proposal kp
DESCRIPTION
okTRANSCRIPT
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Tuhan yang Maha Esa, karena berkat
rahmat-Nya saya bisa menyelesaikan Laporan yang : “Rancang Bangun Sistem
Informasi Data Kepegawaian Di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka
Raya”. Proposal ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Kerja Praktek
Atas terselesaikannya laporan ini, saya selaku penyusun mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Dosen Koordinator matakuliah Kerja Praktek Ibu Licantik,
S.Kom.,M.Kom
2. Orangtua saya yang telah memberikan saya semangat dan motivasi.
3. Seluruh teman - teman yang telah membantu dalam pembuatan
laporan ini.
4. Serta kepadaa pihak kantor Badan Kepegawaian Daerah yang mengizinkan
saya untuk melakukan penelitian di tempatnya.
Saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
sehingga proposal ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Proposal ini masih
jauh dari kata sempurna. oleh karena itu,saya berharap proposal ini dapat
diterima oleh pihak koordinator ibu Licantik,S.Kom.,M.Kom Semoga proposal
ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan
wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua khususnya bagi
semua mahasiswa jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas
Palangka Raya.
Palangka Raya, 14 Sebtember 2015
Andi Hartono
i
ABSTRAK
Dalam rangka meningkatkan penertiban administrasi kepegawaian
khususnya pencatatan kehadiran/presensi pegawai negeri sipil (PNS) di
lingkungan Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Palangka Raya Tahun 2015
perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Presensi Elektonik yang mudah,
cepat dan akurat melalui teknologi informasi. Desain penelitian ini adalah
deskriptif dengan pendekatan kasus pada BKD Kota Palangka Raya, metode
pengumpulan data yang digunakan adalah data primer dan sekunder, metode
pendekatan menggunakan terstruktur, metode pengembangan sistem yang
digunakan yaitu SDLC (System Development Life Cycles). Alat Bantu analisis
system yang digunakan yaitu Flow of Document, Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD). Perangkat lunak yang
digunakan untuk membuatan perancangan sistem informasi ini yaitu Borland
Delphi 7 dan menggunakan database MySQL 5.Sistem informasi dibuat agar
dapat mempermudah dalam pengolahan data presensi pegawai di mulai
absensi/presensi pegawai dapat dengan cepat dan akurat dalam pengolahan
laporan / rekap presensi PNS karena semua data telah tersimpan dalam bentuk
Database, serta menghasilkan informasi yang diharapkan.
Kata Kunci : Sistem, Informasi, Presensi Elektronik Pegawai ,DFD ,ERD.
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..........................................................................................
KATA PENGANTAR ....................................................................................... i
ABSTRAK .........................................................................................................ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................iii
DAFTAR TABEL ..............................................................................................iv
DAFTAR GAMBAR .........................................................................................v
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .............................................................................1
1.2. Rumusan Masalah .........................................................................2
1.3. Ruang Lingkup ..............................................................................2
1.4. Tujuan dan Manfaat ......................................................................3
1.4.1.Tujuan Penelitian .................................................................3
1.4.2.Manfaat Penelitian ...............................................................4
1.5. Metodologi ....................................................................................4
1.5.1.Lokasi Penelitian..................................................................4
1.5.2.Alat dan Bahan.....................................................................4
1.5.3.Metodologi Pelaksana ..........................................................4
1.5.4.Metodologi Penelitian...........................................................5
1.6. Sistematika Penulisan ....................................................................6
1.7. Jadwal Kegiatan ............................................................................7
iii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Kerja Praktek .....................................................7
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Diagram Alur Metode Waterfall ....................................................6
v
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pelayanan merupakan suatu usaha yang dilakukan kelompok atau seseorang
atau birokrasi untuk memberikan bantuan dan kemudahan kepada masyarakat dalam
rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam Kamus Besar Indonesia dijelaskan
pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain. Sedangkan melayani adalah
membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Kep. MenPan No.
81/93 menyatakan bahwa pelayanan adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan
oleh pemerintah pusat/daerah, BUMN/BUMD, dalam rangka pemenuhan kebutuhan
masyarakat, dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan adanya
pelayanan, maka segala kegiatan akan berjalan dengan baik dan lancar.Pelayanan
dapat memberikan informasi yang akurat sehingga tidak ada kesimpangsiuran
dalam informasi yang disampaikan. Jika tidak ada pelayanan maka kegiatan yang
berjalan didalam suatu organisasi, badan atau instansi tidak akan berjalan dengan
baik dan lancar dalam penyampaian informasi.
Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya adalah instansi BKD
yang ada di daerah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada kepala BKD, yang mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas
pokok dan fungsi BKD di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian
daerah palangka raya.
Dengan pesatnya perkembangan teknologi di berbagai macam aspek
kehidupan, kegiatan sehari-hari kita mungkin tidak lepas dari suatu alat elektronik
yang bernama Komputer. Komputer merupakan suatu alat elektronik yang salah
satu manfaatnya adalah untuk mengolah ataupun menyimpan data dalam kapasitas
yang lebih besar serta memiliki tingkat ketelitian yang lebih baik di banding cara
manual. Ketika kita mengolah data terus kita membutuhkan data tersebut, kita
tidak perlu lagi repot-repot mencari dalam lembaran atau bahkan tumpukan kertas
dokumen. Berkembangnya teknologi komputer saat ini tidak hanya pada bagian
perangkat keras (Hardware) saja, tetapi juga diikuti dengan perkembangan
perangkat lunaknya (Software).
1
Penerapan teknologi komputer di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka
Raya belum sepenuhnya diterapkan di seluruh bidang, contohnya pada Bidang
Status Kepegawaian dan Pensiun yang dalam pengolahan datanya masih bersifat
manual atau belum terkomputerisasi, sehingga mengakibatkan lambatnya proses
Penetapan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil (PNS). Kemungkinan
adanya informasi yang dihasilkan tidak akurat pun akan semakin besar karena
pegawai negeri sipil yang dilayani oleh Kantor Badan Kepegawaian Daerah
Palangka Raya ini tersebar di wilayah Jawa Barat dan Banten. Padahal untuk
menyajikan suatu informasi diperlukan kecepatan, kelengkapan, dan ketepatan
yang mana hal tersebut sangat berpengaruh bagi kepala dalam mengambil
keputusan.
Dengan pertimbangan itu pula penulis mencoba melakukan penelitian di
Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palngka Raya. Khususnya pada Bidang
Status Kepegawaian dan Pensiun, mengenai Sistem Penetapan Surat Keputusan
Pensiun Pegawai Negeri Sipil, yang mana akan dijadikan sebagai bahan laporan
untuk kerja praktek dengan judul :“RANCANG BANGUN SISTEM
INFORMASI DATA KEPEGAWAIAN DI KANTOR BADAN
KEPEGAWAIAN DAERAH PALANGKA RAYA”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka perumusan masalah adalah sebagai berikut:
1. Bagaiman cara membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Data
Kepegawaian Di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya.
1.3. Ruang Lingkup
1. Pembuatan program ini dengan menggunakan aplikasi Broland Delphi 7.
2. Sistem ini akan menghasilkan Data Kepegawaian Daerah yang mana data
tersebut dalam bentuk siap cetak.
3. Pengguna aplikasi :
Admin : Bertugas mengelola data kepegawai daerah, laporan Data
kepegawaian daerah, Status Kepegawaian dan Pensiun, mengenai
Sistem Penetapan Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil.
2
Fitur Utama :
1. Login
Dimana dalam menu ini di buat untuk menjaga data yang bersifat
privasi yakni data kepegawaian daerah dari orang lain.
2. Kelola
Menu ini berfungsi untuk mengubah atau edit sesuai keinginan
perusahaan, dimana dalam menu ini terdapat tiga menu pilihan yang
akan di kelola oleh pengguna yakni :
1. Kelola Admin
2. Kelola Data Pegawai
3. Kelola Setatus Kepegawaian dan Pansiun
3. Laporan
Menu ini berfungsi memcetak hasil transaksi pembelian dan
penjualan barang diDistro Line Clothing menu ini meliputi Tiga
menu Laporan yaitu :
1. Daftar Kepegawaian Daerah
2. Status Kepegawaian Daerah
3. Laporan Pansuin
4. Logout
Menu ini berfungsi untuk keluar dari sistem program jika tidak di
pergunakan lagi.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yaitu untuk merancang Sistem Informasi
Pelayanan Kepegawaian di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka
Raya, proses pendistribusian dokumen atau berkas agar lebih cepat
diterima oleh pihak – pihak yang membutuhkan, sistem penyimpanan
data terutama Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) pegawai
negeri sipil yang mencapai batas usia pensiun dapat terintegrasi secara
database dan kemungkinan penduplikasian data (NIP) dapat dihilangkan.
3
1.4.2. Maafaat Penelitian
Maksud penelitian ini dilaksanakan salah satunya yaitu untuk
membangu Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian di Kantor Badan
Kepegawaian Derah Palngka Raya, guna membantu mengatasi
permasalahan yang ada.
1.5. METODOLOGI
1.5.1. Lokasi Penelitian
“Rancang Bangun Sistem Informasi Data Kepegawaian Di Kantor
Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya” yang mengambil lokasi
di kantor Badan Kepegawaian Daerah jalan.Willem As No.11
Telp.0536323417 Fax05363235428 Palangka Raya.
1.5.2. Alat dan Bahan
Hardware : 1 unit laptop TOSHIBA Satellite C800 Series dengan
spesifikasi :
a. Processor : Intel Pentium
b. RAM 2 GB DDR3
c. OS : Windows 7, 14”WXGA LED
d. Printer
Software :
a. Broland Delphi 7b. ODBCc. Wamp Server
1.5.3. Metodologi Pelaksana
Metode pelaksanaan penelitian yang digunakan dalam pembuatan
Program Kerja Praktek ini yang saya gunakan adalah sebagai berikut :
a. Observasi : metode ini dilakukan langsung ke Kantor Badan
Kepegawaian Daerah Palangka Raya guna mendapatkan,
mengumpulkan data akurat tentang instansi tersebut.
b. Study kepustakaan : Dalam penulisan ini, data-data yang
diperlukan didapat dari buku-buku maupun melalui media Internet.
4
1.5.4. Metodologi Penelitian
Metodologi pelaksanaan yang digunakan dalam pembuatan
Program “Rancang Bangun Sistem Informasi Data Kepegawaian Di
Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya” adalah
menggunakan metode pengembangan waterfall, metode
pengembangan waterfall adalah metode pengembangan yang
meliputi beberapa bagian yaitu:
1. Analisis
Pada bagian ini berisi rancangan dasar program yang akan dibuat
sesuai dengan sasaran . Kemudian dari sistem lama dibuat
rekomendasi sistem baru. Pada tahap analisis ini juga dilakukan
pembuatan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship
Diagram (ERD) sebagai rancangan software yang akan dibuat.
2. Desain
Pada tahapan ini desain yang akan di gunakan, yaitu : Desain
interface aplikasi ini di buat sesuaikan dengan pengguna
3. Coding
Desain yang telah dibuat akan diubah ke dalam bentuk yang dapat
dimengerti oleh sistem komputer, yaitu ke dalam bahasa
pemrograman melalui proses coding, menggunakan Delphi Tahap
ini merupakan implementasi dari tahap desain yang secara teknis
akan dikerjakan oleh programmer.
4. Testing ( Pengujian Program )
Dalam melakukan proses coding juga dilakukan proses testing
untuk menguji dan melihat kesalahan yang ada pada program
maupun fungsi dari sistem , testing yang digunakan yaitu
menggunakan blackbox.
5. Operator ( Pengguna Program )
Mengoperasikan program dilingkungan masyarakat, sesuai dengan
kebutuhan user dan melakukan maintenance.
5
Gambar 1.1 Diagram Alur Metodologi Waterfall
Sumber : Sommerville,2011;30
1.6. SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika dalam penulisan Laporan Akhir Kerja Praktek ini adalah sebagai
berikut :
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas mengenai latar belakang, rumusan masalah,
ruang lingkup, tujuan, manfaat penulisan, metodologi
penelitian dan sistematika penulisan yang digunakan penulis.
2. BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan berisi teori-teori pendukung dalam
pembuatan program ini, selain itu pada bab ini akan berisi
materi-materi mengenai program-program pendukung yang
akan digunakan dalam pembuatan program ini.
3. BAB III ANALISIS DAN DESAIN PROGRAM
Pada bab ini akan berisi tentang analisa masalah yang terjadi
pada system yang lama atau yang akan dibuatkan system baru,
selain itu pada bab ini kan berisi rancangan system baru yang
akan dibuat.
4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Pada bab ini akan menguraikan tentang system baru yang telah
dibuat sesuai dengan analisis dan desain program yang telah
dibuat di bab sebelumnya
6
5. BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang menjawab dari rumusan
masalah dan saran yang nantinya berguna apabila dilain waktu
ingin mengembangkan perangkat lunak yang telah dibuat untuk
Kerja Praktek ini.
6. DAFTAR PUSTAKA
Merupakan semacam rujukan seorang penulis dalam menyusun
karyanya. Daftar pustaka dapat kita temukan di makalah,
laporan penelitian, skripsi maupun essay. Daftar pustaka
penting perananya dalam sebuah karya tulis. Sebuah karya tulis
besar yang tidak memiliki daftar pustaka bisa saja diragukan
kebenarannya.
1.7. JADWAL KEGIATAN
Jadwal kegiatan penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan
penyusunan laporan. Untuk itu dibuat rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan
kegiatan tersebut.
Tabel 1.1. Jadwal Pelaksanaan.
Kegiatan
Sebtember Oktober Nopember Desember
Minggu Minggu Minggu Minggu
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
Analisis
Desain
Penulisan
program
Testing
Penerapan
Program
Laporan
Seminar KP
7
8
9
1.4 Kegunaan PenelitianKegunaan penelitian menjelaskan manfaat yang diperoleh dari hasilpenelitian dan siapa saja yang akan mendapatkan manfaat penelitian tersebut.1.4.1 Kegunaan PraktisKegunaan praktis terutama bagi Kantor Regional III Badan KepegawaianNegara Bandung, salah satunya adalah sebagai bahan pertimbangan diterapkannyaSistem Informasi Pelayanan Kepegawaian dalam upaya mencari jalan keluaruntuk mengatasi masalah pada sistem Penetapan Surat Keputusan PensiunPegawai Negeri Sipil yang masih belum terkomputerisasi.1.4.2 Kegunaan AkademisKegunaan akademis penelitian ini khususnya bagi penulis adalah untukpenyusunan skripsi, sekaligus merupakan syarat kelulusan Program Studi SistemInformasi Jenjang Sarjana Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer UniversitasKomputer Indonesia, serta berguna untuk meperluas atau menambah wawasanpengetahuan baik teori maupun praktek.6Sedangkan umumnya bagi peneliti lain adalah sebagai bahan acuan yangsedang atau akan mengambil skripsi atau tugas akhir dalam kajian yang sama,sekaligus sebagai referensi dalam penulisan.1.5 Batasan MasalahPermasalahan yang ada di Kantor Regional III Badan Kepegawaian NegaraBandung ini sangat luas, maka diperlukan batasan masalah agar penelitian yang
10
dilakukan tidak berubah arah dari tujuan yang telah ditetapkan. Batasan masalahtersebut yaitu :a. Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian dibangun denganmenggunakan bahasa pemrograman Delphi 7 sebagai program aplikasiantar muka, MySQL Server sebagai program aplikasi database-nya, danjaringan komputer berbasis Client Server.b. Sistem Informasi yang dibangun hanya dapat berfungsi pada BidangStatus Kepegawaian dan Pensiun, selain bidang tersebut tidak bisa.c. Proses pendistribusian dokumen atau berkas, hanya mencakup sekitarlingkungan Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara Bandung.d. Pelayanan kepegawaian yang penulis bahas hanya meliputi pensiun,jelasnya lagi pensiun bagi PNS Non pengabdian dan pensiun bagi PNSdengan Kenaikan Pangkat (KP) pengabdian, selain daripada itu tidakdibahas.e. PNS yang dibahas pada penelitian ini, hanya PNS yang berada diwilayah kabupaten Bandung.71.6 Lokasi dan Waktu PenelitianPenelitian ini dilakukan di Kantor Regional III Badan Kepegawaian Negara,yang berlokasi di Jln. Surapati No. 10 Bandung.
Kantor Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya adalah instansi BKD
yang ada di daerah, yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung
kepada kepala BKD yang mempunyai tugas menyelenggarakan sebagian tugas
pokok dan fungsi BKD di bidang administrasi dan manajemen kepegawaian.
Berdasarkan pemantauan dan pembahasan yang telah penulis laksanakan melalui
penelitian, penulis melihat bahwa pengaplikasian Sistem Informasi di Kantor
Badan Kepegawaian Daerah Palangka Raya belum sepenuhnya diterapkan
disemua bidang, terutama pada sistem Penetapan Surat Keputusan Pensiun
Pegawai Negeri Sipil masih dikelola secara manual atau belum terkomputerisasi
yang menyebabkan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam proses Penetapan
Surat Keputusan Pensiun Pegawai Negeri Sipil, sehingga perlu ada suatu Sistem
11
Informasi yang dapat membantu mengolah data tersebut. Berikut ini rincian
mengenai masalah yang terjadi antara lain :
a. Pada pembuatan konsep Surat Keputusan (SK) Pensiun sering terjadi
penumpukan data, dikarenakan belum adanya program yang mengolah data
tersebut.
b. Proses pendistribusian dokumen atau berkas kurang efektif, oleh karena cara
yang digunakan dalam proses pendistribusian dokumen tersebut masih
bersifat manual yaitu dengan cara antar langsung kepada pihakpihak yang
membutuhkan.
c. Masih ditemukannya penggandaan NIP (Nomor Induk Pegawai) antara
Pegawai Negeri Sipil yang belum pensiun dengan Pegawai Negeri Sipil
yang sudah pensiun dikarenakan sistem penyimpanan data (berkas) belum
terintegrasi secara database, yang tidak menjamin mengenai keamanan data
tersebut yang menyebabkan rentan terhadap penduplikasian atau
penggandaan.
d. Untuk mengetahui Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP)
Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun hanya bisa
dilakukan melalui berkas-berkas, sehingga hal tersebut dirasa tidak efektif
dan efisien.
Berdasarkan beberapa identifikasi masalah yang telah dijelaskan di atas
maka dapat dirumuskan masalah, di antaranya :
a. Sistem Informasi yang bagaimana, yang dapat membantu membuat konsep
SK pensiun agar lebih efektif dan efisien.
b. Sistem Informasi yang bagaimana, yang memudahkan pencarian data
Pegawai Negeri Sipil yang akan pensiun maupun sudah pensiun.
c. Sistem Informasi yang bagaimana, yang dapat menjamin keamanan data.
12