REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

1 Dita Ningtyas 42 SIB

REVIEW JURNAL : SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DAN DAMPAKNYATERHADAP PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

AbstractTujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat pengaruhSistem Informasi Sumber daya manusia terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusiadalam konteks ke-Indonesiaan. Penelitian ini dilakukan oleh Dr. Shikha N. Khera dan Ms.Karishma Gulati [2012], menyatakan bahwa HRIS memberikan pengaruh positf padaperencanaan sumber daya manusia di perusahaan. Dalam konteks ke-Indonesiaan,penelitian yang dilakukan sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh oleh Dr.Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati [2012], HRIS memberikan pengaruh positif padaperencanaan karyawan di PT. Telekomunikasi Indonesia dan Sekretariat JenderalDepartemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Namun penerapan HRIS di Indonesia masihterbatas pada karyawan di dalam perusahaan blm sampai pada tahap rekrutmen danseleksi.PENDAHULUANPengertian paling mendasar tentang HRIS (Human Resources Managemen System)adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi,menganalisis, mengambil dan mendistribusikan informasi yang bersangkutan denganorganisasi sumber daya manusia. Hal ini sering dianggap sebagai layanan yang diberikankepada organisasi dalam bentuk informasi (Tannenbaum, 1990). 1Penggunaan HRIS tergantung pada beberapa faktor seperti yang digambarkan olehBroderick dan Boudreau (1992) bahwa penggunaan sistem HRIS ditentukan oleh strategisumber daya manusia, membacanya sebagai sebuah proses yang sesuai antara strategiyang berbeda dan praktek sistem yang berbeda.Perencanaan sumber daya manusia atau Human Resource Planning (HRP)umumnya diabaikan dalam sebagian besar organisasi bahkan HRP tidak diakui (Vareta,2010). Cherian (2011) mendefinisikan HRP sebagai proses peramalan permintaan danpenawaran sumber daya manusia dengan merekrut karyawan yang benar, dan memilikiketerampilan yang tepat (sesuai job) sesuai kebutuhan organisasi.Perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkanstrategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatifmelalui tahapan tertentu. Pengertian dan Strategi Perencanaan SDM Mondy & Noe (1995)mendefinisikan Perencanan SDM sebagai proses yang secara sistematis mengkaji keadaansumberdaya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilanyang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan. Kemudian Eric Vetter dalamJackson & Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990) mendefinisikan Perencanaansumber daya manusia (HR Planning) sebagai; proses manajemen dalam menentukanpergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yangdiinginkan di masa depan. Dari konsep tersebut, perencanaan sumber daya manusia1 Nicholas Aston Beadles II [2005] The Impact of Human Resource Information Systems: An Exploratory Study in the Public Sector

REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

2 Dita Ningtyas 42 SIB

dipandang sebagai proses linear, dengan menggunakan data dan proses masa lalu(short-term) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (long-term). 2Tulisan ini, lebih lanjut akan menguraikan tentang analisis kegiatan HRIS yangmembantu dalam perencanaan sumber daya manusia dan kegiatan strategis manajer SDM,pelatihan dan pengembangan karyawan perencanaan suksesi, pelacakan pemohon dalamrekrutmen dan seleksi, dan perencanaan tenaga kerja. Kemudian di bagian akhir tulisan,akan diungkapkan pengaruh HRIS terhadap HRP yang diterapkan dalam konteks ke-Indonesiaan.RINGKASAN JURNALDi awal jurnal, Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengungkapkan faktadalam pendahuluan jurnal tentang perkembangan HRIS dengan mengutip hasil penelitianSiriwal Tevavichulada (1997) bahwa awalnya HRIS diperuntukkan untuk mengaturkaryawan karena fungsinya untuk menyimpan dan mengelola departemen sumber dayamanusia tapi sekarang HRIS tidak terbatas pada penyimpanan saja, tetapi mencakupberbagai bidang yang terkait dengan karyawan seperti perencanaan tenaga kerja,permintaan tenaga kerja dan pasokan peramalan, deskripsi pekerjaan untuk pekerjaan danpelamar, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, negosiasi, manajemenkeluhan dll (Kenneth A. Kovach dan Charles E. Cathcart (1999).Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati mengatakan sumber daya manusiaadalah aset untuk setiap organisasi dan khususnya organisasi TI di mana karyawanbertindak sebagai gudang bakat. Karena pentingnya sumber daya manusia, perencanaansumber daya manusia (HRP) juga harus menjadi pusat perhatian. Untuk memanfaatkankaryawan se efisiensi mungkin. Sehingga sangat penting untuk memiliki gambaran lengkaptentang karyawan serta pekerjaan yang tersedia. Kadang-kadang karyawan bisa menjadiwarisan bagi organisasi tetapi tidak dapat melakukan hal yang terbaik untuk perusahaandengan posisi pekerjaan saat ini. Kedua, peningkatan dan kekurangan karyawan jugamempengaruhi keadaan perusahaan. HRP dapat membantu perusahaan untuk mengatasitantangan tersebut. Tidak hanya itu, penilaian kinerja perlu dikelola dengan baik agardapat menjadi faktor puncak untuk memotivasi karyawan dalam organisasi dan HRPmembantu dalam hal ini juga dengan menganalisis karyawan. Melakukan hal ini secaramanual sangatlah kompleks dan HRIS dapat menyelesaikan masalah ini.Penelitian ini bekerja berfokus pada kontribusi HRIS di HRP. Tinjauan literaturpentingnya HRIS dengan berbagai subsistem, tetapi sangat langka menemukan jurnal yangmembahas peran HRIS untuk HRP. Aspek yang paling menantang dalam pembahasanmakalah penelitian ini adalah isu menyeluruh tentang peran HRIS di HRP di tengahkelebihan dan aplikasi strategis.PERAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PERUSAHAANHandoko (1992) menyatakan perencanaan sumberdaya manusia meliputipenentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan karyawanuntuk melaksanakan tugas tersebut, jumlah karyawan yang dibutuhkan, pemahamanpasar tenaga kerja, dan pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran sumberdayamanusia, Werther dan Davis (1993) menyatakan perencanaan sumber daya manusia2 Sukarman Kamuli [2009 : Fakultas ilmu Sosial Universitas Gorontalo] Perencanaan Pegawai

REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

3 Dita Ningtyas 42 SIB

adalah prakiraan yang sistematis dari organisasi untuk melihat masa depan tentangpenawaran dan permintaan tenaga kerja dengan menentukan jumlah dan tipe tenaga kerjayang dibutuhkan, dimana bagian sumber daya manusia dapat merencanakan langkah-langkah penarikan, seleksi, perencanaan kader dan aktivitas sumber daya manusia lainnya,dan Mondy dan Noe (1990) menyebutkan perencanaan sumberdaya manusia merupakansuatu proses yang secara sistematismemeriksa kembali persyaratan-persyaratan sumber daya manusia untuk memastikanbahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan skill yang disyaratkan, tersedia padasaat diperlukan. lni merupakan proses memadukan ketersediaan sumber daya manusia didalam dan diluar perusahaan dengan antisipasi lowongan kerja dari perusahaan dalamsuatu waktu atau periode. 3Dengan demikian pada dasarnya perencanaan sumberdaya manusia adalahmenentukan tentang kualitas dan kuantitas sumberdaya manusia yang dibutuhkan olehorganisasi atau dapat dikatakan perencanaan sumberdaya manusia merupakan suatuproses didalam mencari orang yang tepat yang disiapkan pada tempat yang tepat danpada waktu yang tepat (The Right Man in The Right Place and The Right Time).TUJUAN PENELITIANUntuk mengeksplorasi kontribusi keseluruhan HRIS dalam perencanaan sumberdaya manusia.METHODOLOGI PENELITIANPopulasi Penelitian dan Metode Pengumpulan dataPopulasi penelitian terdiri dari 127 responden dari atas 7 perusahaan IT di Indiatelah diambil untuk membedakan peran HRIS dalam perencanaan tenaga kerja diperusahaan mereka. Desain penelitian yang digunakan adalah eksplorasi. Data untukpenelitian ini diperoleh terutama dari sumber primer dan sumber-sumbersekunder. Sumber primer meliputi karyawan dari organisasi TI yang mengisi kuesionerdiarahkan untuk penelitian. Data juga dikumpulkan dari sumber-sumber sekundertermasuk internet, website dll. Teknik yang digunakan adalah survei dan wawancara, danuntuk analisa data digunakan SPSS paket statistik. Eksplorasi makalah penelitian bertujuanuntuk mengeksplorasi peran HRIS dalam perencanaan sumber daya manusia dalamorganisasi TI.HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASANTabel 1: Korelasi antara berbagai tahapan dan sub-tahapan Perencanaan Sumber DayaManusia dan Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia untuk PerencanaanSumber Daya Manusia4

Variabel Independen Variabel DependenPenerapan Sistem InformasiSumber Daya Manusia untuk3 Sukarman Kamuli [2009 : Fakultas ilmu Sosial Universitas Gorontalo] Perencanaan Pegawai4 Dr. Shikha N. Khera dan Ms. Karishma Gulati [2012] Human Resource Information System and its impact on Human ResourcePlanning: A perceptual analysis of Information Technology companies

REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

4 Dita Ningtyas 42 SIB

Perencanaan Sumber Daya ManusiaHRIS menganalisa deskripsi setiap pekerjaan 0,568 **HRIS mengatur berbagai keterampilan karyawan(kemampuan, kapasitas, kualifikasi dan tujuan karir). 0,537 **HRIS mengatur hubungan antara individu yangmendaftar(pelamar) dengan ketersediaan bakat diperusahaan 0,184 *HRIS menghilangkan pelamar yang tidak sesuai danberfokus pada kandidat yang menjanjikan. 0,252 **HRIS menempatkan karyawan di tempat yang tepatdan waktu yang tepat 0,347 **HRIS subsistem perekrutan diimplementasikan dengantepat 0,207 **Semua nilai korelasi yang signifikan pada tabel di atas menafsirkan bahwa HRISmembantu dalam semua tahap HRP termasuk menganalisis deskripsi pekerjaan, mengaturberbagai keterampilan karyawan dan mengatur hubungan antara individu yangmendaftar(pelamar) dengan ketersediaan bakat, menghilangkan pelamar yang tidak cocokdan berfokus pada kandidat yang menjanjikan, pelaksanaan subsistem perekrutan yangtepat dan menempatkan karyawan di tempat yang tepat dan waktu yang tepatStudi ini mengkonfirmasikan bahwa dengan menerapkan HRIS, organisasi TI dapatmemiliki kendali penuh atas organisasi mereka. HRIS membantu organisasi dalamperencanaan sumber daya manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Menjadisumber informasi untuk sumber daya manusia, dapat menyimpan banyak data tentangkaryawan, selain itu membantu dalam mengidentifikasi posisi pekerjaan untuk karyawan.Tidak hanya itu tetapi juga dapat mengidentifikasi apakah orang tersebut berapa padaposisi tertentu yang cocok untuk pekerjaan atau tidak.KESIMPULANPenelitian ini fokus utamanya adalah pada keuntungan lain yang diperoleh dariHRIS. Penelitian ini sangat bermanfaat karena studi yang membahas hubungan antara HRISdengan HRP sangat jarang. Penelitian ini mengidentifikasi keuntungan HRIS tidak hanyadari sisi pengolahan SDM namun juga mencakup strategi perusahaan dalam mengaturSDM. Hasil penelitian menunjukkan keuntungan lain HRIS meliputi, :1. Keputusan mengenai SDM lebih sehat, pengawasan dan kontrol terhadap tenagakerja dapat ditingkatkan.2. HRIS membantu dalam mengurangi berbagai biaya seperti biaya tenaga kerja,biaya perekrutan dll karena sistem komputerisasi.3. HRIS mengerahkan kegiatan strategis yang luar biasa oleh manajerSDM. Kegiatan ini mencakup pelatihan dan pengembangan manajemen,perencanaan suksesi (identifikasi posisi kunci dan kebutuhan mereka),pelacakan pemohon rekrutmen dan seleksi dan perencanaan tenaga kerja,informasi kepegawaian dan identifikasi (kehadiran pelacakan, dll), perencanaangaji, analisis absensi, analisis omset dan penjadwalan kerja.

REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

5 Dita Ningtyas 42 SIB

4. HRIS juga membantu dalam pelacakan kehadiran karyawan untuk mengetahuiketeraturan dan pengabdian mereka bagi organisasi. Hal ini tidak hanyamembantu dalam perencanaan gaji tetapi manajemen kinerja juga.Pada intinya, dapat disimpulkan bahwa HRIS adalah alat yang sangat baik untukperencanaan sumber daya manusia, meskipun ada tindakan-tindakan yang tidaksepenuhnya dapat dilakukan oleh HRIS.PENERAPAN HRIS TERHADAP HRP DI INDONESIAMenurut Hadari Nawawi (2008:46) perencanaan SDM untuk operasional bisnis dibagimenjadi beberapa tahap yaitu :

Gambar 1: Perencanaan SDM untuk mewujudkan operasional bisnis

Dalam penerapannya HRIS di Indonesia juga berpengaruh positif terhadap perencanaanSDM. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Wiwiek Irmawati [2010] menyatakanbahwa SIPEG berpengaruh positif dan signifikan terhadap perencanaan SDM. SIPEGmemberikan efek baik kepada pengembangan pegawai maupun kepada penilaian kinerja.Perencanaan SDM menggunakan data terkini dan akurat sebagaimana dihasilkan oleh SIPEG,sehingga diperoleh SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.5

Selain itu penelitian yang dilakukan Eka Kadharpa Utama Dewayani [2011] menyatakanpenerapan HRIS pada PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, TBK telah sesuai dengan tujuanperusahaan. Penerapan HRIS berpengaruh terhadap employee empowerment diperusahaan. Beberapa proses dan metode dalam HRM practice dapat dilakukan secaraonline sehingga mendukung kelancaran aktifitas pekerjaan karyawan. Penerapan HRIS5 Wiwiek Irmawati [2010] Pengaruh Sistem Informasi Kepegawaian terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia pada SekretariatJenderal Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral

REVIEW JURNAL PASCA SARJANA UNIVERSITAS GUNADARMA

6 Dita Ningtyas 42 SIB

memberikan kemudahan dalam melakukan knowledge sharing sehingga setiap karyawandapat mengakses semua knowledge yang dibutuhkan pada setiap saat.Dari penelitian yang ada penggunaan HRIS di Indonesia masih terbatas padaperencanaan karyawan, belum sampai pada tahap rekrutmen dan seleksi karyawan.DAFTAR PUSTAKAUTAMA :Dr. Shikha N. Khera, Ms. Karishma Gulati. 2012. Human Resource Information System andits impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of Information Technologycompanies. IndiaPENUNJANG1. Nicholas Aston Beadles II. 2005. The Impact of Human Resource InformationSystems: An Exploratory Study in the Public Sector. Milledgeville, Georgia,Amerika Serikat2. Kamuli, Sukarman. 2009 : Fakultas ilmu Sosial Universitas Gorontalo.Perencanaan Pegawai. Indonesia3. Irmawati, Wiwiek. 2010. Tesis : Universitas Indonesia. Pengaruh SistemInformasi Kepegawaian terhadap Perencanaan Sumber Daya Manusia padaSekretariat Jenderal Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral. Indonesia4. Ekade Balkrishna Daulat, Dr. Ashok Narayan Patil. 2013. Human ResourceInformation System : A Tool for Decision Making. India