prosedur pengendalian dokumen -...

PROSEDUR UTAMA PENGENDALIAN DOKUMEN

( SOP 1 )

Disetujui dan disahkan oleh :

Pada tanggal 25 Juni 2018

Manajer Mutu

Wiediartini, SE, MT

NIP 197604222009122003

PROSEDUR UTAMA

PENGENDALIAN DOKUMEN ( SOP 1 )

No. : PR.WMM.001 Date : 25 Juni 2018 Rev : 06

of 5

1 Tujuan

Prosedur Utama ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen di Politeknik

Perkapalan Negeri Surabaya (PPNS).

2 Lingkup

Prosedur Utama ini dipakai di semua bagian dan untuk semua dokumen, baik yang berasal

dari dalam maupun yang berasal dari luar PPNS.

3 Acuan

3.1 Standar ISO 9001:2008

3.2 Standar ISO 17025

3.3 Pedoman Mutu

3.4 Standar Penjamin Mutu Internal (SPMI) Politenik Perkapalan Negeri Surabaya

4 Definisi

4.1 Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

4.2 Pengendalian Dokumen adalah suatu kegiatan untuk memastikan bahwa seluruh

dokumen yang diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pihak yang berwenang

serta terdistribusi dengan benar di lokasi penggunaannya.

5 Prosedur Utama

5.1 Tanggung jawab dan wewenang

Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian dokumen serta wewenang

untuk menyetujui/mengesahkan dokumen dirincikan dalam Lampiran A, Daftar

Pengendalian Dokumen.

5.2 Identifikasi dokumen

5.2.1 Pedoman mutu

Identifikasi keseluruhan ditempatkan pada halaman sampul dimana

dituliskan Pedoman Mutu PPNS, tanda pengesahan oleh Direktur, tanggal

disahkannya/mulai diberlakukannya. Setiap halaman/diidentifikasi berupa

kode dokumen, nomor revisi, tanggal revisi, nomor dan jumlah halaman.

5.2.2 Prosedur Utama

Identifikasi keseluruhan setiap Prosedur Utama ditempatkan pada setiap

lembar/halaman berupa kode dokumen, nomor revisi, tanggal revisi, nomor

dan jumlah halamannya.

5.2.3 Prosedur

Identifikasi keseluruhan setiap Prosedur ditempatkan pada setiap

lembar/halaman berupa kode dokumen, nomor revisi, tanggal revisi, nomor

dan jumlah halamannya.

Header pada prosedur dibuat tiga kolom, dengan kolom paling kiri adalah logo

PPNS, kolom tengah judul prosedur, dan kolom kanan identifikasi dokumen.

PROSEDUR UTAMA



of 5

- Penomoran Prosedur didahului dengan huruf PR diikuti dengan singkatan

unit kerja yang mengeluarkan dan nomor urut.

- Date (tanggal) adalah tanggal saat dibuat/direvisinya prosedur

- Revisi menunjukkan perbaikan dokumen ke-....

- Page (halaman) menunjukkan nomer dan jumlah halaman.

PROSEDUR

……………….

No. : PR.kode unit.no

Date : dd-mm-yy

Rev. : x

Page : 3 of x

5.2.4 Instruksi Kerja

Instruksi Kerja diidentifikasi dengan judul, nomor, nomor revisi dan

tanggal dari dokumen bersangkutan.

Header pada Intruksi Kerja dibuat tiga kolom, dengan kolom paling kiri adalah

logo PPNS, kolom tengah judul Instruksi Kerja, dan kolom kanan identifikasi

dokumen.

- Penomoran Instruksi Kerja didahului dengan huruf IK diikuti dengan

singkatan unit kerja yang mengeluarkan dan nomor urut.




INSTRUKSI KERJA

……………….

No. : IK.kode unit.no

Date : dd-mm-yy

Rev. : x

Page : 3 of x

5.2.5 Formulir

Formulir diidentifikasi dengan judul, nomor, nomor revisi dan tanggal

dari dokumen bersangkutan.

Formulir tidak harus mempunyai header, hanya saja harus selalu ada kode

formulir, tanggal dan nomer revisi di pojok kanan atas yang bisa dituliskan

sebagai berikut :

F. kode unit.no

00/dd-mm-yy

Jika menggunakan header, header pada formulir dibuat tiga kolom, dengan

kolom paling kiri adalah logo PPNS, kolom tengah judul formulir, dan kolom

kanan identifikasi dokumen.

PROSEDUR UTAMA



of 5

- Penomoran Formulir didahului dengan huruf F diikuti dengan singkatan

unit kerja yang mengeluarkan dan nomor urut.




FORMULIR

……………….

No. : F.kode unit.no

Date : dd-mm-yy

Rev. : x

Page : 4 of x

Singkatan unit kerja terdapat dalam lampiran

5.3 Revisi

a. Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan. Perubahan

pada dokumen dinamakan “revisi”.

b. Siapa pun dapat mengajukan usulan revisi dengan mengisi formulir seperti

Lampiran B, Usulan Revisi Dokumen (F.WMM.06)

c. Status revisi tiap dokumen dinyatakan pada tanggal pengesahan dan atau nomor

revisi dokumen itu.

d. Dokumen terbaru adalah dokumen dengan nomer revisi terakhir.

e. Revisi pada dokumen harus jelas di bagian mana revisi itu dilakukan dan

bagaimana bentuk atau bunyi revisi (Formulir Usulan Revisi

Dokumen/F.WMM.06).

5.4 Pengendalian

a. Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen yang memiliki kode dokumen seperti

yang diatur pada butir 5.2 diatas atau dokumen yang mempunyai nomer SK

Direktur.

b. Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya yang

disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan dokumen

hanya dilakukan dari “master”.

c. Adalah tanggung jawab masing-masing pengendali dokumen di PPNS untuk

memutakhirkan (updating) semua dokumen yang dikendalikan baik dalam hard

copy maupun di Sistem Informasi (SIM).

d. Dokumen yang diunduh dari SIM merupakan dokumen yang tak terkendali.

e. Copy dokumen yang dikendalikan ditandai dengan stempel ‘copy’

f. Permintaan copy dokumen harus ditujukan pada unit penjaminan mutu untuk diatur

pendistribusiannya.

PROSEDUR UTAMA



of 5

g. Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya dan bukti telah

diterimakannya dokumen yang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan

oleh unit penjaminan mutu.

5.4.1 Pengendalian Pedoman Mutu

Distribusi Pedoman Mutu dicatat di dalam log book

5.4.2 Pengendalian Prosedur Utama

Distribusi Prosedur Utama dicatat di dalam log book.

5.4.3 Pengendalian Instruksi Kerja/Prosedur dan Formulir

Instruksi Kerja/Prosedur dan Formulir dikendalikan dengan Daftar Instruksi

Kerja (Lampiran D) dan Daftar Formulir (Lampiran E), dimana dapat dilihat

identifikasi serta status revisi dokumen tersebut, status revisinya ditunjukkan

dengan nomor dan tanggal revisi.

5.4.4 Pengendalian Dokumen Luar

Dokumen luar dikendalikan dengan Daftar Dokumen Luar (Lampiran F). Unit

harus melakukan update pada daftar dokumen luar jika ada perbaruan pada

5.4.5 Pemastian Pengendalian Dokumen

Untuk memastikan pengendalian dokumen di setiap unit, maka disusun daftar

dokumen terkendalinya, yaitu : Daftar Induk Dokumen, Daftar Instruksi Kerja,

Daftar Formulir, Daftar Dokumen Luar dan Daftar Rekaman.

h. Dokumen dikaji ulang setiap tahun dan bila perlu direvisi untuk memastikan

kesinambungan, kesesuaian dan kecukupannya terhadap kondisi yang ada.

6 Lampiran

A. Pengendalian Dokumen

B. Usulan Revisi Dokumen (F.WMM.006)

C. Daftar Induk Dokumen (F.WMM.004)

D. Daftar Instruksi Kerja (F.WMM.003)

E. Daftar Formulir (F.WMM.002)

F. Daftar Dokumen Luar (F.WMM.005)

G. Notulen Rapat (F.WMM.015)

H. Daftar Singkatan Unit Kerja.

LAMPIRAN A

Pengendalian Dokumen

No Jenis Dokumen Fungsi yang

Distribusi Keterangan Membuat Memeriksa Mengesahkan Mengendalikan

1 Kebijakan mutu Senat Akademik,

Direksi, didampingi Unit Penjaminan

Mutu

Manajer Mutu Direktur Manajer Mutu Daftar distribusi

2 Sasaran mutu PPNS Senat Akademik,

Direksi, didampingi Unit Penjaminan

Mutu

Manajer Mutu Direktur Manajer Mutu Daftar distribusi

3 Pedoman mutu Unit Penjaminan

Mutu Manajer Mutu Direktur Manajer Mutu Daftar distribusi

4 Prosedur Utama Unit Penjaminan

Mutu Manajer Mutu Manajer Mutu Manajer Mutu Daftar distribusi

5 Prosedur /Instruksi Kerja/ Formulir Unit Kerja Manajer Mutu Ka. Unit kerja Unit kerja, Manajer Mutu Daftar distribusi

6 Dokumen luar Unit Kerja Daftar distribusi

Lampiran B

USULAN REVISI DOKUMEN

No. : F.WMM.006

Date : 18 Agustus 2015

Rev. : 01

Page : 1 dari 1

Judul Dokumen: Nomor dokumen: Nomor Revisi Lama:

Bagian/Pasal yang berubah: Paragraf/Baris ke-

Rincian Perubahan: Nomor Revisi Baru:

Alasan Perubahan:

Diusulkan Oleh:

Tanggal:

Disetujui,

Tanggal:

Disahkan,

Tanggal:

Lampiran C

DAFTAR INDUK DOKUMEN

No. : F.WMM.004

Date : 5 Mei 2018

Rev. : 02

Page : 1 dari 1

Unit kerja :

No. Judul dan Kode dokumen Status Terkini Keterangan/

Distribusi Revisi ke- Tanggal

Rev : Disahkan tanggal

Ttd hal.: /

Lampiran D

DAFTAR INSTRUKSI KERJA

No. : F.WMM.003

Date : 5 Mei 2018

Rev. : 02

Page : 1 dari 1

Unit kerja :



Rev: Tanggal:

Ttd hal.: /

Lampiran E

DAFTAR FORMULIR

No. : F.WMM.002

Date : 5 Mei 2018

Rev. : 02

Page : 1 dari 1

Unit kerja :



Rev : Tanggal:

Ttd hal.: /

Lampiran F

DAFTAR DOKUMEN LUAR

No. : F.WMM.005

Date : 18 Agustus 2015

Rev. : 01

Page : 1 dari 1

Unit Kerja :

No. Judul / identifikasi dokumen Asal Disimpan di

Copy 1 WMM Rev: Tanggal:

Copy 2 Unit kerja

Ttd hal.: /

FORMULIR

NOTULEN RAPAT

No. : F.WMM.015

Date : 08-08-2015

Rev. : 01

Page : 1 dari 1

Pusat/Bidang/Unit/Lab./Bengkel : ……………………………………………

Hari/ tanggal : ……………………………

Tempat : ……………………………

Dihadiri Oleh : ……………………………

Agenda : …………………………....

No Uraian

Pimpinan Rapat --------------------------------------

DAFTAR SINGKATAN KERJA POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

NO. NAMA UNIT SINGKATAN

1 DIREKTUR DIR

2 WAKIL DIREKTUR I W. D.I

3 WAKIL DIREKTUR II W.D. II

4 WAKIL DIREKTUR III W.D.III

5 JURUSAN TEKNIK BANGUNAN KAPAL ( TBK ) TBK

6 JURUSAN TEKNIK PERMESINAN KAPAL ( TPK ) TPK

7 JURUSAN TEKNIK KELISTRIKAN KAPAL ( TKK ) TKK

8 PRODI D3 TEKNIK BANGUNAN KAPAL D3 TBK

9 PRODI D3 TEKNIK PERMESINAN KAPAL D3 TPK

10 PRODI D3 TEKNIK KELISTRIKAN KAPAL D3 TKK

11 PRODI D4 TEKNIK BANGUNAN KAPAL D4 TBK

12 PRODI D4 TEKNIK PERMESINAN KAPAL D4 TPK

13 PRODI D4 TEKNIK KELISTRIKAN KAPAL D4 PKK

14 PRODI D4 TEKNIK KESELAMATAN DAN KESEHATAN

KERJA ( TK3 ) D4 TK3

15 PRODI D4 TEKNIK DESAIN MANUFAKTURE ( DM ) D4 DM

16 PRODI D4 TEKNIK OTOMASI ( TO ) D4 TO

17 PRODI D4 TEKNIK PERPIPAAN ( TP ) D4 TP

18 PRODI D4 TEKNIK PENGELASAN ( TL ) D4 TL

19 PRODI D4 TEKNIK PENGELOLAAN LIMBAH ( PL ) D4 PL

20 PRODI D4 TEKNIK MANAJEMEN BISNIS ( MB ) D4 MB

21 BADAN ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN ( BAU) BAU

22 BAGIAN AKADEMIK,KEMAHASISWAAN, PERENCANAAN

DAN SISTEM INFORMASI BAKPSI

23 PUSAT PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA

MASYARAKAT( P3M ) P3M

24 UNIT PELAKSANA TEKNIS PERAWATAN DAN

PERBAIKAN PP

25 UNIT PELAKSANA TEKNIS ( UPT ) PERPUSTAKAAN PERPUS


26 UNIT PELAKSANA TEKNIS ( UPT ) BAHASA BHS

27 PUSAT JAMINAN MUTU PJM

28 PUSAT KERJA SAMA KS

29 SATUAN PENGAWAS INTERNAL SPI

30 UNIT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM DAN

MUTU PEMBELAJARAN (UP2SMP) UP2SMP

31 UNIT PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI K3 (UPI-K3) UPIK3

32 UNIT BIMBINGAN KARIER DAN ALUMNI BKA

33 UNIT GUDANG GUDANG

34 UPT KOMPUTER KOMP

35 UPT KLINIK DAN KESEHATAN KK

36 LABORATORIUM UJI BAHAN L-UB

37 LABORATORIUM NON METAL L-NM

38 LABORATORIUM LAS, KONSTRUKSI, PLAT & PIPA, SHEET

METAL L-KON

39 LABORATORIUM PEMESINAN L-MACHINE

40 LABORATORIUM MOTOR BAKAR (MARINE POWER

PLANT) L-MOBAR

41 LABORATORIUM FLUIDA, PENDINGIN DAN PERPIPAAN L-MPP

42 LABORATORIUM REPARASI LISTRIK L-RL

43 LABORATORIUM OTOMASI DAN ROBOTIKA L-ROBO

44 LABORATORIUM MESIN LISTRIK L-ML

45 LABORATORIUM INSTRUMENTASI DASAR, FISIKA &

LISTRIK DASAR L-ILD

46 LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAN SISTEM KONTROL L-ELSIKO

47 LABORATORIUM PEMADAM KEBAKARAN L-AFE

48 LABORATORIUM STUDIO PERENCANAAN L-DESAIN

49 LABORATORIUM KIMIA L-KIMIA

50 BENGKEL REPARASI MESIN L-REM

51 LABORATORIUM ELEKTRONIKA DAYA L-ELDA

53 LABORATORIUM ERGONOMI L-ERGO


54 LABORATORIUM CADD L-CADD

55 LABORATORIUM PENGEMBANGAN BISNIS MARITIM L-PBM

56 LABORATORIUM PNEUMATIK DAN HIDROLIK L-P&H

57 LABORATORIUM CNC L-CNC

prosedur pengendalian dokumen -...

Documents