rmp perancangan sistem informasi persediaan barang pada alberindo graha cemerlang

Manajemen Proyek Perangkat Lunak

1

RENCANA MANAJEMEN PROYEK

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA

ALBERINDO GRAHA CEMERLANG

Disusun Oleh :

1211501075 – Christian Yonathan S.

1211501877 – Eddo Careera Iriyanto P.

1211503568 – Muhammad Kailani R.

UNIVERSITAS BUDI LUHUR

2015


2

1. Pendahuluan

Project Charter

Nama Proyek Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Pada

Alberindo Graha Cemerlang

Tanggal Mulai Proyek 31 Maret 2015

Tanggal Selesai Proyek 21 Juli 2015

Manager Proyek Christian Yonathan S.

Tujuan Proyek

Memberikan pemecahan terhadap masalah yang terdapat pada Sistem Persediaan Barang

yang belum terkomputerisasi pada bagian Gudang Alberindo Graha Cemerlang.

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu :

Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.

Komitmen dan dukungan dari tim proyek.

Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-

masing.

Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-

masing.

Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.

Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap

Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

Penyelesaian proyek ini tepat waktu dan tidak memakan biaya lebih daripada

semestinya.

Klien dapat menggunakan dan memanfaatkan sistem ini sebagaimana mestinya.

Manfaat Yang Diharapkan

Berikut ini adalah manfaat untuk proyek, yaitu :

Bisa mengurangi human errors.

Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan.

Dapat memudahkan dalam proses pengelolaan Data Barang dan Customer.


3

Dapat memudahkan dalam proses pengelolaan Transaksi.

2. Pendekatan Dalam Manajemen Proyek

Pendekatan Proyek

Tujuan Proyek

Menyelesaikan masalah pengelolaan Sistem Persediaan Barang pada Alberindo Graha

Cemerlang.

Tahapan Pendekatan Proyek

1. Analisis kebutuhan pengguna, hardware, dan software yang akan

diimplementasikan.

2. Perancangan antarmuka aplikasi navigasi menu, input, output, dan perancangan

database.

3. Pengembangan sistem dan melakukan upload database.

4. Ujicoba sistem

5. Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

3. Cakupan Proyek

Alberindo Graha Cemerlang merupakan usaha keluarga, yaitu sebagai

distributor barang-barang kebutuhan rumah tangga. Untuk memudahkan dalam

proses transaksi maka Alberindo Graha Cemerlang membutuhkan sebuah Sistem

Informas untuk mengelola transaksi stok barang dan laporan penjualan.

Fitur-fitur yang terdapat pada Sistem Informasi Persediaan Barang pada

Alberindo Graha Cemerlang antara lain :

a. Bagian Pendataan.

b. Bagian Penerimaan.

c. Bagian Pengiriman.

d. Bagian Laporan


4

3.1. Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan Perusahaan Alberindo Graha

Cemerlang, yaitu :

a. Bagian Pendataan

Nama Fungsi Deskripsi

Pemasok Pendataan pemasok biasanya dilakukan setelah adanya

kesepakatan kerjasama antara pemasok dengan Alberindo

Graha Cemerlang. Data pemasok disimpan ke tabel Pemasok.

Barang Data barang diperoleh dari pemasok dan di-entry berdasarkan

katalog barang yang mereka bawa. Data barang disimpan ke

tabel Barang.

Mitra Usaha Pendataan mitra usaha dilakukan untuk memudahkan

pengiriman barang. Data mitra usaha diperoleh dari faktur

penjualan yang dititipkan oleh bagian administrasi pemasaran.

Data mengenai mitra usaha ini disimpan ke tabel mitra usaha.

Ekspedisi pendataan ekspedisi (jasa kurir) dilakukan untuk memudahkan

pengiriman barang ke mitra usaha yang berada di luar kota.

Data ekspedisi disimpan ke tabel ekspedisi.

b. Bagian Penerimaan


Pemesanan Bagian gudang melakukan pemesanan barang ke pemasok

kemudian data akan tersimpan ke tabel pemesanan dan tabel

beli.

Bukti Tanda

Terima Barang

Data yang terdapat pada faktur dan surat jalan yang dibawa

pemasok, di-entry ke tabel TandaTerimaBarang, sedangkan

jumlah barang yang diterima disimpan ke tabel terima.

Surat Retur

Pembelian

Surat retur pembelian dibuat berdasarkan tabel

TandaTerimaBarang. Data mengenai barang yang diretur ini


5

disimpan ke tabel ReturPembelian dan tabel ReturBeli. Surat

retur pembelian ditujukan ke pemasok.

c. Bagian Pengiriman


Faktur Penjualan Faktur penjualan yang diterima dari bagian pemasaran dientry

ke tabel FakturPenjualan dan tabel jual. Faktur penjualan

tersebut juga digunakan untuk mengentry data mitra usaha.

Surat Jalan Surat jalan dibuat berdasarkan faktur pejualan yang diterima

dari bagian pemasaran. Data surat jalan disimoan ke tabel

SuratJalan. Surat jalan dan faktur penjualan kemudian

diserahkan ke mitra usaha.

Bukti Tanda Kirim

Barang

Bukti tanda kirim barang datanya berasal dari surat jalan

pengiriman barang yang telah dibubuhi tanda terima mitra

usaha. Data pengiriman disimpan ke tabel TandaKirimBarang

dan tabel Kirim.

Retur Penjualan Data mengenai barang yang diretur oleh mitra usaha dientry

ke tabel ReturPenjualan, dan rincian mengenai barang-barang

yang diretur disimpan ke tabel ReturJual.

Surat Retur

Penjualan

Surat retur penjualan dibuat berdasarkan tabel ReturPenjualan.

Surat retur penjualan ditujukan ke bagian akuntansi dan

keuangan untuk diurus masalah pembayarannya.

d. Bagian Laporan


Penerimaan

Barang

Laporan penerimaan barang dibuat berdasarkan tabel

TandaTerimaBarang, tabel Terima, tabel Barang, tabel

Pemasok, dan tabel Pemesanan. Laporan penerimaan barang

ditujukkan ke bagian akuntansi dan keuangan.


6

Retur Pembelian Laporan retur pembelian dibuat berdasarkan tabbel

ReturPembelian, tabel ReturBeli, tabel TandaTerimaBarang, dan

tabel Barang. Laporan retur pembelian ditujukkan ke bagian

akuntansi dan keuangan.

Pengiriman Barang Laporan pengiriman barang dibuat berdasarkan tabel

TandaKirimBarang, tabel Kirim, tabel SuratJalan, tabel

Ekspedisi, tabel FakturPenjualan, tabel Barang, dan tabel

MitraUsaha. Laporan pengiriman barang ditujukkan ke bagian

pemasaran.

Retur Penjualan Laporan retur penjualan dibuat berdasarkan tabel

ReturPenjualan, tabel ReturJual, tabel TandaKirimBarang, tabel

SuratJalan, tabel FakturPenjualan, tabel MitraUsaha, dan tabel

Barang. Laporan retur penjualan ditujukkan ke bagian

administrasi pemasaran.

3.2. Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

No. Kebutuhan Non Fungsional

1. Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia.

2. Sistem seharusnya mudah digunakan dan dipelajari.

3. Sistem seharusnya memiliki tampilan yang menarik.

4. Sistem seharusnya aman digunakan.

5. Sistem seharusnya dapat diakses 24 Jam sehari dan 7 Hari dalam seminggu.

6. Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan.

3.3. Ruang Lingkup Proyek

Ruang Lingkup

Deskripsi Ruang Lingkup Proyek

Ruang Lingkup Proyek adalah sebagai berikut :

Data yang digunakan dalam proyek ini adalah beberapa data berbasis file excel.


7

Modul yang dikembangkan berdasarkan Spesifikasi Kebutuhan Fungsional.

Aplikasi ini berbasis desktop.

Penyampaian Proyek

Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem persediaan barang ini terdiri

dari laporan Alphabetik barang, pemasok, ekspedisi, pemesanan yang dapat diekspor

ke Excel atau PDF atau dicetak langsung.

Kriteria Penerimaan Proyek

Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses

instalasi sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini

juga dilakukan oleh klien dalam hal ini adalah pihak Alberindo Graha Cemerlang dan

apabila semuanya dirasa cukup dan bisa berjalan lancer maka baru diserahkan ke pihak

Alberindo Graha Cemerlang.

Batasan

1. Aplikasi dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dengan

database MySQL.

2. Aplikasi diinstal pada bagian Gudang dengan sistem operasi Windows 7.

4. Daftar Milestone

Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi persediaan

barang pada Alberindo Graha Gemilang.

Milestone Tanggal

Memulai Proyek 31 Maret 2015

Project charter ditandatangani 07 April 2015

Proposal proyek disetujui 13 April 2015

Persetujuan analisa 14 April 2015

Desain antarmuka sistem disetujui 27 Mei 2015

Program selesai dibuat 24 Juni 2015

Dokumentasi sistem selesai dibuat 09 Juli 2015


8

Sistem terimplementasi 25 Juni 2015

Pelatihan selesai 02 Juli 2015

Penutupan proyek 13 Juli 2015

Proyek Selesai 21 Juli 2015

5. Baseline Jadwal Dan Work Breakdown Structure

Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Persediaan Barang

ini diperlukan waktu 81 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan

pembangunan proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan

penutupan proyek adalah 3 bulan atau 81 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS

terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK BREAKDOWN STRUCTURE DAN

BASELINE JADWAL.

6. Rencana Manajemen Perubahan

Dalam perjalanan suatu proyek, hamper selalu ada suatu permintaan

perubahan. Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu

prosedur. Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering

disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan:

Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan

biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.

Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,

terutama untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup

kerja.

Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF)

menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan:

Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal

(meeting reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).


9

Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk

diajukan sebagai usulan perubahan.

Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).

Monitor Perubahan:

Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.

Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau

rencana kerja untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan

mempresentasikannya dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.

Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.

Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila

perubahan telah diselesaikan.


10

7. Rencana Manajemen Komunikasi

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi regular antar anggota tim

yang terlibat dalam pengerjaan proyek Sistem Informasi Persediaan Barang. Komunikasi

tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka dan

informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua

pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat

formal, akan dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang

menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya

informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.

Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang

mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.

Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.

Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir

dan berpartisipasi aktif dalam meeting.

Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada

jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.

Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi

meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.

Meeting paling sedikit membahas topik berikut:

Kemajuan proyek

Aktivitas yang akan segera dilakukan

Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)


11

7.1. Direktori Tim Proyek

Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut :

Name Role Position Contact Information

gmail/No.Telp

Christian

Yonathan S.

Project

Manager

Manager

IT

[email protected]

m

0812123456XXX

Eddo Careera

Iriyanto P.

Sponsor Direktur

Utama

[email protected]

om

0812123456XXX

M. Kailani

Ridwan

Anggota IT Bag. IT [email protected]

m

0812123456XXX

Abdullah ‘Alim Anggota IT Bag. IT [email protected]

om

0812123456XXX

Edi Sucipto Tenaga Ahli Perwakila

n

Penggun

a

[email protected]

m

0812123456XXX

8. Rencana Manajemen Biaya

Baseline biaya untuk proyek sistem informasi persediaan barang meliputi

semua biaya yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data

selengkapnya terdapat pada gambar dibawah ini :

9. Rencana Manajemen Pembelian

Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan

hardware/software, sehingga tidak melakukan Rencana Manajemen Pembelian.


12

Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Pengadaan

Barang pada Alberindo Graha Cemerlang berbasis desktop saja.

10. Rencana Manajemen Cakupan Proyek

Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk

pendefinisian dan pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam

proyek. Pelaksana proyek dan semua pihak yang berkepentingan harus

mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan proses yang akan

dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek

meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke

tahap berikutnya (2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan

digunakan sebagai dasar pengambilan putusan dalam pelaksanaan proyek (3)

Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek menjadi bagian-bagian

komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi

Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5)

Pengendalian Perubahan Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan

Cakupan proyek. Cakupan Proyek sistem informasi percetakan terdapat pada

gambar berikut.

11. Rencana Manajemen Jadwal

11.1. Jadwal Proyek

No Kegiatan Mar Apr Mei Jun Jul

1 Mulai Proyek

2 Perencanaan

3 Pelaksanaan

3.1 Analisa Sistem

3.2 Design Database

3.3 Design UI

3.4 Testing Aplikasi


13

3.5 Instalasi Software

3.6 Pelatihan

4 Pengawasan

5 Penutupan Proyek

11.2. Milestone Report


14

11.3. Resource Calendar

12. Rencana Manajemen Mutu

Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi percetakan

ini yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap

pelaksanaan proyek yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan

kepuasan dengan terpenuhinya semua kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah

suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu. ISO 9000 dirumuskan

oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang


15

mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan

proyek yang dinilai telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam

LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU.

13. Rencana Manajemen Resiko

Kategori Resiko berdasarkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi.

Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview,

Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah

hasil analisis SWOT yang merupakan cara menemukan resiko yang mungkin

terjadi dalam aplikasi sistem informasi percetakan, yaitu seperti pada tabel

dibawah ini:

Faktor Internal

Eksternal Opportunity (O) Threat (T)

Strength (S)

1.Jaringan intranet dan

internet sudah tersedia

2. Kemudahan

menggunakan aplikasi

online bagi orang sibuk

1. Perkembangan

kemajuan teknologi sangat

cepat

2. Adanya serangan dari

hacker dan cracker

3. Bencana alam yang

dapat menghilangkan data

dan dokumen penting

Strength (S) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGTH

1. Memiliki sistem search

berdasarkan kriteria

produk

2. Memiliki pengelola web

sendiri

3. Ada sistem security

yang menjaga keamanan

data percetakan

S-O

1. Melakukan sosialisasi

dan pelatihan

2. Merekrut developer

aplikasi web yang handal

dan berkualitas

3. Melakukan promosi

pada jejaring sosial

facebook/twitter

S-T

1. Memberikan pelayanan

yang memuaskan, cepat,

aman dan nyaman

2. Menjamin kualitas

produk untuk

meningkatkan kepercayaan


16

Weakness (W) STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS

1. URL belum masuk

urutan halaman pertama

dalam pencarian di search

engine

1. Bekerja sama dengan pimpinan perusahaan agar

sistem cepat dikenal

2. Banyak melakukan sosialisasi tentang kenyamanan

menggunakan Sistem Informasi Percetakan

3. Mengadakan panduan penggunaan Sistem Informasi

Percetakan

14. Daftar Resiko

Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari

segi biaya, waktu, dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal

ini juga akibat kurangnya perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu

pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan, sehingga ada kemungkinan

proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek aplikasi sistem

informasi percetakan terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO .

15. Rencana Manajemen SDM

15.1. Identifikasi Stakeholder

Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem

Informasi Persediaan Barang pada Alberindo Graha Cemerlang ini terdiri

dari tim proyek, dan pengguna akhir aplikasi Sistem Persediaan Barang,

yaitu :

a. Tim proyek terdiri

1. Project manager

2. Sistem analis

3. Programmer

4. Designer

b. Pihak perusahaan

1. Pimpinan

2. Akuntansi dan keuangan

3. Pemasaran

4. Gudang


17

c. Pengguna akhir

1. Administrator

2. Karyawan perusahaan

15.2. Struktur Organisasi Proyek

Nama Jabatan Wewenang

Eddo Pimpinan Menyediakan dana proyek sekaligus pemilik

Alberindo Graha Cemerlang

Edi Tenaga Ahli Mengawasi proyek sekaligus komunikator antara

pimpinan dengan project manager

Christian Project

Manager

Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi

proyek

Alim Anggota IT Menganalisis proses bisnis dan membuat

pemodelan, Membuat kode program, Merancang

tampilan aplikasi dan input/output sistem

Khailani Anggota IT Menganalisis proses bisnis dan membuat

pemodelan, Membuat kode program, Merancang

tampilan aplikasi dan input/output sistem


18

16. Kalender Sumber Daya

17. Baseline Biaya

Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan

didasarkan. Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk

melacak dan mengelola biaya dan dasar biaya menyediakan dasar untuk

pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya untuk proyek

membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang

dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.

Fase Proyek Total Biaya Keterangan

1. Mulai Proyek Rp 92.000.000 Honor untuk project manager, sistem analis dan Programmer : 1 Orang.

2. Perencanaan Rp 20.000.000 Honor untuk project manager, sistem analis dan Programmer : 1 Orang.

3. Pelaksanaan Rp 14.640.00 Honor Untuk Project Manager, sistem analis, dan database

designer, programmer, dokumentasi sistem, interface designer, quality assurance,

help desk


19

3.1. Analisa Sistem Rp. 28.000.000 Honor untuk dokumentasi sistem, project manager, sistem analis.

3.2. Desain Database Sistem

Rp. 15.000.000 Honor untuk database designer.

3.3. Desain UI Rp. 10.000.000 Honor untuk interface designer

3.4. Testing Aplikasi Rp. 14.000.000 Honor untuk programmer dan

quality assurance

3.5. Instalasi Software Rp. 7.000.000 Honor untuk dokumentasi sistem.

3.6. Pelatihan Rp. 15.000.000 Honor helpdesk dan dokementasi sistem.

4. Pengawasan Rp. 4.000.000 Honor Untuk Trainer dan teknisi komputer

5. Penutupan Proyek Rp. 10.000.000 Honor Untuk Manager.

Total Biaya Proyek Rp. 229.640.000

18. Baseline Mutu

Mutu Aplikasi Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alberindo Graha

Cemerlang diharapkan memiliki kualitas standar yang dapat digunakan sebagai

berikut :

Diakses 24 Jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.

Dilakukan maintence selama 24 jam/7 hari.

Mudah Digunakan dan mudah dipelajari.

Cepat diakses

Memiliki tampilan menarik.

Aman Digunakan.

Menyedikan Panduan penggunaan pada aplikasi.

Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada pada kualitas aplikasi Sistem Informasi

Persediaan Barang Pada Alberindo Graha Cemerlang dapat diuji seperti terlihat

pada tabel berikut :

Nama Fungsi Level Pengujian Deskripsi

Perekrutan 100% dapat berjalan dengan baik

Pengelolaan data pelamar dan proses perekrutan

karyawan yang dapat


20

ditambah , diedit atau dihapus.

Data Karyawan 100% dapat berjalan dengan baik

Pengelolaan data induk karyawan yang dapat ditambah, diedit, atau

dihapus.

Promosi 100% dapat berjalan dengan baik

Pengelolahan data barang yang akan

dipromosikan oleh karyawan.

Data Barang 100% dapat berjalan dengan baik

Pengelolahan data barang dari pemasok dan suplier yang dapat

ditambah,diedit, atau di hapus

Formasi 100% dapat berjalan

dengan baik

Pengelolaan penyebaran

formasi kepegawaiaan.

Statisktik 100% dapat berjalan

dengan baik

Melihat data statisik

penjualan dan pemasokan barang berdasarkan detail

sebagai berikut: - karyawan : jabatan, jenis kelamin, status, List

Barang, Jumlah Stok, Stok barang, Harga Barang.

- suplier : kode suplier, nama suplier, Jenis Barang, stok

Barang,harga barang

Account 100% dapat berjalan

dengan baik

Pengelolaan aku

pengguna sistem untuk level administrator, pejabat fungsional dan

guru/karyawan

Laporan 100% dapat berjalan dengan baik

Melihat hasil dan mecetak laporan karyawan :

promosi karyawan, Formasi Kepagawaian, Data Barang (Periode 3

bulan), Statistik, Data Karyawan. Laporan Suplier :


21

kode suplier, Nama suplier, Jenis Barang, Stok Barang, Harga

Barang.

19. Persetujuan Pejabat Pemberi Pekerjaan (Pembuat Komitmen)

Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan :

<Nama PPK> Tanggal:

<Jabatan PPK>


22

LAMPIRAN 1 : BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1. Baseline Jadwal


23

2. Work Breakdown Structure


24


25


26

LAMPIRAN 2 : RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Form Permintaan Perubahaan (Changes Request Form)

Formulir Permintaan Perubahaan

(Changes Request Form)

No. Formulir :

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul :

Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul Diterima/Tidak?

Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh :

Tanggal:

Disetujui Oleh:

Tanggal:


27

2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

Daftar Permintaan Perubahan

(Changes Request Log)

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal

Persetujuan


28

LAMPIRAN 3 : RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

1. Rapat (Meeting)

Jenis

Pertemuan

Agenda Waktu Penanggungjawab Partisipan Masukan Keluaran

Pertemuan Pembukaan

Membahas rencana

kerja dengan mengacu kepada Rencana Manajemen

Proyek (Project Management Plan)

Sekali, saat

eksekusi proyek pertama

kali

Manajer Proyek Seluruh anggota

tim proyek

Rencana Manajemen Proyek

Catatan Pertemuan

(MoM) & Rencana Kerja

Pertemuan

Tim Proyek

Membahas/review

status dan kemajuan proyek dengan

mengacu ke Rencana Manajemen Proyek

Membahas rencana

kerja berikutnya dengan mengacu

kepada Rencana Manajemen Proyek

Memantau &

Mengontrol perubahan yang

terjadi Me-review Rencana

Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan

Regular Manajer Proyek Seluruh

anggota tim proyek

Rencana

Manajemen Proyek

Laporan Kemajuan Kerja

(Project Progress Report) & kelengkapannya:

o Form/Catatan Permintaan Perubahan

• MoM &

Rencana Kerja

• Laporan

Kemajuan Kerja yang

disetujui

Pertemuan

Penutupan

Transfer

Pengetahuan Membahas serah

Sekali

menjelang penutupan

Manajer Proyek Seluruh

anggota tim proyek

• Rencana Kerja

• Laporan Kemajauan Kerja

• MoM &

Rencana Kerja


29

terima proyek

proyek

• Rencana Kerja yang diperbaharui


30

2. Pelaporan (Reporting)

Jenis Pelaporan

Item Waktu Penanggungjawab

Distribusi

Masukan Keluaran

Laporan

Kemajuan Proyek (Project

Progress Report)

• Status

• Work Progress Detail/Achievement

• Deliverable &

Milestone • Daftar permintaan

Perubahan

Minggua

n, setiap hari

Senin

Manajer Proyek Seluruh

anggota tim proyek

• Tim Rapat

• Form Permintaan Perubahan

• Daftar

Permintaan Perubahan

Laporan

Kemajuan Proyek (Project Progress Report)

Status Acara/Agen

da Pertemuan (Status Meeting Agenda)

• Undangan Pertemuan

• Usulan Acara/Agenda

• Pekerjaan yang

belum Diselesaikan dan Permintaan

• Perubahan

• Laporan status aktivitas

Mingguan, dikirim

minimal satu hari sebelum

Pertemuan tim proyek

Manajer Proyek Seluruh anggota

tim proyek

• Tim Rapat • Form/Catatan

• Permintaan • Perubahan

• Status Acara

Pertemuan (Status Meeting Agenda)

Catatan Pertemuan

(Minutes of Meeting)

• Agenda • Isu yang dibahas

• Rencana Kerja, tanggal target

Setiap pertemuan

(regular, adhoc)

Manajer Proyek dan Tim

Pihak-pihak

terkait & peserta pertemu

an/rapat

• Pertemuan/Rapat

• Catatan Rapat

(MoM) dan Rencana Kerja


31

LAMPIRAN 4 : RENCANA MANAJEMEN MUTU

No Deskripsi Proyek Cak

Mutu

1 Analisa Sistem

2 Mendefinisikan Masalah Sistem Lama √

3 Mengerti Masalah Sistem Lama √

4 Menentukan Batasan Masalah Sistem √

5 Menentukan Solusi Sistem √

6 Design Sistem

7 Desain Database √

8 Desain Input √

9 Desain Output √

10 Pengembangan Program dan Prosedur √

11 Testing dan Implementasi Sistem

12 Coding Program √

13 Pengadaan Perangkat Keras √

14 Mempersiapkan Lokasi Sistem √

15 Instalasi Sistem √

16 Testing Sistem √

17 Pelatihan SDM √

18 Tahap Dokumentasi √

19 Running Program √

20 Kontrol Proyek

21 Pemeliharaan dan Perbaikan Sistem √

22 Menutup Proyek

23 Laporan Awal dan Laporan Akhir √


32

LAMPIRAN 5 : DAFTAR RESIKO

No Lingkup Proyek Deskripsi Kontrol Resiko

1 Deskripsi Produk Produk yang berbasis pada teknologi yang telah dibuktikan kebenarannya memiliki risiko

yang lebih kecil dibandingkan dengan produk yang menuntut inovasi dan penemuan

Resiko kecil, karena sistem berbasis desktop (stand alone)

dan sudah teruji teknologinya.

2 Rencana Proyek

- Work breakdown

structure

Pendekatan pada deliverables

setiap unit kerja secara detail. Dengan cara ini identifikasi terhadap risiko bisa sampai ke

level yang sangat detail.

Resiko kecil, karena

WBS dibuat secara detail yaitu sampai level 5.

- Estimasi biaya dan

waktu

Estimasi yang terlalu kasar dan

terburu-buru dapat meningkatkan risiko proyek


pembuatan proyek SI sudah sering dikerjakan oleh tim

proyek, sehingga sudah berpengalaman mengenai adanya

resiko.

- Penempatan SDM

Setiap pekerjaan yang spesifik dan hanya dapat dilakukan oleh

orang tertentu meningkatkan risiko proyek, apabila orang tersebut berhalangan untuk

hadir

Resiko kecil, karena hampir setiap tim

memiliki multiple skill yang dapat merangkap pekerjaan lain.

- Perekrutan dan sub-

kontraktor

Pengaruh ekonomi dan kebijakan

politik di sekitar proyek dapat menyebabkan fluktuasi nilai kontrak proyek


kontrak proyek berlangsung sekitar 3 bulan lebih, sehingga

tidak akan terjadi fluktuasi kontrak.

3 Informasi

historis:

- File-file proyek sejenis dari

perusahaan

Resiko besar, karena

belum pernah dilakukan proyek sejenis.

- Database komersial

Contohnya: Internet knowledge-bases

Resiko kecil, karena database bersifat umum.


33

- Ilmu dan pengalaman dari tim kerja

Resiko kecil, karena tim sudah berpengalaman.

rmp perancangan sistem informasi persediaan barang pada alberindo graha cemerlang

Documents