proses perencanaan strategis pengembangan...

i

PROSES PERENCANAAN STRATEGIS PENGEMBANGAN KOLEKSI DI

PERPUSTAKAAN DAN MUSEUM UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

YOGYAKARTA TAHUN 2012

SKRIPSI

Diajukan Guna Memenuhi Syarat Untuk Mendapatkan Gelar Sarjana

Ilmu Perpustakaan Pada Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Disusun Oleh

Faiz Abdillah Al-Chafshie

NIM 08140140

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA

UIN SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA

2015

v

motto

Sudah ku bilang aku ya aku, kamu ya kamu. Soal siapa yang

lebih hebat itu hanya cerita yang membosankan (Shikamaru Nara)

Tak peduli seberapa bodoh dan sulitnya perjalanan hidup ku, yang

aku tahu hanya kerja keras dan berusaha (Uzumaki Naruto)

Aku sering gagal karena kegagalan juga menyenangkan, hidup

dengan kepercayaan bahwa cobaan itu berguna untuk menempa

diri sendiri” (Jiraiya : Petapa Genit)

vi

Persembahan

Skripsi ini Penulis Persembahkan untuk :

Bapak Mohammad Ali Muttaqien

Ibu Samiyah

Adikku Abizar dan Syahril

My Lovely Jamielatul Iqlima

vii

INTISARI

PROSES PERENCANAAN STRATEGIS PENGEMBANGAN KOLEKSI DI PERPUSTAKAAN DAN MUSEUM UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

TAHUN 2012

Oleh : Faiz Abdillah Al Chafshie

08140140

Tujuan dari penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Tahun 2012; (2) Untuk mengetahui faktor pendukung dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Tahun 2012. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan objek penelitian adalah proses perencanaan strategis yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Tahun 2012. Teknik pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Narasumber atau informan dalam penelitian ini adalah Kepada Direktorat Perpustakaan, Kepala Divisi Pengadaan dan Admninistrasi Umum dan Keuangan. Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa dari Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi yang ada pada Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Tahun 2012 yaitu 8 (delapan) dari 9 (sembilan) teori yang digunakan oleh peneliti telah dilakukan dan berjalan sebagaimana mestinya. Faktor pendukung jalanya Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia yaitu dipengaruhi oleh SDM (Sumber Daya Manusia), anggaran dan sarana prasarana. Sedangkan kendala yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas Islam Indonesia yaitu masalah manajemen, serta penataan ruang yang masih perlu dibenahi kembali sehingga menjadi efektif dan efisien. Kata kunci : Perencanaan Strategis, Proses, Pengembangan Koleksi.

viii

ABSTRACT STRATEGIC PLANNING PROCESS OF COLLECTION

DEVELOPMENT IN THE INDONESIAN ISLAMIC UNIVERSITY LIBRARY YOGYAKARTA 2012

By :

Faiz Abdillah Al Chafshie 08140140

The purpose of this research are (1) to find out the Strategic Planning Process of Collection Development in the Indonesian Lslamic University Library Yogyakarta in 2012; (2) to find out the supporting factors and the obstacles encountered in the Indonesian Islamic Uuniversity Library Yogyakarta in 2012. This research is qualitative descriptive study with the object of research is strategic planning process undertaken by the indonesian islamic university library in 2012. Data collection techniques are observation, interview and documentation. The informants in this study is the head of the library directorate, division head of procurement and public administration and finance. Results of this research showed that of the existing the Strategic Planning Process of Collection Development in the Library and Museum of Indonesian Islamic University in 2012 was 8 of 9 theory used by researcher has done and running properly. Factors supporting the course of the Strategic Planning Process of Collection Development in the Library and Museum of Indonesian Islamic University in 2012 is influenced by human resource and budget. While the constraints faced by Indonesian Islamic University library is a problem of management , as well as the arrangement of space that still need to be restyled to be effective and efficient . Keywords: Strategic Planning, Process, Collection Deveploment

ix

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirobbil’alamin, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Alloh SWT, karena ridho dan kasih sayang-Nya, penulis dapat menyelesaikan

skripsi ini. Shalawat serta salam tidak lupa tercurah kepada junjungan kita Nabi

Muhammad SAW, Rosul-Nya yang telah membawa ajaran yang jelas dan pasti

untuk kebahagiaan umat manusia dan semesta alam.

Skripsi ini dibuat sebagai salah satu syarat untuk mendapat gelar Sarjana

Ilmu Perpustakaan pada Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri

Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Penulis berusaha menyusun skripsi ini dengan sebaik mungkin, akan

tetepi, penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan skripsi ini banyak

mengalami kendala. Sehingga dalam penyusunan skripsi ini banyak terjadi

kesalahan maupun kekurangan. Oleh sebab itu penulis mengharapkan kritikan

maupun saran yang membangun demi perbaikan selanjutnya.

Skripsi ini dapat penulis selesaikan berkat bantuan, dukungan dan

bimbingan beberapa pihak. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan rasa terima

kasih dan penghargaan kepada :

1. Dr. Hj. Siti Maryam selaku Dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya

Universitas Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta yang telah memberikan ijin

kepada penulis untuk melakukan penelitian

x

2. Ibu Hj. Sri Rohyanti Zulaiqha, S.Ag., SIP., M.Si Selaku Ketua Prodi Ilmu

Perpustakaan, yang talah memberikan ijin, masukan untuk penulis.

3. Bapak Anis Masruri S.Ag., selaku penasehat akademik yang telah banyak

4. Bapak M.Solihin Arianto, S.Ag.,SS.,M.LIS selaku pembimbing yang telah

banyak melakukan arahan, masukan, dan motivasi selama penyusunan skripsi.

5. Seluruh Dosen Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmunya kepada

penulis selama duduk di bangku kuliah.

6. Kepala dan staff Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia yang

telah memberikan ijin dan menerima kehadiran penulis untuk melakukan

penelitian di Perpustakaan Universitas Islam Indonesia.

7. Bapak Mohammad Ali Muttaqien dan Ibu Samiyah tercinta yang telah tulus

memberikan dukungan, do’a, serta moril maupun materil dan sabarnya dari

awal hingga akhir studi

8. Abizar dan Syahril adikku yang selalu memebrikan dukungan semangat dalam

menyelesaikan studi ini.

9. Jamilatul Iqllima My Lovely terimakasih sudah mau memberikan sabarnya,

marahnya, motivasinya, dorongan dan dukungan baik moril maupun materil

selama penulisan skripsi ini.

10. Keluarga mas Herman dan Mba Wati, Raisya, Qory, Fahmi. Terimakasih

untuk dukungan dan sudah mau direpotkan selama di Yogyakrta.

11. Sahabatku, Andy Kuntet, Didin Rosdi, teman-teman ilmu perpustakaan yang

selama ini telah mau berjuang bersama penulis.

12. Teman-teman Kids Fun terutama F&B Manajemen, teman-teman DeeNet.

xi

14. Andy Surijal, mas Antok, Vina (kasir), Ike, mba Anjar, dan mba Ina.

Terimakasih untuk partisipasinya dan dukungannya.

15. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah

membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

Semoga amal baik yang telah diberikan kepada penulis dapat diterima

disisi Allah SWT dan mendapat balasan yang baik serta limpahan rizki dan

rahmat dari-Nya. Amin.

Yogyakarta, 28 Januari 2015

Penulis

Faiz Abdillah Al Chafshie

NIM. 08140140

xii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................................... i

NOTA DINAS.................................................................................................................... ii

SURAT PERNYATAAN .................................................................................................. iii

PENGESAHAN SKRIPSI ................................................................................................ iv

MOTTO ............................................................................................................................. v

PERSEMBAHAN ............................................................................................................. vi

INTISARI .......................................................................................................................... vii

ABSTRACT ....................................................................................................................... viii

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ix

DAFTAR ISI...................................................................................................................... xii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................... 7

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian ..................................................................................... 7

1.3.1 Tujuan Penelitian ....................................................................................................... 8

1.3.2 Manfaat Penelitian ..................................................................................................... 8

1.4 SistematikaPenulisan .................................................................................................... 8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI ........................................ 10

2.1 Tinjauan Pustaka ........................................................................................................... 10

2.2 Landasan Teori.............................................................................................................. 13

2.2.1 Pengertian Proses ....................................................................................................... 13

2.2.2 Perencanaan Strategis ................................................................................................ 14

2.2.3 Proses Perencanaan Strategis ..................................................................................... 15

2.2.4 Faktor Pendukung dan Penghambat........................................................................... 39

2.2.4.1 Faktor Pendukung ................................................................................................... 40

2.2.4.2 Faktor Penghambat ................................................................................................. 41

2.2.5 Pengembangan Koleksi .............................................................................................. 42

2.2.6 Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................................................................... 45

2.2.6.1 Tujuan, Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................. 47

xiii

2.2.6.2 Unsur-unsur Perpustakaan Perguruan Tinggi ........................................................ 50

BAB III METODE PENELITIAN .................................................................................. 54

3.1 Jenis Penelitian.............................................................................................................. 54

3.2 Subjek dan Objek Penelitian ......................................................................................... 55

3.3 Waktu dan Tempat Penelitian ....................................................................................... 56

3.4 Narasumber atau Informan ........................................................................................... 56

3.5 Teknik Pengumpulan Data ............................................................................................ 58

3.5.1 Observasi.................................................................................................................... 58

3.5.2 Wawancara ................................................................................................................. 59

3.5.3 Dokumentasi .............................................................................................................. 60

3.6 Teknik Ananlisi Data .................................................................................................... 61

BAB IV PEMBAHASAN DAN HASIL PENELITIAN ................................................ 64

4.1 Gambaran Umum Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia ................ 64

4.1.1 Sejarah Singkat .......................................................................................................... 64

4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan .......................................................................... 66

4.1.2.1 Visi .......................................................................................................................... 66

4.1.3 Struktur Organisasi .................................................................................................... 66

4.1.4 Sumber Daya Manusia ............................................................................................... 69

4.1.5 Gedung, Lokasi .......................................................................................................... 72

4.1.6 Koleksi ....................................................................................................................... 75

4.1.7 Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan .................................................................... 77

4.1.8 Fasilitas ...................................................................................................................... 80

4.2. Hasil dan Pembahasan Penelitian ................................................................................ 82

4.2.1 Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di Perpustakaan Universitas Islam

Indonesia Yogyakarta Tahun 2012 ............................................................................ 82

4.2.1.1 Memprakarsai dan Menyepakati Renstra................................................................ 82

4.2.1.3 Penentuan Visi dan Misi ......................................................................................... 83

4.2.1.3 Analisis Lingkungan ............................................................................................... 84

4.2.1.4 Identifikasi Isu Strategis ......................................................................................... 94

xiv

4.2.1.5 Merumuskan Isu Strategis....................................................................................... 97

4.2.1.6 Pembuatan Keputusan Strategis .............................................................................. 99

4.2.1.7 Implementasi Strategis ............................................................................................ 101

4.2.1.8 Evaluasi Strategis .................................................................................................... 103

4.2.2 Faktor Pendukung dan Penghambat Proses Perencanaan Strategis .......................... 106

4.2.2.1 Faktor Pendukung ................................................................................................... 107

4.2.2.2 Faktor Penghambat ................................................................................................. 109

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 113

5.1 Kesimpulan ................................................................................................................... 113

5.2 Saran ............................................................................................................................ 113

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 115

SUMBER INTERNET...................................................................................................... 118

LAMPIRAN-LAMPIRAN

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Model Proses Perencanaan Strategis ..................................................................... 37

Tabel 2 Daftar Konsep Proses Perencanaan Strategis ........................................................ 39

Tabel 3 Analisis Data .......................................................................................................... 62

Tabel 4 Daftar SDM Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ........................................ 70

Tabel 5 Statistik Koleksi Per Tahun Input Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ...... 75

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sebagai salah satu lembaga pendidikan, perguruan tinggi dikelola untuk

kepentingan civitas akademik yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan karyawan.

Dalam pelaksanaanya perguruan tinggi harus dilengkapi dengan fasilitas guna

menunjang kebutuhan pendidikan di lingkungannya. Perpustakaan merupakan

suatu unit yang digunakan secara bersama-sama yang di dalamnya terdapat

berbagai macam proses kegiatan dan sekaligus turut serta melaksanankan Tri

Darma Perguruan Tinggi untuk merencanakan, mengadakan, memilih, mengolah,

menghimpun, merawat, melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya

pada khususnya dan masyarakat akademik pada umumnya.

Perpustakaan sebagai salah satu organisasi yang turut mengadopsi teknik

perencanaan strategis berdasarkan keyakinan bahwa laju perubahan lingkungan yang

dipicu oleh globalisasi telah menciptakan iklim kompetitif, sehingga perpustakaan

perlu menerapkan perencanaan strategis agar dapat mengantisipasi masa depan yang

tak menentu serta bertahan di tengah kancah persaingan yang ketat. Perencanaan

merupakan langkah awal dari suatu pekerjaan dan merupakan suatu proses untuk

membawa suatu organisasi dari keadaan saat ini ke posisi atau keadaan yang lain

yang diinginkan di masa datang, dalam periode waktu yang sudah ditentukan.

Perencanaan berarti kegiatan menetapkan tujuan organisasi dan memilih cara yang

terbaik untuk mencapai tujuan tersebut (Hanafi 1997:10). Hal ini dilakukan guna

2

mengantisipasi perubahan yang terjadi di lingkungan perpustakaan agar mampu

berdaya saing dengan sumber informasi yang lain sehingga perpustakaan tetap

dimanfaatkan oleh masyarakat di perguruan tinggi. Strategi adalah penetapan

tujuan jangka penjang yang dasarnya dari suatu organisasi dan pemilihan

alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai

tujuan tersebut (Hanafi 1997:147). Strategi menekankan pada aksi atau tindakan

untuk mencapai suatu tujuan dan tujuan itu sendiri.

Perencanaan strategis pengembangan koleksi dimaksudkan untuk

membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat

yang akan dilayani. Alasan dasar perlunya perencanaan strategis menurut

Handoko (2003:80) adalah untuk mencapai “Protective benefits” yang dihasilkan

dari penggunaan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengambilan suatu

keputusan.

Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang

telah direncanakan sebelumnya dengan menggunakan strategi yang bertujuan

mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan

perpustakaan atau unit informasi. Kegiatan pengembangan koleksi mencakup,

antara lain penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan,

serta deseleksi. Pengembangan koleksi adalah proses memastikan bahwa

kebutuhan informasi dari pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat

guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh

perpustakaan (Qalyubi dkk, 2007:77). Perencanaan strategis secara eksplisit

berhubungan dengan manajemen perubahan. Hal ini didasarkan pada hasil studi

3

bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses

dari inovasi dan mengubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak

mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan. Mengapa

perencanaan strategis pengembangan koleksi bagi perustakaan sangatlah penting.

Karena pada dasarnya tanpa adanya rencana atau planning pada perpustakaan

maka perpustakaan tidaklah mempunyai arah dan tujuan untuk kedepanya.

Dengan adanya rencana strategis (Renstra) maka suatu organisasi atau

perpustakaan bisa mewujudkan hal-hal atau keinginan yang dibutuhkan oleh

perpustakaan tersebut. Sehingga apa saja yang menjadi tujuannya bisa tercapai

dengan baik dan maksimal.

Mengingat betapa pentingnya perencanaan strategis pengembangan

koleksi dalam suatu lembaga perpustakaan maka diperlukanya perumusan

kebijakan strategi. Perumusan kebijakan strategi adalah tanggung jawab dari

menajemen puncak dengan esensi perencanaan strategis pengembangan koleksi

adalah pengidentifikasian sistematis dari peluang, ancaman, kelemahan serta

kekuatan yang akan dihadapi oleh perpustakaan di masa mendatang dengan

penguatan data relevan lainya, agar mampu memberikan suatu dasar bagi

manajemen untuk mengambil suatu langkah kepustusan yang lebih baik untuk

menggunakan peluang dan menghindari suatu ancaman. Dalam hal

pengembangan koleksi di perpustakaan maka perpustakaan perlu menyesuaikan

antara kebutuhan masyarakat kampus yang dilayani dengan koleksi yang akan

dihimpun. Untuk menghindari pengadaan yang tidak sesuai dengan kebutuhan

masyarakat yang dilayaninya maka perpustakan perlu menyusun kebijakan

4

pengembangan koleksi. Kebijakan ini tentunya berdasar kepada suatu kajian

terhadap kebutuhan masyarakat yang akan dilayaninya (Yulia 2010:2.1).

Pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan inti di perpustakaan

yang mempunyai tugas untuk mengadakan dan mengembangakan semua jenis

bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina

dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, proses

dan anggaran yang tersedia. Maka dari itu perncanaan strategis sangatlah

dibutuhkan untuk mengarahkan bagaimana tujuan atau rencana awal untuk

mengembangkan koleksi perpustakaan dan bagaimana proses dalam

pengembangan koleksi yang akan dilaksanakan serta seberapa banyak anggaran

yang dibutuhkan. Sehingga semua yang telah direncanakanakan sesuai dengan

keinginan dan harapan oleh perpustakaan dan mengenai sasaran.

Terkait dalam perencanaan strategis, penyusunan rencana strategis pada

Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia dibuat selama periode

lima tahun masa kepemimpinan rektorat yaitu dalam keputusan Pengurus Yayasan

Badan wakaf Universitas Islam Indonesia Nomor 02/KPTS/2010 Tentang

Pengesahan Rencana Strategis (Renstra) Universitas Islam Indonesia 2010-1014

dan dalam pelaksanaanya perpustakaan dan museum Universitas Islam Indonesia

melakukan kegiatan bertahap dalam jangka pendek menengah dan sedang. Untuk

menigkatkan layanan mutu terhadap pemenuhan kebutuhan informasi yang

diperlukan oleh masyarakat di kampus Universitas Islam Indonesia serta

mendukung rencana universitas dibuatlah rencana strategis untuk menciptakan

iklim akademis serta layanan prima. Yaitu dengan cara meningkatkan layanan

5

yang telah ada serta melengkapi sarana dan prasarana serta informasi yang

mendukung dan kemajuan teknologi.

Adapun konsep pelaksanaanya dengan menggunakan point yang ada pada

perencanaan strategis universitas dan disesuakan dengan prosedur perencanaan

pada perpustakaan pusat. Hal yang menarik dari renstra perpustakaan Universitas

Islam Indonesia adalah untuk memotivasi kerja seluruh pegawai agar bahu

membahu dalam mengembangkan perpustakaan supaya kedepanya lebih baik lagi

dan maju secara beriringan. Meskipun masih terbilang menempati gedung baru,

begitu juga jumlah koleksi yang masih belum sepenuhnya terlengkapi dan masih

dalam tahap pengembangan, perpustakaan dan museum Universitas Islam

Indonesia pada renstra ini merencanakan kedepanya untuk mengembangkan

koleksi E-Book, Digital Library, E-journal dan menjadikan Universitas Islam

Indonesia sebagai word class university dan green campus.

Dari hasil wawancara yang telah dilakukan oleh penulis sebelumnya

dengan bapak Ghaib Swasana.SIP. MIP pada tanggal 1 april 2014 menyatakan

bahwa dalam pencapaiannya Proses Perencanaan Strategis Perpustakaan dan

Museum Universitas Islam Indonesia setiap tahunnya telah mencapai target

hampir 100 % dan sesuai dengan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT)

tahun 2012 yang telah Perpustakaan Universiras Islam Indonesia hasilkan. Karena

pada tahun 2012 Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sudah

memenuhi target dan sasaran yang diharapkan oleh Perpustakaan Universitas

Islam Indonesia dengan prosedur yang telah ada sehingga bisa di

pertanggungjawabkan dengan baik. Adapun data yang telah di audit biasanya

6

terlihat dengan jelas secara internal maupun eksternal hal-hal apa saja yang belum

tercapai dan yang sudah tercapai pada perpustakaan Universitas Islam Indonesia

baik dari sudut SDM, sarana dan prasarana maupun dari segi layanan.

Adapun kendala yang di hadapi oleh perpustakaan Universitas Islam

Indonesia dalam melaksanakan renstra adalah masalah manajemen waktu

dikarenakan adanya distributor suatu barang yang terlambat dalam pengiriman

barang (bahan pustaka) atau kurang tepat waktu sehingga perlu adanya

perpanjangan waktu yang renstra harus ditunda bulan atau tahun berikutnya,

akan tetapi memang pada akhirnya sudah dirasa tepat sesuai dengan waktu yang

telah ditetapkan. Dari hasil observasi sementara yang telah penulis laksanakan

sebelumnya perpustakaan Universitas Islam Indonesia masih memiliki penataan

ruang koleksi yang belum secara optimal atau kurang penataan ruang dengan baik

sehingga memunculkan anggapan atau prespektif bahwa perpustkaan UII masih

terbatas ruang koleksinya. semakin berkembangnya mahasisawa yang berkunjung

serta pemustaka dan bahan pustaka yang semakin banyak sehingga perlu adanya

Pengembangan Koleksi yang berkala sesuai dengan kebutuhan civitas akademika

Universitas Islam Indonesia. Oleh karena itu Perencanaan Strategis

Pengembangan Koleksi di Perpustakaan memang sangat di butuhkan dalam

rangka menigkatakan kualitas pelayanan dan efektifitas kinerja dan memeperoleh

sasaran mutu yang baik. Dari hasil observasi yang telah penulis lakukan maka

penulis bisa mendapatkan gambaran mengenai hasil yang telah dicapai pada

Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di Perpustkaan dan

Museum Univesrsitas Islam Indonesia Tahun 2012 serta kendala yang di hadapi

7

serta cara menyelesaikan masalah yang ada pada Perpustakaan dan Museum

Universitas Islam Indonesia.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka penulis tertarik untuk

mengetahui Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi pada

Perpustakaan dan Museum Univesrsitas Islam Indonesia Tahun 2012 serta

hambatan apa saja yang ditemui dalam Proses Perencanaan Strategis

Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Islam Indonesia

Yogyakarta Tahun 2012.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas dan untuk lebih memperjelas

arahan dalam penelitian ini, maka penulis perlu merumuskan masalah dalam

penelitian ini agar lebih terarah. Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini

adalah

1. Bagaimanakah Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di

Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Tahun

2012?

2. Apakah faktor-fakror pendukung dan hambatan yang ditemui dalam

Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di Perpustakaan dan

Museum Universitas Islam Indonesia Tahun 2012?

8

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

1. Tujuan daripada diadakan penelitian ini adalah untuk mengetahui

bagaimana Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi yang

dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

Tahun 2012.

2. Untuk mengetahui faktor pendukung dan kendala-kendala apa saja yang

dihadapi dalam Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi di

Perpustakaan Universitas Islam Indonesia Yogyakarta Tahun 2012.

1.3.2 Manfaat Penelitian

1. Penelitian ini diharapkan bisa memberikan manfaat bagi Jurusan Ilmu

Perpustakaan, sehingga menambah wawasan pendidikan dalam bidang

ilmu perpustakaan dan memeperkaya pengetahuan khususnya tentang

perencanaan strategis pengembangan koleksi.

2. Menjadi bahan pertimbangan bagi peneliti-peneliti lain untuk melakukan

penelitian lebih lanjut.

3. Bagi Perpustakaan Universitas Islam Indoneisa diharapkan dapat

digunakan sebagai bahan pemikiran maupun pertimbangan evaluasi dalam

mengembangakan koleksi serta menentukan kebijakan pengemabangan

koleksi pada perpustakaan Universitas Islam Indonesia.

9

1.4 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami penelitian ini dan memperjelas

gambaran dari kerangka pemikiran , maka penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5

(lima) bab dengan rincian sebagai berikut :

BAB I berisi pendahuluan, yang diuraikan dari Latar Belakang, Rumusan

Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta dijelaskan mengenai sistematika

penulisan.

BAB II berisi mengenai Tinjauan Pustaka dimana menerangkan penelitian

sejenis yang pernah dilakukan sebelumya, serta Landasan Teori tentang teori-teori

pendukung dari Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi Buku

Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia.

BAB III yaitu Metode Penelitian, berisi penjelasan tentang metode apa

saja yang digunakan nantinya dalam proses penelitian, yaitu meliputi Metode

Penelitian, Jenis Penelitian, Waktu dan Tempat Penelitian, Subyek Penelitian,

Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data.

BAB IV Pembahasan dan Hasil Penelitian yang diujikan. Pertama berisi

mengenai deskripsi atau gambaran umum mengenai Perpustakaan dan Museum

Universitas Islam Indonesia serta Proses Perencanaan Strategis Pengembangan

Koleksi di Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia Tahun 2012.

BAB V Penutup berisi Kesimpulan dan Saran dari penelitian yang telah

dilakukan.

113

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian dengan Proses Perencanaan Strategis

Pengembangan Koleksi di Perpustakaan dan Museum Universitas Islam

Indonesia Yogyakarta Tahun 2012 dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Bahwa dari Proses Perencanaan Strategis Pengembangan Koleksi yang ada

pada Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia Yogyakarta

Tahun 2012 yaitu 8 (delapan) dari 9 (sembilan) teori yang digunakan oleh

peneliti telah dilakukan dan berjalan sebagaimana mestinya.

2. Faktor pendukung jalanya Proses Perencanaan Strategis Pengembangan

Koleksi di Perpustakaan dan Museum Universitas Islam Indonesia yaitu

dipengaruhi oleh SDM (Sumber Daya Manusia), anggaran dan sarana

prasarana. Sedangkan kendala yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas

Islam Indonesia yaitu masalah manajemen, serta penataan ruang yang masih

perlu dibenahi kembali sehingga menjadi efektif dan efisien.

5.2 Saran

Dari hasil interpretasi data dan kesimpulan di atas pada kesempatan ini

peneliti ingin memberi masukan berupa saran yang diharapkan dapat

membangun dan memberi kontribusi positif bagi Direktorat Perpustakaan

114

Universitas Islam Indonesia. Adapun saran yang ingin peneliti sampaikan

adalah sebagai berikut:

1. Kepada Kepala Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia untuk

segera mengajukan permohonan atau memasukan kedalam RKAT (rencana

kerja anggaran tahunan) dalam renstra berikutnya untuk mengelola penataan

ruang baca dan ruang koleksi sehingga ruangan yang telah ada bisa

dimaksimalkan secara representatif agar terciptanya kenyamanan suasana

yang kondusif dan nyaman.

2. Kepada Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia untuk

meningkatkan sarana prasarana yang ada guna meningkatkan kenyamanan

dan efektifitas kerja perpustakaan.

3. Kepada Kepala Direktorat Perpustakaan dan Kepala Divisi Perpustakaan

Universitas Islam Indonesia untuk memaksimalkan dan mengelola

manajemen sebaik mungkin dalam hal waktu, agar waktu yang dibutuhkan

kedepanya bisa berjalan lebih baik lagi dan lebih sempurna dalam proses

renstra.

115

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek. Ed-

V. Jakarta : Rieneke Cipta.

Bugin, M Burhan. 2008. Penelitian Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan

Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta : Kencana.

Bryson, J.M. 1999. Perencanaan Strategis Bagi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka

Pelajar.

Hadi. 1995. Statistik. Yogyakarta : Fakultas Geoogi UGM.

Hanafi, M Mahmud. 1997. Manajemen. Yogyakarta : Unit Penerbit dan

Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.

Handoko. T. Hani. 1995. Manajemen. Edisi 2. Yogyakarta : BPFE.

. 2003. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta : BPFE.

Lasa, Hs. 2005. Manajemen Perpustakaan,. Jakarta : Sagung Seto. 2009. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarata : Pustaka

Book Publisher. Marfungah, Siti. 2011. “Implementasi Perencanaan Strategis Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo”. Skripsi. Jurusan Ilmu

Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, Universitas Islam Negeri

Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Mukarom, A. Maulidal. 2010. “Implementasi Perencanaan Strategis Pada

Lembaga Swadaya Masyarakat Asian Muslim Network Action (AMAN)

Indonesia”. Skripsi. Jurusan Manajemen Dakwah Fakultas Dakwah,

Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

116

Mulyadi Setiawan, Jhony. 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian

Manajemen. Edisi 2. Jakarta : Salemba Empat.

Munharis. 2012. “Pengembangan Koleksi Di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta”. Skripsi. Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Ilmu

Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta..

Nawawi, Hadari. 2007. Metodologi Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta :

Gadjah Mada University Press.

Perpusnas RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta:

Perpusnas RI.

Qalyubi, dkk. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Ionformasi. Jurusan

Ilmu Perpustakaan dan Informasui Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga

Yogyakarta.

Rahayuningsih, F. 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Sarjono dkk. 2004. Panduan Penulisan Skripsi. Yogyakarta : Jurusan Pendidikan

Agama Islam Fakulstas Tarbiyah UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Sugiono. 2010. Metode Penelitian, Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta.

2010. Metode Penelitian, Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta.

Sukmadinata, Nana Syaodih. 2005. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : PT.

Remaja Rosdakarya.

Saleh, Abdul Rahman. 2011. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Universitas

Terbuka.

Sulistyo Basuki. 1999. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Universitas

Terbuka.

117

Suryabrata Sumadi. 2006. Metode Penelitian. Jakarta : Raja Grafindo Persada.

Sutarno, Ns. 2006. Manajemen Perpustakaan, Suatu Pendekatan dan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.

2006. Perpustakaan dan Masyarakat. Edisi Revisi. Jakarta : Sagung Seto Tim. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka. Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan penggembangan Bahasa. 1988.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.

Wiji, Suwarno. 2009. Psikologi Perpustakaan. Jakarta : Sagung Seto. 2010. Pengetahuan Dasar Kepustakaan, Sisi Penting Perpustakaan dan

Pustakawan. Bogor : Ghalia Indonesia. 2011. Perpustkaan dan Buku, Wacana Penulisan dan Penerbitan.

Yogyakarta : Ar Ruzz Media. Wiranta, I Made. 2006. Metodologi Sosila Ekonomi. Yogyakarta : Andi.

Yulia, Yuyu. 2009. Pengembangan Koleksi. Jakarta : Universitas Terbuka.

118

SUMBER-SUMBER INTERNET

Arikunto, Suharsimi. 1999. Mata Kuliah Evaluasi Program dalam

Http://www.one.indoskripsi.com.node/7303 di akses pada tanggal 22 juli

2014 pukul 20:30.

Http://www.DuniaPerpustakaan.com/ di akses pada tanggal 30 juli 2014 pukul

14.30

Http://kbbi.web.id/rencana di akses pada tanggal 22 juli 2014 pukul 20.20.

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certo.htm. di akses pada

tanggal 22 juli 2014 pukul 20:30.

http://library.uii.ac.id/. di akses pada tanggal 10 november 2014 pukul 16.00

Pedoman Wawancara

Kepala Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia

1. Bagaimanakah langkah awal dalam penyusunan perencanan strategis dan siapa saja yang

dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis?

2. Apa visi dan misi Renstra tahun 2012?

3. Bagaimanakah faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis SWOT pada

Perpustakaan Univerasitas Islam Indonesia?

a. Strenght (kekuatan)

b. Weakness (kelemahan)

c. Opportunnity (kesempatan atau peluang)

d. Threats (ancaman atau tantangan)

4. Bagaimanakah identifikasi isu (perpustakaan) strategis yang ada di perpustakaan Universitas

Islam Indonesia?

5. Bagaimanakah cara merumuskan strategi untuk mengelola isu di perpustakaan Universitas

Islam Indonesia?

6. Bagaimanakah Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam pembuatan keputusan

strategi.?

7. Bagaimanakah cara mengimplementasi strategi dengan baik di perpustakaan Universitas

Islam Indonesia?

8. Bagaimanakah cara mengukur aktivitas mendasar untuk mengevaluasi strategi di

perpustakaan Universitas Islam Indonesia?

9. Bagaimanakah faktor pendukung dan kendala atau permasalahan yang dihadapi oleh

perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam Renstra Tahun 2012.?

Pedoman Wawancara

Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan











Islam Indonesia?


Islam Indonesia?


strategi.?


Islam Indonesia?





Pedoman Wawancara

Administrasi Umum dan Keuangan











Islam Indonesia?


Islam Indonesia?


strategi.?


Islam Indonesia?





HASIL WAWANCARA

Kepala Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia

1. Bagaimanakah langkah awal dalam penyusunan perencanan strategis

dan siapa saja yang dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis?

Iya, langkah awal dari adanya penyusunan renstra, kita biasanya

melakukan pertemuan atau mengadakan rapat dengan kepala-kepala divisi

perpustakaan untuk menyusun strategi renstra atau program kerja dari setiap

divisi, sehingga masing-masing divisi mempunyai peranan dan tanggung jawab

sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya. Selanjutnya action kerja sesuai

dengan RKAT (rencana kerja anggaran tahunan) masing-masing yang sudah

disusun dan direncanakan.


Visi dan misi sama dengan yang ada di perpustakaan yaitu

Visi

Mewujudkan perpustakaan sebagai pusat layanan informasi bagi civitas

akademika Universitas Islam Indonesia dan masyarakat belajar yang dilandasi

pada komitmen kesempurnaan (keunggulan), dengan mengutamakan pelayanan

yang islami, sesuai perkembangan IPTEK berbasis teknologi informasi global.

Misi

Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global, setingkat dengan

perpustakaan perguruan tinggi yang berkualitas

3. Bagaimanakah faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis

SWOT pada Perpustakaan Univerasitas Islam Indonesia?


Sumber kekuatan yang dimiliki oleh perpustakaan Universitas Islam

Indonesia itu meliputi ;

1. Kita mempunyai pemustaka yang cukup lumayan banyak

2. Sumber daya manusia yang cukup baik

3. Koleksi menyesuaikan kebutuhan civitas akademika

4. Sistem sudah ter-otomasi dan sudah terintegrasi.

5. Sarana dan prasarana yang memadai

6. Lokasi perpustakaan yang strategis berada di pusat akademis.


Sumber kelemahan dari perpustakaan Universitas Islam Indonesia yaitu :

1. Sumber daya manusia yang belum semuanya pustakawan

2. Gedung atau ruangan baca masih kurang karena perkembangan pemustaka

yang besar.


1. Jumlah mahasiswa yang besar

2. Jaringan kerjasama yang luas

3. Mendapat dukungan dari pimpinan Universitas Islam Indonesia


Ancaman atau tantangan kedepan untuk perpustakaan Universitas Islam Indonesia

terdiri dari;

1. Globalisai atau Internet dan teknologi yang berkembang pesat

2. Masuknya perguruan tinggi negeri atau asing.

4. Bagaimanakah identifikasi isu (perpustakaan) strategis yang ada di


Identifikasi isu strategis perpustakaan Universitas Islam Indonesia yaitu

dengan cara mengkaji keadaan lingkungan eksternal dan internal sesuai dengan

permasalahan yang dihadapi oleh perpustakaan Universitas Islam Indonesia.

Permasalahan yang dihadapi diselesaikan dengan skala prioritas dari yang

terpenting, karena hal tersebut memang benar-benar menjadi isu yang

diperhitungkan. Misalkan persoalan mengenai sumber daya manusia, globalisasi,

dan sarana prasarana serta koleksi perpustakaan.

5. Bagaimanakah cara merumuskan strategi untuk mengelola isu di


Ada beberapa aspek penting dalam hal merumuskan isu strategis yang

nantinya perpustakaan harus mempertimbangkan sebagai bahan atau prioritas

utama dalam upaya agenda perubahan perpustakaan. Hal tersebut memang sudah

dijadikan sebagai bahan pertimbangan atau arah kebijakan keputusan yang akan

diambil dari faktor eksternal dan internal. Kita bisa mengambil bagian pokok

mana yang dapat dijadikan indikator strategi seperti anggaran, sarana prasarana

dan sumber daya manusia.

6. Bagaimanakah Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam

pembuatan keputusan strategi.?

Keputusan dibuat berdasarkan rapat bersama setelah semua dirasa sudah

memenuhi hal-hal yang benar-benar pokok biasanya disesuaikan dengan situasi

dan kondisi yang ada saat itu juga. Seperti halnya yang telah dirasakan atau yang

telah kita sebutkan di atas tadi sesuai dengan identifikasi isu strategis serta cara

merumuskannya. Keputusan strategi diambil sesuai dengan kebijakan serta

biasanya pengembilan keputusan dilakukan oleh yang mempunyai hak atau

wewenang tinggi.

7. Bagaimanakah cara mengimplementasi strategi dengan baik di


Implementasi strategi nanti bisa dilihat pada RKAT (Rencana Kerja

Anggaran Tahunan) proses pelaksanaan atau program kerja dari setiap divisi

perpustakaan itu semua ada di sana dari mulai sasaran atau target yang akan

dicapai serta langkah-langkah atau program kerja yang dilaksanakan serta

anggaran yang dibutuhkan itu berapa semuanya sudah dituangkan di sana.

8. Bagaimanakah cara mengukur aktivitas mendasar untuk mengevaluasi

strategi di perpustakaan Universitas Islam Indonesia?

Setiap aktivitas atau setiap divisi mempunyai evaluasi kinerja sendiri-

sendiri dan perpustakaan juga mempunyai evaluasi kinerja, dari awal hingga akhir

proses renstra kita evaluasi. Kinerja Direktorat Perpustakaan Universitas Islam

Indonesia Yogyakarta Tahun 2012 sudah sesuai dengan sasaran dan target

pencapaian, hal itu dilihat melalui RKAT (Rencana Kerja Anggaran Tahunan)

sehingga dari setiap divisi diberi wewenang dan tanggung jawab dan mempunyai

evaluasi kinerja dari setiap program yang dijalankan dari masing-masing divisi.

Dari mulai sasaran, program kerja hingga anggaran yang digunakan atau

dibutuhkan kita evaluasi kembali. Kita juga mempunyai sasaran mutu atau skala

minimal berapa yang perlu ditingkatkan di setiap tahunnya salah satunya dalam

pengembangan Perpustakaan Universitas Islam Indenesia.

9. Bagaimanakah faktor pendukung dan kendala atau permasalahan yang

dihadapi oleh perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam Renstra

Tahun 2012.?

Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia sepenuhnya

didukung oleh beberapa faktor yaitu dari pihak Universitas, civitas akademika,

sumber daya manusia perpustakaan serta faktor anggaran. Sedangkan kendala

yang dihadapi yaitu waktu yang dibutuhkan masih relatif dikarenakan adanya

kendala masalah distributor buku yang terkadang telat dalam pengiriman bahan

pustaka sehingga memang membutuhkan waktu tambahan, akan tetapi memang

pada akhirnya sudah dirasa tepat sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.

Yogyakarta, 15 Januari 2015 Kepala Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia

Joko Sugeng Prianto, SIP, M.Hum

HASIL WAWANCARA

Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum dan Keuangan

Universitas Islam Indonesia

1. Bagaimanakah langkah awal dalam penyusunan perencanan strategis dan

siapa saja yang dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis?

Persiapan awal dalam renstra atau rencana strategis yaitu dengan melakukan

pertemuan atau rapat secara keseluruahan dengan setiap divisi yang ada di

perpustakaan Universitas Islam Indonesia, mulai dari Divisi Pengadaan, Administrasi

Umum & Keuangan, Divisi Pelayanan Teknis, Divisi Pelayanan Pemakai, Divisi

Informasi Teknologi & Jaringan, Divisi Rumah Tangga & Perbekalan hampir

semuanya dilibatkan guna membahas renstra serta sasaran atau target apa saja yang

akan dicapai selama kedepannya dan juga membentuk program kerja yang akan

dijalankan setiap divisi.


Visi dan misi sama dengan yang ada di perpustakaan nanti bisa dicek di portal

perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Itu sama dengan visi misi yang ada di

renstra.

3. Bagaimanakah faktor-faktor yang menjadi pertimbangan dalam analisis

SWOT pada Perpustakaan Universitas Islam Indonesia?


Untuk sumber kekuatan yang dimiliki perpustakaan Universitas Islam

Indonesia yang jelas pertama kita mempunyai Sumber Daya Manusia yang baik

dengan latar belakang pendidikan formal yaitu 4 (empat) orang lulusan S2, 4 (empat)

orang lulusan S1, 4 (empat) orang pendidikan D3, 3 (tiga) orang pendidikan D2, 2

(dua) orang sedang study lanjut S1 dan 12 (dua belas) orang lulusan SLTA. Ke dua

koleksi yang banyak melebihi standar perpustakaan perguruan tinggi, tentunya

koleksi menyesuaikan penggunaan atau sesuai kebutuhan pengguna terutama civitas

akademika Universitas Islam Indonesia. Ke tiga sarana dan prasarana telah

menempati gedung yang representatif dengan fasilitas yang lengkap, serta

penggunaan teknologi informasi di lingkungan perpustakaan.


Faktor atau sumber kelemahan yang ada di perpustakaan Universitas Islam

Indonesia bisa di karenakan Sumber Daya Manusia yang ada di perpustakaan

Universitas Islam Indonesia. Karena karyawan atau pegawai di lingkungan

perpustakaan Universitas Islam Indonesia belum keseluruhan pustakawan, tenaga

mereka kadang juga masih di perbantukan pelayanan unit lain yang membutuhkan.


Peluang atau kesempatan yang dimiliki perpustakaan Universitas Islam

Indonesia yaitu memiliki jumlah mahasiswa yang cukup banyak sehingga dapat

dikatakan mahasiswa bisa datang langsung ke perpustakaan untuk mencari sumber

informasi yang diinginkan oleh setiap mahasiswanya. Akan tetapi kesempatan juga

bisa datang dari mahasiswa yang bukan dari Universitas Islam Indonesia, bisa dari

luar kampus Universitas Islam Indonesia yang cukup lumayan banyak. Kita juga

mengikuti berbagai macam forum seperti FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan

Tinggi Indonesia), tergabung dalam JLA (Jogja Library For All). Serta kita juga telah

melakukan kerjasama silang layan perpustakaan perguruan tinggi yang tergabung (4)

dalam keanggotaan JLA. JLA ini dimaksudkan untuk memfasilitasi pemustaka dan

masyarakat yogyakarta untuk dapat mengakses informasi dari semua perpustakaan di

Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan JLA ini maka semua perguruan tinggi atau

pemusta dapat mengakses informasi dari perpustakaan lain diluar dari perguruan

tingginya.


Ancaman atau tantangan untuk ke depan bagi perpustakaan Universitas

Islam Indonesia bisa dari faktor globalisasi, karena dampak globalisasi sangat

berpengaruh bagi dunia perpustakaan baik dari segi positif maupun negatif. Adanya

hal tersebut yaitu perpustakaan sebagai wadah atau sumber informasi yang

dibutuhkan bagi citvitas akademika. Mau tidak mau harus melakukan upaya-upaya

agar keberadaan perpustakaan di era globalisasi ini tidak semakin tersingkir dan

dipingirkan karena hal tersebut dapat menurunkan jumlah pengunjung perpustakaan,

dan mengabaikan perpustakaan konvensional serta perpustakaan hanya dijadikan

sebagai sebagai objek komoditas yang komersial. Maksudnya dari faktor tersebut

dapat kita ketahui bahwa masyarakat atau mahasiswa sekarang hanya memilih

sesuatu yang serba cepat atau instant. Misalkan mahasiswa diberi tugas oleh dosen,

dengan adanya internet mahasiswa mencari informasi lewat search engine copy paste

data. Akan tetapi hal tersebut dapat kita imbangi dengan perpustakaan digital, atau

lewat layanan opac dalam program simpus. Sehingga dengan hal tersebut, globalisasi

berpengaruh terhadap perubahan dan penyempurnanan sistem pengolahan data yang

ada di perpustakaan dan sistem pelayanan di perpustakaan. Seperti salah satu contoh

tadi, saat ini data yang ada di perpustakaan tidak hanya dapat diakses dengan cara

mengunjungi perpustakaan, namun dapat diakses dimanapun dan tidak ada batasan

waktu karena adanya teknologi yang digunakan untuk mempermudah manusia dalam

memperoleh informasi maupun data yang mereka butuhkan.

4. Bagaimanakah identifikasi isu (konflik perpustakaan) strategis yang ada di


Identifikasi isu strategis perpustakaan yaitu kembali lagi ke keadaan eksternal

dan internal oleh perpustakaan. Maksudya masalah, kendala, konflik yang dianggap

begitu penting oleh perpustakaan Universitas Islam Indonesia dijadikan sebagai

indikator atau aspek persoalan yang harus segera di cari diselesaikan solusi agar dapat

segera di selesaikan. Sehingga kedepanya sebuah perpustakaan dapat dikatakan

sebagai perpustakaan yang ideal yang bisa memenuhi kebutuhan para penggunanya.

Adapun permasalahan tersebut sudah umum terjadi, seperti halnya faktor internal

diartikan bahwa segala sesuatu yang berhubungan dengan kualitas dan kuantitas di

dalam perpustakaan itu sendiri, bisa jadi sumber daya manusianya (SDM), bangunan

atau gedung perpustakaan, tata ruang, koleksi, sarana dan prasarana. Sedangkan

faktor eksternal yang berkaitan dengan segala sesuatu dari luar perpustakaan yang

mempengaruhi kelangsungan kerja perpustakaan, antara lain berhubungan dengan

partisipasi, apresiasi dan perhatian masyarakat kampus (pemustaka) di lingkungan

Universitas Islam Indonesia, dukungan dari pemerintah, globalisasi dan sebagainya.

Isu-isu tersebut sangat perlu diidentifikasi untuk dianalisis dalam rangka menentukan

strategis dan kebijakan yang sesuai dengan tuntutan zaman sehingga melahirkan

perpustakaan ideal yang dapat mengakomodir kebutuhan para pemustaka.

5. Bagaimanakah cara merumuskan strategi untuk mengelola isu di


Untuk merumuskan isu strategis perlu adanya beberapa aspek atau komponen

dari faktor internal dan faktor eksternal pada perpustakaan yang telah disebutkan

pada isu strategis tadi, maksudnya dari beberapa permasalahan kita dapat mengambil

kebijakan untuk perubahan kedepanya, tentunya kebijakan diambil sesuai dengan

wewenang atasan. Di dalam merumuskan isu strategis kita memilih permasalahan

yang dirasa penting dan mendesak seperti halnya permasalahan dalam isu strategis

bisa jadi dari segi yang terkait dengan anggaran perpustakaan, segi fasilitas atau

sarana dan prasarana, juda dari kualitas dan kuantitas sumber daya manusia.

6. Bagaimanakah perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam pembuatan

keputusan strategi?

Pengambilan keputusan strategis merupakan suatu kesimpulan yang dicapai

setelah semua dikaji atau dirasa tepat dan matang dan akan dipilih sebagai satu

kemungkinan alternatif. Keputusan diambil berdasarkan beberapa tahap atau jangka

waktu tergantung lingkup permasalahan yang ada. Pengambilan keputusan

merupakan proses dinamis, proses dinamis ini mempunyai implikasi perilaku dan

strategis pada perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Pengambilan keputusan

sesuai dengan rapat koordinasi dan kesepakatan bersama, di luar itu dilakukan oleh

pimpinan yang berwenang dalam memilih alternatif yang tepat.

7. Bagaimanakah cara mengimplementasi strategi dengan baik di


Pelaksanaan renstra nanti bisa dilihat dalam RKAT (Rencana Kerja Anggaran

Tahunan), jadi di sana sudah di uraikan sasaran atau target, jangka waktu berapa lama

dan anggaran yang di butuhkan sesuai dengan program kerja dari setiap masing-

masing divisi. Hal itu sudah di bagi sesuai tugas masing-masing divisi, tanggung

jawab divisi, nanti di sana juga ada evaluasi kinerja dari setiap divisi.

8. Bagaimanakah cara mengukur aktivitas mendasar untuk mengevaluasi

strategi di perpustakaan Universitas Islam Indonesia?

Dari beberapa kegiatan selama proses rencana strategis selalu ada evaluasi

kinerja dengan cara mengoreksi kembali apakah target atau sasaran sudah sesuai

dengan yang diinginkan, sudah terlampau dan kalau belum apa penyebabnya,

kedepanya bagaimana agar dapat dicapai, harus bagaimana, nanti dibahas pada rapat

koordinasi.

9. Bagaimanakah faktor pendukung dan kendala atau permasalahan yang

dihadapi oleh perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam Renstra

Tahun 2012?

Faktor pendukung perpustakaan Universitas Islam Indonesia itu ketersediaan

dari anggaran, dukungan dari universitas serta sarana prasarana yang memadai.

Seperti yang sudah-sudah, dalam pengerjaan renstra kendala yang dihadapi ada pada

masalah waktu. Kadang waktu yang dibutuhkan sangat mepet, kadang wajar atau

sudah sesuai dengan program atau proses pelaksanaannya, akan tetapi ada kendala

yang dihadapi antara lain beberapa faktor penyebabnya mulai dari jaringan listrik

terkadang mati, akan menghambat pelayanan pada pemustaka kendala ruangan yang

masih sempit untuk koleksi, dengan kenaikan jumlah pemustaka yang semakin

meningkat.

HASIL WAWANCARA

Administrasi Umum dan Keuangan

1. Bagaimanakah langkah awal dalam penyusunan perencalnan strategis dan siapa saja

yang dilibatkan dalam penyusunan perencanaan strategis?

Sebelum renstra perpustakaan disusun ada renstra dari pihak universitas dan biasanya

memang renstra untuk pelaksanaanya dengan menggunakan bagian yang ada renstra universitas

dan disesuaikan dengan prosedur perencanaan pada perpustakaan pusat. pertemuan tertentu

dengan beberapa pihak yang diberi wewenang atau dari setiap divisi mewakili pertemuan

tersebut untuk membahas rencana kedepan yang akan dikerjakan oleh perpustakaan meliputi apa

saja. Adapun pertemuan atau agenda yang dirapatkan meliputi 5 (lima) divisi yaitu Divisi

Pengadaan, Administrasi Umum & Keuangan, Divisi Pelayanan Teknis, Divisi Pelayanan

Pemakai, Divisi Informasi Teknologi & Jaringan, Divisi Rumah Tangga & Perbekalan yang

nantinya kelima divisi tersebut biasanya membuat hal-hal apa saja yang menjadi program kerja.


Visi dan Misi renstra tahun 2012 saya kira masih sama dengan apa yang tertuang di

portal perpustakaan Universitas Islam Indonesia.

Visi mewujudkan perpustakaan sebagai pusat layanan informasi bagi sivitas akademika

UII dan masyarakat belajar yang dilandasi pada komitmen kesempurnaan (keunggulan).

Sedangkan Misinya yaitu menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global, setingkat

dengan perpustakaan perguruan tinggi yang berkualitas.


Perpustakaan Universitas Islam Indonesia?

b. Strenght (kekuatan)

Dari segi kekuatan perpustakaan Universitas Islam Indonesia memiliki banyak pemustaka

baik dari dalam maupun dari luar kampus Universitas Islam Indonesia, Sumber daya manusia

yang cukup baik, fasilitas atau gedungnya sudah lumayan bagus apalagi dengan ditambahnya

museum yang ada dilantai satu dan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia

memiliki candi di bagian depan, itu menjadi salah satu daya tarik tersendiri bagi orang atau

kalangan tertentu, serta memiliki koleksi perpustakaan yang setiap tahunya meningkat.


Yang menjadi sumber kelemahan perpustakaan mungkin dari SDM (Sumber Daya

Manusia) tidak sepenuhnya pustakawan, karena ada sebagian tenaga perpustakaan yang masih

lulusan dari SMA, STM, dan SMK. Ke-dua mungkin dari ruang baca yang masih sempit,

keadaan ini merupakan salah satu sumber kelemahan perpustakan Universitas Islam Indonesia

sehingga layanan yang ada di perpustakaan masih kurang maksimal dengan perbandingan jumlah

pengunjung serta koleksi yang telah mengalami peningkatan dari tahun ke tahun.


Untuk kesempatan yang dimiliki perpustakaan Universitas Islam Indonesia bisa dari

jumlah mahasiswa yang banyak yang nantinya bisa datang ke perpustakaan untuk memanfaatkan

perpustakaan sebagai sarana atau jembatan untuk mencari sumber informasi, karena penunjung

perpustakaan tidak hanya dari dalam akan tetapi bisa dari luar kampus Universitas Islam

Indonesia. Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia juga telah mengikuti beberapa

kegiatan atau forum salah satunya yaitu FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi

Indonesia) hal tersebut bisa kita jadikan sumber refrensi dan saling tukar informasi tentang

perpustakan perguruan tinggi. dan kita juga sudah melakukan beberapa kerjasama antar

perpustakaan untuk bertukar koleksi atau bisa disebut silang layan perpustakaan yang

maksudnya untuk memfasilitasi dari beberapa perpustakaan yang bergabung agar bisa saling

kerjasama dalam hal koleksi atau lainya yang berhubungan dengan kebutuhan pemustaka.


Ancaman atau tantangan yang kemungkinan dihadapi oleh perpustakaan adalah faktor

globalisasi karena dengan adanya teknologi yang serba cepat, instan kalo perpustakaan dari

berbagai segi tidak bisa mengimbangi perpustakaan tersebut akan tertingal, itu jelas. Karena

tidak hanya berpengaruh pada satu bagian tetapi berpengaruh pada bagian yang lain juga, bisa

berpengaruh pada bagian SDM nya (Sumber Daya Manusia), pada bagian koleksinya atau dari

segi fasilitas yang ada pada perpustakaan.

4. Bagaimanakah identifikasi isu (perpustakaan) strategis yang ada di perpustakaan

Universitas Islam Indonesia?

Identifikasi isu strategis biasanya menganalisis terlebih dahulu apa saja yang ada di

dalam dan luar perpustakaan menjadi pokok persoalan yang relevan dan menjadikan itu

hambatan penting dalam perpustakaan. Pertama biasanya sering terjadi pada SDM (Sumber Daya

Manusia) karena human error atau kurang paham akan sesuatu hal atau hal-hal lain yang dapat

menjadi hambatan di dalam perpustakaan yang di sebabkan oleh sumber daya manusianya dan

itu dilakukan tanpa sengaja atau karena faktor kelalaian yang dianggap wajar sebagai manusia

biasa, kedua faktor anggaran karena anggaran merupakan hal pokok yang berhubungan langsung

dengan jalanya perpustakaan, masuknya sebuah barang ditentukan juga oleh anggaran. Seperti

pengadaan buku ada anggaranya, pengadaan fasilitas lain komputer, internet, meja, rak dan lain

sebagainya itu membutuhkan biaya yang tidak sedikit dan membutuhkan rencana yang harus

benar-benar matang agar tidak terjadi kekeliruan dalam hal pengaggaran.

5. Bagaimanakah cara merumuskan strategi untuk mengelola isu di perpustakaan


Memang ada beberapa hal penting yang dapat dipilih dalam merumuskan isu strategis

dan mengolahnya sebagai isu pokok, ya seperti yang sudah di sebutkan di identifikasi isu

sebetulnya hampir sama hanya saja di perinci lebih jelas lagi sebagai prioritas utama dalam

mengola isu. Dari faktor internal dan eksternal perpustakaan faktor SDM (Sumber Daya

manusia), sarana prasarana, globalisasi serta anggaran itu merupakan hal yang sekiranya menjadi

pokok bahasan dalam merumuskan isu strategis. Adapun yang dapat di pilih dalam menentukan

langkah kebijankan yang diambil dalam penentuan kedepanya bisa saja dari faktor sumber daya

manusia dan faktor anggaran karena kedua faktor tersebut sudah sangat berpengaruh bagi

kelangsungan sebuah lembaga organisasi seperti perpustakaan

6. Bagaimanakah perpustakaan universitas islam indonesia dalam pembuatan keputusan

strategi?

Esensi dari sebuah pengambilan keputusan itu merupakan suatu proses penentuan pilihan.

Ketika masalah yang akan diputuskan sudah jelas, proses pengambilan keputusan dapat

dilanjutkan dengan memilih apa saja yang akan di pertimbangkan dan dijadikan sesuatu yang

pokok untuk dibahas dalam renstra yang sudah di gambarkan dalam identifikasi isu. Proses

pengambilan keputusan pada dasarnya sama saja dengan proses kebijakan, adapun keputusan

diambil sesuai dengan pertimbangan dan kesepatan bersama itupun harus melalui wewenang

tertinggi misalnya Kepala Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia karena itu

merupakan tanggung jawab daripada yang mempunyai wewenang tertinggi.

7. Bagaimanakah cara mengimplementasi strategi dengan baik di perpustakaan


Implementasi dalam hal ini dapat diartikan sebagai pelaksanaan rencana strategis oleh

Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia. Jadi masing-masing divisi mempunyai

tugas atau peranan sendiri dalam membuat atau melaksanakan program kerja sesuai dengan job

descriptions disana terdapat kegiatan apa yang di kerjakan nantinya ada indikator capaian apakah

sudah memenuhi target pelaksananya , berapa bulan atau bulan ke berapa serta anggaran yang

dibutuhkan. Sehingga proses pelaksanaanya benar-benar sesuai dengan tugas masing-masing

divisi dan harus tepat sesuai sasaran yang ditargetkan.



Setiap divisi selalu melakukan evaluasi dan motivasi kinerja, evaluasi tersebut juga

dimasukan dalam program kerja dalam renstra perpustakaan. Jadi setiap divisi melakukan

evaluasi kinerja di masing-masing divisi apakah ada kendala atau kekurangan suatu hal kita

rapatkan kita koordiansikan kembali.


perpustakaan Universitas Islam Indonesia dalam Renstra Tahun 2012?

Faktor pendukung dalam renstra Universitas Islam Indonesia yaitu Anggaran dan SDM.

Karena kedua hal tersebut menjadi penting dan pokok untuk jalanya sebuah perpustakaan.

adapun kendala yang sering dihadapi adalah waktu yang sering terhambat meskipun dalam

jadwal sudah tepat.

Yogyakarta, 15 Januari 2015 Administrasi Umum dan Keuangan Universitas Islam Indonesia

Umi Wardanah

proses perencanaan strategis pengembangan...

Documents