pertemuan 08 [mmt] benchmark & iso
TRANSCRIPT
Benchmarking & ISO
Sir Kalifatullah Ermaya ST MM
Pendahuluan
• Patok duga merupakan proses membandingkan & mengukur operasi suatu organisasi atau proses internalnya dengan operasi atau proses dari kinerja terbaik dalam kelasnya yang berasal dari dalam atau luar organisasi.
4 Faktor Kunci
• Proses berkesinambungan.
• Pengukuran.
• Produk, jasa dan praktik.
• Perusahaan terkenal sebagai pemimpin industry dunia.
4 Jenis Patok Duga
• Internal benchmarking = membandingkan operasi diantara fungsi2 dalam organisasi itu sendiri.
• Competitibe benchmarking = memposisikan produk perusahaan terhadap produk pesaing
• Functional benchmarking = investigasi pada perusahaan2 yg unggul dalam industry tdk sejenis.
• Generic benchmarking = fungsi bisnis & proses adalah sama tanpa mempedulikan ketidakserupaan / ketidakjenisan di antara industri2
Patok duga sebagai perbaikan Kualitas
1. Identifikasi proses & praktik manufaktur serta operasi lainnya yg membutuhkan perbaikan.
2. Mencari perusahaan lain yg sukses dlm melakukan operasi yang hamper sama.
3. Melakukan pengamatan & pengukuran secara terperinci mengenai bagaimana perusahaan yg sukses melakukan aktivitas & proses operasinya.
4. Melakukan patok duga untuk perbaikan prosesnya dengan mengubah focus organisasi & mengembangkan keterampilan para manajer & karyawan.
Proses patok duga
• Perencanaan
• Analisis
• Integrasi
• Implementasi
• Fase kematangan
ISO 9000
• Seri ISO 9000 adalah suatu system terpadu untuk mengoptimalkan efektivitas mutu suatu perusahaan dg menciptakan sebuah kerangka kerja untuk peningkatan berkesinambungan.
• Tujuan ISO:
1. Organisasi mencapai & mempertahankan kualitas produk/jasa yg dihasilkan.
2. Organisasi memberi keyakinan pd pihak manajemen sendiri bahwa kualitas telah dicapai & dapat dipertahankan.
3. Organisasi memberi keyakinan pd pihak pembeli bahwa kualitas yg dimaksudkan itu telah atau akan dicapai dlm produk atau jasa yg dijual.
Macam-macam ISO
• ISO 9001 = model system jaminan kualitas dalam desain / pengembangan produksi, instalasi dan pelayanan.
• ISO 9002 = model system jaminan kualitas dalam produksi dan instalasi.
• ISO 9003 = model system jaminan kualitas dalam inspeksi dan pengujian akhir.
4 jenis dokumen untuk memenuhi persyaratan registrasi
• Manual Kualitas (dokumen tingkat I) = dokumen strategis yg berisi persyaratan kebijaksanaan kualitas yg dikeluarkan manajemen.
• Prosedur-prosedur (dokumen tingkat II) = prosedur tertulis untuk mencapai kebijaksanaan kualitas yang telah dinyatakan dalam dokumen tingkat I.
• Instruksi-instruksi (dokumen tingkat III) = dokumen operasional, berisi instruksi2 tertulis yang dikeluarkan sbg bagian dari implementasi prosedur2 yg ada dlm dokumen tingkat II.
• Formulir-formulir (dokumen tingkat IV) = dokumen database, berisi catatan2 kualitas.
Strategi Memperoleh ISO 9000
1. Komitmen manajemen puncak.
2. Membentuk komite pengarah / coordinator ISO.
3. Mempelajari standar & menilai kebutuhan ISO.
4. Melakukan pelatihan terhadap semua staf organisasi.
5. Memulai tinjauan ulang manajemen.
6. Identifikasi kebijaksanaan kualitas, prosedur & instruksi yang dibutuhkan yg dituangkan dalam dokumen tertulis.
7. Implementasi system manajemen kualitas ISO itu.
8. Audit system kualitas perusahaan.
9. Memilih registrar.
10. Registrasi.
Memilih badan sertifikasi ISO
• Badan sertifikasi ISO = perusahaan yang memiliki wewenang dalam menerbitkan ISO 9001 dg ketentuan yg telah dibuat o/ International Organization of Standarization.
• Badan sertifikasi bisa dari dalam & luar negeri. Bedanya? harus memilih yang mana?
• Apa Badan Sertifikasi yang disarankan?
Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO untuk
Pimpinan Puncak
• Menjadi alat powerful untuk mengukur performa perusahaan.
• 5 parameter untuk mengukur kinerja perusahaan:
1. Survey kepuasan pelanggan
2. Keluhan pelanggan.
3. Audit internal.
4. Pengendalian produk tidak sesuai.
5. Pencapaian sasaran mutu.
ISO 14000
• Merupakan standar system manajemen lingkungan untuk menjaga kelestarian lingkungan akibat dari suatu kegiatan perusahaan.
Management Representative
• Merupakan tokoh sentral yang akan menentukan berhasil atau tidaknya penerapan system manajemen mutu di perusahaan Anda.
• MR haruslah orang yg berada pada internal perusahaan pada jabatan manajerial.
• Penunjukkan MR harus dilengkapi dengan surat penunjukkan resmi.
• MR haruslah org yg paling memahami keseluruhan proses & disegani.
Tugas & Tanggung Jawab MR
• Berkoordinasi dengan Badan Sertifikasi
• Mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance
• Mempromosikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan
• Menyiapkan dan merevisi dokumen (Manual yaitu Kualitas, Prosedur sistem mutu dan dokumentasi lainnya).
• Memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar ISO 9001:2000.
• Mempersiapkan Tinjauan Manajemen Jadwal Pertemuan dan melakukan Rapat Management Review
• Mengukur & Mengawasi kinerja proses.
• Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang diperlukan.
• Review Kebijakan mutu secara berkala
Kriteria seorang MR
• Pengetahuan yang kuat tentang persyaratan ISO.
• Pengetahuan yg luas tentang operasi perusahaan & system manajemen mutu.
• Kemampuan untuk mendengarkan & mempengaruhi.
• Kemampuan untuk meringkas informasi & berkomunikasi secara efektif.
• Manajemen proyek & keterampilan organisasi.