prosedur sistem institut agama islam...

PROSEDUR SISTEMINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

PURWOKERTO

I,[IN PUNIIIOKENTO

Prosedur Pengendalian DokumenlA I N -Pwt/LPM/PS I 02.02

Disiapkan Oleh:Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh:

No. Dokumen : IAIN-hvt/LPMIPS/02.02 No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : l0 Maret 2017 Halaman : ldari 9

PERIN*GAT.llVDokunten ini adalah milik LAI|\ Purwokerto

dan TID,IK DIPERBOLEHK.-II dengan carc dan alasan apapurr dibuat salinann-va

tanpa seilin Ketua Lenbaga Penjnminan .llutu

Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Punrokerto

AAurnB;tnil0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RVULPM/02.02

TanggalTerbit : 10 Marel2A17

Prosedur PengendalianDokumen

No. Revisi : 00

Halaman :2dari9

1. TUJUAN:

Prosedur ini ditetapkan agar proses pembuatan dan pengendalian dokumen di

lingkungan lAlN Purwokerto berjalan efektif dan efisien. Prosedur ini juga

menerangkan pengendalian atas dokumen dan data yang sudah tidak terpakai

(kadaluwarsa) untuk menghindari dokumen atau data tersebut digunakan

kembali/ disalahgunakan.

2. RUANG LINGKUP:

2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan lAlN Purwokerto.

2.2. Prosedur Pengendalian Dokumen ini mengatur pengendalian semua

dokumen terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, meliputi

manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, formulir, dokumen internal

dan dokumen eksternal yang berlaku di lAlN Punryokerto.

l

3. DEFINISI:

3.1. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya yang berupa

hardcopydan softcopy (elektronik) yang dijadikan sebagai acuan.

3.2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan penyiapan, review,

pengesahan, identifikasi, penerbitan, penggandaan, pendistribusian,

penyimpanan, perubahan atau revisi, penarikan dan pemusnahan

dokumen.

3.3. Dokumen Internal (Dl) adalah dokumen yang diterbitkan oleh dan

berlaku di Unilak.

Dokumen Eksternal (DE) merupakan dokumen yang berasal dari luar

Unilak sebagai acuan proses dan kegiatan, dapat berupa undang-

undang, peraturan-peraturan, surat keputusan, standar, pedoman, dan

dokumen lain.

3.4.

AAurntmE0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h/vvLPM/02.02

TanggalTerbit : 10 Maret2017


No. Revisi : 00

Halaman : 3dari9

3.5. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang memuat persyaratan utama

sistem manajemen, sebagai kerangka kerja untuk memastikan bahwa

standar kinerja Unilak memenuhi harapan dan kebutuhan mahasiswa.

3.6. Prosedur Sistem adalah prosedur mandatory ISO 9001:2008, yaitu

dokumen yang memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana

serta tanggung jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses

teknis dan administratif lAlN Purwokerto yang meliputi: Prosedur

Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman, Prosedur

Audit Internal, Prosedur Penanganan Layanan Akademik yang Tidak

Sesuai, Prosedur Tindakan Perbaikan, dan Prosedur Tindakan

Pencegahan.

3.7. SOP adalah standart operasional prosedur, yaitu dokumen yang

memuat urutan kegiatan atau mekanisme tatalaksana serta tanggung

jawab koordinasi pelaksanaan dan pengendalian proses teknis dan

administratif di lAlN Purwokerto.

3.8. lnstruksi Kerja (lK) adalah dokumen yang menjelaskan tahapan kegiatan

rinci dalam pelaksanaan kegiatan.

3.9. Formulir adalah bentuk lembar isian dengan judul tertentu untuk

merekam/mencatat bukti atas aktivitas atau kejadian.

3.10. Rekaman adalah catatan mutu atau bukti pelaksanaan aktivitas/

kegiatan.

3.1 1. PD adalah singkatan dari Pengembangan Dokumen.

3.12. AMI adalah singkatan dari Audit Mutu Internal.

3.13. Unit adalah unsur pelaksana akademik, unsur pelaksana administrasi

dan Unsur Penunjang.

4. DOKUMEN TERKAIT:

Formulir Daftar lnduk Dokumen lnternal

Formulir Daftar lnduk Dokumen Eksternal

Formulir Penerbitan Dokumen

Formulir Penarikan Dokumen.

AAulmffnt0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RVULPM/02.02

Tanggal Terbit : 10 Maret 2017


No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari9

4.5. Formulir Daftar Perubahan Dokumen

4.6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

5. PROSEDUR:

Deskripsi Prosedur Pengendalian doku men hardcopy

5.1.1 Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait, atau

Tim yang ditunjuk untuk menyiapkan Rencana Kerja dan SOP

yang baru atau revisinya, menandatangani kolom "Disiapkan

Oleh", kemudian menyerahkannya kepada Ketua Badan

Penjaminan Mutu, sedangkan Dokumen Manual Mutu dan

Prosedur Sistem disiapkan sendiri oleh Ketua Lembaga

Pengembangan Pendidikan dan Kontrol Mutu. Instruksi Kerja

dan Formulir disiapkan oleh staf unit terkait.

5.1.2 Staf PD mengumpulkan Dokumen Internal dan Dokumen

Eksternal, memberikan kode dokumen, dan menyerahkan

kepada Wakil Manajemen/ Ketua LPM.

5.1.3 Pembantu Rektor I memeriksa SOP dan Rencana Kerja yang

baru atau revisinya, kemudian menandatangani kolom

"Diperiksa Oleh", dan menyerahkan kepada Rektor. Instruksi

Kerja dan Formulir diperiksa oleh Ketua/Kepala/Pengelola Unit

terkait.

5.1.4 Rektor mengesahkan SOP dan Rencana Kerja yang baru atau

revisinya kemudian menandatangani kolom "Disahkan Oleh".

lnstruksi Kerja dan Formulir disahkan oleh Dekan/ Pembantu

Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait.

5.1.5 Dekan/Pembantu Dekan/ Ketua/ Kepala/ Pengelola Unit terkait

menyerahkan SOP/ Rencana Kerjal Instruksi Kerja/Formulir

yang telah disahkan kepada Ketua LPM.

5.1.6 Ketua LPM menyerahkan dokumen internal yang telah disahkan

tersebut kepada staf PD.

AAuunnunil0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-h/vULPM/02.02



No. Revisi . 00

Halaman : 5 dari9

5.1.7 Staf PD mencatat dokumen internal yang telah disahkan

tersebut dalam formulir Daftar Induk Dokumen lnternal, dan

memperbarui isian dalam formulir Daftar Perubahan Dokumen

lnternal jika terjadi revisi.

5.1.8 Staf PD membuat sejumlah salinan dokumen yang diperlukan.

5.1.9 Staf PD memberikan stempel "TERKENDALI" warna MERAH

pada setiap salinan dokumen internal yang baru/revisi terakhir.

5.1.10 Staf PD membagikan salinan SOP yang baru atau yang telah

direvisi ke Unit terkait.

5.1.11 Staf PD memastikan Unit terkait menandatangani penerimaan

pada "Formulir Penerbitan Dokumen".

5.1.12 Staf PD memastikan penarikan kembali dari Unit terkait salinan

yang kadaluwarsa dan menandatangani pengembalian pada

"Formulir Penarikan Dokumen".

5.1.13 Staf PD memberikan stempel "TIDAK BERLAKU" warna BIRU.

5.1.14 Dokumen Internal dan Dokumen Eksternal yang diberikan ke

pelanggan atau pihak external lain selain badan sertifikasi,

semua salinannya harus distempel "TIDAK TERKENDALI"

warna HIJAU oleh Staf PD.

5.1.'15 Bentuk stempel sebagai berikut:

TERKENDALI

ffi

TIDAK TERKENDALI

Salinan ke...........dari

TIDAK BERLAKU

Sejak tgl.:

5.2 Deskripsi Prosedur Pengendalian dokumen elektroniVsoftcopy

AAuf mmf,nil0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |AIN-R^/ULPM/02.02



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari9

Pengendalian dokumen elektronikl softcopydiatur sebagai berikut :

5.2.1 Penomoran, Penerbitan, Pendistribusian, Penyimpanan dan

Penarikan seluruh dokumen elektronik/ softcopy adalah sama

dengan yang tertera pada dokumen hardcopy

5.2.2 Seluruh dokumen elektroniUsoftcopy dikendalikan oleh staf PD

secara terpusat di satu komputer yang terletak di kantor LPM

lAlN Purwokerto.

5.2.3 Dokumen elektronik/softcopy disimpan di dalam folder-folder

yang tersusun secara teratur sehingga memudahkan

penelusurannya.

5.2.4 Dokumen elektroniUsoftcopy tidak boleh keluar dari staf PD

tanpa seijin tertulis dari Ketua Lembaga Pengembangan

Pendidikan dan Kontrol Mutu (LPM).

5.2.5 Dokumen elektronik/softcopy adalah milik lAlN Punrvokerto

sehingga seluruhnya harus ditarik dan tidak dibenarkan pihak

lain menyimpannya tanpa seijin tertulis dari Ketua LPM.

5.2.6 Sebagai bentuk integritas bahwa para pihak sudah tidak

menyimpan dokumen elektroniWsoftcopy tersebut, maka yang

bersangkutan akan menandatangani surat pernyataan.

5.3. Pengesahan Dokumen

Tanggung jawab penyiapan, review dan pengesahan dokumen sesuai

Tabel 1. berikut:

Tabel 1. Tanggungjawab penyiapan, review dan pengesahan dokumen

No.Jenis

Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN

Disiapkan olehDiperiksa

OlehDisahkan oleh

Dinomorkan,Diterbitkan,

Didistribusikan,Disimpan danDitarik oleh

1. Manual Mutu Ketua LPMPembantu Rektor

1Rektor Staf PD

AAuxniltrc8il,

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-RffULPM/02.02

TanggalTerbit : 10 Maret 2017


No. Revisi : 00

Halaman : 7 dari9

2.ProsedurSistem

Ketua LPM Pembantu Rektor I Rektor Staf PD

.t SOP

Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unitterkait, atau Timyang ditunjuk

Wakil Rektorterkait

Rektor Staf PD

J. Instruksi Kerja

Staf Bagian/Unitterkait

Ketua/Kepala/PenanggungjawabIPengelola Unitterkait

WakilRektor/Dekan/Ketua lKepalalPenanggungjawab/Pengelola Unit terkait

Staf PD

E Rencana Kerja

Ketua/Kepala/PenanggungjawabiPengelola Unitterkait, atau Timyang ditunjuk

Ketua/Kepala/Penanggungjawab/ Pengelola Unit

terkait

Wakil/ PembantuRektor/ Dekan/Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait

Staf PD

6. Formulir

Staf Bagian/Unitterkait

Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unitterkait

WakilRektor/Dekan/Ketue/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit terkait

Staf PD

5.4. Penomoran

5.4.1. Staf PD memberikan nomor sebagai identifikasi sebagai berikut :

a) Manual Mutu : IAIN-PvvI/UNIT/MM//NO.DOK

b) Prosedur Sistem : lAlN-Pwt /UNIT/PS//NO.DOK

c) SOP :IAIN-P\/UUNIT/SOP//NO.DOK

d) lnstruksiKerja :|A|N-P\,r/UUNIT/|KINO.DOK

e) Formulir : |AIN-Pvv|/UNIT/F//NO.DOK

5.4.2. Keterangan:

a) lAlN-Pwt : lAlN Purwokerto

b) UNIT . diisi nama uniUbagian yang bersangkutan.

I' T:"" *'t*if;-::-oke*o an'lara'a n :

o LPM : Lembaga Penjaminan Mutu

o D : Dekan.

: ffi ,ffH""'o PRODI : Program Studi.

. Biro AUAK : Biro Administrasi Umum Akademik dan

AAu|ltutiltnm

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-hrvULPM/02.02

TanggalTerbit : 10 Maret 2017


No. Revisi : 00

Halaman : 8 dari9

. LPPM

Kemahasiswaan.

: Lembaga Penelitian dan Pengabdian

Kepada Masyarakat.

o Perpus : Perpustakaan

c) MM : Manual Mutu

d) PS : Prosedur Sistem

e) SOP : Standar Operasional Prosedur

f) lK : Instruksi Kerja

g) F :Formulir

h) NO.DOK. : diisi no urut dokumen terdiri dari duapertama dan dua digit ke dua, dipisahkan dengan titik.digit pertama menunjukkan nomor level dokumen, duakedua menunjukkan nomor urut.

Nomor Urut

lAlN Purwokerto Nama Dokumen Kode Level Dokumen

digitDuadigit

5.4.3

5.5.

5.5.1.

Keterangan kode level dokumen :

a) Kebijakan SPMI

b) Manual Mutu

c) Prosedur Sistem

d) Standar Operasional Prosedur

e) lnstruksi Kerja

0 Formulir

Penggandaan Dokumen

Staf PD bertanggung jawab dalam hal

=KM

= MM, dokumen level 01

= PS, dokumen level 02

= SOP, dokumen level 03

= lK, dokumen level 04

= F, dokumen level 05

5.6. Perubahan Atau Revisi

penggandaan dokumen.

AAulxm|lflnr0

IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-hflVLPMlo2.o2

Tanggal Terbit : 10 Maret 2017


No. Revisi : 00

Halaman : 9 dari I

5.6.1 . Masing-masing unit dapat

terhadap isi dokumen yang

melalui Staf PD.

5.6.2. Staf PD memroses perubahan atau revisi tersebut sesuai butir 5.1.2.

5.7. Pemusnahan Dokumen.

5.7.1. Staf PD bertanggung jawab dalam hal pemusnahan dokumen atas

persetujuan Ketua LPM

Staf PD menyimpan 1 (satu) salinan dokumen serta dokumen master

yang sudah tidak berlaku sebagai arsip.

Staf PD menyiapkan dan memintakan tanda tangan bukti penarikan

dokumen dan berita acara pemusnahan dokumen yang sudah tidak

berlaku.

Staf PD melakukan Pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.

Staf PD menyimpan bukti penarikan dan berita acara pemusnahan

dokumen yang sudah tidak berlaku.

mengusulkan perubahan atau revisi

telah diterbitkan kepada Ketua LPM

5.7.2.

5.7.4.

5.7.5.

5.8. Distribusi Dokumen Eksternal

5.8.1 . Staf PD bertanggung jawab dalam pendistribusian dokumen eksternal.

5.8.2. Dokumen eksternal dapat digandakan berupa dokumen salinan tidak

terkendali dan didistribusikan ke pihak-pihak yang membutuhkan.

5.8.3. Dokumen eksternal harus direkam di dalam Formulir Daftar Induk

Dokumen Eksternal

6. DISTRIBUSI

6.1. Rektor

62 Wakil Rektor

6.3. Dekan.

6.4. Wakil Dekan

6.5. LPM

6.6. Ketua/Kepala/Penanggungjawab/Pengelola Unit.

prosedur sistem institut agama islam...

Documents