GRUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

Oleh :Fajar Y. Zebua

fajarzebua@gmail.com

Overview

9 area pengetahuan manajemen proyek

Grup proses manajemen proyek Tools dan Teknik Manajemen Proyek

Grup Proses Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah

proses yang saling berkaitan Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu

group proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 group

proses yaitu :– Inisiasi Proyek            - Kontrol Proyek– Perencanaan Proyek    - Penutupan/akhir– Eksekusi Proyek                           

Grup Proses

Iterasi Grup Proses

1. Inisiasi Proyek Tahapan Inisiasi proyek adalah tahap awal

suatu proyek yang akan dimulai. Pada tahap ini, tim proyek akan mendefinisikan

gambaran proyek secara global (Project Definition).

Gambaran global proyek ini meliputi : Ruang Lingkup Proyek, Tujuan Proyek, Waktu Pengerjaan Proyek, Biaya Proyek dan Informasi umum lainnya.

Inisiasi Proyek

Gambaran global yang telah dituangkan kedalam dokumen definisi proyek (Project Definition Document) akan dijadikan acuan untuk pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan).

Tujuan Inisiasi Proyek Menentukan tujuan proyek secara terinci. Mengidentifikasi faktor-faktor penentu

keberhasilan untuk pelaksanaan proyek. Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal,

kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan proyek yang nantinya akan dijadikan acuan untuk perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan)

Menentukan kriteria keberhasilan proyek.

Mekanisme Inisiasi Proyek Pemilik proyek (project owner) memberi penugasan

(assignment) kepada manajer proyek (project manager) dan tim proyek (project team).

Manajer proyek dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek (project definition) dan disetujui oleh pemilik proyek.

Definisi proyek yang telah dibuat, selanjutnya akan dijadikan sebagai acuan atau landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (project management plan).

Penting dalam Inisiasi Proyek Pelaksana project initiation adalah manajer

proyek dan tim proyek. Project team assignment merupakan input bagi

project initiation. Project team assignment berupa dokumen

resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek.

Dokumen Tahap Inisiasi

Project team assignment bisa dalam bentuk: Surat Tugas / Surat Perintah Kerja Dokumen Definisi Proyek

2. Perencanaan Proyek Tujuan dan ruang lingkup proyek (Scope

Management) Waktu Pengerjaan atau jadwal proyek (Time

Management) Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost

Management) Kualitas Proyek (Quality Management) Sumber Daya Proyek (Resource

Management)

2. Perencanaan Proyek Manajemen Resiko (Risk Management) Perencanaan Komunikasi (Communication

Management) Pengadaan (Procurement Management) Integrasi (Integration Management)

Skala Proyek Skala besar vs Skala kecil Tingkat kompleksitas dari sebuah proyek

biasanya berbanding lurus dengan skala proyek. Semakin besar proyek, biasanya semakin kompleks pula pekerjaan yang akan dilakukan. Begitu pula jumlah orang yang terlibat. Sudah dipastikan akan melibatkan banyak orang jika proyek tersebut berskala besar.

Tahap Perencanaan Proyek [1] Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Mendetailkan jadwal pelaksanaan proyek. Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan

proyek. Menetapkan prosedur dan mekanisme

pengontrolan proyek. Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung

jawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek.

Tahap Perencanaan Proyek [2] Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan

menentukan tindakan penanggulangannya. Membuat perencanaan komunikasi selama

pelaksanaan proyek. Menentukan dan menyetujui project

baseline yang akan menjadi acuan dalam pengukuran kinerja proyek.

Dokumen Yang Digunakan

Work Breakdown Structure (WBS) Penugasan Tim Proyek Jadwal Proyek Perencanaan Komunikasi Perencanaan Manajemen Proyek

3. Eksekusi Merupakan tahap pelaksanaan atau realisasi

sebuah proyek sesuai dengan rencana proyek yang tertuang pada project management plan.

Semua aktifitas yang dilakukan berdasar pada perencanaan yang telah ditetapkan pada tahap perencanaan

Tugas Manajer dan Tim

melakukan koordinasi pekerjaan bersama tim proyek,

mengoptimalkan kinerja tim proyek serta

memanfaatkan sumber daya non-personil secara efektif dan efisien.

4. Pengendalian Proyek (Project Controlling) adalah sebuah kegiatan

pengendalian terhadap aktifitas yang sedang berjalan selama pelaksanaan proyek.

Bertujuan untuk memastikan bahwa setiap aktifitas yang dilakukan sesuai dengan perencanaan dan memastikan tujuan dari setiap aktifitas telah tercapai dengan baik

Monitoring [1] Segi waktu : Apakah aktifitas tersebut dimulai

dan selesai sesuai dengan yang telah direncanakan (estimasi awal) dan disepakati?

Segi biaya dan SDM : Apakah aktifitas tersebut menggunakan biaya dan SDM sesuai dengan yang telah direncanakan (estimasi awal) dan disepakati?

Monitoring [2] Perubahan perencanaan selama

pelaksanaan proyek : Apakah perubahan tersebut merupakan perubahan yang memiliki prioritas utama? apakah perubahan tersebut bisa ditangguhkan ? Apakah perubahan tersebut termasuk kedalam ruang lingkup yang telah disepakati ?

Kualitas : Apakah hasil pekerjaan yang dilakukan telah memenuhi standar kualitas yang diinginkan ?

Hasil Monitoring Semua hasil kegiatan monitoring diatas akan

dituangkan kedalam laporan yang berisi status dankemajuan proyek. 

Laporan-laporan tersebut sangat berguna untuk mempertimbangkan rencana kedepan agar proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan harapan pemilik proyek.

5. Penutupan Proyek Dalam fase ini, baik pemilik proyek, pelaksana

proyek, dan lain-lain memiliki hak dan kewajiban sebagai syarat dan prasyarat untuk melakukan penutupan proyek. 

Di lain pihak, manajemen proyek harus menyediakan sebuah tatanan yang terstruktur agar penutupan ini bersifat win-win solution.

Bagaimana? Jika terjadi penutupan yang tidak kunjung

datang ? Jika memang tidak kunjung henti sampai tidak

dapat terdefinisikan, maka manajemen proyek bisa dikatakan FAILED.

Dokumen-dokumen yang telah disepakati untuk di-deliver akan menjadikan syarat utama penutupan kontrak.

Tools & Teknik ManPro Membantu para manajer proyek dan timnya

dalam berbagai aspek manajemen proyek Contoh :

- Project charter, scope statement, WBS (scope)- Gantt charts, network diagram, critical path analysis, critical chain scheduling- Cost estimation, earned value management (cost)

Gantt Chart [1] Gantt chart adalah bagan balok yang disusun

dengan maksud mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, waktu penyelesaian, dan pada saat pelaporan.

Sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub-sub tugas dari proyek

Gantt Chart [2] Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan

semakin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi Gantt Chart.

Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

Keuntungan Gantt Chart Sederhana, mudah dibuat dan dipahami,

sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan 

Bila digabungkan dengan metode lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan

ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek. 

Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

Diskusi