Sistem Informasi untuk Keunggulan Kompetitif

Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu :

Ponty SP Hutama, S.E., M.Si., Ak.

disusun oleh:

Herlinda Ratnasari (12812144018)

Rolalita Lukmana Putri (12812144028)

Baskara Adisakti (12812144040)

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2015

PENDAHULUAN

Dalam upaya mencapai keberhasilan di pasaran, para manajer sangat menyadari

pengaruh dari para pelanggan dan pesaing perusahaan. Mereka berusaha memperoleh

keunggulan kompetitif dengan mengelola arus informasi. Hubungan elektronik antara

komputer perusahaan dengan komputer milik elemen-elemen lingkungan memampukan

semua organisasi tersebut berfungsi sebagai suatu sistem informasi antar-organisasi.

Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber

daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis

informasi dan para pemakai informasi.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan

di masa depan, mendapatkan sumber daya terebut serta mengelolanya disebut perencanaan

sumber daya informasi secara strategis (Strategic Planning for Information Resources) atau

SPIR. SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi jasa informasi

memainkan peranan penting.

Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada yang dampaknya

sebesar end-user computing. Para pemakai sekarang mengembangkan banyak aplikasi

mereka sendiri. Kecenderungan ini akan berlanjut dan akan menghasilkan manfaat

keseluruhan bagi perusahaan, namun bukannya tanpa sejumlah risiko serius. Risiko tersebut

dapat diperkecil dengan pengendalian manajemen yang tepat.

Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber daya strategis, menetapkan

kebijakan-kebijakan yang menerapkan sumber daya tersebut secara strategis dan membuat

tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa kebijakan tersebut dijalankan, maka aktivitas ini

disebut dengan manajemen sumber daya informasi.

PEMBAHASAN

A. Perusahaan dalam Lingkungannya

Sistem fisik perusahaan adalah lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh

manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-

tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti

berhubungan dengan lingkungannya.

Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama

keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan

jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan serta menanamkan modalnya, sehingga

perusahaan dapat melaksanakan aktivitas organisasi.

B. Delapan Elemen Lingkungan

Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan

yang lain. Namun, kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan

mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan perusahaan.

Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang berada di luar

perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung pada perusahaan.

Berikut ini adalah delapan elemen lingkungan perusahaan :

1. Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh

perusahaan untuk memproduksi barang dan jasanya

2. Pelanggan, barang dan jasa yang telah jadi nantinya dipasarkan kepada para

pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai

3. Serikat buruh, adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak

terampil

4. Komunitas keuangan (Financial Community), terdiri dari lembaga-lembaga yang

mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan

5. Pemegang saham atau pemilik, adalah orang-orang yang menanamkan modal di

perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi

6. Pesaing, mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan di pasaran.

7. Pemerintah pada tingkat pusat, daerah serta lokal, memberikan kendala-kendala

dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam

bentuk pembelian, informasi dan dana

8. Masyarakat global, adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan

operasinya.

C. Arus Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya melalui arus sumber

daya. Sumber daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen, melewati

perusahaan dan kembali kepada elemen-elemen.

Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. tetapi tidak semua

sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya,

mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, uang tidak

boleh mengalir kepada pesaing, dan material tidak boleh mengalir kepada serikat buruh.

Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua elemen

tersebut adalah informasi.

D. Mengelola Aliran Sumber Daya Fisik – Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain

Management)

Jalur yang memfalilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan

dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan. Aliran sumber daya

melalui rantai pasoka harus dikelola untukmemastikan bahwa aliran tersebut terjadi

dengan cara yang tepat waktu dan efisien. Proses ini disebut sebagai manajemen rantai

pasokan. Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :

Meramalkan permintaan pelanggan

Membuat jadwal produksi

Menyiapkan jaringan transportasi

Memesan persediaan pengganti dari para pemasok

Meneriman persediaan da pemasok

Mengelola persediaan bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi

Melakukan produksi

Melakukan transportasi sumber daya kepasa pelanggan

Melacak aliran daya dari pemasok di dalam perusahaan dan kepada pelanggan

E. Keunggulan Kompetitif

Sering dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para

pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan di atas para

pesaingnya. Satu hal yang tidak selalu terlihat adalah fakta bahwa sebuah perusahaan

juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya

virtualnya. Keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk

mendapatkan keuntungan di pasar.

F. Rantai Nilai Porter

Profesor Harvard Michael E. Porter adalah orang yang paling sering dikaitkan

dengan topic keunggulan kompetitif. Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih

keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai. Margin adalah nilai dari

produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh

pelanggan perusahaan. Perusahaan mencintakan nilai dengan melakukan apa yang

disebut oleh porter sebagai aktifitas nilai. Aktifitas nilai terdiri atas dua jenis yaitu :

1. Aktifitas nilai utama ditunjukan pada lapisan bagian bawah dan meliputi logistic

input yang mendapatkan bahan baku dan persediaan dari pemasok, operasi

perusahaan yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi.

2. Aktifitas nilai pendukung terlihat pada lapisan bagian atas mencakup

infrastruktur perusahaan bentuk organisasi yang secara umum akan memengarungi

seluruh aktivitas utama. Selain itu, tugas aktivitas akan memengaruhi aktifitas

utama secara terpisah maupun dalam bentuk terkombinasi, yaitu manajemen

sumber daya manusia, pengembang teknologi, dan pengadaan.

G. Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai

Manajemen harus waspada terhadap tambahin keunggulan yang dapat dicapai

dengan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai orgaisasi lain, kaitan seperti ini dapt

menghasilkan suatu system interorganisasional (interorganizational system – IOS).

Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya

dengan mengimplementasikan system yang membuat sumber daya input tersedia bila

dibutuhkan.

H. Dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan strategi, taktis,

maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi. Tingkat perencanaan

strategis, sitem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan

dalam mendapatkan keunggulan strategisnya.

1. Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis adalah keunggulan yang memiliki dampak fundamental

dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk

menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat

memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat

penghubung standar.

2. Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis ketika perusahaan tersebut

mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya.

3. Keunggulan Operasional

Keunggulan operasional adalah keunggulan yang berhubungan dengan

transaksi dan proses sehari hari. Disinilah system informasi akan berinteraksi secara

dengan proses.

I. Tantangan Persaingan Global

Perusahaan multinasional (multinational corporation – MNC) adalah sebuah

perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara dan budaya. Perusahaan terdiri

atas perusahaan induk dan sekelonpok anak perusahaan. Anak perusahaan tersebut dapat

tersebar secara goegrafis, dan masing masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan

prosedurnya sendiri.

MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidak

pastian yang tertadap dalam lingkungannya. Sedangkan kebutuhan khusus untuk

koordinasi di perusahaan multinasional adalah koordinasi, yaitu kunci untuk mencapai

keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu

mendapatkan kendali strategi atas operasinya di seluruh dunia dan mengelola dengan

cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam

perekonomian internasional.

Keuntungan dari koordinasi ini adalah :

Fleksibilitas dalam merespons pesaing diberbagai negara dan pasar.

Kemampuan untuk merespon pasar ke pasar

Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar diseluruh dunia

Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan

J. Tantangan Dalam Mengembangkan Sistem Informasi Global

Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu tantangan, tetapi

ketika system dibuat mencakup batas internasional, para pengembangan harus mengatasi

beberapa kendala yang unik. Istilah system informasi global (global informasi system –

GIS) diberikan untuk suatu system informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang

melintasi batas Negara. Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh

pengembangan GIS :

Kendala kendala politis

Rintangan budaya dan komunikasi, meliputi :

1. pembatasan pembelian dan impor peranti keras

2. Pembatasan pemrosesan data

3. Pembatasan komunikasi data

Masalah masalah teknologi

Kurang nya dukungan dari Manajemen anak perusahaan

K. Manajemen Pengetahuan

Sumber daya informasi sebuah perusaahan meliputi peranti keras komputer,

peranti linak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi

Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) adalah proses

pengorganisasian informasi sebuah perusahaan sehingga informasi tersebut dapat

dikumpulkan, disimpan, diproses dan digunakan oleh para pengambil keputusan.

L. Dimensi Informasi

Ketika pengembangan sistem (pengguna maupun spesialis informasi)

mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan

mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan

ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

1. Relevansi, informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut behubungan

dengan masalah yang sedang dihadapi

2. Akurasi, seluruh informasi seharusnya akurat

3. Ketepatan waktu, informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan

sebelum situasi yang genting berkembang atau hilang peluang yang ada

4. Kelengkapan, para pengguna sehaknya dapat memperoleh infomasi yang

menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya.

M. Chief Information Officer (CIO)

Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling

kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau

ketua dewan direksi. Konsep CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan

keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan

sumber daya informasi teetapi juga arrea operasi perusahaan lainnya.

N. Pendekatan SPIR (Strategic Planning for Information Resources)

SPIR merupakan pengembangan bersama dari perencanaan strategis untuk kedua

perusahaan dan jasa informasiya. Mengembangkan dua rencana bersama-sama berarti

bahwa rencana perusahaan akan mencerminkan pemberian dukungan pada jasa informasi

dan rencana jasa infromasi akan mencerminkan tuntutan bagi sistem pendukung.

Gambar diatas memperlihatkan kerangka dasar untuk perencanaan strategis bagi

manajemen sumberdaya informasi. Dua topic inti yang harus ada di setiap perencanaan

strategis bagi sumber daya informasi adalah :

1. Objektivitas menjadi pencapaian setiap kategori system informasi selama periode

waktu tertentu dengan perencanaan

2. Sumber daya informasi perlu menemukan objektivitas tersebut