, 2003: 54)

Secara harfiah, metode deskriptif adalah metode penelitian untuk

membuat gambaran mengenai situasi atau kejadian, sehingga metode ini

berkehendak mengadakan akumulasi data dasar belaka.


BAB II

URAIAN TEORITIS

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Pengusahaan gas di Indonesia semula dikelola oleh perusahaan swasta

Belanda yang bernama U. N. Eindhoven & Co berdiri pada tahun 1859 yang

memperkenalkan pengusahaan gas kota di tanah air yang terbuat dari batu bara.

Pada tahun 1958 perusahaan tersebut dinasionalisasi dan diubah menjadi PN

Gas dan pada tanggal 13 Mei 1965 menjadi Perusahaan Gas Negara.

Pada tahun 1974, di Cirebon Perusahaan Gas Negara mulai menyalurkan

gas bumi dengan jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah

tangga, komersial dan industri yang menggantikan gas buatan dari batu bara dan

minyak yang tidak ekonomis, kemudian disusul berturut-turut di Jakarta (1979),

Bogor (1980), Medan (1985), Surabaya (1994) dan Palembang (1996).

Pada tahun 1984, status perusahaan berubah menjadi Perum yang

kemudian dilanjutkan pada tahun 1994 sampai dengan saat ini statusnya


ditingkatkan menjadi Persero dengan ruang lingkup usaha yang lebih diperluas

tidak saja di bidang distribusi gas bumi melainkan transmisi gas bumi.

Berkaitan dengan IPO (Initial Public Offering) serta berdasarkan akta

nomor 5, tanggal 3 November 2003 Perusahaan Gas Negara melakukan

perubahan anggaran dasar yang mengubah status Perusahaan Gas Negara dari

Perseroan Terbatas menjadi Perseroan Terbuka. Hal tersebut sesuai dengan

keputusan seluruh pemegang saham tentang perubahan anggaran dasar.

2. Visi dan Misi Perusahaan

Untuk dapat menjadi yang terbaik, suatu instansi harus mempunyai Visi

dan Misi agar dapat bersaing dalam menghadapi era globalisasi, untuk itu PT.

Perusahaan Gas Negara memiliki visi dan misi sebagai berikut:

a. Menjadi perusahaan publik terkemuka di bidang penyedia energi gas bumi.

b. Meningkatkan pemanfaatan gas bumi bagi kepentingan industri, komersial

dan rumah tangga melalui jaringan pipa transmisi, moda transportasi lain,

jaringan pipa distribusi dan kegiatan serta usaha lain yang mendukung

perekonomian nasional.

3. Lingkungan Strategis Perusahaan

Lingkungan Usaha Perusahaan Gas Negara terdiri dari karakteristik

yang menggembirakan maupun karakteristik yang perlu diwaspadai. Di antara

beberapa hal yang menggembirakan adalah kenyataan bahwa kebutuhan

masayarakat terhadap gas terus meningkat setiap tahun, didukung oleh

kebutuhan sektor industri pemakai gas – antara lain industri keramik – yang

juga tumbuh secara signifikan. Kebijakan pemerintah untuk menghapus subsidi


BBM, akan semakin meningkatkan permintaan gas, terlebih lagi karena gas

bumi merupakan bahan bakar yang ramah lingkungan.

Dari dukungan pemerintah sebagai regulator, terdapat kenyataan bahwa

pengusahaan gas didukung oleh adanya UU Migas baru yang membuka peluang

terciptanya multi gas supplier dan pengaturan mengenai hak khusus ruas dan

wilayah jaringan, yang menjadi peluang bagi Perusahaan Gas Negara untuk

memperkuat daya saingnya.

Faktor lain yang menggembirakan lingkungan usaha Perusahaan Gas

Negara adalah meningkatnya kepercayaan investor asing kepada perusahaan,

ditunjukkan antara lain dengan tingginya minat mereka untuk membiayai

proyek pipanisasi Perusahaan Gas Negara.

Selain hal-hal yang menggembirakan di atas, terdapat beberapa

kenyataan lain yang merupakan tantangan bagi perusahaan yang perlu

diwaspadai. Kondisi dalam negeri selama beberapa tahun terakhir belum

menunjukkan kondisi yang kondusif bagi investor, kondisi tersebut dapat

menghambat pertumbuhan industri yang akan dan telah menjadi pelanggan

perusahaan. Disamping menjadi peluang, UU Migas baru akan menimbulkan

ancaman, dengan munculnya pesaing-pesaing baru bagi Perusahaan Gas

Negara.

Implementasi UU Otonomi Daerah yang belum dilengkapi dengan

peraturan pelaksanaan yang jelas, menyebabkan tidak adanya kepastian hukum

bagi investor/ pengusaha untuk melaksanakan usahanya di daerah. Kenaikan

harga pasokan gas menyebabkan Perusahaan Gas Negara harus terus


mengadakan penyesuaian harga gas yang menimbulkan keluhan-keluhan dari

pelanggan.

Untuk pelanggan rumah tangga yang merupakan sektor dengan jumlah

pelanggan terbesar, dengan ditetapkannya harga jual gas oleh pemerintah

menyebabkan usaha gas untuk sektor ini kurang ekonomis.

4. Arti Logo Perusahaan Gas Negara


Logo PT. Perusahaan Gas Negara yang selanjutnya disebut logo PGN terbagi

atas 3 elemen yaitu: bentuk lidah api biru, lingkaran elips, dan tulisan Gas Negara.

Elemen 1

Lidah api biru melambangkan nyala api gas bumi merupakan

konfigurasi dari 3 lambang. Garis putih tipis membelah api biru melambangkan

garis pipa gas bumi terpadu.

Elemen 2

Lingkaran elips berwarna hijau dan biru melambangkan bumi yang hijau

dan ramah lingkungan, yang ditembus oleh nyala api biru gas bumi mencerminkan

visi perusahaan berorientasi global yaitu menjadi pengusahaan publik terkemuka

dalam bidang penyedia gas bumi.

Elemen 3

Tulisan Gas Negara merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan

dengan logo. Tercetak miring menyiratkan sifat dinamis dan terus berkembang.

Warna merah marun pada huruf “G” melambangkan keberanian, ketegaran, dan

semangat juang dalam menghadapi persaingan. Warna hitam melambangkan

kelanggengan, konsistensi, dan kejayaan.

Logo Perusahaan Gas Negara membentuk satu kesatuan konfigurasi

yang baku, tidak dibenarkan menggunakan konfigurasi logo yang berbeda dari

ketentuan yang telah ditetapkan. Lingkaran elips biru-hijau membentuk sudut

kemiringan 20’ dengan bidang datar (horizontal), sedangkan lebar garis putih

membelah lidah api biru adalah ½ dari lebar puncak lidah api yang membentuk

huruf “N”. Seluruh elemen logo membentuk satu kesatuan yang utuh dengan posisi


yang tetap dan terukur, demikian pula dengan warna dan ketentuan gradasi

warnanya.

Dengan demikian, agar proses reproduksi logo berhasil dengan baik

hendaknya selalu mengacu pada ketentuan yang tertuang dalam buku pedoman

penggunaan logo PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Medan. Tidak

dibenarkan merekayasa ulang konfigurasi logo yang berbeda dengan ketentuan

yang telah ditetapkan.

Untuk menjaga konsistensi tampilan logo, maka reproduksi unsur

gradasi biru pada elemen Lidah Api Biru dibagi menjadi 30 bagian (30*). Delapan

bagian di bawah lidah api berwarna datar biru tua, sedangkan 10 bagian dari puncak

lidah api berwarna datar biru muda, 12 bagian pada bagian tengah lidah api biru

berupa warna gradasi.

Pewarnaan gradasi biru menggunakan 2 nada biru yaitu biru muda pada

bagian atas dan biru tua pada bagian bawah. Pembagian warna gradasi tidak

mengikuti bidang horizontal, tetapi membuat sudut kemiringan sebesar 251’ dengan

bidang horizontal.

Artinya bila kita menarik garis lurus dari warna biru muda disebelah atas

ke arah warna biru tua pada bagian bawah, maka perpotongan garis tersebut dengan

garis horizontal (0’) akan membentuk sudut 251’.

5. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus

dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak

tumpang tindih (over lapping). Struktur organisasi yang telah dibuat akan


membantu memberikan pengertian yang jelas dengan pembagian tugas yang ada

dalam perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui dari mana sumber perintah

dan kepada siapa seseorang itu bertanggung jawab.

Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu

koordinasi yang efektif di antara unit-unit maupun bagian-bagian dalam

organisasi, sehingga tujuan yang telah ditetapkan akan tercapai. Oleh karena itu,

struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan

perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat optimal.

Struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara merupakan struktur

organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang

secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.

Berikut ini struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara:

Gambar 1 ( di lampirkan )


Gambar 2 ( di lampirkan )


Adapun uraian tugas, khususnya pada unit kerja Administrasi dan

Sumber Daya Manusia sebagai berikut:

1. Assistant Manager Sumber Daya Manusia dan Administrasi

a. Tujuan/ Fungsi Jabatan

Pengelolaan kegiatan di bidang Sumber Daya Manusia dan Administrasi

dalam rangka pengawasan dan pengendalian proses pembinaan dan

pengembangan Sumber Daya Manusia, Administrasi Ketenagakerjaan

dan Hubungan Industrial, Kesekretariatan serta layanan umum di

perusahaan.


b. Tanggung jawab Utama

1. Mengkoordinir penyusunan rencana kerja dan anggaran bidang

Sumber Daya Manusia dan Administrasi.

2. Menyetujui perhitungan dan administrasi pajak penghasilan.

3. Memonitor pelaksanaan surat-menyurat dan laporan-laporan

kegiatan unit kerja di perusahaan.

4. Memonitor pelaksanaan Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

5. Monitoring pelaksanaan uraian jabatan dan mengelola usulan

penyempurnaan uraian jabatan.

6. Mengkoordinir kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja serta

pengawasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

7. Monitoring proses pendidikan dan mentoring siswa calon pekerja di

perusahaan.

8. Monitoring implementasi SKI (Sasaran Kerja Individu) dan PKP.

9. Mengelola usulan penilaian pekerja dan perubahan upah dasar

(pindah golongan).

10. Mengkoordinir dan mengevaluasi usulan rotasi, mutasi, dan promosi.

2. Senior Supervisor Pengembangan SDM


Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang pengembangan

SDM dalam rangka pengendalian organisasi dan tata laksana,

perencanaan, pengadaan, pembinaan dan pengembangan pegawai,

pengelolaan sasaran kerja individu dan sistem penilaian kerja pegawai,


pelaksanaan pendidikan dan latihan serta pemeliharaan sistem informasi

kepegawaian.


1. Mengevaluasi konsep rencana kerja dan anggaran bidang

pengembangan SDM.

2. Mengevaluasi kegiatan penyempurnaan uraian jabatan.

3. Mengevaluasi kegiatan perencanaan kebutuhan tenaga kerja serta

pengawasan kegiatan rekrutmen dan seleksi pekerja.

4. Mengevaluasi kegiatan pendidikan dan mentoring siswa calon

pekerja sampai dengan menjadi pekerja.

5. Mengkoordinir pembuatan SKI serta rapat konsolidasi PKP.

6. Mengevaluasi usulan rotasi, mutasi dan promosi di perusahaan.

7. Mengevaluasi penyusunan potential mapping.

8. Mengevaluasi pemberian reward dan punishment serta melakukan

konseling terhadap pekerja bermasalah dan memonitoring terhadap

pekerja berprestasi.

9. Mengevaluasi penyusunan analisa BAP kompetensi dan Training

Need pegawai.

10. Megevaluasi dan mengkoordinir penanganan keluhan pekerja dan

kegiatan survey kepuasan kerja.

11. Mengevaluasi kegiatan SDM distrik dan laporan statistik pegawai.

12. Mengevaluasi pemeliharaan data Sistem Informasi Kepegawaian

(SIMPEG).


13. Mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan latihan serta penyusunan

evaluasi.

3. Senior Supervisor Ketenagakerjaan


Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang ketenagakerjaan

dalam rangka pengendalian peraturan perusahaan, pelaksanaan masalah

ketenagakerjaan (hubungan industrial), pelaksanaan sistem renumerasi,

pelayanan kesejahteraan dan kesehatan pegawai, administrasi

penggajian, pengurusan Jamsostek dan asuransi, pelayanan pensiun,

fasilitas jabatan, serta pelayanan administrasi pensiun.



ketenagakerjaan di perusahaan.

2. Mengevaluasi perhitungan dan administrasi pajak penghasilan (PPh

21).

3. Mengevaluasi kegiatan penanganan kontrak kerja PKWT dan

RKWT.

4. Mengevaluasi administrasi penilaian pekerja dan perubahan upah

dasar (pindah golongan).

5. Mengevaluasi perhitungan peningkatan/ penurunan imbal jasa bagi

pekerja yang menerima reward/ punishment.

6. Mengevaluasi administrasi perhitungan penggajian, bonus, THR,

TAMB kesejahteraan pegawai di perusahaan.


7. Mengevaluasi (verifikasi) perhitungan pembayaran biaya kesehatan,

apotik dan jaminan rumah sakit.

8. Monitoring perhitungan hari cuti, cuti tahunan dan duti tambahan

pegawai.

9. Monitoring administrasi data-data Jamsostek.

10. Mengevaluasi kegiatan penyelesaian permasalahan hubungan

industrial.

4. Senior Supervisor Administrasi Umum


Pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi umum

dalam rangka pengendalian sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip,

pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan jasa

akomodasi dan transportasi, pengelolaan kegiatan keamanan dan K3

(Keselamatan, dan Kesehatan Kerja) non jaringan di perusahaan,

keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan layanan umum

lainnya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah.



administrasi umum di perusahaan.

2. Mengevaluasi kegiatan surat-menyurat dan laporan-laporan kegiatan

unit kerja.


3. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Tata Laksana Surat dan

kearsipan.

4. Mengevaluasi administrasi SPPD pekerja.

5. Mengevaluasi penyelesaian sertifikat tanah, PBB, sewa-sewa dan

tagihan-tagihan.

6. Mengevaluasi kegiatan penyediaan akomodasi, transportasi, dan

BBM.

7. Mengevaluasi kegiatan pengendalian dan pemeliharaan HBB dan

Inventaris kantor.

8. Mengevaluasi pelaksanaan keprotokolan.

9. Mengevaluasi proses pemeliharaan sarana dan prasarana kantor

lainnya.

10. Mengevaluasi pengelolaan keamanan, keselamatan, dan kesehatan

kerja non jaringan.

5. Off. III/ Spec. II Kesekretariatan


Pelaksanaan analisa kegiatan di bidang administrasi dan kesekretariatan

serta pelaksanaan analisa dan evaluasi kegiatan di bidang administrasi

umum dalam rangka pengendalian sistem kearsipan dan pemeliharaan

arsip, pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, pengelolaan pelayanan

jasa akomodasi dan transportasi, pengelolaan kegiatan keamanan,

keselamatan, dan kesehatan kerja non jaringan di perusahaan,


keprotokolan, pengelolaan kegiatan yang terkait dengan layanan umum

lainnya serta pemeliharaan pedoman kesekretariatan di tingkat wilayah.


1. Menganalisa persiapan data untuk penyusunan konsep rencana kerja

dan anggaran bidang administrasi umum.

2. Menganalisa pelaksanaan penerimaan dan pencatatan surat masuk/

keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya.

3. Menganalisa pelaksanaan pedoman Tata Laksana Surat dan

Kearsipan.

4. Menganalisa pelaksanaan pengelolaan sistem kearsipan dan

pemeliharaan arsip.

5. Menganalisa pelaksanaan administrasi penyelesaian tagihan

pengiriman surat/ dokumen, surat kabar dan jaminan.

6. Menganalisa pelaksanaan kegiatan keprotokolan untuk acara

seremonial di perusahaan.

B. Pengertian dan Peranan Sekretaris dalam Perusahaan

Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau

organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat

dengan permasalahan yang kompleks. Tugas-tugas pimpinan sering terganggu

karena kurang memperhatikan hal-hal bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan

bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut

untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan.


Untuk itu agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang

yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu oleh seseorang yang

disebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi

yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.

Begitu pentingnya peran seorang sekretaris dalam membantu keberhasilan

pimpinannya dalam perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya

suatu perusahaan yang tidak memiliki seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan

kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karena itu, dapat

dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam

membantu dan melaksanakan tugas-tugas pimpinan.

1. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu “Secretum” yang artinya

“Rahasia”, atau dari bahasa Medieval Latin yakni “Secretaries” (Secretarium)

yang berarti “Pejabat Pemegang Rahasia” sedangkan dalam bahasa Prancis

disebut “Secretarie” yang artinya “Rahasia”. Jadi seseorang yang bisa

dipercaya, seseorang yang dapat menyimpan rahasia.(Prajudi Atmosudirjo,

1998: 63).

Berdasarkan asal kata sekretaris maka dapat diuraikan bahwa sekretaris

merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang

bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat yang bersifat rahasia. Di

mana fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan memperlancar tugas-

tugas pimpinan.

Untuk lebih jelas mengenai definisi sekretaris, di bawah ini disajikan

beberapa pendapat menurut para ahli sebagai berikut:


1. Menurut H. W. Fowler and F. G. Fowler (Sutarto, 1997: 3)

“Sekretaris: 1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam

korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan

masalah-masalah rahasia lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan

atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,

memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan

dengan perusahaannya.”

2. Menurut Louis C. Nanassy and William Selden (Sutarto, 1997: 4)

“Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih

bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-

tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte;

berurusan dengan publik untuk menjawab telepon,

mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara

atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain.

Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu

administrasi atau pimpinan muda.”

3. Menurut Webster’s New Words Dictionary (Sutarto, 1997: 5)

“Sekretaris: 1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan

korespondensi dan tugas-tugas tulis lainnya, untuk

organisasi atau perseorangan.

2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam

pekerjaan.


3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen

pemerintahan.

Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari

sudut peninjauannya (Eti Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4), yang terdiri dari tiga

aspek yaitu:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab:

a. Sekretaris Organisasi

Yaitu seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu

perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu.

Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana

organisasi, membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas

pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan

penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal-hal yang

perlu demi kemajuan organisasi.

Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan

perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan

menjalankan tugasnya sebagai manajer, karena dia juga memiliki

wewenang dalam fungsi manajemen demi tercapainya tujuan dan cita-

cita organisasi secara keseluruhan.

Contoh: Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris

Perusahaan, dan lain-lain.

b. Sekretaris Pribadi

Sekretaris Pribadi terdiri dari dua macam yaitu:


1. Sekretaris Pribadi (Private / Personal secretary)

Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk

membantu orang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam

pengertian ini bukan pegawai/ staf dari suatu organisasi atau perusahaan,

tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan untuk membantu menangani

pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mempekerjakannya. Tempat

kerjanya dapat di kantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang

mempekerjakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah

tinggalnya.

Contoh: sekretaris pribadi seorang bintang film, seorang tokoh

masayarakat, seorang penulis novel, dan lain-lain.

2. Sekretaris Pimpinan

Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan

tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan

yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan

yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau

yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan

pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang

dibantunya dan bertanggung jawab kepadanya.

Contoh: sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur, dan lain-lain.

Karena membantu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan

sering juga disebut sebagai sekretaris pribadi.


2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja:

a. Sekretaris Junior

Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai

sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam

melaksanakan pekerjaannya maka sekretaris junior biasanya masih

memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karena keterbatasan

masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam

kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas sekretaris

junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan,

mengagenda surat masuk dan keluar, dan sebagainya.

b. Sekretaris Senior

Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja

dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman

bekerja. Oleh karena itu, sekretaris senior juga dianggap sudah mampu

mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas

beserta segala permasalahannya dengan baik.

Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang

dituntut oleh pribadi (dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan)

beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan

yang dibantunya (dalam hal sekretaris pribadi pimpinan).

3. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan):


a. Sekretaris Bidang

Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat

bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan

demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikiran

atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang

yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki

pengetahuan dan kecakapan kerja sebagai seorang sekretaris pada

umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi

sekretaris dalam bidang tertentu.

2. Peranan Sekretaris

Menurut kamus umum Bahasa Indonesia peranan adalah

bagian dari tugas utama yang dilaksanakan. Peran adalah pola kerja,

perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang

sesuai dengan kedudukan, tugas dan tanggung jawab, keadaan diri yang ada

dan keadaan hidup yang dihadapinya. (Agus M. Hardjana, 1998: 19)

Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada

kedudukan atau statusnya dalam lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan

tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan

terdapat dua kegiatan utama.

Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha

mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung

mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak

disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan


pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan

distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan.

Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan

mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang

personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum,

pemeliharaan dan lain-lain.

Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam

kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan,

maka entah pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama

atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung (supportive). Tujuan

langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah mendukung agar pimpinan

dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya

adalah tercapainya tujuan lembaga, karena pelaksanaan tugas pimpinan yang

dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya.

Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan

tugas-tugas pimpinan, antara lain sebagai berikut:

a. Pusat Informasi.

Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak

harus mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri, sebagai contoh:

mengenai surat-surat, laporan dan berkas-berkas yang berkaitan dengan

pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan

sebagai berikut:

1. Peran Strategi.


Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif

pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga

tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari

luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan.

2. Peran Teknis

Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan.

Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan

secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi

pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

3. Peran pendukung

Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif

kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan

pendistribusian informasi.

b. Penerima telepon

Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat

mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan

yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si

penelepon dengan baik.

c. Perantara atau Penghubung

Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara

antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya anatara

pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperlukan komunikasi


yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan

dituntut harus mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar

dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan.

Pada PT. Perusahaan Gas Negara sekretaris menjabat sebagai

Officer III/ Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator

Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya

antara lain:

1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep

rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum.

2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat masuk/

keluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya.

3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan

Kearsipan.

4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan

pemeliharaan arsip.

5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan

pengiriman surat/ dokumen, surat kabar dan jamuan.

6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara

seremonial di perusahaan.

Selain itu sekretaris di satuan/ unit kerja Kesekretariatan pada

PT. PGN juga memiliki peranan lain yaitu sebagai pusat informasi,

penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran

komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin


berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang

diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

C. Syarat – Syarat Sekretaris dalam Perusahaan

Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat

tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas

dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.

Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan,

maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja,

apa yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara

mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan

oleh pimpinan pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan

dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus

diketahui.

Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan

kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk

seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.

Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum

dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru

bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus

mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping

harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.


Syarat jabatan sekretaris adalah suatu keharusan tentang beberapa

ketentuan yang diperlukan atau harus dipenuhi, agar sekretaris dapat melaksanakan

tugas yang diberikan kepadanya dengan baik. (Sedarmayanti, 1997: 138)

Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA)

ditambah pendidikan sekretaris.

2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah terampil

dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor,

menyusun laporan dan lain-lain.

3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan umum

adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya (kultur) dan

peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti percakapan (konversasi)

orang-orang intelektual modern. Misalnya:

- Organisasi dan manajemen perusahaan.

- Masalah niaga, dan lain-lain

4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahasa

asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat-sifat yang harus dimiliki

oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana,

berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta

memegang teguh rahasia, dan lain-lain.


6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti

menerima tamu, menerima telapon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau

perusahaan.

Sebelum seseorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus

mempunyai cukup pengalaman dan pengetahuan dalam berbagai pekerjaan dan

tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani

pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan

sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di

bagian korespondensi dan lain-lain. Semuanya sangat diperlukan untuk

membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya

diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses. ( Prajudi

Atmosudirjo, 1998: 78 )

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan

menjadi 2 macam (Ignatius Wursanto, 2006: 22) yaitu:

1. Syarat-syarat Umum

Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap

kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.

a. Sikap Kepribadian

Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang

berhubungan dengan:

1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai

persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya.

Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang


diperlukan anatara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta

kemampuan menyesuaikan diri.

2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain

dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.

3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan

perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam

berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas

pekerjaan perlu diketahui.

4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul

dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan

situasi apa pun.

5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu

membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu

syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon

pelamar/ pegawai.

6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu

menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan

baik.

b. Sikap dan Tingkah Laku

Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai

perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar

perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas

sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki


kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah

laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain:

1) Sopan dan ramah

2) Dapat dipercaya

3) Dapat bekerjasama

4) Setia

5) Cepat dan rajin

6) Penuh perhatian

7) Baik hati

8) Bijaksana

9) Penuh inisiatif

10) Objektif

c. Kecakapan Pribadi

Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti

diuraikan di atas, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.

Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:

1. Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan

bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat

mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.

2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan

untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.

3. Inisiatif; prakarsa. Jangan bekerja hanya karena ada perintah dari atasan.


4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.

5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat mana

pun.

6. Loyalitas kepada perusahaan/ instansi yang bersangkutan.

2. Syarat-syarat Khusus

Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau

keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang

mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh

seorang sekretaris yaitu:

1) Kemampuan menangani telepon

2) Kemampuan menangani tamu

3) Kemampuan mengelola kas kecil

4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor

5) Kemampuan menangani dikte

6) Kemampuan mengatur pertemuan/ rapat

7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas

8) Kemampuan mengelola dokumen

9) Kemampuan menangani telepon

10) Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan

Adapun persyaratan / spesifikasi jabatan sekretaris (Officer III/

Specialist II Kesekretariatan) pada PT. PGN SBU Distribusi Wilayah III

Sumbagut adalah:


1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman:

• S1 / S2 (fresh graduate).

• D3, dengan pengalaman minimal 5 tahun di fungsi yang relevan.

• D2 / D1, dengan pengalaman minimal 7 tahun di fungsi yang relevan.

• SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5 tahun di fungsi yang relevan.

2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan:

• Tata Laksana Surat dan Kearsipan.

• Keprotokolan.

• Kesekretariatan.

• Etika Komunikasi.

• Statistik.

D. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Lingkungan kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan

ekstern dan lingkungan intern. Adapun yang termasuk dalam lingkungan ekstern

adalah: mitra perusahaan, tamu, keluarga pimpinan. Sedangkan yang termasuk

lingkungan intern adalah: pimpinan, rekan kerja, dan semua yang ada dalam

perusahaan tempat sekretaris bekerja.

Dalam menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan

keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional dalam

bekerja dan berprilaku dan memberikan kesan yang baik tentang perusahaan tempat

ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapkan pula hal tersebut dapat meningkatkan

hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.


Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering

berhubungan dengan pimpinan. Dengan demikian sekretaris mempunyai hubungan

kerja yang lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai lain. Hal

inilah yang sering membuat para pegawai lainnya ada yang merasa iri hati terlebih

lagi apabila sekretaris diberi fasilitas lebih dan gaji yang lebih tinggi daripada

pegawai lainnya.

Ada beberapa tipe rekan kerja sekretaris yang terdapat dalam suatu

perusahaan (Ana Lyse R., 1993: 77):

- Rekan yang selalu bersikap sinis

- Rekan yang terang-terangan bersikap memusuhi

- Rekan yang tidak acuh kepada kita

- Rekan yang terlalu ramah

- Rekan yang kedudukannya lebih tinggi atau lebih rendah dari kita

Cara untuk meningkatkan hubungan sekretaris dengan lingkungan kerja:

1. Tunjukkan penghargaan terhadap orang lain. Berkomunikasilah secara langsung

dan hindari gosip.

2. Dapat menerima kritik.

3. Terbuka terhadap saran.

4. Susun rapat dengan departemen secara teratur.

5. Bersiaplah untuk berbagi bidang kerja.

6. Bersikaplah profesional dalam berbicara dan bersikap.

7. Berpakaian rapi dan sopan.

8. Berpikirlah sebelum bicara.

9. Sambutlah pendatang baru sebagai bagian dari tim.


10. Perlakukan orang lain sebagai pribadi dan hindari prasangka.

Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara dalam menghadapi

lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan

hubungan baik. Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan

yang baik dengan rekan-rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan

tugas-tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya dapat diselesaikan

secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha, hal ini

tercermin misalnya ketika sekretaris menerima relasi atau mitra usaha sebagai tamu

di perusahaan.

E. Tugas – Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya

sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.

Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat-surat pejabat

pimpinan yang meliputi surat-surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas

sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab

telepon, memelihara dokumen, menyusun jadwal rapat, menyusun acara sehari-hari

pimpinan, dan sebagainya.

Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas

tata usaha rutin seperti mengetik misalnya, tetapi sekretaris mempunyai kewajiban

dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya

dalam beberapa masalah.

Adapun tugas-tugas sekretaris adalah:


1. Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa

menunggu instrukusi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah

harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.

Tugas rutin meliputi:

- Menyusun/ membuat surat (korespondensi)

- Menata arsip

- Mengurus dan mengendalikan surat

- Menerima dan melayani tamu serta bertamu

- Menerima dan melayani telepon serta menelepon

- Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

- Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain-lain

2. Tugas Khusus

Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris,

tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari

pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya

kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Tugas

khusus meliputi:

- Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat

- Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan

- Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau instansi luar

- Membuat agenda kegiatan pimpinan

- Pembelian kado atau cinderamata


3. Tugas Kreatif

Yaitu tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah

oleh pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang

perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan

beban pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan

inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan:

a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku di tempat kerja dan

berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya.

b. Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang

dan perlu disempunakan.

c. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri

dan kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk

menyempurnakan.

d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang/ pihak

lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak-pihak yang

bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan

apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi,

apakah dapat dilaksanakan atau tidak.

Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:

- Membuat perencanaan kerja

- Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil

- Pemantapan kepribadian

- Efisiensi kerja


- Pengembangan diri sekretaris

- Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat penting bagi

sekretaris.

- Memahami peraturan / keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain-lain.

Sedangkan tugas-tugas sekretaris pada PT. PGN meliputi:

1. Tugas Rutin

Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau

gambaran tugas (job description) sesuai dengan program dan prosedur yang

telah ditetapkan perusahaan.

Tugas rutin sekretaris pada PT. PGN mencakup pembuatan surat-surat

keluar, pengurusan surat-surat masuk, menerima dan mengirim surat,

menerima telepon, mengirim faximile, menyusun acara kegiatan pimpinan,

menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta menyimpan dan

mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh

perusahaan yang bersangkutan.

2. Tugas Khusus (Tugas Pelaksanaan Instruksi)

Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan,

karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau

karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut

diserahkan kepada seketaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan

menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai

sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk

menyelesaikannya.


Tugas khusus sekretaris pada PT. PGN antara lain adalah mengatur

acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan,

mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau

mnyelenggarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan

memilih souvenir untuk para relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat

notulen rapat, dan sebagainya.

3. Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri,

tanpa diminta, disuruh atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris pada

PT. PGN melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri,

perlu atau tidak perlunya sesuatu dikerjakan guna membantu pimpinan dan

meringankan beban pekerjaan pimpinannya.

Tugas-tugas kreatif ini misalnya:

a. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan

alamatnya sehingga sewaktu-waktu rekanan atau pelanggan itu dapat

dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, faximile, telepon, ataupun

melalui Internet.

b. Membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung untuk

keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat

membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang

perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu

melakukannya.


c. Membuat tabel atau grafik tentang hasil (produksi, pemasaran) sehingga

pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data-data yang

diperlukan.

BAB III


ANALISA DAN EVALUASI

Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan pada bab terdahulu

maka penulis akan melakukan analisa dan evaluasi mengenai peranan sekretaris

yang diterapkan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk adalah sebagai

berikut:

A. Peranan Sekretaris dalam Perusahaan

Peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan itu sangat

penting, karena tanpa seorang sekretaris, pimpinan akan sulit melakukan

pekerjaannya dengan baik. Peranan sekretaris pada perusahaan ini adalah peran

sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai

perantara atau penghubung.

Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang baik dapat

meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan

informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat sangat membantu dan

memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik, sehingga

dapat memberikan pengaruh yang positif pada status dan performance PT.

Perusahaan Gas Negara untuk jangka panjang.

Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris

menerima informasi yang disampaikan melalui telepon dengan baik serta

menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut sesuai dengan

aslinya tanpa menambah atau mengurangi informasi tersebut, maka ini akan

memberi keuntungan pada perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus dapat


menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak

mengecewakan pihak yang bersangkutan.

Tetapi terkadang sekretaris menganggap pesan atau informasi yang

diterima dari telepon itu bisa diingat. Padahal karena banyaknya pekerjaan

terkadang sekretaris lupa akan pesan atau pun informasi yang diterima dari

telepon, karena itu sekretaris harus selalu mencatat hal-hal yang dianggap

penting agar tidak menyebabkan kerugian pada perusahaan.

Peran sekretaris sebagai perantara atau penghubung erat kaitannya

dengan komunikasi. Komunikasi yang baik dan sopan yang dilakukan oleh

seorang sekretaris akan membawa keuntungan bagi perusahaannya, hal tersebut

akan menciptakan suatu keadaan dan situasi yang baik diantara pimpinan dan

karyawannya sehingga dapat menciptakan komunikasi yang lancar. Oleh karena

itu sekretaris harus menguasai teknik berkomunikasi yang baik dan sopan agar

tidak terjadi kesalahpahaman komunikasi antara pimpinan dan karyawan.

Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan

karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan

sebelumnya tergantung dari kinerja seorang sekretaris itu sendiri. Sekretaris

mempunyai peranan yang sangat penting terhadap kelancaran dan kemajuan

perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Oleh karena itu,

sekretaris harus memiliki kinerja yang baik.

Kinerja dalam menjalankan fungsinya tidak berdiri sendiri, tapi

berhubungan dengan kepuasan kerja dan tingkat imbalan, dipengaruhi oleh

keterampilan, kemampuan dan sifat-sifat individu. Dengan demikian, kinerja


sekretaris pada dasarnya ditentukan oleh tiga hal yaitu kemampuan, keinginan,

dan lingkungan.

Tanpa mengetahui ketiga faktor ini kinerja yang baik tidak akan tercapai.

Dengan kata lain, kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada

kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan.

Jika seorang sekretaris sudah mempunyai kinerja yang baik, maka hal

tersebut dapat memperbaiki kualitas hasil kerja dan hubungan kerja di

perusahaan sehingga kinerja perusahaan juga akan meningkat.

B. Syarat-syarat Sekretaris

Sebelum seseorang menjadi sekretaris yang profesional, terlebih dahulu

ia harus mengetahui syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Ini dilakukan agar

dapat menciptakan seorang sekretaris yang handal dan terampil sehingga tugas-

tugasnya pada PT. Perusahaan Gas Negara dapat terselesaikan dengan baik.

Sejauh ini syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas

Negara sudah sesuai dengan teori yang telah dibahas sebelumnya hanya saja

perlu ditambahkan adanya kemampuan teknis dan keterampilan untuk

melakukan pekerjaan.

Walaupun demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan

terpenuhinya syarat seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang

baik, handal, dan profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap lahiriah dan

keterampilan saja namun semuanya harus didukung disipilin kerja yang tinggi

dan penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah

cukup memenuhi hal tersebut.


C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Sebagai seorang kepercayaan pimpinan yang memiliki hubungan yang

dekat dengan pimpinan, sekretaris sering mengundang iri hati dari rekan-rekan

kerjanya. Terlebih adanya anggapan bahwa tugas seorang sekretaris mudah dan

tidak memerlukan keahlian khusus. Pendapat ini tentu saja tidak benar, oleh

karena itu sekretaris harus mampu bersikap arif dan bijaksana dalam mengkaji

hal tersebut.

Dalam hubungan kerja, baik dengan lingkungan dalam perusahaan

maupun dengan lingkungan luar perusahaan, loyalitas dan rasa humor adalah

sikap yang harus dikembangkan namun jangan sampai berlebihan. Sekretaris

pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik dengan

pimpinan maupun dengan rekan kerjanya. Hal ini terlihat ketika penulis

mengadakan penelitian ini.

Dengan adanya hubungan kerja yang baik tersebut sekretaris selalu

berusaha agar peranannya dapat terlaksana dengan baik, sehingga tugas-tugas

yang dilaksanakan dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya

juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

D. Tugas-tugas Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah tugas

seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan memiliki fungsi sebagai


pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang pimpinan,

dalam bidang apa pun, sangat kompleks sehingga sekretaris harus dapat

menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.

Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yang

berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan

demikian, hal-hal yang menyangkut kepentingan pribadi di luar kedinasan

bukan merupakan tugas dan tanggung jawab sekretaris pimpinan. Mengingat

tugas-tugas yang dijalankan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan

tugas pekerjaan pimpinan, maka sekretaris pimpinan kadang juga disebut

dengan istilah sekretaris pribadi.

Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas

Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan

prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri rapat-

rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan rapat

dan lain-lain. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris secara

keseluruhan dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.


BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka

penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang distribusi gas bumi yang menyalurkan gas bumi dengan

jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah tangga, komersial

dan industri. Struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara, khususnya

pada SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut merupakan struktur organisasi garis

dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal

serta hubungan antara bagian secara horizontal.

2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam

membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, dan

penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun sebaliknya serta

antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaan peran sekretaris

sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris

membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris

dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya itu dengan baik sehingga dapat


memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja

perusahaan.

3. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah memenuhi syarat-syarat yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut,

sekretaris dapat menjadi seorang yang handal dan terampil dalam melaksanakan

tugas-tugasnya.

4. Sekretaris pada perusahaan ini memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan

maupun dengan rekan kerjanya. Sekretaris selalu berusaha menjaga hubungan

tersebut dengan baik, salah satunya dengan tetap memelihara komunikasi yang

lancar terhadap orang di dalam atau pun di luar perusahaan. Hubungan kerja

yang baik dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga

mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

5. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada perusahaan ini sudah berjalan dengan

baik, hal ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah

ditetapkan. Pelaksanaan tugas-tugas tersebut meliputi tugas rutin, tugas khusus

dan tugas kreatif.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar

pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah sebagai

berikut:

1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan lagi untuk

masa yang akan datang.


2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan

berbahasa asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak.

3. Sekretaris harus mengetahui kedudukannya, sehingga seorang sekretaris dapat

menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan agar citra

sebagai seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta tetap dapat menjaga

rahasia perusahaan demi kebaikan bersama.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1998. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta:

Ghalia Indonesia.

Hardjana, M. Agus. 1998. Sekretaris: Kedudukan, Tata Kerja dan Kepribadiannya.

Yogyakarta: Kanisius.

Hasan, M. Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya.

Jakarta: Ghalia Indonesia.

Lyse R., Ana. 1993. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PT. Gramedia

Pustaka Utama.

Mathis, Robert L.. John H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:

Penerbit Salemba 4.

Nazir, Moh.. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Madju.

Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.


Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit

ANDI.

The Liang Gie. 1999. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Nur Cahaya.

Lampiran GAMBAR 1 STRUKTUR ORGANISASI

SBU DISTRIBUSI WILAYAH III SUMATERA UTARA

GENERAL MANAGER

AUDITOR

MANAGER TEKNIK

ASSISTANT MANAGER

PERENCANAAN

ASSISTANT MANAGER

KONTRUKSI

ASSISTANT MANAGER OPERASI

ASSISTANT MANAGER

PEMASARAN

MANAGER OPERASI &

PEMASARAN

KELOMPOK FUNGSIONAL

HUKUM & HUMAS

ASSISTANT MANAGER

KEUANGAN

ASSISTANT MANAGER

ADMINISTRASI

SENIOR SPV PENDANAAN

SENIOR SPV ADMINISTRASI

PENGEMBANGAN USAHA

SENIOR SPV AKUNTANSI DAN

ANGGARAN

SENIOR SPV PENGADAAN DAN

PERSEDIAAN

SENIOR EXECUTIVE MANAGER DISTRIK

MEDAN

Lampiran GAMBAR 2 STRUKTUR ORGANISASI

BAGIAN KESEKRETARIATAN

ASSISTANT MANAGER

SDM DAN ADM

SENIOR SUPERVISOR

KETENAGAKERJAAN

SENIOR SUPERVISOR

PENGEMBANGAN SDM

SENIOR SUPERVISOR

ADMINISTRASI UMUM

OFF.III/SPEC.II KESEKRETARIATAN

sekretaris pgn

Documents