FORMULIR KANTOR

Lena NursiskaMarlinda Astuti

APA ITU FORMULIR ?

Formulir adalah sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau perusahaan-perusahaan lain (Winardi)

Formulir adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut (Nuraida Ida )

TUJUAN DAN MANFAAT FORMULIR

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.

Jenis Formulir

• Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Co: surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja

• Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Co:Faktur penjualan, surat order pembelian

• Formulir yang diterima dari pihak luar. Co: Faktur pembelian, rekening koran bank

Menurut sumbernya

• Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Co: Faktur penjualan, faktur pembelian

• Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Co: Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga

Menurut tujuan penggunaannya

PRINSIP DASAR PERANCANGAN FORMULIR

Memiliki tembusan/copy Hindari duplikasi dalam menghimpun data Buatlah rancangan formulir yang sederhana dan seringkas

mungkin Cantumkan Identitas perusahaan, ada nama dan alamat

perusahaan untukformulir ke pihak luar perusahaan

Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi Cantumkan nomor urut tercetak

PERTIMBANGAN DALAM PEMBUATAN FORMULIR

1. Pertimbangan Fungsional• Tujuan Formulir• Informasi yang diperluakan• Ruang/kolom pengisian disesuaikan• Urutan pengisian disesuaikan arus pekerjaan• Judul dan nomor formulir dalam satu rangkaian• Jumlah copy sesuai keperluann

2. Pertimbangan Fisik• Ukuran Kertas• Jenis Huruf• Jenis Tinta• Warna• Bentuk

TAHAPAN PEMBUATAN FORMULIR

1. Menganalisa hal-hal yang harus ada dalam formulir dan tujuan formulir (5W+1H)

2. Menentukan urutan hal-hal yang harus muncul agar memudahkan orang yang membaca dan mengisi formulir.

3. Mengatur jarak kolom yang diperlukan4. Memperhatikan hal-hal lain, seperti spasi,

jenis kertas,dll

Bagian Pokok FormulirPENGENALAN ISI UTAMA PENUTUP

JUDUL NAMA PERUSAHAAN

KETERANGAN KHUSUS CARA MENGISI

TANDA TANGAN

ISI FORMULIRADANYA PENGATURAN KOLOM /KOTAK ISIAN

PENGISIAN MUDAH,BERI TANDA ()

CONTOH FORMULIR ELEKTRONIK

ISI UTAMA

TANDA TANGAN PERSETUJUAN

IDENTITAS PERUSAHAANNO.

FORMULIR

JUDUL FORMULIR

CONTOH FORMULIR ELEKTRONIK

PENGENDALIAN FORMULIR

Suatu kegiatan mengelola formulir agar pengadaan & penggunaannya efisien dan efektif tujuan

Pengendalian manajemen form: Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan

TUJUAN PENGENDALIAN FORMULIR

Menjamin desain & bentuk formulir efektif Mengembangkan & memelihara cara tepat dalam

menghasilkan & menggunakan form yg dibutuhkan Mendidik & membantu petugas pelaksana dalam

mendesain formulir Menghentikan formulir yg tdk berguna dan

menggabung formulir yg memiliki kesamaan Membatasi formulir yg tdk diperlukan & menciptakan

formulir tambahan bila dianggap penting

TERIMA KASIH