i

PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PURWOKERTO

2015

ii

PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)

TIM PENYUSUN

Penanggung Jawab

Dr. H. A. Luthfi Hamidi, M.Ag.

Ketua

Dr. H. Suwito, M.Ag.

Anggota

Ahmad Muttaqin, M.Si.

Kholil Lur Rochman, S.Ag., M.Pd.I.

Safrudin Aziz, S.IP., M.Pd.I.

Rofina Dienasari, S.H.I.

Risqi Dias Kurniawan, S.Kom.

Arif Hidayat, S.Pd., M.Hum.

Penerbit

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto

Jl. Jend. A. Yani No. 40 A Purwokerto

Telp. 0281-635624, 628250 Fax. 0281-636553

All Right Reserved

Hak Cipta dilindungi Undang-Undang

iii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin, puji syukur kita panjatkan kepada

Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua.

Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad

SAW yang telah membawa umat manusia dari alam gelap gulita

menuju alam yang terang-benderang dengan cahaya Islam.

Penyimpanan surat menggunakan asas desentralisasi, dimana

tiap Fakultas/unit/lembaga melakukan penyimpanan surat sendiri

sendiri. Surat yang telah diproses sesuai disposisi pimpinan dan

telah ditindaklanjuti harus disimpan. Pedoman ini memuat berbagai

informasi dan ketentuan yang terkait dengan penyimpanan

dokumen (arsip).

Tim mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak yang

telah membantu terselesaikannya dokumen ini. Penulis menyadari

bahwa buku pedoman ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran

dan kritik dari semua pihak demi perbaikan dan kesempurnaan

sangat diharapkan. Akhirnya, semoga buku pedoman ini dapat

bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.

Purwokerto, Juni 2015

Tim Penyusun

iv

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................... i

TIM PENYUSUN ...................................................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................. iii

SK REKTOR ............................................................................ iv

DAFTAR ISI .............................................................................. v

A. Asas Pengurusan Surat ..................................................... 1

B. Tugas Unit Kearsipan ........................................................ 1

C. Tugas Unit Pengolah ......................................................... 1

D. Prosedur Pengurusan Surat............................................... 2

E. Penyimpanan Surat ........................................................... 3

F. Bagan Alur Surat Masuk .................................................... 4

G. SOP Surat Keluar .............................................................. 5

H. Penutup ............................................................................. 6

1

PEDOMAN PENYIMPANAN DOKUMEN (ARSIP)

A. Asas Pengurusan Surat

1. Semua surat masuk maupun keluar yang ditujukan kepada

rektor harus melalui Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah

Tangga (TUHRT).

2. Surat masuk yang tidak melalui Subbbag Tata Usaha Humas

dan Rumah Tangga (TUHRT) biasanya yang ditujukan

kepada Fakultas, Unit atau lembaga, dengan pengantar buku

ekspedisi surat intern.

3. Surat yang bersifat rahasia langsung disampaikan kepada

kabiro dengan pengantar buku ekspedisi surat intern.

B. Tugas Unit Kearsipan

1. Melakukan penerimaan surat.

2. Mengatur pengarahan distribusi surat.

3. Melaksanakan pencatatan surat di buku agenda surat

masuk.

4. Melaksanakan pengiriman surat.

5. Sebagai tempat penyimpanan surat.

C. Tugas Unit Pengolah

1. Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT)

mengagenda surat masuk yang ditujukan kepada Rektor

ditulis dibuku agenda surat masuk.

2. Memberikan lembar disposisi pada surat untuk proses

selanjutnya.

3. Subbag Tata Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT)

mengantar surat tersebut kepada Kabiro untuk

ditindaklanjuti.

4. Staf pimpinan mengatur arah surat sesuai dengan disposisi

pimpinan dan mengarahkan surat langsung kepada

2

pelaksana untuk surat-surat yang tidak memerlukan disposisi

pimpinan.

5. Pelaksana mempunyai tugas memproses penyelesaian surat

sesuai dengan disposisi pimpinan (untuk surat yang

memerlukan disposisi) dan memproses surat-surat rutin yang

diterima langsung dari staf pimpinan.

6. Setiap Fakultas, Unit dan Lembaga menyimpan surat yang

telah diproses sesuai disposisi pimpinan dan Subbag Tata

Usaha Humas dan Rumah Tangga (TUHRT) melaksanakan

penyimpanan berkas selama arsip masih aktif.

D. Prosedur Pengurusan Surat

Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan sesudah surat

diterima adalah :

1. Memeriksa kebenaran surat.

2. Memisahkan antara surat dinas, surat pribadi dan surat salah

alamat.

3. Menggolongkan antara surat biasa/terbuka dan surat

tertutup/rahasia.

4. Menyortir surat-surat sesuai dengan unit pengolahnya.

5. Membuka amplop surat surat dengan hati hati untuk

menjaga surat jangan sampai rusak.

6. Meneliti kembali surat apakah sesuai dengan catatan yang

tertera pada amplop, termasuk kelengkapan surat seperti

lampiran lampirannya.

7. Bagi surat yang kelengkapannya tidak sesuai dengan

suratnya harus diberi catatan seperlunya seperti tidak ada

lampiran, tidak ada surat pengantar dan lain sebagainya.

8. Surat yang salah alamat harus dikembalikan segera kepada

alamat yang dituju.

9. Apabila dalam surat tidak terdapat alamat yang jelas amplop

surat harus dilampirkan bersama surat tersebut.

10. Surat yang bersifat tertutup/rahasia langsung diserahkan

kepada Kabiro dengan pengantar buku ekspedisi intern.

3

E. Penyimpanan Surat

Penyimpanan surat menggunakan asas desentralisasi,

dimana tiap Fakultas/unit/lembaga melakukan penyimpanan

surat sendiri sendiri. Surat yang telah diproses sesuai disposisi

pimpinan dan telah ditindaklanjuti harus disimpan. Biasanya

penyimpanannya dimasukkan kedalam ordner berdasarkan urut

tanggal surat masuk. Ordner tersebut diberi label sesuai dengan

perihal surat misalnya arsip surat masuk institusi, arsip surat

peminjaman bus, arsip surat mahasiswa dan lain sebagainya.

Untuk surat yang bersifat penting disimpan di dokumen keeper

berdasarkan hal surat atau berdasarkan unit/lembaga/fakultas.

4

F. Bagan Alur Surat Masuk

5

G. SOP Surat Keluar

6

H. Penutup

Demikian Pedoman Penyimpanan Dokumen (Arsip),

dukungan dan kerjasama semua pihak sangat dibutuhkan demi

lancarnya penyimpanan dokumen (arsip) di IAIN Purwokerto.