pt trustindo prima karya

PT TRUSTINDO PRIMA KARYA

PROSEDUR SISTEM

PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

TPK-06. Rev.K 20/06/2016

Samarinda, 20 Juni 2016

Disahkan Oleh :

Ir. Kurnia

Direktur Utama

Nomor Salinan :

Distribusi Kepada :

Status Distribusi : √ Dikendalikan

Tidak Dikendalikan

TPK-06 Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal

i

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ......................................................................................................... ..... i

1. RUANG LINGKUP ......................................................................................... 1

2. ACUAN ......................................................................................................... 1

3. ISTILAH DAN DEFINISI ................................................................................ 1

4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA ............................ 1

4.1. Persyaratan Umum ........................................................................................ 1

4.2. Persyaratan Sumber Daya ............................................................................ 2

5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL ........................................ 5

5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK yang Telah Memiliki S-LK dan

Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP .............. 5

5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir

Produk Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK ............................. 7

5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk ETPIK dan ETPIK Non- Produsen yang

Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo

Prima Karya ................................................................................................... 8

5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal ........................................................................ 9

5.5. Perpanjangan dan Penggantian Dokumen V-Legal ..................................... 11

5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal .................................................................... 12

5.7. Sub - Kontrak .............................................................................................. 13

5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal ....................................................... 13

5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal .............. 13

6.0 DOKUMENTASI .......................................................................................... 15

7.0 LAMPIRAN .................................................................................................. 15

TPK-06. Rev.K 20/06/2016 : Prosedur Sistem Penerbitan Dokumen V-Legal

1

1. RUANG LINGKUP

Prosedur sistem ini mencakup persyaratan umum Klien Dokumen V-Legal dan

PT Trustindo Prima Karya (Penerbit Dokumen V-Legal), persyaratan sumber

daya penerbit Dokumen V-Legal; tata cara penerbitan, perpanjangan,

penggantian dan pembatalan Dokumen V-Legal; serta publikasi, pelaporan dan

dokumentasi Dokumen V-Legal.

2. ACUAN

Prosedur sistem sertifikasi legalitas kayu ini menggunakan acuan normatif

berdasarkan:

a. ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian - Persyaratan untuk Lembaga

Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.

b. Peraturan Menteri Kehutanan No. P.30/MenLHK/Setjen/PHPL.3/3/2016

tentang Standar dan Pedoman PelaksanaanPenilaian Kinerja Pengelolaan

Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan Verifikasi Legalitas Kayu (VLK)

c. Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan No.

P.14/PHPL/SET/4/2016 tentang Pedoman Penerbitan Dokumen V-Legal

d. Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 25/M-DAG/PER/4/2016 tentang

Perubahan atas Peraturan Menteri Perdagangan Nomor 89/M-

DAG/PER/10/2015 tentang ketentuan Eksport Produk Industri Kehutanan.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Prosedur ini tidak menggunakan istilah dan definisi yang spesifik, setiap istilah

dan definisi mengacu kepada istilah dan definisi yang ada pada refernsi standar

dan peraturan perundangan yang diacu pada referensi di Panduan Mutu

Manajemen (TPK-MS Rev. K:01/06/2016).

4. PERSYARATAN UMUM DAN SUMBER DAYA MANUSIA

4.1. Persyaratan Umum

4.1.1. Klien Dokumen V-Legal harus merupakan badan hukum, atau bagian yang

disebut dari badan hukum, sehingga badan hukum tersebut dapat bertanggung

jawab secara hukum atas seluruh kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal.

4.1.2. Pemohon atau calon Klien penerbitan dokumen V-Legal yang dapat mengajukan

permohonan kepada PT Trustindo Prima Karya adalah :

a. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki Sertifikat

Legalitas kayu (S-LK) yang diterbitkan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya

dan seluruh pemasoknya telah memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP.

b. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang belum mendapat S-LK

dilakukan dengan mekanisme Verifikasi Legalitas Bahan Baku (VLB) dengan


2

batas waktu pelaksanaan VLBB Sementara adalah sampai dengan 31

Agustus 2016.

c. Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen yang telah memiliki S-LK

yang diterbitkan oleh LVLK selain dari PT Trustindo Prima Karya,

dikarenakan LVLK yang bersangkutan dicabut penetapannya oleh Direktur

Jenderal atas nama Menteri Kehutanan.

4.1.3. Pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal oleh PT Trustindo Prima Karya harus

berdasarkan pada Perjanjian atau Kontrak yang berkekuatan hukum mengenai

ketentuan kegiatan penerbitan Dokumen V-Legal kepada Klien. Kontrak

penerbitan Dokumen V-Legal harus mempertimbangkan tanggung jawab PT

Trustindo Prima Karya dan Kliennya.

4.1.4. PT Trustindo Prima Karya melaksanakan sendiri pekerjaan penerbitan Dokumen

V-Legal pada seluruh Klien, tidak melakukan sub kontrak untuk seluruh dan/atau

sebagian pekerjaannya kepada pihak lain.

4.1.5. Kebijakan dan prosedur penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya

diterapkan dan berlaku sama bagi seluruh Klien (tidak diskriminasi).

4.1.6. Seluruh informasi milik Klien yang diperoleh atau dibuat selama pelaksanaan

penerbitan Dokumen V-Legal dianggap sebagai rahasia. Kecuali informasi yang

disediakan oleh Klien untuk publik, atau ketika disepakati bersama (misalnya

untuk tujuan menanggapi keluhan).

4.1.7. PT Trustindo Prima Karya menyediakan informasi publik terkait kegiatan

penerbitan Dokumen V-Legal melalui Website PT Trustindo Prima Karya dan

Website SILK (Sistem Informasi Legalitas Kayu – Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan).

4.2. Persyaratan Sumber Daya

4.2.1. Sumber daya PT Trustindo Prima Karya untuk pelaksanaan penerbitan Dokumen

V-Legal terdiri dari personil atau kelompok personil dengan jabatan:

a) Pengambil Keputusan;

b) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal;

c) Auditor VLBB ; dan

d) Supporting staff, terdiri dari Pengelola Sistem Informasi Penerbitan

Dokumen V-Legal dan IT Programmer.

4.2.2. Setiap personil atau kelompok personil yang terlibat dalam pelaksanaan

penerbitan Dokumen V-Legal diangkat oleh Direktur Utama berdasarkan hasil

seleksi pemenuhan standar kompetensi melalui prosedur pengangkatan

karyawan/jabatan di PT Trustindo Prima Karya.

4.2.3. Pengambil Keputusan bertindak sekaligus menjadi Penanggung jawab

penerbitan Dokumen V-Legal pada Lokasi Penerbitan yang ditetapkan. Setiap

Lokasi Penerbitan Dokumen V-Legal harus memiliki minimal 1 (satu) personil

Pengambil Keputusan.


3

4.2.4. Fungsi dan kriteria kompetensi (kualifikasi) setiap personil pelaksanaan

penerbitan Dokumen V-Legal.

1) Pengambil Keputusan

Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang:

Melakukan review (kajian) terhadap hasil audit/verifikasi/VLBB/ pemenuhan

persyaratan penerbitan/perpanjangan /pembatalan Dokumen V-Legal dan

memutuskan dapat atau tidak Dokumen V-Legal

diterbitkan/diperpanjang/dibatalkan.

Kriteria Kompetensi (Kualifikasi) :

a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya, minimal setingkat Manajer,

b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan,

c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan

d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri.

2) Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal


a. Melakukan verifikasi surat permohonan V-Legal, Invoice, dan Packing List,

b. Membuat neraca kayu dari klien yang mencakup kecukupan volume

pasokan, pemakaian bahan baku, hasil produksi, pengeluaran produk

dengan memperhatikan faktor rendemen

c. Menandatangani Dokumen V-Legal (penerbitan) dan/atau penundaan

penerbitan dokumen V-Legal

d. Melakukan input data/profil klien V-Legal dalam Portal SILK

http://slik.dephut.go.id

e. Membuat laporan penerbitan, pembatalan, dan ketidaksesuain penerbitan

V-Legal kepada instansi terkait secara periodik,

f. Meminta dokumen PEB dari klien dan membuat laporan penerbitan PEB,

g. Memastikan seluruh penerbitan dokumen V-Legal telah dilengkapi dengan

semua persyaratan yang diperlukan untuk terbitnya dokumen V-Legal,

h. Mendokumentasikan rekaman penerbitan dokumen V-legal,


a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya,

b. Pendidikan minimal S-1 bidang Kehutanan,

c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri,

d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri,

http://slik.dephut.go.id/


4

e. Memahami standar dan pedoman penerbitan dokumen V-Legal dari

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan beserta aturan terkait

lainnya,

f. Memahami mekanisme ekspor produk industri kehutanan; dan

g. Menguasai teknik informatika pada sistem informasi penerbitan dokumen

V-Legal PT Trustindo Prima Karya.

3) Auditor VLBB


Melakukan pemeriksaan langsung di lapangan untuk menilai kesesuaian izin

dokumen pasokan bahan baku, dan produk yang akan diekspor berdasarkan

informasi permohonan penerbitan Dokumen V-Legal.


a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak,

b. Pendidikan minimal S-1 bidang kehutanan, pertanian, ekonomi atau

industri,

c. Memiliki sertifikat pelatihan calon auditor VLK Industri; dan

d. Memiliki pengalaman sebagai auditor VLK Industri.

4) Supporting Staff


Membantu tugas Penerbit/Penandatangan Dokumen V-Legal dalam

pengelolaan sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal terkait input data,

publikasi, dan dokumentasi serta pemeliharaan dan up grading software dan

hardware sistem informasi Penerbitan dokumen V-Legal.


a. Personil tetap PT Trustindo Prima Karya atau Sub Kontrak,

b. Pendidikan minimal D-3 bidang Teknik Informatika; dan

c. Memahami prosedur sistem pelaksanaan Penerbitan Dokumen V-Legal

PT Trustindo Prima Karya.


5

5. PROSEDUR PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL

5.1. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produk Industri Kehutanan yang

Telah Memiliki S-LK dan Seluruh Pemasoknya Telah Memiliki S-PHPL atau S-LK

atau DKP

5.1.1. Kontrak Penerbitan Dokumen V-Legal

a. Manajer Sertifikasi Industri bertanggung jawab untuk menyiapkan kontrak

penerbitan dokumen V-Legal dengan klien yang akan mengajukan

penerbitan dokumen V-Legal. Isi kontrak setidaknya berisi :

- Pihak yang akan melakukan penerbitan dokumen V-Legal (PT Trustindo

Prima Karya),

- Pihak pemohon penerbitan dokumen V-Legal (klien),

- Rincian biaya penerbitan dokumen V-Legal dan tata cara pembayaran

- Hak dan kewajiban PT Trustindo Prima Karya sebagai lembaga penerbit

dokumen V-Legal,

- Hak dan kewajiban klien yang mengajukan permohonan V-Legal,

- Penyelesaian perselisihan

- Force majeure

b. Kontrak sertifikasi dianggap sah apabila ditandatangani oleh kedua belah

pihak setelah terjadi kesepakatan biaya penerbitan dokumen V-Legal dan

semua hak dan kewajiban masing-masing pihak yang merupakan dasar

dalam melakukan kegiatan penerbitan dokumen V-Legal,

c. Direktur Utama bertangung jawab untuk menandatangani kontrak penerbitan

dokumen V-Legal,

d. Kontrak dibuat dua eksemplar dan dikirimkan ke alamat pemohon dan dibuat

satu copy sebagai file.

5.1.2. Permohonan Verifikasi Penerbitan dokumen V-Legal

a. Setelah kontrak ditandatangani kedua belah pihak, pemohon dokumen V-

Legal mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab

mengajukan/menandatangani permohonan V-Legal kepada PT Trustindo

Prima Karya dengan menggunakan surat penetapan atau surat kuasa oleh

pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akte notaris.

b. Pemohon dokumen V-Legal mengajukan permohonan penerbitan dokumen

V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir

permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13) dengan dilampiri salinan Invoice

dan Packing List barang yang akan diekspor.

c. Pemohon dokumen V-Legal mengirimkan salinan dokumen LMK atau

laporan persedian, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen

angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok


6

yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, apabila

diperlukan PT Trustindo Prima Karya akan meminta contoh produk yang akan

diekspor.

d. Permohonan penerbitan dokumen V-Legal juga dapat dilakukan dengan

menggunakan cara web-form pada Aplikasi Pelayanan Penerbitan Dokumen

V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys).

5.1.3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal Eksportir Produsen dan Eksportir Non

Produsen

a. Petugas Penerbit dokumen V-Legal bertanggung jawab untuk menerima dan

mencatat setiap permintaan penerbitan dokumen V-Legal yang dikirimkan ke

PT Trustindo Prima Karya.

b. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi pada setiap

pelaksanaan ekspor meliputi dokumen LMK, dokumen/daftar pesanan

produk dan dokumen pasokan bahan baku terkait kayu dan produk kayu yang

akan diekspor, rendemen, salinan dokumen angkutan hasil hutan yang sah,

salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok dan apabila

diperlukan contoh produk yang akan di ekspor.

c. Pemohonan Eksportir non-produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan

persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada PT

Trustindo Prima Karya dan juga mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat

jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai

dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada PT Trustindo

Prima Karya.

d. Petugas Penerbit dokumen V-Legal memastikan bahwa setiap bulan klien

melaporkan dokumen LMK atau laporan persedian produk yang digunakan

sebagai acuan untuk membuat neraca stock kayu, neraca stock kayu

memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan

memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi, neraca stock kayu

ini sebagai data pokok verifikasi penerbitan V-Legal.

e. Apabila dalam verifikasi terdapat perbedaan antara data pada dokumen LMK

atau laporan persedian dengan salinan dokumen angkutan hasil hutan yang

sah dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka

Petugas Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima Karya meminta klarifikasi

terlebih dahulu kepada klien dan apabila diperlukan akan melakukan

pemeriksaan fisik secara sampling.

f. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan pemohon secara

teratur mengirimkan rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari

pemasok yang berisi informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-

PHPL atau SLKatau DKP dari pemasok sebagai acuan untuk memperbaharui

data pasokan neraca stock kayu. Apabila diperlukan, PT Trustindo Prima

Karya dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-

LK atau DKP dari pemasok.


7

g. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu bongkaran/ kayu bekas (daur

ulang) termasuk sampah kayu bukan dari kayu lelang yang dilengkapi surat

keterangan/ berita acara dari Dinas yang membidangi kehutanan atau dari

Aparat Desa/Kelurahan merupakan DKP dan terhadap produk olahan

tersebut dapat dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.

h. Dalam hal eksportir produsen menerima kayu olahan dari Hutan Hak yang

dilengkapi S-LK atau DKP, terhadap produk olahan tersebut dapat

dimohonkan penerbitan Dokumen V-Legal.

i. Petugas Penerbit V-Legal bertanggung jawab memastikan bahwa tidak ada

produk yang diekspor menggunakan kayu yang berasal dari kayu lelang,

dokumen V-Legal tidak akan diterbitkan jika pemohon menggunakan kayu

dari kayu lelang.

5.2. Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui Pelaksanaan VLBB bagi Eksportir Produk

Industri Kehutanan yang belum bersertifikat S-LK.

5.2.1. Pengaturan Pelaksanaan VLBB Sementara

a. VLBB Sementara adalah penelusuran legalitas bahan baku yang dilakukan

oleh LVLK sebagai penerbit Dokumen V-Legal Terhadap pemasok

kayu/produk kayu atau pelaku ekspor yang belum memiliki S-LK, untuk

memastikan bahwa bahan baku yang digunakan pemasok atau pelaku

ekspor benar-benar berasal dari kawasan hutan yang telah memiliki S-PHPL

atau S-LK atau DKP

b. Permohonan pelaksanaan VLBB-sementara hanya dapat dilakukan oleh

pemegang IUI dan pemegang TDI kepada LVLK dan ditembuskan ke

Direktur Jenderal Pengelolaan Hutan Produksi Lestari Kementerian

Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Direktur Jenderal Industri Kecil dan

Menengah Kementerian Perindustrian, dan Direktur Jenderal Perdagangan

Luar Negeri, Kementerian Perdagangan.

c. Batas akhir pelaksanaan VLBB-Sementara adalah sampai dengan 31

Agustus 2016.

d. Pelaksanaan VLBB Sementara hanya dapat dilakukan apabila sudah ada

kontrak kerjasama antara PT Trustindo Prima Karya dengan pelaku usaha

untuk dilakukan kegiatan sertifikasi dalam rangka mendapatkan S-LK.

e. Setelah ada kesepakatan atau kontrak kerjasama sertifikasi legalitas kayu

dengan calon auditee, selanjutnya PT Trustindo Prima Karya akana

menyampaikan surat pemeberitahuan akan dilaksanakan VLBB terhadap

audiee kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan untuk dapat

dilakukan pencatatan.


8

5.2.2. Tata Cara Pelaksanaan VLBB Sementara

a. Berdasarkan surat permohonan VLBB dari audite Manajer Sertifikasi Industri

akan menentukan dan menunjuk jumlah dan nama auditor, serta jumlah hari

dalam kegiatan VLBB.

b. Auditor PT Trustindo Prima Karya akan membuat jadwal VLBB dan akan

mengirimkan jadwal VLBB kepada pemohon untuk dimintakan

persetujuannya.

c. Pelaksanan VLBB meliputi pemerikasaan :

- Pemeriksaan perizinan pemasok (minimal memiliki SIUP),

- Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku dari pemasok yang belum

memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP dan kesesuaiannya dengan

lapaoran mutasi kayu atau laporan persediaan,

- Pemeriksaan bahan baku dilakukan pada seluruh pemasok yang belum

memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP,

- Dalam hal asal usul pasokan kayu dari hutan hak yang menggunkan

Nota Angkutan dan/atau SKAU, maka verifikasi dilakukan secara

sampling.

d. Berdasarkan hasil audit lapangan auditor akan membuat laporan VLBB, dari

hasil laporan VLBB tersebut auditor membuat rekomendasi hasil VLBB untuk

diteruskan kepada penanggung jawab Penerbit V-Legal PT Trustindo Prima

Karya.

e. Laporan VLBB dan rekomendasi hasil VLBB digunakan sebagai data pokok

untuk penerbitan Dokumen V-Legal

f. Setelah pelaksanaan VLBB, pemohon dokumen V-Legal mendaftarkan

petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani permohonan

V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan menggunakan surat

penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum

dalam akte notaris.

g. Pemohon dokumen V-Legal VLBB mengajukan permohonan penerbitan

dokumen V-Legal kepada PT Trustindo Prima Karya dengan mengisi formulir

permohonan penerbitan V-Legal (VLK-13 ) dengan dilampiri salinan Invoice

dan Packing List barang yang akan diekspor.

h. Dokumen V-Legal melalui VLBB sementara hanya diterbitkan selama proses

sertifikasi langsung.

i. Setelah auditee dinyatakan telah memiliki S-LK, PT Trustindo Prima Karya

akan menyapaikan surat kepada Direktur Pengolahan dan Pemasaran Hasil

Hutan untuk penghentian penerbitan V-Legal melalui VLBB


9

5.3. Penerbitan Dokumen V-Legal untuk Eksportir Produsen dan Eksportir Non-

Produsen yang Telah Memiliki S-LK yang Diterbitkan oleh LVLK selain dari PT

Trustindo Prima Karya

5.3.1. Penerbitan V-Legal dengan mekanisme ini dilakukan apabila LVLK penerbit

dokumen V-Legal Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen asalnya

dibekukan akreditasinya oleh Lembaga Akreditasi (KAN) dan dicabut

penetapannya oleh Direktur Jenderal atas Nama Menteri.

5.3.2. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya

akibat LVLK pemohon dibekukan oleh Lembaga Akreditasi dilakukan apabila

usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo

Prima Karya telah diketahui oleh Direktur.

5.3.3. Pengalihan penerbitan dokumen V-Legal kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya

akibat LVLK pemohon dicabut penetapannya oleh Direktur Jenderal atas nama

Menteri dilakukan apabila usulan pengalihan penerbitan dokumen V-Legal

kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan oleh Direktur Jenderal

atas nama Menteri.

5.3.4. Pemohon V-Legal harus tunduk dan mengikuti mekanisme atau prosedur

penerbitan yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya.

5.3.5. Penerbitan dokumen V-Legal pada LVLK PT Trustindo Prima Karya berakhir

apabila telah mendapatkan persetujuan atau penetapan kembali sebagai LVLK

dan penerbit dokumen V-Legal oleh Menteri.

5.4. Penerbitan Dokumen V-Legal

PT Trustindo Prima Karya menyediakan mekanisme Penerbitan dokumen V-

Legal dengan berbagai cara yaitu secara online (melalui Aplikasi Pelayanan

Penerbitan Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya (TrustSys) dan melalui

Portal SILK) dan penerbitan dokumen V-Legal secara manual.

5.4.1. Penerbitan V-Legal secara Online

5.4.1.1. Apabila dokumen dan data-data pemohon dokumen V-Legal dari pemohon sudah

lengkap dan sesuai, maka petugas penerbit dokumen V-Legal berkewajiban

untuk mengirimkan data untuk penerbitan dokumen tersebut ke sistem informasi

LIU untuk di verifikasi kecukupannya dengan menggunakan aplikasi TrustSys

dan/atau menggunakan Portal SILK dilakukan dengan cara web-form,

5.4.1.2. Setelah data dari pemohon dinyatakan “MEMENUHI” persyaratan maka dokumen

V-Legal akan diterbitkan oleh PT Trustindo Prima Karya selambat-lambatnya 3

(tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan penuhi persyaratannya.

Apabila dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi

dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor,

maka PT Trustindo Prima Karya menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-


10

lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau

pemeriksaan fisik.

5.4.1.3. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK

MEMENUHI”, PT Trustindo Prima Karya tidak menerbitkan Dokumen serta akan

menerbitkan Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal (VLK-14) dan akan

menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Jenderal.

5.4.1.4. Pemohon menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari

kalender sejak tanggal terbitnya dokumen V-Legal.

5.4.1.5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30

(tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan

PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada LVLK, maka

pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan

Eksportir Produsen dan Eksportir Non Produsen menyampaikan laporan PEB

yang diminta.

5.4.1.6. PT Trustindo Prima Karya akan menerbitkan dokumen V-Legal dibuat 7 (tujuh)

rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut :

a. Lembar ke-1 (warna putih), untuk otoritas kompeten negara tujuan,

b. Lembar ke-2 (warna kuning), untuk pabean negara tujuan,

c. Lembar ke-3 (warna putih) untuk Importir,

d. Lembar ke-4 (warna putih) untuk LVLK,

e. Lembar ke-5 (warna putih), untuk Eksportir,

f. Lembar ke-6 (warna putih), untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu,

g. Lembar ke-7 (warna putih), untuk Pabean Indonesia.

5.4.2. Penerbitan V-Legal secara Manual

PT Trustindo Prima Karya akan melakukan penerbitan dokumen dengan

ketentuan sebagai berikut :

a. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar

(force majeure).

b. Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud pada dapat berupa:

- Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana- bencana

lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau,

- Kebakaran, pemadaman listrik, dan pencurian peralatan, dan/atau,

- Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung

sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4

(empat) jam.

c. Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam dinyatakan oleh

Pejabat berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan melalui surat

edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan


11

disampaikan kepada LVLK, Inatrade, INSW, dan competent

authority/pejabat yang berwenang di negara tujuan.

d. Penerbitan Dokumen V-Legal dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal

yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan

stempel “MANUAL” di sebelah kanan atas).

e. Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan

alat elektronik lainnya. Dokumen V-Legal ditandatangani pejabat yang diberi

kewenangan oleh PT Trustindo Prima Karya serta dibubuhi cap PT Trustindo

Prima Karya. Pejabat tersebut adalah pejabat yang specimen tanda

tangannya telah disampaikan kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas

Kayu.

f. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh PT

Trustindo Prima Karya disampaikan kepada LIU, Inatrade, dan INSW.

g. Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang

disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik

oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan DokumenV-Legal secara

manual tidak berlaku lagi.

h. Setelah SILK online kembali berfungsi maka PT Trustindo Prima Karya

bertanggung jawab untuk melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat

secara manual.

5.5. Perpanjangan Dan Penggantian Dokumen V-Legal

5.5.1. Perpanjangan Dokumen V-Legal

5.5.1.1 Pemohon dapat melakukan perpanjangan dokumen V-Legal kepada PT Trustindo

Prima Karya dalam hal terjadi force majoure atau sebab-sebab yang sah lainnya

di luar kendali Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, PT Trustindo

Prima Karya dapat memperpanjang masa berlaku selama-lamanya 2 (dua) bulan.

5.5.1.2. Pemohon membuat dan mengajukan surat permohonan perpanjangan dokumen

V-Legal yang berisi alasan perpanjangan dokumen V-Legal dengan melampirkan

dokumen V-Legal lembar ke 5.

5.5.1.3. Petugas Penerbit dokumen V-Legal melakukan verifikasi terhadap kebenaran

alasan perpanjangan tersebut, apabila dinyatakan sesuai, maka PT Trustindo

Prima Karya akan memperpanjang masa berlaku dokumen V-Legal selambat-

lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan

terjaadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU.

5.5.1.4. Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang

sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang, dan diberi tanda "Validated

On" pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.

5.5.1.5. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak

dapat diterima, LVLK tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal.


12

5.5.2 Penggantian Dokumen V-Legal karena Hilang atau Rusak

5.5.2.1. Pemohon dapat mengajukan penggantian dokumen V-Legal dengan membuat

surat permohonan penggantian kepada PT Trustindo Prima karya dalam hal

terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar ke-1 dan/atau

Lembar ke-2, dalam surat permohonan tersebut memuat alasan penggantian

dengan melampirkan Dokumen V-Legal Lembar ke-5.

5.5.2.2. Petugas penerbit Dokumen V-Legal PT Trustindo Prima Karya melakukan

verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut.

5.5.2.3. Apabila hasil verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka PT

Trustindo Prima Karya akan menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal

selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya

permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU.

5.5.2.4. Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama

dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda “Replacement

Licence” pada kotak 18 dan dilaporkan kepada LIU.

5.5.2.5. Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal

yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku.

5.5.2.6. Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak

dapat diterima, maka PT Trustindo Prima Karya tidak mengganti DokumenV-

Legal.

5.6. Pembatalan Dokumen V-Legal

5.6.1.

Pembatalan Dokumen V-Legal dilakukan terhadap:

a. Dokumen V-Legal tidak digunakan karena tidak jadi ekspor dan/atau terjadi

perubahan dalam PEB.

b. Dokumen V-Legal telah digunakan namun terjadi gagal ekspor dalam hal:

- barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di Negara tujuan;

dan/atau

- terjadi perubahan tujuan ekspor.

5.6.2.

Pemohon dapat melakukan pembatalan dokumen V-legal kepada PT Trustindo

Prima Karya dalam hal terjadi gagal ekspor dengan menyebutkan alasan

pembatalan serta melampirkan dokumen V-Legal Lembar ke-1, 2, 3, 5, dan 7.

5.6.3. Dalam hal terjadi barang yang di ekspor hilang atau rusak sebelum sampai di

negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3, dan 5 dikembalikan

kepada PT Trustindo Prima Karya.

5.6.4. Petugas PT Trustindo Prima Karya akan melakukan verifikasi terhadap

kebenaran gagal ekspor dan apabila hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal

ekspor, maka PT Trustindo Prima Karya membatalkan Dokumen V-Legal


13

selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan

dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia.

5.6.5. Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka PT

Trustindo Prima Karya tidak membatalkan Dokumen V-Legal.

5.7. Sub – Kontrak

5.7.1. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya tidak dapat menjadi penerbit dokumen

V-Legal, LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan kerjasama penerbitan

Dokumen V-Legal dengan LVLK lain yang telah terakreditasi oleh KAN dan

ditetapkan sebagai penerbit Dokumen V-Legal oleh Kementerian Lingkungan

Hidup dan Kehutanan.

5.7.2. Kerjasama dilakukan setelah LVLK PT Trustindo Prima Karya melakukan

verifikasi dengan LIU bahwa LVLK tersebut benar merupakan LVLK penerbit

Dokumen V-Legal.

5.7.3. Kontrak kerjasama Penerbitan Dokumen V-Legal dibuat antara Direktur Utama

LVLK PT Trustindo Prima Karya dengan LVLK penerbit Dokumen V-Legal selama

jangka waktu satu tahun atau hingga LVLK PT Trustindo Prima Karya ditetapkan

sebagai penerbit dokumen V-Legal dengan sepengetahuan Direktur bidang

pengolahan dan pemasaran hasil hutan.

5.7.4. Dalam hal LVLK PT Trustindo Prima Karya telah ditetapkan menjadi penerbit

Dokumen V-Legal, penerbitan Dokumen V-Legal bagi Eksportir Produsen dan

Eksportir Non Produsen dikembalikan dari LVLK lain yang menjalin kontrak

kerjasama penerbitan Dokumen V-Legal dengan LVLK PT Trustindo Prima Karya

kepada LVLK PT Trustindo Prima Karya atas sepengetahuan Direktur bidang

pengolahan dan pemasaran hasil hutan.

5.8. Evaluasi Penerbitan Dokumen V-Legal

5.8.1. LVLK Trustindo Prima Karya melakukan monitoring dan evaluasi terhadap

mekanisme dan pelaksanaan penerbitan Dokumen V-Legal untuk memastikan

kepatuhan terhadap ketentuan penerbitan Dokumen V-Legal sesuai ketentuan

dari Kementerian Kehutanan dilakukan setahun satu kali bersamaan dengan

kegiatan internal audit.

5.8.2. Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Auditor Internal yang ditunjuk oleh

Direktur Utama LVLK Trustindo Prima Karya.

5.8.3. Hasil dari monitoring dan evaluasi berupa laporan dengan penjelasan temuan,

tindakan perbaikan yang harus dilakukan untuk menutup temuan.

5.8.4. Hasil monitoring dan evaluasi diserahkan pada Direktur Utama yang selajutnya

akan dibahas dalam Rapat Tinjuan Manajemen.

5.9. Publikasi, Pelaporan, Dokumentasi Penerbitan Dokumen V-Legal

Manajer Sertifikasi V-Legal berkoordinasi dengan petugas penerbit dokumen V-

Legal untuk membuat, melaporkan, dan mempublikasikan penerbitan dokumen

V-Legal. Penanggung jawab V-Legal bertanggung jawab untuk memastikan

pelaporan telah disampaikan kepada pihak-pihak terkait


14

5.9.1. Pelaporan

5.9.1.1. Pelaporan V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi

:

a. Menyampaikan Dokumen V-Legal lembar ke-1, ke-2, ke-3, ke-5, dan ke-7

kepada Eksportir Produsen atau Eksportir Non-Produsen, serta lembar ke-6

kepada LIU. Untuk Lembar ke-6 disampaikan 1 (satu) minggu sekali setiap

hari Senin

b. Menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal cq. LIU

paling lambat 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.

c. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang dibatalkan kepada LIU dan

otoritas pabean Indonesia. Laporan kepada LIU disampaikan 1 (satu) minggu

sekali setiap hari Senin.

d. Menyampaikan laporan Dokumen V-Legal yang diperpanjang kepada LIU

dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu sekali setiap hari senin.

e. Menyampaikan laporan Penggantian Dokumen V-Legal yang rusak atau

hilang kepada LIU dan otoritas pabean Indonesia setiap 1 (satu) minggu

sekali setiap hari Senin.

f. Menerbitkan ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal yang

disampaikan kepada LIU selambat-lambatnya setiap tanggal 10 (sepuluh)

bulan berikutnya dan dimuat dalam portal SILK serta portal Penerbit

Dokumen V-Legal.

g. Menyampaikan rekapitulasi Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur

Jenderal setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada Kementerian

Perdagangan dan Kementerian Perindustrian.

h. Menyampaikan rekapitulasi laporan PEB bulan sebelumnya kepada LIU

paling lambat setiap tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya.

Menyampaikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan

Laporan Ketidaksesuaian, kepada Direktur Jenderal setiap 3 (tiga) bulan

dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri,

Kementerian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian

Perindustrian.

5.9.2. Publikasi

5.9.2.1. Publikasi V-Legal yang dilakukan oleh LVLK PT Trustindo Prima Karya meliputi :

a. Publikasi tentang tata cara permohonan penerbitan dokumen V-Legal, surat

permohonan dokumen V-Legal, mekanisme pengaduan, dan banding dapat

dilihat pada website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net)

b. Publikasi daftar dan profil klien yang diterbitkan dokumen V-Legal pada

website PT Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK

http://www.trustindo.net/



15

c. Publikasi ringkasan publik penerbitan Dokumen V-Legal pada website PT

Trustindo Prima Karya (www.trustindo.net) dan portal SILK

d. Publikasi mengenai ringakasan publik penerbitan Dokumen V-Legal dan

Laporan Ketidaksesuaian pada website PT Trustindo Prima Karya

(www.trustindo.net).

5.9.3. Dokumentasi Dokumen V-Legal

5.9.3.1. Penerbit V-Legal bertanggung jawab untuk mendokumentasikan dokumen V-

Legal lembar ke 4 yang diterbitkan, perpanjangan, penggantian, dan pembatalan

secara hard copy yang disimpan dalam file per klien atau secara soft copy dalam

media elektronik.

5.9.3.2. Pengarsipan dokumen V-Legal sekurang-kurangnya di simpan selama 4 tahun.

6.0. DOKUMENTASI

Prosedur ini didokumentasikan dalam hard copy dan soft copy dapat berbahasa

Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas

yang sama.

7.0. LAMPIRAN

7.1. VLK-13 : Surat Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal

7.2. VLK-14 : Laporan Ketidaksesuaian Penerbitan V-Legal

7.3. VLK-15 : Laporan VLBB



pt trustindo prima karya

Documents