pusat pendidikan dan pelatihan pegawai kementerian
TRANSCRIPT
i
OPTIMALISASI SISTEM MANAJEMEN ARSIP SURAT DENGAN GOOGLE
FORM, SPREADSHEET DAN GOOGLE DRIVE SECARA TERINTEGRASI
Laporan Aktualisasi Nilai – Nilai Dasar ASN di Sub Bagian Sistem Informasi dan Kerjasama pada LLDIKTI Wilayah I Sumatera Utara
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
GOLONGAN III
Disusun Oleh :
Nama : Ridawati Manik
NIP : 199008152019032021
Jabatan : Analis Sistem Informasi
Unit Kerja : LLDikti Wilayah I
Angkatan : 10
Nomor Presensi : 28
Mentor : Drs. Kamaru Hazsuardi, MM
Coach : Dr. Ganefo Ginting., S.T., M.M
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2020
ii
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI
Judul :
Nama :
NIP :
Angkatan :
Nomor Presensi :
Jabatan :
Unit Kerja :
Medan, Agustus 2020
Pembimbing/Coach, Mentor,
(Dr. Ganefo Ginting., S.T., M.M) (Drs. Kamaru Hazsuardi, M.M)..
NIP 196407101988031001 NIP 196208281982031002
Penguji/Narasumber,
(Dra. Suwarni)
NIP 196208041986032003
Ridawati Manik
199008152019032021
Analis Sistem Informasi
Sub Bagian Sistem Informasi dan Kerja sama, LLDikti Wilayah I Medan
Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat Dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive Secara Terintegrasi
10
28
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan berkatNya kepada penulis sehingga Laporan Aktualisasi
Pelatihan Dasar CPNS Kemdikbud RI ini bisa terselesaikan tanpa halangan
suatu apapun.
Telah banyak pihak yang telah membantu penulis hingga terselesaikannya
kegiatan Laporan Aktualisasi Latsar CPNS ini. Oleh karena itu, dengan
kerendahan hati penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dian Armanto, M.Si.MA., P.hD, selaku Kepala Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I yang telah memberikan arahan
koordinasi dan bimbingan untuk kelancaran pembuatan tugas Laporan
Aktualisasi ini;
2. Ibu Dr. Mahriyuni, M.Hum, selaku Sekretaris Lembaga Layanan
Pendidikan Tinggi Wilayah I yang telah memberikan arahan koordinasi
dan bimbingan untuk kelancaran pembuatan tugas Laporan Aktualisasi
ini;
3. Ibu Amurwani Dwi Lestaringsih, S.Sos.,M.Hum., selaku Kepala Pusat
Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kemendikbud;
4. Bapak Dr. Ganefo Ginting., S.T., M.M selaku coach yang telah
memberikan bimbingan, saran dan kritik yang membangun bagi
perbaikan kualitas Laporan Aktualisasi ini;
5. Bapak Drs. Kamaru Hazsuardi, M.M., selaku mentor yang telah
mendukung penulis dalam pelaksanaan Laporan Aktualisasi ini;
6. Seluruh Widyaiswara Pusdiklat Kemdikbud yang telah memberikan ilmu
tentang nilai-nilai Dasar PNS kepada Penulis selama mengikuti Latsar
CPNS Kemdikbud 2020;
7. Teman teman CPNS LLDikti Wilayah I Medan yang saling bahu
membahu dan saling memotivasi demi suksesnya Laporan Aktualisasi
ini;
iv
8. Serta Seluruh keluarga besar yang telah mendukung sepenuh hati dalam
mengikuti Pelatihan Dasar CPNS ini.
Penulis menyadari masih banyak sekali kekurangan dalam tulisan ini,
sehingga saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan demi
perbaikan tugas Laporan Aktualisasi ini.
Medan, Agustus 2020
Penulis,
Ridawati Manik, S.Kom NIP. 199008152019032021
v
DAFTAR ISI
Cover ........................................................................................................... i
Lembar Pengesahan .................................................................................. ii
Kata Pengantar ........................................................................................... iii
Daftar Isi ...................................................................................................... v
Daftar Tabel ................................................................................................ vi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
A. Latar Belakang .................................................................................. 1
B. Tujuan Aktualisasi ............................................................................. 3
BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN .......................................................... 5
A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan…………………….……5
B. Pelaksanaan Aktualisasi……………………………………………...….7
C. Pelaksanaan Kegiatan………………………………………………...….24
D. Kendala dan Strategi Mengatasi……………………………………...…24
BAB III PENUTUP ....................................................................................... 26
A. SIMPULAN………………………………………………………………...26
B. SARAN…..………………………………………………………………...26
DAFTAR PUSTAKA…………...………………………………………………...28
LAMPIRAN .................................................................................................. 29
vi
DAFTAR TABEL
2.1 Bagan Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................. 8
2.2 Pelaksanaan Aktualisasi ........................................................................ 24
2.3 Kendala dan Strategi Mengatasinya ...................................................... 25
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Aparartur Sipil Negara adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan
pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi
pemerintah. Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dan pegawai
pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina
kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau
diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-
undangan. Kondisi ideal tata perilaku ASN diatur dengan detail dalam UU
ASN No. 5 Tahun 2014 pasal 3 yaitu bertingkah laku sesuai nilai dasar,
berkode etik, komitmen, integritas, tanggung jawab pada pelayan publik,
berkompeten dan professional dalam bertugas.
Merujuk pada peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia No 12 Tahun 2018, CPNS berkewajiban untuk mengikuti
Pelatihan Dasar CPNS yang dilakukan secara berintegrasi untuk
membangun integritas, moral, kejujuran, semangat, motivasi nasionalisme
dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab,
memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Hal tersebut
merupakan suatu kompetensi yang sangat penting dimiliki oleh seorang
ASN karena sebagaimana fungsinya yaitu sebagai pelaksana kebijakan
publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa.
Pelatihan dasar dilakukan untuk membangun kompetensi yang diukur
berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku bela negara,
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas
jabatannya, mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam
kerangkan NKRI, dan menunjukkan penguasaan Kompetensi Teknis yang
dibutuhkan sesuai bidang tugas. Pendidikan dan pelatihan bagi CPNS juga
ini dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil, di mana masa percobaan merupakan
masa prajabatan yang dilaksanakan melalui proses pendidikan dan
pelatihan.
2
Selain itu, Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil juga
menerapkan agenda habituasi sebagai salah satu kurikulum pembentukan
karakter PNS. Agenda habituasi ini memfasilitasi agar peserta melakukan
proses pembiasaan diri terhadap kompetensi yang telah diperoleh melalui
berbagai Mata Pelatihan yang telah dipelajari. Pada agenda habituasi ini
diharapkan CPNS dapat menerapkan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN di
tempat kerja yang direncanakan terlebih dahulu Rancangan Aktualisasi dan
di akhir menyampaikan Laporan Aktualisasi untuk kemudian dievaluasi
apakah nilai-nilai dasar ASN dapat terinternalisasi pada CPNS dalam
kegiatan-kegiatannya di institusi tempat CPNS berada.
Pembelajaran agenda habituasi memfasilitasi peserta melakukan
kegiatan pembelajaran aktualisasi mata-mata Pelatihan yang telah dipelajari
(mata pelatihan Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara, Analisis
Isu Kontemporer, Kesiapsiagaan Bela Negara, Akuntabilitas PNS,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi, Manajemen ASN,
Pelayanan Publik, serta Whole of Government). Sehingga nantinya, PNS
harus dapat mengetahui peran dan kedudukannya dan menginternalisasi
berbagai nilai tersebut di unit kerjanya masing-masing agar menjadi PNS
yang profesional.
Kegiatan pemecahan isu juga harus dikaitkan dengan mata diklat
agenda II yaitu tentang nilai-nilai akuntabilitas, nasionalisme, etika publik,
komitmen mutu dan anti korupsi yang disingkat dengan ANEKA dan mata
diklat agenda III yang menyangkut tentang Kedudukan ASN dalam NKRI
yang terdiri dari pelayanan publik, manajemen ASN, dan Whole of
Government untuk diimplementasikan di unit kerja penulis yaitu Sub bagian
Sistem Informasi dan Kerjasama di LLDIKTI Wilayah I.
Penyusunan Laporan Aktualisasi ini juga didasarkan pada isu-isu
pokok yang muncul pada unit kerja penulis. Salah satu isu yang muncul
adalah manajemen pencatatan dan arsip di bagian pengelola administrasi
umum pada Sistem Informasi dan Kerjasama. Surat yang masuk pada sub
bagian sistem informasi dan kerjasama masih melakukan pencatatan
manual dalam buku agenda surat masuk begitu juga dengan surat keluar.
3
Hal ini akan mempersulit pencarian surat masuk dan surat keluar dari
masyarakat dan perguruan tinggi swasta pada Sub Bagian Sistem Informasi
dan Kerjasama. Selain kendala itu, rekapitulasi bulanan dan tahunan untuk
mengukur tingkat permohonan, klasifikasi, dan status tindak lanjut surat
masuk sangat sulit untuk diidentifikasi.
Dari isu tersebut, penulis yang memiliki tupoksi sebagai analis sistem
informasi, isu ini diangkat dengan tahapan-tahapan penyelesaian yang
berhubungan dengan pengembangan sistem yang terintegrasi khususnya
pada Sub Bagian Sistem Informasi dan Kerjasama. Pemanfaatan tools yang
sudah ada seperti Google Form, Spreadsheet dan Google Drive menjadi
solusi dalam penyelesaian ini. Ketiga tools ini akan saling terintegrasi
sehingga pengelola administrasi akan mudah dalam melakukan
pekerjaannya. Berdasarkan isu tersebut maka penulis mengangkat judul
Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drvie Secara Terintegrasi dalam pada Sub Bagian
Sistem Informasi Dan Kerjasama.Proses implementasi data dimulai dari
Januari 2020 sampai Juni 2020.
Selanjutnya Aktualisasi ini akan dilaporkan dalam bentuk Seminar
Pelaksanaan Aktualisasi sebagai salah satu bagian dari evaluasi Pelatihan
Dasar Calon PNS untuk diterima menjadi PNS.
B. Tujuan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi ini digunakan sebagai bahan evaluasi peserta
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil dalam mengaktualisasikan nilai-
nilai dasar ANEKA serta Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI di Unit
Kerja penulis. Evaluasi ini diperlukan agar kegiatan aktualisasi yang telah
dilakukan tidak menyimpang dari ketentuan Undung-Undang Nomor 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Secara khusus tujuan dari aktualisasi ini
dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Melakukan pelayanan publik yang berlandaskan nilai-nilai dasar ASN di
tempat kerja;
4
2. Memahami dengan baik peran ASN sebagai penyelenggara negara pada
instansi pemerintah;
3. Pemanfaatan tools yang sudah ada seperti Google Form, Spreadsheet
dan Google Drive dapat menjadi solusi dalam penyelesaian isu
manajemen arsip surat yang saling terintegrasi sebagai bentuk
Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drvie Secara Terintegrasi pada Sub Bagian
Sistem Informasi dan Kerjasama.
5
BAB II PELAKSANAAN AKTUALISASI
A. Analisis Dampak Isu Jika Tidak Diselesaikan
Isu yang diangkat dalam laporan aktualisasi ini, yaitu “Optimalisasi
Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google
Drive Secara Terintegrasi”. Dalam revolusi teknologi, penggunaan media
hasil revolusi teknologi seperti Google Form, Spreadsheet dan Google Drive
sangat penting, karena perkembangan zaman membutuhkan media-media
baru dalam meningkatkan mutu pelayanan khususnya dalam optimalisasi
sistem manajemen arsip surat pada Subbagian Sistem Informasi dan
Kerjasama.
Jika isu ini tidak diselesaikan maka akan memberikan dampak
sebagai berikut:
1. Kurangnya manajemen kontrol pada surat yang masuk pada Sistem
Informasi dan Kerjasama, menyebabkan kesulitan dalam filter surat
masuk dan surat keluar.
2. Pencatatan yang masih manual menyebabkan tingkat pencarian data
yang dibutuhkan menjadi sangat sulit.
3. Rekapitulasi bulanan dan tahunan untuk mengukur tingkat permohonan,
klasifikasi, dan status tindak lanjut surat masuk sulit untuk diidentifikasi.
Pemanfaatan tools yang sudah ada seperti Google Form, Spreadsheet
dan Google Drive menjadi solusi dalam penyelesaian isu ini. Ketiga tools ini
akan saling terintegrasi sehingga pengelola administrasi akan mudah dalam
melakukan pekerjaannya.
Dalam penyelesaian isu, ada tujuh kelompok kegiatan yaitu:
1. Konsultasi dengan mentor
2. Membuat rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara
terintegrasi.
3. FGD/validasi rancangan rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen
Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara
terintegrasi
6
4. Uji coba rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan
Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
5. Finalisasi rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
6. Melakukan pelatihan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
7. Evaluasi Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google
Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
Tujuh kegiatan ini merupakan step-by-step untuk menyelesaikan
persoalan yang diangkat yaitu “Optimalisasi Manajemen Arsip Surat dengan
Google Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara Terintegrasi”. Isu ini
merupakan persoalan yang sangat penting untuk diselesaikan karena
mempengaruhi tingkat kinerja dalam manajemen pelayanan publik. Prinsip
efektif dan efisien kerja juga sangat dibutuhkan dalam proses pelayanan
masyarakat berdasarkan pengajuan-pengajuan perguruan tinggi atau
masyarakat yang sangat membutuhkan respon cepat dan tepat dalam dari
ASN sebagai pelayan publik.
7
B. Pelaksanaan Aktualisasi
Unit Kerja : Sub Bagian Sistem Informasi dan Kerjasama
LLDikti Wilayah I Medan
Isu yang Diangkat
: Perlu adanya optimalisasi sistem manajemen
arsip surat dengan paduan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive dalam
rekapitulasi yang terintegrasi pada sub bagian
sistem informasi dan kerjasama
Gagasan Pemecahan Isu
Isu
: Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
dengan Google Form, Spreadsheet dan Google
Drive secara terintegrasi
8
Tabel 2.1 Bagan Pelaksanaan Aktualisasi
No Kegiatan Tahapan Output/Hasil (Bukti Fsik)
Keterkaitan Substansi Mata
Pelatihan
Kontribusi Terhadap Visi/Misi Organisasi
Penguatan Nilai Organisasi
Analisis Dampak Jika Nilai-nilai PNS Tidak diterapkan
1 2 3 4 5 6 7 8
1
Konsultasi dengan Mentor 23 Juni-25 Juni 2020
1.Menyampaikan ide dan gagasan kepada mentor mengenai susunan kegiatan rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip surat. Proses Saya menemui
mentor dengan sikap
sopan menyampaikan
susunan kegiatan
rancangan
optimalisasi sistem
manajemen arsip
surat sebagai bentuk
kerjasama dan
pertanggungjawaban
kepada atasan
kemudian mencatat
dengan cermat
masukan agar produk
Output: - Terlaksananya kegiatan konsultasi
Bukti fisik: - Foto Kegiatan Konsultasi
Agenda II: Akuntabilitas: tanggung jawab Nasionalisme: kerjasama Etika Publik: sopan, cermat Komitmen Mutu: inovasi, mutu Anti Korupsi: kerja keras Agenda III: Whole of Government (WoG): koordinasi dan bekerjasama untuk menentukan tujuan bersama.
Kegiatan konsultasi kepada pimpinan mengenai optimalisasi sistem manajemen surat ini akan mendukung tercapainya Visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi
Secara Efektif,
Efisien, Bersih Dan
Bertanggung jawab
atas tercapainya misi
“Melaksanakan
pemetaan mutu
penyelenggaraan
dan pengelolaan
pendidikan tinggi”
tentang persiapan
rencana optimalisasi
sistem manajemen
Kegiatan
melakukan
diskusi untuk
menyeimbangkan
ide dan gagasan
dengan pimpinan
menciptakan
nilai-nilai
organisasi yang
efektif dan
efisien.
Analisis dampak
jika nilai-nilai
ANEKA tidak
diterapkan: saat
berkomunikasi
dengan mentor jika
tidak menerapkan
nilai kesopanan,
maka akan tercipta
awal tidak baik saat
memulai kegiatan.
Selain itu,
kerjasama juga
sangat dibutuhkan
yang diikuti
ketelitian (cermat)
dan rasa
tanggungjawab
atas kegiatan yang
sedang
didiskusikan
dengan pimpinan
9
yang dibuat Inovatif
dan bermutu.
2. Memperbaiki
susunan kegiatan
pembuatan rancangan
optimalisasi sistem
manajemen arsip
surat berdasarkan
saran mentor.
Proses: Saya memperbaiki hasil diskusi dengan
arsip surat. atau mentor jika
tidak maka tidak
akan terjadi
sinkronisasi dalam
diskusi antara
pimpinan dan
penulis. Selain itu,
pelaksanannya
menjadi tidak efektif
dan efisien, sebab
tidak dirancang
untuk
memaksimalkan
sumber daya yang
ada .
Analisis Dampak
Jika Nilai-nilai PNS
Tidak diterapkan:
Memperbaiki
masukan atau ide
dari mentor jika
tidak dilakukan
dengan tekun,
kerja keras dan
penuh rasa
tanggungjawab
10
tekun sesuai dengan yang disampaikan oleh atasan saya sebagai bentuk tanggungjawab dan kerja keras. saya dalam
pelaksanaan setiap
tahapan kegiatan.
3. Melaporkan susunan kegiatan yang telah diperbaiki kepada mentor melalui WA atau pertemuan tatap muka. Proses: Saya memberikan
print out susunan
kegiatan dengan tatap
muka langsung . saya
melakukan interaksi
ini dengan penuh
rasa tanggungjawab.
Berlaku sopan saat
Bukti Fisik - Catatan masukan dari mentor
Bukti fisik: Susunan
Kegiatan yang
di tanda
tangani mentor
maka akan sulit
untuk melangkah
pada tahapan
kegiatan berikutnya
dan akan sulit
menyelesaikan isu
yang sedang terjadi
melainkan akan
menciptakan isu
baru.
Dampak Jika nilai-
nilai PNS tidak
diterapkan maka
interaksi kembali
dengan mentor
tidak berjalan
dengan baik. Sikap
sopan, rasa
tanggungjawab dan
penggunaan bahasa
Indonesia yang baik
dan benar jika tidak
dilakukan pada saat
11
berkomunikasi dan
menggunakan
Bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
diskusi akan sulit
mempersatukan ide
antara mentor dan
penulis.
2. Membuat rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tanggal 26 Juni
– 4 Juli 2020
1.Mengidentifikasi kebutuhan sistem dalam optimalisasi sistem manajemen arsip. Proses: Saya mengiidentifikasi
kebutuhan sistem
dengan cermat agar
proses optimalisasi
sistem manajemen
arsip efektif dan
efisien untuk
mencapai target
2. Menentukan instrumen yang dibutuhkan
Output: Rancangan Optimalisasi Manajemen Arsip Surat
Bukti Fisik: Membuat
Bukti Fisik: Flowchart
optimalisasi
sistem
manajemen
Agenda II: Akuntabilitas: kejelasan target waktu Nasionalisme: persatuan Etika Publik: cermat, Komitmen Mutu: efektivitas, efisiensi, Anti Korupsi: etos kerja dan tanggungjawab Agenda III: Whole of Government (WoG): Optimalisasi
Kegiatan mengenai optimalisasi sistem manajemen surat ini mendukung tercapainya Visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab atas tercapainya misi “Melaksanakan pemetaan mutu penyelenggaraan dan pengelolaan pendidikan tinggi” karena kegiatan rancangan ini untuk meningkatkan pengelolaan manajemen ASN dalam optimalisasi sistem manajemen arsip surat
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung jawab memiliki komitmen untuk mencapai hasil yang memuaskan. Efisien dan efektif: bermanfaat untuk digunakan dalam meniingkatkan kinerja.
Jika nilai-nilai PNS
seperti cermat,
efektif, efisien dan
mencapai target
maka identifikasi
kubutuhan sistem
tidak akan mampu
untuk memulai
kebutuhan sistem
dalam optimalisasi
sistem manajemen
arsip surat ini.
Jika nilai-nilai dasar
PNS efektif dan
efisien, rasa
tanggungjawab,
tidak
memperhatikan
12
Proses: Saya Menentukan
instrument kebutuhan
sistem agar proses
optimalisasi sistem
manajemen arsip
efektif dan efisien
untuk mencapai
target.
bertanggungjawab,
menerapkan etos
kerja, inovasi demi
produk yang bermutu.
3.Melakukan kegiatan rancangan memadukan Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive Proses: Kegiatan rancangan ini saya lakukan dengan cermat, agar proses optimalisasi sistem manajemen arsip ini efektif dan
arsip surat.
Output: Sistem yang terintegrasi antara Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive Bukti Fisik: Screenshoot
Google Form
sistem manajemen arsip ini menggunakan kolaborasi tools yang sudah ada.
etos kerja, inovasi
dan menciptakan
mutu maka
pelaksaan
instrument yang
dibutuhkan tidak
akan terkumpul
jenis instrument
yang dibutuhkan
dalam
penyelesaian isu
yang sedang
terjadi. Sangat
dibutuhkan inovasi
untuk sebuah mutu
yang akan
dihasilkan.
Jika nilai-nilai dasar
PNS seperti
kecermatan, nilai
efektif dan efisien,
nilai rasa
bertanggungjawab,
etos kerja pada
kegiatan ini maka
penyusanan
perpaduan tiga
13
efisien untuk mencapai target maka harus bertanggungjawab, menerapkan etos kerja. Pada kegiatan rancangan ini tetap menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam berkomunikasi atau pada penerapan kata pada sistem.
(masuk/keluar),
spreadsheet,
dan Google
drive
sistem akan sulit
untuk dilakukan.
Dalam penggunaan
kata pada
penjelasan atau
instrument, jika
tidak menggunakan
bahasa Indonesia
yang baik dan
benar akan sulit
dalam penggunaan
sistem khususnya
pengelola
administrasi.
3.
FGD/validasi rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tanggal 04 Juli-
1.Memberikan undangan kepada Pimpinan melalui Whatsapp dan pengelola Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama terkait diskusi dalam review rancangan optimalisasi sistem manajemen surat. Proses: Saya mengirimkan
undangan melalui
Whatsapp dengan
cara yang sopan dan
Output: Optimalisasi sistem Manajemen arsip surat Bukti fisik: Screenshoot
Agenda II: Akuntabilitas: tanggung jawab Nasionalisme: persatuan, menghargai pendapat Etika Publik: sopan, cermat Komitmen Mutu: inovasi, mutu Anti Korupsi: kerja keras
Kegiatan mengenai FGD/Validasi manajemen surat ini mendukung tercapainya Visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab atas tercapainya misi “Melakukan kerjasama pengembangan
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung jawab memiliki komitmen untuk mencapai hasil yang memuaskan. Efisien: bekerja sama dengan pegawai lain untuk mengoptimalkan kegiatan ini agar berdaya guna dan tepat
Jika nilai nilai ANEKA seperti sopan dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam memberikan undangan rancangan optimalisasi sistem manajemen surat, maka akan timbul masalah baru. Ketidaksopanan dalam
14
07 Juli 2020 menggunakan
Bahasa Indonesia
yang baik dan benar
2.Diskusi di ruangan Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama Proses: Selama diskusi saya
menghargai
perbedaan pendapat
mempelajari dengan
cermat masukan kritik
dan saran. sopan
dan santun,
bertanggungjawab
demi inovasi dan
mutu.Selama
kegiatan saya
Bukti fisik: Notulen diskusi, foto kegiatan dan absensi peserta
Agenda III: Whole of Government (WoG): koordinasi dan bekerjasama untuk menentukan tujuan bersama. Pelayanan Publik: melaksanakan tugas yang bertujuan untuk melakukan optimalisasi sistem manajemen arsip surat agar pelayanan dengan masyarakat bisa lebih cepat dan tepat
mutu PT” karena kegiatan ini menciptakan kerjasama sebagai team work dalam optimalisasi sistem manajemen arsip surat.
sasaran.
berkomunikasi dan rasa persatuan dalam penggunaan bahasa Indonesia yang tidak ada, pelaksanaan kegiatan pada tahapan ini akan mengalami kendala baru.
Jika nilai-nilai ANEKA PNS tidak diterapkan seperti nilai menghargai perbedaan pendapat dalam diskusi, tidak cermat dalam membaca situasi, sopan santun dalam berkomunikasi, tidak bertanggungjawab pelasanaan diskusi ini yang terdiri dari mentor dan para senior yang jauh
15
menggunakan bahasa
Indonesia yang baik
dan benar sebagai
bentuk persatuan
dalam keragaman
saat diskusi.
3.Menerapkan hasil
diskusi dalam
rancangan
optimalisasi sistem
manajemen arsip
surat.
Proses: Selama proses
rancangan saya
bekerja keras dalam
proses penerapan
hasil diskusi FGD
bersama dengan
pimpinan dan
Subbagian Sistem
Bukti fisik:
Hasil Revisi FGD
lebih berpengalaman akan sangat sulit untuk terlaksana. Diskusi tidak akan berjalan kondusif. Nilai inovasi dan mutu jika tidak diterapkan maka hasil rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip surat, tidak akan maksimal untuk digunakan. Dampak jika nilai-nilai ANEKA tidak diterapkan pada tahapan ini seperti
bekerja keras maka usulan hasil diskusi dalam rancangan optimalisasi Sistem manajemen arsip surat tidak akan dapat diselesaikan
16
Informasi dan
Kerjasama.
4.
Uji coba rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tanggal 07 Juli 2020-11 Juli 2020
1.Uji coba rancangan oleh pengelola administrasi untuk ditelaah. Proses: Mengucapkan salam
dan berkomunikasi
dengan sopan
kepada pengelola
administrasi yang
bertugas sebagai
penelaah.kerjasama
dan saling
menghargai atas
kritik dan saran. Saya
menjelaskan
mengenai maksud
dari penelaahan ini
yaitu untuk
peningkatan
optimalisasi sistem
Output: Rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip surat Bukti fisik: Foto Uji coba
rancangan oleh
pengelola
administrasi
Agenda II: Akuntabilitas:
kejelasan
target,
konsistensi
Nasionalisme: kerjasama, saling menghargai Etika Publik: cermat, disiplin, hormat, sopan, Komitmen Mutu: mutu Anti Korupsi: kerja keras Agenda III: Whole of Government (WoG) bekerja sama untuk
Kegiatan Uji coba rancangan ini mendukung visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab” dan pencapaian misi yaitu “Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi” karena kegiatan ini bagian dari evaluasi untuk mengetahui tingkat capaian dari rancangan optimalisasi sistem manajemen surat ini
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung jawab memiliki komitmen untuk mencapai hasil yang memuaskan melalui evaluasi rancangan. Efisien: bekerja sama dengan pegawai lain untuk mengoptimalkan kegiatan ini agar berdaya guna dan tepat sasaran.
Analisis dampak isu jika nilai-nilai ANEKA PNS tidak diterapkan seperti : nilai kesopanan uji coba, Kerjasama selama kegiatan uji coba dan saling menghargai dalam berinteraksi akan mengalami kesulitan dalam proses penyelesaian tahapan uji coba. Interaksi akan sangat sulit dan menimbulkan suasana yang tidak nyaman. dalam proses ini, juga harus memiliki target yang akan dicapai agar tepat sasaran selama proses uji coba.
17
manajemen arsip
surat ini saya juga
menyampaikan
dengan sopan
tentang kejelasan
target agar kegiatan
ini sesuai dengan
target penyelesaia isu
yang diharapkan.
2.Menanyakan hasil telaah kepada pengelola administrasi yang melakukan penelaahan dan Memperbaiki jika ada hasil telaahan. Proses: Menghampiri pihak
terkait yang bertugas
sebagai penelaah
beberapa hari
sebelum jadwal yang
disepakati sebagai
bentuk konsistensi
dalam proses
rancangan
optimalisasi
Bukti fisik: - Screenshot percakapan di Whatsapp - Catatan masukan dari penelaah
mencapai tujuan bersama.
Analisis dampak jika nilai-nilai PNS tidak diterapkan seperti sopan dan hormat saat bertanya hasil telaah maka akan menimbulkan suasana tidak nyaman saat proses penyelesaian isu, selain itu jika nilai konsistensi tidak diterapkan maka pengelola administrasi bisa saja lupa akan harapan dari penulis pada optimalisasi sistem manajemen arsip
18
manajemen arsip
surat. Saya menemui
pihak terkait dengan
sopan dan hormat
3.Memperbaiki rancangan optimalisasi sistem manajemen surat Proses: Saya melakukan perbaikan atas masukan dari penelaah. Saya mempelajari dengan cermat. Memperbaiki segera sebagai bentuk disiplin dalam kegiatan optimalisasi manajemen arsip surat ini juga bekerja
Bukti Fisik: Sistem yang sudah diperbaiki
surat dengan tidak adanya notifikasi sebelum jadwal yang disepakati, maka target yang disepakati bersama sebelumnya, bisa saja tidak mencapai hasil karena terburu-buru dalam memberikan penilaian oleh pengelola administrasi. Analisis dampak jika nilai-nilai PNS tidak diterapkan seperti Cermat dalam menelaah masukan-masukan dari penelaah, tidak disiplin dalam memperbaiki hasil telaah, tidak bekerja keras dalam proses kegiatan ini, dan tidak konsisten dalam mengikuti tahapan yang ada, maka proses perbaikan untuk
19
keras secara konsisten agar menghasilkan sistem yang bermutu.
untuk menghasilkan optimalisasi sistem manajemen arsip surat yang bermutu tidak tercapai dan isu yang diangkat tidak dapat selesai sesuai dengan yang direncakan.
5.
Finalisasi Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tanggal 11 Juli-22 Juli 2020
1.Menyelenggarakan pertemuan dengan pimpinan subbagian sistem informasi dan kerjasama berserta staft pada sistem informasi dan kerjasama. Proses: Pada saat saat
hendak melakukan
pertemuan, saya
mengajak rekan kerja
pada sub bagian
sistem informasi dan
kerjasama dengan
sopan. Saya juga
membuka pertemuan
dengan salam. Pada
kegiatan ini juga saya
menghargai setiap
Output: Hasil Finalisasi Optimalisasi sistem manajemen arsip surat Bukti fisik: -Undangan -Foto kegiatan -Absensi rapat
-Notula Rapat
Agenda II: Akuntabilitas: tanggung jawab Nasionalisme: saling menghargai Etika Publik: salam, sopan. Komitmen Mutu: inovasi, mutu Anti Korupsi: kerja keras Agenda III: Whole of Government (WoG): koordinasi dan bekerjasama untuk menentukan tujuan bersama
Kegiatan Finalisasi rancangan ini berkontribusi pada pencapaian visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab” atas tercapainya misi “Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi” karena ini sebagai evaluasi akhir untuk memantapkan rancangan optimalisasi sistem
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung jawab memiliki komitmen untuk mencapai hasil yang memuaskan. Efektif dan Efisien: menjalin kerjasama dengan pimpinan dan pegawai lain pada sub bagian Sistem informasi dan kerjasama untuk mengoptimalkan kegiatan ini agar berdaya guna dan tepat sasaran.
Jika Nilai nilai dasar PNS dalam Finalisasi ini seperti sopan dan salam tidak diterapkan maka akan timbul masalah dalam pertemuan dengan pimpinan dan staft pada Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama. Muncul rasa tidak nyaman dalam proses finalisasi ini.
20
kritik dan saran dari
rekan Subbagian
Sistem Informasi dan
Kerjasama.
2. Hasil Finalisasi optimalisasi sistem manajemen arsip surat dalam Finalisasi Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat Proses: Saya bekerja keras memperbaiki rancangan optimalisasi sistem manajen arsip ini berdasarkan hasil diskusi dengan penuh tanggungjawab, cermat, inovasi untuk menghasilkan mutu atas rancangan sistem manajemen arsip surat ini.
Bukti Fisik: Screenshoot semua rancangan sistem.
manajemen arsip surat.
Analisis dampak jika nilai-nilai PNS tidak diterapkan maka proses perbaikan yang membutuhkan kerja keras, koordinasi dalam diskusi, tanggungjawab, cermat, inovasi untuk sebuah mutu yang bermanfaat, maka proses perbaikan atas masukan-masukan dalam proses optimalisasi ini akan menciptakan tidak selesainya penyelesaian isu yang harus segera diselesaikan karena menyangkut pengelolaan manajemen surat.
6.
Melakukan pelatihan Optimalisasi Sistem
1.Melakukan koordinasi untuk jadwal pelatihan optimalisasi sistem
Output: Terlaksananya Kegiatan pelatihan
Agenda II: Akuntabilitas: tanggung jawab
Kegiatan pelatihan ini mendukung visi “Menjadi Lembaga
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung
Jika nilai-nilai PNS seperti nilai kesopanan, penggunaan
21
Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tanggal 20 Juli-25 Juli 2020
manajemen arsip surat dengan Google Form, Spreadshee dan Google Drive. Proses: Saya menemui pihak
terkait, bertanya
dengan sopan dan
santun,
menggunakan
bahasa Indonesia
yang baik dan benar.
Kegiatan ini untuk
pemantapan
penggunaan sistem.
Saya melakukannya
dengan penuh
antusias dan penuh
rasa tanggungjawab.
2.Melakukan pelatihan sesuai dengan jadwal yang disepakati bersama Proses: Saya menemui pihak terkait, bertanya dengan sopan dan
Bukti fisik:
Undangan
Screenshoot
WA
Bukti fisik: - foto kegiatan pelatihan.
Nasionalisme: persatuan Etika Publik: sopan Komitmen Mutu: mutu Anti Korupsi:
kerja keras
Agenda III: Whole of Government (WoG): koordinasi dan bekerjasama untuk menentukan tujuan bersama
Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab” dan pencapaian misi yaitu “Menyelenggarakan pembinaan pendidik dan tenaga kependidikan PT” bagian dari wujud untuk mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan.
jawab: melaksanakan pelatihan dengan penuh integritas. Efektif dan Efisien karena selama pelatihan ini menjaga etika agar pelatihan ini optimal.
bahasa Indonesia yang baik dan benar dan bertanggungjawab dalam kegiatan ini tidak dilakukan maka koordinasi dengan pimpinan dan staft pengelola administrasi tidak akan terlaksana atau akan mengalami kendala dalam pelaksanaan kegiatan ini. Hal ini akan berpengaruh pada penyelesaian isu Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet Dan Google Drive Secara Terintegrasi Jika nilai-nilai PNS seperti nilai kesopanan, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dan bertanggungjawab , bekerja keras
22
santun, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Kegiatan ini untuk pemantapan penggunaan sistem. Saya melakukannya dengan penuh rasa tanggungjawab dan kerja keras agar sistem yang dibuat dapat mempermudah sistem kerja dalam peningkatan mutu pelayanan.
dalam kegiatan ini tidak dilakukan maka pelatihan bersama pengelola administrasi tidak terlaksana atau akan mengalami kendala dalam pelaksanaan kegiatan ini. Hal ini akan berpengaruh pada mutu penyelesaian isu yang sedang terjadi.
7
Evaluasi Tanggal 25 Juli-31 Juli 2020
1.Melakukan pengawasan atas pengelolaan arsip Proses: Saya mengawasi sistem ini dengan rasa tanggungjawab, kerja keras, tekun, inovatif dan tetap menjalin kerjasama dalam pengawasan ini.
Output: Hasil Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi. Bukti fisik: Screenshoot rekapitulasi spreadsheet
Agenda II: Akuntabilitas: tanggung jawab Nasionalisme: kerjasama Etika Publik: tekun Komitmen Mutu: inovasi Anti Korupsi: kerja keras Agenda III: Whole of Government (WoG): Tercapainya tujuan bersama
Kegiatan evaluasi mendukung visi “Menjadi Lembaga Layanan Peningkatan Mutu Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Secara Efektif, Efisien, Bersih Dan Bertanggung jawab” dan pencapaian misi yaitu “Melaksanakan evaluasi penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.” Karena Kegiatan
Kegiatan ini menguatkan nilai yaitu: Bertanggung jawab melakukan pengawasan pada sistem. Efisien dan efisien: sistem ini dapat berfungsi sebagai sumber informasi yang akurat bagi pegawai yang akan mendapatkan informasi.
Jika nilai-nilai dasar tanggungjawab, kerjasama, tekun, inovasi dan kerja keras tidak dilaksanakan maka kegiatan evaluasi pengawasan penyelesaian isu ini akan terkendala dalam pengawasan sistem tersebut. Hal ini bisa berdampak pada tingkat akuntabel data yang diinput oleh pengelola administrasi.
23
2.Menyelesaikan kendala yang ditemukan. Proses: Selama proses pengawasan, ada masalah yang ditemukan, maka saya berkoordinasi dulu tentang masalah yang ditemukan lalu mengerjakan perbaikan dengan rasa penuh tanggungjawab dan kerja keras. Tetap menjalin kerjasama dalam pengawasan ini.
Bukti fisik: Screenshoot WA masalah yang ditemukan.
dalam peningkatan pelayanan publik
evaluasi ini sebagai pengawasan atas pengelolaan manajemen arsip pada sistem.
Jika nilai-nilai dasar ASN tidak diterapkan pada kegiatan ini, maka saat ditemukan kendala, tidak ada rasa tanggungjawab, tidak ada kerja keras untuk memperbaiki dan tidak ada kerjasama untuk menyelesaikan masalah ini, maka tujuan untuk menyelesaikan masalah tidak dapat diselesaikan sesuai dengan harapan bersama.
24
C. Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 23 Juni samapai dengan 31 Juli
2020, dengan skema perencanaan waktu pelaksaan sebagai berikut.
Tabel 2.2
Pelaksanaan Aktualisasi
No Kegiatan
Bulan Juni
2020
Minggu ke
Bulan Juli
2020
Minggu ke
IV I II III IV
1 Konsultasi dengan mentor
2
Membuat rancangan optimalisasi sistem
manajemen arsip surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
3
FGD/validasi rancangan optimalisasi sistem
manajemen arsip surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
4
Uji coba rancangan optimalisasi sistem
manajemen arsip surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
5
Finalisasi rancangan optimalisasi sistem
manajemen arsip surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi
6
Melakukan pelatihan optimalisasi sistem
manajemen arsip surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi.
7 Evaluasi
D. Kendala dan Strategi Mengatasi
Dalam menerapkan laporan aktualisasi, tidak menutup kemungkinan ada
beberapa kendala yang dihadapi, dan startegi mengatasinya apabila terjadi
kendala. Begitupun dalam menerapkan laporan aktualisasi Optimalisasi
Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan
25
Google Drive Secara Terintegrasi. beberapa kendala yang muncul dan
strategi mengatasi penyebab masalah yang muncul :
Tabel 2.3.
Kendala dan Strategi Mengatasinya
No. Kendala Strategi Mengatasinya
1. Menyusun Susunan Kegiatan Laporan Aktualisasi
Saya konsultasi dengan mentor
2.
Kendala dalam pembangunan google Form karena belum terbiasa menggunakannya
Mencari bahan pembelajaran dari Internet dan Youtube.
3.
Saat FGD/Validasi saya kurang percaya diri saat berkomunikasi dengan pimpinan dan rekan kerja pada Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama
Mendapat semangat juga dukungan dari pimpinan dan staft pada Sistem Informasi dan Kerjasama.
4.
Kendala dalam pembangunan google Form karena belum terbiasa menggunakannya
Mencari bahan pembelajaran dari Internet dan Youtube.
5.
Kendala yang dihadapi adalah kesulitan menentukan lampiran yang dibutuhkan sebagai bukti fisik
Berdiskusi dengan mentor dan teman-teman staft pada Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama.
6.
Formula yang dibuat error tidak saling terintergrasi ketika ada surat yang sudah diinput
Memperbaiki Formula yang salah sehingga sistem otomatis bekerja pada spreadsheet
7. Klasifikasi perihal surat belum lengkap pada form surat masuk
Menambahkan klasifikasi surat pada form surat masuk.
26
BAB III PENUTUP
3.1 Simpulan
Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
bertujuan untuk mengembangkan kompetensi serta membentuk karakter
profesional dalam setiap diri PNS dengan menanamkan nilai-niai dasar,
yakni: Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti
Korupsi (ANEKA). Selain itu, CPNS juga dibekali pemahaman tentang nilai-
nilai kedudukan dan peran ASN dalam NKRI yang meliputi: Manajemen
ASN, Pelayanan Publik dan Whole of Government. Aktualisasi nilai-nilai ASN
dapat memperkuat karakter dan profesionalisme selama menjalankan tugas
di unit kerja. Sebab, selain sebagai kewajiban bagi ASN untuk
menerapkannya, implementasi nilai-nilai ANEKA dalam melaksanakan
kegiatan sangat memengaruhi cara berpikir dan bertindak. Sehingga
kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan dapat terhindar dari dampak yang
tidak diinginkan serta terciptanya suasana aman dan nyaman di lingkungan
unit kerja penulis.
Teori nilai-nilai dasar ASN yang telah diperoleh selama masa on
campus 1 telah diimplementasikan pada masa habituasi (off campus)
dengan mengangkat isu “Perlu adanya optimalisasi sistem manajemen arsip
surat dengan paduan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive dalam
rekapitulasi yang terintegrasi pada sub bagian sistem informasi dan
kerjasama” di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I Sumatera
Utara khususnya Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama. Kegiatan-
kegiatan tersebut tidak hanya memberi dampak pada meningkatnya kualitas
pelayanan, tetapi juga mampu memberikan kontribusi terhadap visi dan misi
pada Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah I Sumatera Utara.
3.2 Saran
Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan, maka terdapat beberapa
saran yang penulis ajukan:
27
1. ASN dalam menjalankan tugasnya sebagai pelaksana kebijakan
publik, pelayan publik, dan perekat dan pemersatu bangsa harus
senantiasa merawat dan menerapkan nilai-nilai ANEKA serta
mengetahui kedudukan dan peran PNS dalam NKRI. Sebab,
implementasi nilai-nilai tersebut terbukti dapat memberikan kontribusi
positif bagi masyarakat, organisasi dan diri sendiri, seperti yang
penulis rasakan selama kegiatan aktualisasi ini.
2. Rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kegiatan
aktualisasi ini dapat diterapkan pada proses peningkatan pelayanan
khususnya dalam optimalisasi sistem manajemen arsip surat pada
Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama.
28
DAFTAR PUSTAKA
Lembaga Administrasi Negara, 2017, Agenda 1 Sikap dan perilaku
Bela Negara: Modul Pelatihan Dasar Calon PNS Nilai-Nilai
Dasar PNS,
Lembaga Administrasi Negara, Jakarta. Lembaga Administrasi
Negara, 2017, Agenda 2 ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme,
Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi): Modul
Pelatihan Dasar Calon PNS Nilai-Nilai Dasar PNS, Lembaga
Administrasi Negara, Jakarta.
Lembaga Administrasi Negara, 2017, Agenda 3 Kedudukan dan
Peran ASN dalam NKRI (Managemen ASN, Pelayanan Publik
dan Whole of Government): Modul Pelatihan Dasar Calon
PNS Nilai-Nilai Dasar PNS, Lembaga Administrasi Negara,
Jakarta.
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018
tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 37
Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
LAKIN, Tahun 2020 Lembaga Layanan Pendidikan Perguruan Tinggi
Wilayah I Sumatera Utara.
29
LAMPIRAN
BUKTI FISIK KEGIATAN
Kegiatan I: Konsultasi dengan Mentor
Tahapan I: Menyampaikan Ide dan Gagasan Kepada Mentor Mengenai Susunan Kegiatan Rancangan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat.
Bukti Fisik
30
Tahapan 2: Memperbaiki susunan kegiatan pembuatan rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip surat berdasarkan saran mentor.
Bukti Fisik
31
Tahapan 3:
SUSUNAN KEGIATAN LAPORAN AKTUALISASI OPTIMALISASI SISTEM
MANAJEMEN ARSIP SURAT DENGAN GOOGLE FORM, SPREADSHEET
DAN GOOGLE DRIVE SECARA TERINTEGRASI
32
Kegiatan 2: Membuat Laporan Kegiatan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive Secara Terintegrasi Tahapan 1: Mengidentifikasi kebutuhan sistem dalam optimalisasi sistem manajemen arsip.
33
Tahapan 2: Menentukan instrumen yang dibutuhkan Flowchart Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
Mulai
Login
Input Surat Masuk/Surat
Keluar melalui Form Surat
Spreadsheet Surat
masuk/surat Keluar
Arsip Google Drive
Selesai
34
Tahapan 3: Melakukan kegiatan rancangan memadukan Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive
Form Surat Masuk Form Surat Keluar
Spreadsheet menampung Form Surat Masuk dan Form Surat Kelua
35
Google Drive sebagai Arsip Surat Kegiatan 3: FGD/Validasi Laporan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive secara terintegrasi Tahapan 1: Memberikan undangan kepada Pimpinan melalui Whatsapp dan pengelola Subbagian Sistem Informasi dan Kerjasama terkait diskusi dalam review rancangan optimalisasi sistem manajemen surat.
Undangan Forum Group Discussion Laporan Optimalisasi Sistem
Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet, dan Google Drive secara terintegrasi
36
Tahapan 2: Diskusi di ruangan Subbagian Sistem Informasi dan
Kerjasama
Notula Rapat
Foto Kegiatan Undangan Forum Group Discussion Laporan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet, dan Google Drive secara terintegrasi
37
Absensi Kehadiran saat FGD bersama Subbagian Sistem
Informasi dan Kerjasama
38
Tahapan 3: Menerapkan hasil diskusi dalam rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip surat.
Surat Masuk
Surat Keluar
39
Rekapitulasi
Arsip Surat
40
Kegiatan 4 : Uji coba rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip
surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara
terintegrasi
Tahapan 1: Uji coba rancangan oleh pengelola administrasi untuk
ditelaah bersama Ibu Sella Siahaan selaku pengelola administrasi
Foto Kegiatan saat diskusi bersama dengan Pengelola Administrasi
41
Tahapan 2: Menanyakan hasil telaah kepada pengelola administrasi yang melakukan penelaahan
Screenshoot WA bertanya tentang hasil telaah kepada Pengelola
Administrasi dan jawaban hasil telaah
42
Tahapan 3: Memperbaiki rancangan optimalisasi sistem manajemen surat
Surat Masuk
Surat Keluar
43
Rekapitulasi
Arsip Surat
44
Kegiatan 5: Finalisasi rancangan optimalisasi sistem manajemen arsip
surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara
terintegrasi
Tahapan 1: Menyelenggarakan pertemuan dengan pimpinan subbagian sistem informasi dan kerjasama berserta staft pada sistem informasi dan kerjasama.
Undangan Rapat untuk Finalisasi
Foto Kegiatan Finalisasi
45
Absensi Rapat
NOTULEN RAPAT
46
Tahapan 2: Finalisasi optimalisasi sistem manajemen arsip surat dalam
Finalisasi Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat
1. Surat Masuk
a. Masuk ke link berikut:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdhaRsCgKhHdJFwL54KGag4T-
hiJI9HyJKjY8odtVJSSrUvEA/viewform?fbzx=-6000390648200799650
Pilih berikutnya:
b. Pilih berikutnya maka akan muncul form yang akan diisi berdasarkan
surat masuk
c. Data yang diinput akan direkap pada Spreadsheet
Link Spreadsheet:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/14ZuosPpHinQMMqkHB-
pddOoFXocUypYtgQybogz2xTQ/edit?usp=sharing
47
2. Surat Keluar
a. Masuk ke link berikut:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfb5gHowh0bIacpsAu-
0I6hP8_mI61YoUYZq8hG4VFKhZcmWA/viewform
48
b. Pilih berikutnya maka akan muncul form yang akan diisi
berdasarkan surat keluar
c. Data yang diinput akan direkap pada Spreadsheet
Link Spreadsheet:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/14ZuosPpHinQMMqkHB-
pddOoFXocUypYtgQybogz2xTQ/edit?usp=sharing
49
3. Rekapitulasi surat masuk dan keluar
4. Klasifikasi Surat
50
5. Arsip surat pada Google drive
a. Surat keluar yang terhubung dengan Google Drive
b. Alamat link untuk google drive:
https://drive.google.com/drive/folders/14iqFYEhQF6beIHSntYTyrG-kh1WhHvuS
c. Surat keluar pada Google Drive
51
Kegiatan 6: Melakukan pelatihan Optimalisasi Sistem Manajemen Arsip Surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive secara terintegrasi Tahapan 1: Melakukan koordinasi untuk jadwal pelatihan optimalisasi sistem manajemen arsip surat dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive
52
Tahapan 2: Melakukan pelatihan sesuai dengan jadwal yang disepakati
bersama
7. Evaluasi
Tahapan 1: Melakukan pengawasan atas pengelolaan arsip
1. Surat Masuk
a. Masuk ke link berikut:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdhaRsCgKhHdJFwL54KGag4T-
hiJI9HyJKjY8odtVJSSrUvEA/viewform?fbzx=-6000390648200799650
53
Pilih berikutnya:
b. Pilih berikutnya maka akan muncul form yang akan diisi
berdasarkan surat masuk
54
c. Data yang diinput akan direkap pada Spreadsheet
2. Surat Keluar
a. Masuk ke link berikut:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfb5gHowh0bIacpsA
u-0I6hP8_mI61YoUYZq8hG4VFKhZcmWA/viewform
55
b. Pilih berikutnya maka akan muncul form yang akan diisi
berdasarkan surat keluar
c. Data yang diinput akan direkap pada Spreadsheet
56
d. Rekapitulasi surat masuk dan keluar
e. Klasifikasi Surat
57
3. Arsip surat pada Google drive
a. Surat keluar yang terhubung dengan Google Drive
b. Alamat link untuk google drive:
https://drive.google.com/drive/folders/14iqFYEhQF6beIHSntYTyrG-kh1WhHvuS
c. Surat keluar pada Google Drive
58
Tahapan 2: Menyelesaikan kendala yang ditemukan
Temuan saat Pengawasan
59
FORM BIMBINGAN MENTOR