prosedur pengelolaan sumber daya manusia · pdf file1) kegiatan pelatihan ... orang/ jabatan...

PROSEDUR PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA

No. Dokumen : PT-KITSBS-16 No. Revisi : 00 Tanggal : April

Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH


1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH


1. Ruly Firmansyah General Manager



Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN........................................................................ i

DAFTAR ISI ....................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ..................................................... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ......................................................................... iv

1.TUJUAN .......................................................................................................... 1

2.LINGKUP ........................................................................................................ 1

3.REFERENSI ..................................................................................................... 1

4.DEFINISI .................................................................... ................................... 1

5.PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ................................................................ 2

6.LAMPIRAN ...................................................................................................... 5



Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy



Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh


No. dokumen : PT-KITSBS-16 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman : 1 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur pedoman dalam melaksanakan pelatihan sesuai dengan program yang telah

ditetapkan, melakukan pemantauan kesehatan pegawai serta pengendalian terhadap

kualitas hasil pekerjaan oursourcing.

2. LINGKUP

Prosedur ini mengatur :

1) Kegiatan pelatihan mulai dari identifikasi kebutuhan pelatihan dan dilaksanakan

Pusdiklat hingga pelaksanaan pelatihan sampai dengan evaluasi terhadap efektivitas

pelatihan.

2) Kegiatan Pemeriksaan Kesehatan Rutin dan khusus sesuai dengan lingkup

pekerjaannya dan peraturan yang berlaku.

3) Kegiatan pemeriksaan dalam rangka pengendalian kualitas pekerjaan yang

dilaksanakan oleh outsourcing.

3. REFERENSI

3.1. Manual Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

3.2. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 6.2 Sumber Daya Manusia

3.3. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.2 Kompetensi, Pelatihan dan

Kesadaran

3.4. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.1 Sumber Daya

3.8. Persyaratan SMK3 PP 50/ 2012, Elemen 7.4 Pemantauan Kesehatan Tenaga Kerja

4. DEFINISI

4.1. Analisa Kebutuhan Pelatihan

Analisa terhadap kebutuhan pelatihan untuk setiap jabatan yang ada di perusahaan.

4.2. Perusahaan

Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.3. Pemeriksaan Kesehatan Rutin

Pemeriksaan kesehatan yang dilakukan terhadap setiap pegawai secara rutin pada waktu-

waktu tertentu sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4.4. Direksi Pekerjaan

Orang/ Jabatan yang ditunjuk/ diberikan kewenangan sesuai dengan Kontrak Perjanjian

sebagai pengawas/ pengevaluasi kualitas hasil pekerjaan yang di outsourcingkan pada

bagiannya.



5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

5.1.1. Staf Pegawai & Diklat bersama dengan seluruh bagian terkait untuk melakukan

identifikasi kebutuhan pelatihan, berdasarkan:

1. Standar Sertifikasi Kompetensi yaitu pelatihan wajib bagi job tertentu dan

petugas pemeliharaan (Critical Job).

2. TNA (Training Need Analysis) yaitu proses dimana pegawai mengusulkan

kebutuhan pengembangan diri melalui pelatihan yang diperlukan sesuai

dengan pekerjaan/ jabatan serta berdasarkan hasil evaluasi dari manajer

bidang.

3. Pelatihan Insidentil sesuai kebutuhan (dapat berupa Public Course, In House

Training atau melalui udiklat PLN)

5.1.2. Pelatihan dapat dilaksanakan oleh Internal maupun Eksternal Perusahaan

5.1.3. Pelatihan harus mempertimbangkan perbedaan tingkat kemampuan dan keahlian

(kompetensi), disusun bagi semua tingkatan dalam perusahaan dan diberikan

antara lain kepada:

1) General Manager, Manajer Bidang dan Deputi Manajer (Seluruh Level

Managerial & Staf Pegawai);

2) Semua tenaga kerja baru (pegawai baru/ yang dipindahkan ketempat baru/

bersifat penyegaran atau refreshing);

3) Semua tenaga kerja yang sesuai hasil TNA yang telah mendapat persetujuan

dan evaluasi dari atasan;

4) Tenaga kerja yang bila di tempat kerjanya terdapat perubahan proses atau

sarana produksi.

5.2 Pembuatan Program Pelatihan

Setiap akhir tahun Staf pegawai & diklat membuat usulan program pelatihan;

5.2.1 Khusus diklat PLN berdasarkan hasil evaluasi dan persetujuan manajer bidang,

usulan pelatihan diajukan langsung melalui media website (SimKp) PLN kepada

Pusdiklat. Informasi ini akan menjadi database program pelatihan per pegawai

(yang disebut identifikasi kebutuhan pembelajaran/ IKP On Line).

5.2.2 Dari Pusdiklat, pegawai bisa membuka sistem IKP On Line (10.10.0.20) dengan

pemilihan judul diklat yang langsung dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan.

Setelah pemilihan judul, proses Pusdiklat IKP On Line di rekap. Untuk surat

panggilan diklat terkait akan di sampaikan ke unit-unit induk dan untuk

pedistribusian panggilan diklat akan langsung dilakukan ke unit-unit KITSBS.



5.2.3 Non Diklat:

a. Program pelatihan dibuat berdasarkan program kerja manajemen terkait

pengembangan SDM. Proses dilakukan langsung oleh bidang SDM & Umum.

b. Pegawai melalui atasan langsung mengusulkan pelatihan di luar program

pelatihan yang telah disediakan Udiklat PLN. Usulan yang telah disetujui oleh

atasan dapat diajukan ke bidang SDM & Umum untuk direkap dan dievaluasi

anggaran biaya dan tingkat kesesuaiannya dengan jabatan.

c. Jika disetujui maka diklat akan bekerjasama dengan provider pelaksana

pelatihan terkait.

5.3 Pelaksanaan Pelatihan

5.3.1 In-House Training

5.3.1.1 Pelatihan dilaksanakan berdasarkan jadwal pelatihan yang sudah ditetapkan.

5.3.1.2 Fasilitas pelatihan apabila internal (inhouse training) dapat menggunakan

Fasilitas yang memadai (ruangan kelas/ ruang pertemuan atau ruangan lain

yang cukup memadai).

5.3.1.3 Setiap pelatihan yang dilakukan oleh pihak eksternal harus terdapat sertifikat/

suratnya, sedangkan internal apabila memungkinkan dibuatkan sertifikatnya.

5.3.2 Non In-House Training

5.3.2.1 Pelatihan dilaksanakan berdasarkan jadwal pelatihan yang sudah ditetapkan.

5.3.2.2 Fasilitas pelatihan disediakan oleh Udiklat PLN/ Provider Training

5.3.2.3 Setiap pelatihan yang dilakukan oleh pihak eksternal harus terdapat sertifikat/

surat keterangannya dari Udiklat PLN/ Provider Training.

5.4 Evaluasi Program Pelatihan

5.4.1 Setiap akhir tahun Manajer Bidang SDM & Umum melakukan evaluasi program

pelatihan yang telah dijalankan selama satu tahun menggunakan formulir evaluasi

kemanfaatan pelatihan (FR-PT-KITSBS-16-01) untuk dilaporkan kepada Manajer

Bidang.

5.4.2 Hasil dari evaluasi apabila perlu akan dimasukkan kedalam Rapat Tinjauan

Manajemen sebagai salah satu bahan masukan.

5.5 Evaluasi Efektivitas Pelatihan

5.5.1 Untuk peserta yang telah mengikuti diklat harus melakukan presentasi hasil

pelatihan di lingkungan Kantor Induk PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

5.5.2 Tiga bulan setelah mengikuti pelatihan (diklat atau In-house Training) Staf

Kepegawaian dan Diklat berkoordinasi dengan Manajer Bidang terkait mengevaluasi

efektivitas pelatihan yang diikuti oleh bawahannya untuk menilai sejauh mana



pengaruh atau dampak dari pelatihan yang sudah diikutinya menggunakan formulir

Pengukuran Efektifitas Training (FR-PT-KITSBS-16-02)

5.5.3 Hasil evaluasi digunakan sebagai masukan untuk penilaian kinerja pegawai dan

pengajuan Program Pelatihan berikutnya.

5.5.4 Khusus untuk In House Training yang dilaksanakan harus dilakukan evaluasi

terhadap pelaksanaannya menggunakan formulir Pengukuran Efektivitas In House

Training (FR-PT-KITSBS-16-03).

5.6 Pembuatan Program Pemeriksaan Kesehatan Rutin

5.6.1 Setiap akhir tahun staf kepegawaian & diklat menyusun program pemeriksaan

kesehatan rutin dengan menggunakan formulir (FR-PT-KITSBS-16-04).

5.6.2 Manajer Bidang terkait berkoordinasi dengan Manajer Bidang SDM & Umum untuk

melaksanakan pemeriksaan kesehatan rutin pegawai di bagiannya sesuai dengan

jadwal yang telah ditentukan dan melaporkan hasilnya kepada perusahaan.

5.6.3 Pemeriksaan Kesehatan Rutin dilaksanakan oleh tenaga Medis yang ditetapkan

oleh perusahaan dengan form Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-

KITSBS-16-05)

5.6.4 Hasil pemeriksaan kesehatan rutin dibuat rekapannya pada formulir kesimpulan

dan saran hasil pemeriksaan kesehatan rutin (FR-PT-KITSBS-16-06) oleh bagian

pegawai & diklat, dianalisa dan dibuat kesimpulannya dengan acuan lampiran

kesimpulan hasil pemeriksaan kesehatan rutin (PT-KITSBS-16-Lamp ii).

5.6.5 Manajer Bidang SDM & Umum memberikan rekomendasi tindaklanjut berdasarkan

analisa hasil pemeriksaan kesehatan rutin untuk pegawai terkait menggunakan

Nota Dinas dengan lampiran form Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan (FR-

PT-KITSBS-16-07) melalui Manajer bidang terkait.

5.6.6 Pemeriksaan ke dokter dilakukan secara restitusi.

5.6.7 Pemeriksaan kelanjutan ke dokter spesialis dengan membawa rujukan dari dokter

yang memeriksa dan pegawai akan diterbitkan surat jaminan dari perusahaan

untuk ke rumah sakit yang dilanggan atau yang sudah bekerja sama dengan

perusahaan.

5.6.8 Jika ada yang harus rawat inap, maka rawat inap akan diberikan jaminn (surat

jaminan) dari perusahaan setelah pegawai yang bersangkutan memberikan

keterangan dari rumah sakit bahwa pegawai tersebut dinyatakan perlu tindakan

rawat inap.



5.7 Pengendalian Rekaman

5.7.1 Setiap catatan yang berhubungan dengan kegiatan pelatihan (daftar hadir,

sertifikat) dan hasil pemeriksaan kesehatan rutin akan disimpan oleh staf pegawai

dan diklat yang cara penyimpanannya mengikuti Prosedur Pengendalian Rekaman

(PT-KITSBS-02).

6. LAMPIRAN

6.1. Pengelolaan SDM (PT-KITSBS-16)

6.2. Evaluasi Kemanfaatan Pelatihan (FR-PT-KITSBS-16-01)

6.3. Pengukuran Efektivitas Training (FR-PT-KITSBS-16-02)

6.4. Pengukuran Efektivitas In-House Training (FR-PT-KITSBS-16-03)

6.5. Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-04)

6.6. Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-05)

6.7. Kesimpulan dan Saran Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-06)

6.8. Rekomendasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (FR-PT-KITSBS-16-07)

6.9. Kesimpulan Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin (PT-KITSBS-16)

No. formulir : FR-PT-KITSBS-16-04No. revisi : 00Tanggal : AprilHalaman :

NO. NAMA NIP USIA JENIS PEMERIKSAAN

JADWAL PELAKSANAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

KITSBS, …………………..

MANAJER BIDANG SDM & UMUM

FORMULIR PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN

FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS IN HOUSE TRAINING

No. formulir : FR-PT-KITSBS-16-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

1. Jenis Pelatihan : …………………………………………………………………….

2. Tanggal Pelaksanaan : …………………………………………………………………….

3. Materi yang diberikan : � Baik Sekali

� Baik

� Cukup

� Kurang

4. Fasilitas yang diadakan : � Sangat memadai

� Memadai

� Kurang memadai ( Sebutkan alasannya ! )

5. Instruktur Pelatihan :

No. Parameter Yang Dinilai Instruktur 1 Instruktur 2 Instruktur 3

1. Cara menyampaikan materi

2. Kemampuan menjawab

3. Kemampuan melibatkan peserta

4. Kemampuan membangkitkan motivasi

Baik Sekali : 4 Baik : 3 Cukup : 2 Kurang : 1

6. Saran secara keseluruhan terhadap pelaksanaan pelatihan

Evaluasi Hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin

No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-16-05 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

EVALUASI HASIL PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN No. : ………………../………………../……………..

Kepada Yth. Saudara : ……………………………………….. No. Pekerja : ……………………………………….. Bagian : ……………………………………….. Direktorat : ……………………………………….. Dengan ini disampaikan hasil Pemeriksaan Kesehatan Rutin yang dilaksanakan pada tanggal ……………….., bahwa Saudara : ...................... 1. Kesimpulan : Dapat tetap bekerja di tempat semula

Dapat tetap bekerja di tempat semula, perlu pemeriksaan / pengobatan lanjutan

Kurang sesuai bekerja di tempat semula untuk sementara

2. Saran :

1. Agar datang ke poliklinik untuk pemeriksaan/pengobatan lanjutan.

2. Agar melaksanakan diet : - Rendah lemak - Rendah Purine - Rendah Gula - Lain-lain : ..........................................................

3. Agar berlatih olahraga dengan program :

- Frekuensi latihan : 3-4 minggu sekali - Intensitas latihan : Nadi latihan ………………… - Lama latihan : 30 -45 menit - Jenis latihan : olahraga aerobik (jogging, jalan cepat,

bersepeda, senam aerobik)

4. Lain-lain : ……………………………………………

.........................., ............................... Kepala Kesehatan, ........................................................

KESIMPULAN & SARAN HASIL PEMERIKSAAN KESEHATAN RUTIN

No. dokumen : FR-PT-KITSBS-16-06 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

NO NAMA NIP USIA KESIMPULAN SARAN

REKOMENDASI HASIL PEMERIKSAAN

KESEHATAN RUTIN

No. Dokumen : FR-PT-KITSBS-16-05

No. Revisi : 00

Tanggal : April

Halaman :

No. ........../................... /................. Sehubungan dengan hasil pemeriksaan kesehatan rutin yang dilakukan terhadap : Nama : .......................................................................... No. Pekerja : ............................. Bagian : .......................................................................... Unit/Direktorat : .......................................................................... Kesimpulan : ......................................................................... Maka kami merekomendasikan bahwa : .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Atas perhatian dan kerjasama Saudara/i diucapkan terima kasih.

Manajer Bidang SDM & Umum (................................)

FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS TRAINING

No. formulir : FR-PT-KITSBS-16-02 No. revisi : 01 Tanggal : 18 Juli 2012 Halaman :

Nama / NIP : ………………………….. / ……………………………………..

Jabatan : ……………………......................................................................

…………………………………………………………………..

Pelatihan yang diikuti : …………………………………………………………………..

General Manager : …………………………………………………………………..

Hasil Pemantauan :

a. Tingkat Penguasaan Pengetahuan hasil pelatihan

Sangat Baik Baik Cukup Kurang

b. Tingkat Aplikasi pada pekerjaaan

Sudah teraplikasi Tidak Teraplikasi

c. Penilaian KKJ

No Jenis Kompetensi KKJ Hasil Pengukuran

I Kompetensi Inti

- …………………..

II Kompetensi Peran

- ……………………

III Kompetensi Bidang

- …………………….

d. Saran / Masukan

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

KITSBS, ..........................................

( …………………. )

FORMULIR PENGUKURAN EFEKTIVITAS IN HOUSE TRAINING


Nama / NIP : ………………………….. / ……………………………………..

Jabatan : ……………………......................................................................

…………………………………………………………………..

Pelatihan yang diikuti : …………………………………………………………………..

General Manager : …………………………………………………………………..

Hasil Pemantauan :

a. Tingkat Penguasaan Pengetahuan hasil pelatihan

Sangat Baik Baik Cukup Kurang

b. Tingkat Aplikasi pada pekerjaaan

Sudah teraplikasi Tidak Teraplikasi

c. Penilaian KKJ

No Jenis Kompetensi KKJ Hasil Pengukuran

I Kompetensi Inti

- …………………..

II Kompetensi Peran

- ……………………

III Kompetensi Bidang

- …………………….

d. Saran / Masukan

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

KITSBS, ..........................................

General Manager

( …………………. )

EVALUASI KEMANFAATAN PELATIHAN


NO NAMA / NIP

PELATIHAN

YG

DIUSULKAN

EVALUASI

KESIMPULAN CATATAN KOMPETENSI ANGGARAN JADWAL PENYELENGGARA

prosedur pengelolaan sumber daya manusia · pdf file1) kegiatan pelatihan ... orang/ jabatan...

Documents