ABADI FAZA ELEKTRINDOSOFTWARE DEVELOPMENT . COMPUTER NETWORK CONSULTING . EDUCATION TRAINER

JL. PEMBANGUNAN NO.15 RT.02/03 SUKAJAYA – GARUT – JAWA BARATJL. ASTER II RT.04/RW.14 JAYARAGA GARUT JAWA BARAT

TLP. 0262-544634 HP.081312598100

2010

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kehadiran teknologi komputer dengan kekuatan prosesnya telah

memungkinkan pengembangan sistem informasi manajemen berbasis

komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, didapat manfaat

berupa kemudahan menyimpan, mengorganisasi dan melakukan

pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan

perangkat lunak dan konfigurasi perangkat keras yang tepat, perusahaan

dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan

berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara

keseluruhan.

Umumnya kejadian yang sering terjadi pada perguruan tinggi

ataupun akademi adalah keterbatasan pengolahan data yang dimulai dari

pengolahan data untuk saringan ujian masuk calon mahasiswa,

pengumuman hasil calon mahasiswa yang lulus, proses pendaftaran

ulang, baik bagi calon mahasiswa baru maupun mahasiswa yang telah

menjadi mahasiwa dari perguruan tinggi tersebut. Kejadian diatas

merupakan salah satu proses yang merupakan interaksi antara bagian

internal perguruan tinggi ataupun akademis yang diwakilkan oleh

pengolahan data ataupun administrasi data yang telah disusun

sedemikian rupa dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu.

Diharapkan dengan adanya suatu sistem pengolahan data antara user

yang merupakan mahasiswa dan pengolahan yang merupakan bagian dari

sistem akademik yang menerima inputan dari mahasiswa dan

mengolahnya untuk melakukan kegiatan transaksi kegiatan perkuliahan

dan kegiatan administrasi antara mahasiswa dan perguruan tinggi

tersebut.

Kesulitan yang sering terjadi pada bagian internal perguruan tinggi

adalah banyaknya pengolahan data yang memerlukan pengolahan dalam

waktu yang relative singkat . Sebagai contoh antara pengolahan data

mahasiswa yang mengambil mata kuliah dan kelas yang dengan pengajar

dosen .

Pada data-data diatas akan di dapat data-data transaksi berupa :

Data absensi

Data mata kuliah

Data transkrip nilai

Data jadwal ujian

Data biaya pembayaran ( status pembayaran mahasiswa )

Data dosen beserta atribut data gaji yang merupakan bagian dari

sistem keuangan yang diterapkan pada sisi keuangan .

Adanya kondisi dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang

lebih interaktif dimana pada saat ini begitu jauhnya penerapan teknologi

informasi berbasis web yang sangat membantu dalam penyebaran

informasi secara global.

Sehingga penerapan pengolahan data ataupun aplikasi berbasis web

dapat di terapkan di STIKes , sehingga interaksi antara user yang

merupakan mahasiswa dan STIKes yang merupakan bagian dari sistem

yang ada dapat melakukan transaksi kegiatan belajar mengajar ataupun

kegiatan administrasi kampus secara on-line . Data-data internal STIKes

diolah dengan menggunakan teknologi Komputer dengan menggunakan

bahasa pemrograman, baik yang berbasis web ataupun berbasis visual

programming Dengan keadaaan seperti ini dapat disimpulkan bahwa,

dibutuhkan adanya Sistem Informasi Akademik yang terdiri dari 3

komponen yaitu :

Komponen Front End Web, Interaksi antar muka untuk

pengolahan data kebutuhan mahasiswa dan STIKes

Komponen Back End Web, Merupakan komponen yang mengolah

data antara inputan dari mahasiswa dan melakukan pengupdatean

data-data tersebut baik untuk kegiatan belajar-mengajar

( bersangkutan dengan data-data dosen ) maupun untuk kegiatan

administrasi . Data-data tersebut dapat dibantu dengan penyebaran

informasi menggunakan SMS Gateway .

Komponen Proses internal terdiri dari Aplikasi sistem keuangan ,

Sistem Akademik internal dan Aplikasi pegawai yang terintegrasi.

1.2 Tujuan

Tujuan pengembangan Sistem Informasi Akademik ditujukan untuk

melakukan kegiatan akademik yang terstruktur dan informatif, sehingga

dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan

menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat

memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data

dengan menggunakan teknologi komputer. Modul pendukung dan modul

yang terkait dengan Sistem Informasi Akademi bersangkutan dengan

Aplikasi keuangan / kepegawaian .

Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan

Sistem Informasi Akademik ini adalah :

Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa

harus melakukan nteraksi langsung dengan bagian administrasi karena

informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data

melalui komputer.

Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya

interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-

data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan

untuk proses pengolahan data.

Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi

Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer

Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun

dengan bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status

mahasiswa sehingga dapat melakukan kegiatan belajar mengajar,

dimana terjadi interaksi data secara langsung tanpa memerlukan

update data secara manual. Update data dari Sistem Keuangan dan

Sistem Akademik merupakan proses penting dimana proses ini

mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu .

Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar

mengajar dimana pada komponen Front End Web dan komponen Back

End Web dapat membantu para pengajar untuk menyampaikan

informasi secara on-line dan menerima informasi secara on-line dari

mahasiswa .

Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem

Akademik secara manual .

Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan

aplikasi yang dapat mendukung proses keuangan dan proses

kepegawaian .

1.3 Metode Pelaksanaan

Pelaksanaan pekerjaan dilakukan dalam beberapa tahapan kerja , antara lain :

Tahap Tinjauan Sistem

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan fakta dan data pada sistem yang

sedang berjalan dengan melakukan :

Pengumpulan dokumen

Dengan tujuan untuk mengetahui data yang terlibat dalam sistem .

Dokumen-dokumen tersebut akan diklasifikasikan berdasarkan fungsi

dan bagiannya masing masing sesuai dengan divisi yang terlibat .

Wawancara

Wawancara dilakukan kepada pihak-pihak yang terkait dengan

pengolahan data yang berhubungan dengan data asset terkait .

Tahap Analisa Sistem

Tahapan ini merupakan tahapan yang dilakukan untuk menganalisa

sistem secara lebih detail baik proses, prosedur dan fungsi sesuai dengan

data-data yang telah dikumpulkan, tahapan-tahapan analisa sistem

terbagi dalam beberapa tahapan yaitu:

Analisa Requirement sistem, tahapan dimana

requirement/kebutuhan sistem didefinisikan sesuai data-data fungsi

dan proses yang terjadi pada sistem sebelumnya

Analisa Proses, tahapan ini dilakukan untuk menganalisa proses-

proses detail yang terjadi sesuai dengan transaksi yang berlaku pada

sistem tersebut, proses dapat berupa insert, update dan delete .

Analisa Data, tahapan ini merupakan tahapan untuk menganalisa

data-data berupa report, dokumen, memo, rekap yang berhubungan

dengan flow ataupun transaksi proses yang terjadi pada kegiatan

sistem.

Analisa Modul Sistem , tahapan ini dilakukan setelah tahapan

sebelumnya selesai dilakukan . Pada tahapan Analisa Modul Sistem ini,

dilakukan analisa pembagian terhadap modul-modul dan sub-modul

yang menggunakan proses dan data yang telah di definisikan

sebelumnya.

Tahap Desain Sistem

Hasil tahap analisa dan evaluasi menjadi bahan yang digunakan dalam

tahap desain atau perancangan sistem sebagai cara untuk mendapatkan

pemecahan masalah alternative yang dapat diusulkan dalam

pengembangan sistem. Dalam tahap ini dilakukan pemodelan untuk

modul-modul, proses, database dan alur sistem yang akan dikembangkan.

Tahapan ini terbagi dalam beberapa tahapan lainnya , yaitu :

Desain Modul Dan Proses, pada tahapan ini akan dirancang modul-

modul beserta proses yang terkait sesuai dengan bagian dan fungsinya

.

Desain Struktur Database, setelah melakukan perancangan modul

dan proses maka akan dilakukan perancangan terhadap database

sesuai dengan data-data yang terlibat dengan proses yang terjadi pada

modul tersebut. Keterkaitan antar data-data yang terlibat di tuangkan

dalam bentuk database .

Desain Arsitektur system, tahapan ini dilakukan untuk perancangan

arsitektur sistem sesuai dengan requirement sistem yang telah

didefinisikan sebelumnya, arsitektur sistem dapat berupa arsitektur

software maupun arsitektur hardware sebagai pendukung aplikasi .

Tahap Prototyping dan Testing

Tahap ini dilakukan untuk melakukan pemodelan sistem dalam bentuk

aplikasi, pemodelan dilakukan untuk mendapatkan model sistem yang

paling ideal. Untuk melakukan evaluasi terhadap tahapan pemodelan

sistem ini dilakukan testing. Evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan

sistem sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan. Tahapan yang berkaitan

dengan prototyping dan testing yaitu :

Pengkodean program, modul-modul, proses dan data yang telah

didesain dalam tahap desain sistem di tuangkan dalam bentuk aplikasi

dengan melakukan pengkodean. Pengkodean program dibuat dalam

bahasa visual dan database yang berbasis SQL.

Prototype Database, pada tahapan ini dibuat pemodelan terhadap

penyimpanan data, yaitu database yang berfungsi untuk selain

menyimpan juga mengolah data tersebut berdasarkan program yang

dibuat.

Desain Template, Form, Menu & Report. Tahapan ini dilakukan

untuk melakukan penyesuaian yang baik sehingga didapatkan sistem

yang terstruktur ( Aplikasi ) dan report yang baik.

Testing terhadap database, aplikasi dan hardware pendukung.

Dilakukan untuk mengetahuikinerja system yang telah dibangun

berikut dengan komponen yang terkait dengan kinerja system

tersebut.

Implementasi

Tahapan ini merupakan tahapan akhir dalam pengembangan aplikasi /

sistem, dimana diharapkan aplikasi dapat di terapkan dalam kegiatan

nyata yang berhubungan dengan sistem tersebut. Terdapat evaluasi dan

perbaikan yang digunakan untuk penyempurnaan aplikasi sehingga dapat

berjalan optimal sesuai dengan yang diharapkan .

Rincian Biaya:Pengembangan sistem informasi berbasis web, dikerjakan oleh TIM yang terdiri dari:

1. Requirment Data Colector2. Web Designer3. Animator Designer4. Database programmer5. Web programmer6. Analist

Rincian Biaya yang dibutuhkan:No Kegiatan Pelaksana Jml

HariAnggaran Jumlah

1 Requirment Data Colecting

1 (Personil) 20 Rp. 50.000 Rp.1.000.000

2 Pengadaan:a. Software

PHPb. Software

MySQLc. Software

Apache

1 Rp. 300.000 Rp. 300.000

3 Merancang Design Web

1 Web Designer

10 Rp. 100.000 Rp. 1.000.000

4 Merancang Animasi web

1 Animator Designer

10 Rp. 100.000 Rp. 1.000.000

5 Merancang database

1 Database programmer

30 Rp. 150.000 Rp. 4.500.000

6 Merancang Program Web

1 Web programmer

30 Rp. 150.000 Rp. 4.500.000

7 Integrasi Sistem Informasi

1 Analist 20 Rp. 200.000 Rp. 4.000.000

8 Sewa web hosting Rumah Web.com

1 Thn

Rp. 450.000

9 Pelatihan Operator 3 3 Rp. 800.000 Rp. 2.400.000Rp. 19.150.000

Penutup.

Demikian proposal ini kami sampaiakan dengan harapan semoga Bapak berkenan menyetujuinya.

Hormat kami,

AFE Consulting.