Pengertian Manajemen dan Manajer

Pengertian Manajemen

Dalam suatu perkumpulan atau organisasi, untuk mencapai suatu tujuan

bersama, dibutuhkan suatu manajemen. Hal ini agar segala sesuatu yang dirumuskan

untuk menjadi tujuan bersama tersebut dapat tercapai dengan sempurna. Segala sesuatu

yang berhubungan dengan pencapaian tujuan tersebut akan terorganisir dengan baik.

Sehingga definisi manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan,

seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, yang dilakukan

untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan

sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan

melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam

melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Berikut ini fungsi dalam manajemen :

Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

Pengertian Manajer

Allen (1961) memberi batasan bahwa manajer adalah “orang yang mencapai

hasil-hasil melalui orang-orang lain dengan jalan spesialisasi dalam pekerjaan

memimpin, merencanakan, menyusun dan mengawasi serta meneliti”.

Dalam buku Dasar-dasar Manager Profesionil terjemahan dari buku The

Profession of Management karangan Chan Mu, dkk. Terdapat pengertian manajer yaitu:

“orang yang mendapatkan hasil semata-mata melalui orang lain, mulai dari para

pengawas dilapisan paling bawah, terus naik sampai ke direktur utama perusahaan

paling atas, lewat semua tenaga yang berada diantara mereka”.

Dalam Kamus Administrasi The Liang Gie (1972) manajer adalah seorang

pejabat atau petugas yang memimpin dan bertanggungjawab atas segenap proses

penyelenggaraan dalam usaha kerjasama manusia.

Apabila diperhatikan uraian pengertian manajer di atas dapat disimpulkan bahwa

manajer berhubungan dengan masalah orangnya yaitu orang yang menjalankan kegiatan

manajemen. Secara singkat dapat dirumuskan bahwa manajer ialah orang yang

mengkoordinasikan kegiatan orang-orang dan bekerja sama untuk mencapai tujuan

dengan menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan

pengawasan.

Terdapat berbagai jenis manajer, dengan tugas dan tanggungjawab. Manajer

dapat diklasifikasikan melalui tiga kategori: manajer lini pertama (tingkat bawah),

menengah dan manajer tingkat atas (manajer atas atau top manajer).

1. Manajer lini pertama

Jenjang atau tingkat terendah di dalam organisasi, bertugas hanya mengarahkan

pekerjaan para tenaga operasional dan mereka tidak menyelia atau memberi supervisi

kepada manajer-manajer lainnya.

2. Manajer menengah

Setingkat lebih tinggi dari manajer lini pertama, tanggung jawabnya yang utama

mengarahkan kegiatan dan pekerjaan manajer lainnya dalam rangka penerapan

kebijaksanaan serta menyeimbangkan tuntutan pihak atasan dengan kemampuan para

bawahannya.

3. Manajer atas

Terdiri dari satu kelompok kecil eksekutif perusahaan, dan bertanggung jawab

atas keseluruhan manajemen dari organisasi yang bersangkutan. Mereka menetapkan

kebijaksanaan operasional dan membimbing interaksi organisasi dengan lingkungannya.

Sebutan umum bagi jabatan manajer atas adalah kepala eksekutif (Chief Executive

officer – CEO), Presiden Direktur dan lain-lainnya.

Berdasarkan ruang lingkup aktivitas organisasi yang menjadi tanggung jawab

mereka, yakni manajer fungsional dan manajer umum, ialah sebagai berikut:

1. Manajer Fungsional

Manajer yang hanya mempunyai tanggung jawab kekhususan satu kegiatan

organisasi, contoh: produksi, pemasaran, penjualan, keuangan. Pembantu Dekan I

bidang akademik.

2. Manajer umum

Sebaliknya dari manajer fungsional yang diberi tanggungjawab atas semua

kegitan yang beraneka ragam dalam unit organisasi yang kompleks, seperti: perusahaan,

anak perusahaan, dan atau sebuah divisi yang beroperasi secara mandiri.

Bidang-Bidang Manajemen:

1. Manajer Personil

Manajer personil yaitu manajemen yang menitikberatkan perhatiannya kepada soal-

soal kepegawaian atau personalia dalam sesuatu badan (organisasi) tertentu

2. Manajer Finansial

Manajer finansial yaitu manajemen yang mempersoalkan tentang urusan keuangan

dalam suatu usaha kerjasama dalam organisasi.

3. Manajer Pendidikan

Manajer pendidikan yaitu manajemen yang menitik-beratkan perhatiannya kepada

soal-soal pendidikan

4. Manajer Pemasaran

Manajer pemasaran yaitu manajemen yang titik persoalannya tentang pemasaran,

perdagangan.

5. Manajer Perkantoran (Office Management)

Manajer Perkantoran yaitu manajemen yang mempersoalkan masalah perkantoran

atau manajemen yang penerapannya dalam suatu kantor.

6. Manajer SDM

Manajer SDM ialah manajer yang merekrut dan melatih karyawan, menilai kinerja,

dan dana menetapkan kompensasi.

7. Manajer Operasi

Manajer operasi ialah yang bertanggungjawab untuk untuk menyerahkan produk

dari produsen ke konsumen.

8. Manajer Informasi

Manajer Informasi ialah merancang dan mengimplementasikan sistem untuk

mengumpulkan,mengorganisasi, dan menditribusikan informasi.

Tingkatan Manajemen

Dilihat dari tingkatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:

1. Manajemen Puncak

Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditimbulkan dari keputusan-

keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Keahlian yang dimiliki para manajer

untuk membuat dan merumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer

dibawahnya. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama.

2. Manajemen Menengah

Manajemen menengah harus memiliki keahlian interpersonal atau manusiawi,

artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer

bertanggungjawab melaksanakan dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal:

manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.

3. Manajemen Bawah

Manajer bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan

oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tingkatan ini juga memiliki keahlian yaitu

keahlian teknis, artinya keahlian yang mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan

keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.

Tingkatan Manajer

Pada organisasi, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer

tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk

piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

1. Manejemen lini pertama (first-line management)

Manajemen lini pertama dikenal pula dengan istilah manajemen operasional,

yang merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan

mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka

sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor,

manajer departemen, atau mandor (foreman).

2. Manajemen tingkat menengah (middle management)

Manajemen tingkat menengah mencakup semua manajemen yang berada di

antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung

antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian,

pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.

3. Manajemen puncak (top management)

Manajemen puncak (top management) dikenal pula dengan istilah executive

officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan

mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief

Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Maka dari itu, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan

menggunakan bentuk piramida ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan

sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah,

berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan

pekerjaan.

Peran Manajer

Didalam melaksanakan tugas, setiap tingkatan manajer harus mempunyai

keahlian yang berbeda yaitu:

1. Keahlian Teknik (Technical Skill)

Keahlian Teknik yaitu keahlian tentang bagaimana cara mengaerjakan dan

menghasilkan sesuatu yang teriri atas pengarahan dengan motivasi, supervisi, dan

kemunikasi

2. Keahlian Manajerial (Managerial Skill)

Keahlian Manajerial yaitu keahlian yang terkait dengan hal penetapan tujuan

perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengawasan.

Menurut Henry Mintzberg para manajer itu memiliki sepuluh peran berbeda-beda,

dari kesepuluh peran tersebut dapat dibagi menjadi 3 kategori, yaitu :

1. Informational atau Peran informasional

2. Interpersonal atau peran antar pribadi

3. Decisional atau Peran pengambilan Keputusan

Berikut keterangannya dibawah ini :

1. Informational atau peran informasional, ada 3 peran, yaitu :

Monitor atau Pegawasan

Monitor atau Pegawasan maksudnya adalah Tugas meliputi operasi internal

menilai, keberhasilan departemen dan masalah dan peluang yang mungkin timbul.

Semua informasi yang diperoleh dalam kapasitas ini harus disimpan dan dipelihara.

Misalnya : Mencari dan memperoleh pekerjaan yang berhubungan dengan informasi,

membaca berita perdagangan, majalah, laporan, menghadiri seminar dan pelatihan, serta

menjaga kontak relasi.

Disseminator atau Penyebar Informasi

Disseminator atau penyebar informasi menyoroti faktual atau nilai pandangan

eksternal berbasis ke dalam organisasi dan bawahan. Hal ini membutuhkan baik

penyaringan dan keterampilan delegasi. Misalnya : Berkomunikasi atau menyebarkan

informasi kepada orang lain dalam organisasi, mengirim memo dan laporan

menginformasikan staf dan bawahan dari keputusan

Spokesperson atau Juru Bicara

Spokesperson  atau juru bicara berfungsi dalam kapasitas PR dengan

menginformasikan dan melobi   orang lain untuk menjaga stakeholder kunci diperbarui

mengenai operasi organisasi.  Misalnya : Berkomunikasi atau mengirimkan informasi

ke luar Menyampaikan memo, laporan dan bahan informasi: berpartisipasi dalam

pertemuan dan laporan kemajuan.

2. Interpersonal atau peran antar pribadi, yang memiliki 3 peran, yaitu:

Figurehead  atau Tokoh sebagai Simbol pemimpin perusahaan

Figurehead adalah orang yang memiliki peranan penting dalam  kantor, tetapi secara

de facto tidak sedikit kekuatan sebenarnya, paling sering dibatasi oleh Konvensi, bukan

hukum. Semua inspirasi, sosial, kewajiban hukum dan seremonial. Dalam hal ini,

manajer dipandang sebagai simbol status dan otoritas suatu perusahaan.   Misalnya:

melaksanakan tugas-tugas sosial dan hukum, bertindak sebagai pemimpin simbolis

dengan menyapa pengunjung, menandatangani dokumen hukum, menghadiri upacara

pemotongan pita, tuan rumah resepsi, dan lain-lain.

Leader  atau Pemimpin

Tugas dari pemimpin adalah jantung dari hubungan mencakup penataan dan

memotivasi bawahan, mengawasi kemajuan mereka, mempromosikan dan mendorong

perkembangan mereka, dan menyeimbangkan efektivitas.

Liaison   (Penghubung atau Duta Perwakilan)

Liaion mamiliki tugas membangun dan memelihara kontak dalam dan diluar

organisasi, bisnis korespondensi, partisipasi dalam pertemuan dengan perwakilan

dari divisi lain atau organisasi.

Menjelaskan kewajiban informasi dan komunikasi manajer. Satu harus berjejaring dan

terlibat dalam pertukaran informasi untuk mendapatkan akses ke basis pengetahuan.

3. Decisional atau peran pengambilan keputusan memiliki 4 peran, yaitu :

Entrepreneur atau Berjiwa Pengusaha

Entrepneur ialah mengidentifikasi ide-ide baru dan memulai proyek perbaikan

dengan menerapkan inovasi dalam rencana untuk masa depan. Misalnya : mendorong

para rekan manajer untuk membuat proyek-proyek perbaikan dan bekerja untuk

mendelegasikan, memberdayakan dan mengawasi tim dalam proses pembangunan.

Disturbance Handler atau Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah berkaitan dengan mengatasi situasi krisis,  seperti sengketa atau

masalah dan mengambil tindakan korektif, menyelesaikan konflik antara bawahan,

dengan mencari jalan keluar alternative yang strategis,

Resource Allocation atau Alokasi sumber daya

Memiliki  kewenangan dalam mengendalikan penggunaan sumber daya organisasi.

Misalnya : Menjelaskan tanggung jawab mengalokasikan dan mengawasi keuangan,

material dan sumber daya personel. Menentukan di mana untuk menerapkan sumber

daya Draft dan persetujuan rencana, jadwal, anggaran, prioritas Set

Negotiator atau Negosiasi

Negosiasi ialah berpartisipasi dalam kegiatan negosiasi dengan organisasi lain dan

individu. Misalnya : membela kepentingan bisnis, berpartisipasi dalam dan

mengarahkan negosiasi dalam tim, departemen, dan organisasi.

Keterampilan Manajer

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer

membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat

konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep

tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk

mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana

kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning.

Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk

membuat rencana kerja.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan

keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang

disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu

diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang

persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan

kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi

diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang

lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu

pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin,

membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki

manajer, yaitu :

1. Keterampilan Manajemen Waktu

Keterampilan Manajemen Waktu merupakan keterampilan yang merujuk pada

kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara

bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun

2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan

bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji

Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana

dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan

perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil

dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset

berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi

produktivitas perusahaan.

2. Keterampilan Membuat Keputusan

Keterampilan membuat keputusan merupakan kemampuan untuk mendefinisikan

masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat

keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok

manajer atas. Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama,

seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang

dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap

alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan

terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta

mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Proses Manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan yang diperlukan untuk mencapai

tujuan. Proses manajemen terdiri dari:

Perencanaan atau Planing

Pengorganisasian atau Organizing

Pengarahan atau Leading

Pengawasan atau Controlling

Untuk melaksanakan proses tersebut , sarana dan prasarana yang diperlukan antara

lain :

Kekuasaan

Tujuan

Orientasi

Sumber daya

Macam Proses Manajemen

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan

secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses

perencanaan, proses pengorganisasian, proses pengarahan dan proses pengawasan,

dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis.

1. Perencanaan

Proses perencanaan meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai

kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan rencana

lebih dulu dengan apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai.

Rencana memungkinkan :

Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya yang diperlukan untuk

mencapai tujuan.

Para anggota organisasi melaksanakan kegiatan organisasi yang konsisten

dengan tujuan dan prosedur terpilih.

Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat

diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

Perencanaan ialah :

Pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi.

Penetapan strategi, kebijakan proyek, program, prosedur, sistem, anggaran dan

standar yang dibutuhkan.

Empat langkah pokok perencanaan adalah:

Tetapkan tujuan

Rumuskan keadaan saat ini

Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan

Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan

2. Pengorganisasian

Proses pengorganisasian merupakan sumber daya dan kegiatan menjadi struktur

yang logis. Setelah manajer menetapkan tujuan dan menyusun program, maka merka

perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan

berbagai program. Adapaun menempatkan orang dan sarana prasarana dan sumberdaya

dalam suatu tata hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.

Pengorganisasian memiliki unsur :

Penetuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan

Perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan membawa hal-hal

tersebut ke arah tujuan.

Penugasan tanggung jawab.

Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan

tugasnya.

3. Pengarahan

Manajer memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Setelah

membuat rencana, organisasi dibentuk dan disusun, maka langkah berikutnya ialah

menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tujuan.

Pengarahan ialah :

Membuat karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan

sesuai intruksi.

Melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan

kepemimpinan seperti komunikasi, motivasi, dan disiplin

.

4. Pengawasan

Pengawasan ialah memantau kerja perusahaan untuk menjamin perusahaan mencapai

tujuannya. Seluruh fungsi tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan.

Pengawasan ialah :

Penemuan dan penerapan cara

Peralatan untuk menjamin bahwa rencanatelah dilaksanakan sesuai dengan yang

telah ditetapkan.

Dalam hal ini pengawasan memiliki dampak positif dan dampak negatif:

Pengawasan positif ialah mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi

dicapai dengan efisien dan efektif.

Pengawasan negatif ialah mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak

diinginkan tidak terjadi.

Daftar Pustaka

Farhan (2011). Tingkatan Manajemen. From http://farhan24.blogspot.com/2011/11/tingkatan-manajemen.html, 20 September 2014

Hasan, Ibnu (2012). Tingkatan manajer. From http://ibnuhasanhasibuan.wordpress.com/tingkatan-manajer/ 2012, 20 September 2014

Martini, Lilis (2012). Pengertian Manajemen dan manajer. From http://lilismartini.blogspot.com/2012/10/pengertian-manajemen-dan-manajer.html 2012, 20 September 2014

Suhardiman, Chandra (2012). Mintzberg Para Manajer. From http://chandrasuhardiman.blog.binusian.org/2012/11/22/mintzberg-para-manajer-memiliki-sepuluh-peran/ 2012, 20 September 2014

Swaladi, Juli (2011). Proses Manajemen. From http://sangjawara.blogspot.com/2010/01/proses-manajemen.html, 20 September 2014