pengembangan sistem informasi akademik untuk …

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 11 No.1, Mei 2019eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

1

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNTUKPENDAFTARAN UJIAN SIDANG LAPORAN AKHIR

MAHASISWA STIKes HANG TUAH PEKANBARU

YulismanSTMIK Hang Tuah Pekanbaru

Jl. Mustafa Sari No. 5 Tangkerang Selatan, Pekanbaru – Riaue-mail : [email protected]

ABSTRAK

Perkembangan teknologi informasi dalam dunia pendidikan yang semakin meluas, terutamaPendidikan Tinggi (PT). Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes) Hang Tuah Pekanbaru merupakansalah satu lembaga pendidikan tinggi yang menerapkan sistem informasi akademik dalam kegiatanakademik. Penerapan sistem informasi akademik berjalan lancar, meskipun masih ada kekurangan darisistem informasi akademik, salah satunya belum tersedianya form dan reaport informasi pendaftaranujian sidang laporan akhir seperti Karya Ilmiah Magister/Tesis, Skripsi, dan Karya Tulis Ilmiah bagimahasiswa STIKes Hang Tuah Pekanbaru yang sedang menyusun laporan akhir, sehingga diperlukanpengembangan sistem informasi. Penelitian ini bertujuan meningkatkan pelayanan akademik kepadamahasiswa, efektivitas dokumentasi form pendaftaran ujian sidang laporan, serta menyediakan informasidata alumni secara lengkap. Metode penelitian yang digunakan adalah model Waterfall yang merupakanbagian pengembangan sistem SDLC (Systems Development Life Cycle). Bahasa pemrograman yangdigunakan PHP dan MySQL sebagai basis data. Hasil penelitian dan pengembangan sistem informasipendaftaran ujian sidang laporan akhir ini bisa meningkatkan pelayanan akademik kepada mahasiswaterutama dalam dokumentasi form pendaftaran lebih efektif dan informasi yang diperoleh terhadap datamahasiswa yang telah ujian sidang akhir lebih cepat dan akurat.

Kata kunci : Pengembangan Sistem, Informasi, Akademik, Laporan Akhir Mahasiswa

ABSTRACT

The development of information technology in the world of education is increasinglywidespread, especially Higher Education. Hang Tuah Pekanbaru College of Health Sciences is one of thehigher education institutions that applies academic information systems in academic activities. Theapplication of academic information systems runs smoothly, although there are still shortcomings ofacademic information systems, one of which is the unavailability of forms and reaport of registrationinformation for final examination reports such as Masters/Thesis, Thesis, and Scientific Writing forstudents of STIKes Hang Tuah Pekanbaru is preparing a final report, so information system developmentis needed. This study aims to improve academic services to students, the effectiveness of the report trialexam registration form documentation, and provide complete alumni data information. The researchmethod used is the Waterfall model which is part of the development of the SDLC (Systems DevelopmentLife Cycle) system. The programming language used by PHP and MySQL as a database. The results ofthe research and development of the registration information system of the final report trial examinationcan improve academic services to students, especially in the registration form documentation moreeffectively and the information obtained from data on students who have final trial exams is faster andmore accurate.

Keywords : System Development, Information, Academic, Student Final Report

1. PENDAHULUANPerkembangan teknologi informasi telah

banyak memberikan kontribusi besar bagi

lembaga, instansi, atau perusahaan yangmenerapkan dan mengandalkan teknologiinformasi dalam menjalankan usahanya dalam


2

meningkatkan kegiatan pelayanan. Teknologiinformasi menurut Haag & Keen adalahseperangkat alat yang membantu pekerjaandengan informasi serta melakukan tugas-tugasyang berhubungan dengan pemrosesan informasi(Kadir & Triwahyuni, 2013). Teknologiinformasi bisa dimanfaatkan untuk mampubersaing dalam dunia pendidikan yang semakinmeluas, terutama Pendidikan Tinggi (PT) baikPendidikan Tinggi Negeri (PTN) maupunPendidikan Tinggi Swasta (PTS) dituntut untukmempersiapkan diri seoptimal mungkin yaitudengan memaksimalkan kinerja bagian-bagianakademik untuk mampu berkompetensimendukung sistem informasi yang unggul denganmengedepankan efektifitas dan efisiensi denganmemaksimalkan sumber daya yang dimiliki olehsetiap lembaga pendidikan tinggi. MenurutGelinas, Oram, dan Wiggins sistem informasiadalah suatu sistem buatan manusia yang secaraumum terdiri atas sekumpulan komponenberbasis komputer dan manual yang dibuat untukmenghimpun, menyimpan, dan mengelola dataserta menyediakan informasi keluaran kepadapemakai (Kadir, 2014).

Sistem Informasi Akademik merupakan salahsatu sistem informasi yang bisa dimanfaatkanoleh lembaga pendidikan tinggi untukmeningkatkan pelayanan yang maksimal kepadamahasiswa dalam proses pengurusan administrasiakademik dan proses belajar dan mengajar.Sistem Informasi Akademik bisa dimanfaatkanmahasiswa dalam memperoleh informasiakademik, dari informasi jadwal perkuliahan,nilai, dosen pembimbing akademik hinggainformasi-informasi lainnya yang merekabutuhkan dari awal perkuliahan dimulai hinggamereka wisuda nantinya. Sistem informasiAkademik dirancang khusus untuk memenuhikebutuhan sebuah perguruan tinggi yang telahterkompterisasi untuk melakukan kegiatanakademik secara terstruktur, sehingga semuaprosesnya dapat teratasi dengan cepat (Aditama,2013).

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes)Hang Tuah Pekanbaru merupakan salah satulembaga pendidikan tinggi swasta yangmerupakan lembaga pendidikan tinggi yangmemanfaatkan teknologi informasi. Pemanfaatanteknologi informasi terlihat dimana STIKes HangTuah Pekanbaru telah mempunyai danmenerapkan sistem informasi akademik dalamproses pelayanan akademik kepada mahasiswa.Penerapan sistem informasi akademik olehSTIKes Hang Tuah dalam kegiatan akademikberjalan lancar walaupun masih ada kekurangandari sistem itu sendiri. Salah satu kekurangan dari

sistem informasi akademik STIKes Hang Tuahbelum tersedianya form dan informasipendaftaran ujian sidang laporan akhir (KaryaIlmiah Magister/Tesis, Skripsi, dan Karya TulisIlmiah) dan bagi mahasiswa yang sedangmenyusun laporan akhir, sehingga diperlukanpengembangan sistem informasi. MenurutAvison dan Fitzgerald (2006), Galliers dan Land(2002) pengembangan sistem informasididefinisikan sebagai proses penggalian gagasan,analisa, perancangan, dan penerapan(implementasi) suatu sistem informasi (Sarosa,2017).

Pendaftaran ujian sidang akhir selama inimasing-masing program studi mewajibkanmahasiswa mengisi form pendaftaran ujiansidang laporan akhir (KIM/Tesis, Skripsi danKTI/Tugas Akhir) secara tertulis sebagai salahsatu syarat untuk ujian sidang. Pengisian formpendaftaran ini diisi setelah mahasiswamendapatkan persetujuan dari dosen pembimbinguntuk ujian sidang laporan akhir denganmenyerahkan lembar persetujuan yang telahditanda tangan oleh dosen pembimbing kebagianpanitia laporan akhir dimasing-masing prodi.Sebelum form pendaftaran diserahkan olehmahasiswa kembali ke bagian panitia laporanakhir, mahasiswa diwajibkan melengkapipesyaratan administrasi, seperti pas photo untukijazah dan copy kartu hasil studi, photo copyijazah sekolah sebelumnya dan persyaratanlainnya. Setelah semua persyaratan terpenuhi,mahasiswa melakukan pendaftaran kebagianpanitia sidang laporan akhir mahasiswa untukmendapatkan waktu dan tempat ujian sidangakhir serta surat pengantar untuk dosen pengujiujian sidang laporan akhir mahasiswa. Namunpengisian form tersebut tidak efektif, karenabanyak mahasiswa tidak mengisi form secaralengkap dan dari bukti di lapangan form tersebuttidak terdokumentasi dengan baik dan banyakyang hilang.

2. METODOLOGI PENELITIANBerdasarkan permasalahan yang dibahas pada

penelitian ini adalah pengembangan sisteminformasi, dimana metode yang cocok adalahmetode pengembangan sistem SDLC (SystemsDevelopment Life Cycle) atau juga sering dikenaldengan sebutan siklus hidup sistem. Tahapan-tahapan dalam SDLC lebih mendukung setiapproses yang terjadi dalam pengembangan sistem.SDLC atau Software Development Life Cycleatau sering disebut juga System Development LifeCycle adalah proses mengembangkan ataumengubah suatu sistem perangkat lunak denganmenggunakan model-model dan metodologi yang


3

digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya, berdasarkanbest practice atau cara-cara yang sudah terujibaik (Sukamto & Shalahuddin, 2013).

Model SDLC yang digunakan dalampenelitian ini adalah:

Gambar 1. Model Systems Development LifeCycle (SDLC)

Sumber : (Sarosa, 2017)

SDLC juga sering dikenal dengan istilahWaterfall karena pemodelan visual tahapanSDLC menyerupai air terjun. Model Waterfallditunjukkan pada Gambar 2 berikut ini:

Gambar 2. Model SDLC dalam Bentuk WaterfallSumber : (Sarosa, 2017)

Tahapan berikutnya adalah bagaimana prosespengembangan sistem informasi akademik iniberjalan lancar, tentunya peneliti harus mengikutitahapan yang ada dalam SLDC itu sendiri,berikut kegiatannya:a. Studi Kelayakan

Tahapan studi kelayakan peneliti melakukananalisa sistem mulai dari sistem yang sedangberjalan/manual yaitu peneliti langsungterlibat sebagai bagian salah dari panitia ujiansidang secara umum, dari analisa penelitiproses secara manual banyak kekurangan,terutama waktu proses sangat lama,penyimpanan dokumentasi terlalu menumpukdan banyak yang hilang, serta proses manuallain yang tidak efektif. Selanjutnya, analisaproses Sistem Informasi Akademik yang telahberjalan dan peneliti dijadikan sebagai superuser untuk bisa menganalisa sistem secarakeseluruhan.Hasil dari tahap studi kelayakan yang penelitiperoleh dan setelah di analisis, baik Sistem

yang sedang berjalan/manual maupun SistemInformasi Akademik yang telah berjalanbahwa untuk proses pendaftaran ujian sidanglaporan akhir mahasiswa layak diterapkandengan di Sistem Informasi Akademikdengan melakukan pengembangan sisteminformasi pendaftaran ujian sidang laporanakhir (KIM/Tesis, Skripsi dan KTI/TA).

b. InvestigasiIvestigasi merupakan tahapan dimana penelitiuntuk melihat sacara langsung permasalahansistem yang sedang berjalan, berikut tahapanpenelitian yang dilakukan:1. Penelitian Lapangan (Field Reseach)

Yaitu penelitian langsung ke STIKesHang Tuah Pekanbaru sehingga penulisdapat mengetahui sistem informasiakademik yang dipakai dalam pengolahandata yang ada lembaga pendidikantersebut. Penelitian lapangan dilakukandengan dua cara :a) Observasi (pengamatan langsung), di

mana peneliti langsung berada dilokasipenelitian dan mengamati jalannyaproses sistem baik manual maupunsistem informasi yang sudah jalantersebut.

b) Wawancara, peneliti melakukanwawancara dengan panitia laporanakhir dan beberapa orang mahasiswadimasing-masing dari program studi.

c) Sampling, yaitu teknik pengumpulandata yang dilakukan dengan caramelakukan pengambilan dataarsip/formulir/catatan di STIKes HangTuah Pekanbaru.

2. Penelitian Pustaka (Library Reseach)Dimana penulis dalam memperolehbahan-bahan pokok permasalahanmenggunakan buku-buku yangberhubungan dengan tema, topik danpermasalahan dalam penelitian.

3. Penelitian Labor (Laboratory Reseach)Penelitian yang lain juga dilakukan adalahpenelitian dilaboratorium komputer danruang server dengan melakukanpengolahan data-data yang diperoleh.

c. AnalisaTahap analisa ini peneliti mulai daripermasalahan yang ada pada pengisian formpendaftaran ujian sidang laporan akhir(KIM/Tesis, Skripsi dan KTI/Tugas Akhir)mahasiswa yang selama ini dilakukan secaratertulis tidak efektif dan masih bersifatkonvesional, karena banyak mahasiswa tidakmengisi form secara lengkap dan juga tidakmemenuhi semua pesyaratan administrasi


4

ujian yang telah ditetapkan oleh prodi (panitialaporan akhir). Selanjutnya penelitimenganalisa Sistem Informasi AkademikKampus (SIAK) yang sudah berjalan danaktif. Berdasarkan analisa peneliti, solusipengembangan sistem Sistem InformasiAkademik untuk pendaftaran ujian sidanglaporan akhir mahasiswa dan untuk mengatasipermasalahan kehilangan dokumen dan data.Menumpuknya form pendaftaran ujian sidanglaporan akhir berserta persyaratan lainnyadisetiap tahunnya juga membutuhkan mediapenyimpanan yang banyak, oleh karenadibutuhkan pengembangan sistem informasiuntuk meningkatkan pelayanan akademikyang prima kepada mahasiswa.Pengembangan sistem informasi akademik ininantinya menggunakan metode SDLC(Systems Development Life Cycle), dalamproses pengembangan tersebut harusmengikuti tahapan dari metode SLDC itusendiri.

d. PerancanganTahap perancangan ini peneliti mulai dariperancangan data masukan (input data) dandata keluaran (output data).1. Data Masukan (Input Data)

Data masukan terdiri dari data mahasiswayang sudah terdaftar di database dan aktifdi semester yang sedang berjalan dan telahmenyelesaikan Matakuliah wajib jugatelah menyelesaikan jumlah maksimalSKS. Data jenis laporan akhir dan jenispenelitian, tanggal ujian proposal, tanggalpersetujuan pembimbing, jumlah konsul,judul laporan akhir, nama kedua orang tuamahasiswa, nama suami/istri, datapekerjaan jika sudah bekerja, dosenpembimbing dan penguji KIM/Tesis,Skipsi dan KTI/Tugas Akhir, datainstansi/perusahaan tempat penelitian dandata-data lain yang dibutuhkan darimahasiswa dalam pengisian form ujiansidang laparan akhir.

2. Data Keluaran (Output Data)Data keluaran yang dihasil oleh sistemberupa tabel yang menampilkan informasidata hasil pendaftaran ujian yangdiinputkan melalui bisa form pendaftaranujian sidang per mahasiswa. Data-datayang ada ditabel tersebut adalah datainformasi laporan akhir mahasiswa danjadwal ujian sidang.

e. PenerapanPenerapan adalah tahapan sistemdigabungkan dengan sistem informasiakademik yang lama. Penggabungan ini

secara tidak langsung telah berlangsungketika penambahan modul, dan modullangsung diuji. Tahap penerapan jugadilakukan penulisan coding program,kompilasi dan pengujian. Pengujian dilakukandengan metode blackbox testing. Metodemigrasi sistem yang digunakan migrasimodular, yaitu dengan langsung menjalankanmodul pendaftaran ujian sidang mahasiswa kesistem informasi akademik STIKes HangTuah Pekanbaru.Selanjutnya konfigurasi penerapan sistemdiperlukan satu unit komputer server, duaatau lebih komputer client, Local AreaNetwork (LAN) dan untuk sistem operasipada server bisa menggunakan windowsserver dan Linux Server serta perangkat lunakpendukungnya seperti aplikasi web server Ms.IIS dan Apache.Sistem operasi untuk komputer client bisamenggunakan windows xp, 7, 8, dan windowsserver, Linux Dekstop serta perangkat lunakpendukung untuk menjalankan sistemdisarankan menggunakan web browser sepertiMozilla Firefox, Internet Explorer NewVersion (8.00), dan Google Croome.

f. Peninjauan Ulang dan PerawatanTahap peninjauan ulang dan perawatan inidilakukan setelah sistem selesai dibangun danpenerapan dan berjalan sesuai harapan. Dalamoperasional sistem tentu tidak selalu barjalandengan baik, tentunya dengan perkembanganteknologi informasi sistem perlu dimodifikasidan diperbaiki sesuai kebutuhkan. Secarareguler sistem harus ditinjau sesuai perubahandan perkembangan lingkungan sistem danbisnis organisasi. Perawatan sistem dijalankanterus-menerus, baik perawatan perangkatkeras dan perangkat lunak sebagai pendukungsistem dan sampai nanti pada akhirnya sistemtersebut tidak mampu lagi memenuhikebutuhan organisasi dan harus digantidengan yang baru.

3. HASIL DAN PEMBAHASANPengguna dari sistem informasi pendaftaran

ujian sidang laporan akhir mahasiswa ini terdiridari:1. Mahasiswa

Mahasiswa sebagai pengguna (user) pertamadari sistem informasi pendaftaran ujiansidang. Mahasiswa untuk login ke sistemmenggunakan NPM/NIM sebagai pengguna(user) serta tanggal lahir sebagai password


5

default dari sistem atau password yang telahdirubah oleh mahasiswa yang bersangkutan.

2. AdministratorAdministrator terdiri dari panitia laporanakhir mahasiswa dan staff BAAK adalahpengguna (user) kedua yang bisa loginsingkatan nama program studi dan bagianmasing-masing administrator sebagai kodelogin dan 123456 sebagai password defaultdari sistem. Untuk merubah kode login danpassword, administrator melakukanpermohonan perubahan ke admin sistem.

3. DosenSebagai dosen pembimbing dan penguji baikdosen tetap maupun tidak tetap adalahpengguna (user) ketiga yang juga bisamengakses sistem termasuk sistem informasipendaftaran ujian sidang, dimana dosen bisalogin sebagai pengguna (user) menggunakanNIDN/NUPN sebagai kode login dan 123456sebagai password default dari sistem dansama dengan administrator, untuk merubahkode login dan password administratormelakukan permohonan perubahan ke adminsistem.

4. PimpinanPimpinan merupakan pengguna (user)terakhir yang terdiri dari Ketua STIKes HangTuah Pekanbaru, Wakil Ketua I, II dan IIIserta Kepala Program Studi dari masing-masing program studi, Kepala BAAK danBagian-bagian yang berhubungan denganinformasi pendaftaran ujian sidang laporanakhir. Pimpinan bisa login ke sisteminformasi akademik dengan kode login namapimpinan atau nama jabatan pimpinan dan123456 sebagai password default. Tujuanpimpinan sebagai pengguna (user) untukmengetahui informasi mahasiswa yangmelakukan pendaftaran ujian sidang dan datasingkat tentang laporan akhir (KIM/Tesis,Skripsi, KTI/TA).Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk

memberikan gambaran secara umum kepada usertentang sistem yang baru. Perancangan sistemmerupakan persiapan dari percangan terinci yangdisebut juga tahap pemecahan masalah yaitudengan menyusun suatu alur sistem, prosedursistem, masukan dan keluaran serta database.Sistem yang dibangun harus memperhatikan hasilanalisis dan juga harus memperhatikan kebutuhanpemakai. Perancangan sistem ini sangat pentingdilakukan dalam pembuatan sistem dari awalbaik untuk sistem yang baru maupunpengembangan sistem.Salah satu tahapan dari perancangan adalahAliran Sistem Informasi (ASI) ini merupakan

bagian dari analisa aliran data atau dokumen daridunia nyata yang disusun secara sistematisdengan menggunakan simbol-simbol.Aliran Sistem Informasi (ASI)merupakan bagan yang menunjukan aruspekerjaan serta keseluruhan dari sistem. Baganini menjelaskan urutan dari prosedur-proseduryang ada dalam system (Ismael, 2017).1. Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama

Berikut perancangan aliran sistem informasilama di mana menjelaskan bagaimana sistemyang sedang berjalan saat ini dalam prosespengisian form pendaftaran ujian sidanglaporan akhir.

Gambar 3. Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama2. Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Tahap berikutnya adalah perancanganAliran Sistem Informasi (ASI) baru inimenjelaskan bagaimana proses sistemyang baru berjalan denganmengoptimalisasikan peran sisteminformasi akademik STIKes Hang TuahPekanbaru.


6

Gambar 4. Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru

Proses pada gambar 4 diatas dapatdijelaskan secara singkat bahwapendaftaran ujian sidang laporan akhir inidimulai dari mahasiswa melapor ke bagianpanitia laporan akhir di program studimasing-masing dengan membawa lembarpersetujuan laporan akhir yang telahditanda tangan oleh pembimbing.Selanjutnya panitia laporan akhirmengarahkan dan memberikan panduanuntuk melakukan pendaftaran secaraonline di Sistem Informasi AkademikSTIKes Hang Tuah Pekanbaru denganlogin sebagai mahasiswa menggunakanNPM/NIM sebagai user serta tanggal lahirsebagai password default dari sistem ataupassword yang telah dirubah olehmahasiswa yang bersangkutan. Secaraotomotis mahasiswa telah terdaftar sesuaidengan program studi masing-masing.Berdasarkan aliran sistem informasi (ASI)mahasiswa melakukan pendaftaran kesistem informasi, apakah mahasiswa yangbersangkutan telah memenuhi persyaratanwajib yaitu telah mengambil matakuliahKarya Tulis Ilmiah/Tesis untukmahasiswa pasca sarjana (S2), Skripsi

untuk mahasiswa Strata 1 (S1) dan KaryaTulis Ilmiah untuk mahasiswa DiplomaTiga (D-III) dan mengisi kartu rencanastudi secara online di sistem informasiakademik. Jika mahasiswa. Jikamahasiswa yang bersangkutan tidakmemenuhi persyaratan wajib diatas, makamahasiswa tersebut belum bisa melakukanpendaftaran dan ujian sidang dan jikatelah memenuhi persyaratan, mahasiswatersebut bisa melakukan pendaftaran danujian sidang.

Gambar 5. Flowchart Pendaftaran Ujian SidangLaporan Akhir Mahasiswa

3. Diagram Konteks (Context Diagram)Membuat diagram konteks, penelititerlebih dahulu melakukan analisa datayang membutuhkan, dan selanjutnyaditentukan sumber data yang dibutuhkansistem dan tujuan informasi yangdihasilkan sistem.

Gambar 5. Konteks Diagram (Diagram Context)

4. Data Flow Diagram (DFD)Berikut dibawah ini gambaran DFD yangterdapat pada sistem informasipendaftaran ujian sidang laporan akhirmahasiswa.

1.0Sistem Informasi

Pendaftaran Ujian SidangLaporan Akhir Mahasiswa

pada Sistem InformasiAkdemik STIKes Hang

Tuah Pekanbaru

Panitia Laporan Akhir

Mahasiswa Dosen/Pimpinan

Konfirmasi Telah Mendaftar UjianSidang di Sisfo dan Persyaratan

ujian sidang

Lembar Persetujuan Pembimbing

Melakukan Pendaftaran di Sisfo danMemenuhi Persyaratan ujian sidang

Malakukan ujiansidang

ACC FormPendaftaran danPersyaratan Ujian

ACC LembarPersetujuan

UntukPendaftaranOnline Ujian

Rekomendasi (ACC)Laporan Akhir dan

Memberikan Panduan untukmendaftar ujian sidangsecara online di Sistem

Informasi Akademik,DaftarPesyaratan Ujian Sidang Jadwal

ujiansidang

Informasi Pendaftaran Ujian SidangMahasiswa,

Jadwal Ujian Sidang

S t a r t

M a s u k k a n N I M

M e le n g k a p i p e r s y a r a t a n

M e n g a m b i lM a t a k u l i a h ( K I M / T e s i s ,

S k r i p s i , K T I / T A )

T id a k M e m n u h iP e r s y a r a t a n

M e n g is i f o r m P e n d a f t a r a nU j i a n S id a n g

E n d

Y

T


7

Gambar 6. Data Flow Diagram (DFD)

5. Perancangan Basis Data (Database)Menurut Connolly Basis data merupakantempat penyimpanan data yang besar dantunggal yang dapat digunakan secarabersamaan oleh beberapa departemen atanpengguna (Agung, 2016). Basis data yangdigunakan dalam pengembangan sisteminformasi akademik pendaftaran ujiansidang ini adalah MySQL. MySQL (MyStructure Query Language) adalah sebuahperangkat lunak sistem manajemen basisdata SQL (Database Manajemen System)atau DBMS dari sekian banyak DBMS,seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL,dan lain-lain. MySQL merupakan DBMSyang multithread, multi-user yang bersifatgratis atau open source sehingga kita bisamenggunakannya secara gratis dibawahlisensi GNU General Public Licence(GPL). Pemrograman PHP juga sangatmendukung/support dengan databaseMySQL sehingga apabila kita dapatmengaplikasikan PHP & MySQL dalammembuat aplikasi website (Anhar, 2010).Ada banyak cara untuk mengorganisasiskema, atau memodelkan struktur basisdata ini yang dikenal sebagai model basisdata atau model data salah satu modelEntity Relationship Diagram (ERD). ERDdapat membantu dalam menjawabpersoalan tentang data yang diperlukandan bagaimana data tersebut salingberhubungan. Berikut perancangan ERDpada pengembangan sistem informasipendaftaran ujian sidang laporan akhirmahasiswa:

Gambar 7. ERD Pengembangan SisfoPendaftaran Ujian Sidang Laporan Akhir

Mahasiswa

Berikut tampilan input dan output daripengembangan sistem informasi akademikpendaftaran ujian sidang laporan akhirmahasiswa:a. Pembuatan Modul Pendaftaran Ujian Sidang

Laporan Akhir (KIM/Tesis, Skripsi, KTI/TA)MahasiswaPengembangan sistem informasi pendaftaranujian sidang laporan akhir (KIM/Tesis,Skripsi, KTI/TA) mahasiswa ini dimulaidengan menambahkan sub modul PendaftaranUjian Sidang pada Group Modul Mahasiswa.Sebelum penambahan sub modul tersebutpeneliti atau administrator, login sebagaisuperuser terlebih dahulu. Namaadministrator sebagai kode login dan defaultpassword sebagai password. Berikut tampilanform login superuser:

Gambar 8. Form Login Adminitrator sebagaiSuperuser

Setelah kode login dan password dimasukanklik login untuk masuk ke sistem informasiakademik akan tampil menu grup modul sertahak akses yang didapatkan oleh superuser,berikut tampilannya dibawah ini:

Konfirmasi Mahasiswa Telah MelakukanPendaftaran Ujian Sidang


ACC Lember Persetujuan

Daftar Persayaratan Ujian Sidang

Mahasiswa1.0

RekomendasiPendaftaran


Mhsw

2.0Pedaftaran

Ujian

Daftar Persyaratan Ujian Sidang

Ta

3.0Informasi

Pimpinan/Dosen

Pendaftaran Ujian Sidang di sisfo

Informasi Pendaftaran Ujian Sidangdari Mahasiswa

Jadwal Ujian Sidang Laporan Akhir

Verifikasi Data Pendaftaran Onlinemahasiswa

Daftar Mahasiswa Ujian Sidang

Konfiirmasi Ke Prodi Telah MelakukanPendaftaran Ujian Sidang dan

Persyaratan Ujian Sidang

Jadwal Ujian Sidang

Data Mahasiswa

Dosen

Data Dosen Pembimbing dan Penguji

Konsentrasi

JenisPenelitian

PekerjaanMhsw

Hidup

StatusSipil

Level


7




Mahasiswa





Konfirmasi Mahasiswa Telah MelakukanPendaftaran Ujian Sidang


ACC Lember Persetujuan

Daftar Persayaratan Ujian Sidang

Mahasiswa1.0

RekomendasiPendaftaran


Mhsw

2.0Pedaftaran

Ujian

Daftar Persyaratan Ujian Sidang

Ta

3.0Informasi

Pimpinan/Dosen

Pendaftaran Ujian Sidang di sisfo

Informasi Pendaftaran Ujian Sidangdari Mahasiswa

Jadwal Ujian Sidang Laporan Akhir

Verifikasi Data Pendaftaran Onlinemahasiswa

Daftar Mahasiswa Ujian Sidang

Konfiirmasi Ke Prodi Telah MelakukanPendaftaran Ujian Sidang dan

Persyaratan Ujian Sidang

Jadwal Ujian Sidang

Data Mahasiswa

Dosen

Data Dosen Pembimbing dan Penguji

Konsentrasi

JenisPenelitian

PekerjaanMhsw

Hidup

StatusSipil

Level MendaftarMahasiswa

PanitiaLaporanAKhir

Peminatan

#TAID

BlnThAwalStudi

TglPersetujuan

TglUjian

JudulLapAkhir

JenisPenelitian

JamMulaiRuangUjiSidang

LoginBuat

NamaAyah

HidupAyah

StatusKawin

NmSuamiIstri

Pekerjaan

TempatKerja AlamatAsal

NoHPTelp Email

MediaSosial

MhswID

#MhswID

Password

ProdiIDTahunAkd

JenisKelamin

NamaMhs

TglUjiProposal

Login

TempatLahir

TanggalLahir

Dosen

PenasehatAkademik

ProgramID

StatusMhswID

BatasStudi

Login

MembimbingdanMenguji

#NIDNKodeID

LevelID NamaDosen

MhswIDProdiID

NamaMhs

KodeIDNIDN

NamaDosen

Peminatan

LevelID

Nama

ObjekPenelitian

TempatPenelitian

TahunIDJmlKonsulLapAkhir

JamSelesai

Pembimbing

Penguji

NoAlumni

PangkatJabatan

AlamatKerja

HidupSuamiIstri

HidupIbu

NamaIbu

TabelUser

JumlahSKSSelesai

NA

NA

LoginEditTanggalBuat

TanggalEdit


7




Mahasiswa





MendaftarMahasiswa

PanitiaLaporanAKhir

Peminatan

#TAID

BlnThAwalStudi

TglPersetujuan

TglUjian

JudulLapAkhir

JenisPenelitian

JamMulaiRuangUjiSidang

LoginBuat

NamaAyah

HidupAyah

StatusKawin

NmSuamiIstri

Pekerjaan

TempatKerja AlamatAsal

NoHPTelp Email

MediaSosial

MhswID

#MhswID

Password

ProdiIDTahunAkd

JenisKelamin

NamaMhs

TglUjiProposal

Login

TempatLahir

TanggalLahir

Dosen

PenasehatAkademik

ProgramID

StatusMhswID

BatasStudi

Login

MembimbingdanMenguji

#NIDNKodeID

LevelID NamaDosen

MhswIDProdiID

NamaMhs

KodeIDNIDN

NamaDosen

Peminatan

LevelID

Nama

ObjekPenelitian

TempatPenelitian

TahunIDJmlKonsulLapAkhir

JamSelesai

Pembimbing

Penguji

NoAlumni

PangkatJabatan

AlamatKerja

HidupSuamiIstri

HidupIbu

NamaIbu

TabelUser

JumlahSKSSelesai

NA

NA

LoginEditTanggalBuat

TanggalEdit


8

Gambar 9. Form Menu Utama Administratorsebagai Superuser

Setelah superuser masuk ke sistem danmemilih group modul system kemudian pilihadmin modul dan akan tampil form modulsisfo kampus. Berikutnya untukmenambahkan sub modul pendaftaran ujiansidang pada gruop modul mahasiswa. Pilihgroup modul mahasiswa pada listbox gruopmodul, dan klik tab tambah modul sehinggatampil form gruop modul mahasiswa, laluklik tambah modul sehingga muncul tampilanform tambah sub modul, seperti gambar 2berikut:

Gambar 10. Form Tambah Sub Modul

Selanjutnya form tambah modul tersebut diisiseperti yang terlihat pada gambar 3 dengansub modul pendaftaran ujian sidang denganmemasukan nama sub modul, script dan leveldari sub modul dengan menceklis daftar leveluser, selanjtnya klik simpan untukmenyimpan sub modul pendaftaran ujiansiding dan hasilnya akan terlihat pada Gruopmodul mahasiswa setelah ditambahkan submodul pendaftaran ujian sidang sepertitampilan berikut:

Gambar 11. Tampilan Sub Modul PendaftaranUjian Sidang pada Group Mahasiswa

b. Pengoperasian dan Implementasi SistemInformasi Pendaftaran Ujian Sidang Laporan

Akhir (KIM/Tesis, Skripsi, KTI/TA)Mahasiswa1. Form Menu User pada Sistem Informasi

AkademikForm menu pengguna (user) adalahpilihan login user untuk masuk ke SistemInformasi Akademik yang dirancangdengan 16 gruop user. Berikut tampilanform menu user:

Gambar 12. Form Menu User pada SistemInformasi Akademik

Dari form menu user di atas dapatdijelaskan bahwa pengguna (user) yangbisa masuk dan mengakses sisteminformasi pendaftaran ujian sidanglaporan akhir (KIM/Tesis, Skripsi,KTI/TA) mahasiswa hanya adminitrator,mahasiswa, dosen dan pimpinan yangterdiri Ketua Program Studi, Ka. BAAK,dan Ketua (Rektor).

2. Form Login Masing-masing Pengguna(User)

Gambar 13. Form Login Administrator


8














8














9

Gambar 14. Form Login Mahasiswa

Gambar 15. Form Login Dosen

Gambar 16. Form Login Salah Satu Pimpinan

3. Pengisian Form Pendaftaran Ujian SidangOleh MahasiswaSebelum mengisi form pendaftaran ujian

sidang terlebih dahulu mahasiswa loginmenggunakan NIM sebagai kode logindan tanggal lahir atau password default123456 sebagai password (Gambar 6).Setelah masuk akan tampil form menuutama mahasiswa berikut:

Gambar 17. Form Menu Utama Mahasiswa

Selanjutnya mahasiswa klik menumahasiswa dan memilih sub menuPendaftaran Ujian Sidang, dan tampilform (Gambar 11). Setelah mahasiswa

memilih sub group modul pendaftaran ujiansidang akan tampil form verifikasi persyaratandan pengisian form pendaftaran ujian sidang telah

mengambil matakuliah KIM/Tesis untukmahasiswa pasca sarjana (S2), skripsi untukmahasiswa S1 dan KTI/TA untuk mahasiswaDiploma Tiga (D-III) yaitu dengan memasukanNIM mahasiswa untuk diproses apakah telahmengambil matakuliah tersebut diatas. Berikuttampilan form verifikasi persyaratan;

Gambar 18. Form Mahasiswa untukVerifikasi Persyaratan Pendaftaran Ujian

Sidang

Jika mahasiswa belum mengambilmatakuliah laporan akhir (KIM/Tesis,Skripsi, KTI/TA) maka proses verifikasipersyaratan gagal dan akan tampil formdan pesan berikut:

Gambar 19. Form Hasil Verifikasi PersyaratanPendaftaran Ujian Sidang Gagal dan Belum

Mengambil Matakuliah Laporan Akhir

Jika mahasiswa sudah mengambilmatakuliah laporan akhir (KIM/Tesis,Skripsi, KTI/TA) maka proses verifikasipersyaratan sukses dan mahasiswa bisalangsung mengisi form pendaftarandengan mengklik tulisan “PendaftaranUjian Sidang” seperti tampilan padagambar 20. Setelah diklik akan tampilform berikut ini:


9











Sidang






9











Sidang






10

Gambar 20. Form Pengisian Form PendaftaranUjian Sidang

Setelah mahasiswa mengisi formpendaftaran ujian sidang secara lengkapselanjutnya klik tombol simpan untukmenyimpan data dan melihat tabelinformasi pendaftaran ujian sidang.Selanjutnya mahasiswa menginputkanDosen Penguji II terlebih dahulu denganmengklik tombol edit dosen penguji padakolom penguji. Setelah memilih dosenpenguji pada listbox tambah dosen pengujiklik tombol tambahkan dosen berikuttampilan form-nya:

Gambar 14. Form Hasil Tambah DosenPenguji II

Setelah mahasiswa menambahkan dosenpenguji II, klik tombol Kembali ke DataMhsw untuk melihat kembali tabel

informasi pendaftaran ujian sidang.Kemudian mahasiswa harus menetapkantanggal ujian sidang dan menginputkandosen Penguji I (Utama). Berikut formtampilan menetapkan tanggal ujian dantambah dosen penguji I:

Gambar 15. Form Menetapkan Tanggal Ujiandan Tambah Dosen Penguji I (Utama)

Setelah mahasiswa menetapkan tanggalujian dan dosen punguji I, klik simpanuntuk kembali ke tabel informasipendaftaran ujian sidang. Langkahberikutnya jika ada mahasiswa yangmempunyai pembimbing pendampingdalam menyusun skripsi, maka untukmenambahkan klik tombol edit yang adadikolom pembimbing/penguji. Setelahmahasiswa memilih dosen pembimbingpendamping pada listbox Tambah DosenPembimbing dan klik Tambahkan Dosendan hasilnya pada tampilan form berikut:

Gambar 16. Form Hasil Menambahkan DosenPembimbing Pendamping

Kemudian mahasiswa klik tombolKembali ke data mahasiawa untuk melihathasilnya pada tabel informasi pendaftaranujian sidang. Berikut tampilan akhir formtabel informasi pendaftaran dan tanggalujian sidang yang telah ditentukan olehmahasiswa sendiri.


10











10











11

Gambar 17. Form dan Tabel InformasiPendaftaran Ujian Sidang Setelah DitetapkanPenguji I, Penguji II dan Tanggal Ujian Oleh

Mahasiswa

Untuk perubahan data/edit datamahasiswa, terlebih dahulu mahasiswakonfirmasi ke administrator untukmengatasi pengguna yang tidakbertanggung jawab dalam merubah data.Adaministrator akan memberikan arahandalam perubahan data. Perubahan datadapat dilakukan dengan mengklik tulisantahun pada kolom tahun akan munculform berikut:

Gambar 18. Form Pesan untuk Perubahan DataBerdasarkan form pesan diatas yangdigunakan untuk merubah data, jikamahasiswa ingin merubah data mahasiswatinggal menggeserkan form tersebutkebawah dan jika mahasiswa langsungmengklik tulisan tahun atau tanpakonfirmasi ke administrator akan tampilform berikut:

Gambar 19. Form Pesan Fatal Error

Selanjutnya mahasiswa mengkonfirmasike bagian panitia laporan akhir bahwatelah mendaftar untuk mendapatkan jamujian dan ruang ujian. Bagian panitialaporan akhir mengkonfirmasi denganmasuk menggunakan login administrator.Bagian panitia laporan akhirmenggunakan kode login prodi masing-masing untuk verifikasi pendaftaran ujian

sidang oleh mahasiswa dan aka tampilmenu utama administrator Dari formmenu administrator bagian panitia laporanakhir bisa membuka memilih menumahasiswa kemudian sub menupendaftaran ujian sidang untuk konfirmasihasil pendaftaran oleh mahasiswa makaakan tampil form tabel informasipendaftaran. Selanjutnya bagian panitialaporan mengedit untuk menginputkanjam ujian dan ruang ujian denganmengklik tahun pada kolom tahun,langkah berikutnya untuk menyimpan datadengan mengklik tombol Simpan, danakan tampil kembali tabel form informasipendaftaran yang mana jam dan ruangujian sudah ditentukan, berikut tampilanform-nya:

Gambar 20. Form Tabel Informasi PendaftaranUjian Sidang yang Verifikasi Adminitrator

Bagian Panitia Laporan Akhir

4. KESIMPULANBerdasarkan hasil penelitian dan pembahasan,

maka didapatkan kesimpulan yang dapat diambildari penelitian ini, bahwa pengembangan SistemInformasi Akademik untuk Pendaftaran UjianSidang Laporan Akhir (KIM/Tesis, Skripsi,KTI/TA) Mahasiswa STIKes Hang TuahPekanbaru berhasil dibangun dan kembangkan.Form pendaftaran ujian sidang ini bisa diaksessecara online oleh mahasiswa dan sistem mampumengelola data laporan akhir, menyimpan,merubah, dan membatalkan penginputan data.

Pengembangan Sistem Informasi AkademikSTIKes Hang Tuah Pekanbaru denganpenambahan modul pendaftaran ujian sidangmemudahkan bagian pihak akademik/panitialaporan akhir dalam dokumentasi formpendaftaran ujian sidang laporan akhir(KIM/Tesis, Skripsi, dan KTI/TA) mahasiswa.

Form pendaftaran ujian sidang ini juga sudahmenyediakan tabel form informasi tentang datalaporan akhir (KIM/Tesis, Skripsi, dan KTI/TA),informasi tanggal, jam dan ruang ujian bisadiperoleh oleh pimpinan, dosen pembimbing danpenguji laporan akhir serta pengguna (user) lain


11


Mahasiswa













11


Mahasiswa













12

yang mempunyai hak akses terhadap sisteminformasi pendaftaran ujian sidang laporan akhir.

5. REFERENSI

Aditama, R. (2013). Sistem Informasi AkademikBebasis WEB dengan PHP. Yogyakarta:Lokomedia.

Agung, H. (2016). Perancangan Database untukAplikasi Sistem Kemahasiswaan padaMobile. Jurnal Teknologi Informasi, V.12No.1, 15–23.

Anhar. (2010). Panduan Menguasai PHP danMySQL secara Otodidak. Jakarta:MediaKita.

Ismael. (2017). Rancang Bangun SistemInformasi Penyaluran Semen Padang untukDaerah Bengkulu Selatan di CV. MutiaBersaudara. Jurnal Edik Informatika, V3.i2,147–156.https://doi.org/10.22202/jei.2017.v3i2.1569

Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi(Edisi Revi). Yogyakarta: Andi.

Kadir, A., & Triwahyuni, T. C. (2013).Pengantar Teknologi Informasi (EdisiRevi). Yogyakarta: Andi.

Sarosa, S. (2017). Metodologi PengembanganSistem Informasi. Jakarta: Indeks.

Sukamto, R. A., & Shalahuddin, M. (2013).Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur danBerorientasi Objek. Bandung: Informatika.

pengembangan sistem informasi akademik untuk …

Documents