ptipd.iain-surakarta.ac.id · web viewmanajemen sistem di masa depan, perusahaan perlu...

Rencana IndukPengembangan Teknologi

InformasiSTAIN SURAKARTA

Rencana Induk Pengembangan Teknologi Informasi1

Daftar Isi

Daftar Isi...........................................................................................2Ringkasan Laporan.............................................................................8Pendahuluan....................................................................................11

1.1 Latar Belakang.....................................................................................111.2 Tujuan..................................................................................................121.5 Ukuran..................................................................................................13

Metodologi dan Kerangka Pikir..........................................................162.1. Teknologi Informasi untuk perguruan tinggi........................................162.2. Metodologi............................................................................................32

2.1.1 Penilaian kondisi saat ini............................................................332.1.2 Perumusan Blue Print.................................................................36

1.1. de Infrastruktur Jaringan dan Keamanannya........................................442.1.3 Penyusunan Roadmap dan Strategi Implementasi.....................62

2.3. TAHAPAN PENGERJAAN.........................................................................70Kondisi Saat Ini................................................................................72

3.1 SEJARAH, Visi, Misi, dan TUJUAN...........................................................723.1.1 Sejarah.......................................................................................723.1.2 Visi dan Misi...............................................................................733.1.3 Tujuan........................................................................................743.1.4 Jurusan dan Program Studi yang dimiliki:..................................743.1.2 Strategi Pengembangan STAIN SURAKARTA..............................75

3.2 Lapisan Proses Bisnis...........................................................................773.2.1 Struktur Organisasi....................................................................77

3.3 Lapisan Sistem Informasi.....................................................................793.3.1 Inventori Aplikasi yang Ada........................................................79

3.4 Lapisan Arsitektur Sistem Informasi.....................................................803.5 Lapisan Infrastruktur Teknologi Informasi............................................80

3.5.1 Komputer End User....................................................................803.5.2 Jaringan......................................................................................80

3.6 Lapisan Manajemen dan Organisasi SI/TI.............................................80


3.6.1 Struktur Organisasi....................................................................803.6.2 Kebijakan yang Dimiliki Sehubungan dengan TI........................81

Analisis Kondisi Saat Ini....................................................................824.1 Analisis Umum......................................................................................82

4.1.1 PO1 Perencanan Strategis Teknologi Informasi................824.1.2 PO3 Menentukan Arah Pengembangan Teknologi Informasi............................................................................................834.1.3 PO4 Menentukan Organisasi Teknologi Informasi dan Keterkaitannya..................................................................................844.1.4 PO6 Komunikasi Arahan dan Sasaran Manajemen...........854.1.5 PO8 Mengelola Kualitas.........................................................854.1.6 PO9 Mengkaji dan Mengelola Risiko...................................864.7 AI1 Mengidentifkasi Solusi Otomatis..................................874.8 AI2 Pengadaan dan Pemeliharaan Aplikasi Perangkat Lunak..................................................................................................884.9 AI3 Mengelola dan Memelihara Infrastruktur Teknologi Informasi............................................................................................894.10 AI4 Mengelola Prosedur Operasional dan Penggunaan...904.11 AI6 Manajemen Perubahan...................................................904.12 DS1 Mendefinisikan dan Mengelola Tingkat Layanan......914.13 DS3 Mengelola Kinerja dan Kapasitas................................924.14 DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna.................................934.15 DS8 Mengelola Layanan dan Permasalahan......................944.16 DS11 Mengelola Data.............................................................944.17 DS12 Mengelola Fasilitas......................................................954.18 DS13 Pengelolaan Operasional............................................964.19 ME1 Mengawasi Proses dan Kinerja....................................97

4.2 Analisis Manajemen dan Organisasi SI/TI.............................................984.2.1 Aspek Operations.....................................................................1004.2.2 Aspek Investment/Project........................................................1004.2.3 Aspek Strategy & Management...............................................1004.2.4 Aspek Risk & Control................................................................101

4.3 Analisis Sistem Informasi (AplikasI)....................................................1014.4 Analisis Arsitektur Infrastruktur TI......................................................1024.5 Analisis Kebutuhan.............................................................................103


Rencana Strategis Teknologi Informasi............................................1075.1 Visi TI..................................................................................................1075.2 Transformasi TI..................................................................................107

5.2.1 Motif dan Penggerak TI............................................................1085.2.2 Metode Pengembangan...........................................................1085.2.3 Orientasi TI...............................................................................109

5.3 Key Success Factors...........................................................................1094.3.1 Kepemilikan yang Kuat............................................................1095.3.2 Manajemen Perubahan............................................................1095.3.3 Perubahan yang Terjadi...........................................................111

5.4 Penempatan TI dalam Strategi ORGANISASI......................................1125.4.2 Pemetaan Inisiatif TI Terhadap Strategi...................................112

5.5 Empat Pilar Rencana Strategis TI.......................................................1135.5.1 Pilar 1: Integrasi.......................................................................1145.5.2 Pilar 2: Organisasi....................................................................1155.5.3 Pilar 3: Outsourcing..................................................................1155.5.4 Pilar 4: Infrastruktur.................................................................116

5.6 Strategi Perubahan TI.........................................................................117Rencana Strategis Sistem Informasi................................................119

6.1 Sistem Informasi STAIN SURAKARTA..................................................1196.1.1 Arsitektur Sistem Informasi......................................................119

6.2 A1 – SISTEM INFORMASI AKADEMIK....................................................1226.2.1 Fungsionalitas..........................................................................122

6.3 A2 – SISTEM INFORMASI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT................................................................................................124

6.3.1 Fungsionalitas..........................................................................1256.3 A3 – SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF...................................................125

6.3.1 Fungsionalitas..........................................................................1256.4 A4 e-Learning....................................................................................126

6.4.1 Fungsionalitas..........................................................................1286.5 B1 – SISTEM INFORMASI KEUANGAN..................................................130

6.5.1 Fungsionalitas..........................................................................1306.6. B2 – sistem informasi kepegawaiain..................................................131

6.6.1 Fungsionalitas..........................................................................131


6.6.2 Kriteria.....................................................................................1326.7 B3 – SISTEM INFORMASI ASET............................................................133

6.7.1 Fungsionalitas..........................................................................1336.8 B4 – SISTEM MANAJEMEN ARSIP/DOKUMEN........................................133

6.8.1 Fungsionalitas..........................................................................1346.9 B5 – website portal.............................................................................135

6.9.1 Fungsionalitas..........................................................................1356.9.2 Kriteria.....................................................................................1356.9.3 Rencana dan Alternatif............................................................136

6.10 B6 – INTRANET PORTAL......................................................................1366.10.1Fungsionalitas..........................................................................137

6.11 B7 – SISTEM INFORMASI ALUMNI DAN KARIR.....................................1416.11.1Fungsionalitas..........................................................................142

6.12 B8 – knowledge management SYSTEM...............................................1426.12.1Fungsionalitas..........................................................................145

6.13 B9– sistem pelaporan.........................................................................1456.13.1Fungsionalitas..........................................................................145

6.14 B10 – SISTEM INFORMASI PEMASARAN DAN RELASI INDUSTRI...........1456.14.1Fungsionalitas..........................................................................146

6.15 B11 – SISTEM WORKFLOW MANAGEMENT..........................................1466.15.1Fungsionalitas..........................................................................146

6.16 B12 – e-Procurement..........................................................................1476.16.1Fungsionalitas..........................................................................147

6.17 Arsitektur Database...........................................................................148Rencana Strategis Infrastruktur TI...................................................150

7.1 Target Arsitektur Infrastruktur TI........................................................1507.2 Jaringan..............................................................................................1517.3 Manajemen Infrastruktur....................................................................152

7.3.1 Manajemen Pengguna..............................................................1527.3.2 Manajemen Sistem...................................................................1537.3.3 Manajemen Keamanan............................................................153

7.4 Server dan Piranti Data Center Lainnya.............................................1547.4.2 Virtualization............................................................................1547.4.3 Data Center..............................................................................155


7.5 Communications................................................................................1557.5.1 IP PBX.......................................................................................1567.5.2 VoIP..........................................................................................156

7.6 Client CompuTing...............................................................................1567.6.1 End User Appliances................................................................1567.6.2 Sistem Operasi.........................................................................1577.6.3 Office Software........................................................................157

7.7 STrategi Penanggulangan Bencana....................................................157Rencana Strategis Manajemen SI/TI.................................................159

8.1 Visi dan Misi Organisasi TI..................................................................159Visi 159Misi 159

8.2 Tata kelola TI......................................................................................1608.2.1 COBIT........................................................................................160

8.3 Kebijakan dan Prosedur......................................................................1628.4 Kompetensi TI....................................................................................1638.5 Organisasi TI......................................................................................165

8.5.2 Organisasi Teknologi Informasi................................................1658.5.3 Unit Pengguna.........................................................................1698.5.4 Divisi Logistik...........................................................................1698.5.5 Audit TI.....................................................................................169

8.6 Proses Pengembangan Sistem Informasi...........................................1708.6.1 Aktivitas Lintas-Fase................................................................1728.6.2 Planning and Definition............................................................1728.6.3 Design and Development.........................................................1738.6.4 Development Testing and System Build..................................1748.6.5 Design Review and Acceptance...............................................1748.6.6 Commissioning and Qualification.............................................1758.6.7 On-going Operation..................................................................1758.6.8 Retirement...............................................................................176

8.9 Pelatihan dan Pengembangan SDM....................................................1768.9.1 Pelatihan untuk Manajemen.....................................................1778.9.2 Pelatihan untuk Staf TI.............................................................1778.9.3 Pelatihan untuk Staf Non-TI.....................................................180


Program Kerja................................................................................1829.1 Kerangka Kerja Manajemen Proyek....................................................1829.2 URUTAN PRIORITAS rencana kerja.....................................................1829.3 DAFTAR rencana PROGRAM kerja.......................................................183

9.3.1 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Aplikasi..........................1839.3.2 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Infrastruktur...................1849.3.3 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Manajemen – Operasi TI.185

9.4 rekapitulasi anggaran........................................................................1869.5 rencana jadwal pelaksanaan..............................................................188

Penutup.........................................................................................189Lampiran-Lampiran.........................................................................190Daftar Kebijakan dan Prosedur........................................................191

1 System Manuals.................................................................................1912 Standard Operating Procedures.........................................................192


Ringkasan Laporan

Di era informasi sekarang ini, perkembangan mengarah pada pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) yang telah merambah dan menjadi alternatif dalam aktivitas dan pengelolaan berbagai bidang, termasuk dalam lembaga pendidikan. Arah dan pencapaian implementasi teknologi informasi dalam bidang pendidikan diarahkan pada bagaimana melakukan efisiensi pada proses kerja, sekaligus meningkatkan keunggulan bersaing lembaga pendidikan tersebut.

Pada dasarnya layanan lembaga pendidikan sangat berhubungan erat dengan sektor informasi, di mana lembaga pendidikan mengolah dan mengumpulkan berbagai data dan fakta yang ada di lapangan untuk kemudian diolah menjadi informasi yang berguna bagi klien.

Pengelolaan informasi karena itu menjadi salah satu poin penting untuk bisa memberikan daya saing yang lebih kuat. Dengan perkembangan teknologi dan kompetisi yang semakin ketat, manajemen informasi yang baik akan mampu memberikan informasi yang penting dan akurat dalam proses pengambilan keputusan.

Untuk bisa mengembangkan pengelolaan informasi yang baik, diperlukan perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya.

Penyusunan Master Plan Teknologi Informasi ini diperlukan untuk mengelola berbagai risiko dalam pelaksanaan teknologi informasi. Beberapa risiko itu di antaranya adalah :

1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan sistem informasi yang dibangun.

2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.


3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar industri yang semestinya.

Selain itu, perencanaan strategis akan bermanfaat sebagai dasar bagi pengembangan investasi sistem dan teknologi informasi di tahun-tahun mendatang, sekaligus sebagai alat kontrol dan acuan dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi di lembag tersebut.

Dari pengamatan dan wawancara awal, saat ini permasalahan yang dimiliki oleh STAIN Surakarta dalam pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi, di antaranya adalah:

1. Kesulitan menentukan prioritas investasi IS/IT tahunan

2. Kesulitan dalam menentukan pilihan teknologi tertentu

3. Kesulitan dalam perencanaan kapasitas teknologi informasi

4. Ketidakseragaman tools yang dipakai dalam teknologi informasi

Berdasarkan berbagai pemikiran dan permasalahan di atas, dipandang perlu untuk mengembangkan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi sebagai upaya mengembangkan pengelolaan informasi yang lebih baik di masa mendatang.

Salah satu kunci untuk bisa menerapkan pengelolaan teknologi informasi yang baik adalah melalui perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana strategis ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan.

Dokumen IT Master Plan merupakan dokumen yang disusun berdasarkan analisis kebutuhan dan tantangan yang dihadapi STAIN SURAKARTA di masa mendatang, yaitu untuk jangka sekitar 5 tahun mendatang. Seluruh inisiatif pengembangan dan implementasi berbagai hal yang


berhubungan dengan teknologi informasi dan sistem informasi diharapkan tidak lepas dari kerangka dan batasan yang telah ditetapkan dalam IT Master Plan ini.

Seiring penerapannya, tentu ada berbagai hal yang perlu direvisi agar selalu dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi baik internal maupun eksternal, selama tidak terlepas dari konteks yang ada. Oleh sebab itu STAIN SURAKARTA diharapkan selalu mencermati kondisi tersebut dan melakukan evaluasi dan revisi berkala terhadap IT Master Plan ini.

Diharapkan kehadiran IT Master Plan ini dapat menjadi sebuah titik awal pengembangan Sistem Informasi perusahaan yang berkualitas internasional dan dapat dibanggakan, dan berperan untuk pemanfaatan teknologi informasi yang lebih luas lagi di masa mendatang.

IT Master Plan ini dibagi menjadi tiga bagian utama sesuai dengan metodologi perencanaan yang digunakan. Adapun isi dan penjelasan ringkas mengenai masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut:

Bagian I: Penilaian Kondisi Saat Ini — Diawali dengan visi dan misi perusahaan yang merupakan landasan utama bagi strategi, sasaran dan budaya organisasi. Kemudian dijelaskan pula struktur organisasi. Di bidang TI, digambarkan sistem informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang ada. Bagian ini ditutup dengan analisis kondisi saat ini.

Bagian II: Blueprint Mendatang — Bagian yang sangat penting karena berisi rencana garis besar TI yang akan diterapkan. Ini diawali dengan rencana strategis di bidang teknologi informasi yang intinya meliputi empat pilar: Integrasi, Organisasi, Outsourcing, dan Infrastruktur. Kemudian penjelasan mengenai rencana strategis sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi, serta manajemen SI/TI.

Bagian III: Strategi Implementasi — Menjelaskan program kerja, anggaran, dan prioritisasi proyek dalam menerapkan rencana yang telah ditetapkan.


1 Pendahuluan

1.1 LATAR BELAKANG

Teknologi informasi merupakan poin penting untuk meningkatkan daya saing. Namun tantangannya adalah bagaimana menjadikan teknologi informasi selaras dengan kebutuhan bisnis — agar lebih proaktif, tidak hanya reaktif — dalam menghadapi perubahan kebutuhan, dan secara umum membantu agar proses kerja lebih efektif dan efisien.

Untuk bisa menerapkan pengelolaan teknologi informasi yang baik, diperlukan perencanaan strategis pengembangan sistem dan teknologi informasi sehingga pola investasi dan pengembangan sistem yang akan dilakukan berjalan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah ditentukan sebelumnya. Rencana strategis ini dituangkan dalam bentuk dokumen yang disebut IT Master Plan.

IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis organisasi dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan organisasi.

Banyak sekali manfaat IT Master Plan untuk organisasi, beberapa di antaranya adalah: Pertama, IT Master Plan akan menjadi dasar bagi perencanaan organisasi dalam investasi dan implementasi teknologi informasi. Dengan demikian, organisasi tidak lagi sekedar membeli


Client References2007

ataupun mengeluarkan investasi secara ad hoc, tetapi mempunyai perencanaan yang baik.

Kedua, organisasi bisa mengurangi berbagai risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT. Banyak sekali risiko-risiko yang mungkin timbul dalam implementasi IT, di antaranya:

1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan operasional dengan sistem informasi yang dibangun.

2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara satu dengan yang lain.

3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan.

4. Standar kualitas sistem informasi tidak sesuai dengan standar organisasi yang semestinya.

5. Manajemen pelaksanaan proyek yang tidak terarah.

Dengan adanya perencanaan yang jelas, perusahaan bisa mengelola risiko tersebut dengan baik sejak awal.

Manfaat ketiga adalah bahwa IT Master Plan bisa menjadi alat kontrol dan parameter yang efektif untuk mereview performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi. Dalam satu tahun misalnya, perusahaan bisa melihat sistem apa saja yang sudah diimplementasikan, dan sistem mana yang belum diimplementasikan.IT Master Plan pada intinya berisi rencana strategis organisasi dalam mengimplementasikan dan membangun sistem informasi. Di dalamnya berisi pedoman kebutuhan sistem informasi seperti apa yang dibutuhkan organisasi.

1.2 TUJUAN

Penyusunan IT Master Plan ini bertujuan sebagai berikut:


Memberikan arahan jangka panjang agar arah teknologi informasi agar selaras dengan aspek bisnis, mulai dari tingkatan visi-misi, aspek strategis, hingga aspek operasional.

Memberikan landasan yang kuat bagi semua kegiatan di bidang teknologi informasi agar kegiatan-kegiatan di bidang teknologi informasi tersebut benar-benar dibarengi dengan suatu kesiapan organisasi baik di berbagai aspek : kebijakan, prosedur kerja, proses kerja, kontrol (manajemen risiko), manajemen teknologi, hingga ke perawatan.

Memberikan landasan dan acuan teknis yang bersifat fundamental di area teknologi informasi agar investasi, pengembangan, dan penggunaan teknologi informasi benar-benar dapat memberikan manfaat yang nyata bagi organisasi dalam mencapai visi dan misinya.

Memberikan suatu kesepakatan organisasi akan urutan prioritas dari berbagai kegiatan-kegiatan teknologi informasi yang diantisipasi akan terjadi dalam jangka waktu 5 tahun ke depan, dengan memperhatikan dan menyadari adanya perbedaan kepentingan dari masing-masing kegiatan, dan dengan prinsip penempatan prioritas berdasarkan manfaat bagi organisasi secara keseluruhan.

IT Master Plan ini disusun dengan mengarah kepada visi, misi, tujuan dan strategi perusahaan, mengingat sifat sistem dan teknologi informasi sendiri sebagai pendukung kesuksesan pelaksanaan strategi bisnis.

1.5 UKURAN

Dari sisi kelayakan (feasibility), seluruh investasi dan implementasi tentu harus dikaji dari sisi value (nilai) bagi STAIN SURAKARTA yang merupakan manifestasi dari perbandingan antara benefit (keuntungan)


yang dihasilkan dan cost (biaya) dari investasi dan implementasi tersebut.

Dari sisi tata kelola teknologi informasi secara organisasi (IT Governance), ukuran yang digunakan adalah kematangan atau maturitas (maturity) organisasi dalam menangani keseluruhan aspek teknologi informasi sebagaimana diuraikan di bagian sebelumnya.

Untuk mengukur maturitas, akan digunakan pendekatan CobiT (Control Objectives for Information and Related Technology) yang berasal dari ITGI (Information Technology Governance Institute), yang mengkaji maturitas organisasi dalam mengelola teknologi informasi dalam empat domain yang memiliki total 34 proses besar (high-level control objectives).

Keempat domain CobiT tersebut mencakup keseluruhan proses yang terkait dengan teknologi informasi di suatu organisasi, dan dari hasil audit yang sudah dijalankan adalalh domain sebagai berikut:

Plan and Organize (PO)

Bagaimana organisasi merencanakan dan mendefinisikan organisasinya untuk pengelolaan teknologi informasi.

• PO1 — Perencanan Strategis Teknologi Informasi.

• PO3 — Menentukan Arah Pengembangan Teknologi Informasi.

• PO4 — Menentukan Organisasi Teknologi Informasi dan Keterkaitannya.

• PO6 — Komunikasi Arahan dan Sasaran Manajemen.

• PO8 — Mengelola Kualitas.

• PO9 — Mengelola Risiko Teknologi Informasi.


Acquire and Implement (AI)

Bagaimana organisasi mengelola proses pembelian atau adopsi suatu solusi teknologi informasi dan mengimplementasikannya hingga operasional.

• AI1 — Mengidentifikasi Solusi Otomatis.

• AI2 — Mengembangkan dan Memelihara Aplikasi Perangkat Lunak.

• AI3 — Mengelola dan Memelihara Infrastruktur.

• AI6 — Mengelola Perubahan.

Deliver and Support (DS)

Bagaimana organisasi memastikan semua komponen teknologi informasi dapat operasional dan berjalan dengan baik.

• DS1 — Mendefinisikan dan Mengelola Tingkat Layanan.

• DS3 — Mengelola Kinerja dan Kapasitas.

• DS7 — Mendidik dan Melatih Pengguna.

• DS8 — Mengelola Pelayanan.

• DS10 — Mengelola Permasalahan.

• DS11 — Mengelola Data.

• DS13 — Mengelola Proses Operasional.

Monitor and Evaluate (ME)

Bagaimana organisasi melakukan pengawasan terhadap semua komponen teknologi informasi yang dimiliki dan mengevaluasinya.

• ME1 — Mengawasi dan Mengevaluasi Kinerja.


2 Metodologi dan Kerangka Pikir

2.1. TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERGURUAN TINGGI

2.1.1. Proses Operasional Perguruan Tinggi

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi atau information and communication technology (ICT) di dalam dunia pendidikan bukan lagi dianggap sebagai sebuah pilihan, namun telah menjelma menjadi kebutuhan mutlak yang harus dimiliki dan dimanfaatkan oleh perguruan tinggi jika yang bersangkutan ingin meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikannya. Adalah merupakan suatu kenyataan dimana perguruan tinggi kelas dunia seperti Harvard University, Massachusetts Institue of Technology, Stanford Univeri sty, UC-Berkeley, Oxfort University, Cambridge University, dan lain sebagainya telah menerapkan teknologi ini tidak saja untuk keperluan administrasi manajemen pendidikan, melainkan sebagai media utama dalam penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar, riset dan pengembangan, serta pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu pembicaraan mengenai manajemen perguruan tinggi tidak dapat lepas dari pembahasan mengenai ICT dan peranan ICT dalam perguruan tinggi. Bahasan ini memaparkan secara ringkas mengenai perkembangan ICT dan pemanfaatannya dalam meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan di perguruan tinggi, dimana konsep yang ditawarkan merupakan hasil dari pengamatan terhadap sejumlah institusi terkemuka di dunia maupun di tanah air yang telah berhasil menerapkannya secara efektif dan berhasil.

Secara prinsip, terdapat 3 (tiga) proses inti pendidikan atau core processes yang terjadi di perguruan tinggi, masing-masing adalah : Pengajaran (teaching); Penelitian (research); dan Pelayanan (services).

16

Dilihat dari kacamata ilmu manajemen, ketiga proses ini merupakan produk dan jasa atau core products and services yang ditawarkan institusi kepada para pelanggannya. Agar perguruan tinggi dapat secara efektif menyelenggarakan ketiga proses tersebut, maka perlu ditunjang oleh sejumlah aktivitas pendukung terkait dengan hal-hal semacam: administrasi akademis, keuangan dan akuntansi, sumber daya manusia, infrastruktur kampus, dan lain sebagainya. Tujuan dikenali dan dikategorikannya proses dan aktivitas di dalam perguruan tinggi ini untuk membantu manajemen dalam mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya agar dapat menunjang visi dan misi yang telah dicanangkan. Karena dilihat dari prinsip pertukaran barang dan jasa, proses inti merupakan aktivitas perusahaan yang terkait langsung dengan sumber pendapatan (revenue stream) dari institusi, sementara aktivitas pendukung dianggap sebagai suatu cost center.

Perguruan tinggi kelas dunia tersebut dapat memperoleh pendapatan dari beragam sumber karena pada hakekatnya perguruan tinggi memiliki cukup banyak stakeholder (mereka yang berkepentingan) yang merupakan potensi pelanggan dari institusi terkait. Lihatlah pemetaan di bawah ini dimana paling tidak ada 8 (delapan) stakeholder yang memiliki keterkaitan erat dengan proses inti maupun aktivitas penunjang dari sebuah perguruan tinggi. Adapun stakeholder yang dimaksud adalah: mahasiswa, alumni, dosen, industri, komunitas, yayasan, karyawan, pemerintah, dan institusi pendidikan lain

Dalam kerangka konteks di atas, maka jelas terlihat bahwa produk dan jasa dari sebuah perguruan tinggi sifatnya sangat beragam dimana masing-masing produk dan jasa tersebut akan memiliki pelanggannya masing-masing, baik yang bersifat eksternal (berada di luar lingkup perguruan tinggi) maupun internal (berada di dalam ruang lingkup perguruan tinggi). Permasalahan terbesar timbul ketika ternyata beragam stakeholder tersebut memiliki obyektif yang

17

berbeda, dimana terkadang satu dengan lainnya saling bertolak belakang. Lihatlah sejumlah contoh di dalam tabel berikut yang memperlihatkan bagaimana berbedanya obyektif yang ingin dicapai pada masing-masing stakeholder tersebut dalam sebuah kerangka manajemen perguruan tinggi.

Dari delapan stakeholder utama tersebut, paling tidak 5 (lima) buah diantaranya merupakan sumber pendapatan atau pelanggan utama, yaitu: mahasiswa, dosen, industri, komunitas, dan institusi pendidikan lain. Oleh karena itulah maka inti dari persaingan atau kompetisi antara perguruan tinggi adalah bagaimana masing-masing berusaha untuk menawarkan produk dan jasa terkait dengan kegiatan belajar mengajar, riset, dan pelayanan yang lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah dari masa ke masa. Untuk proses belajar mengajar misalnya, ’lebih baik’ berarti tingginya kualitas berbasis pengetahuan (knowledge based education) yang diberikan, ‘lebih murah’ dalam arti kata biaya mengikuti perkuliahan hingga selesai (termasuk di dalamnya tersedia sejumlah beasiswa), dan ‘lebih cepat’ dalam arti kata durasi pencapaian level kompetensi dan keahlian tertentu yang ditargetkan.

2.1.2. Pemanfaatan TI untuk Perguruan Tinggi

Pada saat inilah peranan ICT yang pertama muncul, yaitu sebagai enabler atau alat yang memungkinkan perguruan tinggi untuk dapat menciptakan proses pendidikan yang cheaper-better-faster. Ada dua jenis fungsi ICT yang dikenal terkait dengan hal ini, yaitu fungsi back office dan front office. Yang dimaksud dengan back office adalah penggunaan ICT untuk mendukung proses administrasi penyelenggaraan pendidikan tinggi atau yang kerap dikatakan sebagai aktivitas operasional. Adapun nilai yang ditawarkan oleh ICT antara lain sebagai berikut:

Pendaftaran secara online dengan menggunakan website sehingga calon mahasiswa di seluruh dunia dapat

18

melakukannya tanpa harus secara fisik datang ke perguruan tinggi yang bersangkutan; KRS online yang memungkinkan administrasi pengambilan mata kuliah dilakukan dimana saja dengan menggunakan perangkat digital seperti komputer, PDA (Personal Digital Assistant), tablet PC, dan lain sebagainya;

Peserta didik (mahasiswa) dapat melihat nilai ujian maupun hasil akhir studi melalui internet atau perangkat telepon genggam yang dimilikinya;

Manajemen kelas mulai dari pengalokasian mata kuliah dan pengajar sampai dengan absensi mahasiswa dilakukan secara otomatis dengan menggunakan aplikasi khusus;

Sistem dokumentasi dan kearsipan yang tersimpan dalam format elektronik secara rapi dengan menggunakan perangkat aplikasi berbasis EDMS (Electronic Document Management System); Pengelolaan sumber daya manusia yang terintegrasi menyangkut rekam data dan informasi mahasiswa, dosen, dan alumni;

Pustaka buku dan jurnal ilmiah yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja (24 jam sehari, 7 hari seminggu);

Sistem informasi terpadu terkait dengan fungsi pemasaran, administrasi, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, pengelolaan aset, dan lain sebagainya;

Administrasi terpadu antar perguruan tinggidimana memungkinkan mahasiswa untuk mengambil mata

kuliah antar fakultas maupun antar perguruan tinggi yang berbeda;

19

Aplikasi pelaksanaan riset dan pelayanan masyarakat yang dimulai dari proses pengajuan proposal sampai dengan evaluasi hasil kajian maupun pelaksanaan program terkait;

Perangkat lunak untuk mengatur sistem penjenjangan karir karyawan maupun jenjang kepangkatan dosen;

Portal informasi yang memudahkan para civitas akademika perguruan tinggi dalam usahanya untuk mencari berbagai data dan informasi penting di perguruan tinggi maupun pada institusi mitra lainnya;

Alat penunjang mahasiswa di dalam membuat dan mengevaluasi rencana studinya; dan lain sebagainya.

2.1.3. Teknologi Informasi untuk Menunjang Proses Belajar Mengajar

Pada fungsi front office penggunaan ICT telah menggejala di hampir seluruh perguruan tinggi di Barat, terutama setelah dicanangkannya sistem pendidikan berbasis kompetensi. Terdapat berbagai jenis konsep penggunaan ICT yang secara langsung dan tidak langsung memberikan pengaruh terhadap cara penyelenggaraan pendidikan yang mengarah pada peningkatan kualitas.

A. Media Simulasi

Konsep pertama adalah digunakannya ICT sebagai media untuk membantu dosen dalam menyelenggarakan perkuliahan, terutama dipergunakan sebagai alat penggambaran atau ilustrasi agar mahasiswa mendapatkan gambaran secara lebih mudah mengenai teori yang

diajarkan di kelas, terutama dalam kaitannya dengan implementasinya di dunia nyata. Termasuk di dalam kategori ini adalah aplikasi semacam CAD/CAM, simulation game, multimedia presentation, interactive study case, dan lain sebagainya. Dewasa ini

20

banyak sekali perangkat aplikasi simulasi yang dapat dengan mudah didapatkan secara gratis melalui internet dengan cara men-download-nya. Contohnya adalah program Extend untuk membantu dosen dalam mengajarkan konsep analisa dan perancangan business process di dalam perusahaan yang diperlihatkan pada ilustrasi Gambar berikut.

Gambar Program Extend

Atau permainan (game) yang menggambarkan bagaimana cara sebuah perusahaan di sebuah industri bekerja sehingga memudahkan mereka – terutama yang belum pernah terjun ke dalam dunia kerja – mengerti beberapa pokok bahasan yang diperbincangkan di dalam teori manajemen.

Perlu diperhatikan bahwa media simulasi ini tidak saja dipergunakan sebagai ilustrasi, namun banyak yang dipakai sebagai bahan tugas atau pekerjaan, bahkan sebagai bagian penting dari penilaian pada ujian tengah semester atau akhir. Contohnya adalah beberapa perguruan tinggi yang ’melombakan’ permainan capitalist kepada para mahasiswanya dimana nilai tertinggi akan diberikan kepada para mahasiswa yang berhasil mengelola keuangan dengan sebaik-baiknya (dalam arti kata yang paling kaya memperoleh nilai tertinggi).

21

Gambar 58Contoh Edutainment

Cukup mengejutkan memang bahwa konsep edutainment seperti ini ternyata sangat ampuh di dalam meningkatkan semangat belajar peserta didik terutama di dalam kemandiriannya mencari sumber-sumber pengetahuan lain melalui interaksi dengan dosen, praktisi, pakar, maupun melalui studi pustaka.

B. Course Management

Konsep penggunaan ICT kedua adalah untuk membantu pengajar maupun peserta didik di dalam melakukan interaksi, kooperasi, dan komunikasi dalam penyelenggaraan sebuah kelas dengan mata ajaran tertentu. Dengan dibantu aplikasi berbasis web, maka materi,

22

bahan ajaran, administrasi program, pekerjaan rumah, dan lain sebagainya dapat di-download oleh peserta didik melalui internet.

Gambar 59Contoh Aplikasi WebCT

Selain media untuk membantu mengelola sumber daya yang dipergunakan di dalam penyelenggaraan sebuah mata kuliah, internet juga dapat dipergunakan untuk meningkatkan intensitas dan kualitas interaksi antara pengajar dan peserta didik maupun antara peserta didik itu sendiri. Misalnya adalah dengan mempergunakan fasilitas komunikasi seperti electronic mail (email), discussion, chatting, tele conference, dan lain sebagainya. Aplikasi semacam WebCT dan Blackboard merupakan dua buah software yang saling bersaing dan dipergunakan oleh sejumlah perguruan tinggi terkemuka di dunia. Bahkan dengan berkembangnya teknologi open source, banyak perguruan tinggi dapat memperoleh aplikasi terkait dengan mudah dan gratis.

C. Virtual Class23

Konsep selanjutnya adalah dimungkinkannya diselenggarakan kelas maya atau virtual class dengan memanfaatkan teknologi informasi. Implementasi konsep ini berjalan secara evolusioner, dalam arti kata dikembangkan secara perlahan-lahan menuju pada ke virtual class yang sesungguhnya. Contohnya adalah pemberian tugas dan penyelenggaraan quiz secara online, dimana peserta didik dapat mengikuti ujian tengah semester atau akhir semester secara realtime dalam format soal multipel. Sesuai dengan waktu yang telah disepakati, peserta didik dapat melakukan login ke sistem dari lokasi yang berbeda untuk melakukan test atau quiz dimaksud. Bahkan dalam waktu singkat – setelah test tersebut usai – peserta didik dapat langsung melihat hasilnya dan untuk setiap jawaban yang keliru akan diberikan penjelasan mengenai jawaban yang sebenarnya berikut materi pendukungnya. Terlepas dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya, konsep virtual class ini secara perlahan-lahan mulai semakin matang implementasinya, dimana best practice-nya dapat ditemukan pada sistem semacam universitas terbuka di wilayah Eropa yang dikenal dengan nama Open University. Dengan diimplementasikannya konsep ini, Open University yang berbasis di kota Keynes (Inggris) ini berhasil menggalang lebih dari 7,000 profesor dari seluruh dunia, dengan sistem perkuliahan dengan menggunakan aplikasi ICT semacam email, usenet, live chat lines, remote diagnostic, groupware, internet video, tele conference, dan remote software. Tidak sedikit profesor dari perguruan tinggi terkemuka seperti University of Pennsylvania, Magellan University, Harvard Business, dan Stanford University memberikan apresiasinya terhadap konsep dari Open University. Saat ini beberapa perguruan tinggi yang telah mulai “migrasi” ke sistem virtual class antara lain adalah: Durham University Business School, Henley Management College, Leicester University, Warwick Business School, University of Notre Dame, Asia Pacific

24

International University, Northern Arizona University, dan lain sebagainya. Sementara itu perguruan tinggi terkemuka lainnya seperti Stanford University, Massachusetts Institute of Technology, UCLA, UCBerkeley, dan lain-lain menggunakan konsep virtual class pada sebagian mata kuliah yang dianggap cocok dan sesuai dengan berbagai kelebihan yang ditawarkan.

GambarContoh WebQuiz

D. Computer Based Training (CBT)

Konsep CBT merupakan cara yang sangat ampuh diterapkan oleh perguruan tinggi yang ingin mempromosikan prinsip belajar secara mandiri. Jika dahulu peserta didik hanya dapat menggunakan fasilitas perpustakaan yang berbasis buku untuk menambah pengetahuannya, maka saat ini telah disediakan sejumlah software yang dapat membantu peserta didik untuk belajar tanpa harus dibantu oleh seorang pembimbing dan tidak harus menghadiri kelas secara fisik karena adanya CBT.

25

Dalam mengimplementasikan CBT ini, setiap peserta didik diberikan sebuah CDROM atau akses ke sebuah situs di internet dimana seolah-olah yang bersangkutan sedang berada di dalam satu kelas dengan seorang instruktur sebagai pengajarnya, dan melalui aplikasi multimedia yang menarik, peserta didik secara interaktif dan terstruktur belajar mengenai materi yang ingin dikuasainya.

Gambar Contoh Aplikasi Multimedia

Prinsip pengembangan aplikasi secara multimedia – dengan melibatkan teks, gambar, audio, dan video – dipilih tidak saja dengan tujuan agar pembelajaran berlangsung secara menarik, namun dimaksudkan agar berjalan secara efektif dan kontekstual.

26

Gambar Contoh Knowledge Portal

E. Knowledge Portal

27

Perguruan tinggi merupakan suatu institusi atau organisasi yang kualitasnya sangat bergantung pada knowledge base yang dimilikinya. Untuk keperluan mengajar dan riset, peserta didik maupun dosen sangat bergantung dengan kemajuan atau perkembangan bidang ilmu yang ditekuninya, dimana data atau informasi terkait dengan pengetahuan tersebut yang tersebar di seluruh institusi pendidikan di dunia – maupun di organisasi lain seperti lembaga riset, pemerintahan, lembaga swadaya masyarakat, perpusatakaan, dan lain-lain – harus dapat dengan mudah diakses oleh civitas.

Keberadaan internet dengan aplikasi knowledge portal atau search enginenya merupakah perangkat mutlak yang harus dimiliki oleh institusi. Dengan didukung oleh kompetensi dan keahlian yang cukup dalam hal melakukan advanced search di internet, maka seorang dosen dapat mencari beragam jenis pengetahuan atau knowledge di internet seperti :

28

Gambar Google Search Engine

Kumpulan jurnal terbaru mengenai bidang studi yang ditekuni; Silabus mata kuliah di berbagai perguruan tinggi di dunia sebagai bahan perbandingan;

Materi kuliah dalam bentuk presentation format maupun electronic file (seperti e-book) lengkap dengan contoh soal untuk quiz dan ujian;

Beragam studi kasus penerapan bidang ilmu terkait di berbagai sisi kehidupan manusia;

Hasil riset lembaga terkemuka di dunia yang dilakukan dan diterbitkan oleh institusi nir laba maupun yang bersifat komersial; dan lain sebagainya.

29

F. Cyber Community

Bagi dosen profesional, berinteraksi dengan komunitas akademis lainnya di seluruh lapisan dunia merupakan kebutuhan mutlak yang harus diperhatikan secara sungguh-sungguh. Membina hubungan dengan para profesor maupun tokoh industri terkemuka di negara manapun dapat dilakukan dengan sangat mudah, murah, dan cepat dengan memanfaatkan ICT. Dewasa ini, komunitas yang berinteraksi melalui dunia maya telah berkembang sangat pesat dimana mereka menggunakan teknologi seperti :

Electronic Mail – untuk berinteraksi langsung dengan individu terkait untuk kebutuhan komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi sehubungan dengan riset yang dilakukan bersama;

Mailing List – sebagai media atau forum komunikasi antar grup untuk membicarakan sebuah tema pengetahuan tertentu sesuai dengan kebutuhan atau interes terkait;

Discussion Forum – aplikasi dimana proses diskusi berbagai tema berbeda terjadi secara efektif antar dosen yang berbeda fakultas, perguruan tinggi, dan negara;

Chatting – mekanisme realtime yang memungkinkan beberapa orang secara bersama-sama bercakap-cakap membahas isu yang sedang hangat dan membutuhkan pengetahuan khusus;

Tele Conference – ‘bertatap muka’ dengan menggunakan kamera dan perangkat multimedia yang memungkinkan melibatkan video dan audio agar lebih bersifat personal; dan

Search Engine – aplikasi untuk membantu dosen dalam hal: mencari dana riset, mengetahui seminar internasional yang diadakan di seluruh dunia, mengirimkan jurnal atau artikel ilmiah sebagai jawaban terhadap call for paper, memperoleh kesempatan kerjasama penelitian bersama industri, menyusun proposal riset, dan lain sebagainya.

30

2.1.4. Pemanfaatan TI sebagai Performance Information Dashboard

Sebagai sebuah institusi pendidikan, setiap perguruan tinggi memiliki visi dan misinya masing-masing yang diperjelas proses pencapaiannya melalui pencanangan sejumlah sasaran, obyektif, atau indikator kinerja yang disepakati. Dalam aktivitasnya sehari-hari, setiap stakeholder dalam perguruan tinggi membutuhkan sejumlah data dan informasi yang lengkap, detail, dan akurat terkait dengan pekerjaannya masing-masing. Pada saat inilah ICT kembali menawarkan kemudahan bagi mereka dalam memperoleh kebutuhan akan data dan informasi berkualitas tersebut.

A. Yayasan dan Pimpinan Perguruan Tinggi.

Hubungan antara yayasan dengan manajemen puncak atau pimpinan perguruan tinggi seperti layaknya dewan komisaris dan dewan direksi pada perusahaan. Selain keduanya akan sangat menentukan arah perkembangan perguruan tinggi, pihak-pihak tersebut sangat perlu untuk menerapkan prinsip good governance dalam arti kata selalu memperhatikan aspek-aspek seperti transparency, accountability, responsibility, independency, dan fairness. Oleh karena itulah keduanya harus memiliki akses yang cukup terhadap sejumlah data dan informasi penting terkait dengan indikator kinerja atau performa perguruan tinggi ditinjau dari berbagai sisi. Terdapat banyak sekali cara untuk menentukan indikator kinerja apa saja yang tepat dan perlu dipantau oleh yayasan maupun manajemen. Contohnya adalah dengan menggunakan metode balanced scorecard yang diperkenalkan oleh Robert Kaplan. Karena setiap kegiatan penyelenggaraan perkuliahan – dalam domain back office maupun front office telah menggunakan ICT – maka dengan mudah dapat dikembangkan aplikasi untuk menghasilkan beragam laporan atau indikator kinerja yang diinginkan, misalnya dalam bentuk Management Information System, Decision Support System, Executive Information System, dan lain sebagainya. Lihatlah contoh di bawah ini di mana melalui komputer, yayasan dan pimpinan perguruan

31

A.

tinggi dapat memantau kinerja utama dari perguruan tinggi maupun portofolio dari sejumlah fakultas yang ada.

Dari sebuah executive dashboard dapat dilihat apakah keuangan perguruan tinggi sedang dalam keadaan surplus atau defisit, jumlah mahasiswa aktif yang dimiliki saat ini, total jumlah faculty members, total pendapatan dari uang kuliah mahasiswa, total dana penelitian yang berhasil dihimpun, dan lain sebagainya. Dalam era persaingan yang sangat ketat dewasa ini, terkadang perlu pula memperhatikan posisi atau peringkat sebuah fakultas ataupun program studi dari sebuah perguruan tinggi dibandingkan dengan sejumlah institusi serupa lainnya.

B. Dekan Fakultas dan Ketua Program Studi.

Berbeda dengan yayasan dan pimpinan perguruan tinggi yang membutuhkan ICT untuk menampilkan data dan informasi yang bersifat strategis, pada tataran dekan dan ketua program studi, dibutuhkan data yang jauh lebih rinci. Contoh data yang lebih detil adalah sebagai berikut:

Jumlah dan profil masing-masing dosen atau faculty member yang dimiliki, lengkap dengan catatan prestasi, hasil kerja, dan track record terkait lainnya;

Kinerja dan rasio keuangan yang diperlihatkan dalam laporan finansial berkala seperti neraca, arus kas, dan income statement; Kecenderungan calon peminat dan penerimaan mahasiswa baru dari tahun ke tahun serta profil detail dari mereka;

Peningkatan kualitas sumber daya dan penyelenggaraan pendidikan melalui pengawasan terhadap sejumlah indikator rasio penting, seperti: rasio dosen tetap dibandingkan dengan jumlah mahasiswa, komposisi pengajar berdasarkan bidang keahlian dan jenjang kepangkatan akademik yang dimilikinya, rata-rata proporsi alokasi pekerjaan masing-masing dosen, jumlah dana riset yang berhasil dihimpun, banyaknya jurnal ilmiah yang berhasil diterbitkan, jumlah paten yang diperoleh,

32

jumlah judul buku di perpustakaan, luas bangunan dan gedung, dan lain sebagainya.

Rata-rata indeks prestasi mahasiswa per program studi; Jumlah mahasiswa yang diwisuda setiap tahunnya;

Total nilai beasiswa yang diberikan kepada para mahasiswa; Komposisi mahasiswa sarjana, magister, dan doktoral; dan lain sebagainya.

C. Dosen dan Tenaga Akademis.

Dapat dikatakan bahwa dosen maupun tenaga akademis dianggap sebagai tulang punggung kegiatan belajar mengajar karena bertanggung jawab langsung pada mata kuliah yang diajarkannya.

Oleh karena itu, yang bersangkutan sangat membutuhkan tool untuk membantu tidak saja dalam hal pengelolaan content dari sebuah mata ajaran, tetapi terkadang untuk mengelola para peserta ajar dan mengawasi kemajuannya dari hari ke hari.

Belum lagi terhitung jika yang bersangkutan memiliki fungsi pula sebagai pembimbing akademik mahasiswa, pembimbing skripsi/thesis/ disertasi, koordinator mata kuliah, peneliti aktif, dan lain sebagainya. Keberadaan ICT merupakan hal yang sangat krusial dalam kerangka keadaan seperti ini.

D. Mahasiswa dan Alumni.

Sebagai sebuah ‘subyek dan obyek’ pendidikan, mahasiswa (dan alumni) harus pula mengelola rencana studinya dengan baik. Semakin tinggi strata atau tingkat pendidikan yang diambil, semakin banyak pula halhal yang harus diperhatikan dan dipantau penyelenggaraannya. Bagi seorang mahasiswa biasa, paling tidak rencana studi, pemilihan mata kuliah, portofolio nilai, status kemahasiswaan, sisa akhir studi, dan lain- lain merupakan hal yang mutlak harus diperhatikan

E. Pemerintah dan Pihak Eksternal.

33

Di negara berkembang seperti Indonesia, pemerintah dan sejumlah pihak atau lembaga eksternal masih memegang peranan yang cukup penting terhadap keberadaan dan pengelolaan sebuah perguruan tinggi.

Oleh karena itu yang bersangkutan kerap kali meminta adanya laporan berkala maupun yang bersifat adhoc terhadap profil dan perkembangan perguruan tinggi dari waktu ke waktu. Informasi yang kerap diminta – berdasarkan format baku yang diberikan – misalnya terkait dengan hal-hal semacam: kecenderungan pelamar dan penerimaan calon mahasiswa baru, profil kualitas akademis lulusan yang dinyatakan dalam rata-rata indeks prestasi kumulatif, proporsi antara tenaga pengajar atau dosen tetap dengan luar biasa, komposisi mahasiswa per program studi, dan lain sebagainya.

Data dan informasi ini harus tersedia secara cepat, tepat/akurat, dan terpercaya, dimana sewaktu-waktu harus mudah diakses dan diproduksi oleh perguruan tinggi. Tentu saja hal tersebut sangat sulit untuk dilakukan secara efektif dan efisien tanpa kehadiran ICT.

2.2. METODOLOGI

Dalam penyusunan IT Master Plan ini, metodologi yang digunakan diperlihatkan pada Gambar 2.1 berikut ini.

34

Gambar 2.1 — Metodologi

penyusunan IT Master

Plan.

Pada Gambar 2.1 diperlihatkan tiga tahap yang dilakukan dalam penyusunan, yaitu antara lain:

2.1.1 Penilaian kondisi saat ini

Dalam tahap ini dilakukan suatu peninjauan terhadap kondisi yang ada saat ini. Penilaian kondisi saat ini penting dilakukan untuk menjadi pijakan agar apa yang akan direncanakan di masa mendatang disesuaikan dengan kondisi yang ada.

Titik berat peniaian kondisi saat ini ada di empat area:

A. Proses Bisnis

Hal pertama yang akan dilihat dari sisi proses bisnis adalah Visi, Misi, dan Sasaran perusahaan. Visi, Misi, dan Sasaran yang akan dituju oleh perusahaan di masa mendatang merupakan titik tolak awal bagaimana perusahaan akan berjalan di masa sekarang dan di

35

Kondisi Saat Ini Blueprint Mendatang

Strategi, Visi/Misi, Tujuan, Arahan Organisasi

IT MASTER PLAN

masa mendatang. Dengan mengetahui apa yang menjadi target-target perusahaan di masa mendatang akan memudahkan proses pemetaan proses bisnis perusahaan.

Hal kedua yang dilihat adalah Struktur Organisasi. Struktur organisasi menggambarkan tanggung jawab dari masing-masing pihak terhadap apa yang harus dikerjakan. Struktur organisasi juga menggambarkan tingkat prioritas perusahaan terhadap proses bisnis internal, termasuk dalam hal pemanfaatan teknologi informasi.

Proses bisnis juga akan dipetakan menggunakan alat Value Chain Michael Porter. Dengan menggunakan alat value chain ini akan memudahkan bagi pemetaan tingkat kepentingan masing-masing bagian dalam proses bisnis tersebut.

Gambar 2.2 — Value Chain Michael Porter

Proses selanjutnya adalah dengan menganalisis risiko bisnis dari setiap alur dan prosedur bisnis yang ada, apa konsekuensi dan akibat bisnisnya jika proses tersebut tidak dikerjakan. Dengan menyadari setiap risiko bisnis yang ada, akan memudahkan bagi perusahaan untuk melihat mana prosedur yang kritis, mana prosedur yang utama, dan mana prosedur yang sekedar menjadi pendukung.

36

Gambar 2.3 — Pemetaan aktivitas organisasi

Pemetaan terhadap keseluruhan proses bisnis menjadi mutlak diperlukan agar implementasi Teknologi Informasi yang akan direncanakan disesuaikan dengan proses dan tujuan bisnis perusahaan. Dengan demikian, ada keselarasan antara proses bisnis dengan teknologi informasi.

B. Sistem informasi yang digunakan sekarang

Setelah proses bisnis dipetakan, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah melakukan inventory Aplikasi yang Sudah ada. Dengan melakukan inventory terhadap berbagai aplikasi yang sudah berjalan di perusahaan, akan menjadi dasar bagi pengembangan aplikasi sistem informasi di masa mendatang.

Langkah lebih lanjut adalah Pemetaan Aplikasi terhadap Proses Bisnis. Setiap aplikasi sistem informasi mempunyai manfaat dan kontribusi masing-masing terhadap proses bisnis perusahaan. Dengan memetakan setiap aplikasi terhadap proses bisnis, akan memudahkan proses perencanaan karena bisa dilihat proses mana yang sudah menggunakan IT dan proses mana yang belum.

Terhadap aplikasi yang sudah ada, akan ada beberapa pilihan pengembangan di masa mendatang; dipertahankan, direview

37

(ditambah atau dikurang), atau diganti. Pilihan-pilihan ini tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

C. Infrastruktur

Dalam infrastruktur teknologi informasi, hal pertama yang dilakukan adalah pemetaan arsitektur teknologi informasi. Arsitektur teknologi informasi akan melihat database yang digunakan perusahaan, platform pembuatan sistem aplikasi, dan juga desain antarmuka pengguna (user interface). Pemetaan ini untuk memudahkan proses pengembangan aplikasi lebih lanjut agar bisa disesuaikan dengan aplikasi yang sudah ada.

Akan dilakukan pula pemetaan jaringan yang sudah ada. Jaringan ini menyangkut seluruh jaringan Local Area Network (LAN), Wide Area Network (WAN), Intranet, maupun jaringan internet yang digunakan. Pemetaan jaringan diperlukan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, apakah sudah terpenuhi atau perlu ditambah.

Dalam pemetaan ini juga akan dilihat berbagai perangkat keras yang ada mulai dari data center, server, komputer, printer, dan berbagai perangkat lain. Dengan adanya pemetaan ini diharapkan tingkat kebutuhan pada keseluruhan organisasi dapat dipenuhi dengan baik.

D. Manajemen/Organisasi

Dalam hal manajamen organisasi, akan dilihat Struktur Organisasi Teknologi Informasi. Akan dilihat divisi yang secara khusus menjalankan operasional bidang teknologi informasi berada pada layer ke berapa dari organisasi. Semakin tinggi tingkatan divisi Teknologi Informasi, maka menunjukkan semakin pentingnya peran teknologi informasi di perusahaan tersebut.

Dalam hal ini perlu juga dilihat Kebijakan dan Aturan tentang Penggunaan Teknologi Informasi di perusahaan tersebut.

38

Berbagai aturan dan prosedur penggunaan teknologi informasi merupakan gambaran umum bagaimana perusahaan menempatkan teknologi informasi dalam proses bisnisnya.

Dalam hal manajemen organisasi, akan dilihat pula Kerjasama dengan Pihak Ketiga yang selama ini telah dilakukan perusahaan. Dalam perkembangan perusahaan modern, konsep kerjasama outsourcing ini banyak digunakan karena memudahkan organisasi untuk fokus pada proses bisnis yang utama.

2.1.2 Perumusan Blue Print

Setelah dilakukan pemetaan terhadap proses bisnis, langkah selanjutnya adalah dengan memetakan kebutuhan teknologi informasi untuk menopang proses bisnis yang telah dipetakan tersebut. Beberapa langkah yang akan dilakukan pada proses ini adalah:

A. Analisis Kebutuhan

Hal pertama yang akan dilakukan adalah melakukan analisis kebutuhan bisnis terhadap teknologi informasi di masa mendatang. Dengan adanya analisis kebutuhan ini memudahkan perusahaan untuk mengantisipasi berbagai kebutuhan teknologi informasi dalam upaya pengembangan perusahaan di masa mendatang.

B. Analisis Kesenjangan

Karena perusahaan sudah mempunyai beberapa aplikasi sistem informasi yang sudah dibangun, maka dilakukan proses analisis kesenjangan antara kebutuhan bisnis dibandingkan dengan sistem informasi yang tersedia. Dengan membandingkan kebutuhan kedua hal ini, akan terpetakan kesenjangan kebutuhan yang ada. Dari pemetaan kesenjangan kebutuhan inilah akan bisa dipetakan kebutuhan implementasi teknologi informasi perusahaan di masa mendatang.

C. Kebutuhan Teknologi Informasi di Di Masa Mendatang

39

Dengan memetakan kebutuhan bisnis dan melakukan analisis kesenjangan, akan terlihat kebutuhan implementasi teknologi informasi di masa mendatang. Kebutuhan implementasi teknologi informasi ini terbagi menjadi beberapa bagian besar yang dilakukan secara menyeluruh.

Tinjauan dilakukan bukan hanya terhadap aspek teknologi informasi semata, melainkan juga aspek-aspek lainnya yang terkait erat dengan teknologi informasi, yaitu aspek organisasi, manajemen risiko, manajemen proyek, investasi, dan aspek support terhadap sistem dan infrastruktur informasi.

Area-area ini dapat dilihat pada Gambar 2.4 di halaman berikut.

Gambar 2.4 — Area Teknologi Informasi.

Penjelasan terhadap diagram di atas adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan Aplikasi Perangkat Lunak

40

Aplikasi perangkat lunak dalam organisasi bisa terbagi menjadi beberapa bagian:

Aplikasi Core Business, Lintas Sektoral. Aplikasi ini adalah aplikasi yang merupakan core business perusahaan. Aplikasi ini adalah aplikasi utama yang menjalankan keseluruhan proses bisnis perusahaan. Tanpa adanya aplikasi core business ini, perusahaan tidak akan berjalan sesuai dengan visi, misi, dan sasaran yang akan dicapai.

Aplikasi Spesifik Departemen. Adalah berbagai aplikasi yang memang dikhususkan bagi divisi atau departemen tertentu. Aplikasi ini menjawab kebutuhan proses bisnis di suatu departemen tertentu, misalnya di departemen SDM ataupun Keuangan.

Aplikasi Umum Lintas Sektoral, adalah aplikasi yang digunakan oleh berbagai divisi dan untuk kepentingan perusahaan secara umum. Misalnya aplikasi untuk promosi perusahaan, komunikasi internal maupun eksternal, dan berbagai aplikasi lain.

Berbagai aplikasi perangkat lunak pendukung, seperti Operating System, Office System, Anti Virus, dan sebagainya.

Aplikasi-aplikasi dalam arsitektur sistem informasi tersebut juga harus direncanakan dan dikelola berdasarkan kontribusinya terhadap bisnis, pada masa kini maupun masa depan. Untuk menunjukkan hal ini, digunakan matriks strategis yang diturunkan dari model McFarlan, yang membagi kategori aplikasi menjadi empat kuadran sebagai berikut:

Strategic — Aplikasi yang kritis terhadap keberhasilan bisnis di masa depan. Aplikasi ini membuat atau mendukung perubahan dalam bagaimana perusahaan melaksanakan bisnisnya, dengan sasaran mencapai keunggulan kompetitif.

41

Key Operational — Aplikasi yang menopang operasi bisnis saat ini, dan membantu menghindari kerugian.

Support — Aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan efektivitas manajemen, tetapi di dalamnya sendiri tidak menopang bisnis maupun memberi keunggulan kompetitif.

High Potential — Aplikasi inovatif yang dapat memberikan peluang untuk memperoleh manfaat di masa depan, namun belum terbukti.

Gambar berikut ini memperlihatkan portofolio aplikasi menurut tingkat kepentingannya

Futu

re

STRATEGIC HIGH POTENTIAL

Pres

ent

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

Important Less Critical

Gambar 2.5. Portofolio Aplikasi Sistem Informasi

Portofolio aplikasi akan memudahkan bagi perusahaan untuk melakukan pengembangan aplikasi sesuai dengan prioritas perusahaan. Hal ini tentu saja terkait dengan keterbatasan Sumber Daya yang dimiliki perusahaan.

2. Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras bisa dijabarkan sebagai berikut:

42

A. Perangkat Keras Umum

Tabel 2.1 — Perangkat Keras Umum

End User Appliances

Berbagai peralatan yang digunakan oleh pengguna, seperti: notebook, PC, dan printer.

Communications Berbagai infrastruktur untuk berkomunikasi internal maupun eksternal yaitu: LAN, koneksi internet, konvergensi dengan teknologi suara (voice over IP).

Office Software Berbagai aplikasi yang dibutuhkan di level individu (pengguna) seperti: office software.

Technology Platform

Berbagai platform teknologi yang digunakan sebagai landasan pengembangan solusi (aplikasi bisnis) di kemudian hari, seperti: database, system operasi, dan bahasa pemprograman.

User & Infrastructure Management

Berbagai solusi untuk melakukan manajemen terhadap peralatan yang dimiliki dan telah disebutkan pada butir-butir di atas (bandwith management, firewall, antispam dan antivirus, manajemen server), serta manajemen pengguna (Active Directory).

B. Server dan Virtualisasi

Teknologi inovatif yang diperlukan di komponen server adalah yang menungkinkan organisasi untuk melakukan investasi secara efektif yaitu mulai dari skala kecil (start small) dan berkembang sesuai kebutuhan (pay as you grow).

Teknologi ini akan menggambarkan kembali perlindungan investasi, memungkinka perusahaan untuk memperluas sistem yang baru, tanpa mengganti lebih dari awal.

43

Dengan dukungan untuk dua platform utama yaitu Microsoft® dan Linux® sebagai sistem operasi, fleksibilitas aplikasi dari Server sistem diperluas dengan arsitektur skala enterprise (enterprise architecture) yang terencana.

Perangkat keras juga telah mampu untuk dioptimalkan terhadap platform industri yang paling muktahir, yang memungkinkan perusahaan memilih dari suatu aplikasi yang terbaik kebutuhan perusahaan, dan teknologi yang digunakan sudah mendukung teknologi 32-bit dan 64-bit yang siap mendukung proses applikasi termuktahir.

Dan sistem yang diterapkan di server haruslah membuat manajemen sistem menjadi lebih mudah dibandingkan sebelumnya. Dengan teknologi self-diagnosing dan self-healing, memungkinkan sistem bekerja dengan tingkat availabilitas tinggi dan berjalan secara terus-menerus.

Hasil dari inovasi ini memungkinkan untuk mendapatkan Ketersediaan (availability) dan Reliabilitas (reliability) yang tinggi, serta kinerja yang tinggi untuk sistem, dengan TCO (total cost of ownership) yang lebih baik.

Virtualisasi Sistem

Teknologi saat ini untuk perlindungan investasi, memungkinkan apikasi perusahaan harus mendukung Zero Down Time ( tidak adanya pemadaman sistem )

Virtualisasi infratruktur adalah sangat luas dalam penerapannya untuk melakukan optimalisasi dan mengelola IT infratruktur secara virtuallisasi dari PC yang diproses ke data center. Virtualisasi mendukung fungsi mengoptimalkan, mengotomasikan dan memudahkan dalam pengaturan dari server, storage ( data ) dan network dalam satu kesatuan infratuktur yang berjalan secara virtualisasi. Virtualisasi harus mendukung 28 jenis operating system (

44

OS ) dan database utama seperti SQL, Oracle, DB2 dan lainnya. Penggaturan semua virtualisasi melalui central system agar lebih efektif dan efesien yang dapat mendukung optimalisasi, automasi system dan berdampak terhadap penghematan anggaran, peningkatan kecepatan dan SLA yang lebih baik dalam level service yang diberikan dari bagian IT.

C. Storage Area Network

Storage Area Network (SAN) adalah produk penyimpanan yang menawarkan industri standrad yang baru dan saat ini memimpin capaian dan throughput yang menggunakan 4 Gb Fiber Teknologi. Perusahaan di masa depan akan menggunakan berbagi suatu platform manajemen penyimpanan yang umum yang memungkinkan suatu untuk dengan mudah menambahkan pengontrol dan mengatur dari suatu administrator atau management. SAN produk telah datang dengan suatu Manajemen perangkat lunak ( Software ) yang menyediakan suatu central management untuk penyimpanan ke disk. SAN produk adalah semua penawaran yang heterogen Open OS (operating system) dukungan dari Intel dan PLATFORM yang UNIX. SAN produk adalah tersedia mengoptimalkan capaian dan ketersediaan yang tinggi. Produk menonjolkan kemampuan seperti Volume yang dinamis perluasan, Kapasitas yang dinamis perluasan, Firmware yang dinamis meningkatkan mutu dan mendukung untuk Flash Copy fungsi tingkat lanjut dan Options Volume Mirror yang remote. SAN implementasi solusi meliputi Backup / Recovery dan Data Replication . Ini adalah jawaban implementasi Data penyimpanan untuk berbagai aplikasi yang dimiliki perusahaan.

D. Aplikasi Back Up

Tiap-Tiap bisnis yang sukses mengetahui keperluan dari melindungi data yang penting dengan backup dan restore kembali perangkat lunak (data). Bagaimanapun, cara pandang masa kini sedang mengubah atau berubah dengan cepat. Sehingga beberapa IT departemen sedang menambahkan NAS dan SAN ke dalam lingkungan sistem mereka, dan yang lain sibuk turun-besaran system

45

IT nya. Backup dan recovery banyak fungsi yang masih kurang untuk mendukung fungsi2 untuk mendukung pertambahan data dan kemanpuan atau adalah terlalu mahal untuk menyediakan suatu cost-performance solusi yang tinggi fleksibel.

Dengan solusi yang bersifat modular dan dapat mendukung perkembangan data disama depan, juga mensupport multi format data dan operating system. Sangat membantu dalam operasional dari . Dalam solusi ini juga dimungkinkan untuk melakukan backup online dari data base yang digunakan. Yang dimana keuntungan adalah bila terjadi data hilang atau rusak akan mudah untuk dikembalikan dengan selisih waktu yang bisa diperkecil.

Perkembangan Data center menjadi Data Center Recorery adalah kebutuhkan tahap berikutnya dan solusi ini dapat mendukung sepenuhnya, hanya menambah modul bukan menggantikan dengan solusi lain. Dengan kata lain apa yang sudah diinvest tidak akan sia-sia tapi mendung untuk tahap-tahap selanjutnya.

Kebutuhan untuk aplikasi back up adalah sebagai berikut:

Secara otomatis akan melakukan backup dan restore untuk semua data yang ada dan sangat mudah untuk menyimpan dalam media onlie dan offline ( tape backup ) secara teratur dalam jangkan waktu yang ditentukan.

Memprotect investasi yang akan dilakukan , dengan solusi ini sangat mendukung perkembangan solusi masa depan dengan hanya penambahan modul2 yang dibutuhkan. Seperti mendukung SAN dan NAS juga Remote backup.

Harus mudah dioperasikan penggunaan dari data management secara central yang artinya semua server dapat dibakup dari satu admin dan begitu juga dengan report yang intergrasi untuk fungsi audit.

3. Kebutuhan Infrastruktur dan Jaringan

46

Salah satu bagian yang diperlukan dalam pembangunan dari sistem pengembangan keamanan adalah jaringan. Ini merupakan hal yang penting untuk menghubungkan server satu dengan lainnya dan juga dengan pengguna dari dari segi internal dan eksternal. Kecepatan data juga sangat tergantung dari pembangunan jaringan yang ada.

Pembangunan jaringan memiliki banyak komponen yang ada baik dari segi router, switch dan keamanan komponen yang mempunyai fungsi yang saling melengkapi satu dengan yang lainnya.

Level keamaan meliputi dari segi aplikasi, sistem operasi, jaringan dan pengguna. Dari segi sistem operasi harus mempunyai anti virus dan di level jaringan harus memiliki Firewall. Level keamanan data menjadi hal yang sangat penting dari proyek ini, bila ada hilang karena virus atau ada penyusup akan dapat mengganggu operasional dari perusahaan secara keseluruhan.

Dalam membangun jaringan harus memperhatikan instalasi di level LAN dan

komunikasi dari luar harus aman juga, salah satu nya pengamanan akan

dibangun SLL / VPN yang hanya orang di ijinkan yang dapat mengakses data

dari luar melalui internet atau web base.

1.1. DE INFRASTRUKTUR JARINGAN DAN KEAMANANNYA

47

Gambar 2.6 — Konfigurasi Jaringan

Sasaran hasil dari instalasi jaringan secara khusus adalah:

Terciptanya sistem pengamanan jaringan yang handal. Pemasangan rak khusus untuk perangkat jaringan dan

keamanan ini. Pemasangan Firewall level jaringan segment Core Jaringan Pemasangan ACCESS CONTROL Pemasangan UPS Pemasangan core switch dan distribusi switch Pemasangan sistem keamanan email Pemasangan sistem keamanan website ( Proxy ). Pemasangan Link Balancer Pemasangan SMS system

48

Installation dan configuration untuk jaringan services dan di test jaringan performance nya.

Installasi Setting and Configurasi untuk Internet Access kepada lokal Internet Service Provider.

Membangun Jaringan dan instalasi perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

Fleksibilitas di dalam disain dalam kaitan dengan kapasitas, penempatan dari jaringan untuk pertumbuhan masa depan

Solusi yang ditawarkan sedapat mungkin dapat menggunakan jaringan yang ada sebagai bagian dari project ini dan memperhatikan pemasangan baru (bila diperlukan) untuk mendukung proyek ini secara keseluruhan. Dalam hal pembangunan yang baru akan difokuskan kepada area data center dan komunikasi dengan luar menggunakan internet yang aman dan terkendali.

Keamanan jaringan berjenjang dan mempunyai kemampuan fleksibel dari sisi jaringan dan aplikasi yang diperlukan.

Komponen Jaringan dan Infrastruktur yang diperlukan adalah sebagai berikut:

A. Rack System

Dalam membangun data center untuk Upgrade Infrastruktur sekuriti yang dimana harus ada solusi Rack yang flesibel untuk mendukung semua type server yang ada di market. Keuntungan dari solusi ini adalah ketidaktergantungan dengan salah satu brand tertentu untuk pemasangan rack ini.

49

Gambar 2.7 — Rack System

B. Firewall Jaringan

Firewalls merupakan, unit perangkat keras sebagai jasa perlindungan jaringan realtime yang lengkap di awal jaringan sebelum masuk ke LAN, yang didasarkan pada revolusioner Processor, adalah sistem yang dapat mendeteksi dan menghapuskan virus, Worm, dan lain ancaman yang content-based tanpa mengurangi kemampuan jaringan untuk aplikasi yang realtime seperti Web. Antirus Firewall sistem juga meliputi firewall yang terintegrasi, content filtering, VPN, pendeteksian penggangguan (intrusion detection) dan pencegahan, dan lalu lintas yang membentuk fungsi, membuat paling hemat biaya, menyenangkan, dan solusi perlindungan jaringan yang kuat.

C. Kabel Fiber Optic

Dalam management untuk konektifitas diperlukan penggabungan system cabling dan perangkat yang terkoneksi dalam intelligent networks, dimana perusahaan dapat melakukan track dan mendokumentasikan semua pergerakan, penambahan dan perubahan terhadap jaringan dari satu lokasi. Sistem ini secara otomatis akan mengoptimalkan penggunaan, mengelola

50

dokumentasi secara akurat dan membantu mencegah kesalahan. Dibutuhkan suatu system yang menjembatani antara management jaringan dan management physical layer– yang merevolusi cara pengelolaan dan kontrol terhadap jaringan.

Penggunaan kabel Fiber Optic memungkinkan perusahaan membangun jaringan lalu lintas data secara cepat dan akurat sehingga memudahkan proses lalu lintas informasi di dalam perusahaan.

D. Core Switch and Distribution Switch

Kebutuhan data yang besar dan pemanfaatan core switch merupakan kebutuhan penting dalam project ini. Core switch untuk mengatur semua traffic jaringan yang ada dalam project ini dan memberikan batasan-batasan atau otorisasi terhadap penggunaan data / traffic yang lewat.

Manfaat untuk pengguna :

Menjamin keandalan jaringan. Meningkatkan penggunaan bandwidth yang efisien Pengiriman informasi dengan efektif dan efisien, baik dari segi

kecepatan maupun biaya.

E. Anti Spam Firewall

Anti spam Firewall adalah anti spam Application Firewall yang memberikan perlindungan secara komprehensif dan proaktif terhadap suatu email dengan menggunakan security model (deny all unless allowed), dimana user hanya diijinkan untuk melakukan transaksi yang valid sesuai kewenangan yang diberikan, termasuk perlindungan terhadap email attacks seperti spam, email virus dan Email Blast Attack, Directory Harvest Attack (DHA) dan serangan lainnya.

51

Dapat menjalankan virus protection dengan automatis mengupdates untuk virus signatures dan pengaturan yang dibuat. Memiliki kemampunan untuk menghentikan virus email yang tidak di kenal (Zero-Hour Anti-Virus) dalam module protects terhadap virus baru dalam waktu beberapa menit.

Manfaat Utama dari aplikasi firewall adalah melindungi terhadap ancaman email baik yang dikenal maupun tidak dikenal, dan tidak hanya memberikan perlindungan terhadap ancaman yang sudah dikenal.

F. Web Security Appliances

Perusahaan harus mempunyai pengamanan untuk mengakses internet, karena banyak sekali alamat atau URL yang tidak baik atau ada kemungkinan yang sangat berbahaya untuk perusahaan.

Pertumbuhan bahan peledak dari spam, virus, phishing, dan spyware serangan (meningkatnya kemampuan dari penyerang untuk menyerbu keleluasaan pribadi pemakai atau end users untuk mencuri informasi yang sensitif dan pribadi) adalah suatu kecenderungan yang mengancam untuk mengikis stabilitas dari Internet itu. Keseluruhan pertumbuhan tak dapat dipungkiri: spam, sebagai contoh telah mencapai dalam suatu tahun 200 persen meningkat/kan dalam volume sejak 2002 dan spyware websites sudah berlipat empat dalam 2005. Lebih mengerikan lagi dibanding kenaikan yang belaka di dalam malware nya meningkatkan kejahatan. Beberapa tahun yang lalu, suatu infeksi/peradangan virus yang khas muncul dan berdampak pada kemampuan di dalam kinerja PC sehingga suatu sistem roboh/hancur. Hari ini, spyware dan virus secara teratur mengambil alih sistem yang terkena infeksi/tersebar, mencuri informasi keuangan dan pribadi dari PC atau server, dan menggunakan PC atau server sebagai landasan peluncuran untuk serangan lebih lanjut. Malware melanjut untuk melambaikan pada sebagian dalam kaitan dengan secara konstan mengubah taktik dari

52

malware pengembang. Pada bulan Desember 2005, FTC dikeluarkan suatu laporan yang berkesimpulan bahwa spammers sudah meninggalkan taktik kekuatan fisik dan sudah mengembangkan serangan yang ditargetkan lebih canggih yang harus diamankan dengan disaring sudah membatasi perlindungan. Para pembuat virus saat ini sangat pintar dengan membuat file yang dipasang di email tapi tidak terlihat atau kosong hanya ada URL link yang dimana Pemakai klik dengan diam-diam URL dan dengan tak hati-hati downloads suatu virus. Phishing websites sudah meningkatkan langsung bahwa mereka kini hampir tak dapat dibedakan dari perbankan yang riil dan e-commerce lokasi yang mereka buat secara virtual sebetulnya tidak ada.

Tidak hanya kemampuan malware menjadi lebih canggih, tetapi penyerang sudah mulai berkombinasi berbagai format dari malware untuk menciptakan “ancaman yang dicampur” untuk meningkatkan potensi dari keseluruhan serangan. Sober-Z yang adalah spam terbaru perjangkitan yang digunakan, virus, dan spyware untuk menyebarkan. Serangan itu pada awalnya diluncurkan melalui spammed emails dengan pemasangan yang karena virus. Sekali user’s mesin telah terkena infeksi dan tersebar, maka PC user itu telah dibajak dengan spyware dan menjadi bagian dari “ bot jaringan” dari PCS mayat hidup ( Zombei PC). Dengan ini PCS spam yang dikirimkan, informasi rekening bank dan kartu kredit yang dikumpulkan dan pengingkaran yang diluncurkan tentang serangan. Sober-Z tidaklah unik: 75 persen dari semua virus berisi spam mesin atau motor penyerahan dan 60 persen dari puncak sepuluh virus di 2005 beberapa bentuk yang telah tentang spyware kemampuan.

Suatu karakteristik yang terus meningkat umum tentang malware adalah kehadiran dari suatu URL yang seorang pemakai harus mengunjungi untuk diserang. Spam, URL-BASED virus, phishing serangan, dan spyware adalah semua mengarahkan pemakai persis sama benar URL yang dengki. Jika ini URLS dapat dengan teliti dianalisa, dan suatu reputasi dihubungkan dengan PC atau server. kemudian menghentikan serangan ini bisa dilakukan jauh lebih

53

dengan cepat dan dengan teliti– dan URL dapat dihindarkan, di dalam atau apapun juga yang metoda disebarkannya.

G. Wan Balancer

Kondisi perusahaan dimana harus terus-menerus terhubung dengan Internet yang dari ISP dan dimana ketergantungan sangat tinggi. Ini menyebabkan diperlukan Solusi WAN Balancer yang dapat melindungi dari menjalankan binis perusahaan yang tidak boleh berhenti yang tergantung dengan dari beberapa ISP yang ada. Dengan Solusi ini dapat terhubung dengan beberapa ISP dan dapat di intergrasikan satu dengan lainnya, dapat diatur dan digabungkan menjadi satu kesatuan internet yang lebih besar. Bila terjadi salah satu internet terputus akan secara automatis melakukan perpindahkan ke ISP lainya tanpa adanya kehilangkan koneksi terhadap internet yang lainnya.

H. Sistem Pengamanan Jaringan

Dalam perkembangan teknologi yang begitu cepat berdampak dengan semakin banyak ancaman yang datang dari luar dan dari dalam. Yang dimana dapat di gambarkan dalam grafik di bawah ini .

54

Gambar 2.8 — Ancaman Keamanan Informasi

Gambar di atas menunjukkan tingkat serangan dan perkembangannya dari waktu ke waktu, sehingga keamanan informasi pun menjadi sangat penting dan terus berkembang seriring dengan waktu.

Penanganan sistem keamanan yang terpadu secara menyeluruh sangat diperlukan untuk mengamankan dari sisi internal dan eksternal. Pembangunan sistem keamanan ini memerlukan waktu dan di bangun secara bertahap.

Gambar 2.9 — Tahapan Pengembangan Keamanan Sistem Informasi

Gambar di atas menunjukan tahapan dan jangka waktu untuk membangun sistem keamanan jaringan, dimana dapat ditentukan oleh perusahaan dalam memilih pengadaan pada saat yang sesuai dengan kondisi dan kepentingan dari pembangunan yang ada.

Sistem pengamanan jaringan memiliki beberapa sub sistem pengaman utama yang masing-masing akan memiliki fungsionalitas pengamanan, yang disesuaikan dengan kebutuhan, tujuan, dan fungsi dari setiap perangkat yang akan dibangun secara bertahap dalam pejalannya.

55

Kriteria teknis yang digunakan untuk memilih dan merancang arsitektur keamanan informasi adalah sebagai berikut:

Memiliki arsitektur keamanan sekuriti yang handal dan teruji. Memiliki arsitektur yang fleksibel untuk diintegrasikan dengan

berbagai fungsi pengamanan, dan dukungan report untuk pengambilan keputusan

Memiliki arsitektur yang memiliki keamanan berlapis, dapat mengamankan data dan informasi dari berbagai lapisan, baik komunikasi, aplikasi dan pengguna

Memiliki arsitektur keamanan yang berorientasi kedepan dan didukung oleh prinsipal dan komunitas global, yang sudah lama terbentuk, memiliki akuntabilitas dan dapat dibuktikan

Dari sisi infrastruktur keamanan informasi, terbagi dalam empat bagian integral yang masing-masing saling terhubung untuk bersama-sama mengelola keamanan informasi. Empat bagian tersebut adalah:

Application Security, adalah sistem keamanan yang diterapkan pada level aplikasi. Pada semua aplikasi, keamanan diterapkan melalui password dan login, sehingga masing-masing orang tercatat pada saat masuk ke dalam aplikasi.

System Security, adalah sistem keamanan yang dipasang pada server atau komputer pengguna untuk mencegah berbagai ancaman informasi. Sistem yang sering dipasang misalnya anti virus ataupun access control terhadap server.

Network Security, adalah sistem keamanan yang dipasang pada jaringan (network) perusahaan. Piranti yang dipasang misalnya anti spam, firewall, dan lain-lain.

End Point Security, adalah sistem keamanan yang dipasang pada klien ataupun user.

56

Gambar 2.10 — Infrastruktur Keamanan Informasi

Dengan demikian, dari sisi manajemen keamanan, terdapat dua hal yang perlu diperhatikan, meliputi:

Security Incident and Event Management — menangani event-event yang terjadi dalam bentuk konsolidasi log dan pelaporannya, menangani insiden keamanan informasi, mulai dari pencatatan, korelasi event, hingga analisis forensik.

Vulnerability Management — melaporkan celah-celah keamanan (security vulnerabilities) pada komputer-komputer klien maupun server di jaringan, serta membuat laporan kepatuhan (compliance) terhadap kebijakan serta best practices.

Selain dari sistem keamanan informasi, salah satu hal penting yang perlu dikembangkan adalah pembuatan Kebijakan Keamanan Informasi. Kebijakan dalam pengembangan sistem keamanan informasi merupakan pondasi dalam pemilihan perangkat yang akan di gunakan untuk mendukung secara lengkap dan tepat perlindungan yang akan didapatkan.

57

Dengan adanya kebijakan keamanan informasi memungkinkan semua pengguna di perusahaan mengerti dengan baik setiap prosedur dan proses yang harus dilakukan pada saat melakukan pekerjaan sehari-hari ataupun menghadapi berbagai ancaman keamanan informasi.

I. Manajemen Infrastruktur

Beberapa hal yang penting diperhatikan dalam manajemen infrastruktur adalah manajemen pengguna, manajemen sistem (systems management) dan manajemen keamanan (security management).

a. Manajemen Pengguna

Manajemen pengguna di perusahaan akan dilakukan secara terpusat menggunakan Active Directory sebagai directory services.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Hierarki dalam domain, berupa Organizational Unit perlu disinkronisasikan dengan struktur organisasi dan perubahannya dicatat secara terpusat.

Pembuatan, perubahan, dan penghapusan pengguna harus tercatat. Pengguna yang berupa karyawan harus terkait dengan kebijakan SDM.

Group policy perlu diterapkan untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi.

b. Manajemen Sistem

Di masa depan, perusahaan perlu mempersiapkan sistem untuk manajemen sistem (systems management). Manajemen sistem adalah administrasi sistem komputer terdistribusi dalam perusahaan. Kegiatannya meliputi:

58

Manajemen aset informasi (hardware, software beserta instalasinya);

Manajemen kinerja (pemantauan server, kapasitas, utilisasi); Manajemen aktivitas pengguna.

4. Manajemen dan Sumber Daya Manusia

Selain kebutuhan aplikasi perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan yang dibutuhkan, juga akan dilakukan analisis kebutuhan manajemen sistem informasi dan SDM yang diperlukan agar proses pengembangan teknologi informasi berjalan dengan baik.

Dalam kerangka ini, bidang-bidang yang menjadi tinjauan adalah:

Tabel 2.2. — Bidang Manajemen dan SDM

Investments & Project Management

Merupakan suatu set kebijakan dan prosedur dalam melakukan investasi di teknologi informasi dan menjalankan implementasi teknologi informasi agar hasilnya maksimal.

Policies & Organization

Merupakan suatu upaya dalam bentuk struktur organisasi, kebijakan, dan prosedur yang memastikan semua aspek teknologi informasi memiliki suatu landasan.

Support & Operation

Merupakan suatu set kebijakan dan prosedur dalam rangka memastikan semua aspek teknologi informasi dapat berjalan dengan baik

Risk Control Merupakan suatu set kebijakan dan prosedur yang memastikan bahwa semua resiko yang timbul akibat penggunaan dan implementasi

59

teknologi informasi telah dikaji dan senantiasa diamati dalam penggunaannya di level operasional.

Struktur Organisasi

Dalam manajemen moderen, yang dianggap sebagai sebuah infrastruktur sistem informasi dalam sebuah perusahaan adalah: network, data center facilities, server rooms, wiring, desktop, RDBMS, OS, integration, applications suport, processes, metrics, service level agreement, system management tools, computer-related hardware, commercial off the shelf software, email systems, ofice tools, dan people.

Dalam sejumlah teori, “infrastruktur” organisasi ini sering diistilahkan sebagai tiga buah entitas tidak terpisahkan, yaitu: people-process-technology dengan sejumlah komponen terkait, yang bisa dijabarkan sebagai berikut:

Tabel 2.3. — Infrastruktur Organisasi Teknologi Informasi

People Process TechnologyOrganiszation structure Change control HardwareSkills development Metrics ArchitecturesRoles and responsibilties

Problem management Software

Cultural; Legacy vs. Client/Server mentalities

Disaster recovery Integration

Communication Performance and tuning

OS

Training Security RDBMSTransitioning Staff Capacity planning Server

consolidationJob descriptions Software distribution High

availability (hardware)

Career path Asset management System management tools

60

Retaining staff Event monitoring StandardsMentoring staff Network management Data

warehouseSystem management toolsProduction acceptanceQuality assuranceStorate managementSchedulingService level agreementsBenchmark servicesCharge-backWersion/Release management

Peranan infrastruktur ini sifatnya sangat kritikal bagi sebuah perusahaan. Tanpa dimilikinya infrastruktur yang baik dan berkualitas, mustahil perusahaan dapat memiliki kinerja yang cukup untuk mengalahkan para pesaing bisnisnya di era globalisasi dewasa ini.

Yang menarik untuk dicermati adalah bahwa problem pertama (nomor satu) - yaitu “struktur organisasi” - ditemui pada seluruh perusahaan dan dianggap sebagai masalah utama yang dihadapi oleh manajemen. Hasil yang sangat mengejutkan ini memaksa berbagai praktisi manajemen dan teknologi informasi berpikir keras untuk dapat memberikan sebuah usulan rekomendasi mengenai kerangka struktur organisasi yang cukup baik untuk diterapkan perusahaan memasuk abad ke-21 dewasa ini.

Kerangka Struktur Organisasi Ideal

Setelah mempelajari sejumlah struktur organisasi divisi atau unit teknologi informasi di berbagai belahan dunia, Harris Kern dan kawan-kawan1 memperkenalkan struktur organisasi untuk perusahaan moderen di abad ke-21. Sesuai dengan peranan sistem dan teknologi informasi di masa mendatang, Kern lebih menyukai nama unit terkait sebagai “Enterprise Services” atau “Jasa Korporat” dibandingkan dengan nama lain yang berbau teknologi karena telah berubahnya cara orang melihat

1 Yaitu Stuart D. Galup dan Guy Nemiro yang ditelurkan dalam karyanya “IT Organisation: Building a Worldclass Infrastructure”.

61

teknologi informasi di dalam bisnis. Struktur organisasi yang direkomendasikan ini dibangun berdasarkan sejumlah pemikiran mendasar yang merupakan hasil studi secara mendalam selama beberapa tahun terakhir ini, di antaranya:

Dalam kesehari-hariannya perlu dibedakan antara sistem infrastruktur yang bersifat “mission critical” dan “non mission critical”. Sistem yang Mission Critical adalah infrastruktur teknologi yang harus selalu “stand by” atau berjalan tanpa henti selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Infrastruktur ini dikategorikan sebagai kritikal apabila perusahaan sangat bergantung bisnisnya dengan ketersediaan perangkat teknis ini secara utuh dan terus-menerus. Sementara itu sistem yang Non Mission Critical adalah infrastruktur teknologi yang harus selalu “on” atau berjalan selama jam kerja kantor yaitu dari jam 08.00 pagi sampai dengan 17.00 sore selama hari Senin sampai dengan Jumat. Sistem ini dibutuhkan untuk menunjang para pekerja dalam menjalankan aktivitas perusahaan sehari-hari baik yang bersifat “back office” maupun “front office”. Kedua jenis sistem ini perlu dibedakan karena dalam prakteknya akan memiliki perilaku dan spesifikasi berbeda, yang tentu saja akan berdampak terhadap penyusunan struktur organisasi yang efektif dengannya.

Semua karyawan dan staf yang berada di dalam Enterprise Services ini haruslah distrukturkan sedemikian rupa sehingga di antara mereka tidak ada hambatan birokratis yang kuat dan kaku, terutama bagi mereka yang bertanggung jawab terhadap sistem yang Mission Critical. Dalama kerangka ini, staf teknisi junior dan teknisi senior haruslah mudah bekerja sama secara tim dan bertanggung jawab kepada atasan yang sama. Merekapun diharapkan dapat berada secara fisik di lokasi yang sama agar sejumlah proses penting dapat terlaksana secara efektif, seperti: percepatan penularan ilmu dari staf senior ke juniornya, kejelasan jalur karir berikutnya dari staf junior, pembentukan dan perbaikan komunikasi antara level staf junior dengan seniornya, peningkatan kualitas pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dihadapi, pembelajaran mengenai manajemen proyek kepada staf junior, dan lain sebagainya.

62

Gambar 2.11 — Kerangka Struktur Organisasi IT

Pada kerangka struktur ideal tersebut, unit Enterprise Services merupakan suatu bagian yang bertanggung jawab terhadap perancanngan, pembangunan, pengembangan, pemeliharaan, dan pelayanan berbagai hal terkait dengan manajemen, sistem, dan teknologi informasi di perusahaan. Dalam kesehari-hariannya, seluruh individu yang berada di dalam struktur ini akan bekerja keras agar seluruh kebutuhan organisasi akan sebuah sistem informasi yang memiliki aspek reliability (dapat dipercaya), availability (tersedia dan dapat diakses), dan serviceability (ada yang membantu para pemakai dalam memenuhi berbagai hal). Oleh karena itu, jangkauan pekerjaan dari unit ini sangatlah luas, mulai dari pemenuhan kebutuhan pemakai akan perangkat aplikasi dan basis datanya, sampai dengan hal-hal operasional dan teknis seperti system security, disaster recovery, backup system, database updating, download schedule, change control, run production jobs, virus updates, dan lain sebagainya. Terkait dengan tugas tersebut di ataslah maka Enterprise Services akan dibagi menjadi sejumlah sub-struktur dengan fungsi seperti yang dijelaskan berikut ini. Harap dijadikan catatan, bahwa “penamaan” dalam kerangka bukanlah

63

menjadi hal utama, karena yang penting adalah esensi keberadaan dan tugas serta tanggung jawabnya di dalam kerangka strategis perusahaan.

Technical Support

Kelompok ini merupakan sebuah fungsi yang dapat dinilai terpenting karena memiliki tanggung jawab utama dalam hal penyediaan dan pengembangan berbagai infrastruktur dan aktivitas produksi sejumlah komponen teknologi informasi seperti program, aplikasi, basis data, dan perangkat lunak lainnya termasuk di dalamnya prosedur dan mekanisme adminitrasi dan manajemen berbagai sistem yang bersifat Mission Critical. Para profesional yang berada dalam unit ini adalah mereka yang merancang dan mengembangkan kerangka dan anatomi infrastruktur teknologi informasi perusahaan dimana ditangan merekalah tanggung jawab ketersediaan sistem selama 24/7 berada. Terkait dengan hal ini, mereka siap dihubungi dan melayani seluruh kebutuhan perusahaan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu non stop. Di antara pekerjaannya sehari-hari, bagian ini juga berfungsi untuk mengkoordinasikan persiapan pengadaan aplikasi bisnis maupun pengembangan aplikasi yang ada sekarang2, mempersiapkan lingkungan teknis sebagai prasyarat implementasi sistem berdasarkan kebijakan dan prosedur baku yang berlaku di perusahaan, menjadi penghubung antara manajemen fungsional lainnya (pemakai di tingkat pimpinan) dan para stakholder dengan individu yang ada di unit teknis, dan ikut serta dalam proses analisa kebutuhan bisnis perusahaan terhadap sistem dan teknologi informasi. Technical Support juga bekerja membantu pemakai atau customer lainnya dalam melakukan berbagai kegiatan instalasi software maupun hardware di PC mereka masing-masing, dan tentu saja menghubungkannya ke jaringan LAN, WAN, intranet, dan internet perusahaan agar yang bersangkutan dapat menjalankan aplikasi dan mengakses data yang dibutuhkan. Pemantauan dan pemeliharaan terhadap sejumlah peripherals seperti modem, hub, switch, router, dan

2 Yang dimaksud dengan pengadaan di sini adalah pembuatan aplikasi dari nol, pembelian perangkat aplikasi bisnis yang siap pakai, pengembangan yang sudah ada dalam bentuk versi atau release baru, maupun pengintegrasian atau migrasi ke sebuah sistem aplikasi lain.

64

lain-lain juga menjadi tanggung jawabnya. Tugas lain dari Technical Support adalah menyediakan dan menginstalasi patch yang diperlukan dan juga memelihara sistem manajemen basis data yang ada, disamping memperhatikan sejumlah perangkat seperti networking services, distributed file systems, domain name services, dan lain sebagainya. Dan tugas terakhir dari Technical Support adalah menginstalasi produk perangkat lunak aplikasi pihak ketiga (paket aplikasi siap terap) ke dalam komputer server dan sejumlah komputer client terkait. Technical Support pulalah yang melakukan eksekusi terhadap sejumlah perencanaan perusahaan terhadap implementasi sistem tertentu dan “mengeluarkan” aplikasi-aplikasi yang sudah tidak terpakai lagi oleh perusahaan.

Operations

Jika Technical Support bertugas menganalisa, merancang, menerapkan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem, maka bagian Operations bertanggung jawab untuk memonitor kelancaran kerja infrastruktur teknologi informasi sehari-hari. Selain mengawasi kelancaran tersebut, para profesional di dalam unit ini harus pula mengukur efektivitas dan efisiensi kinerja seluruh sumber daya teknologi informasi yang dipergunakan, seperti: server utilisation, response time, network traffic, bandwidth availability, dan lain sebagainya.

Help Desk

Sebagaimana namanya, Help Desk merupakan bagian yang bertanggung jawab menerima keluhan atau permasalahan dari pemakai (users) untuk selanjutnya memberikan solusi atau jawaban dari permasalahan tersebut (problem resolution). Karena berfungsi sebagai “satu-satunya” kontak yang dapat dan akan dihubungi oleh seluruh pengguna teknologi informasi di seluruh perusahaan, maka harus tersedia sejumlah jalur komunikasi yang mudah dihubungi oleh para customers. Kanal komunikasi yang dimaksud dapat berbagai cara, mulai dari yang tradisional seperti menggunakan telepon, fax, dan pager sampai yang moderen seperti email, PDA (Personal Digital Assistant), telepon genggam, internet, email, mobile device, dan lain sebagainya. Bentuk

65

interaksi dapat berbagai macam, mulai dari yang satu arah dan berbasis teks atau suara, sampai yang multi arah dan berbasis multimedia. Yang penting dari fungsi ini adalah problem pemakai terselesaikan secepat mungkin.

Network

Keseluruhan komponen infrastruktur seperti aplikasi, basis data, perangkat keras dan periperal lainnya yang ada di perusahaan bekerja di atas sebuah platform jaringan infrastruktur komunikasi dan transmisi fisik yang biasa disebut LAN atau WAN. Tanpa adanya jaringan ini, mustahil seluruh unit perusahaan yang ada di berbagai lokasi geografis berbeda dapat berkomunikasi secara cepat dan efektif melalui perangkat teknologi yang dimilikinya. Oleh karena itulah maka diperlukan sebuah unit khusus yaitu Network yang bertanggung jawab untuk merancang, membangun, mengembangankan, dan memelihara seluruh jaringan infrastruktur transmisi data digital yang dibutuhkan oleh perusahaan agar seluruh proses komunikasi data dan informasi dapat berlangsung secara baik, efektif, dan berkualitas.

Client Services

Unit Client Services yang beroperasi selama jam kerja kantor memiliki fungsi strategis untuk meningkatkan kompetensi dan keahlian para pemakai teknologi informasi yang ada di perusahaan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan level information technology literacy atau pemahaman pemakai mengenai peranan strategis dan taktis sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan di era globalisasi. Unit peningkatan pemberdayaan pemakai ini dalam kesehariannya menyelenggarakan sejumlah program seperti pelatihan, forum diskusi, observasi, seminar, dan workshop disamping “membuka pintu” untuk berbagai permasalahan “keingintahuan” pemakai terkait dengan ilmu di bidang sistem dan teknologi informasi. Unit ini perlu diadakan dan dikembangkan dengan pertimbangan bahwa perusahaan akan meningkat keunggulan kompetitifnya jika seluruh individunya “melek” teknologi atau paham benar mengenai bagaimana teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja perusahaan pada umumnya dan

66

meningkatkan kualitas kehidupan setiap individu yang ada di perusahaan pada khususnya.

Global Technologies

Perbedaan yang cukup mendasar antara teknologi informasi dan komunikasi dibandingkan dengan teknologi lainnya adalah kecepatan perkembangan dan pertumbuhan yang ada. Sejarah telah membuktikan bahwa kecepatan pertumbuhan untuk teknologi informasi di berbagai aspek bidang dan ilmu terkait dengannya terjadi secara eksponensial. Oleh karena itulah di dalam sebuah perusahaan yang bergantung pada teknologi ini harus memiliki sebuah unit yang berfungsi sebagai R&D (Research and Development) kecil-kecilan, dimana tugasnya adalah melakukan kajian terhadap trend teknologi informasi ke depan dan bagaimana pengaruh perkembangannya secara spesifik terhadap bisnis perusahaan. Hal ini sangat mutlak diperlukan oleh perusahaan tidak hanya sekedar untuk menambah wawasan semata, namun justru untuk mengantisipasi persaingan yang semakin ketat mendatang karena dikembangkannya sejumlah teknologi baru. Lihatlah bagaimana konsep semacam electronic commerce, electronic procurement, electronic government, electronic payment, dan lain sebagainya telah merubah cara orang melakukan bisnis karena adanya perubahan paradigma dan transformasi bisnis ke arah yang belum pernah terpikirkan sebelumnya. Dengan adanya unit Global Technologies ini, maka perusahaan akan selalu dapat berada dalam posisi “one step ahead” atau selangkah lebih maju karena telah dapat mengetahui platform bisnis yang akan terjadi di masa mendatang.

Dari struktur tersebut terlihat secara jelas bahwa organisasi yang dibuat benar-benar berdasarkan “customer oriented” atau “user oriented” karena yang penting bagi perusahaan adalah infrastruktur sistem dan teknologi informasi dapat tersedia dengan aspek reliable, availability, dan serviceability yang tinggi. Melalui sistem pembagian fungsi yang ada terlihat pula bagaimana sebenarnya di masa mendatang information technology literacy dari individu atau user perusahaan dituntut pada

67

level kematangan tertentu sebagai prasyarat dapat dimanfaatkannya teknologi informasi sebagai senjata dalam bersaing.

2.1.3 Penyusunan Roadmap dan Strategi Implementasi

Dalam tahap ini dilakukan suatu perencanaan bagaimana proses transformasi dari kondisi yang ada sekarang menuju kondisi masa mendatang yang akan dituju oleh perusahaan.

Dalam melakukan implementasi infrastruktur, digunakan beberapa strategi bertingkat untuk memastikan agar Upgrade Infrastruktur dapat dirancang, dibangun, dan diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan, fungsi, dan sasarn Upgrade Infrastruktur.

Strategi utama adalah Strategi Transformasi yang bertujuan untuk menyelaraskan antara aspek organisasi dengan aspek sistem informasi.

Salah satu bagian penting dari Strategi Transformasi adalah proses Build, yaitu pembangunan sistem informasi ini, karena cukup krusial dan rumit. Untuk itu, proses Build ini membutuhkan juga Strategi Implementasi yang tepat agar Upgrade Infrastruktur sekuriti yang dibangun sesuai dengan konsep transformasi yang direncanakan di level organisasi.

Salah satu bagian dari Sistem Informasi yang harus diperhatikan adalah Aplikasi, karena Aplikasi-lah komponen utama dari Upgrade Infrastruktur yang harus disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk itu pengembangannya juga menggunakan suatu strategi atau Metoda Pengembangan Aplikasi.

68

Strategi Tranformasi

Strategi Implementasi

Strategi Pengembangan Aplikasi

Level Organisasi

Level Kegiatan Implementasi

Level Pengembangan Aplikasi

A. Strategi Transformasi

Gambar 2.12 — Metodologi Pengembangan Aplikasi

Dalam mengimplementasikan suatu sistem informasi, dipastikan akan terjadi suatu transformasi, yang didefinisikan sebagai perubahan dari segi cara kerja, penambahan proses kerja, dan juga proses alih teknologi. Agar berhasil dengan baik, dibutuhkan suatu manajemen perubahan (change management) yang baik. Salah satu kriteria manajemen perubahan (change management) yang baik adalah memiliki strategi yang tepat untuk melakukan transformasi tersebut.

Untuk mengimplementasikan Upgrade Infrastruktur ini akan digunakan strategi transformasi dengan metoda e-framework yang berorientasi kepada strategi yang memastikan bahwa proses transformasi akan dilakukan secara berkesinambungan, sehingga seiring waktu, sistem informasi akan senantiasa disempurnakan agar lebih mengakselerasi proses transformasi di organisasi.

Secara diagram, proses tersebut dapat digambarkan sebagai berikut.

69

Gambar 2.13— Diagram Pengembangan Aplikasi

Transform

Proses pertama yang harus dilakukan untuk melakukan transformasi di suatu organisasi dalam hal mengadopsi sistem adalah melakukan transformasi di bagian yang paling mendasar yaitu transformasi pola pikir dan paradigma.

Pola pikir dengan adanya suatu sistem informasi akan berbeda, karena sistem informasi memungkinkan beberapa hal yang tadinya tidak mungkin dilakukan menjadi mungkin. Misalnya, tanpa suatu sistem informasi, pelaporan biasanya dilakukan dalam periode tertentu (tiap hari, tiap minggu, tiap bulan), namun konsep real time dari suatu sistem informasi memungkinkan pelaporan selalu berupa data yang up-to-date, terkini, yaitu pada saat laporan diminta. Kemampuan ini jelas mengubah berbagai asumsi dan pola pikir, yaitu ekspektasi akan kualitas informasi akan semakin meningkat.

70

Strategi e-framework akan menempatkan proses Transform ini sebagai langkah pertama dari proses transformasi bagi Upgrade Infrastruktur saat mengimplementasikan Upgrade Infrastruktur, dengan cara berusaha menyelaraskan antara fungsi dan peran Upgrade Infrastruktur sekuriti dengan kebutuhan akan sistem informasi.

Build

Proses kedua yang dilakukan adalah membangun sesuai dengan konsep transformasi yang dicanangkan secara keseluruhan. Proses build akan menyentuh aspek pembangunan sistem informasi secara keseluruhan yang mencakup :

TeknologiKomponen-komponen Upgrade Infrastruktur seperti : infrastruktur, perangkat keras, perangkat lunak, dan aplikasi.

Sumber Daya Manusia

Memastikan bahwa pengguna dan stakeholder lainnya dapat menggunakan Upgrade Infrastruktur sekuriti sebagaimana mestinya.

ProsesMemastikan bahwa Upgrade Infrastruktur memungkinkan kolaborasi antar pengguna dalam bentuk proses di organisasi berjalan dengan baik.

Run

Proses berikutnya adalah proses penggunaan Upgrade Infrastruktur dalam proses sehari-hari. Selain untuk membiasakan diri, proses ini juga merupakan proses stabilisasi dari sistem informasi sendiri, karena di proses ini masih ada kemungkinan ditemukan kesalahan yang ditemukan pada sistem informasi, yang akan langsung diperbaiki.

Selain itu, aspek kinerja sistem informasi yang terdiri dari berbagai kommponen akan terus dilakukan proses fine tuning hingga mencapai suatu tingkat kinerja yang paling optimal.

Leverage

71

Dari proses penggunaan Upgrade Infrastruktur sekuriti ini akan ditemukan berbagai umpan balik (feedback) yang memberikan berbagai ide, usulan, maupun permintaan akan perubahan (adjustment) terhadap sistem informasi.

Semua umpan balik itu akan menjadi pemicu dari transformasi berikutnya, sehingga secara keseluruhan proses e-framework ini menjamin adanya transformasi yang berkesinambungan.

B. Strategi Implementasi

Dasar Strategi : Pengembangan Bertahap

Dalam kondisi dimana saat ini Upgrade Infrastruktur sama sekali belum memiliki sistem informasi yang terintegrasi, maka strategi yang dirasakan paling baik adalah yang sifatnya bertahap, agar kemajuan dan penggunaan dapat berjalan beriringan.

Strategi pengembangan bertahap memiliki ciri-ciri atau karakteristik sebagai berikut:

Kemajuan Terlihat

Setiap tahap akan menghasilkan suatu kemajuan yang terlihat jelas hasilnya sehingga semua stakeholder dapat merasakan manfaat dari sistem informasi secepat mungkin. Semua stakeholder termasuk pengguna akan lebih percaya diri dalam mengadopsi sistem informasi dalam proses keseharian mereka.

Proses Pembelajaran Efektif

Para pengguna sistem beradaptasi ke budaya teknologi informasi, secara bertahap. Proses belajar sedikit demi sedikit ini akan lebih efektif dan menghasilkan.

Perbaikan Terus Menerus

72

Pengembangan bertahap memungkinkan terjadinya umpan balik secepatnya, yang langsung dapat diterapkan di tahapan selanjutnya (tidak perlu menunggu semuanya selesai).

Dalam setiap tahap akan terjadi suatu proses implementasi yang tahapannya sebagai berikut :

Gambar 2.14 — Tahapan Implementasi

Perencanaan (Planning)

Tahapan ini memiliki tujuan penyamaan persepsi mengenai ruang lingkup beserta semua resiko dan kendalanya, dan menyusun jadwal rinci kegiatan proyek sebagai daftar acuan pelaksanaan.

Kegiatan yang dilakukan antara lain :

Identifikasi kebutuhan sistem dan infrastruktur yang akan dimasukkan dalam ruang lingkup dan yang TIDAK termasuk dalam ruang lingkup.

Identifikasi tingkat prioritas dari kebutuhan sistem dan infrastruktur yang termasuk dalam ruang lingkup.

Mendefinisikan Sasaran, Ketergantungan, Konteks, serta strategi pengendalian kegiatan.

73

Mendefinisikan kendala dan asumsi-asumsi. Identifikasi dampak & resiko yang mungkin dihadapi. Menyusun Tahapan Aktifitas dan Jadwal kegiatan secara detail.

Analisa Sistem (System Analysis)

Penentuan kebutuhan sistem (system requirement), meliputi : proses analisis terhadap sistem yang ada, dan analisis kegiatan.

Beberapa kegiatan di tahapan ini adalah :

Diskusi mengenai kebutuhan sistem lebih detail, dan jika perlu dibangun suatu prototipe / demo / POC

Membuat kerangka desain sistem sistem keamanan yang akan dibangun.

Review tahap akhir dan proses persetujuan desain sistem secara keseluruhan.

Desain dan Pengembangan keamanan sekuriti

Tahapan ini berisi pembuatan perangkat lunak (aplikasi) beserta komponen pendukungnya.

Kegiatan antara lain :

Membuat desain dan SOP sesuai Desain Sistem keamanan Persiapan dan proses instalasi infrastruktur sesuai spesifikasi

yang telah disetujui. Membuat panduan operasional sesuai desian keamanan

sekurit jaringan yang dibangun. Melakukan System Integration Testing (SIT) untuk menjamin

konektifitas antar semua komponen Sistem Informasi perusahaan.

74

User Acceptance Test

Pengujian sistem, berdasarkan kasus-kasus dan proses-proses sehari-hari.

Kegiatan yang dilakukan :

Membuat scenario pengujian untuk semua komponen sistem informasi.

Membuat pelaporan mengenai bagian-bagian sistem informasi yang masih memiliki permasalahan yang harus diperbaiki.

Pelatihan (Training)

Setelah diuji, maka tahapan berikutnya adalah memberikan pelatihan formal kepada semua pengguna berdasarkan tugas dan fungsi masing-masing.

Perawatan (Implementation Support)

Untuk menjamin bahwa penggunaan bisa berjalan dengan baik, maka dukungan terhadap penggunaan day-to-day harus ada.

Proses ini akan dilakukan oleh tim help-desk yang akan bisa memonitor penggunaan, sekaligus menjadi tempat bertanya bagi para user yang mengalami kesulitan.

C. Strategi Pengembangan Keamanan Jaringan

Keamanan jaringan perusahaan adalah suatu bagian yang paling krusial karena mengandung apa yang diinginkan oleh pengguna untuk memenuhi kebutuhannya.

Guna memastikan bahwa pekerjaan pembangunan keamanan memenuhi kebutuhan pengguna perusahaan, maka dibutuhkan suatu metodologi pengembangan keamanan yang baik.

75

Metodologi pengembangan jaringan ini didasarkan pada hal-hal sebagai beirkut:

Simplicity — Terus-menerus bekerja membuat sistem sesederhana mungkin dengan cara yang sederhana, dan tetap bekerja. Tetapi tidak lebih sederhana dari itu.

Feedback — Tidak membiarkan asumsi bertahan lama. Kita mencari umpan balik dan komentar dari para pengguna secepat mungkin.

Communication — Berkomunikasi secara terbuka dan jujur, karena kebanyakan kesulitan yang terjadi dalam proyek adalah hasil dari miskomunikasi.

Harmonious Aggressiveness — Pengupayaan agar kegiatan berjalan cepat, dengan cara mengidentifikasi dan memperbaiki apa pun yang memperlambat pekerjaan, dengan tetap berpikiran terbuka, imparsial, dan bersimpati satu sama lain.

Visibility — Menjelaskan kepada pihak pengguna tentang apa dan mengapa yang kita lakukan setiap waktu. Setiap risiko dan potensi masalah tidak ditutup-tutupi, dan setiap penundaan selalu dilaporkan begitu pertama kali diketahui.

2.3. TAHAPAN PENGERJAAN

Langkah-langkah dalam Pengembangan Rencana Induk (Master Plan) Teknologi Informasi bisa digambarkan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 2.15 — Tahapan Pengerjaan IT Master Plan.

76

Penentuan Ruang Lingkup

Analisis Lingkungan Organisasi

Analisis Lingkungan Sistem dan TI

Analisis Kebutuh-an Informasi

Menentukan Sistem dan Teknologi

Strategi Pengembangan dan pemeliharaan

Sebagaimana bagan di atas, tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam proses pengerjaan proyek ini dapat dijelaskan secara sederhana sebagai berikut:

Pertama, penentuan ruang lingkup dan tujuan proyek. Dalam fase ini juga dilakukan persiapan baik dari sisi konsultan maupun pihak perusahaan dan dilakukan sosialisasi terhadap apa yang akan dikerjakan konsultan. Tujuan dari sosialisasi ini adalah untuk menyamakan visi dan memudahkan dalam proses pengambilan berbagai data di lapangan.

Kedua, analisis lingkungan organisasi. Dalam hal ini adalah menganalisis kondisi lingkungan organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kompetisi, daya saing, dan berbagai hal lain terkait dengan kepentingan organisasi.

Ketiga, analisis lingkungan sistem dan teknologi informasi. Dalam hal ini menyangkut analisis kondisi sistem dan teknologi informasi yang ada sekarang, dan bagaimana perkembangan teknologi di luar organisasi. Tahapan ini akan memetakan kondisi obyektif sistem dan teknologi informasi yang ada sekarang dan mengaitkannya dengan kebutuhan di masa mendatang. Kesenjangan antara sistem yang ada sekarang dengan kebutuhan di masa mendatang inilah yang akan menjadi dasar bagi pengembangan sistem di masa mendatang.

Keempat, adalah menganalisis terhadap kebutuhan sistem informasi, yang dimulai dengan analisis kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi seperti apa. Dalam fase ini ditentukan apa saja yang menjadi kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi.

Kelima, menentukan teknologi seperti apa yang akan dikembangkan oleh STAIN SURAKARTA disesuaikan dengan kebutuhan sistem di atas. Kebutuhan teknologi ini menyangkut kebutuhan perangkat lunak aplikasi, kebutuhan perangkat keras, dan kebutuhan jaringan.

Keenam, menentukan strategi pengembangan, implementasi, dan juga pemeliharaan sistem. Fase ini juga menentukan prioritas portfolio proyek, dan juga roadmap perencanaan implementasi proyek secara

77

keseluruhan. Di sini dipetakan proyek apa yang akan dikerjakan dalam tahun ini, dan juga di tahun-tahun depan.

Ketujuh, Pelaporan dan Pelatihan bagi manajemen dan staf divisi Teknologi Informasi STAIN SURAKARTA. Pelatihan menyangkut sistem yang digunakan dan transfer teknologi bagi staf STAIN SURAKARTA yang terkait dengan Teknologi Informasi.

78

3 Kondisi Saat Ini

3.1 SEJARAH, VISI, MISI, DAN TUJUAN

3.1.1 Sejarah

Secara historis, Surakarta adalah pusat kebudayaan Jawa Islam yang mengikatkan pada akar-akar historis kerajaan Islam Mataram dan merupakan barometer dinamika ideologi/kepercayaan agama di Indonesia. Oleh karena itu, H. Munawwir Syadzali, MA (Mantan Menteri Agama) pada tahun 1992 memprakarsai Lembaga Pendidikan Tinggi Islam Unggulan yang mampu menghasilkan lulusan (output) yang mumpuni di Solo Raya dan sekitarnya.

Lahirnya lembaga pendidikan tinggi Islam ini merupakan program lanjutan setelah kesuksesan H. Munawwir Syadzali, MA mendirikan berbagai Madrasah Aliyah Program Khusus (MAPK) pada tahun 1987 yang tersebar di berbagai wilayah di Indonesia. Berbagai lulusan dari MAPK yang merupakan bibit unggulan perlu ditampung di Perguruan Tinggi agar kemampuan mereka bisa dikembangkan secara lebih maksimal.

Munawwir ketika itu menyatukan dua fakultas daerah di bawah STAIN Walisongo Semarang menjadi satu ke Surakarta dalam bentuk Sekolah Tinggi mencakup Fakultas Ushuluddin Kudus dan Fakultas Syariah Pekalongan. Sehingga secara historis STAIN Surakarta merupakan induk dari STAIN Kudus dan Pekalongan. Pembukaan kedua fakultas di Surakarta itu secara resmi diawali dengan kuliah perdana Fakultas Syariah dan Ushuluddin, pada tanggal 12 September 1992 di Balai Kota Surakarta yang disampaikan langsung oleh H. Munawwir Sadzali.

Dua fakultas Syari’ah dan Ushuluddin yang telah dipindahkan ke Surakarta itu berkembang bagus dan mengejutkan karena calon

79

mahasiswanya cukup unggul berasal dari lulusan MAPK di seluruh Indonesia dan perhatian dari pihak Departemen Agama Pusat sangat besar. Kedua faktor ini menjadi motivator besar dalam mengembangkan kedua fakultas itu. Pada tahun 1997, tepatnya pada tanggal, 1 Juli 1997 terjadi kebijakan Depag untuk mengubah seluruh fakultas STAIN, khusunya yang berada diluar kampus induknya, menjadi Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) termasuk dua fakultas yang baru di Surakarta. Pembentukan STAIN Surakarta ini diperkuat dengan keberadaannya secara geografis di Solo Raya yang mencakup beberapa kota/kabupaten eks karesidenan Surakarta yakni: Boyolali, Karanganyar, Klaten, Surakarta, Wonogiri, Sragen, Grobogan. Kebanyakan daerah-daerah ini merupakan kantong-kantong populasi dan ideologi.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi, misi dan tujuan STAIN SURAKARTA adalah sebagai berikut:

VISI

Menjadikan STAIN Surakarta sebagai lembaga perguruan tinggi Islam unggul dan mandiri dalam pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta pusat kajian ke-Islaman dan transformasi sosial.

”.

MISI

1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang berorientasi pada transformasi social sebagai agent of change (pelaku perubahan).

2. Menumbuhkembangkan kehidupan kampus yang Islami.

3. Mempersiapkan sivitas akademika yang berilmu amaliah, beramal ilmiah dan berakhlak karimah.

4. Mendorong pembaruan pemikiran Islam

80

5. Mengantarkan mahasiswa yang berwawasan luas, kompetitif, mampu memenuhi kebutuhan masyarakat dan siap menghadapi tantangan global berdasarkan nilai-nilai Islam.

3.1.3 Tujuan

Tujuan penyelenggaraan pendidikan di STAIN SURAKARTA adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki

kemampuan akademik dan professional

2. Mengembangkan, menciptakan dan menerapkan ilmu pengetahuan, IPTEK

dan seni yang bernafaskan Islam.

3. Menyebarluaskan ilmu pengetahuan, IPTEK dan seni yang bernafaskan

Islam.

4. Mengupayakan penggunaan ilmu pengetahuan, IPTEK dan seni yang

bernafaskan Islam untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

3.1.4 Jurusan dan Program Studi yang dimiliki:

Saat ini, STAIN Surakarta memiliki enam jurusan dan 12 program studi. Dan sejak tahun 2007 ini memiliki program pasca sarjana (S2) dengan tiga program studi, seperti dalam rincian berikut:

Nu

mJurusan Program Studi

1 Syariah (S1)al-Ahwal as-Syakhshiyyah

Mu’amalah

2 Ushuludin (S1)Tafsir Hadits

Akidah Filsafat

3 Tarbiyah (S1)Pendidikan Agama Islam

Pendidikan Bahasa Arab

4 Dakwah (S1)Komunikasi dan Penyiaran Islam

Bimbingan dan Penyiaran Islam

5Ekonomika dan

Bisnis Islam (S1)

Manajemen Syariah

Keuangan dan Perbankan

6Bahasa dan Sastra

(S1)

Sastra Inggris

Pendidikan Bahasa Inggris

81

7 Pascasarjana (S2)

Manajemen pendidikan Islam

Manajemen Perbankan Islam

Studi al-Qur'an

3.1.2 Strategi Pengembangan STAIN SURAKARTA

Strategi Pengembangan STAIN SURAKARTA tertuang dalam Rencana Strategis STAIN SURAKARTA, dengan beberapa tujuan sebagai berikut:

1. Perkembangan cara berpikir, visi, misi dan budaya dosen dan manajemen

pendidikan tinggi

Untuk penerapan teknologi maju dan visi kewirausahaan untuk masa depan STAIN Surakarta, perlu untuk mengubah cara berpikir, visi, misi dan budaya. Program ini akan dilaksanakan melalui beberapa kegiatan seperti pelatihan, kunjungan ke industri, presentasi dan diskusi; melibatkan mahasiswa untuk praktek pengalaman; undangan untuk para pakar di bidang pemasaran, operasi, dan pemilik bisnis yang sukses untuk berbagi pengalaman; pengayaan isi pendidikan yang didasarkan pada kegiatan-kegiatan.

2. Pengembangan kurikulum, silabus dan konten

Pengembangan program ini memerlukan upaya yang komprehensif yang mencakup perbaikan, penyuluhan dan memperdalam isi, kurikulum dan silabus.

Program ini akan dilaksanakan dengan beberapa kegiatan seperti pelatihan, kunjungan ke industri, presentasi dan diskusi; melibatkan mahasiswa untuk prkatek pengalaman; undangan untuk para pakar di bidang pemasaran, operasi, dan pemilik bisnis yang sukses untuk berbagi pengalaman; pengayaan isi pendidikan yang didasarkan pada kegiatan-kegiatan ; kolaborasi skema dengan konsultan pendidikan yang memiliki visi yang sama untuk memajukan pendidikan Islam di Indonesia.

3. Pengembangan prasarana, sarana dan instrument penunjang pendidikan

82

Untuk mendukung pelaksanaan pendidikan yang disiplin yang luas, maka dibutuhkan pendukung berupa prasarana sarana dan instrumen peralatan laboratorium dan studio.

4. Sarana pendukung operasional

Pelaksanaan pendidikan agar dapat berjalan dengan baik dibutuhkan sarana penunjang operasional sebagai pendukung terlaksananya proses pendidikan dengan baik, adapun sarana pendukung yang dibutuhkan saat ini adalah : a. Kendaraan dinas

b. Bis mahasiswa

c. Genset penunjang operasional dan supplay listrik

d. Video comfrence

e. Finger print sebagai akses dan pendukung human resorce manajemen

f. Paging system sebagai pendukung manajemen operasional kantor

g. Hybrid PABX sebagai pendukung manajemen komunikasi dilingkungan kantor

5. Sarana pendukung manajemen dan pendidikan

Proses pendidikan yang maju harus didukung oleh manajemen dan sumber daya sarana yang baik dan mendukung terjadinya transformasi keilmuan yang cepat, tepat dan akurat, saat ini sarana pendukung haruslah dikemas dalam teknologi yang baik dan tepat guna, oleh karena itu dibutuhkan sarana pendukung yang tepat, maka kami mengajukan sebagai berikut :a. Laptop sebagai sarana pendukung pengajaran dosen

b. Komputer sebagai sarana pendukung pekerjaan administrasi

c. Data center yang berstandar keamanan internasional

d. System jaringan komunikasi data yang menjamin keakuratan data

e. Penambahan koleksi Buku perpustakaan

f. System pengelolaan perpustakaan yang berbasis pada digital library dan security

system

6. Pengembangan fisik dan prasarana

83

Pembangunan prasarana fisik dan STAIN Surakarta akan dialokasikan di kampus utama untuk pembangunan ruang kelas, perkantoran, aula, dan ruang laboratorium

3.2 LAPISAN PROSES BISNIS

3.2.1 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi STAIN SURAKARTA terdiri dari:

Ketua;

Pembantu Ketua I Bidang Akademik;

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi dan Keuangan;

Pembantu Ketua III Bidang Kemahasiswaan;

84

Adapun struktur organisasi tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini.

Gambar 3.1 — Struktur organisasi STAIN SURAKARTA

Pada Gambar 3.1 terlihat bahwa Ketua yang dipilih oleh Senat Institut memegang kekuasaan tertinggi yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan operasional institut.

85

Pembantu Ketua I, yang merupakan Pembantu Ketua Bidang Akademik mengurus berbagai persoalan terkait akademik Perguruan Tinggi. Karenanya, Pembantu Ketua I membawahi Ketua-Ketua Jurusan yang ada di STAIN SURAKARTA.

Pembantu Ketua II mengurusi masalah administrasi dan keuangan. Urusan administrasi institut, termasuk administrasi dan keuangan mahasiswa ada di bawah pengawasan Pembantu Ketua II ini.

Pembantu Ketua III mengurusi masalah kemahasiswaan. Pembantu Ketua III membawahi bidang-bidang yang mengurus kegiatan mahasiswa.

Pengelolaan Teknologi Informasi diletakkan secara khusus pada satu Unit Pelaksana Teknis Komputer, yaitu Puskom (Pusat Komputer)

3.3 LAPISAN SISTEM INFORMASI

3.3.1 Inventori Aplikasi yang Ada

Tabel 3.2 berikut ini memperlihatkan aplikasi-aplikasi yang telah ada dan dipergunakan di lingkungan STAIN SURAKARTA.

Tabel 3.2 — Inventori aplikasi.

No Nama Aplikasi Fungsi Pengguna

1 Sistem Informasi Akademik

Mengelola proses akademik, mulai dari proses pencatatan nilai mahasiswa, profil dan data mahasiswa serta dosen, dan informasi terkait data-data akademik

Bagian Akademik

2 Sistem Informasi Perpustakaan

Mengelola katalog perpustakaan dan mencatat transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan

Perpustakaan

3 Sistem Informasi Kepegawaian

Pengelolaan profil dan data-data pegawai

Bagian Umum

86

No Nama Aplikasi Fungsi Pengguna

4 Sistem Informasi Keuangan

Mencatat berbagai transaksi keuangan

Bagian Keuangan

5 Website Menampilkan profil dan berita-berita STAIN SURAKARTA

Hampir secara keseluruhan, kecuali website dikembangkan secara outsourcing melalui pihak ketiga.

3.4 LAPISAN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Dilihat dari sisi manajemen, pemetaan aplikasi memperlihatkan tingkat strategik (strategic), taktis (tactical) dan operasional (operational). Saat ini belum ada aplikasi yang dapat ditempatkan di tingkat strategik. Keseluruhan aplikasi saat ini ditempatkan pada proses operasional

3.5 LAPISAN INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI INFORMASI

3.5.1 Komputer End User

Saat ini di STAIN SURAKARTA terdapat komputer PC Desktop dan Laptop yang tersebar di berbagai bagian.

3.5.2 Jaringan

Beberapa informasi menyangkut jaringan adalah sebagai berikut:

Jaringan dibagi menjadi beberapa LAN, dan terdapat pula wireless access point untuk menyediakan jasa akses nirkabel bagi pengguna mobile.

87

3.6 LAPISAN MANAJEMEN DAN ORGANISASI SI/TI

3.6.1 Struktur Organisasi

Layanan Teknologi Informasi saat ini dilayani oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat Komputer (Puskom) yang diketuai oleh Ahmad Sigit. Puskom inilah yang bertanggung jawab penuh terhadap proses operasional dan pengembangan Teknologi Informasi di STAIN SURAKARTA. Secara struktural, UPT Komputer berada di bawah Pembantu Ketua II.

3.6.2 Kebijakan yang Dimiliki Sehubungan dengan TI

Hingga laporan ini disusun, belum ada kebijakan yang secara spesifik mengatur penggunaan Teknologi Informasi yang disahkan secara formal sebagai kebijakan STAIN secara keseluruhan.

88

4 Analisis Kondisi Saat Ini

4.1 ANALISIS UMUM

Pada saat Master Plan ini disusun, dilakukan suatu pengukuran terhadap maturitas manajemen teknologi informasi STAIN SURAKARTA dengan menggunakan framework CobiT sebagaimana dijelaskan di Bagian 1 di atas.

4.1.1 PO1 Perencanan Strategis Teknologi Informasi

Perencanaan Strategis Teknologi Informasi dibutuhkan sebagai upaya organisasi untuk mengelola dan mengatur sumber daya Teknologi Informasi agar sesuai dengan strategi dan prioritas organisasi. Bagian/Divisi Teknologi Informasi dan manajemen perlu meyakinkan bahwa pengembangan dan pengadaan sistem dan teknologi informasi membawa nilai tambah yang tinggi terhadap pengembangan dan daya saing organisasi.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan sebagai berikut:

STAIN Surakarta telah memiliki Rencana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi (IT Strategic Plan) tahun 2005-2010. IT Master Plan ini dibuat tahun 2005 yang menjadi dasar pengembangan Teknologi Informasi hingga tahun 2010.

IT Master Plan dibuat oleh tim adhoc yang ditunjuk oleh Ketua STAIN. Tim adhoc ini bekerja mulai dari proses perencanaan kegiatan hingga terbentuknya IT Strategic Plan STAIN Surakarta.

Manajemen STAIN Surakarta mengkomunikasikan Rencana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi kepada pegawai, dosen, dan juga mahasiswa.

Perencanaan Strategis Teknologi Informasi di STAIN Surakarta dibuat berdasarkan visi, misi, dan strategi yang tertuang dalam Rencana Strategis Pengembangan STAIN Surakarta secara

89

keseluruhan. Dengan demikian, perncanaan strategis Teknologi Informasi dibangun mengikuti dasar-dasar yang telah ditetapkan dalam visi, misi, dan strategi organisasi.

Belum ada kebijakan baku yang tertulis mengenai proses pelaksanaan Rencana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi. Beberapa kebijakan masih bersifat parsial, tidak menyeluruh, dan belum disahkan secara resmi sebagai kebijakan STAIN Secara keseluruhan.

Proses evaluasi dan monitoring dilakukan secara berkala setiap tahun sekali pada awal perencanaan anggaran. Namun demikian, belum ada sistem/aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses evaluasi dan monitoring semacam ini.

Dari hasil pengamatan dan evaluasi terhadap kondisi di atas, berdasarkan pada kondisi temuan saat audit dilakukan, tingkat “maturity level” STAIN Surakarta untuk Sub Domain Perencanaan Strategis Teknologi Informasi adalah 2,35, atau masih dalam kategori “repeatable but intuitive”.

4.1.2 PO3 Menentukan Arah Pengembangan Teknologi Informasi

Manajemen organisasi menentukan arah pengembangan Teknologi Informasi yang memungkinkan manajemen memberikan dasar-dasar pengembangan Teknologi Informasi yang memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan. Hal itu dilakukan agar Teknologi Informasi yang dikembangkan bisa dilakukan secar integral, menyeluruh, dengan standar baku yang telah ditentukan.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan data-data dan informasi sebagai berikut:

STAIN Surakarta telah memiliki dokumen perencanaan arah pengembangan teknologi dan infrastruktur Teknologi Informasi yang tertuang dalam Blue Print Pengembangan Teknologi Informasi STAIN Surakarta.

90

Kebijakan terhadap pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi yang terdapat dalam Blue Print Teknologi Informasi merupakan regulasi yang masih bersifat strategis. Belum terdapat kebijakan baku yang bersifat taktis berupa petunjuk teknis untuk implementasi infrastruktur.

Pada proses pelaksanannya, pengembangan Teknologi Informasi dilakukan berdasarkan kebutuhan pengguna dan berbagai masukan dari lapangan, dan belum merupakan kegiatan yang terrencana. Berbagai masukan tersebut didapatkan baik secara internal, maupun dari eksternal STAIN, terutama dari vendor.

STAIN Surakarta mengadakan pelatihan berkelanjutan bagi staf yang mengelola bidang Teknologi Informasi sehingga memungkinkan penggunaan Teknologi Informasi disesuaikan dengan kebutuhan dan trend teknologi di masa mendatang.

Dengan melihat dan mengamati berbagai kondisi di atas, maka STAIN Surakarta berada pada level 2,25 untuk sub domain Menetukan Arah Pengembangan Teknologi Informasi.

4.1.3 PO4 Menentukan Organisasi Teknologi Informasi dan Keterkaitannya

Pada sub domain ini akan dilihat bagaimana organisasi mengembangkan struktur organisasi berupa divisi ataupun bidang yang mengelola Teknologi Informasi di dalam organisasi. Struktur organisasi ini penting agar pengelolaan Teknologi Informasi bisa berjalan dengan efektif dan efisien sesuai kebutuhan.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan data-data sebagai berikut:

Saat ini, di STAIN Surakarta telah dibentuk organisasi yang khusus menangani masalah IT, yaitu Unit Pelaksana Teknis (UPT) Komputer.

Staf pelaksana di UPT Komputer merupakan staf lulusan Teknologi Informasi, namun demikian, belum semua kebutuhan staf bisa

91

dipenuhi oleh STAIN Surakarta karena keterbatasan anggaran yang dimiliki.

Pada saat ini, UPT Komputer lebih banyak difungsikan sebagi help-desk, dengan tugas utama mengelola Sistem dan Teknologi Informasi, dan menangani berbagai keluhan dari pengguna Teknologi Informasi.

Setiap personel pada UPT Komputer memiliki tugas dan fungsi yang telah dijabarkan secara rinci.

Dalam hubungan dengan pihak ketiga, terdapat dokumen formal mengenai tugas dan tangung jawab masing-masing pihak.

Tidak terdapat aplikasi atau sistem yang memonitor kinerja dari setiap personel yang ada di UPT Komputer.

Melihat data dan informasi di atas, untuk domain ini, tingkat kematangan STAIN SURAKARTA berada pada level 1,75 yaitu masih pada tahap initial/ad hoc.

4.1.4 PO6 Komunikasi Arahan dan Sasaran Manajemen

Pada domain ini akan dilihat apakah manajemen mempunyai program untuk mengkomunikasikan visi, misi, strategi, kebijakan, dan juga prosedur organisasi. Program komunikasi ini juga terkait bagaimana Teknologi Informasi bisa membantu organisasi mencapai visi, misi, dan target yang telah ditentukan.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan data dan informasi sebagai berikut:

Manajemen, dalam hal ini Ketua STAIN telah melakukan komunikasi terkait Teknologi Informasi kepada pihak-pihak terkait, walaupun tidak dilakukan secara berkala.

Belum ada SOP (Standar Operating Procedure) pengelolaan dan penggunaan Teknologi Informasi yang telah disahkan secara

92

formal. Prosedur dan kebijakan IT lebih banyak dibuat secara parsial dan ad-hoc.

Belum ada sistem monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kebijakan dan prosedur penggunaan Teknologi Informasi.

Dari hasil informasi di atas, dapat diambil kesimpulan untuk domain Komuniasi Arahan dan Sasaran Manajemen, Tingkat Kematangan STAIN Surakarta berada pada level 1,8 atau pada level “initial/ad hoc”.

4.1.5 PO8 Mengelola Kualitas

Pengelolaan kualitas produk dan layanan Teknologi Informasi merupakan salah satu hal penting agar organisasi bisa memberikan produk dan layanan terbaik bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Pengelolaan kualitas perlu dilakukan secara terrencana dengan rapih, dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan informasi sebagai berikut:

Pada setiap proses pengadaan barang atau jasa terkait Teknologi Informasi, STAIN Surakarta telah menetapkan standar kualitas tertentu.

Belum ada Dokumen Manajemen Kualitas yang menjadi kebijakan baku tentang pengelolaan kualitas Teknologi Informasi di keseluruhan Organisasi.

Belum dilakukan komunikasi dan diseminasi informasi tentang manajemen kualitas penggunaan Teknologi Informasi kepada pegawai, dosen, dan mahasiswa.

Pelatihan telah dilakukan kepada berbagi pihak tentang manajemen kualitas teknologi informasi.

Penilaian terhadap quality assurance belum dilakukan secar formal dengan metriks yang terukur.

93

Berdasarkan data dan informasi di atas, dapat dinilai bahwa untuk domain Mengelola Kualitas, STAIN SURAKARTA berada pada level 2,0 yaitu masih pada tahapan “repeatable but intuitive”.

4.1.6 PO9 Mengkaji dan Mengelola Risiko

Pengelolaan risiko merupakan salah satu faktor yang menentukan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi. Bagaimanapun, setiap implementasi Teknologi Informasi perlu memperhatikan berbagai risiko yang mungkin timbul agar implementasi yang dilakukan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Dari hasil wawancara dan pengamatan lapangan didapatkan data-data sebagai berikut:

STAIN Surakarta telah mengembangkan kebijakan manajemen yang mengkaji berbagai aspek risiko dalam proses pengembangan sistem dan teknologi informasi. Namun demikian, kebijakan ini belum menjadi kebijakan baku yang menyeluruh dan tertulis.

STAIN Surakarta telah menetapkan implementasi berbagai pengelolaan risiko pengembangan Teknologi Informasi, di antaranya adalah:

Software yang digunakan adalah software yang berlisensi.

Jaringan dan infrastruktur internet telah dilengkapi firewall dan perangkat keamanan informasi.

PC dan laptop dilengkapi dengan antivirus.

Terdapat Rencana Pemulihan Bencana (Disaster Recovery Plan) walaupun belum menjadi kebijakan resmi dari Pihak STAIN.

Terdapat back up berbagai data yang ada.

Audit terhadap risiko penggunaan Teknologi Informasi dilakukan secara berkala.

94

Melihat berbagai data dan informasi di atas, maka pada sub domain Mengkaji dan Mengelola Risiko, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,5 yaitu pada tingkat “initial/ad hoc”.

4.7 AI1 Mengidentifkasi Solusi Otomatis

Dalam mengembangkan Teknologi Informasi, STAIN Surakarta telah membuat beberapa model pengembangan aplikasi yang telah distandarkan. Model pengembangan ini diterapkan kepada seluruh vendor yang akan membuat aplikasi ataupun sistem di STAIN Surakarta. Model pengembangan semacam ini penting agar setiap personel memahami proses pengembangan sebuah aplikasi yang baku.

Dari hasil wawancara, assesmsent dan pengamatan lapangan didapatkan informasi sebagai berikut:

Kebutuhan pengembangan sistem dan teknologi informasi di STAIN Surakarta telah didokumentasikan secara formal.

Pengembangan sistem/aplikasi di STAIN Surakarta dialkukan dengan metode pengembangan sistem yang baku. Namun demikian, karena tidak didokumentasikan sebagai kebijakan formal, pada pelaksanaannya, model pengembangan sangat tergantung pengalaman staf atau personil di UPT Komputer.

Penentuan penggunaan suatu sistem atau aplikasi di STAIN Surakarta dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor mulai dari kelayakan ekonomi, manajemen risiko, dan juga aspek teknologi.

Dokumentasi pelaksanaan suatu proyek implementasi Teknologi Informasi dilakuan secara konsisten, dengan persetujuan dari berbagai pihak pada setiap tahapan pengerjaannya.

Melihat dari berbagai data dan informasi di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 2,0 yaitu “repeatable but intuitive”.

95

4.8 AI2 Pengadaan dan Pemeliharaan Aplikasi Perangkat Lunak

Aplikasi perangkat lunak (software) didesain dan diadakan untuk menunjang berbagai proses operasional organisasi. Proses pengembangan aplikasi dimulai dari kebutuhan bisnis, model pengembangan sistem yang baku, hingga proses testing aplikasi. Tentu saja harus didukung aspek keamanan terhadap aplikasi yang tengah dibangun.

Dari hasil wawancara, assesment dan pengamatan lapangan didapatkan informasi sebagai berikut:

Dalam mendesain ataupun mengembangkan sebuah aplikasi, STAIN Surakarta mengacu pada model pengembangan aplikasi perangkat lunak yang sudah baku dan tertulis. Jika aplikasi tersebut dikembangkan oleh pihak ketiga (vendor), maka pihak ketiga ini harus mengikuti pola pengembangan aplikasi perangkat lunak yang telah ditetapkan.

Namun demikian, pada pelaksanaannya, metode pengembangan aplikasi perangkat lunak yang dilakukan mengikuti pengalaman staf ataupun pengetahuan yang mereka miliki.

Hal itu dikarenakan, belum adanya kebijakan tentang arsitektur sistem informasi yang telah dibakukan. Dengan demikian, banyak hal di lapangan yang disesuaikan dengan pengalaman dan pengetahuan staf personel UPT dalam pengembangan sistem.

Jika aplikasi dikembangkan oleh pihak luar (dilakukan secara outsourcing), maka dilakukan transfer teknologi kepada Staf UPT Komputer sebagai penanggung jawab pelaksana.

Setiap aplikasi yang dibangun, harus melalui proses testing dengan metodologi yang telah dibakukan, untuk menjamin bahwa aplikasi tersebut bisa dijalankan sesuai dengan apa yang diharapkan.

96

Setiap sistem atau aplikasi yang dibuat, harus didokumentasikan mulai dari sistem itu sendiri hingga cara penggunaan.

Berdarkan data di atas, untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,75 yaitu “initial/ad hoc”.

4.9 AI3 Mengelola dan Memelihara Infrastruktur Teknologi Informasi

Organisasi perlu ada proses dan rencana yang rapih untuk melakukan pengadaan, implementasi, serta upgrade berbagai infrastruktur teknologi informasi yang ada. Dengan perencanaan pengembangan infrastruktur, memungkinkan teknologi yang ada bisa memberikan manfaat maksimal untuk kepentingan operasional organisasi.

Dari hasil wawancara, pengujia dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sebagai berikut:

STAIN Surakarta mempunyai standar spesifikasi tertulis perangkat infrastruktur teknologi informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. STAN Surakarta juga mempunyai rencana pengembangan infrastruktur secara detail.

Terdapat aturan dan kebijakan yang tertulis menyangkut penggunaan infrastruktur Teknologi Informasi. Namun demikian, berbagai aturan dan kebijakan ini belum disahkan menjadi sebuah SOP (Standard Operating Procedure) resmi yang dikeluarkan oleh organisasi.

Perawatan dan Pemeliharaan infrastruktur Teknologi Informasi dilakukan sesuai dengan rencana, jadwal, dan kordinasi yang teratur.

Berdasarkan data dan informasi di atas, untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,75 yaitu pada tingkat “initial/ad hoc”.

4.10 AI4 Mengelola Prosedur Operasional dan Penggunaan

Salah satu proses dalam pengembangan teknologi informasi yang penting adalah bagaimana mengelola prosedur operasional dan

97

penggunaan sistem serta teknologi yang digunakan. Dengan adanya prosedur penggunaan memudahkan setiap orang untuk memanfaatkan teknologi informasi yang ada secara maksimal.

Dari hasil wawancara, pengujian dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sekarang adalah sebagai berikut:

Pada setiap aplikasi/sistem dan infrastruktur yang digunakan terdapt dokumentasi prosedur operasional dan penggunaan.

Prosedur operasional dan penggunaan ini diberikan kepada seluruh pengguna, yaitu pegawai, dosen, dan mahasiswa.

Setiap aplikasi/sistem dan infrastruktur yang dibangun mempunyai materi pelatihan yang siap dipelajari oleh para pengguna. Materi pelatihan ini dibuat oleh kelompok ataupun vendor yang membangun sistem.

Pembuatan dokumentasi sistem/aplikasi maupun infrastruktur Teknologi Informasi menggunakan metodologi pembuatan yang baku dan tertulis.

Terdapat program pelatihan menyeluruh bagi staf IT, pegawai, dosen, dan mahasiswa tentang pemahaman penggunaan IT di organisasi.

Terdapat panduan penggunaan aplikasi/sistem dan perangkat IT bagi seluruh staf IT, pegawai, dosen, dan mahasiswa.

Berdasarkan kondisi di atas, untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 2 yaitu “initial/ad hoc”.

4.11 AI6 Manajemen Perubahan

Semua proses perubahan, termasuk dalam perubahan yang mendesak pada infrastruktu dan aplikasi teknologi informasi dilakukan sesuai dengan kebijakan dan prosedur baku yang telah tertulis. Segala macam proses perubahan ini dicatat dan didokumentasikan untuk menjaga berbagai risiko yang mungkin timbul.

98

Dari hasil wawancara, pengujian dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sebagai berikut:

Organisasi mempunyai prosedur terhadap perubahan, namun belum menyeluruh dan belum menjadi kebijakan baku yang diputuskan secara formal.

Kebijakan tentang perubahan sistem dan perangkat IT masih dilakukan secara ad-hoc dan tidak melalui perencanaan yang terjadwal.

Terdapat prosedur khusus tertulis untuk melakukan berbagai perubahan sistem atau aplikasi.

Permintaan terhadap berbagi perubahan dalam sistem atau aplikasi didokumentasikan.

Pada setiap perubahan pada sistem ataupun infrastruktur, terlebih dahulu dilakukan analisis mengenai berbagai dampak perubahan tersebut, walaupun tidak tertulis

Berdasarkan kondisi di atas, untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,5 yaitu “initial/ad hoc”

4.12 DS1 Mendefinisikan dan Mengelola Tingkat Layanan

Standar tingkat layanan (service level) perlu dikembangkan agar para pengguna bisa memanfaatkan secara maksimal sistem dan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya standar tingkat layanan, memungkinkan semua pihak mendapatkan layanan yang baik sesuai dengan apa yang diharapkan.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan, kondisi sekarang adalah sebagai berikut:

STAIN Surakarta mempunyai Standar Tingkat Layanan (Service Level) bidang IT. Namun demikian, standar layanan ini belum menjadi kebijakan formal organisasi.

99

STAIN Surakarta menunjuk UPT Komputer untuk mengelola standar tingkat layanan di bidang IT. Namun demikian, karena kurangnya sosialisasi dan belum adanya standar tertulis secara formal, belum semua pihak mengetahui akan adanya standar tingkat layanan ini.

Pada setiap keluhan pengguna, UPT Komputer mencatat keluhan tersebut dan mendokumentasikan untuk keperluan analisis lebih lanjut.

Organisasi menyesuaikan standar layanan bidang IT dengan kebutuhan pengguna. Standar layanan ini dilakukan review dan perbaikan secara berkala dari tahun ke tahun.

Dari berbagai data dan informasi di atas, disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,5 yaitu “initial/ad hoc”.

4.13 DS3 Mengelola Kinerja dan Kapasitas

Salah satu fokus pengelolaan Teknologi Informasi adalah bagaimana kinerja yang dihasilkan dengan penggunaan sistem dan teknologi informasi dan berapa besar kapasitas yang dibutuhkan untuk menyimpan dan mengelola data serta informasi yang ada.

Dari hasil wawancara, pengujian dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sebagai berikut:

STAIN Surakarta telah mampu mendefinisikan kebutuhan organisasi akan teknologi informasi serta kinerja yang dibutuhkan untuk melayani berbagai kebutuhan pegawai, dosen, dan mahasiswa.

STAIN Surakarta mepunyai dokumen perencanaan kapasitas menyangkut sumber daya teknologi informasi mulai dari orang, sistem/aplikasi, perangkat keras, dan jaringan. Namun demikian, dokumen ini belum menjadi kebijakan formal organisasi.

100

Terdapat mekanisme pengawasan terhadap kinerja sumber daya IT, namun belum didokumentasikan secara formal.

Dalam pelaksanaannya, kinerja sumber daya IT tidak bisa memenuhi kebutuhan keseluruhan pengguna, karena keterbatasan anggaran yang dimiliki.

Melihat berbagai data di atas, untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,50 yaitu “initial/ad hoc”.

4.14 DS7 Mendidik dan Melatih Pengguna

Aspek Sumber Daya Manusia menjadi faktor penting kesuksesan implementasi Teknologi Informasi. Untuk bisa mengembangkan pengetahuan dan keterampilan pengguna, diperlukan berbagai pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka agar apa yang dikembangkan bisa dimanfaatkan secara maksimal.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sekarang ini adalah sebagai berikut:

STAIN Surakarta mempunyai perencanaan pendidikan dan pelatihan untuk staf IT terkait Teknologi Informasi. STAIN Surakarta juga mempunyai perencanaan kebutuhan pelatihan untuk pegawai, dosen, dan mahasiswa terkait Teknologi Informasi.

Namun demikian, dalam pelaksanaannya, tidak semua pelatihan yang telah direncanakan dapat dilaksanakan mengingat keterbatasan anggaran yang dimiliki.

Selama ini, pelaksanaan pelatihan dilakukan secara ad-hoc, terutama setelah selesai pengembangan suatu sistem ataupun infrastruktur teknologi informasi.

STAIN Surakarta belum memiliki kurikulum baku untuk setiap pelatihan yang akan digunakan

Hasil dari pelatihan digunakan untuk menilai kinerja pegawai.

101

Melihat kondisi di atas, disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,25 yaitu “initial/ad hoc”

4.15 DS8 Mengelola Layanan dan Permasalahan

Organisasi seharusnya mempunyai perencanaan tentang bagaimana mengelola layanan dan permasalahan pengguna. Dengan demikian, prosedur ini memungkinkan setiap pengguna mendapatkan layanan maksimal.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sekarang sebagai berikut:

STAIN Surakarta mempunyai help-desk yang membantu pengguna dalam menyelesaikan masalah terkait Teknologi Informasi.

Setiap laporan dan keluhan pengguna ditangani secara langsung disesuaikan dengan ketersediaan waktu, orang, dan juga tingkat kemampuan staf IT. Laporan, keluhan, dan permintaan pengguna dicatat dan didokumentasikan.

Seluruh staf Help Desk mempunyai kemampuan memadai untuk menyelesaikan permasalahan pengguna.

Organisasi mempunyai prosedur baku penanganan permasalahan pada pengguna. Walaupun demikian, karena prosedur ini belum dituliskan menjadi kebijakan formal, maka penanganan masalah biasanya dilakukan berdasarkan pengalaman staf.

Organisasi mempunyai Rencana Penanggulangan Bencana (Disaster Recovery Plan), walaupun belum menjadi kebijakan formal.

Dengan melihat berbagai data di atas, disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,5 yaitu “initial/ad-hoc”

4.16 DS11 Mengelola Data

Pengelolaan Data merupakan dalh satu hal penting mengingat dari data-data yang ada pada berbagai aplikasi dan sistem informasi di organisasi

102

akan diolah dan dianalisis menjadi informasi yang bermanfaat bagi proses pengambilan keputusan. Kesalahan dalam proses pengolahan data mengakibatkan kesalahan dalam analisa informasi sehingga menyebabkan pengambilan keputusan menjadi tidak akurat.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi STAIN Surakarta sekarang sebagai berikut:

STAIN Surakarta telah mempunyai prosedur pengelolaan data terkait berbagai aplikasi yang sekarang ini sudah digunakan.

Masing-masing aplikasi mempunyai database sendiri-sendiri yang tidak terintegrasi, karenanya database yang ada tidak bisa menjadi database yang integral yang menyatukan keseluruhan aplikasi di seluruh STAIN.

Infrastruktur data center sekarang ini sudah dirasa memadai, hanya diperlukan pengelolaan database yang integral sehingga memudahkan proses pengambilan informasi dan analisis data jika dibutuhkan.

STAIN Surakarta mempunyai kebijakan mengenai pengelolaan data terpusat, namun dalam pelaksanaannya masih banyak kendala, terutama kendala anggaran dan kebijakan. Direncanakan dalam beberapa tahun ke depan, terdapat data warehouse yang berisi semua data-data dan informasi penting secara terpusat.

STAIN Surakarta mempunyai back up data sehingga memungkinkan proses pengembalian data secara cepat jika terjadi insiden dan problem.

Melihat berbagai kondisi di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,5 yaitu tahap “initial/ad hoc”.

4.17 DS12 Mengelola Fasilitas

Mengelola fasilitas sistem dan teknologi informasi dibutuhkan agar fasilitas yang ada bisa menghasilkan kinerja yang baik dan bertahan

103

lama sesuai dengan waktu yang ditetapkan. Tanpa adanya sistem pengelolaan fasilitas yang baik, akan menyebabkan fasilitas mengalami kerusakan yang menyebabkan penurunan kinerja secara keseluruhan.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi STAIN Surakarta sebagai berikut:

Pengamanan fisik pada saat ini belum dikelola secara baik. Pengamanan data center belum terdapat perlindungan khusus.

Kesehatan dan keselamatan kerja telah menjadi perhatian dan dijamin mengacu pada ketentuan Pemerintah.

STAIN Surakarta belum memiliki prosedur baku terkait dengan pengadaan, pengelolaan, perawatan, serta pengelolaan fasilitas di lingkungan STAIN Surakarta.

Terdapat beberapa ruang yang belum berpendingin ruangan, yang di dalamnya terdapat PC dan komputer.

Melihat berbagai kondisi di atas, dapat disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,45 yaitu ”initial/ad hoc”.

4.18 DS13 Pengelolaan Operasional

Pengelolaan operasional merupakan salah satu proses penting agar pemanfaatan sistem dan infrastruktur teknologi informasi bisa dilakukan secara optimal. Pengelolaan operasional yang baik membantu proses integritas dat dan juga meminalisir berbagai biaya.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan, kondisi sekarang bisa digambarkan sebagai berikut:

STAIN Surakarta sudah mempunyai prosedur operasional dan manual dari beberapa aplikasi yang sekarang ini sudah dikembangkan.

104

Standar pengaturan pekerjaan sudah ada, tetapi pada pelaksanaannya masih terdapat overlapping antara satu personil dengan personil lain.

Sistem monitoring operasional berbasis teknologi informasi belum bisa dilakukan secara penuh mengingat belum terintegrasinya antara satu aplikasi dengan aplikasi lain.

Organisasi mempunyai standar kualitas layanan tetapi belum menjadi kebijakan formal sebagai sebuah SOP (Standard Operating Procedure) yang harus ditaati oleh seluruh pihak terkait.

Dari hasil data dan informasi di atas, dapat disimpulkan untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 1,75 yaitu tahap “initial/ad hoc”.

4.19 ME1 Mengawasi Proses dan Kinerja

Organisasi perlu mempunyai prosedur baku untuk pengawasan proses dan kinerja Teknologi Informasi. Dengan adanya pengawasan proses dan kinerja diharapkan kualitas layanan yang diberikan bisa dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Hal ini tentu saja untuk menjamin agar investasi Teknologi Informasi yang dikembangkan memberikan nilai tambah dan manfaat yang maksimal bagi organisasi.

Dari hasil wawancara, pengujian, dan pengamatan lapangan didapatkan kondisi sebagai berikut:

STAIN Surakarta mempunyai dokumen Pengawasan dan Evaluasi terhadap berbagai proses operasional organisasi, khususnya dalam bidang Teknologi Informasi, walaupun dokumen tersebut belum dijadikan sebagai kebijakan formal.

STAIN Surakarta mempunyai ukuran kinerja yang jelas terhadap penggunaan pemanfatan Teknologi Informasi.

STAIN Surakarta melakukan pengukuran kinerja secara berkala terhadap penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi.

105

STAIN Surakarta melakukan survey secara berkala terhadap kepuasan pengguna, yaitu pegawai, dosen, dan mahasiswa.

Proses monitoring dan evaluasi diperbaiki terus menerus secara berkala.

Dengan melihat berbagai kondisi di atas, bisa disimpulkan bahwa untuk domain ini, STAIN SURAKARTA berada pada level 2,4 yaitu “repeatable but intuitive”.

Hasil dari penilaian secara umum menunjukkan :

STAIN SURAKARTA telah memiliki kesadaran akan kebutuhan penerapan teknologi informasi dan telah menjalankan berbagai inisiatif untuk membuat penerapan teknologi informasi tersebut dapat berjalan dengan baik, baik dari segi konsep, pengembangan, implementasi hingga dukungan operasional.

Akan tetapi upaya-upaya ini masih labil karena masih amat tergantung pada berbagai hal yang belum dikelola dengan suatu mekanisme yang baku (kebijakan dan prosedur), sehingga sulit untuk mendapatkan hasil yang memuaskan secara konsisten dari satu kegiatan ke kegiatan lain.

Beberapa analisis lanjutan pada bab ini akan lebih menjelaskan kondisi saat ini, yang mendukung pengukuran ini.

4.2 ANALISIS MANAJEMEN DAN ORGANISASI SI/TI

Sesuai area teknologi informasi sebagaimana digambarkan pada Gambar 4.1 dan telah dijelaskan pada Bab 1, terdapat empat aspek yang melingkupi aspek teknologi informasi, yaitu :

Strategy & Management — Pengembangan SI/TI harus menimbulkan sinergi di level tertinggi organisasi. Hal ini hanya bisa dilakukan apabila terdapat suatu fungsi formal yang menjalankan aspek strategi dan manajemen yang meliputi: manajemen portfolio (menetapkan skala prioritas), keputusan investasi dan budget secara organisasi, dan pengambilan keputusan untuk hal-hal yang berkenaan dengan teknologi

106

informasi yang melibatkan banyak unit terkait (cross department/cross functions).

Investment & Project — Untuk menerapkan suatu teknologi informasi terutama yang bersifat aplikasi bisnis, diperlukan sekumpulan kompetensi, mulai dari penentuan spesifikasi, penentuan akuisisi (pembelian atau pengembangan sendiri), manajemen kegiatan/proyek selama implementasi, hingga ke manajemen vendor teknologi informasi yang memiliki karakteristik berbeda dengan vendor-vendor bidang lain.

Operations — Setelah diimplementasikan suatu sistem atau teknologi informasi haruslah tetap diperhatikan, bukan hanya maintenance tapi berbagai fungsi lain seperti manajemen user dan manajemen infrastruktur.

Risk Control — Implementasi menimbulkan berbagai akibat dan risiko. Oleh karena itu, semua implementasi harus dapat dievaluasi dan dikelola dari sisi manajemen risiko. Penerapan berbagai instrumen untuk manajemen risiko harus dikelola dengan baik: Kebijakan, Prosedur, dan Audit.

107

Gambar 4.2 — Area Teknologi Informasi.

Dari penjelasan tersebut, maka apabila dilakukan pemetaan unit-unit kerja yang ada terhadap empat fungsi di atas, maka dapat diambil beberapa analisis sebagaimana dijelaskan pada diagram dan bahasan berikut ini.

Gambar 4.3 — Aspek penting Teknologi Informasi.

108

4.2.1 Aspek Operations

Aspek ini memang sebagian besar menjadi tanggung jawab dari unit Teknologi Informasi, yang di STAIN SURAKARTA diemban oleh UPT PUSAT KOMPUTER. Namun operasional dan dukungan bagi aplikasi bisnis belumlah dituangkan dalam suatu kebijakan mendasar, karena proses pengembangan (investasi dan proyek) dilakukan oleh masih-masing unit kerja.

4.2.2 Aspek Investment/Project

Untuk investasi dan kegiatan infrastruktur — yang berwarna hijau pada Gambar 4.3 — proses ini sudah cukup baku, melibatkan bagian UPT sebagai pengguna dan bagian Perencanaan.

Namun untuk aplikasi bisnis — yang berwarna merah pada Gambar 4.3 — proses investasi dan proyek masih amat bergantung pada user (departemen yang memiliki inisiatif). Hal ini cukup riskan mengingat untuk memilih solusi serta melakukan implementasi dibutuhkan suatu kompetensi yang memadai pada hal-hal yang amat berhubungan dengan teknologi informasi seperti: perumusan kebutuhan, penyusunan spesifikasi, penentuan vendor atau teknologi, implementasi, hingga ke manajemen proyek.

4.2.3 Aspek Strategy & Management

Fungsi strategi dan manajemen teknologi informasi masih tidak diletakan di tempat strategis di STAIN SURAKARTA. Pendekatan dalam pengembangan berbagai kegiatan sehubungan dengan teknologi informasi (portfolio kegiatan) masih bersifat bottom-up tanpa ‘diawasi’ oleh suatu fungsi manajemen yang sifatnya strategis.

Akibat dari hal ini adalah :

109

Kegiatan-kegiatan TI bersifat parsial tanpa melihat efektifitas kolektif (integral) di level organisasi, karena kegiatan-kegiatan tersebut terwujud dari kepentingan unit-unit yang melontarkan inisiatif.

Kegiatan-kegiatan TI yang melibatkan berbagai unit kerja (yang biasanya berdampak lebih besar) sulit diwujudkan, karena hanya mengandalkan komunikasi antara unit-unit kerja tersebut tanpa arahan dari manajemen yang lebih tinggi.

Kegiatan-kegiatan TI menuntut perubahan yang harus disertai dengan perubahan prosedur kerja atau kebijakan perusahaan. Tanpa fungsi Strategy and Management ini, akan sulit mencapai hal tersebut.

Tidak terdapat suatu keputusan-keputusan mendasar mengenai teknologi informasi seperti platform teknologi, kebijakan outsourcing, dan sebagainya.

4.2.4 Aspek Risk & Control

Aspek ini sebenarnya amat terkait dengan fungsi lainnya, karena fungsi bersifat mengantisipasi resiko yang ditimbulkan di proses lainnya. Saat ini, karena fungsi Investment & Project serta fungsi Strategy & Management yang belum optimal, maka peran Risk & Control pun masih belum optimal.

Hal ini terlihat dari :

Belum terdapat kebijakan-kebijakan fundamental mengenai TI seperti : kerahasiaan informasi, manajemen outsourcing, dan seterusnya.

Belum terdapat mekanisme audit untuk semua kegiatan implementasi teknologi informasi, yang bertujuan memberikan umpan balik (feedback) terhadap kebijakan atau prosedur sehubungan dengan TI.

110

4.3 ANALISIS SISTEM INFORMASI (APLIKASI)

Dari hasil pengamatan terhadap berbagai sistem yang sudah dan akan dikembangkan oleh STAIN SURAKARTA, beberapa hasil analisis yang bisa dikemukakan adalah sebagai berikut:

Mengacu pada analisa di internal organisasi, sebagian besar aplikasi bisnis yang digunakan oleh STAIN SURAKARTA berasal dari kebutuhan operasional di suatu unit yang kemudian dikembangkan entah melalui mekanisme dikerjakan internal atau dikerjakan oleh pihak ketiga.

Belum adanya standar akan platform teknologi yang digunakan. Di masa mendatang, jika hal ini tidak disikapi, akan berakibat STAIN SURAKARTA harus memiliki kemampuan untuk melakukan support dan dukungan terhadap kesemua jenis teknologi yang sekarang digunakan. Hal ini tidak mudah mengingat teknologi informasi berkembang amat pesat, dan bagi STAIN SURAKARTA, teknologi informasi (terutama bahasa pemrograman dan database) bukanlah kompetensi utama.

Belum adanya suatu standar pengembangan perangkat lunak (software development) yang diaplikasikan bukan hanya pada pihak internal melainkan juga pihak ketiga apabila mendapatkan kepercayaan dari STAIN SURAKARTA untuk melaksanakan pekerjaan pembuatan aplikasi bisnis.

Belum adanya suatu mekanisme keputusan untuk outsourcing (kompetensi maupun proses) ke pihak ketiga, maupun standar dalam manajemen vendor.

4.4 ANALISIS ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR TI

Beberapa hasil analisis terhadap arsitektur infrastruktur TI yang dapat dikemukakan antara lain:

Aplikasi masih berupa pulau-pulau dan belum terintegrasi satu sama lain. Mengintegrasikan aplikasi yang ada dan dibangun dengan teknologi yang berbeda tidak mudah, demikian pula untuk

111

membangun aplikasi baru yang terintegrasi dengan yang telah ada.

Arsitektur infrastruktur TI belum mempunyai standardisasi mulai dari lapisan (layer) antarmuka pengguna, aplikasi, hingga database. Dengan tidak adanya standar, aplikasi baru yang dibeli atau dikembangkan dapat menambah keragaman lagi hingga makin banyak teknologi yang perlu dikelola.

Belum adanya standardisasi atas komputer PC desktop dan laptop serta server yang digunakan. Juga banyak komputer yang sudah cukup tua.

4.5 ANALISIS KEBUTUHAN

Berdasarkan hasil pengumpulan informasi dari seluruh bagian, diperoleh rangkuman hasil dari beberapa harapan atau tantangan yang dihadapi di proses operasional, sebagai berikut.

Tabel 3.1 — Analisis kebutuhan.

Bagian Potensi Perbaikan

KETUA

Decision Support System untuk membantu Ketua dalam proses pengambilan keputusan.

Evaluasi dan monitoring kinerja dari setiap jurusan dan program studi yang ada.

Pembantu Ketua I

Bidang Akademik Pendaftaran mahasiswa baru secara online Pendaftaran mahasiswa lama secara online Pembuatan KRS secara online Informasi nilai melalui website, email, dan SMS Sentralisasi database mahasiswa Perkuliahan secara online

112


Proses belajar mengajar yang lebih interaktif Sistem penjadwalan perkuliahan yang terintegrasi Database dan profil mahasiswa yang up to date Database dan profil dosen yang up to date

Bidang Penelitian Publikasi berbagai materi penelitian Kemudahan akses untuk informasi pendanaan

penelitianPembantu Ketua II

Bidang Perencanaan

Sistem perencanaan anggaran yang lebih terintegrasi Evaluasi dan monitoring pelaksanaan kegiatan

Bidang Keuangan Pencatatan uang keluar masuk secara akurat Laporan keuangan yang mudah Sistem pencatatan yang sesuai dengan standar

akuntansi Pemerintah.

Bidang Kepegawaian

Database pegawai secara lengkap Profil kenaikan pangkat pegawai Laporan kinerja pegawai Kebutuhan pelatihan pegawai Kebutuhan rekrutmen pegawai Catatan disiplin pegawai

UPT Komputer Pengembangan jaringan yang lebih stabil Pengembangan Data Center terpusat Penambahan kapasitas internet di Kampus Pengembangan Penambahan PC dan Laptop Penambahan kapasitas Multimedia di ruang-ruang kelas Pembangunan Inventory sistem yang accesible via

internet maupun mobile.

113


Penggunaan fasilitas komunikasi melalui VoIP. Pemetaan jaringan komputer yang ada. Melegalisasikan semua software. Pengaturan ruangan server. Keamanan infastruktur perusahaan dari petir maupun

ancaman-ancaman lainnya. Fasilitas teleconfrence melalui LAN. Pelatihan mengenai teknologi informasi terbaru secara

rutin kepada staff UPT Komputer.

Pembantu Ketua III

Laporan dan Informasi kegiatan mahasiswa secara online.

Sistem perencanaan kegiatan mahasiswa

114

115

Bagian II

Blueprint Mendatang

5 Rencana Strategis Teknologi Informasi

5.1 VISI TI

Teknologi informasi harus merupakan suatu komponen yang tidak terpisahkan dari organisasi STAIN SURAKARTA, oleh karena itu visi teknologi informasi harus menyentuh tiga aspek utama sebagai berikut.

PROCESS

(Proses)

Memberikan manfaat yang nyata berupa optimasi dan efektifitas proses, dan mendukung proses pengambilan keputusan di level strategis dan operasional

PEOPLE (Sumber Daya Manusia)

Memberikan peningkatan kualitas individu dan kualitas lingkungan kerja bagi sumber daya manusia berupa kemudahan kerja dan peningkatan produktivitas kerja.

TECHNOLOGY (Teknologi)

Compliance/kepatuhan (memenuhi standard yang ditetapkan), andal (dapat melakukan semua fungsionalitas dengan baik dan konsisten), aman, memiliki fleksibilitas untuk dikembangkan di kemudian hari, serta cost effective (manfaat sebanding dengan biaya yang dikeluarkan).

5.2 TRANSFORMASI TI

Untuk mendukung visi tersebut diperlukan suatu transformasi yang cukup mendasar, yang akan memiliki tiga konsentrasi seperti dapat dilihat pada Tabel 5.1 berikut ini.

116

Tabel 5.1 — Transformasi TI.

Kondisi Sekarang

Kondisi Tujuan

Motif & Penggerak

Problem solving, operasional

Improvement, strategis

Metode Pengembangan

Sektoral Terpadu

Orientasi TI Build, operate, support secara internal

Optimasikan dengan buy dan outsourcing

5.2.1 Motif dan Penggerak TI

Saat ini sebagian besar pengembangan TI dipicu oleh kebutuhan operasional. Hal ini harus dibarengi pula dengan upaya-upaya pengembangan yang sifatnya lebih strategis dan bertujuan meningkatkan kinerja secara organisasi.

Perubahan pola pikir ini akan menempatkan TI sebagai suatu sumber dari inovasi yang memberikan berbagai manfaat bagi organisasi.

5.2.2 Metode Pengembangan

Metoda pengembangan yang bersifat sektoral harus menjadi metode yang bersifat terpadu (integral). STAIN SURAKARTA, secara organisasi, harus mampu melakukan inisiasi (awal) kegiatan TI hingga ke pelaksanaan, dengan pendekatan yang terpadu.

117

Metode ini bukan berarti seluruh kegiatan akan dipusatkan di UPT Komputer, melainkan memberlakukan suatu kebijakan yang memungkinkan adanya hubungan yang harmonis antara semua unit kerja dalam pengembangan dan pelaksanaan, yang pada akhirnya akan memberikan manfaat yang lebih besar di tingkat organisasi.

5.2.3 Orientasi TI

Kompetensi amatlah beragam, dan beberapa di antaranya sebenarnya amat bersifat teknis. Secara organisasi, STAIN SURAKARTA harus mampu mengelola kompetensi ini, dengan memilih mana yang akan tetap dimiliki, dan mana yang akan diletakkan di luar organisasi.

Tentu saja hal ini harus tetap dengan memperhatikan beberapa aspek penting seperti: proses dan keamanan informasi.

5.3 KEY SUCCESS FACTORS

Dalam rangka menjalankan transformasi TI tersebut, terdapat dua faktor yang amat penting untuk kesuksesan, yaitu:

4.3.1 Kepemilikan yang Kuat

Keberhasilan dari suatu implementasi TI ditentukan oleh upaya pihak-pihak internal perusahaan, dan untuk itu dibutuhkan suatu komitmen dari berbagai pihak, terutama di kalangan manajemen dan pengguna.

Hal ini akan menjadi lebih penting saat melibatkan pihak ketiga karena walaupun dengan kehadiran pihak ketiga, kepemilikan kegiatan tetap berada di organisasi STAIN SURAKARTA, sehingga tetap harus melakukan upaya-upaya agar kegiatan TI dapat berlangsung sesuai tujuan awalnya.

118

5.3.2 Manajemen Perubahan

Implementasi TI menimbulkan perubahan-perubahan yang akan menyebabkan dampak pada berbagai aspek seperti cara bekerja, proses kerja, bahkan hingga ke perubahan organisasi.

Sepanjang waktu implementasi, terjadi beberapa dampak sebagai berikut :

Secara cost (biaya), akan meningkat seiring berubahan waktu, dan pada suatu titik (pasca-implementasi) akan turun, membentuk kurva parabola terbalik.

Secara benefit (manfaat), akan baru terlihat setelah beberapa saat dan benefit akan naik secara perlahan.

Secara morale (semangat), semua pihak yang terkait akan naik di awal karena ada motivasi untuk memulai kegiatan, namun saat berjalan, moral akan mulai turun karena banyak upaya yang harus dilakukan, banyak perubahan (beserta dampaknya) yang harus dihadapi, sementara saat itu benefit belum dapat dirasakan.

Gambar 5.1 — Perubahan-perubahan dalam implementasi TI.

119

Tanpa manajemen perubahan (change management) yang baik, moral tidak akan pernah naik, cost akan selalu naik, dan benefit tidak akan pernah dirasakan.

Oleh karena itu manajemen perubahan haruslah disiapkan untuk setiap kegiatan TI karena akan menentukan keberhasilan dari implementasi tersebut.

Salah satu kunci keberhasilan dari Change Management adalah dengan adanya champion yang dapat merupakan orang atau kelompok yang menjadi ‘agen perubahan’. Champion memiliki karakteristik :

Mengerti mengenai pentingnya perubahan dan dapat menjelaskan ke pihak-pihak yang akan mengalami perubahan.

Memiliki berbagai sudut pandang, bukan hanya dari aspek teknis (TI), melainkan juga dari aspek manajemen, pengguna, dan dari aspek organisasi.

Memiliki kemampuan dalam proses bisnis, sehingga dapat mengantisipasi berbagai dampak apabila terjadi perubahan.

Memiliki kemampuan negosiasi dan persuasi pada semua lapisan : manajemen, pengguna, TI, dan pihak ketiga yang terlibat dalam perubahan tersebut.

5.3.3 Perubahan yang Terjadi

Di samping menghasilkan perbaikan dan berbagai manfaat, proses adopsi teknologi informasi akan menuntut terjadinya perubahan-perubahan:

PERUBAHAN SEPUTAR PROSES KERJA

Penggunaan data digital sebagai data resmi pengganti salinan. Kebijakan paperless harus disertai dengan pengakuan akan sahihnya data digital.

120

Penggunaan mekanisme approval online. Untuk beberapa proses yang resikonya dapat diterima, dapat digunakan mekanisme approval online.

Entry data menjadi proses yang penting karena apabila belum dientry maka proses berikut tidak dapat dilaksanakan. Oleh karena itu proses pemasukan (entry) data harus dimasukan dalam prosedur dan menjadi suatu tugas yang harus dikerjakan.

PERUBAHAN KEBIJAKAN DAN ORGANISASI

Adalah bagaimana membuat kebijakan yang bisa menjadi dasar bagi setiap karyawan dalam proses penggunaan Teknologi Informasi di organisasi. Adanya kebijakan organisasi yang bisa terus beradaptasi dengan perubahan penting dilakukan agar masing-masing pengguna dalam organisasi memahami secara baik apa yang harus mereka lakukan.

5.4 PENEMPATAN TI DALAM STRATEGI ORGANISASI

Teknologi informasi haruslah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari organisasi. Oleh karena itu rencana strategis TI harus seiring dan sejalan dengan rencana strategis STAIN SURAKARTA.

5.4.2 Pemetaan Inisiatif TI Terhadap Strategi

Tabel di bawah ini memperlihatkan beberapa inisiatif yang dapat diterapkan dengan teknologi informasi terhadap strategi pengembangan STAIN SURAKARTA.

Tabel 5.2 — Pemetaan inisiatif TI terhadap strategi.

Strategi Inisiatif

Pemasaran yang Lebih Gencar

Website sebagai pendukung pemasaran, dalam bentuk sebagai penyedia informasi, maupun jalur distribusi alternatif.

Terjadinya suatu aliran informasi yang akurat dari sisi logistik untuk menunjang

121

proses pemasaran.

Peningkatan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen

Meningkatkan sistem akademik dan kemahasiswaan

Peningkatan Manajemen Pengetahuan

Membuat suatu manajemen pengetahuan (knowledge management) untuk menyimpan berbagai informasi, artikel, data yang sewaktu-waktu bisa dibutuhkan dalam suatu riset.

Solusi kolaborasi (Corporate Team Integration) yang mencakup sistem manajemen pengetahuan (knowledge management).

Pengembangan SDM Membuat suatu HR System untuk mengelola proses yang berhubungan dengan sumber daya manusia, baik yang bersifat transaksi (gaji misalnya) dan yang bersifat kompetensi atau hal lain.

Sharing pengetahuan Solusi kolaborasi (Corporate Team Integration) yang mencakup sistem manajemen pengetahuan (knowledge management).

Penjaminan kepatuhan (compliance)

Pengembangan aplikasi untuk internal audit, yang akan melakukan pendataan terhadap semua hasil audit dan inisiatif perbaikan, serta pelaksanaannya.

Proses disaster recovery & business continuity yang terjamin

Infrastruktur TI yang andal dengan suatu infrastruktur data center dan prosedur back up yang menjamin keamanan dan ketersediaan data.

Peningkatan manajemen vendor

Penerapan sistem e-Procurement dan e-Logistics yang akan mempercepat proses

122

pembelian dan meningkatkan kualitas mutu produk dan jasa yang dibeli oleh STAIN SURAKARTA.

Percepatan proses pengambilan keputusan

Penerapan solusi Business Intelligence dan Balanced Scorecard untuk penunjang proses pengambilan keputusan di semua lini, mulai dari manajemen unit terkecil hingga di level tertinggi organisasi.

5.5 EMPAT PILAR RENCANA STRATEGIS TI

Dari kondisi saat ini dan rencana strategis di atas, terdapat empat pilar rencana strategis TI yang merupakan tema dari transformasi TI dalam jangka waktu lima tahun ke depan.

Empat pilar ini bukan hanya mencakup aspek teknis, melainkan juga dari sisi proses dan organisasi TI secara keseluruhan di organisasi STAIN SURAKARTA.

Keempat pilar tersebut adalah:

Pembangunan aplikasi bisnis yang terpadu dan lintas sektoral.

Pengembangan organisasi TI yang memiliki keseimbangan harmonis antara kebijakan terpusat dan tersebar (otonomi), yang disertai proses change management yang baik.

Peningkatan kerjasama dengan pihak ketiga (outsourcing) untuk pengembangan dan pemeliharaan, dengan mempertimbangkan : biaya, waktu, kualitas solusi, kualitas produk dan jasa, serta fleksibilitas.

Pengembangan infrastruktur TI untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis masa kini dan masa mendatang.

123

5.5.1 Pilar 1: Integrasi

Dasar pemikiran dari pilar ini adalah kondisi berikut :

Sistem yang ada tidak dirancang untuk terintegrasi.

Kebutuhan untuk integrasi dan lintas sektoral sudah dirasakan di berbagai unit organisasi.

Sistem yang terintegrasi akan memberikan efektifitas terutama dalam mengurangi proses koordinasi dan duplikasi informasi.

Integrasi ini tentu tidak dapat diterapkan untuk semua kondisi, melainkan hanya pada pengelolaan informasi yang bersifat lintas sektoral.

Beberapa hal yang akan terkait dengan pilar ini adalah :

Pemilihan platform teknologi dan rencana infrastruktur yang memperhatikan kebutuhan masa mendatang akan lebih memudahkan upaya integrasi baik di masa sekarang, maupun kebutuhan integrasi di masa mendatang.

Sistem yang terintegrasi menuntut banyak perubahan, yang walaupun tentu bertujuan ke arah yang lebih baik, tetap akan menimbulkan dampak-dampak negatif. Oleh karena itu sistem yang terintegrasi harus didukung oleh tim implementasi yang solid, disertai proses change management yang solid.

5.5.2 Pilar 2: Organisasi

Dasar pemikiran dari pilar ini adalah :

Sebagaimana dijelaskan di atas, organisasi TI saat ini masih banyak berfokus mencakup pada aspek teknis, dan belum pada aspek strategis dan manajemen : risiko, proyek, investasi/anggaran.

124

Kompetensi non-teknis masih tersebar di unit-unit, dan belum bersinergi dengan optimal dengan UPT PUSAT KOMPUTER.

Pengembangan TI belum dibarengi dengan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang mendukung.

Beberapa hal yang terkait dengan pilar ini adalah :

Perlu adanya komitmen dari pucuk pimpinan perusahaan mengenai pentingnya TI untuk membantu STAIN SURAKARTA mencapai tujuannya dan mendukung proses operasional.

Organisasi TI yang ada sekarang (UPT PUSAT KOMPUTER) harus dikembangkan sesuai dengan fungsi TI yang semakin strategis, dengan penambahan beberapa fungsi dan kompetensi.

Di level manajerial tertinggi, perlu dibentuk suatu fungsi steering committee untuk permasalahan TI yang akan memberikan arahan dari sisi anggaran (strategi investasi dan pengalokasian anggaran), sisi penyesuaian dengan strategi perusahaan, sisi komitmen, serta menganalisa perubahan-perubahan yang akan terjadi serta pengambilan keputusan organisasi atas hal-hal yang mengalami perubahan.

5.5.3 Pilar 3: Outsourcing

Dasar pemikiran dari pilar ini adalah :

Saat ini kompetensi TI (terutama untuk kebutuhan bisnis) tersebar dan amat beragam.

Tujuan utama outsource adalah menempatkan kompetensi yang bukan kompetensi utama di luar organisasi, serta meminimasi resiko akibat memelihara kompetensi dan mengerjakan sendiri.

Outsourcing sering kali merupakan pilihan yang tepat dalam usaha transformasi karena dapat mencapai standarisasi dengan cepat dan terkontrol.

125

Beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan pilar ini :

Outsourcing hanya menempatkan aktivitas di luar organisasi, bukan tanggung jawab dan ownership.

Outsourcing harus dibarengi dengan strategi manajemen vendor dan implementasi yang baik.

5.5.4 Pilar 4: Infrastruktur

Dasar pemikiran dari pilar ini adalah kondisi berikut :

Infrastruktur yang ada sebagian besar didasari oleh kepentingan untuk support operasional, dan masih harus dikembangkan untuk kebutuhan masa mendatang, disesuaikan terutama dengan rencana STAIN SURAKARTA dari segi pengembangan gedung dan perubahan tata ruang.

Harus disiapkan untuk kepentingan : manajemen infrastruktur TI, keamanan, dan kelangsungan bisnis (business continuity).

Beberapa hal yang harus diperhatikan berkaitan dengan pilar ini :

Infrastruktur TI dipersiapkan untuk mensinergikan kebutuhan aliran data dan komunikasi, yang juga meliputi device (perangkat non-TI).

Pemilihan teknologi infrastruktur ditujukan agar dapat menghasilkan cost effectiveness dalam pemeliharaan.

Manajemen Infrastruktur harus dibarengi dengan suatu kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset TI perusahaan.

5.6 STRATEGI PERUBAHAN TI

Untuk menjalankan rencana strategis TI ini diperlukan suatu strategi perubahan yang secara umum harus memperhatikan dua aspek berikut :

126

Besar perubahan. Seberapa besar perubahan yang diantisipasi akan terjadi dengan arah perubahan yang diinginkan. Dari uraian sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa STAIN SURAKARTA akan mengalami perubahan-perubahan yang cukup signifikan.

Kecepatan perubahan. Kecepatan perubahan merupakan suatu pilihan. Makin cepat perubahan, makin besar risiko implementasi strategi, namun makin cepat manfaat akan dirasakan. Makin lambat perubahan, makin kecil risiko implementasi, akan tetapi manfaat akan lebih lambat dirasakan, yang berpotensi menimbulkan menurunnya moral.

Apabila dipetakan, maka terdapat 4 pilihan strategi perubahan TI yang dapat dilakukan, yaitu diperlihatkan pada Gambar di bawah ini.

Gambar 5.4 — Strategi perubahan TI.

Strategi perubahan yang akan diadopsi adalah gabungan antara Transformasi dan Konservasi :

Transformasi akan dilakukan pada 2 tahun pertama, yaitu dengan melakukan implementasi-implementasi sistem yang bersifat integral dan membutuhkan kerjasama lintas sektoral secara intensif. Risiko akan

127

tinggi, sehingga harus dibarengi oleh tim implementasi yang kuat dan didukung penuh oleh seluruh organisasi STAIN SURAKARTA.

Konservasi akan dilakukan pada tahun-tahun berikutnya, yaitu dengan memberikan kesempatan pada sistem yang diimplementasikan sebelumnya, untuk mencapai suatu stabilisasi. Dengan maturitas TI yang membaik, manajemen investsi, pelaksanaan, dan pengembangan akan lebih bersifat self-running tanpa menimbulkan dampak yang terlalu besar.

128

6 Rencana Strategis Sistem Informasi

6.1 SISTEM INFORMASI STAIN SURAKARTA

Berdasarkan analisis sistem yang ada dan analisis kebutuhan, maka arsitektur sistem informasi STAIN SURAKARTA dapat diperlihatkan pada Gambar 6.1 berikut ini.

6.1.1 Arsitektur Sistem Informasi

Gambar 6.1 —Arsitektur Sistem Informasi STAIN SURAKARTA.

129

Terdapat dua kategori dari sistem informasi (aplikasi) tersebut, yaitu seperti dalam Tabel 6.1 berikut.

Tabel 6.1 — Kategori sistem informasi.

KATEGORI A yang mencakup aplikasi utama

A1 – Sistem Informasi Akademik yang akan mengelola proses operasional akademik di seluruh kampus secara terintegrasi

A2 – Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan Masyarakat, yang mengelola salah satu unsur penting dari Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu Penelitian dan Pengembangan Masyarakat.

A3 – Sistem Informasi Eksekutif. Yaitu sistem yang memungkinkan pengambil kebijakan mendapatkan informasi pendukung yang penting bagi setiap keputusan yang akan diambil.

A4 – eLearning. Yaitu sistem yang memungkinkan proses belajar mengajar dilakukan secara online tanpa melibatkan tatap muka secara langsung.

KATEGORI B yang mencakup berbagai aplikasi pendukung

B1 – Sistem Informasi Keuangan. Akan mengelola aspek keuangan mulai dari proses pencatatan keluar masuk uang hingga pembuatan laporan keuangan.

B2 – Sistem Informasi Kepegawaian. Akan mengelola aspek-aspek yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Akan melibatkan berbagai unit kerja lainnya di berbagai fungsi seperti : pengajuan cuti, evaluasi tahunan, dan lainnya.

130

B3 – Sistem Informasi Aset. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan berbagai aset yang dimiliki oleh STAIN SURAKARTA.

B4 – Sistem Manajemen Dokumen/Arsip Digital . Adalah sistem yang melakukan pengelolaan berbagai dokumen yang dimiliki oleh STAIN SURAKARTA.

B5 – Portal Website, yang akan memberikan informasi kepada publik mengenai berbagai program dan aktivitas yang ada di STAIN SURAKARTA.

B6 – Intranet Portal, adalah portal internal yang mencakup aspek kordinasi kerja, manajemen data, pelaporan, yang dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi dan integrasi keseluruhan staf STAIN SURAKARTA.

B7 – Sistem Alumni dan Karir. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan alumni dan bursa kerja bagi para lulusan STAIN SURAKARTA.

B8 – Knowledge Management. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan berbagai aset digital dan pengetahuan yang dimiliki STAIN SURAKARTA.

B9 – Sistem Pelaporan. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan berbagai kebutuhan pelaporan yang harus dilakukan STAIN SURAKARTA.

B10 – Sistem Informasi Pemasaran dan Relasi Industrii. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan informasi mengenai pasar, kebutuhan tenaga kerja, dan kerjasama dengan berbagi industri.

131

B11 – Workflow Management. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan proses kerja internal, mulai dari pengelolaan proyek hingga proses otomasi sistem.

B12 – eProcurement. Adalah sistem yang melakukan pengelolaan pengadaaan secara online.

Keterangan dari masing-masing aplikasi adalah sebagai berikut:

6.2 A1 – SISTEM INFORMASI AKADEMIK

Sistem Informasi Akademik adalah suatu aplikasi yang akan mengintegrasikan seluruh proses yang berhubungan dengan aspek akademis kampus. Karena melibatkan seluruh proses kerja utama, sifat aplikasi ini amatlah kritis, yang dapat mengganggu operasional kampus apabila tidak dapat berjalan dengan baik.

Oleh karena itu proses akuisisi (penetapan kriteria dan pembelian), proses implementasi, dan proses operasional yang terkait harus dipersiapkan dengan matang dan terencana.

6.2.1 Fungsionalitas

Berikut adalah fungsionalitas yang dibutuhkan dari Sistem Informasi Akademik ini:

I. Modul Biro Administrasi Akademik

Modul Biro Administrasi Akademik

Data Master (Identitas Badan Hukum & Perguruan Tinggi, Pendataan

Program Studi, Pendataan Tahun Ajaran dan Semester, Pendataan

Mahasiswa, Kelas Program Studi, Pendataan Dosen dan Pendidikan

Dosen, Pendataan Kurikulum, Setup Status Mahasiswa, Setup Bobot

132

Nilai)

Data Akademik (Dosen Perwalian, Kartu Rencana Studi, Penjadwalan

Kuliah, Penjadwalan Ujian, Penilaian Ujian, Historis dan Transkrip Nilai,

Tugas Akhir dan Penelitian, Daftar Alumni, Cetak Presensi, Cetak Kartu

Ujian, Cetak KRS, Cetak KHS, dll.)

Cetak Laporan (Daftar Mahasiswa, Dosen, Kurikulum, Peserta Mata

Kuliah, Alumni, dll.)

Setting (Data Pengguna, Grup Pengguna, Hak Akses Pengguna) - Sistem

(BackUp & Restore Database EPSBED).

II. Modul Anjungan Mandiri Mahasiswa

Login Mahasiswa, Cek KRS, Pengisian KRS, Daftar Jadwal Kuliah, Data

Transkrip Sementara, Informasi Kartu Hasil Studi, Informasi

Pembayaran Keuangan Mahasiswa, Setup Profil Pengguna.

III. Modul Penerimaan Mahasiswa Baru

Formulir Pendaftaran, Status Penerimaan, Laporan Pendaftar.

IV. Modul Keuangan Mahasiswa

Pembayaran PMB, Pembayaran Mahasiswa, Laporan Rincian dan

Rekapitulasi, Penetapan Biaya.

V. Sistem Informasi PSB/PMB

a) Manajemen Layout Formulir

Data Master (Identitas Badan Hukum & Perguruan Tinggi, Pendataan

Program Studi, Pendataan Tahun Ajaran dan Semester, Pendataan

Mahasiswa, Kelas Program Studi, Pendataan Dosen dan Pendidikan

Dosen, Pendataan Kurikulum, Setup Status Mahasiswa, Setup Bobot

Nilai)

Data Akademik (Dosen Perwalian, Kartu Rencana Studi, Penjadwalan

Kuliah, Penjadwalan Ujian, Penilaian Ujian, Historis dan Transkrip Nilai,

Tugas Akhir dan Penelitian, Daftar Alumni, Cetak Presensi, Cetak Kartu

Ujian, Cetak KRS, Cetak KHS, dll.)

Cetak Laporan (Daftar Mahasiswa, Dosen, Kurikulum, Peserta Mata

Kuliah, Alumni, dll.)

Setting (Data Pengguna, Grup Pengguna, Hak Akses Pengguna) Sistem

(BackUp & Restore Database EPSBED).

b) Manajement Masa Pendaftaran

Login Mahasiswa, Cek KRS, Pengisian KRS, Daftar Jadwal Kuliah, Data

Transkrip Sementara, Informasi

133

Kartu Hasil Studi, Informasi Pembayaran Keuangan

Mahasiswa, Setup Profil Pengguna.

c) Manajemen Data Calon Siswa/Mahasiswa

Formulir Pendaftaran, Status Penerimaan, Laporan Pendaftar

d) Cetak Formulir


Rekapitulasi, Penetapan Biaya

e) Cetak Data Calon Siswa (FORMAT MS EXEL)



f) Backup Database



g) Managemen User dan Hak


Rekapitulasi, Penetapan biaya

SMS Akademik

a) Pendataan Jadwal Kuliah

Menu ini menyediakan fasilitas untuk mendata jadwal mata kuliah (jam,

ruang kuliah serta dosen)

b) Pendataan Nilai Mata Kuliah

Fasilitas untuk pendataan nilai-nilai mata kuliah per-mahasiswa, baik

nilai ujian dan term, nilai UAS maupun nilai perbaikan

c) Pendataan KHS

Pendataan Kartu Hasil Studi per-semester bagi tiap mahasiswa

d) Pengumuman

Pendataan pengumuman dan pengiriman SMS ke seluruh atau ke

beberapa mahasiswa yang dipilih

e) Pencatatan SMS Inbox & Outbox

Pendataan semua SMS yang masuk dan keluar ke dalam database dan

dapat di print-out untuk pengecekan

f) PC to SMS

Fasilitas untuk mengirimkan SMS langsung dari komputer

g) Auto Reply

kemampuan sistem untuk menjawab secara otomatis setiap SMS yang

diterima dan dikenali dengan keyword tertentu, misalnya keyword NILAI,

134

PENGUMUMAN, KHS, dll

6.3 A2 – SISTEM INFORMASI PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT

Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan Masyarakat adalah sistem informasi yang mengelola proses penelitian yang ada di perguruan tinggi dan juga berbagai program pengembangan masyarakat. Dengan sistem informasi ini, memudahkan pihak-pihak yang akan mengadakan penelitian dan program pengembangan masyarakat untuk memperoleh berbagai akses mulai dari informasi hingga pendanaan.


Fungsionalitas dari Sistem Informasi penelitan dan pengembangan masyarakat adalah sebagai berikut.

Modul Data Penelitian

Data penelitian yang sedang dan akan dilakukan

Modul Laporan Penelitian

Data Laporan Penelitian yang sudah dilakukan.

Modul Monitoring Penelitian

Me-monitor hasil berbagai program penelitian.

Modul Informasi Program Pengembangan Masyarakat

Berbagai informasi terkait program pengembangan masyarakat

Modul Laporan Program Pengembangan Masyarakat

Laporan berbagai program pengembangan masyarakat yang telah

dilakukan

6.3 A3 – SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem informasi yang melakukan integrasi berbagai data dan informasi yang ada sehingga bisa dijadikan

135

dasar oleh Ketua dan Pembantu Ketua untuk proses pengambilan keputusan.


Fungsionalitas dari dari Sistem Informasi Eksekutif ini adalah sebagai berikut.

Modul Data Referensi Indikator

Data Referensi (Nama Parameter Indikator Evaluasi Perguruan Tinggi,

seperti Rata-rata nilai IPK Mahasiswa, Nilai Standar Tiap Parameter

Indikator tersebut, Periode evaluasi semseter gasal, semester genap,

semester pendek) dapat di update sesuai kebutuhan baik secara periodik

maupun statik.

Modul Data Referensi Data Pegawai

Data Referensi Daftar pegawai pengelola sistem.

Modul Monitoring Nilai Capaian Evaluasi

Me-monitor hasil capaian evaluasi setiap program studi, fakultas,

bidang-bidang terkait dalam periode tertentu.

Modul Reporting Evaluasi

Hasil Laporan dalam bentuk data tabel dan dalam bentuk grafik statitik

dari perido tahun tertentu sampai dengan tahun tertentu sesuai

kebutuhan

Modul Manajemen User

Manajemen user diberikan akses (add, edit, delete, view, detail, cetak)

pada tiap komponen, dan dapat diberikan mewakili level tertentu

seperti level jurusan/program studi tertentu hanya dapat mengakses

jurusan/program studi yang diberi aksesnya, pada level fakultas maka

dapat melihat level jurusan/program studi yang dibawahi oleh fakultas

yang dimaksud.

6.4 A4 E-LEARNING

eLearning adalah proses belajar mengajar yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, sehingga tidak lagi mengharuskan tatap muka langsung, tetapi bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja dari

136

depan komputer masing-masing peserta didik melalui berbagai fasilitas komputer yang terhubung dengan jaringan, baik jaringan lokal di suatu tempat tertentu ataupun jaringan global melalui internet.

eLearning mempunyai beberapa karakteristik tertentu, antara lain:

1. Menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi dan memaksimalkan keunggulan komputer.

2. Menggunakan bahan ajar bersifat mandiri.

3. Peserta didik bisa mengakses kapan saja dan di mana saja.

Dengan karakter Teknologi Informasi yang kental, maka kesuksesan implementasi eLearning akan sangat tergantung dari bagaimana mengubah pola pikir tentang pembelajaran dan penguasaan pihak-pihak terkait akan berbagai teknologi dan alat-alat yang diperlukan dalam pengembangan eLearning.

Proses pembelajaran dengan fasilitas eLearning bisa digambarkan sebagai berikut:

137

Dari bagan di atas bisa dijelaskan bahwa proses pembelajaran melalui eLearning adalah sebagai berikut:

• Pertama, pengajar membuat dan menentukan materi pelajaran yang akan diupload ke website eLearning. Pembuatan materi pelajaran ini dilakukan oleh guru, ataupun menggunakan berbagai materi yang sudah terdapat di pasaran yang disesuaikan dengan kemampuan masing-masing lembaga pendidikan.

• Materi ini kemudian diupload ke website yang khusus dibuat untuk kegiatan belajar mengajar melalui eLearning.

• Selain materi pembelajaran, bisa juga disertakan latihan soal dan juga bahan-bahan untuk ujian jika diperlukan.

• Para mahasiswa kemudian mengakses website eLearning tersebut untuk membaca dan belajar tentang materi pelajaran yang telah ditentukan.

• Jika diperlukan tanya jawab dan diskusi, para mahasiswa bisa menggunakan fasilitas tanya jawab dan diskusi yang telah disediakan di website.

• Hasil belajar dinilai berdasarkan hasil dari tes yang juga bisa dilangsungkan secara online, ataupun para mahasiswa dikumpulkan di satu tempat untuk melaksanakan tes dan ujian hasil belajar.

Melihat beberapa karakteristik di atas, perbedaan antara proses belajar mengajar menggunakan fasilitas eLearning dengan proses belajar mengajar biasa bisa digambarkan sebagai berikut:

Proses Belajar Mengajar dengan Fasilitas eLearning

Proses Belajar Mengajar tanpa Fasilitas eLearning

Guru menyampaikan materi melalui situs web khusus yang dipakai untuk eLearning

Guru menyampaikan materi di depan kelas

138

Interaksi, diskusi, tanya jawab dilakukan dengan fasilitas teknologi informasi dan komunikasi

Interaksi, diskusi, tanya jawab dilakukan langsung di kelas

Materi ajar terstandarisasi dan bisa dipakai secara massal dalam jumlah yang banyak

Materi ajar disesuaikan dengan kemampuan guru masing-masing lembaga pendidikan

Bisa belajar kapan saja dan di mana saja

Belajar hanya dilakukan di kelas dengan jam yang terbatas


Untuk mengembangkan eLearning secara baik, perlu diperhatikan beberapa komponen eLearning di bawah ini, yaitu:

1. Learning Management System. Komponen ini merupakan salah satu hal paling penting dalam eLearning karena mengatur bagaimana proses belajar mengajar itu terjadi. Pada komponen ini diatur bagaimana seseorang akan mengambil satu mata pelajaran atau modul tertentu, cara mendaftar, cara belajar, cara mengikuti ujian, dan berbagai proses lain yang mengatur belajar mengajar. Di sini juga diatur cara melakukan komunikasi, berdiskusi, dan juga proses interaksi baik antar siswa maupun dengan para pengajar. Sistem pembelajaran ini mesti dikuasai oleh pihak-pihak yang terlibat dalam eLearning sehingga proses belajar mengajar bisa berjalan dengan baik.

2. Content Management System. Adalah fasilitas untuk membuat, mengupload, dan melakukan perbaikan atas berbagai materi ajar yang akan diberikan. Content Management System harus dibuat semudah mungkin sehingga memudahkan terutama bagi para pengajar untuk membuat content yang sesuai dengan kurikulum, tetapi tetap interaktif dan menyenangkan. Content Management

139

System dibutuhkan karena tidak mungkin para pengajar akan secara cepat menguasai teknologi informasi secara mendalam. Komponen ini akan memudahkan mereka dalam membuat materi ajar, karena bisa dilakukan dengan software-software yang secara umum telah menjadi kebiasaan mereka sehari-hari (Misalnya Microsoft Word atau Microsoft Power Point).

3. Materi atau Bahan Ajar. Adalah kurikulum yang akan diberikan sebagai materi ajar yang bisa dibaca, direview, dan didownload oleh peserta didik. Materi ajar ini sebisa mungkin dibuat interaktif dan menyenangkan sehingga siswa terlibat secara aktif dalam proses belajar mengajar.

4. Teknologi yang digunakan. Teknologi yang digunakan meliputi aplikasi perangkat lunak, perangkat keras, dan juga jaringan infrastruktur. Aplikasi perangkat lunak memungkinkan pihak-pihak terlibat untuk melakukan proses belajar mengajar melalui fasilitas ini. Sedangkan perangkat keras adalah perangkat komputasi yang memungkinkan orang melakukan akses terhadap aplikasi eLearning. Tentu saja, hal tersebut perlu didukung dengan jaringan dan infrastruktur yang memungkinkan akses terhadap informasi dilakukan secara cepat.

5. Keterlibatan Pihak-Pihak Terkait. Pihak-pihak terkait mulai dari penanggung jawab pendidikan, penanggung jawab teknologi, pelaksana di lapangan, hingga guru, siswa, dan juga masyarakat secara luas.

140

6.5 B1 – SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sistem Informasi Keuangan merupakan sistem informasi yang yang mengelola keuangan organisasi secara keseluruhan. Pengembangan aplikasi keuangan bermanfaat untuk:

Mempermudah pengelolaan keuangan negara pada Departemen/Lembaga non-Departemen.

Mempermudah pengawasan atas dana pagu anggaran dan realisasi anggaran oleh Departemen/Lembaga non-Departemen.

Membantu pihak manajemen Departemen/Lembaga non-Departemen dalam menentukan kebijakan anggaran pada masa yang akan datang berdasarkan dari laporan keuangan yang akurat.


Sistem ini menghasilkan pembukuan bendahara : Buku Kas Umum, Buku Kas Tunai, Buku Bank, beserta buku pembantu lainnya

Sistem pertanggungjawaban keuangan berupa : SPP, SPM, SKPA, dan pelaporan pajak

Sistem pengawasan pagu anggaran, berupa realisasi baik per kegiatan, sub kegiatan, perMAK, per SubMak maupun per unit pengelola kegiatan

Percepatan dan akurasi sistem pelaporan diantaranya mengenai penyerapan dana APBN

141

6.6. B2 – SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAIN

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sistem informasi yang bertumpu pada proses yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Terdapat beberapa fungsi yang kritikal di sistem ini, baik secara proses (seperti Payroll), maupun secara teknis.


Gambar 6.6— Fungsionalitas Sistem Informasi Kepegawaian.

Keterangan dari Gambar 6.6 tersebut adalah sebagai berikut:

Employee Administration (EA): Modul ini mengelola data karyawan. Secara fungsi, modul ini adalah muara segala transaksi yang terjadi untuk setiap karyawan. Selain itu, secara teknis, modul ini memegang peranan amat penting karena merupakan salah satu data yang bersifat fundamental, yaitu daftar seluruh pengguna sistem beserta struktur organisasinya. Data karyawan dan struktur organisasi ini diperlukan di seluruh sistem informasi yang dikembangkan oleh STAIN SURAKARTA,

142

sehingga harus dapat dijadikan sebagai referensi oleh berbagai sistem lainnya.

Payroll (PY): Modul ini mengelola transaksi penggajian. Modul ini harus memiliki integrasi dengan sistem ERP (A1), khususnya modul General Ledger (GL) untuk posting jurnal transaksi penggajian setiap bulannya. Modul ini akan memiliki interaksi erat dengan modul-modul HRMS lain yang merupakan komponen gaji, seperti: absensi (modul B1-01. Time Attendance), cuti (modul B1-02. Leave & Application), serta modul kompensasi (modul B1-03. Compensation & Benefit).

Time Attendance (TA): Modul ini mengelola proses absensi, dan kaitannya dengan peraturan (keterlambatan dan waktu kerja) serta dengan kompensasi.

Leave Application (LA): Modul ini mengelola proses ijin dan cuti.

Compensation & Benefit (CB): Modul ini mengelola struktur kompensasi STAIN SURAKARTA, penggolongan, tipe-tipe kompensasi.

Recruitment (RC): Modul ini mengelola proses rekrutmen, mulai dari pendaftaran (yang bisa terhubung dengan website C2), proses seleksi dan panggilan wawancara, hingga keputusan.

Competency Management (CM): Modul ini mengelola struktur kompetensi di STAIN SURAKARTA dan pemetaannya terhadap jabatan-jabatan fungsional yang saat ini ada di organisasi, sehingga pengembangan karir dan kompetensi dapat dimonitor dengan baik.

Performance Management (PM): Modul ini melakukan pencatatan terhadap kegiatan evaluasi periodik kinerja perorangan dan hubungannya dengan pengembangan karir.

Training Record (TM): Modul ini mengelola pencatatan terhadap jenis-jenis training dan kegiatan training. Data dari modul ini diperlukan di sistem QA (A2).

143

6.6.2 Kriteria

Beberapa kriteria khusus sistem HRMS adalah:

Fleksibilitas — Sistem HRMS harus memiliki fleksibilitas yang cukup tinggi hingga ke perubahan yang cukup mendasar terutama jika terjadi perubahan kebijakan manajemen sumber daya manusia.

Keamanan — Informasi yang dikandung HRMS amat bersifat rahasia dan jika tersebar dapat menimbulkan dampak yang sangat fatal. Oleh karena itu, aspek keamanan dan kerahasiaan data menjadi sesuatu hal yang mutlak harus diperhatikan.

6.7 B3 – SISTEM INFORMASI ASET

Sistem Informasi Aset adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk mencatat transaksi asset organisasi yang dapat memberikan penilaian atas nilai buku asset organisasi pada setiap saat yang diperlukan.


Sistem Informasi Aset memiliki fitur antara lain:

User management

Asset management berdasarkan group/ catergory, sub-category dan asset detail

Reporting

6.8 B4 – SISTEM MANAJEMEN ARSIP/DOKUMEN

Manajemen data merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, sanggahan, pemikiran, pertanyaan, dan sebagainya. Manajemen data sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena manajemen data berperan sebagai alat pengingat dan

144

sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.

Pengarsipan manajemen datadulu dilakukan dengan cara manual atau ditulis tangan dan disimpan dalam berkas-berkas manajemen dataatau map dan disimpan lagi dalam laci penyimpan. Sangatlah tidak efisien dan menghambat kelancaran dalam mengelola pengarsipan data-manajemen datayang ada, dikarenakan lamanya proses tersebut. Oleh karena itu, untuk menunjang kelancaran sistem pengolahan data-data data, maka peranan teknologi sangatlah penting guna memperlancar dan mempermudah jalannya sistem pengolahan data data. Sebagai suatu solusi dari permasalahan tersebut maka penyajian informasi mengenai pengarsipan manajemen datamemerlukan suatu proses yang berdasarkan komputer karena peranan sistem informasi menunjang kegiatan pengarsipan dalam pengambilan keputusan.

sebuah aplikasi yang digunakan untuk mencatat transaksi asset organisasi yang dapat memberikan penilaian atas nilai buku asset organisasi pada setiap saat yang diperlukan.


Sistem Informasi Aset memiliki fitur antara lain:

Modul User Login;

Modul Tambah dan Cari User;

Modul Jenis Data;

Modul Katagori Data;

Modul Pembuatan Data;

Modul Identitas Data;

Modul Pengarsipan Data;

Modul Retensi Data;

145

Modul Tanggal dan Waktu Data;

Modul Pencarian Data;

Modul Pencetakan Data;

Modul Statistik Data;

6.9 B5 – WEBSITE PORTAL

Website Portal merupakan sarana bagi STAIN SURAKARTA untuk memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan masyarakat. Dengan 24 jam penuh yang bisa diakses oleh masyarakat, menjadikan Website Portal menjadi salah satu faktor penting dalam pengembangan Teknologi Informasi bagi STAIN SURAKARTA.


Profil: Menampilkan profil STAIN SURAKARTA secara keseluruhan, mulai dari sejarah, struktur organisasi, visi, misi, hingga perkembangan terakhir.

Program Studi: Modul ini berisi informasi program studi yang bisa diambil oleh para mahasiswa.

Berita: Modul ini berisi berbagai berita dan informasi terkini terkait dengan STAIN SURAKARTA

Publikasi: Berisi artikel dan publikasi hasil karya dari civitas akademika STAIN SURAKARTA.

Contact Us: Modul ini memungkinkan masyarakat untuk melakukan komunikasi dengan staf internal STAIN SURAKARTA.

146

6.9.2 Kriteria

Fleksibilitas — Harus memiliki fleksibilitas yang amat tinggi.

Integrasi — Harus memiliki kemampuan integrasi data dan fungsi dengan aplikasi-aplikasi yang digunakan di internal organisasi. Integrasi dilakukan dengan standar-standar:

XML Web Service — memungkinkan integrasi dengan berbagai aplikasi lain termasuk aplikasi customized.

RSS — memungkinkan informasi dibaca di berbagai aplikasi piranti dan platform, misalnya memungkinkan berita untuk dibaca di mana saja menggunakan PDA.

Keamanan — Karena merupakan aplikasi yang diletakkan di luar untuk diakses oleh pengguna eksternal, serangan dan gangguan sangat mungkin terjadi. Karena itu aspek keamanan sangat penting.

Standar — Situs web publik harus dibuat dengan standar-standar yang berlaku seperti XHTML dan CSS agar dapat diakses dengan berbagai browser dan piranti serta dapat mudah ditemukan melalui pencarian search engine eksternal. Ini penting bagi pemasaran.

6.9.3 Rencana dan Alternatif

Alternatif untuk Corporate Public Portal ini adalah berbasis Content Management System:

Commercial CMS — yang biasa digunakan untuk situs web enterprise berskala besar, dan sangat erat dengan platform teknologi tertentu. Misalnya Microsoft Office SharePoint Server (for Internet), Interwoven, Vignette.

Open-Source CMS — yang dibuat dan dikembangkan oleh komunitas. Biasanya didukung berbagai modul yang dikontribusikan oleh banyak orang. Misalnya Drupal, Joomla!, Xoops, DotNetNuke.

147

Custom CMS — dikembangkan sendiri spesifik untuk situs web STAIN SURAKARTA.

6.10 B6 – INTRANET PORTAL

Intranet Portal adalah sistem berbasiskan pada jaringan kampus yang berguna untuk melakukan kordinasi dan integrasi berbagai program kampus. Jaringan ini bersifat tertutup dan hanya digunakan oleh internal pegawai STAIN SURAKARTA.


Spesifikasi/Modul

Pengumuman dan Berita

Pihak manajemen dapat menyampaikan pengumuman dan berita penting kepada seluruh karyawan dengan efektif.

Pustaka Dokumen (SOP, Formulir, Document Template)

Dokumen dapat disimpan secara digital dalam sebuah media penyimpanan terpadu, yang mudah untuk ditemukan kembali. Dengan demikian, organisasi dapat memastikan bahwa semua staff dapat menemukan dokumen terbaru, yang telah sejalan dengan standar penyusunan, penulisan, dan penyuntingan.

Profil Organisasi Organisasi dapat menyampaikan berbagai bahan resmi untuk komunikasi tentang organisasi seperti sejarah, visi dan misi, jajaran direksi, struktur organisasi, dan sebagainya.

Daftar Staff Daftar karyawan dapat disimpan dalam satu tempat penyimpanan, meliputi nama, jabatan, nama departemen/divisi, nomor extension, nomor telepon, dan email. Dengan demikian memudahkan jika kita hendak mencari atau menghubungi karyawan tertentu.

Corporate Dashboard

Sistem dapat menampilkan data-data kinerja organisasi dalam format grafik. Dengan demikian manajemen dapat lebih cepat melihat indikator kinerja organisasi.

Pemesanan Fitur yang efektif untuk mengatur pemesanan berbagai ruangan bersama

148

Ruang (Kuliah, Rapat, Lab, Lapangan)

(kuliah, rapat, laboratorium, lapangan olah raga dlsb.). Ketersediaan ruangan dapat diketahui setiap saat. Pemesanan ruangan untuk waktu yang diinginkan, serta penyetujuannya dapat dilakukan dengan efektif.

Pemesanan Sarana & Prasarana (Mobil, Peralatan, Perlengkapan)

Seperti untuk pemesanan ruangan, fitur tersebut dapat dimanfaatkan untuk pemesanan fasilitas organisasi lainnya. Seperti pemesanan proyektor, mobil dinas, dan sebagainya.

Kalender Acara & Aktivitas

Menyimpan dan menampilkan acara atau kegiatan dalam format kalender, misalnya acara periodik organisasi, acara promosi, rapat kerja tahunan, dan sebagainya.

Galeri (Album Foto)

Gallery untuk menyimpan berbagai foto atau video dari berbagai acara organisasi sebagai bentuk komunikasi internal dan dokumentasi akan sejarah & perkembangan organisasi.

Pustaka Pembelajaran

Organisasi dapat meletakan berbagai bahan dan media digital (PPT, Video, gambar) untuk proses pembelajaran internal akan suatu proses atau prosedur.

Penelusuran (Search)

Fitur ini memudahkan proses pencarian berbagai data dan dokumen yang telah dimasukan dan dikelola di aplikasi ini.

Pengumuman dan Berita Departemen

Sama dengan modul News & Announcement di corporate, akan tetapi hanya diperuntukkan bagi suatu departemen.

Pustaka Departmen

Fasilitas ini ditujukan untuk media penyimpanan dokumen-dokumen milik departemen. Sehingga dokumen tetap dapat mudah ditemukan kembali, walaupun karyawan atau pejabat sudah berganti.

Department Dashboard

Fitur ini untuk menampilkan grafik-grafik yang terkait dengan KPI (Key Performance Indicator) dari suatu departemen. Sehingga pihak manajemen dapat dengan mudah mengukur tingkat kinerja departemennya.

Manajemen Tugas Departmen

Dengan fitur ini, setiap departemen dapat dengan mudah memantau dan mengelola tugas-tugas yang harus diselesaikan, baik per hari, per minggu, atau pun per bulan.

Kalender Departmen

Sama Corporate Calendar, akan tetapi hanya diperuntukkan bagi staff departemen.

Pemantauan Masalah (Action

Fitur ini dapat digunakan untuk menelusuri penanganan suatu issue atau masalah dalam departemen. Kita dapat mengetahui perkembangan

149

Plan) penanganan suatu issue setiap tahap dengan mudah, tanpa terlalu banyak koordinasi atau pelaporan periodik.

Risalah Rapat (MOM)

Risalah rapat dapat didokumentasikan dengan mudah sehingga dapat ditelaah kembali apabila diperlukan.

Daftar Aset Fitur untuk mengelola berbagai aset organisasi yang dikelola oleh departemen, meliputi jenisnya, vendor, tipe/merk, tanggal pembelian, tanggal registrasi dan registrasi ulang, masa garansi, kustodian, lokasi, dan jumlahnya.

Daftar Nilai Mahasiswa

Fitur untuk menyimpan data nilai mahasiswa sampai tingkat nilai per matakuliah.

Daftar Buku Perpustakaan

Mencatat daftar buku ataupun media lain dalam suatu perpustakaan.

Daftar Piranti (Hardware & Software)

Fitur untuk mendata asset IT seperti komputer, notebook, server, dan lisensi. Menampilkan pengelompokan vendor, tipe/merk, tanggal pembelian, masa garansi, lokasi, pengguna, dan jumlahnya. Berguna untuk melakukan perawatan berkala atau pada saat ada kebutuhan upgrade secara besar-besaran.

Manajemen Helpdesk (IT Support)

Fitur ini memudahkan tugas Departemen IT untuk menangani berbagai keluhan atau masalah IT dengan service level yang lebih tinggi.

Pustaka Panduan Teknis (Troubleshooting)

Memudahkan tugas Departemen IT dengan memberikan penjelasan runut untuk hal-hal yang sederhana, misalnya untuk mengganti password, pengaturan setting printer, dan sebagainya. Dengan demikian kinerja tim TI dapat lebih efektif dan fokus untuk menangani hal-hal yang lebih penting.

Survei Organisasi Dengan fitur ini, tim HR dapat melaksanakan survey kepada seluruh karyawan dengan lebih cepat dan efektif. Tidak lagi perlu berkeliling membagikan kuesioner, kemudian mentabulasi jawaban secara manual.

Manajemen Rekrutmen

Mengelola CV yang diterima, memberikan status (panggilan, hasil wawancara, hasil tes) untuk memudahkan koordinasi proses perekrutan.

Arsip Digital Karyawan

Menyimpan file-file digital karyawan (CV, formulir, penugasan, pelatihan, sertifikat) sehingga mudah dicari dan tidak perlu menyimpan dalam bentuk kertas.

Arsip Pengkajian Kinerja Karyawan

Menyimpan dokumen-dokumen hasil penilaian kinerja untuk setiap karyawan dari periode-periode yang lalu.

Daftar Pengawai Dokumen atau informasi kepegawaian karyawan dapat disimpan dengan

150

Kontrak, Sementara, Dalam Masa Percobaan (Probation, Contract, Temp Staff)

mudah dan diberi tanggal berakhirnya (kontrak atau probation).

Beberapa saat sebelum tanggal tersebut, sistem akan mengirimkan email notifikasi kepada HR sebagai pengingat. Dengan demikian akan memudahkan pekerjaan tim HR.

Daftar Piutang Mengelola daftar piutang organisasi untuk kebutuhan penagihan dan pelaporan status kepada manajemen. Fitur ini dapat mengirimkan email untuk mengingatkan bagian keuangan ketika ada piutang yang jatuh tempo.

Daftar Hutang Mengelola daftar hutang organisasi untuk kebutuhan pembayaran dan pelaporan status kepada manajemen. Fitur ini dapat mengirimkan email untuk mengingatkan bagian keuangan ketika ada hutang yang jatuh tempo.

Manajemen Kas Boc

Memudahkan bagian finance untuk melihat daftar pengambilan kas di muka (cash advance) yang masih outstanding dan menindaklanjuti ke staff yang bersangkutan.

User Group Untuk memudahkan pengelolaan, terdapat kelompok-kelompok pengguna secara standar. Nantinya kelompok/group ini masih dapat dimodifikasi, disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan operasional organisasi.

User Membership (in case Active Directory is not applicable)

Fasilitas user membership, apabila organisasi belum memiliki Active Directory atau sejenis. Dengan demikian akan dapat meminimalkan investasi dan memudahkan pengelolaan oleh admin.

Data Export & Import

Organisasi dapat dengan cepat mengekspor data yang sudah ada ke aplikasi ini maupun mengimpor data dari aplikasi ini ke luar misalnya ke aplikasi Microsoft Excel.

Office Integration Aplikasi ini memiliki kemampuan integrasi yang baik dengan aplikasi Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Access)

Konfigurasi Teknis yang Dibutuhkan

Aplikasi Portal berupa produk yang memiliki referensi yang baik, serta dukungan purna jual yang baik.

Teknologi yang digunakan harus berupa teknologi yang, yang dapat didukung (disupport) oleh komunitas tenaga ahli yang luas.

151

Organisasi pemiliki kemampuan yang dapat dibuktikan melalui sertifikasi serta pengalaman kerja yang relevan dan sesuai dengan pekerjaan ini.

Mampu menerapkan format desain yang konsisten namun fleksibel, untuk semua ruang informasinya.

Memiliki workflow (alur kerja) untuk publikasi informasi secara bertingkat (melalui mekanisme persetujuan).

Memiliki kemampuan untuk publikasi informasi dalam bentuk artikel, berita, gambar, dokumen (PDF, Office), dan audio-video.

Memiliki kemampuan untuk memiliki ruang-ruang informasi yang terstruktur (hirarkis).

Memiliki fitur dua bahasa (bilingual) yang mudah digunakan, dan kompatibel, yang tidak menyulitkan user dalam mengupdate informasi yang sama di portal dengan dua bahasa, Indonesia dan Inggris.

Memilliki fasilitas replikasi database untuk menjaga kinerja.

Dapat mendukung fasilitas load balancing apabila dibutuhkan.

Dapat melakukan versioning (pencatatan versi) pada setiap konten, khususnya dokumen.

Dapat mendukung penggunaan keamanan dengan metoda SSL.

Dapat memberikan laporan audit trail (audit atas penggunaan aplikasi).

Dapat memberikan hak akses yang bersifat detail dan granular (akses bukan hanya dapat diberikan pada halaman, melainkan pada obyek seperti dokumen).

Dapat melakukan otentifikasi pengguna terhadap direktori di luar sistem, terutama LDAP dan Active Directory.

Kebutuhan Khusus

Membuat desain dari aspek arsitektur informasi, arsitektur teknis, antar muka (user interface), visual, dan kemudian menuangkannya menjadi template Portal Universitas yang sistematis, komprehensif, dan terintegrasi sesuai dengan standar sistem teknologi portal terkini

Melakukan instalasi dan set-up sistem manajemen konten (Content Management System), serta perangkat keras dan lunak pendukung Portal Universitas, yang terkait dengan solusi yang diajukan.

Melakukan pengujian untuk menjamin agar Portal Universitas terbebas dari berbagai kesalahan (bugs) yang meliputi kesalahan penulisan bahasa (syntax errors), kesalahan sewaktu proses (run time errors), dan kesalahan logika (logical errors). Pelaksanaan pengujian akan didampingi oleh petugas Universitas yang berwenang sesuai dengan sistem dan prosedur Manajemen

152

Proyek Terpadu yang akan dijelaskan kemudian di RKS ini

6.11 B7 – SISTEM INFORMASI ALUMNI DAN KARIR

Sistem Informasi Alumni dan Karir adalah sistem yang berguna untuk mengembangkan jaringan alumni STAIN SURAKARTA. Dengan adanya data dan profil alumni secara lengkap, akan memudahkan bagi para lulusan untuk saling berkomunikasi dan berinteraksi secara intensif.

Sistem pengembangan karir juga memungkinkan para alumni untuk mengupload data dirinya sehingga memungkinkan segera mendapatkan panggilan kerja bagi organisasi yang membutuhkan.


Data dan Profil Alumni. Modul ini memberikan data lengkap tentang profil alumni STAIN SURAKARTA dan kondisi terakhir mereka dari sisi alamat dan pekerjaan/profesi. Dengan demikian, akan tercipta hubungan saling menguntungkan antara satu alumni dengan alumni lain.

Upload Curriculum Vitae adalah sistem yang memungkinkan mahasiswa dan alumni STAIN SURAKARTA mengupload CV sehingga memudahkan bagi organisasi yang membutuhkan untuk melakukan perekrutan.

Bursa Kerja adalah sistem yang memungkinkan bagi organisasi untuk membuka lowongan pekerjaan bagi para lulusan STAIN SURAKARTA. Dengan adanya bursa kerja ini memudahkan bagi para alumni untuk melamar pekerjaan.

6.12 B8 – KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Knowledge Management System-KM (Sistem Manajemen Pengetahuan) adalah proses merencanakan, mengumpulkan dan

153

mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.

Menurut KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.

Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku KM cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (Knowledge flow).

Aliran Pengetahuan terdiri dari tahapan berikut:

• Penciptaan pengetahuan (creation). Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.

• Penyimpanan pengetahuan (retention). Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.

• Pemindahan pengetahuan (transfer). Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.

• Penggunaan pengetahuan (utilization). Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

154

Tahapan mengembangkan Knowledge Mangement adalh berikut:

1. Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat. Teknologi yang tepat, bukan selalu teknologi yang digunakan adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan usaha yang dilakukan sekarang dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja seperti komputer dan jaringan internet.

2. Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi. Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Dan tulang punggung yang kompeten adalah orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman, kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.

3. Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya. Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan, arsip, database, file. Dan dibantu dengan alat-alat yang mempermudah pencarian.

4. Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya. Organisasi harus membuat suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah yang akan disimpan di gudang pengetahuan, jangan sampai sampah informasi juga dimasukkan kedalamnya. Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

Kampus menyediakan sarana untuk menyimpan kekayaan intelektual dalam bentuk digital. Sistem penyimpanan ini harus memiliki kapasitas yang besar dapat diperluas volumenya apabila diperlukan. Keamanan data harus sangat diperhatikan agar dapat dicegah akses oleh orang yang tidak berhak.

Kekayaan digital STAIN SurAKARTA secara perlahan harus dibangun. Hasil-hasil skripsi, thesis, disertasi, penelitian, pengabdian masyarakat ataupun karya tulis terpilih harus disimpan dalam bentuk digital selain

155

memang sudah disimpan dengan pola konvensional. Hasil karya intelektual yang disimpan dalam bentuk digital, akan lebih mudah untuk disimpan, dicari dan digandakan. Perpustakaan sebagai unit kerja yang memiliki otoritas dalam mengelola kekayaan digital ini, harus mengoptimalkan pemanfaatan TI.

Harapan agar koleksi digital tersebut bertambah harus dibarengi dengan usaha agar civitas akademika memiliki wawasan dan kemampuan dalam menggunakan TI dalam proses belajarnya. Kemampuan dalam menyusun karya tulis harus dikembangkan, dibarengi dengan pemanfaatan TI untuk mencari sumber pengetahuan di internet dan pemahaman terhadap software aplikasi untuk Word Processing. Untuk itu perpustakaan perlu mengembangkan tugas dan fungsinya untuk ikut serta membangun kemampuan menyusun karya tulis dan memanfaatkan TI untuk membangun kekayaan digital yang bermutu.

Keterbukaan pemanfaatan kekayaan digital tersebut harus juga dibarengi usaha untuk melindungi kekayaan intelektual (sistem keamanan komputer – computer security – user group authentification) dari pihak-pihak yang tidak mendapatkan otorisasi. Sistem penyimpanan kekayaan digital harus didukung pula oleh sistem jaringan komputer yang handal, sistem basis data yang dengan daya tampung yang besar, sistem pengamanan serta manajemen resiko yang tanggap dan responsif.


User Management: Manajemen pengguna untuk memudahkan proses otorisasi dan pengarsipan log.

Publikasi: Berisi artikel dan publikasi hasil karya dari civitas akademika STAIN SURAKARTA

Klasifikasi: Modul ini berisi berbagai klasifikasi data dan dokumen yang terdapat di database

Find/Search: Modul pencarian artikel/makalah.

156

6.13 B9– SISTEM PELAPORAN

Sistem Pelaporan adalah sistem yang memudahkan manajemen STAIN SURAKARTA untuk membuat berbagai laporan yang dibutuhkan mulai pihak internal hingga eksternal STAIN.


User Management: Manajemen pengguna untuk memudahkan proses otorisasi dan log history.

Laporan Internal: Berisi berbagi laporan internal yang harus diberikan oleh berbagai divisi kepada manajemen.

Laporan Dikti: Modul ini berisi format laporan yang harus dilaporkan oleh manajemen kepada Dikti

Laporan Depag: Modul ini berisi format laporan yang harus dilaporkan oleh manajemen kepada Depag.

6.14 B10 – SISTEM INFORMASI PEMASARAN DAN RELASI INDUSTRI

Sistem Informasi Pemasaran dan Relasi Industri merupakan sistem yang mengelola data dan informasi mengenai stakeholders dari STAIN SURAKARTA. Dengan adanya sistem ini memudahkan bagi manajemen STAIN SURAKARTA untuk membuat berbagai program studi dan layanan yang berkualitas.


Profil: Menampilkan profil STAIN SURAKARTA secara keseluruhan, mulai dari sejarah, struktur organisasi, visi, misi, hingga perkembangan terakhir.

Program Studi: Modul ini berisi informasi program studi yang bisa diambil oleh para mahasiswa.

157

Berita: Modul ini berisi berbagai berita dan informasi terkini terkait dengan STAIN SURAKARTA

Publikasi: Berisi artikel dan publikasi hasil karya dari civitas akademika STAIN SURAKARTA.

Modul Data Sekolah/Madrasah: Modul ini berisi informasi mengenai madrasah atau sekolah di sekitar STAIN Surakarta sebagi calon mahasiswa STAIN.

Modul Data Industri: Modul ini berisi berbagai data dan informasi mengenai berbagi industri yang ada di sekitar STAIN Surakarta.

Contact Us: Modul ini memungkinkan masyarakat untuk melakukan komunikasi dengan staf internal STAIN SURAKARTA.

6.15 B11 – SISTEM WORKFLOW MANAGEMENT

Sistem Workflow Management merupakan sistem yang mengelola proses otomasi pekerjaan yang dilakukan pada internal kampus.


User Management: Manajemen pengguna untuk memudahkan proses otorisasi pengguna.

Create Project: Modul ini berisi informasi pekerjaan yang akan dilakukan bersama

Create Project Team Member: Modul ini berisi profil personel yang akan terlibat dalam pekerjaan beserta tugas dan fungsinya masing-masing

Collaborate: Modul yang memungkinkan interaksi dan kordinasi antara satu personel dengan personel lain.

158

6.16 B12 – E-PROCUREMENT

eProcurement merupakan sistem yang mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara online. Sistem e-Procurement adalah sebuah model aplikasi elektronik yang bergerak di bidang pengadaan barang dan jasa dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Sistem ini merupakan perwujudan dari sistem e-procurement atau e-pengadaan yang berusaha mengatur transaksi bisnis melalui teknologi komputer, di mana proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara online atau daring. eProcurement memiliki berbagai aplikasi yang akan mendukung semua proses transaksi yang dilakukan. Dengan hadirnya eProcurement akan menciptakan sebuah sistem penyediaan barang dan jasa yang berbasis teknologi komunikasi dan informasi serta memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam melakukan transaksi elektronik.


eProcurement terdiri dari tiga modul utama dan beberapa modul tambahan. Modul utama adalah sebagai berikut:

e-Lelang (e-tendering), adalah sebuah sistem yang akan mengadakan proses pelelangan umum secara elektronik untuk mendapatkan barang atau jasa. Proses penawaran harga dilakukan satu kali pada hari, tanggal, dan waktu yang telah ditentukan dan disepakati dalam dokumen pengadaan untuk mencari harga terendah tanpa mengabaikan kualitas dan sasaran yang telah ditetapkan. e-Lelang biasanya digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang memerlukan evaluasi teknis untuk mendapatkan kualitas terbaik dan evaluasi harga untuk mendapatkan harga yang wajar. Proses pengadaan barang atau jasa yang melalui e-Lelang adalah pekerjaan konstruksi, pengadaan barang dengan variasi kualitas yang beragam, dan jasa pemborongan nonkonstruksi. e-Lelang terdiri dari e-Lelang Umum (Regular e-Tendering) dan e-Penerimaan Berulang (Reverse e-Tendering).

159

e-Seleksi (e-Selection), pengadaan jasa konsultasi secara elektronik dengan metode seleksi secara umum dan terbuka.

e-Pembelian (e-Purchasing), e-Pembelian akan menampilkan daftar permohonan pembelian barang atau jasa yang diinginkan. Seorang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang sudah terdaftar dalam SePP akan mampu menolak maupun menyetujui permohonan pembelian oleh suatu pihak yang disebut Panitia Pengadaan. e-Pembelian terdiri dari e-Penawaran Langsung (e-Price Quotation), e-Penawaran Berulang (e-Reverse Auction), dan e-Pembelian Langsung (e-Direct Purchasing).

Sedangkan modul tambahan adalah sebagai berikut:

Sistem Informasi Penyedia Barang/Jasa, yang akan mengatur dan menampilkan nama-nama perusahaan atau instansi yang bergerak dalam bidang pengadaan barang atau jasa dan telah terdaftar dalam sistem.

e-Katalog, yang akan menampilkan semua daftar barang-barang yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Sistem ini akan sangat membantu para penyedia barang atau jasa untuk melihat semua barang yang telah terdaftar, memudahkan administrator penyedia barang atau jasa untuk memantau barang-barang yang ditawarkan, serta mempermudah calon pembeli untuk melihat barang-barang apa yang ditawarkan.

Black List: Modul yang mengelola informasi tentang perusahaan yang masuk daftar hitam.

6.17 ARSITEKTUR DATABASE

Terkait dengan aplikasi-aplikasi yang telah dijelaskan sebelumnya, Gambar di bawah ini memperlihatkan arsitektur database STAIN SURAKARTA secara aras tinggi.

160

Gambar 5.10 — Arsitektur database STAIN SURAKARTA.

Terdapat beberapa database yang termasuk data operasional, yaitu data Sistem Informasi Akademik, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem SMS, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Kepegawaian, Sistem Informasi Aset, Website Portal, Intranet Portal, dan Sistem Informasi Alumni dan Karir.

Dari data operasional tersebut akan dibangun data warehouse dan OLAP cube untuk keperluan business intelligence.

Perlu diingat bahwa meskipun data pada database-database tersebut berhubungan, tidak disarankan bagi pembuatan aplikasi untuk mengakses data milik aplikasi yang lain. Aplikasi seharusnya menggunakan antarmuka yang telah disediakan oleh aplikasi lain untuk pengaksesan data.

161

7 Rencana Strategis Infrastruktur TI

7.1 TARGET ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR TI

Gambar berikut ini memperlihatkan target arsitektur infrastruktur teknologi informasi STAIN SURAKARTA di masa depan.

Gambar 7.1— Arsitektur infrastruktur teknologi informasi STAIN SURAKARTA.

162

Management Commu-nications

Security Management

Systems

Management

Client Computing

Client Workstation

Desktop Laptop

Thin Client PDA/Mobile

Client Operating System

MiddlewareXML Web Services

Applications

User Interface

App Dev Platform

VoIP

IP PBX

Standard Apps

Standard

Frame-work

Thick Client

ServerServer Services

DatabaseOLTP OLAP

Storage Virtualization

Web Client

NetworkTCP-IP Wi-Fi Network Security

User

Management

Disaster Recovery

7.2 JARINGAN

Gambar di bawah ini memperlihatkan diagram logis jaringan STAIN SURAKARTA masa depan.

Gambar 7.2— Jaringan STAIN SURAKARTA

Jaringan di STAIN SURAKARTA akan tetap berbasis TCP-IP. Beberapa pengembangan yang akan dilakukan antara lain:

Backbone menggunakan fiber optic.

Akses nirkabel (Wi-Fi) bagi komputer klien di belakang firewall menggunakan standar IEEE 802.11g yang diamankan dengan WPA-PSK serta MAC address filtering. Untuk akses tamu, dibebaskan tetapi dibatasi untuk akses Internet saja.

Ditambahkan beberapa piranti tambahan untuk keamanan (security) dan yang mendukung arsitektur infrastruktur TI sebagaimana telah diperlihatkan pada Gambar 7.1:

Content filter, untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi.

163

Intrusion Prevention System/Intrusion Detection System, untuk mengamankan jaringan STAIN SURAKARTA dari penyusup.

Firewall di lapisan yang memisahkan jaringan dengan jaringan publik Internet. Firewall ini sekaligus juga berfungsi sebagai VPN (Virtual Private Network) gateway.

Juga diikutsertakan infrastruktur IP PBX yang terhubung dengan PSTN. Server IP PBX dapat menangani telepon analog serta telepon berbasis IP (IP phone) yang langsung terhubung ke jaringan.

Storage Attached Network (SAN) yang bersifat dedicated untuk menampung data berupa file maupun database.

Print Server untuk memungkinkan printer-printer langsung dihubungkan dengan jaringan dan tidak terhubung langsung ke komputer. Ini dapat memungkinkan printer digunakan bersama oleh beberapa orang sekaligus — misalnya dalam bagian yang sama — dan hasilnya dapat menyederhanakan jumlah printer. Namun penerapannya tergantung sekali dengan lokasi dan kebutuhan, karena itu beberapa printer yang langsung terhubung ke komputer perlu tetap dipertahankan.

Virtual Private Network (VPN) untuk memungkinkan akses ke jaringan kepada staf yang bekerja di luar kantor, misalnya staf pemasaran (marketing).

7.3 MANAJEMEN INFRASTRUKTUR

Beberapa hal yang penting diperhatikan dalam manajemen infrastruktur adalah manajemen pengguna, manajemen sistem (systems management) dan manajemen keamanan (security management).

Di samping itu juga perlu diperhatikan strategi penanggulangan bencana (disaster recovery).

164

7.3.1 Manajemen Pengguna

Manajemen pengguna di STAIN SURAKARTA akan dilakukan secara terpusat menggunakan Active Directory sebagai directory services.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Hierarki dalam domain, berupa Organizational Unit perlu disinkronisasikan dengan struktur organisasi dan perubahannya dicatat secara terpusat.

Pembuatan, perubahan, dan penghapusan pengguna harus tercatat. Pengguna yang berupa karyawan harus terkait dengan kebijakan SDM.

Group policy perlu diterapkan untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi.

7.3.2 Manajemen Sistem

Di masa depan, STAIN SURAKARTA perlu mempersiapkan sistem untuk manajemen sistem (systems management).

Manajemen sistem adalah administrasi sistem komputer terdistribusi dalam organisasi. Kegiatannya meliputi:

Manajemen aset informasi (hardware, software beserta instalasinya);

Manajemen kinerja (pemantauan server, kapasitas, utilisasi);

Manajemen aktivitas pengguna.

7.3.3 Manajemen Keamanan

Demikian pula di masa depan, STAIN SURAKARTA perlu mempersiapkan sistem manajemen keamanan (security management).

Manajemen keamanan meliputi:

165

Security Incident and Event Management — menangani event-event yang terjadi dalam bentuk konsolidasi log dan pelaporannya, menangani insiden keamanan informasi, mulai dari pencatatan, korelasi event, hingga analisis forensik.

Vulnerability Management — melaporkan celah-celah keamanan (security vulnerabilities) pada komputer-komputer klien maupun server di jaringan, serta membuat laporan kepatuhan (compliance) terhadap kebijakan serta best practices.

7.4 SERVER DAN PIRANTI DATA CENTER LAINNYA

Server-server yang tidak berada di dalam data center perlu dikumpulkan dalam data center. Ini untuk menjamin keamanan server itu sendiri serta memudahkan pemeliharaannya.

Komputer yang dijadikan production server — server yang digunakan dalam kegiatan operasional organisasi dan bukan berisi aplikasi yang masih dikembangkan — perlu memenuhi spesifikasi sebagaimana mestinya sebuah server. Misalnya penggunaan prosesor server (Xeon) dan konfigurasi hard disk RAID.

Server-server baru akan berbentuk rack-mounted server sehingga bisa ditempatkan pada rack cabinet.

7.4.2 Virtualization

Untuk lingkungan tertentu seperti keperluan pengembangan software dan staging, direncanakan untuk menggunakan teknologi platform virtualization.

Virtualization memungkinkan beberapa server logis dijalankan berbarengan di atas sebuah server fisik. Manfaatnya antara lain:

Konsolidasi server, sehingga memudahkan pemeliharaan;

Memudahkan pemulihan pascabencana;

166

Memudahkan uji coba.

Jika dibutuhkan server dengan lingkungan yang berbeda dengan platform standar, juga akan diinstalasi sebagai server virtual.

7.4.3 Data Center

Untuk data center baru yang akan dibangun oleh STAIN SURAKARTA, beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

Rack cabinet —sesuai dengan best practice: tinggi yang standar dan memungkinkan ventilasi.

Air conditioning — menjaga suhu ruangan tetap sekitar 20–22 C, dengan kelembapan 35%–65%.

Uninterruptible Power Supplies dan Backup Generators — memberikan daya listrik cadangan.

Redundansi —untuk mencegah single point of failure pada sistem-sistem kritis.

Raised flooring — memungkinkan sirkulasi udara di bawah lantai serta ruangan untuk kabel listrik.

Sistem pencegah dan pemadam api — peralatan keamanan fisik untuk mengatasi kebakaran. Meliputi pintu rintangan api, bahan yang tahan api, pendeteksi asap, pemadam api otomatis dan pemadam api manual. Pemadam api otomatis menggunakan FM-200 yang tidak merusak piranti dan relatif aman bagi lingkungan.

Camera monitoring — menggunakan IP camera untuk memantau keadaan data center setiap saat. Kamera ini dipantau oleh petugas satpam.

Electronic/biometric door locks — kunci pintu data center menggunakan kartu (key card) atau biometrik.

167

7.5 COMMUNICATIONS

Teknologi komunikasi yang diintegrasikan ke dalam infrastruktur teknologi informasi STAIN SURAKARTA adalah IP PBX dan VoIP.

7.5.1 IP PBX

IP PBX terhubung langsung dengan PSTN (Public Switching Telephone Network) dan menggunakan server biasa yang dilengkapi aplikasi sistem IP PBX dan IP PBX card.

Spesifikasi sistem IP PBX:

Menggunakan 24 line PSTN dari Telkom;

Mendukung 1000 extension telepon;

Menggunakan wired IP phone, wireless IP phone, dan headset.

Mendukung public announcement untuk pengumuman broadcast.

Disertai dengan aplikasi call center.

7.5.2 VoIP

Untuk komunikasi ke luar, akan diterapkan juga teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol).

7.6 CLIENT COMPUTING

7.6.1 End User Appliances

Komputer-komputer klien yang digunakan di STAIN SURAKARTA oleh end user antara lain:

Desktop PC — sebagian besar akan dilakukan standardisasi, untuk memudahkan pemeliharaan dan perawatan, serta peremajaan menurut perkembangan zaman.

168

Laptop PC — menggunakan standar yang ditentukan oleh TI.

PDA/Smart phone — untuk tugas-tugas mobile.

Ke depannya, kebanyakan printer tidak lagi dihubungkan langsung ke komputer klien, tetapi ke print server sehingga satu printer dapat digunakan bersama oleh beberapa komputer.

7.6.2 Sistem Operasi

Sistem operasi pada komputer yang digunakan adalah end user adalah Windows yang dapat terhubung ke domain Active Directory, di antaranya Windows XP Professional, Windows Vista Business, Windows Vista Enterprise, dan Windows Vista Ultimate.

Karena Pemerintah menganjurkan program IGOS (Indonesia Go Open Source), maka akan juga diarahkan sebagian sistem operasi ke arah open source.

7.6.3 Office Software

Salah satu aplikasi penting yang juga digunakan oleh end user dan perlu diperhatikan adalah office software yang standar. Selain menggunakan Microsoft Office, juga diarahkan penggunaan office berstandard open source.

7.7 STRATEGI PENANGGULANGAN BENCANA

Secara garis besar, strategi penanggulangan bencana baru STAIN SURAKARTA adalah sebagai berikut:

Analisis Dampak terhadap Operasional (Business Impact Analysis, BIA) — Penentuan tingkat kekritisan proses-proses operasional, sumber daya TI yang berhubungan, dan periode waktu pemulihan (recovery time period) yang diperlukan agar pengolahan dengan TI harus dilanjutkan kembali setelah terjadi bencana. Analisis ini dilakukan secara berkala sesuai dengan kebijakan yang ditentukan.

169

Pemusatan Pengolahan Data di Data Center — Untuk memudahkan penanganan atas piranti pengolahan, seluruh sumber daya pengolahan informasi yang sensitif dipusatkan di data center dengan pengamanan fisik — meliputi aspek lingkungan — dan logis yang memadai.

Redundansi Fasilitas — Beberapa piranti pengolahan vital (ditentukan berdasarkan analisis) diadakan dalam jumlah ganda, untuk mencegah kerusakan akibat petir yang sering terjadi.

Lokasi Backup Offsite — Penempatan duplikat media backup baik data maupun program di luar lingkungan STAIN SURAKARTA, pada lokasi aman yang ditentukan.

Garis besar strategi ini akan dituangkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur dan dikaji ulang secara berkala.

170

8 Rencana Strategis Manajemen SI/TI

8.1 VISI DAN MISI ORGANISASI TI

Visi dan misi organisasi teknologi informasi STAIN SURAKARTA adalah sebagai berikut.

Visi

Memberikan kemudahan, layanan informasi terbaik untuk seluruh jajaran di STAIN SURAKARTA.

Misi

Mengonsolidasi informasi yang ada sehingga dapat dimanfaatkan seluruh karyawan maupun stakeholder sebagai alat mempermudah proses kerja,dan pengambilan keputusan.

Menyediakan solusi pelayanan informasi secara cepat dan tepat waktu dengan tetap mengedepankan keamanan data.

Memberikan pelayanan terbaik ke seluruh jajaran STAIN SURAKARTA.

Menerapkan dan tetap mengikuti Quality System yang berlaku di STAIN SURAKARTA

171

8.2 TATA KELOLA TI

Inti dari tata kelola teknologi informasi (IT governance) adalah:

Kebutuhan atas keyakinan mengenai nilai TI;

Pengelolaan risiko yang berhubungan dengan TI;

Kebutuhan pengendalian atas informasi.

Menurut Information Technology Governance Institute:

Tata kelola teknologi informasi adalah tanggung jawab para eksekutif dan direksi, dan mencakup kepemimpinan, struktur organisasi dan proses yang menjamin TI pada organisasi mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi.

8.2.1 COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah kumpulan tujuan pengendalian (control objectives) yang memberikan good practices lintas domain dan kerangka kerja proses, serta mempresentasikan aktivitas dalam struktur yang mudah dikelola dan logis. COBIT mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja untuk memastikan bahwa:

TI selaras dengan operasional;

TI mendukung operasional dan memaksimalkan manfaat;

Sumber daya TI digunakan dengan bertanggung jawab;

Risiko TI dikelola sebagaimana mestinya.

Dengan memperhatikan bahwa COBIT merupakan kerangka kerja pengendalian internal TI yang telah banyak diterima umum di dunia sehingga menjadi standar internasional, STAIN SURAKARTA memilih untuk menggunakan COBIT sebagai kerangka kerja pengendalian internal TI dalam rangka tata kelola TI yang baik.

172

Gambar 7.1 memperlihatkan kerangka kerja COBIT yang terdiri dari empat domain. Domain-domain tersebut mengandung 34 proses dalam pengelolaan sumber daya TI untuk menyampaikan informasi berdasarkan tujuan operasional dan kebutuhan tata kelola.

173

Ke-34 proses COBIT dapat dilihat sebagai berikut.

Gambar 8.1 — COBIT Framework.

8.3 KEBIJAKAN DAN PROSEDUR

STAIN SURAKARTA harus dapat mengendalikan teknologi informasi agar dapat mengolah dan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi, mengelola risiko dan mengamankan sumber daya TI, dan memastikan bahwa TI dapat mencapai tujuannya dan mendukung organisasi. Komitmen mengenai hal ini perlu dimasukkan di Manual STAIN SURAKARTA.

Untuk itu manajemen perlu menyusun tujuan pengendalian (control objectives), yaitu tujuan akhir dari penerapan kebijakan, prosedur, atau

174

IT Resources

EffectivenessEfficiencyConfidentialityIntegrityAvailabilityComplianceReliability

ApplicationsInformationInfrastructurePeople

BUSINESS OBJECTIVES

GOVERNANCE OBJECTIVES

COBIT

peraturan lainnya agar dapat memperoleh keyakinan yang beralasan bahwa:

Tujuan organisasi dapat tercapai;

Kejadian-kejadian yang tidak diinginkan dapat dicegah atau dideteksi atau dikoreksi.

Dari tujuan-tujuan pengendalian tersebut, maka akan dihasilkan kebijakan dan prosedur baru serta perubahan dari yang telah ada saat ini. Setelah dibuat, kebijakan dan prosedur tersebut perlu ditegakkan.

Dengan mengacu kepada COBIT dan ISO/IEC 27002, berikut adalah kebijakan dan prosedur yang perlu ada. Di STAIN SURAKARTA, kebijakan dinyatakan dalam bentuk System Manual (SM), dan prosedur dinyatakan dalam bentuk Standard Operating Procedure (SOP).

8.4 KOMPETENSI TI

Untuk memastikan suatu implementasi TI berjalan baik dibutuhkan kompetensi.

Acuan kompetensi yang digunakan di sini adalah SFIA (Skills Framework for the Information Age) yang menginvetarisir kompetensi teknologi informasi. Berikut adalah diagram kompetensi yang dibutuhkan. Sebagai catatan, kompetensi yang ditampilkan adalah yang dirasakan relevan. Kolom ”Keep?” menunjukkan seberapa jauh STAIN SURAKARTA harus memaintain kompetensi tersebut di internal organisasi.

: Sebisa mungkin kompetensi dimiliki dan dikembangkan

: Akan menjadi nilai tambah apabila dimiliki.

: Sebaiknya bergantung pada pihak ketiga (outsource)

: Sebisa mungkin bergantung padapihak ketiga (outsource)

Tabel 8.1 — Kompetensi TI berdasarkan SFIA.

175

Kategori Sub Kategori Kompetensi Keep?Strategy and Planning

Information Srategy

Information management IRMG: Memastikan kebutuhan operasional akan informasi dapat terpenuhi.

Business/IS strategy and planning

Innovation INOV: Kemampuan untuk mengenali dan menggali potensi TI bagi operasional.

Business process improvement BPRE: Mengindentifikasi pendekatan alternatif untuk melaksanakan aktivitas operasional.

Information security SCTY: Menjaga konfidensialitas, integritas, ketersediaan, dan cimpliance dari sistem informasi.

Technical strategy and planning

Systems architecture ARCH: Membuat spesifikasi arsitektur sistem, mengenali komponen sistem informasi yang diperlukan.

Continuity management COPL: Menganalisis dampak penggunaan sistem informasi pada proses operasional, terutama antisipasi pada kelangsungan apabila sistem informasi tidak tersedia.

Software development process improvement SPIM: Hanya diperlukan apabila memiliki kebijakan development internal.

Network planning NTPL: Manajemen keseluruhan jaringan baik itu untuk kebutuhan data dan suara.

Development

Systems development

Systems development management DLMG: Hanya diperlukan apabila memiliki kebijakan development internal.

Data analysis DTAN Systems design DESN: Menuliskan spesifikasi kebutuhan sistem.

Network design NTDS Database design DBDS Programming/software development PROG

Web site specialism WBSP Systems testing TEST

Installation and integration

Systems integration SINT Porting/software integration PORT Systems installation/decommissioning HSIN

Business analysis ANAL

176

Kategori Sub Kategori Kompetensi Keep?Business Change

Business change management

Project management PRMG Change implementation planning and management CIPM

Organisation design and implementation ORDI

Relationship management

Stakeholder relationship management RLMT

Service Provision

Operation Data protection DPRO Application support ASUP Management and operations COPS Network control and operation NTOP Database administration DBAD Service level management SLMO

User support User support Network support NTAS Problem management PBMG Service desk and incident management USUP

Procurement and Management Support

Supply management

Procurement PROC Supplier relationship management SURE

Quality Quality management QUMG Quality assurance QUAS Quality standards QUST Compliance audit COMP

Resource management

Project office PROF Asset management ASMG

8.5 ORGANISASI TI

8.5.2 Organisasi Teknologi Informasi

UPT Pusat Komputer yang ada sekarang perlu dikembangkan menjadi dengan fungsi-fungsi yang lebih luas. Dengan demikian, pengembangan IT di STAIN SURAKARTA di masa depan akan terus bisa berlanjut.

Gambaran struktur organisasi UPT Komputer STAIN SURAKARTA di masa depan adalah sebagai berikut:

177

Gambar 8.3— Rencana struktur organisasi TI STAIN SURAKARTA

Kepala Bagian Teknologi Informasi bertugas mengoordinasikan kegiatan TI di lingkungan STAIN SURAKARTA dan juga berperan sebagai administrator keamanan informasi, yang bertugas menerapkan, memantau, menegakkan kebijakan dan prosedur keamanan informasi, serta melaporkan masalah yang berhubungan dengan keamanan informasi kepada manajemen.

OPERATIONS

Fungsi Operations dilakukan oleh Seksi Operasi Teknologi Informasi. Berikut adalah tugas dan tanggung jawab peran-peran pada fungsi ini.

Kepala Seksi Operasi Teknologi Informasi — Mengoordinasikan kegiatan operasi teknologi informasi, yaitu administrasi dan helpdesk. Tugasnya antara lain:

Mengelola inventaris infrastruktur TI;

178

Menyetujui kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan infrastruktur TI (perangkat keras, jaringan) dan manajemen pengguna;

Berperan sebagai pemilik proyek TI non-sistem informasi dan mengelola vendor TI: kualifikasi vendor dari berbagai aspek, dan terlibat dalam proses pembelian;

Menerima eskalasi permintaan support dan pertanyaan dari Helpdesk TI.

Juga berperan sebagai librarian — menyimpan dan memelihara semua backup data dan aplikasi.

System Engineer — Mengelola secara teknis semua peralatan infrastruktur TI, mengelola sistem operasi dan akun pengguna, dan melakukan proses pemeliharaan infrastruktur sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku (misalnya backup, pemantauan lingkungan, kinerja).

Security Engineer — Melakukan pengaturan keamanan di piranti-piranti seperti firewall dan proxy, memantau log keamanan dan kondisi keamanan fisik, melakukan pengujian keamanan, melakukan pelatihan yang berhubungan dengan keamanan informasi, serta melaporkan masalah-masalah yang berhubungan dengan keamanan informasi.

Helpdesk TI — Pemusatan dari permintaan support dan berbagai pertanyaan dari para pengguna yang berhubungan dengan infrastruktur, sistem informasi dan aplikasi nonoperasional (email, Office application). Selain kontak dengan para pengguna, juga harus melakukan pencatatan atas kasus yang terjadi serta melakukan analisis untuk meminimasi persoalan yang dialami pengguna. Bantuan spesifik dapat ditugaskan kepada system engineer dan security engineer.

INVESTMENT & PROJECT

Tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan di sektor Investment & Project (atau sering didefinisikan sebagai unit Project Management

179

Office) dalam struktur di atas ditangani oleh dua seksi yaitu Seksi Pengembangan Sistem Informasi dan Seksi Manajemen Proyek dan Dukungan Sistem Informasi.

Seksi Pengembangan Sistem Informasi hanya perlu ada apabila STAIN SURAKARTA masih ingin mengembangkan aplikasi secara internal. Sementara ketika pengembangan dipercayakan sepenuhnya kepada pihak ketiga (outsourcing), seksi ini dapat ditiadakan.

Adapun berikut ini tugas dan tanggung jawab peran-peran pada fungsi ini.

Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi — Memimpin dan mengembangkan keterampilan tim pengembangan sistem informasi, dan memastikan semua aspek yang penting diperhatikan dalam pengembangan sistem dilaksanakan oleh pihak eksternal yang menerima tugas pengembangan sistem informasi.

Business Analyst — Membantu pengguna dalam mendefinsikan kebutuhan akan suatu solusi berbasis teknologi informasi, termasuk dalam mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi akibat penerapan solusi teknologi informasi tersebut. Hasilnya akan didokumentasikan dalam format standar.

Software Architect — Membuat arsitektur dan rancangan solusi (spesifikasi teknis) dari sistem informasi yang dapat menjawab kebutuhan pengguna, serta sesuai dengan berbagai kebijakan STAIN SURAKARTA di area teknologi informasi.

Software Developer — Melakukan implementasi pengembangan perangkat lunak dalam penulisan program.

Kepala Seksi Manajemen Proyek dan Dukungan Sistem Informasi — Mengelola portofolio proyek sistem informasi dan dukungan terhadap sistem informasi yang digunakan di lingkungan STAIN SURAKARTA.

Project Manager — Merencanakan dan melaksanakan kegiatan implementasi sistem informasi dengan mengoordinasikan seluruh

180

stakeholder (pengguna, manajemen, vendor, bagian Operasi TI), serta memastikan bahwa kegiatan dapat berjalan dalam waktu dan biaya sesuai yang direncanakan, serta dengan keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diharapkan.

Helpdesk Aplikasi — Menjadi tempat bertanya bagi pengguna sistem informasi (aplikasi operasional) mengenai kesulitan dalam menjalankan fungsionalitas sistem.

Software Tester — Memastikan aplikasi sistem informasi yang dibuat baik oleh pihak internal maupun eksternal sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya.

8.5.3 Unit Pengguna

Dalam kegiatan implementasi sistem informasi, unit pengguna memiliki peran sebagai :

Pemilik Proyek (untuk sistem informasi). Amat penting untuk diingat bahwa sponsor atau pemilik kegiatan sistem informasi adalah unit pengguna. Bagian Sistem Informasi bertindak lebih sebagai ‘konsultan’ internal yang menjadi penghubung dengan pihak-pihak teknis lainnya.

Pemegang Komitmen Pengguna. Unit pengguna memiliki fungsi sebagai pihak yang harus berusaha agar sistem informasi dapat benar-benar digunakan oleh para personilnya.

8.5.4 Divisi Logistik

Divisi Logistik memiliki peran dalam administrasi dan pelaksanaan pembelian, namun khusus untuk sistem informasi, harus menggalang koordinasi antara pengguna dan Divisi Teknologi Informasi.

8.5.5 Audit TI

Teknologi informasi menghadapi berbagai risiko yang harus senantiasa dikontrol melalui berbagai mekanisme. Dalam rangka tatakelola

181

organisasi yang baik (good corporate governance), Tata kelola Teknologi Informasi (IT Governance) merupakan salah satu komponennya. Dan salah satu mekanisme yang dapat dilakukan untuk menjamin IT Governance adalah audit sistem informasi.

Audit sistem informasi berguna untuk menjamin sistem informasi dan teknologi informasi di lingkungan STAIN SURAKARTA terkendali dengan memadai dan memenuhi kebutuhan operasional. Audit perlu dilakukan dengan standar yang diterima oleh umum.

8.6 PROSES PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Untuk pengembangan sistem informasi di lingkungan STAIN SURAKARTA diperlukan sebuah proses standar. Sesuai dengan GAMP 4 (Good Automated Manufacturing Practice 4), maka daur hidup yang digunakan di STAIN SURAKARTA dapat dilihat pada Gambar 7.6. Daur hidup ini dapat digunakan pada pengembangan sistem informasi yang mencakup software serta hardware yang dibutuhkan. Ini merupakan pengembangan dari V-model, yang memperlihatkan tidak hanya proses kualifikasi tetapi juga proses-proses lainnya seperti perencanaan, integrasi dan aktivitas-aktivitas umum proyek.

Pada daur hidup diperlihatkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh pengguna vendor (atau pihak internal jika pengembangan dilakukan secara internal) serta yang dilakukan bersama oleh pengguna dan vendor.

Vendor-vendor eksternal yang mengembangkan sistem untuk STAIN SURAKARTA harus mengikuti proses berdasarkan daur hidup ini.

182

Gambar 8.6— Daur hidup GAMP 4.

183

8.6.1 Aktivitas Lintas-Fase

Beberapa aktivitas dilakukan pada lebih dari satu fase. Aktivitas-aktivitas ini merupakan kegiatan manajemen proyek umum.

Project Document Management — Pengelolaan semua dokumen yang dihasilkan dalam proyek, berupa semua rencana, dokumentasi, dan deliverables lainnya termasuk source code.

Project Change Control — Merupakan kegiatan manajemen perubahan yang dilakukan dalam proyek. Permintaan perubahan harus diautorisasi oleh pengguna yang berhak, dan dalam bentuk tertulis. Semua perubahan yang dilakukan pada proyek tercatat dalam sistem dan memungkinkan audit trail.

Project Traceability Matrix — Memperlihatkan keterlacakan dari baseline spesifikasi dan kualifikasi. Matriks ini dikelola hingga kualifikasi selesai.

Project Configuration Management — Pengelolaan versi dan repositori semua dokumen, deliverables, dan rilis software/hardware yang dibuat selama proyek. Semuanya dilakukan dengan version control system, diberi nomor versi, memungkinkan audit trail, pencabangan dan rollback.

Design Review and Continued Risk Assessment — Pengguna harus selalu memperhatikan apa yang dilakukan oleh vendor. Semua desain yang dibuat perlu dipantau dan diperiksa, serta risiko proyek harus senantiasa dikelola. Tujuannya agar hasil pekerjaan sesuai dengan kebutuhan operasional.

8.6.2 Planning and Definition

Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada fase ini antara lain:

Validation Plan — Gambaran umum proyek, kriteria kesuksesan proyek, dan kriteria penerimaan proyek.

184

User Requirement Specifications — Daftar kebutuhan atas sistem yang akan dibangun, meliputi kebutuhan end user dan ketentuan-ketentuan dari peraturan dan hukum yang berlaku. Dokumen ini belum mencakup rincian desain.

Vendor Preliminary Assessment dan Vendor Detailed Assessment — Apabila dirasakan perlu, vendor pihak ketiga dapat diaudit terlebih dahulu sebelum diberi tugas untuk mengerjakan proyek, melalui prosedur yang telah ditentukan.

Risk Assessment and Critical Parameters — Melakukan penilaian risiko dan mendefinisikan parameter-parameter kritis yang akan memengaruhi keberhasilan proyek.

Specification Approval — Pernyataan persetujuan spesifikasi proyek oleh manajemen yang bersangkutan.

8.6.3 Design and Development


Vendor Quality Plan — Rencana yang dibuat oleh vendor untuk mempersiapkan dan memantau kualitas hasil pekerjaan.

Functional Design Specification — Definisi tertulis tentang apa yang dapat dilakukan oleh sistem dan fitur-fitur yang disediakan.

Acceptance Test Specification — Protokol pengujian (tes) berdasarkan spesifikasi yang ditulis dalam Functional Design Specification.

Hardware Design Specification — Definisi tertulis rinci tentang hardware dan antarmukanya dengan sistem lain.

Hardware Test Specification — Protokol tes berdasarkan Hardware Design Specification.

Software Design Specification — Definisi tertulis rinci tentang software yang diadakan dan antarmukanya dengan sistem lain.

185

Software Integration Test Specification — Protokol tes integrasi modul-modul yang ada.

Software Module Design Specifications — Definisi tertulis rinci tentang modul software yang dibangun dan antarmukanya dengan modul lain dalam software. Untuk software dengan jumlah modul sedikit atau cukup sederhana, dapat digabung dengan Software Design Specification.

Software Module Test Specifications — Protokol tes modul berdasarkan Software Module Design Specifications. Untuk software dengan jumlah modul sedikit atau cukup sederhana, dapat digabung dengan Software Integration Test Specification.

Installation Qualification Protocol — Rincian tes yang dilakukan untuk verifikasi instalasi sistem berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan.

Operation Qualification Protocol — Rincian tes yang dilakukan untuk verifikasi operasi sistem berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan.

Performance Qualification Protocol — Rincian tes yang dilakukan untuk verifikasi kinerja sistem berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan.

8.6.4 Development Testing and System Build


Hardware Acceptance Testing — Pelaksanaan tes terhadap hardware berdasarkan Hardware Test Specification untuk memverifikasi operasi hardware.

Software Module Testing — Pelaksanaan tes terhadap software berdasarkan Software Module Test Specification untuk memverifikasi operasi modul-modul software.

186

Integration Testing — Pelaksanaan tes secara menyeluruh untuk memastikan integrasi modul-modul software dapat berjalan dengan baik pada hardware yang ditentukan.

8.6.5 Design Review and Acceptance

Pada fase ini dilakukan:

Factory Acceptance Testing — Memastikan bahwa seluruh kebutuhan sistem telah terpenuhi sebelum dikirimkan kepada STAIN SURAKARTA. Vendor melakukannya berdasarkan kriteria kesuksesan yang telah ditentukan.

8.6.6 Commissioning and Qualification


Installation Qualification — Pelaksanaan tes berdasarkan Installation Qualification Protocol, dan verifikasi terhadap desain.

Operation Qualification — Pelaksanaan tes berdasarkan Operation Qualification Protocol.

Performance Qualification — Pelaksanaan tes berdasarkan Performance Qualification Protocol.

Validation Report — Pembuatan laporan setelah seluruh proses kualifikasi selesai.

Setelah seluruh kriteria penerimaan dipenuhi, dan apabila terdapat deviasi telah diinvestigasi dan hasilnya disetujui, Validation Report akan disetujui. Dengan demikian sistem baru dinyatakan telah divalidasi dan siap untuk digunakan dalam operasi.

8.6.7 On-going Operation


187

Change Control — Manajemen perubahan yang diminta dan dilakukan setelah sistem digunakan dalam operasi sehari-hari.

Periodic Reviews — Evaluasi berkala yang dilakukan bersama oleh pemilik sistem dan Quality Assurance.

Service Level Agreements — Memantau untuk memastikan bahwa sistem dapat memenuhi service level yang diminta.

Performance Monitoring — Memantau kinerja sistem sehari-hari.

System Security — Menjamin keamanan sistem sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Meliputi manajemen pengguna dan hak aksesnya serta pemantauan keamanan sistem keseluruhan.

Record Retention — Menjamin bahwa data tetap disimpan hingga jangka waktu yang ditentukan dan setelahnya diarsip atau dimusnahkan.

Backup and Recovery — Secara berkala membuat backup data, dan melakukan pengujian agar memastikan data backup dapat dipulihkan sebagaimana mestinya.

Business Continuity Planning — Perencanaan agar kelangsungan usaha tetap terjaga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

8.6.8 Retirement

Setelah digunakan beberapa waktu, sistem mungkin tidak digunakan lagi karena perkembangan kebutuhan pengguna atau digantikan oleh sistem lain.

Pada fase ini dilakukan:

Decommissioning — Mendeinstalasi sistem dan melakukan backup data akhir atau memigrasinya ke sistem baru.

188

8.9 PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN SDM

Sumber daya manusia yang andal akan menjadi kunci suksesnya implementasi IT Master Plan ini. Karena itu pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting.

Direncanakan untuk diadakan berbagai pelatihan bidang TI yang ditujukan untuk berbagai kalangan di lingkungan STAIN SURAKARTA. Secara umum terdapat tiga jenis peserta pelatihan:

Manajemen;

Staf TI;

Staf non-TI.

Kebutuhan pelatihan untuk ketiga jenis peserta ini dijelaskan berikut ini.

8.9.1 Pelatihan untuk Manajemen

Pelatihan untuk manajemen terutama ditujukan untuk para Ketua, Pembantu Ketua, Ketua Jurusan, dan Ketua Program Studi, yang mempunyai tugas dan wewenang untuk proses pengambilan keputusan.

Berikut adalah daftar pelatihan untuk Manajemen.

Tabel 8.2 — Pelatihan untuk Manajemen.

No Pelatihan Keterangan

1 TI bagi Eksekutif Non-TI(IT for Non-IT Executives)

Manfaat strategis TI Implementasi TI pada berbagai sektor

organisasi Faktor-faktor penting kesuksesan

implementasi TI2 Keamanan Informasi bagi

Manajemen (Information Security for Management)

Aspek-aspek keamanan informasi Meningkatkan kesadaran keamanan

informasi

189

No Pelatihan Keterangan

3 Perencanaan Kelangsungan Usaha (Business Continuity Planning)

Menganalisis dampak bencana terhadap operasional

Penyusunan Business Continuity Plan dan Disaster Recovery Plan

Pelaksanaan BCP/DRP yang efektif

Pelatihan-pelatihan TI bagi Eksektufi dan Keamanan Informasi bagi Manajemen dilakukan secara berkala (minimum setahun sekali) untuk menyegarkan kembali pemahaman mengenai TI bagi manajemen.

8.9.2 Pelatihan untuk Staf TI

Pelatihan untuk staf TI ditujukan untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi dalam menjalankan tugasnya.

Tabel 8.3 — Pelatihan untuk Staf TI.

No Pelatihan Peserta Keterangan

1 Manajemen TI (IT Management)

TI Mengelola TI di organisasi Strategi manajemen

informasi Mengenali dan menggali

potensi TI bagi operasional Arsitektur sistem

2 Keamanan Informasi (Information Security)

Seluruh staf TI Mengamankan aset TI Seri ISO 27000

3 Proses Pengembangan Software (Software Development Process)

Seksi Pengembangan SI

Proses pengembangan software yang sesuai dengan standar GAMP 4

Pembuatan dokumen yang dibutuhkan

Validasi4 Analisis Operasional

(Business Analysis)Business Analyst Menganalisis proses

operasional Menuliskan spesifikasi

kebutuhan operasional dan pengguna

5 Manajemen Proyek TI Project Manager Proses dan area pengetahuan

190


(IT Project Management)

manajemen proyek Mengelola proyek TI dengan

baik6 Dukungan Pengguna

(User Support)Helpdesk Manajemen masalah

(problem management) Service desk dan manajemen

insiden7 IT Outsourcing TI Manajemen vendor

Strategi outsourcing8 Pengembangan

Portal (Portal Development)

Seksi Pengembangan SI

Penggunaan dan kustomisasi Microsoft SharePoint

Studi kasus pengembangan portal untuk mendukung aplikasi CTI

9 Business Intelligence Seksi Pengembangan SI

Konsep business intelligence Penggunaan SQL Server

untuk business intelligence Dashboard

10 Audit Sistem Informasi (Information Systems Audit)

Internal Auditor untuk SI

Proses dan area pengetahuan audit sistem informasi

Standar audit

Agar kompetensi staf TI diakui secara internasional, perlu direncanakan juga pelatihan dan sertifikasi bagi staf TI. Sertifikasi diberikan dari organisasi dan organisasi bertaraf internasional seperti Microsoft, ISACA, (ISC)2, CompTIA, dan Cisco.

Berikut adalah daftar sertifikasi yang dibutuhkan.

Tabel 8.4 — Daftar sertifikasi yang dibutuhkan bagi staf TI.

No Sertifikasi Peserta Persyaratan

1 MCSE: Windows Server 2003 System Engineer Lulus tujuh ujian yang ditentukan Microsoft

2 MCPD: Web Developer Software Architect

Lulus MCTS: .NET Framework 2.0 ditambah ujian Microsoft 70-547

191


3 MCTS: .NET Framework 2.0 Software ArchitectSoftware Developer

Lulus dua ujian: Microsoft 70-536 dan 70-528

4 MCTS: SharePoint Server 2007, Configuration

Software ArchitectSoftware Developer

Lulus ujian Microsoft 70-630

5 MCTS: SharePoint Server 2007, Application Development

Software ArchitectSoftware Developer


6 MCTS: SQL Server 2005 Software ArchitectSoftware Developer


7 MCDST Helpdesk TI Lulus ujian Microsoft 70-271 dan 70-272

8 MCITP: Enterprise Support Technician

Helpdesk TI Lulus ujian Microsoft 70-622

9 CISSP Security Engineer Pengalaman 5 tahun dalam keamanan informasi dan lulus ujian CISSP

10 Security+ Security Engineer Lulus ujian CompTIA Security+

11 Network+ System Engineer Lulus ujian CompTIA Network+

12 PMP Project Manager Pendidikan Project Management 35 jam, 3 tahun pengalaman manajemen proyek (4500 jam leading dan directing), lulus ujian PMP

13 Project+ Project Manager Lulus ujian CompTIA Project+14 CCNA System Engineer Lulus ujian INTRO dan ICND

atau langsung satu ujian CCNABerlaku 3 tahun

192


15 CISA Internal Auditor untuk TI (SPI)Security Engineer

Pengalaman 5 tahun dalam audit SI dan lulus ujian CISA

8.9.3 Pelatihan untuk Staf Non-TI

Pelatihan untuk staf non-TI ditujukan untuk meningkatkan pemahaman mengenai bagaimana TI dapat membantu mereka menjalankan tugasnya. Ini penting agar seluruh civitas akademika STAIN SURAKARTA dapat memanfaatkan TI dengan efektif dan efisien.

Tabel 7.4 — Pelatihan untuk Staf Non-TI.


1 Pengenalan TI (Introduction to IT)

Staf yang menggunakan fasilitas TI

Dasar-dasar TI Bagaimana TI bisa membantu

2 Kesadaran Keamanan Informasi (Information Security Awareness)

Staf yang menggunakan fasilitas TI

Risiko-risiko keamanan TI Bekerja dengan TI secara

aman

3 Penggunaan Internet dan Email (Internet and Email)

Staf yang menggunakan Internet dan email

Pengenalan Internet dan email

Mencari informasi Bekerja di Internet secara

aman

193

194

Bagian III

Strategi Implementasi

9 Program Kerja

9.1 KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK

Sesuai dengan strategi yang telah disusun, pengembangan Sistem Informasi STAIN SURAKARTA beserta pendukungnya akan dilakukan dengan prinsip modular. Berdasarkan prinsip tersebut, kerangka kerja atau framework program strategis TI STAIN SURAKARTA lima tahun mendatang adalah sebagai berikut:

Setiap subsistem dan pendukungnya dinyatakan sebagai modul independen, yang pada hakikatnya dapat berdiri sendiri;

Modul tersebut dapat dibangun melalui sebuah proyek, atau dapat pula digabungkan dengan beberapa modul lain dalam pelaksanaan proyeknya;

Setiap modul dapat dikelola dan dipantau kinerjanya secara mandiri;

Setiap modul selalu harus dapat dihubungkan/diintegrasikan dengan modul-modul lainnya untuk menjamin standardisasi dan kesesuaian dengan arsitektur Sistem Informasi STAIN SURAKARTA.

9.2 URUTAN PRIORITAS RENCANA KERJA

Semua pentahapan kegiatan yang berhubungan dengan implementasi dari Master Plan ini, dibuat dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut :

Kesiapan dari organisasi. Hal ini menyebabkan beberapa kegiatan yang sifatnya lintas departemen atau menuntut banyak perubahan (diletakkan di tahap-tahap lebih lanjut.

195

Ketersediaan Data. Kegiatan yang membutuhkan data diletakkan di tahapan lebih lanjut menunggu data-data terkumpul dan sudah ada konvensi untuk pengukuran kinerja berbasis data.

Tingkat Prioritas/Urgensi. Terutama untuk infrastruktur, akan diprioritaskan infrastruktur yang langsung mempengaruhi kinerja operasional (performance), selanjutnya untuk kebutuhan sekunder yang mempengaruhi keamanan data dan tingkat stabilitas, dan terakhir baru yang bersifat peningkatan kinerja atau bersifat peningkatan reliabilitas.

9.3 DAFTAR RENCANA PROGRAM KERJA

Berikut adalah daftar rencana program kerja yang diturunkan dari strategi pengembangan dari bab-bab sebelumnya.

9.3.1 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Aplikasi

Tabel 9.1 — Daftar Rencana Program Kerja Aplikasi

No Rencana Kategori

Deskripsi Keterangan

1 Sistem Informasi Akademik

Investasi

Aplikasi Sistem Informasi Akademik

Jadwal : Tahun 1-2

Estimasi Biaya : Rp 1,25 Milyar

2 Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan Masyarakat

Investasi

Proses untuk membuat sistem prosedur akuntansi yang baru untuk mengakomodasi tuntutan di masa mendatang dari sisi costing dan sistem informasi.

Jadwal : Tahun 2 Estimasi Biaya :

Rp 100 Juta.

3 Sistem Informasi Eksekutif

Investasi

Sistem Pendukung Keputusan Manajemen


Rp 150 Juta4 eLearning Investa

siProses belajar mengajar secara online


Rp 500 jt

196

No Rencana Kategori


5 Sistem Informasi Keuangan

Investasi

Sistem Informasi yang mengelola Keuangan


Rp 100 juta.6 Sistem Informasi

KepegawaianInvestasi

Sistem Informasi yang mengelola Kepegawaian


Rp 100 juta7 Sistem Informasi

AsetInvestasi

Sistem Informasi untuk mengelola aset Kampus


Rp 100 Juta8 Sistem Dokumen

Elektronik Investasi

Penyempurnaan Sistem Aplikasi Perpustakaan


Rp 250 juta.9 Website Portal Investa

siSarana informasi dan komunikasi melalui Internet


Rp 300 juta.10 Intranet Portal Investa

siAplikasi intranet untuk integrasi dan kordinasi kerja


Rp 500 juta.11 Sistem Informasi

Alumni dan KarirInvestasi

Sistem Informasi untuk pengembangan karir dan jaringan alumni


Rp 250 Juta12 Knowledge

ManagementInvestasi

Sistem Informasi Manjemn Pengetahuan

Jadwal: Tahun 5 Estimasi Biaya:

Rp 400 Juta13 Sistem Pelaporan Investa

siSistem Informasi Pelaporan Internal dan Eksternal


Rp 100 Juta14 Sistem Informasi

Pemasaran dan Relasi Industri

Investasi

Sistem informasi pasar dan industri di sekitar


Rp 150 Juta15 Workflow

ManagementInvestasi

Sistem Informasi Kordinasi dan Otomasi Kerja


Rp 100 Juta16 eProcurement Investa

siSistem Pengadaan Barang dan Jasa Secara Online


Rp 150 Juta

197

9.3.2 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Infrastruktur

Tabel 9.2 — Daftar Rencana Program Kerja Infrastruktur

No Rencana Kategori


1 Perbaikan Data Center (KVM)

Investasi

Implementasi peralatan KVM (Keyboard Video Mouse) untuk Data Center


Rp 300 juta.2 Perbaikan Data

Center (Rack)Investasi

Implementasi peralatan Rack untuk kebutuhan Data Center.


Rp 75 juta.3 Data Center

(Electrical, Fire, Infrastructure)

Investasi

Proses pembelian perlengkapan data center yang dilakukan bertahap :Tahap 1 : PrasaranaTahap 2 : Access Control & UPSTahap 3 : Air & Fire Control

Jadwal : Tahun 1-3

Estimasi Biaya : Rp 500 Juta

4 Cabling – Fibre Optic Implementation

Investasi

Implementasi infrastruktur cabling fibre optic, yang terbagi dalam dua tahap :Tahap 1 : Network EquipmentTahap 2 : Fibre Optic

Jadwal : Tahun 3-4

Estimasi Biaya : Rp 2,5 milyar

5 Infrastruktur Keamanan (Security)

Investasi

Implementasi infrastruktur firewall, anti virus, dan IPS


Rp 350 juta6 Peralatan

Manajemen Infrastruktur

Investasi

Peralatan untuk manajemen infrastruktur TI, yang dibagi dalam dua tahap : Tahap 1 : Radio Point to PointTahap 2 : Back Up Software dan Storage (SAN)

Jadwal : Tahun 3 dan Tahun 5

Estimasi Biaya :Rp 1,3 Milyar

7 Penambahan Server

Investasi

Pembelian Server untuk menunjang implementasi aplikasi

Jadwal : Sesuai Aplikasi

Estimasi Biaya : Rp 450 juta.

8 Infrastuktur Lain Investasi

Pembelian untuk kebutuhan Teleconference, Notebook-


198

No Rencana Kategori


Projector (meeting room), UTP Cable, dan Printer-Monitor

Rp 500 Juta

9.3.3 Rencana Kerja Sehubungan Strategi Manajemen – Operasi TI

Tabel 8.3 — Daftar Rencana Program Kerja Manajemen dan Operasional TI

No Rencana Kategori


1 IT Audit Biaya Proses review terhadap pelaksanaan Master Plan dan kondisi TI di STAIN SURAKARTA. IT Audit dilaksanakan di tahun terakhir.


Rp 150 juta.

2 Training dan Sertifikasi

Biaya Proses pelatihan dan sertifikasi yang bertujuan untuk meningkatkan kompetensi organisasi TI dalam rangka melaksanakan dan mendukung pelaksanaan IT Master Plan ini. Ruang lingkup :- Pelatihan Manajemen TI- Pelatihan TI- Pelatihan TI untuk Non TI- Sertifikasi- Training untuk persiapan sertifikasi

Jadwal :Setiap Tahun

Estimasi Biaya : Rp 300 juta per tahun

9.4 REKAPITULASI ANGGARAN

Dari hasil penghitungan di atas, estimasi biaya yang diperlukan untuk pengembangan IT di STAIN SURAKARTA selama lima tahun adalah

199

sebesar Rp 12.125.000.000, 00 (Dua Belas Milyar Seratus Dua Puluh Lima Juta Rupiah) dengan perincian sebagai berikut:

200

Tabel 9.5 — Rekapitulasi Anggaran Investasi

(dalam juta rupiah) Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

APLIKASI Sistem Informasi Akademik 1,250 Sistem Informasi Penelitan dan Pengembangan Masyarakat 100 Sistem Informasi Eksekutif 150 eLearning 500Sistem Informasi Keuangan 100 Sistem Informasi Kepegawaian 100 Sistem Informasi Aset 100 Dokumen Elektronik 100Website Portal 300 Intranet Portal 500 Sistem Informasi Alumni dan Karir 250 Knowledge Management 400Sistem Pelaporan 100Sistem Informasi Pemasaran 150Workflow Management 100eProcurement 150INFRASTRUKTUR Perbaikan Data Center (KVM) 300 Perbaikan Data Center (Rack) 75 Data Center (Electrical, Fire, Infrastructure) 200 200 100 Cabling – Network Equipment 1250 Cabling – Fibre Optic Implementation 1250 Infrastruktur Keamanan (Security) 350 Manajemen Infrastruktur (Back Up Software) 200 Manajemen Infrastruktur (SAN) 1000Manajemen Infrastruktur (Radio Point to Point) 100 Penambahan Server 450 Infrastruktur Lain 500 PELATIHAN DAN AUDIT Pelatihan 300 300 300 300 300IT Audit 150SUB TOTAL 2,575 1,950 1,500 3,600 2,500 TOTAL INVESTASI 12,125

201

9.5 RENCANA JADWAL PELAKSANAAN

Jika dituangkan dalam rencana kerja 5 tahun, berikut adalah rencana jadwal pelaksanaan IT Master Plan ini :

Tabel 9.7 — Jadwal Pelaksanaan

Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5

APLIKASI Sistem Informasi Akademik Sistem Informasi Penelitan dan Pengembangan Masyarakat Sistem Informasi Eksekutif eLearning Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Kepegawaian Sistem Informasi Aset Dokumen ElektronikWebsite Portal Intranet Portal Sistem Informasi Alumni dan Karir Knowledge Management Sistem PelaporanSistem Informasi PemasaranWorkflow ManagementeProcurementINFRASTRUKTUR Perbaikan Data Center (KVM) Perbaikan Data Center (Rack) Data Center (Electrical, Fire, Infrastructure) Cabling – Network Equipment Cabling – Fibre Optic Implementation Infrastruktur Keamanan (Security) Manajemen Infrastruktur (Back Up Software) Manajemen Infrastruktur (SAN) Manajemen Infrastruktur (Radio Point to Point) 100 Penambahan Server Infrastruktur Lain PELATIHAN DAN AUDIT PelatihanIT Audit

202

10

Penutup

Demikian Rencana Strategis Implementasi Teknologi Informasi dibuat sebagai landasan bagi STAIN Surakarta dalam mengembangkan STAIN Surakarta ke arah perbaikan terus menerus. Diharapkan, implementasi Teknologi Informasi mampu membangun keunggulan bersaing STAIN Surakarta menuju Perguruan Tinggi yang disegani baik di dalam maupun di luar negeri

203

11

Lampiran-Lampiran

204

Daftar Kebijakan dan Prosedur

Berikut adalah daftar kebijakan (system manuals) dan prosedur (standard operating procedures) yang direncanakan untuk diadakan di lingkungan STAIN SURAKARTA dalam rangka kepatuhan (compliance) terhadap standar-standar yang dianut.

1 SYSTEM MANUALS

No. Nama SM Keterangan Referensi

1 Perencanaan Strategis TI

Periode perencanaan strategis TI

Proses perencanaan strategis (hasilnya IT Master Plan)

COBIT PO1

2 Manajemen Risiko (bisa merupakan kebijakan lintasdivisi)

Kapan risk assessment dilakukan

Proses risk assessment

COBIT PO9ISO 27002 § 14.1.2

3 Kebijakan Keamanan Informasi

Arahan dan dukungan manajemen atas keamanan informasi

Payung kebijakan lain yang berhubungan dengan keamanan informasi

COBIT DS5ISO 27002 § 5.1

4 Penggunaan Aset Teknologi Informasi

Panduan bagi karyawan tentang apa yang boleh dan yang tidak boleh dilakukan dengan aset teknologi informasi

Menjamin penggunaan sesuai dengan tujuan operasional

COBIT DS7ISO 27002

5 Pedoman Layar Bersih dan Meja Bersih

Memastikan karyawan mengamankan informasi dengan menjaga kebersihan layar dan meja, juga ketika tidak digunakan

COBIT DS5ISO 27002 § 9.1, 11.3.2, 11.3.3

205

No. Nama SM Keterangan Referensi

6 Standardisasi Hak Akses

Kebijakan hak akses Review berkala

COBIT DS5ISO 27002 § 11.1, 11.2.4, 11.5.6

7 Perencanaan Kelangsungan Usaha (Business Continuity Plan)

Proses, framework, pengembangan, pemeliharaan BCP

Analisis risiko untuk BCP Pengujian BCP

COBIT DS4ISO 27002 § 14

8 Klasifikasi Informasi Pedoman klasifikasi informasi Pelabelan dan penanganan

informasi

COBIT PO2ISO 27002 § 7.2

9 Audit Sistem Informasi Periode audit Proses audit TI internal dan

eksternal

COBIT ME4ISO 27002 § 15.3

2 STANDARD OPERATING PROCEDURES

No. Nama SOP Keterangan Referensi

1 Pembelian dan Instalasi Perangkat Keras (hardware)

Spesifikasi kebutuhan perangkat keras

Proses pembelian, pengujian dan kualifikasi

COBIT AI1, AI2, AI5, AI7, DS5ISO 27002 § 6.1.4TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 1, 2, 3, 7.1GAMP 4

2 Pengaturan UPS Pengaturan daya berkesinambungan

Pengaturan daya cadangan

COBIT DS5, DS12ISO 27002 § 9.2.2

3 Penggunaan Modem dan Fax

Penggunaan modem dan fax modem

Penggunaan modem/ISDN/DSL

COBIT DS5, DS12ISO 27002 § 10.8.4

206


4 Penggunaan Printer Penggunaan printer Penanganan hasil cetakan

COBIT DS5, DS12ISO 27002 § 10.7, 11.3.3, 15.1.5

5 Instalasi dan pemeliharaan Kabel Jaringan

Pengaturan kabel jaringan Pengamanan kabel jaringan

COBIT DS5, DS12ISO 27002 § 9.2.3

6 Penggunaan Supplies TI

Pembelian dan pengendalian supplies

Penggunaan media removable

COBIT AI5, DS5ISO 27002 § 10.7

7 Outsourcing Penanganan kontrak outsourcing proses ke luar lingkungan organisasi

Service level agreement Pengamanan proses yang

dilakukan secara outsourcing

COBIT DS1, DS2, DS5ISO 27002 § 6.2, 12.5.5

8 Mobile Computing (penggunaan komputer bergerak/portabel)

Penggunaan komputer portabel (laptop) dan PDA di dalam dan di luar lingkungan organisasi

COBIT DS5ISO 27002 § 9.2.5, 11.7.1

9 Tele-working (bekerja di luar lingkungan organisasi)

Penggunaan komputer organisasi di luar lingkungan

Pengamanan komputer dan data

COBIT DS5ISO 27002 § 9.2.5, 11.7.2

10 Pemeliharaan Perangkat Keras

Inventarisasi perangkat keras Relokasi perangkat keras Pengamanan fisik dan

datanya Pembuangan perangkat keras Perlindungan terhadap

bencana

COBIT AI3, AI7, DS5, DS9, DS12, DS13ISO 27002 § 7.1.1, 9.2, 10.7.4

11 Penyimpanan dan Pengamanan Peralatan, Dokumen, dan Media Data

Penyimpanan peralatan di lemari

Penyimpanan dan pengamanan dokumen dan media

COBIT DS5, DS12, DS13ISO 27002 § 9.1.2, 9.1.3, 11.3.3TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 5.1

207


12 Penanganan Masalah Perangkat Keras

Pelaporan masalah perangkat keras dan lunak, termasuk kerusakan fisik

Pencatatan dan penanganan masalah

COBIT DS8, DS9, DS10ISO 27002 § 9.2.4, 10.10.5

13 Pengelolaan Hak Akses Pengguna

Autorisasi hak akses Access control list Akses jaringan, intranet,

ekstranet, dan Internet Akses sistem operasi Akses remote Pemfilteran informasi

COBIT DS5ISO 27002 § 11.2, 11.4, 11.5, 11.6.1

14 Penggunaan Password Panduan pemilihan password Prosedur login Manajemen password Identifikasi dan autentikasi

COBIT DS5ISO 27002 § 11.2.3, 11.3.1, 11.5.1, 11.5.2, 11.5.3

15 Pengendalian Akses Fisik

Pengamanan atas fasilitas TI seperti data center dari akses yang tidak diinginkan

Isolasi data center dan fasilitas sensitif lainnya

COBIT DS12ISO 27002 § 9.1.1, 11.6.2TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 4.3

16 Pemantauan Penggunaan Sistem

Pemantauan akses pengguna Pemantauan kegiatan

pengguna Log review

COBIT AI3,DS5ISO 27002 § 10.10.2TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 4.4

17 Manajemen Jaringan Konfigurasi jaringan Manajemen jaringan

COBIT DS5, DS9ISO 27002 § 10.6, 11.4

18 Perlindungan terhadap Serangan pada Jaringan

Pengamanan atas serangan pada jaringan


19 Administrasi Sistem Penunjukan administrator sistem

Tugas administrator sistem

COBIT PO7, DS5, DS13ISO 27002 § 6.1.3

208


20 Pemberian Akses kepada Pihak Ketiga

Risiko akses kepada pihak ketiga

Persyaratan akses


21 Penggunaan Kriptografi

Kebijakan kriptografi Enkripsi Manajemen kunci elektronik Tanda tangan digital

COBIT DS5, ME3ISO 27002 § 7.2.1, 12.3, 15.1.621 CFR § 11

22 Penggunaan Perangkat lunak Operasional

Pengendalian perangkat lunak operasional

Pencatatan (logging) Dokumentasi prosedur

operasional

COBIT AI4, DS5, DS13ISO 27002 § 10.1.1, 10.10.1, 10.10.4, 12.4.1TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 4.6

23 Manajemen Perubahan Sistem dan Dokumentasinya

Prosedur permintaan perubahan

Pengelolaan dan pengamanan dokumentasi

COBIT AI6, AI7, DS5ISO 27002 § 10.1.2, 10.7.4, 12.5.1

24 Penggunaan Internet Pedoman tingkah laku yang aman di Internet

Download file


25 Penggunaan Email Pengiriman, penerimaan, forwarding email

Prinsip keamanan dan nonrepudiasi

Retensi email

COBIT DS5ISO 27002 § 10.8.4, 12.2.3, 15.1.321 CFR § 11

26 Pengembangan dan Pemeliharaan Situs Web

Persyaratan kompetensi Kebutuhan keamanan

COBIT AI1, AI2, DS5ISO 27002 § 10.9, 12.5.5

27 Pengiriman Data Pengamanan data sensitif ketika dikirimkan

COBIT DS5, DS11ISO 27002 § 10.8

209


28 Manajemen Data Pengelolaan penyimpanan data

Manajemen database Perubahan data dalam

keadaan darurat Retensi dan pengarsipan data

COBIT DS11ISO 27002 § 10.3.2, 10.7.3, 12.5.1, 15.1.321 CFR § 11

29 Perlindungan Data Pihak Ketiga

Prosedur penyimpanan dan perubahan data pihak ketiga

Penggunaan data pihak ketiga Jaminan atas privasi

COBIT DS5, ME3ISO 27002 § 15.1.4

30 Backup Data Prosedur backup dan pemulihan

Backup data bergerak (mobile)

COBIT DS4ISO 27002 § 10.5, 11.7.1TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 5

31 Penanganan Dokumen Penanganan cetakan hard copy

Fotokopi Pengiriman dokumen sensitif Pembuangan dokumen

sensitif

COBIT DS5ISO 27002 § 10.7.3, 10.8.1, 10.8.3, 10.7.2

32 Pembelian dan Instalasi Perangkat Lunak (Software)

Penanganan kebutuhan pengguna

Pemilihan dan pembelian software

Penggunaan lisensi software Interfacing dengan sistem

lain/yang telah ada

COBIT AI1, AI2, AI4, AI5, AI7, DS5, ME3ISO 27002 § 6.1.4, 6.2.3, 12.1, 12.5, 15.1.2TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 1, 2, 3, 7.2GAMP 4

33 Pemeliharaan Perangkat Lunak

Patching Upgrade software Pembuangan software yang

tidak digunakan lagi

COBIT AI6, AI7, DS9ISO 27002 § 10.3.2, 10.7.2, 12.5TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 7.2

210


34 Pengembangan Perangkat Lunak

Metodologi pengembangan Standar penulisan kode Penyimpanan kode sumber Version control Analisis kebutuhan Dokumentasi Perubahan Darurat Pengujian dan validasi

COBIT AI1, AI2ISO 27002 § 6.1.3, 6.1.4, 10.1.3, 10.1.4, 10.3, 10.7.4, 12.1.1, 12.4.2, 12.4.3, 12.5.1, 12.5.3, 12.5.5TRS 937 An. 4 Ap. 5 § 1, 2

35 Perlindungan terhadap Virus dan Malware

Menangani virus/malware Melaporkan kejadian virus Penggunaan

antivirus/antispyware

COBIT DS5ISO 27002 § 10.4.1, 13.1.1, 13.2.1

36 Perjanjian Kerja (seluruh pengguna fasilitas TI)

Perjanjian kerja Kebijakan SDM mulai dari

masuk, selama bekerja, dan keluar harus mengikutsertakan aspek TI

Kepatuhan terhadap kebijakan TI

COBIT PO7, ME3, ME4ISO 27002 § 8, 15.1, 15.2.1

37 Perjanjian Kerahasiaan Perjanjian organisasi dengan karyawan atau pihak ketiga (kontraktor, konsultan)

COBIT DS5ISO 27002 § 6.1.5

38 Pelatihan TI Orientasi bagi karyawan baru Prosedur pelatihan kepada

karyawan atau pihak ketiga (kontraktor, konsultan)

Kesadaran akan keamanan informasi

COBIT PO7ISO 27002 § 6.1.2, 6.2.3, 8.2.2

39 Pengendalian Kondisi Lingkungan Fasilitas TI

Pengaturan suhu dan kelembapan

Pencegahan kebakaran

COBIT DS12ISO 27002 § 9.1.4

40 Penanggulangan Bencana

Prosedur penanggulangan bencana

COBIT DS4ISO 27002 § 14.1.1

211


41 Penanganan Insiden TI Pelaporan insiden Pelaporan kebocoran/celah

keamanan TI Investigasi masalah Penanganan masalah Tindakan korektif

COBIT DS8ISO 27002 § 13.1, 13.2

212

Untuk fungsi aplikasi back office ini, salah satu contoh application best practice yang dipergunakan oleh perguruan tinggi kelas dunia adalah perangkat lunak SAP dengan modul-modul khusus untuk mendukung penyelenggaraan manajemen perguruan tinggi. Terlihat dalam Gambar 55 aplikasi back office pada masing-masing proses inti dan aktivitas penunjang. Keseluruhan sistem yang terintegrasi tersebut dibangun oleh blok-blok aplikasi independen yang dapat dibeli atau dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan daya beli perguruan tinggi.

213

Gambar 55Modul-Modul SAP

Terhadap jenis aplikasi ini, ada tiga cara pengadaannya, yaitu: membeli paket aplikasi jadi yang siap diimplementasikan (tanpa dapat melakukan perubahan apapun pada blok-blok pembentuknya), membuat aplikasi sendiri (dimulai dari analisa, perancangan, sampai dengan konstruksi dan implementasinya), menggabungkan beberapa jenis aplikasi menjadi satu (dengan sistem interfacing), membeli aplikasi siap pakai yang dapat dikustomisasi (tailor-made) atau kombinasi dari keempat pendekatan tersebut. Secara konseptual kumpulan dari blok-blok aplikasi tersebut dapat diperlihatkan pada Gambar 56.

214

Gambar 56Blok-Blok Aplikasi

E. RAGAM APLIKASI DAN IMPLEMENTASI ICT TERKINI DI PERGURUAN TINGGI.

Keseluruhan peranan ICT yang telah dijelaskan sebelumnya, merupakan hal yang umum dimiliki oleh perguruan tinggi-perguruan tinggi besar dan terkemuka di dunia maupun di tanah air. Kecenderungan mereka dalam meningkatkan investasi untuk membangun infrastruktur dan suprastruktur ICT-nya dari hari ke hari memperlihatkan bahwa teknologi ini telah benar-benar matang dan bermanfaat bagi perguruan tinggi, terutama dalam usahanya untuk meningkatkan kualitas maupun kinerja institusi secara signifikan.

Gambar 69Manajemen Penerimaan Mahasiswa Baru

215

Disamping aplikasi-aplikasi yang telah dijelaskan di atas, terdapat beberapa jenis penerapan ICT yang telah pula berkembang penggunaannya di perguruan tinggi. Beberapa dari tipe aplikasi tersebut dijelaskan secara ringkas berikut ini.

216

Decision Support System dan Expert System.

Merupakan sebuah sistem yang dapat membantu para pengambil keputusan dalam memberikan ’nasehat’ atau memfokuskan diri pada halhal yang bersifat krusial dalam pengelolaan institusi sehari-hari. Misalnya adalah aplikasi yang secara otomatis memberitahukan seorang pembimbing akademik atau dosen wali daftar mahasiswa yang berpotensi (telah memenuhi syarat) untuk mengambil skripsi (Gambar 70). Hal ini diperlukan untuk membantu mahasiswa agar dapat menyelesaikan studinya secara tepat waktu (atau lebih cepat) yang secara langsung sangat bermanfaat bagi peningkatan kinerja perguruan tinggi. Sistem penunjang pengambilan keputusan atau Decision Support System ini akan membantu pembimbing akademik dalam proses perwalian, terutama ketika sebuah rencana studi dalam satu semester sedang disusun.

Adapun konsep Expert System atau Sistem Pakar dapat diterapkan di perguruan tinggi dalam berbagai aktivitas yang kerap memakan cukup banyak waktu karena dibutuhkan pemikiran dan pertimbangan (judgement) dari seorang ’tenaga ahli’.

Lihatlah bagaimana sulitnya melakukan proses ekivalensi atau pemetaan mata kuliah jika terjadi perubahan kurikulum ketika masa studi seorang mahasiswa sedang berjalan. Dengan jumlah mahasiswa yang lebih dari 5,000 bahkan 10,000 orang misalnya, akan sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil melakukan pemetaan secara manual - yang dikerjakan oleh dosen pembimbing akademik – terhadap seluruh kasus yang ada.

Workflow Management System.

Proses kolaborasi, kooperasi, dan komunikasi di dalam sebuah manajemen perguruan tinggi sering kali melibatkan sejumlah individu yang harus mengerjakan serangkaian proses atau aktivitas yang membutuhkan validasi, persetujuan, dan autentifikasi tertentu.

217

Gambar 70Manajemen Mahasiswa : PotensialMengambil Skripsi

Serangkaian aktivitas yang kerap dinamakan sebagai workflow ini terjadi dari hari ke hari dengan frekuensi dan volume yang selalu bertambah - dari mulai hal sederhana seperti permohonan cuti dosen atau karyawan, hingga pada hal yang cukup kompleks yaitu ijin seorang mahasiswa untuk mempresentasikan karya akhirnya, baik dalam bentuk skripsi, thesis, atau disertasi.

Resource Optimisiation System.

Sumber daya atau resources yang dikelola oleh sebuah perguruan tinggi jenis dan jumlahnya banyak sekali. Seringkali sangat sulit untuk mencoba mengalokasikan sumber daya tersebut – seperti uang, laboratorium, sumber daya manusia (dosen, asisten, praktisi, pembicara tamu, dan lain-lain), ruang kelas, teater/auditorium, kendaraan, peralatan kuliah, dan lain sebagainya – dalam sebuah kerangka perhitungan yang optimal.

218

Gambar 71Manajemen Kurikulum

Di pasar dapat ditemukan banyak sekali aplikasi untuk membantu manajemen perguruan tinggi dalam menghadapi isu tersebut, misalnya adalah :

Aplikasi penjadwalan ruangan dan kelas berdasarkan mata kuliah yang diselenggarakan dengan keterbatasan ruang kelas dan constraint jadwal mengajar dosen. Proses yang dalam kesehari-hariannya dapat memakan waktu seminggu ini dengan waktu singkat dapat diselesaikan oleh aplikasi dalam hitungan menit bahkan detik (tergantung tingkat kompleksitas data dan target level optimisasi yang diinginkan), lihat Gambar 73. Aplikasi manajemen anggaran antara seluruh cost center yang ada di perguruan tinggi, yang jumlahnya dapat mencapai puluhan bahkan ratusan atau ribuan.

219

Proses yang bisa memakan waktu berbulan-bulan ini dapat diringkas menjadi dalam hitungan hari atau jam.

Gambar 72Manajemen Pembelian : Procurement Tracking

Aplikasi pengadaan barang kebutuhan perguruan tinggi seharihari (procurement) untuk meminimalkan total biaya inventory dengan kinerja service level yang maksimal (Gambar 72).

Dan lain sejumlah aplikasi-aplikasi optimalisasi lainnya.

220

’What If’ Analysis.

Seringkali manajemen perguruan tinggi dihadapkan pada situasi dimana yang bersangkutan harus memilih lebih dari satu skenario keputusan. Jika keputusan tersebut bersifat strategis, maka salah mengambil skenario terbaik akan berdampak negatif terhadap keberlangsungan institusi maupun pihak-pihak yang terkait dengan keputusan tersebut.

Gambar 73Manajemen Ruangan Kuliah

Jika masalah yang dihadapi sederhana, sering kali rapat-rapat kecil atau proses brainstorming dapat menyelesaikannya, namun jika persoalan yang dihadapi cukup kompleks - dalam arti kata melibatkan cukup banyak variabel dan parameter yang saling terkait, bersifat sangat kasuistik, frekuensi terjadinya cukup tinggi, dan karekteristiknya yang kerap berubah-ubah – maka jelas dibutuhkan perangkat untuk membantu mengatasi masalah yang ada. Contohnya adalah dalam menghadapi kasus seorang

221

mahasiswa yang memiliki IPK pas-pasan, dan tinggal mempunyai kesempatan untuk belajar dua semester lagi, dan harus memutuskan mata kuliah sisa apa yang harus diambil untuk dapat ’menjamin’ kelulusannya. Tentu saja seorang dosen penasehat akademik akan berpikir keras untuk memutuskan hal ini karena harus mempertimbangkan banyak hal, seperti: portofolio mata kuliah yang ditawarkan, kemungkinan mahasiswa tersebut lulus dengan nilai tertentu melihat tingkat kesulitan mata kuliah dan kemampuan mahasiswa yang ada, tidak boleh dikorbankannya kualitas ompetensi dan keahlian lulusan perguruan tinggi yang dihadapkan, status pengambilan matakuliah prasyarat sebelumnya, jadwal pengambilan mata kuliah yang tidak boleh bertabrakan, dan lain sebagainya. Dengan adanya aplikasi khusus, maka penasehat akademik tersebut dapat melakukan simulasi ’what-if’ (mensimulasikan dampak ’bagaimana jika’ sebuah skenario dijalankan) terhadap sebuah atau beberapa pilihan skenario, sehingga yang terbaiklah akan dipilih sebagai outcome dari keputusan yang ingin dibuat. Contoh di Gambar 74.

Intelligent System.

Pada akhirnya, aplikasi sistem informasi akan dibawa menuju pada pengimplementasian sebuah intelligent system yang akan dapat membantu stakeholder dalam mengefisienkan hidupnya. Beberapa contoh aplikasi yang telah dikembangkan dan berbasis intelligent system adalah sebagai berikut:

Seorang peneliti setiap hari akan memperoleh informasi secara lengkap mengenai para peneliti lain di seluruh dunia yang sedang mengadakan riset terkait dengan bidang ilmu atau fokus pengetahuan yang sedang dilakukan agar dapat mempercepat proses pencapaian hasil karena dimungkinkannya terjadi kolaborasi;

Bagi mereka yang sedang menyusun jurnal, proses referensi terhadap pustaka atau hasil kerja orang lain dapat secara otomatis terdeteksi oleh komputer sehingga pembuatan semacam

222

footnote dan bibliography dapat dilakukan secara otomatis sehingga tidak membuang-buang waktu penulis;

223

Gambar 74Manajemen Mahasiswa :Simulasi dari Data Profil Mahasiswa

Dosen akan memiliki sebuah silabus yang dinamis karenakomputer secara otomatis akan menyediakan hyperlink ke content baru terkait dengan materi perkuliahan per setiap tata muka sesuai dengan rencana yang telah digariskan;

Mahasiswa melalui perangkat elektronik dan digital yang beraneka ragam setiap harinya akan memperoleh bahan bacaan, kasus terbaru, pop quiz, dan bentuk knowledge lainnya karena sistem telah memilihkannya secara otomatis sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan; dan lain sebagainya.

224

Gambar 75Situs Science dan Technology di Google

ICT sebagai Pilar Manajemen Perguruan Tinggi.

Dengan melihat seluruh fenomena pengaplikasian ICT di perguruan tinggi jelas terlihat bahwa perangkat ini telah menjadi bagian tak terpisahkan dari penyelenggaraan sebuah pendidikan tinggi moderen. Perencanaan, penerapan, dan pengembangan ICT yang tepat tidak saja akan memperkokoh penyelenggaran perguruan tinggi namun akan pula secara langsung meningkatkan penjaminan mutu atau kualitas pemberian pendidikan yang memiliki prinsip the acquisition of knowledge together ini. Selain berhasil memperbaiki kinerja perguruan tinggi di dalam mengelola proses yang dimilikinya, sejumlah studi telah memperlihatkan adanya hubungan yang kuat dan signifikan terhadap peningkatan kualitas pendidikan setelah diimplementasikannya teknologi ini, terutama dalam kaitannya dalam menunjang model pendidikan berbasis kompetensi. Satu hal yang harus diperhatikan sungguh-sungguh, hampir semua perguruan tinggi yang berhasil menerapkan ICT secara efektif selalu dibarengi dengan perubahan

225

paradigma yang akan bermuara pada proses change management di dalam institusi. Pepatah mengatakan bahwa ’old organisation plus information technology is equal to old and expensive organisation’ seyogiyanya dapat menjadi pelajaran bagi siapa saja yang ingin mendapatkan manfaat maksimum dari penerapan ICT di institusi perguruan tingginya. Sukses tidaknya implementasi ICT akan sangat ditentukan oleh berhasil tidaknya manajemen dalam mengelola perubahan.

226

ptipd.iain-surakarta.ac.id · web viewmanajemen sistem di masa depan, perusahaan perlu...

Documents