Manajemen Proses &

Perbaikan ProsesSir Kalifatullah Ermaya ST MM

Proses Proses => integrasi sekuensial (berurutan) dari

orang, material, metode & mesin atau peralatan dlm suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output untuk pelanggan.

Pihak yg terlibat dlm operasi & perbaikan proses:

1. Pelanggan

2. Kelompok kerja

3. Pemasok

4. Pemilik

Kategori informasi:

5. Kebutuhan pelanggan

6. Feedback

6 Komponen penting untuk manajemen proses

Kepemilikan, menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan proses.

Perencanaan.

Pengendalian & menjamin efektivitas.

Pengukuran.

Perbaikan atau peningkatan.

Optimisasi.

Langkah Perbaikan Proses

Mendefinisikan masalah proses (identifikasi output, identifikasi pelanggan, definisi kebutuhan pelanggan, identifikasi proses yg menghasilkan output, identifikasi pemilik proses).

Identifikasi & dokumentasi proses (diagram alir) => sebagai bahan informasi.

Mengukur performansi (proses, output, outcome) => mengacu pada harapan pelanggan.

Kelompoknya=> pelanggan, pemegang saham, karyawan & masyarakat

Langkah Perbaikan Proses

Memahami mengapa suatu masalah terjadi (gejala, penyebab, akar penyebab).

1. Apa masalah utama? Diagram pareto.

2. Apa akar penyebab masalah? Diagram fishbone & 5 why.

3. Apa sumber variasi (ketidakseragaman dlm sistem)? Preventif & korektif.

Mengembangkan & menguji ide-ide => ditujukan langsung pd akar penyebab.

Implementasi solusi & evaluasi.

Penyebab Timbulnya Variasi

Penyebab Utama, faktor-faktor di dalam sistem atau yang melekat pada proses operasi yang menyebabkan timbulnya variasi dalam sistem serta hasil-hasilnya.

Diselesaikan dengan perbaikan mendasar pada system yang ada.

Penyebab Khusus, kejadian-kejadian di luar sistem yang mempengaruhi variasi dalam system.

Diselesaikan dengan menghilangkan sumber variasi.

Akar penyebab dari variasi & pemborosan di tempat kerja

• Tata letak pabrik & kantor yg buruk• Waktu set-up peralatan & mesin yg

panjang• Metode kerja yg tdk standar• Perencanaan yang buruk• Peralatan pengukuran yg tdk akurat• Masalah kualitas material dg

pemasok

Waste Akar Penyebab

Overproduction, memproduksi lbh drpd kebutuhan pelanggan internal & eksternal

Ketiadaan komunikasi, hny berfokus pd kesibukan kerja bukan utk memenuhi kebutuhan pelanggan

Delays (waiting time), keterlambatan yg tampak melalui org2 yg sedang menunggu mesin atau mesin yg sedang menunggu perawatan, bahan baku

Inkonsistensi dlm metode kerja, waktu penggantian produk yg panjang

Transportation, memindahkan material / org dlm jarak yg jauh dari 1 proses ke proses berikutnya

Tata letak yg jelek, ketiadaan organisasi dlm proses

Processes, mencakup proses2 tambahan atau aktivitas kerja yg tdk perlu

Ketidaktepatan penggunaan peralatan, pemeliharaan peralatan yg jelek, gagal mengkombinasi operasi kerja

Inventories, menimbulkan aktivitas penangan tambahan yg seharusnya tdk diperlukan

Peralatan yg tdk handal, aliran kerja tdk seimbang, pemasok yg tdk kapabel, peramalan kebutuhan yg tdk akurat

Motions, setiap pergerakan dari org atau mesin yg tdk menambah nilai kpd barang & jasa tsb

Tata letak yg jelek, metode kerja yg tdk konsisten

Devective product, scrap, rework, customer returns

Incapable processes, insufficient training, ketiadaan prosedur-prosedur operasi standar

• Peserta yg terlibat dlm proses manajemen terstruktur: sponsor,coordinator, pemilik proses, kelompok penasehat manajemen

InputPemasok Aktivitas (Proses) Output

Pengukuran

Pelanggan

Menghilangkan penyebab kecacatan

Menghilangkan penyebab kecacatan

Akar penyebab

Identifikasi kecacatan

Analisis penyebab kecacatan

Pengujian & evaluasi

Mengembangkan tindakan korektif

Data

Data => dipakai untuk riset.

Data => Hipotesis & Ramalan.

Kegunaan data:

1. Dasar penyusunan perencanaan dlm rangka memecahkan masalah.

2. Alat control dlm pelaksanaan suatu perencanaan.

3. Dasar evaluasi.

Pengelompokan Data

Menurut sifatnya: Kualitatif & kuantitatif.

Menurut sumber data (berpijak pada organisasi tertentu): internal & eksternal.

Menurut cara memperoleh:

1. Primer (dikumpulkan sendiri).

2. Sekunder (sudah jadi).

Menurut waktu pengumpulan:

1. Cross section data (dikumpulkan pd waktu tertentu).

2. Time series data (dikumpulkan dari waktu ke waktu).

Histogram

Salah satu alat yang membantu kita untuk menemukan variasi, yang menunjukkan:

1. Distribusi dari pengukuran

2. Frekuensi dari setiap pengukuran itu

Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses

Membantu manajemen dlm membuat keputusan yg berfokus pd usaha perbaikan terus-menerus

Histogram => Frequency Graphic Representation (Organize, Visualize a set of data)

Berpikir secara strategis

Pemikiran strategis => memandang secara jangka panjang & melihat gambar besarnya, termasuk organisasi & lingkungan kompetitif, dan mempertimbangkan bagaimana keduanya cocok berdampingan.

Manajemen strategis => kumpulan keputusan & tindakan yg digunakan dlm penyusunan & implementasi strategis untuk meraih tujuan organisasi.

Proses Manajemen Strategis

Penyusunan strategi => tahapan yang meliputi perencanaan & pengambilan keputusan yang membawa ke pembuatan tujuan perusahaan & pengembangan rencana strategis tertentu.

Implementasi strategi => tahapan yang meliputi penggunaan alat manajerial & organisasi untuk memanfaatkan sumber daya agar mencapai hasil strategis.

Analisis situasi => analisis kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman (SWOT) yg dapat memengaruhi kinerja organisasi.

Proses Manajemen Strategis

Mengevaluasi yg ada saat ini

(misi, tujuan, strategi)

Menganalisis lingkungan eksternal

(nasional, global)

Mengidentifikasi faktor strategis

(peluang, ancaman)

Menganalisis lingkungan internal (kompetensi utama, pembentukan nilai)

Mengidentifikasi faktor strategis

(kekuatan, kelemahan)

Mendefinisikan kembali (misi, tujuan,

strategi utama)Menyusun strategi

Mengimplementasi strategi melalui perubahan pada:

1. Kepemimpinan2. Struktur3. SDM4. Sistem Informasi & pengawasan

Daftar Analisis kekuatan & Kelemahan Organisasi

Manajemen & Org Pemasaran SDM

Kualitas manajemenKualitas karyawanGrafik organisasiPerencanaan, informasi

Jalur distribusiPangsa pasarEfisiensi periklananKepuasan pelangganKualitas produkReputasi layanan

Pengalaman & pendidikan karyawanTingkat pergantian karyawanKepuasan kerja

Keuangan Produksi Penelitian & Pengembangan

Tingkat pengembalian investasiMargin keuntunganRasio kewajiban-ekuitasRasio persediaan

Lokasi pabrikLama pemakaian mesinPengendalian MutuProduktivitas/efisiensi

Penelitian aplikatif dasarKemampuan laboratoriumProgram penelitianInovasi produk baruInovasi teknologi

Susunan Strategi di Tingkat Perusahaan Unit Bisnis Strategis (UBS) => divisi org yg

mempunyai misi usaha, rangkaian produk, competitor & pasar yg unik jika dibandingkan secara relative dg UBS lain di perusahaan itu

Matrix BCG =>konsep yg dikembangkan oleh Boston Consulting Group yg mengevaluasi UBS dikaitkan dg dimensi tingkat pertumbuhan usaha & pangsa pasar.

Pertumbuhan di ukur melalui tingkat pertumbuhan penjualan produk (dlm satuan %).

Pangsa pasar relative merupakan rasio pangsa pasar dr perusahaan terhadap pangsa pasa perusahaan pesaing terbesar dlm industry tsb.

Posisi Dampak Strategi

Stars Berada pd tahap pertumbuhan dr siklus hidup & menciptakan kas yg cukup untuk mempertahankan pangsa pasar

Mempertahankan status

Cows Industri matang & pertumbuhan lambat, namun merupakan bisnis dominan di industry tsb

Memanen

Question marks

Industri berkembang & baru, namun memiliki pangsa pasar terbatas

Membangun, mengembangkan pangsa pasar

Dogs Pangsa pasar rendah & tdk memiliki kemampuan berkembang

Divestasi & likuidasi

Tugas Individu

Buat dalam bentuk format Microsoft word, font 12, jenis huruf Calibri atau verdana, spasi 1,5 kemudian cetak dalam kertas A4. Tidak perlu dijilid atau disampul.

Sebut nama perusahaan, jenis industry.

Cari data-datanya.

Minggu depan presentasikan. Yang presentasi dapat nilai lebih.

Boleh mengambil langsung dari jurnal punya orang lain, namun jangan lupa sebutkan sumbernya.Nim Ganjil Nim genap

Cari di internet atau bisa langsung dari tempat kerjanya sendiri tentang SWOT dari suatu perusahaan

Cari di internet tentang perusahaan kemudian buat lah analisis BCG nya