SISTEM ANALISA ADMINISTRASIRancangan Formulir dan

Pengendalian

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

Penerapan Penghematan Gerak

Pikiran : untuk mencapai cara yang termudah

Tenaga : untuk mencapai cara yang teringan

Waktu : untuk mencapai cara yang tercepat

Ruang : untuk mencapai cara yang terdekat

Benda : untuk mencapai cara yang termurah

RANCANGAN FORMULIR & PENGENDALIAN

Perancangan formulir-formulir adalah suatu refleksi dari perancangan sistem.

Formulir kertas yang sudah diatur formatnya untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.

Kualitas formulir Efisiensi transaksi

Program Pengandalian FormulirManajer

administrasi kantor

Merancang formulir

Manajemen teratas

Kebijaksanaan pengontrolan

formulir

Penghematan bagi organisasi/ perusahaan

Tujuan Program Pengendalian Formulir

Menjaga perkembangan formulir yang tidak menguntungkan

Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan Membantu perkembangan dan rancangan formulir

yang efisien Menggabungkan dan menyederhanakan formulir yang

ada Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir yang

sudah ada Melengkapi kemajuan prosedur kerja yang efisien

Langkah-langkah Program Pengendalian Formulir

Pendartaran Formulir

Penggolongan Formulir

Menganalisa Formulir

Memusnahkan Formulir

Penggabungan Formulir

Menggabungkan Garis Pedoman

Rancangan

Perkembangan Formulir

Mencetak Formulir

Merawat Persediaan Perpetual

Langkah 1:

Pendaftaran FormulirPendaftaran formulir memudahkan organisasi yang bertanggung jawab terhadap program pengendalian formulir untuk memudahkan sifat, tipe dan tujuan dari formulir yang digunakan dalam organisasi.

Langkah 2:

Penggolongan Formulir

Memudahkan analisa dari formulir yang dipasang selama proses pendaftaran

Penggolongan formulir biasanya dengan 2 cara :Berdasarkan fungsi ( formulir-formulir tersebut

diatur berdasarkan tujuan spesifikasinya)Berdasarkan nomor ( melibatkan pemasangan

bermacam-macam formulir berdasarkan pada identifikasi nomor yang diberikan pada setiap formulir)

Langkah 3:

Menganalisa FormulirAnalisa formulir melibatkan pembelajaran tiap formulir dalam jangka waktu tertentu.

Penurunan biaya dari penciptaan dan pemrosesan formulir

Dartar isian rancangan

formulir-formulir

Formulir dianalisa setiap 2 atau 3 tahun

Perbaikan atau penyempurnaan

formulir

Langkah 4:

Memusnahkan Formulir

Formulir tidak diperlukan karena tujuan dari rancangan tidak dipenuhi oleh formulir atau formulir tidak cocok dengan sistem organisasi dan prosedur.

Langkah 5:

Penggabungan FormulirAnalisa formulir dapat menyatukan kesamaan dari beberapa item formulir tertentu. Semakin besar jumlah item yang ditemui, semakin mudah formulir tersebut digabungkan.

Langkah 6:

Menggabungkan Garis Pedoman RancanganInformasi yang muncul di beberapa formulir sama

Formulir harus dinomori secara beraturan

Rancangan formulir harus sederhana, praktis dan mudah digunakan

Langkah 7:

Perkembangan FormulirRancangan formulir harus konsisten dengan garis pedoman yang ada, sehingga formulir yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

Langkah 8:

Mencetak FormulirBiasanya formulir suatu oeganisasi dicetak oleh perusahaan percetakan.

Langkah 9:

Merawat Persediaan PerpetualAgar persediaan formulir tercukupi serta menjaga kelebihan formulir.

Tipe-tipe Formulir Kantor

Formulir yang berkesimanbungana. Tipe continous-strip form (formulir berkala)

Tiap pasang formulir dirangkaikan dengan perforasi di bagian atas dengan formulir berikutnya.

b. Tipe fanforld (set multicopy)formulir khusus karena copy-an dibuat dengan lipat tunggal dari kertas beberapa kali.

c. Tipe roll (single copy)jenis formulir digulung yang digunakan pada alat cetak berkecepatan tinggi.

Cont ...Formulir unit-set

Formulir terpisah dan dapat berupa salinan tunggal dan ganda.

Formulir tidak berkarbonFormulir ini menggunakan proses dimana sisi balik dari satu salinan dan sisi muka dari lapisan berikutnya punya lapisan khusus ketika ada tekanan pada formulir, maka lapisan kimiawi bekerja, sehingga gambaran informasi yang tertulis pada salinan asli muncul pada salinan karbon.

Cont ...

Formulir MICR (Magnetik Ink Caracter Recognition)Formulir ini banyak digunakan oleh bank dan institusi peminjaman uang lainnya untuk mempercepat pemasukan dan pemrosesan data numeric.

Formulir OCR (Optical Caracter Recognition)Formulir OCR digunakan untuk data angka dan huruf.

Cont ...Formulir deteksi tanda (Mark Sense) Formulir deteksi tanda memiliki alat scanning khusus membaca tanda pensil pada formulir.

Formulir elektronikKonsep formulir elektronik terdiri dari beberapa elemen, termasuk rancangan dari informasi tetap, proses pengisian, sambungan data base, percetakan dan jaringan kerja komputer.

Rancangan Formulir

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembentukan formulir :1. Tujuan dari formulir2. Sifat dari peralatan3. Hubungan antara formulir yang sedang

dipelajari dengan formulir sejenis yang sudah ada

4. Masa waktu penggunaan formulir

Prinsip-prinsip Perancangan Formulir

Identitas perusahaan

Identitas formulir

Memiliki tembusan/copy

Hindari duplikasi dalam menghimpun data

Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

Memiliki nomor urut tercetak

Unsur-unsur RancanganDapat diidentifikasi dengan mudah

Mengurutkan item

Pilihan Informasi

Penomoran

Petunjuk pengisian

Nomor identitas

Jenis-jenis Karbon

Karbon sekali pakai

Karbon gulung

Single-sheet

carbon

Thank you ^^