progra kerja tata usaha pinal
DESCRIPTION
DRAF PROGRAM KERJA TATA USAHA SEKOLAH MENENGAH,TRANSCRIPT
PROGRA KERJA TATA USAHA
TAHUN PELAJARAN 2011-2012
Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan
Tahun Pelajaran 20….. - 20……
Disusun oleh:
………………………………………………. Kepala Urusan Tata Usaha
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
…………………………………. Alamat : ......................................................................................................
PROGRA KERJA TATA USAHA
TAHUN PELAJARAN 2011-2012
Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan
Tahun Pelajaran 2012 - 2013
Disusun oleh:
NANDANG SUKMARA, S.Pd Kepala Urusan Tata Usaha
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMP NEGERI 1 SOREANG Alamat : Jl. Ciloa No. 3, Soreang-Kab. Bandung. Tlp. 022 5891041 Kode Pos 40912
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Illahi Rabi, atas berkat dan rahmat-Nya Penyusun program
Kerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 dapat kami selesaikan meskipun dalam penyajiannya jauh
dari sempurna.
Dengan program kerja ini diharapkan kegiatan Tata Usaha dapat dilaksanakan dengan lebih terarah dan
sistematis. Sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efesien mungkin, sehingga tidak
terjadi pemborosan waktu, tenaga, materi, biaya. tepat sasaran karena memiliki program.
Adapun kegiatan yang tercakup dalam Program ini meliputi usaha penataan dan penertiban dalam
bidang administrasi Kepegawaian, Kesiswaan, Keuangan, , Sarana prasarana, Surat-menyurat,
Perpustakaan, Kebersihan, Keamanan dan hubungan masyarakat.
Namun keberhasilan program ini sangat tergantung, sejauhmana komitemen koordinator Pelaksana
(Kepala sekolah) dan semua pihak mengapresiasi peraturan dan mekanisme yang ada. Apa artinya
sebuah program kalau masing-masing pihak yang terkait dalam sekolah tidak memiliki keinginan
menciptakan pendidikan yang penyelenggaraan dan pengelolaanya proposional (sesuai dengan
mekanisme dan Peraturan), professional (Sesuai dengan kompetensi yang sudah di rumuskan dalam
standarisasi ) dan terprogram. Sehingga terdapat hubungan yang harmonis antara semua unsur yang
ada bersinergi dan masing masing bertanggung jawab pada tugas dan fungsinya.
Akhirnya kepada Allah juga kita memohon taufik dan hidayah-Nya sehingga kerja kita sesuai dengan
rencana dan berhasil.
Mengetahui, Kepala SMP Negeri 1 Soreang Drs. H. Karso Arief Darsono. NIP.
Bandung, Juli 2012 Kepala Urusan Tata Usaha SMP Negeri …………………… ………………………………………… NIP. …………………………………
DAFTAR ISI
Hal
Kata Pengantar
Daftar isi
BAB I Pendahuluan
A. Pengertian dan Latar Belakang
B. Dasar (Landasan Hukum)
C. Maksud dan Tujuan
D. Ruang Lingkup
E. Sistematika Penulisan
BAB II Keadaan Sekolah
a. Keadaan Siswa b. Keadaan Pegawai c. Keadaan Guru Mata Pelajaran d. Keuangan e. Perlengkapan f. Perpustakaan g. Laboratorium
BAB III Gambaran Organisasi
A. Visi dan Misi
B. Organisasi
C. Pembagian dan Rincian Tugas
D. Analisa jabatan
E. Keadaan Sekolah
F. Evaluasi
BAB IV Program Kerja Tahun Pelajaran 2011-2012
A. Skala Prioritas dalam Program
B. Matrik Kegiatan
BAB V Pembiayaan
BAB VI Penutup
B A B I
PENDAHULUAN
A. Pengertian dan Latar Belakang
Tata Usaha sebagai tenaga kependidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menentukan keberhasilan pendidikan di sekolah, bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan,
pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk menwujudkan proses pendidikan.
Tanggung jawab Kepala Sekolah dari tahun ke tahun terus meningkat dalam penyelenggaraan
kegiatan sekolah, Kegiatan tersebut menuntut pelayanan administrasi yang prima dari bagian Tata
Usaha yang menjadi penunjang/pendukung dalam penyelenggaraan dan pengelolaa pendidikan.
Oleh karena itu diperlukan suatu program kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja pengelolaan
dan pelayanan administrasi sebagaimana tersebut diatas.
Program Kerja Tata Usaha merupakan suatu rencana kerja operasional di kantor Tata Usaha disusun
serasi dan searah dengan fungsi dan tujuan pendidikan yaitu mendukung usaha mengembangkan
kemampuan dan membentuk watak bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan
kehidupan bangsa, serta mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik
secara aktif dapat mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan,
pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan
dirinya, masyarakat, bangsa dan Negara, (UURI NO.20 tahun 2003).
Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan meliputi, menghimpun data,
mencatat data, mengolah data, menyajikan data, melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan
pembuatan kebijakan internal maupun ekternal sekolah. Adapun ruanglikupnya meliputi bidang
Kepegawaian, Keuangan, Kesiswaan, Sarana prasarana, Perpustakaan, Laboratorium, kebersihan,
dan keamanan. Untuk melasanakan tugas tersebut perlu Program kerja, pembagian tugas, Uraian
Tugas, Kejelasan tugas dan wewenang, time scadul, agenda kerja, standar operasional prosedur
(SOP), dan untuk honorer perlu SK yang menetapkan bahwa pelaksana tersebut dalam kegiatan
tahun berjalan berstatus tenaga honores.
Dalam pengembangan ketatausahaan diperlukan kerja sama. Usaha kerja sama yang dimaksud
adalah usaha dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dari setiap individu yang ada dalam
lingkungan Tata Usaha yang bekerja sama melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan.
Tata Usaha atau disebut juga Tata Laksana dan dalam sebutan sehari-hari dinamakan administrasi,
sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi dalam arti luas adalah suatu
mekanisme yang dapat lebih memperlancar dan lebih meningkatkan efektifitas dan efesiens proses
administrasi dengan menyediakan segala data yang diperlukan untuk meningkatkan administrasi
berjalan dengan baik.
Proses administrasi ada empat, sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning), jika kita merencanakan apa yang akan dilaksanakan dan bagaimana
akan melaksanakannya (What, Why, Where, Who, Whom, dan How).
2. Organisasi (Organization), pada waktu kita membagi-bagi jenis pekerjaan dan tanggung jawab
supaya semua pekerjaan dapat dilaksanakan terarah dan efesien.
3. Pengarahan (Directing), penyusunan petunjuk pelaksanaan yang jelas dan konrit sehingga
pelaksanaan bahan yang harus dikerjakan, bagaimana dan bilamana mengerjakannya.
4. Pengawasan (Controlling), Penilaian apakah yang telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang
telah direncanakan dan ditetapkan.
Dalam setiap tahap proses administrasi dan kegiatan dasar yang harus dikerjakan yaitu:
1. Pengambilan Keputusan (Decision Making) yang merupakan kegiatan yang mendahului
pengambilan keputusan.
2. Pemecahan Masalah (Problem Solving) yang merupakan kegiatan yang mendahului pengambilan
keputusan
3. Hubungan antar manusia (Human Relation), dalam pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan, selalu ada usaha untuk saling memperngaruhi, saling member inovasi antara sesama
anggota dan ini memerlukan hubungan antara individu, hubungan antar manusia.
4. Komunikasi (Comunication), penyampaian suatu berita atau informasi kepada pihak yang
memerlukannya, tanpa ada komunikasi tidak akan mungkin ada pemecahan masalah dan tidak
akan dapat diambil suatu keputusan.
B. Dasar (Landasan Hukum)
Adapun yang menjadi dasar (Landasan Hukum) program kerja tahunan Tata Usaha Tahun
Pelajaran 2012-2013 adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang
diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
2. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil,
yang kemudian diperbaharui oleh PP No. 53 tahun 2010 untuk pelaksanaannya dikeluarkan
Perka BKN No. 21 tahun 2010.
3. Peraturan Pemerintah No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil.
4. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah No. 262/C/Kep/R.1992
Tanggal 27 Juli 1992 Tentang Pedoman Pembukuan Sarana Pendidikan bagi sekolah di
lingkungan Pembinaan Dirjen Dikmen.
5. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Pendidikan Nasional.
6. Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan
Pendidikan
7. Permendiknas No 19 tahun 2007 Tentang Penyelenggaraaan dan Pengelolaan Pendidikan
8. Perda No 26 tahun tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan
9. Permendiknas No. 24 Tahun 2008
10. Kalender Pendidikan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung.
C. Maksud dan Tujuan
1. Program kerja dapat dijadikan pedoman kegiatan Tata Usaha dalam mengerjakan
administrasi sekolah sesuai dengan kondisi itu sendiri.
2. Kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur, terarah dan sistematis,
3. Program kegiatan dilakukan secara bertahap, jelas sasaran yang ingin dicapai.
4. Segala unsur yang terkait agar dilaksanakan seefektif mungkin sehingga tidak terjadi
permborosan waktu, tenaga, biaya, materi dan sebagainya.
5. Program kerja dapat pula berfungsi dan sekaligus mempermudah pengawasan, evaluasi,
revisi, dan dapat mengadakan tindak lanjut dalam bentuk program perbaikan dan
pengembangan.
6. Koordinasi diantara aparat Tata Usaha akan lebih meningkat karena semuanya mengetahui
tugas dan tanggung jawab bidang garapan masing-masing.
D. Ruang Lingkup
Kegiatan kinerja Tata Usaha di SMP Negeri 1 Soreang merupakan bagian dari kegian proses
kependidikan, secara organisasi dibawah koordinasi Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha adalah
pejabat struktural Eselon V mendapat SK. dari Bupati Kabupaten Bandung dengan tugas selaku
administrator bertanggungjawab terhadap Kepala UPTD.
Secara struktur atasan Kepala Tata Usaha adalah Kepala UPTD diwilayahnya, dan sekdis
ditingkat Dinas. Kepala Tata Usaha merupakan pelaksana yang bekerja untuk dan atas nama
sekolah dimana dia bekerja, menjadi suatu bagian dari keseluruhan kegiatan bidang administrasi
sekolah dan instansi pendidikan. Dalam melaksanakan kegiatannya melibatkan staf Tata Usaha
yaitu pelaksana dan pembantu pelaksana.
Fungsi dan wewenang Kepala Tata usaha meliputi :
1. Umum
2. Kesiswaan
3. Ketenagaan
4. Perlengkapan
5. Keuangan
6. Surat-menyurat
7. Humas
8. Kebersihan
9. Ketertiban
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika program kerja Tata Usaha adalah sebagai berikut:
Bab kesatu : Bab ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan Pengertian dan
Latar belakang Dasar (Landasan Hukum), Maksud dan Tujuan, ruang
Lingkup, sistematika penulisan.
Bab kedua : Bab ini menerangkan tentang organisasi Tata Usaha yang meliputi visi
dan misi, organiram, pembagian dan penilaian tugas, Evaluasi.
Bab Ketiga : Bab ini menjelaskan tentang program kerja Tata Usaha Tahun 2012-
2013 yang terdiri atas : Skala prioritas dalam program, matrik
kegiatan.
Bab Keempat : Bab ini menjelaskan tentang pembiayaan.
Bab Kelima : Bab ini merupakan penutup
BAB II
KEADAAN DATA SEKOLAH
A. Visi dan Misi
Misi Tata Usaha SMP N 1 Soreang :
Melaksanakan pelayanan prima dan beretika dengan prisip responsivitas, responsibilitas,
dan akuntabilitas kinerja.
Visi Tata Usaha SMP Negeri Soreang :
Bekerja Secara proposional, professional dalam mendukung Proses pembelajaran dan
bimbingan sehingga siswa dapat berkembang secara optimal sesuai dengan potensi yang
dimiliki, dan menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran yang dianut dan juga budaya
bangsa sebagai sumber kearifan dalam bertindak, serta mendorong semangat untuk
berprestasi dengan menerapkan program terpadu, dan management partisipatif dengan
melibatkan seluruh warga sekolah dan komite.
B. Organisasi
Setelah perencanaan maka organisasi tahapan penting dalam proses administrasi. Dalam
organigram kita dapat membaca bagaimana garis yang menghubungkan satu bagian dengan
bagian lain menggunakan garis tebal memiliki arti bahwa yang satu merupakan atasan atau
bawahan atau rekan kerja, garis putus-putus sering disebut garis koordinasi
menggambarkan bahwa yang satu memiliki hubungan koordinasi dengan yang lainnya.
Organigram juga menggambarkan bahwa gambar itu merupakan suatu system, yang
memiliki tugas dan fungsi, aturan dan mekanisme.
SDM dalam suatu instansi memili variasi, latar belakang pendidikan, pengalaman, sikap dan
prilaku, kondisi sosial ekonomi, dedikasi, loyalitas, kreatifitas dll. Sebagai karyawan
pendidikan merupakan satu bagian unsur dari satu tata susun organisasi, kita harus
mengetahui, memahami tugas dan fungsi dan mempatkan diri sesuai dengan posisinya
masing-masing dalam keseluruhan tata susun tersebut.
1. Organisasi Umum
2. Organisasi Tata Usaha SMP Negeri 1 Soreang
Kepala Sekolah
Wk. Kepala Sekolah
Kaur TU
PKS
Kesiswaan
PKS
Kurikulum
PKS
Sarana
PKS
Humas
Caraka
Pelaksana
Guru-Guru
Siswa
Kaur TU
Keuan
gan
Kepega
waian
Perleng
kapan
Kesis
waan
Agen
da
Perpus
takaan
Laborat
orium
Caraka SATPAM & Petugas
Kebersihan
C. Pembagian Tugas
PEMBAGIAN TUGAS KARYAWAN
TAHUN PELAJARAN 2012-2013
Berdasarkan :
A. Keputusan Dirjen Dikdasmen Nomor : 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala
Tata usaha
B. Keputusan Bupati Bandung Nomor. 46 Tahun 2002 Tentang Rincian Tugas Pokok fungsi
Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bandung Pragraf 8 Pasal 141 Tugas Pokok dan
Fungsi Tata Usaha SMP, SMA dan SMK .
C. Permen 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi
No. Nama & NIP Jabatan Uraian Tugas
1. Nandang Sukmara, S.Pd NIP. 19620717 199403 1 004
Kaur TU 1. Menyusun program kerja tata usaha
sekolah
2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan
sekolah
3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS
4. Mengatur pengurusan kepegawaian
5. Membina dan mengembangkan karier
tenaga tatausaha sekolah
6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata
usaha
7. Menyiapkan dan menyajikan data
statistic sekolah
8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan
dan Kerumahtanggaan
9. Mengatur administrasi hasil proses
kegiatan belajarMengajar
10. Membantu kasek untuk
mengembangkan system informasi
sekolah
11. Mengatur administrasi inventaris
sekolah(alat,prabot, ATK)
12. Mengatur administrasi kesiswaan dan
beasiswa
13. Memantau pelaksanaan program 7 K
14. Membantu Kasek dlam penyusunan
RAPBS dan RAKS
15. Menyusun Laporan
2. Nandang Sukmara, S.Pd NIP. 19620717 199403 1 004
Bendahara rutin
1. Pengurusan Gaji Bulanan, 2. TPP, Gaji ke-13, Gaji Kekurang, THR,
Uang SBY. 3. Pengurusan Perubahan gaji karena:
Naik Pangkat, Berkala, Menikah, punya anak, pensiun dan meninggal.
4. Pengurusan kredit bank 5. Pembuatan KP 4 6. Membuat Laporan keuangan
Elis Suhermin Bendahara BOS 1. Membuat RAPBS/RAKS 2. Mengajukan untuk mendapatkan
BOS 3. Menyimpan MU 4. Menerima, menyimpan,
mengeluarkan Dana BOS. 5. Mengurus Pajak 6. Membuat SPJ
3. Elis Suhermin Sarana Prasarana
1. Pengurusan adminstrasi inventaris dan non inventaris
1. Mempersiapkan dan melengkapi
administrasi guru.
2. Mengerjakan buku induk inventaris
dan non inventaris.
3. Mengerjakan buku golongan barang.
4. Mengerjakan kartu stock barang dan
buku persediaan barang.
5. Membuat laporan rutin sesuai
dengan ketentuan.
6. Mencatat penerimaan dan
pengeluaran barang.
7. Menghitung dan mempersiapkan
kebutuhan barang.
8. Menginventarisir secara factual
barang yang ada.
9. Meneliti alat-alat dan perangkat
lainnya yang biasa dipakai dan yang
rusak untuk kemudian dihapus.
10. Membuat laporan keadaan barang secara berkala
11. Mengajukan kebutuhan barang 12. Membuat pembukuan DSPT dan
DSPB
4. Mulyana Kepegawaian 1. Pengurusan Kenaikan Pangkat Guru & Pegawai
2. Mengurus Kenaikan Gaji Berkala 3. Mengurus Guru dan Pegawai
Pensiun 4. Mengurus Sertifikasi
5 Sukalah Kepegawaian 1. Pengurusan administrasi kepegawaian, buku induk Pegawai, R7/R8, DSO,DUK,F1,F3
2. Membantu pengurusan data guru dan pegawai
3. Membuat dan mengurus DP3 4. Menugurs NUPTK, dan pemutahiran
data. 5. Megurus Mutasi Pegawai Keluar,
kedalam.
6. Dede Rohayani Koor.Kesiswaan
1. Pengurusan buku induk Siswa 2. Pengurusan nilai buku induk siswa 3. Pengurusan data siswa, 4. Pengurusan administrasi kesiswaan 5. Pengurusan arsip STTB & SKHUN 6. Pengurusan US.1/US.2 7. Pengurusan absensi siswa 8. Pengurusan Mutasi keluar, kedalam 9. Mengurus NISN
7. Rini Kusmawati Penbantu Kesiswann Kls 7
8. Eli Roliati Penbantu Kesiswann Kls 8
9. Pupung S, S.Pd Penbantu Kesiswann Kls 9
10. Mahpudin Umum 1. Mendisposisi Surat masuk dan surat keluar
2. Mendistribusikan surat sesuai tujuannya.
3. Menata persuratan 4. Melayani legalisir dan pengecapan
11 Nopi prihartini Operator 1. Mengetik laporan LKIS 2. Mengetik lporan LI-SM 3. Mengetik laporan EDS 4. Mengetik surat-surat 5. Adm umum lainnya
12 Sobarudin Pustakawan 1. Menyusun Administrasi perpustakaan
2. Menerima, mencatat, menyusun buku-buku perpustakaan
3. Membantu pembuatan daftar US 1/US2
4. Operator Computer
13 Mia Maemunah, S.Sos Pustakawan 1. Mengurus buku perpustakaan 2. Menyusun Administrasi
perpustakaan 3. Melayani peminjaman buku
14 Harri Indra Tjahjadhi, S.s Pustakawan 1. Mengurus buku-buku perpustakaan 2. Menyusun administrasi
perpustakaan 3. Melayani peminjaman buku 4. Operator komputer
15 Manam Romansyah Didin Syamsudin Mamad Dadang Solihin
Caraka
1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua ruangan, dan lingkungan sekolah.
2. Membantu melayani guru dan karyawan jika diperlukan
3. Bertanggung jawab terhadap kebersihan WC guru, Karyawan dan siswa.
16 Koswara Russwandi
Keamanan 1. Bertangungjawab terhadap keamanan dan ketertiban sekolah.
2. Melayani tamu 3. Mencatat kedaraan dan barang yang
masuk dan keluar 4. Mecatat siswa yang izin keluar atau
pulang 5. Membuat dan menandatangani
berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban
6. Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian.
D . A N A L I S A J A B A T A N 1 . M U R U S A N K E P A L A T A T A U S A H A
1. Rumausan Umum Tugas dan Fungsi
Memimpin pelaksanaan urusan tata usaha meliputi rumah tangga sekolah dan perlengkapan pendidikan dan kepegawaian serta keuangan
2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah 2.2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 2.3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS 2.4. Mengatur pengurusan kepegawaian 2.5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah 2.6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha 2.7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah 2.8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan 2.9. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar 2.10. Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah 2.11. Mengatur administrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK) 2.12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa 2.13. Memantau pelaksanaan program 7 K 2.14. Membantu Kasek dlam penyusunan RAPBS dan RAKS 2..15. Menyusun Laporan
3. Wewenang
3.1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan 3.2. Memberi tugas dan memberi petunjuk pelaksanaanpekerjaan 3.3. Meminta dan memberi data serta laporan tugas dari Bawahan 3.4. Menandatangani surat keluar apabila Kepala Sekolah Berhalangan
4. Tanggung Jawab
4.1. Kebenaran dan ketetapan rencana program kerja tata usaha 4.2. Penelitian pelaksanaan kegiatan ketatausahaan 4.3. Penertiban dan kerapihan pelaksanaan administrasi Sekolah 4.4. Kebenaran dan ketepatan laporan 4..5. Keamanan dan kelayakan peralatan sekolah
5. Hasil Kerja
5.1. Adanya rencana dan program kerja 5.2. Terwujudnya pembagian tugas pegawai 5.3. Adanya petunjuk pelaksanaan kegiatan ketatausahaan
5.4. Adanya rencana pengadaan dan pengembangan teknis pelaksanaan tugas stataf tata usaha
5.5. Tersedianya buku induk mutasi dan kepegawaian dari urusan kepegawaian 5.6. Adanya buku Kas, Arsip SPJ Keuangan, dari rutin, BP3, DPP/SPP dan Keuangan BP3 5.7. Tersedianya data inventaris yaitu buku Induk, golongan barang dan inventaris
ruang dari bagian inventaris/perlengkapan 5.8. Adanya data kesiswaan ( buku Induk, Klaper, mutasi serta alumni siswa dan urusan
kesiswaan) 5.9. Adanya buku agenda masuk/keluar, notulen rapat, buku tamu dan arsip
administrasi sekolah dan urusan persuratan. 5.10. Tersedianya daftar perbaikan barang serta instalasi 5.11. Tersedianya daftar/laporan kegiatan pesuruh tukang kebun petugas keaman
tentang pelaksanaan 7 K di sekolah 5.12. Adanya laporan pelaksanaan tugas
.
2. ANALISA JABATAN URUSAN KESISWAAN
1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi Membantu Kepala Tata Usaha melaksanakan kegiatan pengelolaan administrasi
kesiswaan
2. Uraian Tugas
2.1. menyiapkan data siswa dan menyiapkan buku induk siswa
2.2. Meniyapkan data dan mengisi buku klaper
2.3. Mengadministrasikan absen siswa dan mutasi siswa
2.4. Menyiapkan statistic dan rekapitulasi siswa
2.5. Mengadministrasi PLP/Magang siswa pemasaran dan penelusuran
2.6. Membantu menyiapkan peralatan / fasilitas belajar mengajar
2.7. Menyusun usulan calon peserta EBTA/EBTANAS
2.8. Menyiapkan administrasi ulangan akhir semester/sumatif
2.9. Menyiapkan leger untuk semua kelas
2.10. Menyiapkan administrasi penerimaan siswa baru
2.11. Menyiapkan keperluan EBTA/EBTANAS
2.12 Menyusun laporan
Tugas lain
Melaksanakan tugas yang relevan yang diberikan oleh atasan langsung
3. Wewenang
3.1. Meminta, menerima dan memberi data siswa yang diperlukan
4. Tanggung Jawab
4.1. Kebenaran dan ketertiban administrasi kesiswaan
4.2. Kecermatan administrasi kesiswaan
4.3. Kebenaran dan ketepatan laporan
5. Hasil Kerja
5.1. Tersedianya petunjuk administrasi kesiswaan
5.2. Tersedianya petunjuk pelaksanaan kegiatan
5.3. Adanya program kerja semesteran dan tahunan
5.4. Adanya Laporan administrasi kesiswaan
5. Hasil Kerja 5.1. Tersedianya petunjuk administrasi kesiswaan 5.2. Tersedianya petunjuk pelaksanaan kegiatan 5.3. Adanya program kerja semesteran dan tahunan 5.4. Adanya Laporan administrasi kesiswaan
URUSAN UMUM
1. Rumausan Umum Tugas dan Fungsi
Memimpin pelaksanaan urusan tata usaha meliputi rumah tangga sekolah dan
perlengkapan pendidikan dan kepegawaian serta keuangan
2. Uraian Tugas
2.1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah
2.2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah
2.3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS
2.4. Mengatur pengurusan kepegawaian
2.5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah
2.6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha
2.7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah
2.8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan
2.9. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar
2.10. Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah
2.11. Mengatur administrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK)
2.12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa
2.13. Memantau pelaksanaan program 7 K
2.14. Membantu Kasek dlam penyusunan RAPBS dan RIPS
2..15. Menyusun Laporan
3. Wewenang
3.1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan
3.2. Memberi tugas dan member petunjuk pelaksanaanpekerjaan
3.3. Meminta dan member data serta laporan tugas dari Bawahan
3.4. Menandatangani sirat keluar apabila Kepala Sekolah Berhalangan
4. Tanggung Jawab
4.1. Kebenaran dan ketetapan rencana programkerja tata usaha
4.2. Penelitian pelaksanaan kegiatan ketatausahaan
4.3. Penertiban dan kerapihan pelaksanaan administrasi Sekolah
4.4. Kebenaran dan ketepatan laporan
4..5. Keamanan dan kelayakan peralatan sekolah
5. Hasil Kerja
5.1. Adanya rencana dan program kerja
5.2. Terwujudnya pembagian tugas pegawai
5.3. Adanya petunjuk pelaksanaan kegiatan ketataushaan
5.4. Adanya rencana pengadaan dan pengembangan teknis pelaksanaan tugas stataf
tata usaha
5.5. Tersedianya buku induk mutasi dan kepegawaian dari urusan kepegawaian
5.6. Adanya buku Kas, Arsip SPJ Keuangan, dari rutin, BP3, DPP/SPP dan Keuangan BP3
5.7. Tersedianya data inventaris yaitu buku Induk, golongan barang dan inventaris
ruang dari bagian inventaris/perlengkapan
5.8. Adanya data kesiswaan ( buku Induk, Klaper, mutasi serta alumni siswa dan urusan
kesiswaan)
5.9. Adanya buku agenda masuk/keluar, notulen rapat, buku tamu dan arsip
administrasi sekolah dan urusan persuratan.
5.10. Tersedianya daftar perbaikan barang serta instalasi
5.11. Tersedianya daftar/laporan kegiatan pesuruh tukang kebun petugas keaman
tentang pelaksanaan 7 K di sekolah
5.12. Adanya laporan pelaksanaan tugas
3. URUSAN PERPUSTAKAAN
1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi
Merencanakan, mengorganisir dan mengembangkan perpustakaan sekolah
2. Uraian Tugas
2.1. Merencanakan pengembangan perpustakaan
2.2. Menyusun program kerja perpustakaan
2.3. Merencanakan dan penggandaan bahan pustaka
2.4. Menentukan kebijakan peraturan-peraturan penggunaan perpustakaan
2.5. Menetapkan kebijakan bidang katalogisasidan klasifikasi
2.6. Menetapkan system pelayanan perpustakaan
2.7. Menempatkan, membagi dan menyusun uraian tugas staf perpustakaan
2.8. menyusun pedoman / prosedur kerja staf perpustakaan
2.9. Memberikan motivasi kepada staf perpustakaan
2.10. Menilai pekerjaan staf perpustakaan
2.11. Mengevaluasi seluruh kegiatan staf perpustakaan
2.12. Membina hubungan baik kedalam dan keluar perpustakaan
2,13. Mengarahkan dan mengintegrasikan fungsi perpustakaan dengan tugas pokok
sekolah
2.14. Meluaskan pengertian dan apresiasi terhadap perpustakaan melalui media
komunikasi secara lisan, tulisan dan visual.
2.15. Mengkoordinir dan membina pengembangan perpustakaan lain dilingkungan
sekolah
2.16. Menjalin kerjasama dengan guru, murid, Kepala sekolah, petugas BP dan orang
tua murid.
2.17. Membuat pelaporan
3. Wewenang
3.1. Menentukan koleksi perpustakaan
3.2. Mengatur kebijaksanaan penggunaan perpustakaan
3.3. Menentukan system pelayanan perpustakaan
3.4. Menempatkan dan membagi tugas staf
3.5. Meminjamkan dan menarik kembali bahan pustaka
4. Tanggung Jawab
Mendayagunakan seluruh sumber daya perpustakaan, sehingga proses belajar mengajar
menjadi lancer
5. Hasil Kerja
5.1. Program pengembangan perpustakaan
5.2. Rencana kerja perpustukaan
5.3. Petunjuk penggunaan perpustakaan
5.4. Uraian tugas staf perpustakaan
5.5. Pedoman kerja staf perpustakaan
5.6. Hasil evaluasi pelayanan perpustakaan
5.7. Laporan
4. SATPAM dan PENJAGA SEKOLAH
1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi
Menjaga keamanan sekolah dan lingkungan agar tercipta suasana aman tertib, nyaman
dan berwibawa
2. Uraian Tugas
2.1. Mengatasi hal-hal yang menggangu kemanan dan ketertiban
2.2. Mengamankan pelaksanaan kegiatan sekolah
2.3. Menjaga ketenangan dan keamanan komplek sekolah siang dan malam
2.4. Mengisi buku catatan kejadian
2.5. Melaporkan kejadian secepatnya
2.6. Mengawasi keluar masuknya orang, barang, kendaraan dilingkungan sekolah
2.7. Merawat peralatan keamanan
2.8. Menjaga kebersihan POS jaga
Tugas lain : Melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung
3. Wewenang
3.1. Menerima, menyimpan, melayani, mencatat tamu
3.2. Mengatur teknis pencatatan kejadian
3.3. Menegur, menangani dan melaporkan setiap pelanggaran
3.4. Menempati POS jaga
3.5. Menegur dan menagani siapa saja yang menggangu ketenangan dan keamanan
sekolah baik siang maupun malam.
3.6. Menggunakan peralatan jaga malam
3.7. Menindak siapa saja yang mengganggu keamanan sekolah
4. Tanggung Jawab
4.1. Kebenaran terciptanya ketenangan dan kemanan, kampus sekolah siang dan
malam
4.2. Kebenaran dalam penyambutan tamu
4.3. Kebenaran terpenuhinya keinginan atau kebutuhan tamu
4.4. Kebenaran penyelenggaraan kenaanan kegiatan sekolah
4.5. Kebenaran pencatatan Kejadian
4.6. Kebenaran tertanganinya kejadian
4.7. Kebenaran penyiapan ala jaga malam
4.8. Kebenaran terjadinya kebersihan pos jaga
5. Hasil Kerja
5.1. Terciptanya ketenangan dan keamanan komplek sekolah, siang dan malam
5.2. Terlaksananya pengawasan keluar masuknya orang, barang dan kendaraan
5.3. Terpenuhinya keinginan atau kebutuhan tamu sehingga tamu mempunyai kesan
baik
5.4. Terlaksananya seluruh kegiatan sekolah secara aman dan tertib
5.5. Terlaksananya pencatatan suatu kejadian
5.6. Kecepatan mengantisipasi kejadian
5.7. Kesiapan peralatan jaga malam
5.8. POS jaga selalu bersih
TABEL PROGRAM KERJA TATA USAHA
UNIT KERJA : SMP N 1 SOREANG
TAHUN PELAJARAN 2012- 2013
No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksanaan Penggung Jawab Sumber Dana
1 2 3 4 5 6 7
I. Umum
1. Meningkatkan
Pemahaman terhadap
peraturan-peraturan
2. Meningkatkan
Pemahaman terhadap
kompetensi
Kepribadian,
Kompetensi social dan
kompetensi teknis.
3. Meningkatkan mutu
pelayanan
administrasi ketata
usahaan.
4. Meningkatkan
pendayagunaan di
lingkungan Tata usaha.
5. Memanfaatkan
teknologi informasi
untuk pengelohan
data dan penyajian
informasi.
Workshop .
Workshop
Penataan Prosedur dan Mekanisme
Penataan Pegawai, meningkatkan Disiplin.
Membeli Software dan melaksanakan pelatihan IT
Terciptanya administrasi
keTata Usahaan yang tertib,
lancar dan terperogram.
Tiap Akhir Bulan
Tiap Akhir Bulan
Awal Tahun Pembelajaran
Tiap Akhir Bulan
Awal Tahun Pembelajaran
Kepala Urusan Tata Usaha
BOS
II Khusus
II.1. Pelaksana Ur
Persuratan dan
pengarsipan
1. Pelayanan Tamu, memepersiapkan buku tamu
2. Pelayanan telepon, mempersiapkan format catatan berita pesan dari pemberi kepada orang yang dituju, dan memberikan pelayanan dengan kata-kata pembicaraan yang baik.
3. Penanganan surat, mempersiapkan format deposisi, buku agenda masuk, buku agenda keluar, buku ekspedisi dan odner untuk penataan arsip
4. Korespondensi (surat menyurat) mempersiapkan buku konsep untuk konsep surat dinas keluar, koordinasi dengan Kepala Sekolah dan Kepala Urusan Tata Usaha
5. Pengadaan, mempersiapkan dan melaksanakan pengadaan surat, format-format administrasi urusan administrasi secara keseluruhan.
6. Melaporkan Kepada Kepala Tata Usaha Surat yang masuk untuk diteruskan ke
Terciptanya administrasi
perkantoran yang tertib,
rapih dan sesuai dengan
aturan yang berlaku.
1. Rutin setiap ada tamu
2. Rutin Setiap ada berita
telepon
3. Rutin setiap ada surat
masuk dan surat keluar
4. Setiap ada surat keluar
5. Setiap ada surat,
format yang akan
digandakan
6. Setiap ada surat keluar
Kepala Tata Usaha.
Pelaksana :
ur Persuratan dan
pengarsipan
yang berkaitan. 7. Membantu Kepala Tata
Usaha mempasilitasi caraka.
7. Rutin mengawasi
Keadaan Kebersihan
II.2 . Pelaksanan ur. Administrasi Kepegawaian
1. Melengkapi pengisian data buku induk pegawai yang belum terisi
2. Menyimpan dokumen dan peraturan Kepegawaian
3. Menyusun dan membuat 4. daftar urut kepangkatan 5. (DUK) Guru dan TU 6. Menyusun dan membuat
data 7. keadaan guru dan TU
(R7/R8) 8. Membuat formasi pegawai 9. guru/Tu (DSO) 10. Menata file pegawai, Guru
/TU 11. Membuat DP.3 Guru dan TU 12. Menyusun berkas usulan 13. kenaikan pangkat guru dan
TU 14. Mendata jadwal kenaikan 15. pangkat dan KGB pegawai
(Guru dan TU) 16. 10.Menyusun dan membuat
laporan kepegawaian
Terciptanya administrasi
kepegwaian yang lengkap,
rapih dan sesuai dengan
aturan
1. Rutin setiap ada data baru dan yang belum masuk
2. Desember / Januari 3. Pertiga Bulan 4. Pertiga Bulan 5. Rutin setiap ada data
baru 6. Desember/Januari 7. Desember 8. Setiap ada pegawai
yang akan mendapat KGB
9. Awal tahun pelajaran 10. Setiap dibutuhkan/
diminta pihak atasan
Kepala Ur. Tata Usaha
Pelaksana :
Ur. Administrasi
Kepegawaian
II.3 Administrasi Keuangan
II.3.1 . BOS Pusat
BOS Provinsi
1. Menyimpan dokumen dan peraturan pengelolaan keuangan.
2. Membuat usulan pengukuhan/pengangkatan
Tercapainya administrasi
keuangan yang tertib, sesuai
dengan aturan dan dapat
menunjang tercapainya
1. Setiap ada peraturan
yang baru 2. Awal tahun
Kepala Sekolah,
Kepala Urusan Tata Usaha
Pelaksana : Bendahara
Rutin
BOS Kabupaten bendahara 3. Membuat, mengisi dan
menandatangani Specimen tanda tangan kepala Sekolah, Bendahara.
4. Menyimpan rekening 5. Membuat RAPBS dan RAKS 6. Membukukan penerimaan,
menyimpan, mengeluarkan, dan membuat SPJ sesuai dengan RAKS.
7. Menyimpan data pelaporan Keuangan.
8. Menyimpan berkas berita acara pemeriksaan Keuangan.
sasaran yang telah di
programkan.
3. Pembukaan rekening 4. Awal Tahun Ajaran 5. Sesuai sistim
pengelolan, dan sistim pelaporan
6. Setiap melakukan
pelaporan 7. Setiap ada
pemeriksaan
II.3.3. Administrasi
Keuangan Rutin
1. Menyimpan peraturan keuangan
2. Mengambil Daftar Gaji Bulanan, Gaji 13, Kekurangan (Rapel)
3. Membuat Daftar Penerima TPP, SBY, Uang Ketupat.
4. Mengambil Potongan 5. Membuat Daftar Potongan
dan Struk Gaji. 6. Membagikan Gaji atau
Keuagan lainnya 7. Mengajukan Perubahan Gaji
karena, KGB, Naik Pangkat, Pensiun, Menikah, tambah anak.
Tercapainya administrasi
keuangan yang tertib, sesuai
dengan aturan dan dapat
menunjang tercapainya
sasaran yang telah di
programkan.
1. Setiap ada peraturan
yang baru 2. Bila Daftar Selesai
dicetak
3. Bila Rapel turun
4. Tanggal 20-han 5. Bila Potongan sudah
diterima. 6. Setiap turun uang
untuk pembayaran 7. Bila ada perubahan
Kepala Tata Usaha Pengelola : Bendahara Rutin
8. Mengajukan dan menandatangani permohonan kredit.
9. Membuat SPJ 10. Menyimpan Data Pelaporan 11. Menyimpan Dokumen
Pemeriksaan.
8. Bila ada pengajuan 9. Setiap Bulan 10. Bila telah membuat
pelaporan 11. Bila telah diperiksa.
II.4. Administrasi Perlengkapan
1. Menyimpan buku peraturan
petunjuk pelaksanaan pengelolaan inventaris
2. Membuat dan menyimpan Surat tugas pengelolaan perlengkapan
3. Melengkapi dan menyimpan buku induk inventaris, Buku non inventaris dan buku Golongan Inventaris barang
4. Mengisi dan menyimpan buku penerimaan dan pengeluaran barang (buku gudang)
5. Menyusun dan menyimpan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran barang (faktur dan tanda bukti pengeluaran barang)
6. Melengkapi penomoran barang inventaris
7. Membuat dan memajang Daftar Barang inventaris pada tiap ruangan
Tercapainya administrasi
prasarana dan perlengkapan
yang tertib, tertata sesuai
dengan aturan dan dapat
menunjang tercapainya
sasaran yang telah di
programkan.
1. Sepanjang Tahun 2. Juli 3. Setiap ada data baru
yang belum diinventarisir
4. Setiap ada
penambahan dan penegluaran barang
5. Setiap ada barang
yang masuk dan keluar
6. Setiap ada barang
baru dan yang belum diberi nomor
7. Setiap ruang yang belum dipajang
Kepala Ur. Tata Usaha Pengelola : Pelaksanan ur Perlengkapan sanpras
8. Membuat dan mengusulkan penghapusan barang
9. Membuat dan mengisi kartu stock / persediaan barang
10. Membuat dan mengisi kartu/ Buku pemeliharaan barang
11. Membuat dan menyusun laporan inventaris triwulan dan tahunan
8. Apabila ada barang yang rusak berat
9. Setiap ada barang yang masuk/keluar
10. 11. Setiap ada barang
yang diperbaiki
12. Juli, Desember, Maret
II.5. Administrasi Kesiswaan
1. Membantu PPDB 2. Menyusun dan menyimpan
foto copy NEM dan Foto copi STTB siswa
3. Menyimpan buku pendaftaran siswa baru (PSB)
4. Menyimpan data daftar siswa baru yang diterima
5. Membuat dan menggandakan daftar nama siswa tiap kelas
6. Membuat Daftar Absen 7. Membuat dan menyusun
daftar nama siswa kelas I (satu) per abjad
8. Menyusun dan memberi nomor Induk siswa untuk kelas I (satu) siswa baru
9. Mengisi data buku induk siswa
10. Mengisi buku data dan mutasi siswa
Tercapainya administrasi
Kesiswaan yang tertib,
tertata sesuai dengan aturan
dan dapat menunjang
tercapainya sasaran yang
telah di programkan.
1. Awal Juli 2. Awal Juli 3. Awal Juli 4. Awal Juli 5. Awal Juli 6. Awal Juli 7. Awal Juli 8. Mulai Awal Juli 9. Awal Juli akhir SMT
10. Setiap bulan
11. Mengisi data buku klaper 12. Memindahkan data buku
leger ke buku induk siswa masing-masing kelas dan menyimpan untuk arsip
13. Mempersiapkan, membagikan dan menyimpan buku agenda Kelas, dan Absen Siswa
14. Menyimpan tata tertib siswa
15. Mengisi buku rekapitulasi persentasi kehadiran siswa tiap kelas
16. Menyusun dan membuat data calon peserta EBTA/EBTANAS (US.1)
17. Menyimpan dokumen laporan hasil Ulangan Umum dan EBTA/NAS
18. Mengisi dan menyimpan buku data siswa yang mendapat beasiswa
11. Setiap semester 12. Nopember. Maret
dan Juni/Juli 13. Rutin Tiap Bulan 14. Sepanjang Tahun 15. Rutin tiap bulan 16. Awal Semester II 17. Juli 18. Setiap ada data siswa
yang mendapat beasiswa
No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksana Penanggung Jawab Sumber Dana
1 2 3 4 5 6 7
II.8. Keamanan dan Kebersihan II.8.1. Keamanan
1. Bertangungjawab terhadap
keamanan dan ketertiban sekolah.
2. Melayani tamu 3. Mencatat kedaraan dan
barang yang masuk dan keluar
4. Mecatat siswa yang izin keluar atau pulang
5. Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban
6. Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian
7. Menyusun dan membuat jadwal Piket malam.
8. Mempersiapkan dan membuat buku kegiatan piket malam
9. Melaksanakan tugas piket malam sesuai dengan jadwal
Tercapainya administrasi
Keamanan yang, tertata
sesuai dengan aturan dan
dapat menunjang
tercapainya sasaran yang
telah di programkan.
1. Setiap Hari 24 Jam Rutin
Kepala Ur. Tata Usaha Pelaksana : SATPAM
II.8.2. Kebersihan
1. Melaksanakan kebersihan
ruang kantor (Kepala Sekolah, Guru, TU, Koridor) Ruang perpustakaan, laboratorium, BK, kelas dan Mushola.
1. Rutin
Memebersihkan debu yang menempel pada sarana yang ada diruangan dengan lap kamoceng
Membersihkan lantai ruangan
Membersihkan langit-langit tiap ruangan
Menata sarana alat yang ada di ruangan
Mengunci pintu dan jendela tiap ruangan
2. Melaksanakan Kebersihan
Mushola Tempat Wudlu, ruang WC Guru dan WC siswa.
Lantai ruangan disapu dan disikat
Langit-langit ruangan dibersihkan
Kloset dibersihkan dan disikat
Memebersihkan bakair
Membilas lantai dan kloset dengan bahan pewangi (karbol)
3. Melaksanakan kebersihan
halaman dan lapangan upacara.
Membersihkan / menyapu sampah
Mambabad rumput yang sudah tumbuh
Tidak terlihat debu-debu yang menempel pada sarana yang ada
Tidak terlihat kotoran / sampah dilantai
Tidak terlihat sarang laba-laba
Sarana yang ada tertata rapi
Pintu jendela tertutup dan terkunci rapi dan aman
Terlihat bersih
Tidak terlihat sarang laba-laba
Terlihat tampak bersih
Terlihat bersih
Ruang tidak tercium bau
Tidak terlihat sampah berserakan
Rumput tidak kelihatan tinggi dan terlihat rapi
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
Rutin
tinggi
Menata tanaman dihalaman
Menyiram tanaman di pahbunga
4. Pemeliharaan
Memeriksa Sarana yang rusah
Melaporkan sarana yang ruksak
Membuat perkiraan kebutuhan untuk perbaikan
Memperbaiki atau mencari tukang untuk perbaikan
Tertata rapi terlihat indah dan rindang
Terpeliharanya tanaman
Rutin
2 hari sekali
rutin
EVALUASI PROGRAM TATA USAHA
UNIT KERJA : SMP/SMA/SMK
TA. ............../..............
No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksanaan Penggung Jawab Evaluasi
1 2 3 4 5 6 7
I. Umum
1. Evaluasi hasil kerja tahun yang lalu
2. Menetapkan pembagian personil Tata Usaha
Evaluasi personal tentang hasil kerja dari masing-masing substansi pekerjaan.
Pendataan informasi dari masing-masing substansi pekerjaan
Rapat Dinas Tata Usaha
Terciptanya administrasi
keTata Usahaan yang tertib,
lancar dan terperogram.
Tiap Triwulan
Akhir Tahun
Awal tahun / akhir tahun pelajaran
Kepala Urusan Tata Usaha
II Khusus
II.1. Administrasi
Perkantoran
8. Pelayanan Tamu, memepersiapkan buku tamu
9. Pelayanan telepon, mempersiapkan format catatan berita pesan dari pemberi kepada orang yang dituju, dan memberikan pelayanan dengan kata-kata pembicaraan yang baik.
10. Penanganan surat,
Terciptanya administrasi
perkantoran yang tertib,
rapih dan sesuai dengan
aturan yang berlaku.
1. Rutin setiap ada tamu
2. Rutin Setiap ada berita
telepon
Kepala Ur. Tata Usaha
Pelaksana :
mempersiapkan format deposisi, buku agenda masuk, buku agenda keluar, buku ekspedisi dan odner untuk penataan arsip
11. Korespondensi (surat menyurat) mempersiapkan buku konsep ubtuk konsep surat dinas keluar, koordinasi dengan Kepala Sekolah dan Kepala Urusan Tata Usaha
12. Pengadaan, mempersiapkan dan melaksanakan pengadaan surat, format-format administrasi urusan administrasi secara keseluruhan. koordinasi dengan petugas stensil/ operator Komputer.
13. Perhitungan, melaksanakan pendataan dan pengolahan data yang berkaitan dengan hitungan
3. Rutin setiap ada surat
masuk dan surat keluar
4. Setiap ada surat keluar
5. Setiap ada surat,
format
yang akan digandakan
6. Setiap ada data yang
harus dihitung
II.2 Administrasi
Kepegawaian
1. Melengkapi pengisian data
buku induk pegawai yang
belum terisi
2. Menyusun dan membuat
daftar urut kepangkatan
(DUK) Guru dan TU
3. Menyusun dan membuat data
keadaan guru dan TU (R7/R8)
4. Membuat formasi pegawai
Terciptanya administrasi
kepegwaian yang lengkap,
rapih dan sesuai dengan
aturan
11. Rutin setiap ada data baru dan yang belum masuk
12. Desember / Januari
13. Agustus
14. Agustus 15. Rutin setiap ada data
baru 16. Desember/Januari 17. Mei/Desember
18. Setiap ada peegawai
Kepala Ur. Tata Usaha
Pelaksana :
guru/Tu (DSO)
5. Menata file pegawai, Guru
/TU
6. Membuat DP.3 Guru dan TU
7. Menyusun berkas usul
kenaikan pangkat guru dan TU
8. Membuat konsep dan SK
kenaikan gaji berkala pegawai
9. Mendata jadwal kenaikan
pangkat dan KGB pegawai
(Guru dan TU)
10.Menyusun dan membuat
laporan kepegawaian
yang akan mendapat KGB
19. Awal tahun pelajaran
20. Setiap dibutuhkan/ diminta pihak atasan
II.3 Administrasi Keuangan
II.3.1 Rutin/UYHD/KJM
9. Menyimpan dokumen peraturan keuangan rutin/UYHD/DPP
10. Membuat usulan pengukuhan/pengangkatan bendahara
11. Membuat, mengisi dan menandatangani Specimen tanda tangan kepala Sekolah, Bendahara dan pembuat Daftar Gaji (PDG)
12. Menyimpan Petikan DIK
Tercapainya administrasi
keuangan yang tertib, sesuai
dengan aturan dan dapat
menunjang tercapainya
sasaran yang telah di
programkan.
8. Setiap ada peraturan yang baru
9. Akhir Maret
10. Awal April
Kepala Sekolah,
Kepala Urusan Tata Usaha
Bendahara :
Rutin
13. Membuat program rencana penerimaan dan pengeluaran keuangan rutin tiap-tiap mata anggaran untuk satu tahun anggaran
14. Membuat SPP-DU dan SPP-GU
15. Mengisi buku register SPMU 16. Mengisi buku kas Tabelaris
dan register penutupan kas 17. Membuat LKKR dan SPJ 18. Membuat dan menyimpan
berkas berita acara pemeriksaan kas
19. Menerima dan membagikan gaji pegawai
20. Membuat laporan realisasi penerimaan dan penggunaan keuangan rutin
21. Keamanan penyimpanan uang
11. April 12. April (setelah keluar
DIK)
13. April dan seterusnya
14. Tiap bulan (setiap menerima SPMU)
15. Tiap bulan
16. Tiap bulan/Triwulan 17. Tiap triwulan
18. Tiap Bulan
19. Akhir semester dan akhir tahun
20. Setiap ada Saldo kas
Keadaan Sekolah :
a. Ketatausahaan
Keadaan Siswa di SMP/SMA/SMK se Kabupaten Bandung Tahun Pelajaran ............../..............
tercatat sebagi berikut :
No. Rombongan Belajar Kelas Keadaan Siswa Awal Keadaan Siswa Akhir
Ket L P Jml L P Jml
I. 11 7
II. 10 8
III. 10 9
Jumlah
b. Keadaan Pegawai
Yang dimaksud pegawai di unit pelaksana teknis SMP/SMA/SMK Negeri terdiri dari Kepala Sekolah,
Guru dan Staf Tata Usaha, dengan data sebagai berikut :
No Jenis Pegawai Keadaan Induk Pegawai
Ket L P Jml
1.
2.
Pendidik
Tenaga Kependidikan
60
20
c. Daftar Kepsek dan Guru Menurut Golongan
No.
Golongan
III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b
L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml
d. Jumlah Tata Usaha menurut Golongan
No. Golongan
II/c II/d III/a III/b III/c
L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml
1 1 1 1 1 1 1 2 2
Jml 1 1 1 1 2
e. Keadaan Guru Tetap Menurut Mata Pelajaran dan Golongan
No. Mata Pelajaran Nama Guru Pendidikan/Jurusan Ket
1. Pend. Agama
2 PPKN
3 Pend Seni
4 Pend Jasmani
5 Bahasa Indonesia
6 Bahasa Inggris
7 Matematika
8 Fisika
9 Kimia
10 Biologi
11 Komputer
12 Geografi
13 Ekonomi/Akuntansi
14 Sejarah Nasional
15 Tata Negara
16 Sosiologi
17 Antrofologi
18 BP/BK
f. Keuangan
1. Sumber rencana Penerimaan Keuangan Sekolah
No. Rencana Penerimaan dari Jumlah Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7
8.
9.
Gaji
Uang 13
TPP
TPP SBY
BOS PUSAT
BOS PROVINSI
BOS KABUPATEN
BEA SISWA
Lain-lain
2. Rencana Penggunaan
No. Alokasi Rencana Penggunaan Jumlah
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12
13.
14.
15.
16.
Pengembangan Kompetensi Lulusan (bidang akademik dan non
akademik)
Pengembangan kurikulum/KTSP
Pengembangan proses pembelajaran
Pengembangan sistem penilaian
Pengembangan pendidik dan tenaga kependidikan
Pengembangan sarana dan prasarana sekolah
Pengembangan manajemen sekolah
Pembinaan kesiswaan/ekstrakurikuler
Budaya dan lingkungan sekolah
Pendidikan karakter dan budaya bangsa, serta kewirausahaan
Belanja Pegawai
Belanja Barang dan Jasa
Jumlah
g. Perlengkapan
1. Nomor Statistik Sekolah (NSS) :
2. Nomor Kode DIK :
3. Mata Anggaran / MAK :
4. SK Penegrian :
5. Penggunaan Tanah / Bangunan :
6. Izin Bangunan :
7. Tanah :
8. Perubahan Nama Sekolah
9. Keadaan Bangunan
No. Bangunan Banyaknya Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ruang Belajar / Kelas
Ruang Kantor
2.1 Kepala Sekolah
2.2 Guru
2.3 Tata Usaha
2.4 Ruang BP/BK
Ruang Perpustakaan
Ruang Gudang
Gedung laboratorium
5.1 Bahasa
5.2 Fisika/Kimia/Biologi
Ruang WC
6.1 WC Kepala Sekolah
6.2 WC Guru
6.3 WC Siswa
Ruang Pendukung
1. Ruang Osis
2. Ruang Pramuka
3. Ruang Komputer
4. Ruang Mushola
5. Ruang Dapur
6. WC. Ruang Dapur
10. Keadaan Barang Per/ruang (KARTU INVENTARIS)
a. Ruang Kepala Sekolah
No. Nama Barang Jumlah Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21
22
23
24
25
Meja Kepsek
Meja Telpon
Kursi Putar
Kursi Hadap
Kursi Tamu
Rak Piala / lemari
Lemari Data
Filling Cabinet
Telpon/ Faximail
Jam Dinding
Papan Data
Papan kegiatan
Dispenser
Bendera Merah Putih
Bendera Tutwuri
Bendera KORPRI
Gambar Presiden dan Wakil
Kaca Cermin
Gordeng
Piala
Plakat
Piagam
Karpet
Laci Kotak surat
Kotak Surat
b. Ruang Tata Usaha
No. Nama Barang Jumlah Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20
21
22
23
24
25
26
27
Meja TAS
Meja Mesin Tik
Meja Telepon
Kursi Putar TU
Komputer
Lemari Adm
Lemari Besi
Filling Cabinet
Telepon
Jam Dinding
Papan Data
Rak Adm
Mesin Tik
Mesin Calkulator
TV
Komputer
Printer
Kursi TAS
Dispenser
Visi dan Misi
Rak Air Plastik
Printer
Kain Gorden
Kotak Obat
Lambang Korpri
Papan Informasi
Lemari Adm. Komite
c. Ruang Guru
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Meja Guru
Kursi Guru
Kursi siswa
Lemari Kesiswaan
Lemari Locker
Lemari Sarana
Lemari Kurikulum
Kain Gordeng
Komputer
Papan Data
Papan Informasi
Jam Dinding
Kursi Tamu
Tong Sampah
Televisi
Rak
d. Gudang Tata Usaha
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Organ/Piano
Mesin Sheet/Roneo/Riso
Tape Deek
Amplipair
Salon
Toa
Mesin Rumput
Printer
Mic
OHP/LCD
Layar OHP/LCD
Tie Set
Piring/Gelas
Tatakan
Meja Tenis Meja
Komputer GTC
Sound System
Tiang Mic Standar
Tiang Mic Duduk
Scaner
Dacin ( Timbangan )
Matras
Megaphone
Kursi Chitos
Slade Proyektor
Sendok / Garpu
1 rusak
1 Rusak
6 rusak
e. Ruang Perpustakaan
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Rak Buku
Meja Baca
Rak Majalah
Rak Katalog
Meja Petugas
Kursi Petugas
Kursi Plastik
Komputer
Papan Data
Globe
Peta Indonesia
Laci Kecil
Lemari Besar
Lemari Kecil
Rak Kaca
Radio Tape
Papan Impormasi
Jam Dinding
Meja Besar
f. Ruang BP/BK
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Meja Petugas
Kursi Tamu
Kursi Petugas
Papan Data
Jam Dinding
Laci
Lemari
Lemari kecil
Meja siswa
Karpet 4,5 m
KursiKayu Panjang
Papan Mading
Papan Informasi
Papan WB Informasi
Komputer
g. Lab Bahasa
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Meja Petugas
Kursi Petugas
Kursi Siswa
Papan Tulis
Meja Lab Bahasa
Kursi Lab
Lemarui Kursus
Rak Kursus
Kursi Chitos Kursus
Komputer
Rak Buku Kursus
Meja Siswa
h. Lab IPA
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Meja Lab IPA
Kursi Bulat
Podium
Papan Tulis
Lemari alat kimia
Lemari alat biologi
Lemari alat fisika
Rak Kimia
Rak Biologi
Rak Fisika
Papan Tulis WB
Meja Koordinator
Kursi Koordinator
I . Ruang Komputer
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
Meja Komputer
Komputer
Printer
Papan WB
Jam Dinding
Karpet
J. Ruang Osis
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
Lemari
Kursi Tamu
Komputer
Papan Sruktur
Papan Mading
Kursi Siswa
Meja Siswa
Jam Dinding
K Ruang Koperasi
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
Etalase
Jam Dinding
Telephone Koin
Rak Kayu
Meja Plastik
Kursi Plastik
Lemari
Rak Piring
L. Ruang Pokja
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
Lemari
Radio Tape
Papan WB
M. Dapur Sekolah
No. Nama Barang Jumlah Ket
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Kompor Gas
Tabung Gas
Dispenser
Lemari
Piring
Gelas
Garpuh
Sendok
Kompor Biasa
Cerek
Gelas Tinggi
D. EVALUASI
Evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk meneliti sampai sejauhmana suatu usaha
telah tercapai. Jika kita melakukan evaluasi yang kita nilai bukan keberhasilan suatu
kegiatan saja, akan tetapi semua unsur yang berkaitan dengan kegiatan, aturan,
mekanisme, administrasi, proses pelaksanaan, alat penunjang, human erornya atau
kejadian yang menyertai suatu kegiatan.
Evaluasi sebagai bahan kajian, dapat di jadikan sebagai bahan untuk menyempurnakan
kegiatan tersebut diwaktu akan datang, dan tolak ukur kegiatan yang dilakukan setiap
akhir kegiatan atau pada rapat di akhir tahun.
Evaluasi di sekolah memiliki mekanisme, prosedur, waktu, dan instrument. Misalkan
kegiatan PPDB, evaluasi dilakukan di akhir kegiatan, oleh Tata Usaha dan Kesiswaan
setelah semua data mengenai kegiatan PPDB baik Persiapan, media atau alat pendukung,
pembagian tugas, time secedul, proses kegiatan, data siswa, instrument dan catatan
human eror dikemas dalam bentuk laporan tertulis dan ditanda tangani oleh Ketua
Panitia.
Semua kegiatan sekolah baik kegiatan akademis, meliputi kegiatan kurikulum, meliputi
Pembuatan Jadwal atau Pembagian tugas megajar, Memeriksa RPP dan
menandatangankan ke kepala sekolah, Pembuatan Kisi-kisi, Pembuatan soal, menyiapkan
kegiatan ulangan semesteran, Melakukan analisa soal, menyimpan master soal dalam
bentuk bank soal.
kegiatan kesiswaan meliputi MOS, Kegiatan peringatan hari-hari besar seperti hari Kartini,
maulid Nabi dll, perpisahan, Studi Tour, kunjungan persahabatan (marhalah), Pelatihan
Dasar Kepemimpinan untuk kaderisasi.
Kegiatan ekstra kurikuler meliputi PMR, Pramuka, Paskibra.
kegiatan pengembangan diri dibawah koordinator BP, futbool, Bulu tangkis, Bola Voly,
silat, karate, chilelider, BTQ, dll.
Pada akhir tahun di Evaluasi bahan pelaporan di tiap akhir kegiatan dapat dijadikan
sebagai bahan dalam laporan akhir tahun kegiatan ini disebut Evaluasi Diri Sekolah (EDS).
BAB III PROGRAM KERJA TAHUN PELAJARAN 2012-2013
1. Skala Prioritas dalam Program
Dalam Program kerja Tata Usaha tahun pelajaran 2012-2013 meliputi :
1. Umum
2. Kesiswaan
3. Ketenagaan
4. Perlengkapan
5. Keuangan
6. Surat – menyurat
7. Humas
ad.1. Umum
8. Meningkatkan Pemahaman terhadap peraturan-peraturan
9. Meningkatkan Pemahaman terhadap kompetensi Kepribadian, Kompetensi
social dan kompetensi teknis.
10. Meningkatkan mutu pelayanan administrasi ketata usahaan.
11. Meningkatkan pendayagunaan di lingkungan Tata usaha.
12. Menyempurkan kegiatan administrasi.
13. Memanfaatkan teknologi informasi untuk pengelohan data dan penyajian
informasi.
ad.2. Kesiswaan
1. Mengumpulkan dan menyimpanan data-data siswa baru.
2. Mencatat data siswa ke dalam Buku Induk, klaper
3. Mencatat Jumlah siswa ke dalam Buku Keadaan Siswa.
4. Mencatat nilai dari legger ke dalam buku induk siswa.
5. Membuat buku agenda siswa dan lembaran absen harian.
6. Mencatat yang pindah/keluar ke dalam buku mutasi.
7. Membuat adminstasi peserta ulangan umum, ujian nasional.
8. Membuat US.1 dan US.2 persiapan ujian.
9. Mendaftarkan siswa ke SMA/SMK.
10. Pendaftaran siswa ke SMA/SMK
11. Penerimaan Siswa Baru.
ad. 3. Ketenagaan
1. Pembagian dan pemerataan tugas pegawai.
2. Penyempurnaan pengisian buku induk pegawai dan guru
3. Pembuatan bukti fisik/surat pernyataan untuk kepentingan peusulan
penetapan angka kredit guru.
4. Pengusulan penetapan angka kredit guru dan kenaikan pangkat pegawai.
5. Penyusunan rencana kenaikan
6. Pengusulan pension guru dan pangkat pengabdian.
7. Penyusunan DUK guru dan pegawai.
8. Pembuatan DP3 Guru dan Pegawai.
9. Pembuatan R7 dan R8 serta DSO.
10. Administrasi yang berhubungan dengan guru dan pegawai.
ad. 4. Perlengkapan
1. Mempersiapkan dan melengkapi administrasi guru.
2. Mengerjakan buku induk inventaris dan non inventaris.
3. Mengerjakan buku golongan barang.
4. Mengerjakan kartu stock barang dan buku persediaan barang.
5. Membuat laporan rutin sesuai dengan ketentuan.
6. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang.
7. Menghitung dan mempersiapkan kebutuhan barang.
8. Menginventarisir secara factual barang yang ada.
9. Meneliti alat-alat dan perangkat lainnya yang biasa dipakai dan yang rusak
untuk kemudian dihapus.
ad. 5. Keuangan
1. Pengurusan dan penyelesaian daftar gaji ke pemda.
2. Pengurusan dan penyelesaian pajak.
3. Menyiapkan selengkap mungkin pembukuan keuangan.
4. Mengerjakan pembukuan keuangan.
5. Pembuatan SPJ.
6. Penerimaan dan pencatat DSP, iuran bulanan, iuran computer.
7. Pembuatan laporan keuangan tiap bulan.
ad. 6. Surat-menyurat
1. Pembuatan surat-menyurat sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Pengagendaan baik surat keluar maupun surat masuk.
3. Pembulatan file surat sesuai dengan jenisnya.
4. Penyimpanan arsip-arsip dengan teliti dan rapi.
5. Membuat konsep surat dengan baik.
ad. 7. Humas
1. Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan pihak extern baik secara
vertical maupun horizontal.
2. Menjalin hubungan yang baik dengan Pemerintah Daerah setempat misalnya
kecamatan, Desa dan sebagainya.
3. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan forum Komunikasi Kepala Tata Usaha SMP,
SMA,SMK.
4. Ikut serta bersama masyarakat sekitar dalam kegiatan khusus misalnya
kegiatan HUT kemerdekaan Ri.
B. Matrik Kegiatan
JADWAL KEGIATAN KERJA TATA USAHA
TAHUN PELAJARAN 2012-2013
No
Urt Jenis Kegiatan
Bulan Pelaksanaan Ket
7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
1.
2.
Umum
1. Meningkatkan
Pemahaman terhadap
peraturan-peraturan
2. Meningkatkan
Pemahaman terhadap
kompetensi Kepribadian,
Kompetensi social dan
kompetensi teknis.
3. Meningkatkan mutu
pelayanan administrasi
ketata usahaan.
4. Meningkatkan
pendayagunaan di
lingkungan Tata usaha.
5. Menyempurkan kegiatan
administrasi.
6. Memanfaatkan teknologi
informasi untuk
pengelohan data dan
penyajian informasi.
Kesiswaan
1. Mengumpulkan dan
menyimpanan data-data
siswa baru.
2. Mencatat data siswa ke
dalam Buku Induk, klaper
3. Mencatat Jumlah siswa
ke dalam Buku Keadaan
Siswa.
4. Mencatat nilai dari legger
ke dalam buku induk
siswa.
5. Membuat buku agenda
siswa dan lembaran
absen harian.
6. Mencatat yang
pindah/keluar ke dalam
buku mutasi.
7. Membuat adminstasi
peserta ulangan umum,
ujian nasional.
8. Membuat US.1 dan US.2
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Ka.Urusan
Ka. Urusan
Ka. Urusan
Ka. Urusan
Ka. Urusan
Koordinator
kesiswaan kls 7
Koordinator
kesiswaan kls 7
Koordinator
kesiswaan kls
7,8.9
Koordinator
kesiswaan kls
7,8.9
Koordinator
kesiswaan kls
7,8.9
Koordinator
kesiswaan kls
7,8.9
Koordinator
kesiswaan kls
7,8.9
Koordinator
kesiswaan kls 9
3.
4.
persiapan ujian.
9. Menyelesaikan hasil
UNAS
10. Mendaftarkan siswa ke
SMA/SMK.
11. Penerimaan Siswa Baru
Ketenagaan
1. Pembagian dan
pemerataan tugas
pegawai.
2. Penyempurnaan
pengisian buku induk
pegawai dan guru
3. Pembuatan bukti fisik
PAK
4. Pengusulan penetapan
angka kredit guru dan
kenaikan pangkat
pegawai.
5. Penyusunan rencana
kenaikan berkala
6. Pengusulan pension guru
dan pangkat pengabdian.
7. Penyusunan DUK guru
dan pegawai.
8. Pembuatan DP3 Guru
dan Pegawai.
9. Pembuatan R7 dan R8
serta DSO.
10. Administrasi yang
berhubungan dengan
guru dan pegawai.
Perlengkapan
1. Mempersiapkan dan
melengkapi administrasi
guru.
2. Mengerjakan buku induk
inventaris dan non
inventaris.
3. Mengerjakan buku
golongan barang.
4. Mengerjakan kartu stock
barang dan buku
persediaan barang.
5. Membuat laporan rutin
sesuai dengan
ketentuan.
6. Mencatat penerimaan
dan pengeluaran barang.
7. Menghitung dan
mempersiapkan
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Koordinator
kesiswaan kls 9
Koordinator
kesiswaan kls 9
Koordinator
kesiswaan
kls7,8,9
Pelaksana ur
Kepegawaian
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Pelaksana Ur.
Sarana
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
5.
6.
7.
kebutuhan barang.
8. Menginventarisir secara
factual barang yang ada.
Meneliti alat-alat dan
perangkat
Keuangan
1. Pengurusan dan
penyelesaian daftar gaji
ke pemda.
2. Pengurusan dan
penyelesaian pajak.
3. Menyiapkan selengkap
mungkin pembukuan
keuangan.
4. Mengerjakan
pembukuan keuangan.
5. Pembuatan SPJ.
6. Penerimaan dan
pencatat DSP, iuran
bulanan, iuran computer.
7. Pembuatan laporan
keuangan tiap bulan.
Surat-menyurat
1. Pembuatan surat-
menyurat sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
2. Pengagendaan baik surat
keluar maupun surat
masuk.
3. Pembuatan file surat
sesuai dengan jenisnya.
4. Penyimpanan arsip-arsip
dengan teliti dan rapi.
5. Membuat konsep surat
dengan baik.
Humas
1. Menjalin hubungan kerja
sama yang baik dengan
pihak extern baik secara
vertical maupun
horizontal.
2. Menjalin hubungan yang
baik dengan Pemerintah
Daerah setempat
misalnya kecamatan,
Desa dan sebagainya.
3. Ikut berpartisipasi dalam
kegiatan forum
Komunikasi Kepala Tata
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Sda
Pelsaksna urs.
Keuangan
Sda
Sda
Sda
Sda
Sda
Pelaksana Urs.
Surat-menyurat
Sda
Sda
Sda
Sda
Pelaksana urs.
Humas
Sda
Sda
Usaha SMP, SMA,SMK.
4. Ikut serta bersama
masyarakat sekitar dalam
kegiatan khusus misalnya
kegiatan HUT
kemerdekaan Ri.
Sda
Keterangan :
Kegiatan dan Alokasi waktu Disesuaikan dengan Kalender Sekolah Pelaksana disesuaikan dengan keadaan dan kompetensi Pelaksana
B A B IV
PEMBIAYAAN
Pembiayaan untuk kegiatan operasional Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 berpedoman kepada RAPBS sehingga
setiap dana yang dipakai dapat dimanfaatkan secara efisien dan terarah sesuai dengan anggaran yang ditentukan, adapun
sumber-sumber dana tersebut diperoleh dari :
1. Dari BOS
2. Dari Komite Sekolah
Penggunaan dana-dana tersebut antara lain :
1. Pembelian alat tulis kantor
2. Pembelian inventaris kantor
3. Kesejahteraan pegawai.
4. Kepentingan perjalanan dinas
5. Photo Copy
6. Biaya untuk Pengembangan, Pendidikan dan latihan
7. Pemeliharaan dan rehabilitas sarana dan prasarana pendidikan.
8. Pembayaran daya seperti listrik dan telepon.
1. Umum
No Kegiatan Keperluan Ket
1. Meningkatkan Pemahaman
terhadap peraturan-peraturan
2. Meningkatkan Pemahaman
terhadap kompetensi Kepribadian,
Kompetensi social dan kompetensi
teknis.
3. Meningkatkan mutu pelayanan
administrasi ketata usahaan.
4. Meningkatkan pendayagunaan di
lingkungan Tata usaha.
5. Menyempurnakan kegiatan
administrasi.
6. Memanfaatkan teknologi informasi
untuk pengelohan data dan
penyajian informasi.
7. Meningkatkan Kesejahteraaan
Melaksanakan Workshop
Melaksanakan Workshop
Melaksanakan Pelatihan
Melaksanakan briping
Pemutahiran Data
Pelatihan
Mengajukan insetif, dan uang lembur.
Oleh FKKTU bekerjasama
dg bagian terkait
Oleh FKKTU bekerjasama
dg bagian terkait
Oleh FKKTU bekerjasama
dg bagian terkait
Kepala Tata Usaha
Oleh Kepala tata Usaha
dan semua Pelaksana
Oleh FKKTU bekerjasama
dg bagian terkait dan
Kepala tata usaha dan
pelaksana
Kepala Tata Usaha &
Koordinas dengan
Kepsek
Daftar Peraturan yang wajib dimiliki dan di pahami
No Nama Keterangan
1.
2
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
Panca sila sebagi sumber dari segala sumber hokum.
PEMBUKAAN UNDANG DASAR 1945
Alinea IV : mencerdaskan kehidupan bangsa,
BAB XIII
PENDIDIKAN
Pasal 31
(1) Tiap-tiap warga negara berhak mendapat pengajaran.
(2) Pemerintah mengusahakan dan menyelenggarakan satu sistem pengajaran nasional,
yang diatur dengan undang-undang.
Pasal 5
(1) Presiden memegang kekuasaan membentuk undang- undang dengan persetujuan
Dewan Perwakilan Rakyat.
(2) Presiden menetapkan peraturan pemerintah untuk menjalankan undang-undang
sebagaimana mestinya.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003(Lembaran Negara Tahun 2003
Nomor 78 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); TENTANG SISTEM PENDIDIKAN
NASIONAL
PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 19 TAHUN 2005
TENTANG STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN
Permen No. 24 tahun 2008 Tentang Standar Administrasi Sekolah
PP No. 13 tahun 2003 Tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil
P P NOMOR 41 TAHUN 2007 TENTANG ORGANISASI PERANGKAT DAERAH
PERDA KABUPATEN BANDUNG NOMOR 20 TAHUN 2007
Pasal 6 ayat (2) dan (3) Pragraf 1 Disdikbud. Ttng Tata Organisasi di Lingkungan Pemda Kab.
Bandung.
Perbub No. 5 tahun 2008 ttg tugas dan fungsi SKPD dilingkungan Pemda Kab. Bandung.
PP Nomor 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri.
Perka BKN No. 21 tahun 2010 Penjabaran PP No. 53 tahun 2010
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
Umum
11.
13.
14.
Peraturan Bersama 5 meteri ttg Penataan dan Pemerataan Pegawai Negeri
Inpres No. 7 tahun 1999 Akuntabilitasi Kinerja Instansi Pemerintah
Permendikbud No. 60 tahun 2011 Larangan Pungutan Biaya Pendidikan
Pemendiknas No. 28 tahun 2010 Tentang Penugasan Guru Sebagai Kepala Sekolah
Peraturan Menteri Dalam Negeri No 4 TAHUN 2011 TENTANG STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI
Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004. Penilaian kinerja
aparatur pemerintah
Buku Biru
Buku Kuning
Kepegawaian
Surat-menyurat
Pedoman Ketatausahaan
Keterangan :
Tiap Bagian dimohon memberikan masukan referensi peraturan yang digunakan dibagian masing-masing.
2. Kesiswaan
No Kegiatan Keperluan Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
12.
13.
14.
15.
Pelaporan Keadaan Siswa baru (LKIS)
Pembuatan Data Siswa Tahun Ajaran
2012-2013
Pencatatan Siswa Baru ke buku leger
Siswa
Mengupload data Siswa Baru ke Portal
Dapodik
Pendaftaran NISN Siswa Baru Bagi siswa
yang belum Punya NISN,
Memverifikasi NISN siwa yang berasal
dari luar Kabupaten
Pengurusan Siswa Mutasi Masuk Kelas
7, 8 dan 9
Pencatatan Mutasi Masuk dan Keluar
Membuat adminstasi peserta ulangan
umum, ujian nasional.
Membuat US.1 dan US.2 persiapan
ujian.
Menyelesaikan hasil UNAS
Mendaftarkan siswa ke SMA/SMK.
Penerimaan Siswa Baru
1. ATK
a. Ballpoint
b. Patot 2 B
c. Penghapus Karet
d. Tipe x
e. Mistar 30 cm
f. Cater
g. Hapnaces
h. Atom
i. Lem Kertas
j. Kertas uk Polio
k. Map Polio
l. Hotner
2. Biaya Photo Copy dan Penjilidan
3. Biaya SPPD
4. Buku Leger 10 Buku
3. Kepegawaian
No Kegiatan Keperluan Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Pembagian dan pemerataan tugas
pegawai.
Penyempurnaan pengisian buku induk
pegawai dan guru
Pembuatan bukti fisik PAK
Pengusulan penetapan angka kredit
guru dan kenaikan pangkat pegawai.
Penyusunan rencana kenaikan berkala
Pengusulan pensiun guru dan pangkat
pengabdian.
Penyusunan DUK guru dan pegawai.
Pembuatan DP3 Guru dan Pegawai.
Pembuatan R7 dan R8 serta DSO.
Administrasi yang berhubungan dengan
guru dan pegawai.
1. ATK
a. Ballpoint
b. Patot 2 B
c. Penghapus Karet
d. Tipe x
e. Mistar 30 cm
f. Cater
g. Hapnaces
h. Atom
i. Lem Kertas
j. Kertas uk Polio = 1 rim
k. Map Polio = 24 buah
l. Hotner = 1 buah
5. Biaya Photo Copy dan Penjilidan
6. SPPD
2 buah
2 buah
2. Keuangan
No Kegiatan Keperluan Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Pengurusan dan penyelesaian :
A. Potongan,
B. Gaji 13,
C. Kekurangan Gaji,
D. Kekurangan Beras
E. TPP,
F. TPP SBY
G. Pengajuan Perubahan Gajih
H. SKPP
I. KP4
Menyiapkan selengkap mungkin dan
mengerjakan pembukuan keuangan.
Mengerjakan Pembuatan SPJ.
Pembuatan laporan keuangan tiap bulan.
1. ATK
a. Ballpoint
b. Patot 2 B
c. Penghapus Karet
d. Tipe x
e. Mistar 30 cm
f. Cater
g. Hapnaces
h. Atom
i. Lem Kertas
j. Kertas uk Polio = 1 rim
k. Kertas buram = 2 rim
l. Map Polio = 24 buah
m. Hotner = 1 buah
7. Biaya Photo Copy dan Penjilidan
8. SPPD
9. Biaya Operasional
A. SPPD 12 bln x Rp 100,000;
B. SPPD 1 bln x Rp 100,000;
C. SPPD 1 bln x Rp 100,000;
D. SPPD 1 bln x Rp 100,000;
E. SPPD 12 bln x Rp 100,000;
F. SPPD 12 bln x Rp 100,000;
G. SPPD … bln x Rp 100,000;
I. SPPD 1 bln x Rp 50,000
2. Perlengkapan
No Kegiatan Keperluan Ket
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Mempersiapkan dan melengkapi
administrasi guru.
Mengerjakan buku induk inventaris dan
non inventaris.
Mengerjakan buku golongan barang.
Mengerjakan kartu stock barang dan
buku persediaan barang.
Membuat laporan rutin sesuai dengan
ketentuan.
Mencatat penerimaan dan pengeluaran
barang.
Menghitung dan mempersiapkan
kebutuhan barang.
Menginventarisir secara factual barang
yang ada.
Meneliti alat-alat dan perangkat
1. ATK
a. Ballpoint
b. Patot 2 B
c. Penghapus Karet
d. Tipe x
e. Mistar 30 cm
f. Cater
g. Hapnaces
h. Atom
i. Lem Kertas
j. Kertas uk Polio = 1 rim
k. Kertas buram = 2 rim
l. Map Polio = 24 buah
m. Hotner = 1 buah
2. ATK Guru
3. Biaya Photo Copy dan Penjilidan
4. SPPD
5. Biaya Operasional
ATK Guru
a. Ballpoint
b. Patot 2 B
c. Penghapus Karet
d. Tipe x
e. Mistar 30 cm
f. Cater
g. Hapnaces
h. Atom
i. Lem Kertas
j. Buku Tulis uk Polio
k. Map Pelastik
Ket: 59 set
2 buah
2 buah
6. Perpustakaan
No Kegiatan Keperluan Ket
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Membuat Program di perpustakaan Membuat Jadwal kunjungan Membuat grafik kunjungan Menata Buku Membuat daftar buku Menerima, mencatat, menyusun dan melakukan kodefikasi buku-buku perpustakaan Melayani peminjaman buku Menyusun Administrasi perpustakaan Menyimpan nota pembelian buku.
1. ATK
n. Ballpoint
a. Patot 2 B
b. Penghapus Karet
c. Tipe x
d. Mistar 30 cm
e. Cater
f. Hapnaces
g. Atom
h. Lem Kertas
i. Kertas uk Polio = 1 rim
j. Map Polio = 24 buah
k. Hotner = 1 buah
1. Membeli Rak buku 4 buah uk 2,5 X 2.5 m x
30 cm
2. Membeli meja belajar lengkap dengan
3. Membeli karper uk m x m
4. Membeli bahan untuk membuat grafik
kunjungan
5. Membeli 1 set computer
6. Membeli 1 buah rak penitipan barang
7. Membeli 1 buah rak tempat menyimpan
sepatu
2. Biaya Photo Copy dan Penjilidan
3. SPPD
4. Biaya Operasional
7. Kebersihan
No Kegiatan Keperluan Ket
1. 2. 3.
Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua ruangan, dan lingkungan sekolah. Membantu melayani guru dan karyawan jika diperlukan Bertanggung jawab terhadap kebersihan WC guru, Karyawan dan siswa.
a. Membeli 4 stel seragam lengkap untuk
caraka
b. Membeli 8 buah sapu lantai
c. Membeli 8 buah sapu lidi
d. Membeli 8 buah Pel lantai
e. Membeli 24 super pel
f. Membeli Alat Pembersih Wc
g. Membeli pewangi Wc
h. Membeli sapu untuk sarang laba-laba
i. Membeli alat Pembersih Kaca.
j. Membeli Kamoceng
k. Membeli Teh
l. Membeli isi ulang air aqua
m. Membeli gula kopi
2 buah
8. Keamanan
No Kegiatan Keperluan Ket
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Menjaga dan Mengontrol keadaan sekolah. Melayani tamu Mencatat kedaraan dan barang yang masuk dan keluar Mecatat siswa yang izin keluar atau pulang Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian.
a. Merehab dan melabur Pos Keamanan
b. Membeli Meja dan Kursi 2 stel
c. Membeli almari untuk penyimpanan ATK
d. Menyimpan rak untuk penitipan barang
e. Membeli 2 stel seragam dan perangkat
keamanan
9. Humas
No Kegiatan Keperluan Ket
1.
2.
3.
4.
Menjalin hubungan kerja sama yang
baik dengan pihak extern baik secara
vertical maupun horizontal.
Menjalin hubungan yang baik dengan
Pemerintah Daerah setempat misalnya
kecamatan, Desa dan sebagainya.
Ikut berpartisipasi dalam kegiatan
forum Komunikasi Kepala Tata Usaha
SMP, SMA,SMK.
Ikut serta bersama masyarakat sekitar
dalam kegiatan khusus misalnya
kegiatan HUT kemerdekaan Ri.
a. Mengadakan rapat dinas interen Tu
minimal enam kali dalam satu tahun
b. Mengadakan rapat koordinasi dengan PKS,
BP, dan Wali Kelas 2 x dalam 1 tahun
c. Mengadakan rapat koordinasi dengan
Komite, Pemerintah Desa dan Kecamatan
2 x dalam 1 tahun
d. Mengikuti kegiatan di forum kemunikasi
Keterangan : Keperluan disesuaikan dengan Volume Kerja.
BAB V
PENUTUP
Salah satu unsure yang penting di lingkungan pendidikan sekolah, baik SMP maupun SMA adalah Tata Usaha.
Pendidikan di sekolah-sekolah tersebut tidak mungkin dapat terselenggara dengan baik tanpa adanya peranan
Tata Usaha. Kegiatan Tata Usaha melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu sekolah karena fungsinya
sebagai dapur, pusat ingatan dan sumber dokumen.
Tata Usaha memiliki cirri yang bersifat pelayanan, melayani kepentingan pendidikan secara keseluruhan.
Melayani kepentingan guru baik sebagai individu pegawai maupun sebagai pendidik. Melayani kepentingan siswa
sebagai obyek pendidikan. Melayani kepeantingan orang tuas siswa, melayani kepentinggan mantan seswa dan
pihak-pihak yng berhubungan dengan pendidikan. Oleh karena itu dalam setiap diri pegawai Tata Usaha harus
terpatri dan menyadari bahwa dirinya adalah pelayan yang harus memberikan pelayanan prima kepada
konsumen.
Untuk kelancaran kegiatan pendidikan di SMP Negeri 1 Soreang, maka Tata Usaha harus memiliki program kerja
yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan
lancar sesuai dengan apa yang diharapkan yang akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai.
Akhirnya demi suksesnya program kerja tahunan ini, di harapkan semua pegawai baik pelaksana maupun
pembantu pelaksana perlu berusaha dengan di dorong oleh rasa tanggung jawab dan dedikasi yang tinggi guna
mendorong terwujudnya tujuan yang ingin di capai. Amin .
SETANDAR OPERSIONAL PROSEDUR (SOP)
Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan
indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur
kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit
kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance. Standar operasional
prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan
untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan
waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa
responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
I. Pendahuluan
Pelayanan publik yang diberikan instansi Pemerintah kepada masyarakat merupakan
perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah,
fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerja
instansi pemerintah daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayanan
public harus lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat.
Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansi
pemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistem
dan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7
Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indeks
permasalahan pelayanan publik oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk,
berbelit-belit, lamban, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalan
seberapa jauh berbagai peraturan pemerintah tersebut disosialisasikan di kalangan aparatur
pemerintah dan masyarakat, serta bagaimana infrastruktur pemerintahan, dana, sarana,
teknologi, kompetensi sumberdaya manusia (SDM), budaya kerja organisasi disiapkan untuk
menopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut, sehingga kinerja pelayanan public
menjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya.
Selain kebijakan pemerintah, upaya mewujudkan kinerja pelayanan publik di lingkungan unit
kerja pemerintahan yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya, pemerintah daerah
perlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standar Operasional Prosedur
/ SOP). Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah
berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural sesuai dengan tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP
adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja
instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.
Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP
selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakan
untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas,
responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian SOP
merupakan pedoman atau acuan untuk menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah
berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan procedural sesuai dengan tata
hubungan kerja dalam organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan uraian di atas,
permasalahan yang dibahas dalam tulisan ini berkaitan dengan penilaian kinerja organisasi
publik, Standar operasional prosedur (SOP) dan langkah langkah menyusun SOP, serta
peningkatkan akuntabilitas pelayanan public melalui penerapan SOP. Uraian berikut ini
diharapkan dapat menciptakan komitment pemerintah daerah mengenai pentingnya
penerapan SOP oleh setiap satuan unit kerja instansi pemerintahan dalam mewujudkan
akuntabilitas pelayanan publik.
II. Penilaian Kinerja Organisasi Publik.
Organisasi adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur dan
kontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya terdapat
tata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan.
Organisasi tidak hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan, siapa
mengatur apa dan kepada siapa harus bertanggung jawab (Gibson; 1996 :6).
Organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangan
subyektif. Dari sudut pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan berdasarkan
pada pandangan subyektif, organisasi berarti proses (Wayne Pace dan Faules, dalam Gibson,
1997 : 16).
Kaum obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan serta
menempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi, sedangkan
kaum subyektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian(organizing
behaviour).
Organisasi sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif tertentu yang ingin
dicapai (Muhadjir Darwin; 1994). Ciri pokok lainnya adalah adanya hubungan antar pribadi
yang terstruktur ke dalam pola hubungan yang jelas dengan pembagian fungsi yang jelas,
sehingga membentuk suatu sistem administrasi. Hubungan yang terstruktur tersebut
bersifat otoritatif, dalam arti bahwa masing-masing yang terlibat dalam pola hubungan
tersebut terikat pada pembagian kewenangan formal dengan aturan yang jelas.
Fremont Kast dan James Rosenzweig (2000) mengatakan bahwa organisasi merupakan
suatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas dan berorientasi tujuan (orang-orang
dengan tujuan), termasuk subsistem teknik (orang-orang memahami pengetahuan, teknik,
peralatan dan fasilitas), subsistem struktural (orang-orang bekerja bersama pada aktivitas
yang bersatu padu), subsistem jiwa sosial (orang-orang dalam hubungan sosial), dan
dikoordinasikan oleh subsistem manajemen (perencanaan dan pengontrolan semua
kegiatan).
Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai pencapaian hasil atau the
degree of accomplishment. Sementara itu, Atmosudirdjo (1997) mengatakan bahwa kinerja
juga dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu. Faustino (1995)
memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu-
individu anggota organisasi kepada organisasinya.
Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkan
seberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi
tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000) menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilan
cara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapai
dengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yang
menunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasi
dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.
Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasi
dalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikan
atau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya,
penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi pelayanan,
memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, mendorong
pemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntun
perbaikan dalam pelayanan publik. Berbeda dengan organisasi privat, pengukuran kinerja
organisasi publik sulit dilakukan karena belum menemukan alat ukur kinerja yang sesuai.
Kesulitan dalam pengukuran kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan dan
misi organisasi publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifat
multidimensional. Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dan
kompleks ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkali
memiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasi
publik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya,
seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakat
pengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. Lenvine
(1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja
organisasi publik, yakni :
1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi public dalam
menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat, data organisasi
dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan program organisasi, sedangkan
data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk mengidentifikasi demand dan
kebutuhan masyarakat.
2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukansesuai
dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi
baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap
dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan mencocokan
pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur administrasi dan
ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.
3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan
organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data
akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil rakyat,
para pejabat politis, dan oleh masyarakat.
Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi publik, yang
meliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan kepemimpinan.
1. TUJUAN
Tujuan berkaitan dengan arah yang hendak ditempuh organisasi, karena itu tujuan
organisasi harus direncanakan sebaik mungkin dengan melibatkan anggota organisasi, mulai
dari perumusan sampai pada pelaksanaan atau upaya pencapaiannya. Struktur berkaitan
dengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi termasuk juga
semua kegiatan pembagian kerja ke dalam satuan-satuannya dan koordinasi satuan-satuan
tersebut.
2. STRUKTUR
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-
hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkan
kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masingmasing dalam suatu sistem kerjasama.
3. MEKANISME TATA KERJA
Mekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang saling
berhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu pada barang,
aturan, organisasi, perilaku dan sebagainya.
4. TATA HUBUNGAN
Mekanisme tata kerja akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalam
koordinasi dan integrasi kerja, dan membantu memonitor kerja organisasi, sehingga dapat
diketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk.
5. KEPEMIMPINAN
Unsur-unsur penting dalam mekanisme tata kerja meliputi; prosedur kebijakan, agenda,
pertemuan formal, aktivitas dan tersedianya sarana atau alat yang mungkin ditemukan
untuk membantu orang-orang untuk bekerja sama; dan penemuan, kreativitas pegawai
secara spontan untuk memecahkan permasalahan dalam bekerja.
6. REWARD
Penilaian kinerja aparatur pemerintah dapat dilakukan secara eksternal yaitu melalui respon
kepuasan masyarakat. Pemerintah menyusun alat ukur untuk mengukur kinerja pelayanan
publik secara eksternal melalui Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004. Berdasarkan
Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan
Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan
Instansi Pemerintah, terdapat 14 indikator kriteria pengukuran kinerja organisasi sebagai
berikut:
1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada
masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
2. Persyaratan pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan untuk
mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya.
3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang
memberikan pelayanan (nama, jabatan serta kewenangan dan tanggung jawabnya).
4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam memberikan
pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggung jawab
petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.
6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang dimiliki
petugas dalam memberikan/menyelesaikan pelayanan kepada masyarakat.
7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam waktu
yang telah ditentukan oleh unit penyelenggara pelayanan.
8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan pelayanan dengan tidak
membedakan golongan/status masyarakat yang dilayani.9. Kesopanan dan keramahan
petugas, yaitu sikap dan perilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara sopan dan ramah serta saling menghargai dan menghormati.
9. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya
yang ditetapkan oleh unit pelayanan.
10. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya
yang telah ditetapkan.
11. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesuai dengan
ketentuan yang telah ditetapkan.
12. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang bersih,
rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada penerima pelayanan.
13. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit
penyelenggara pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga masyarakat merasa
tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang diakibatkan dari
pelaksanaan pelayanan. Berdasarkan pada uraian di atas, pengukuran kinerja organisasi
publik dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Penilaian secara internal
adalah mengetahui apakah proses pencapaian tujuan sudah sesuai dengan rencana bila
dilihat dari proses dan waktu, sedangkan penilaian ke luar (eksternal) dilakukan dengan
mengukur kepuasan masyarakat terhadap pelayanan organisasi.
III. Standar Operasional Prosedur
Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintah
dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporate
governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan
manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria
standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitasaktivitasnya.
Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal
mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan
Standar Operasional Prosedur (SOP).
Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan
efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Secara
konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk
menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa
pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran
kerja.
Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi
logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat dari
fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis,
dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan
dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana
proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan
pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin
konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar
Satuan Kerja.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,mekanisme dan
tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan
instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan
prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang
sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk
memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali
dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas
(Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-
praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu
proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.
Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup
beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan
pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang
bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip
manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan(organisasi publik).
Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam
SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.
Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis
sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.
1. Analisis sistem dan prosedur kerja
Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi
utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan
fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling
berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk
keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh
sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau
kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam
dan terpadu.
2. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang
mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan
dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat
memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan
tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan
langsung dengan analisis tugas yaitu :
a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan
seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa
tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan
menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun
berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila
terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan
individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa
mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang
didefinisikan itu.c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai
kemampuan pekerja untuk tugas spesifik
d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk
menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam
hubungannya dengan tugas lain
e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan
waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran
yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa
tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang
baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar
operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan
dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.
3. Analisis prosedur kerja
Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkah
pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan,
bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang
melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-
macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian
prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang
berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara
tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.
Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari
aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan
organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk
prosedurprosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu
dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan
organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan
pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut
dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan;
danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalam
menyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :
1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan; 2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya; 3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu; 4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;
5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;
6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;
7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;
8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
9) Pembagian tugas tepat;
10) Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;
11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;
12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan
tujuan;
13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;
14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya Hasil dari penyusunan
prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar
tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu :
a. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan);
b. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan;
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya;
d. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut
e. diterbitkan;
f. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut
Penyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan utama yaitu
Requirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebut
untuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem;Data
modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan system data;
dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan
struktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yang
akan diimplementasikan dalam suatu proses sistem.
Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja dan
menyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasan
tupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkahlangkah,
tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untuk
meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien. Prinsip
dasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :
1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen;
2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi;
3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan
4) diagram alur dari kegiatan organisasi;
5) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku;
6) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan/penyimpangan;
1) SOP tidak terlalu rinci;
2) SOP dibuat sesederhana mungkin;
3) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain;
4) SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipe
satuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentuk
durasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi struktur
organisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikan
kedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan.
Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart)
dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, aliran
dokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memiliki
SOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unit
kerjamemiliki lebih dari satu SOP. Bentuk SOP dituangkan dalam tiga Format (Form SOP
1,SOP 2, dan SOP 3) seperti contoh berikut ini.
Contoh Form SOP 1.
Unit Kerja :
Fungsi :
Rincian Tugas :
Kode fungsi :
NO Kegiatan
Kode Kegiatan
Indikator Kunci
Keberhasilan
Contoh Form SOP 2
Unit Kerja : ..........................................
Fungsi : ..........................................
Rincian Tugas : ..........................................
Kegiatan : ..........................................
Kode kegiatan: ..................
No. Uraian Unit Kerja/ Pelaksana Kegiatan
Kegiatan A B C D E F
Contoh Form SOP 3
Unit Kerja :
Fungsi :
Rician Tugas Unit :
Kegiatan :
Kode kegiatan : ....................
Kepegawaian :
Hukum :
Urutan Kegiatan :
Pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP dievaluasi
secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi evaluasi
mencakup aspek efisiensi dan efektivitas SOP. Evaluasi dilakukan oleh Satuan Kerja
penyelenggara kegiatan (di lingkungan instansi Pemerintah), atau lembaga independen yang
diminta bantuannya oleh instansi Pemerintah.
Pendekatan yang digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi menggunakan
pendekatan partisipatif.
Perubahan SOP (diganti atau penyesuaian) dapat dilakukan apabila terjadi perubahan
kebijakan Pemerintah atau SOP dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan
masyarakat. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP baru sesuai tata cara
yang telah dikemukakan.
IV. Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah Melalui Penerapan SOP
Standar operasional prosedur (SOP) memuat informasi tentang jangka waktu pelaksanaan
kegiatan, pengguna layanan, hirarkhi struktur organisasi, serta langkahlangkah kerja dalam
pelaksanaan suatu kegiatan. Pelaksanaan SOP dalam penyelengaraanpemerintahan memiliki
multifungsi baik sebagai alat deteksi potensi penyimpangan dari tugas pokok dan fungsi;
sebagai alat koreksi atas setiap penyimpangan yang terjadi; sebagai alat evaluasi untuk
meningkatkan kinerja setiap satuan kerja ke tingkat yang lebih efektif, efisien, profesional,
transparan dan handal. Kinerja satuan unit kerja yang efisien merupakan syarat mutlak bagi
pemerintah untuk mencapai tujuannya dan merupakan salah satu alat terpenting dalam
membawa instansi pemerintah dalam mewujudkan visi dan misinya.
Evaluasi kinerja pada instansi pemerintah memiliki kekhususan tersendiri yang
membedakannya dengan evaluasi kinerja pada organisasi privat yang berorientasi eksternal
(pelayanan) dan dilandasi oleh motif mencari keuntungan. Pada unit-unit kerja pemerintah,
standar penilaian kinerja yang sifatnya eksternal atau berhubungan langsung dengan publik
umumnya didasarkan pada indikator-indikator responsivitas, responsibilitas, dan
akuntabilitas. Sementara standar penilaian kinerja yang sifatnya internal didasarkan pada
SOP dan pengendalian program kerja dari instansi yang bersangkutan. Kedua jenis standar
ini (eksternal maupun internal) diarahkan untuk menilai sejauhmana akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah dapat dicapai.
Artinya, standar eksternal maupun standar internal pada akhirnya akan bermuara pada
penilaian tercapainya masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat
(benefits) dan dampak (impacts) yang dikehendaki dari suatu program. Pada prinsipnya,
standar operasional prosedur lebih diorientasikan pada penilaian kinerja internal
kelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk
kejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional
dan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih
proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standar
operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikan
pada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun
keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi
aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya, termasuk dalam pelaksanaan
program/kegiatan. Standar Operasional Prosedur dapat digunakan untuk penilaian kinerja
secara eksternal, dan apabila pedoman yang sifatnya internal ini digabungkan dengan
pedomaneksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa
responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas, akan mengarah pada terwujudnya
akuntabilitas kinerja aparatur dan instansi pemerintah. Selama ini, penilaian akuntabilitas
kinerja instansi pemerintah umumnya didasarkan pada standar eksternal, padahal sebagai
bentuk organisasi publik, instansi pemerintah memiliki karakteristik khusus yakni sifat
birokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena itu, untuk menilai pelaksanaan
mekanisme kerja internal tersebut unit kerja pelayanan publik harus memiliki acuan untuk
menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,
administratif dan prosedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yang
bersangkutan dalam bentuk standar operasional prosedur.
Menyadari pentingnya SOP dalam penyenggaraan pemerintahan dan hasil kajian
menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, pemerintah
propinsi Jawa Barat dalam upaya meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
menetapkan Surat Keputusan Gubernur No. 67 Tahun 2004 tentang pedoman penyusunan
SOP. Dengan dikeluarkannya SK Gubernur tersebut, pemerintah Propinsi Jawa Barat
mewajibkan kepada setiap satuan unit kerja dilingkungan pemerintah propinsi Jawa Barat
untuk menyusun SOP dan menerapkan di satuan unit kerjanya dengan harapan melalui
penerapan SOP ini akuntabilitas kinerja instansi pemerintah secara internal maupun internal
dapat terwujud. Seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi
pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
V. Penutup
Berdasarkan pada uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa standar operasional prosedur
sebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan,
terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unit
kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional dan
terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindih
proses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standar
operasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yanglebih diorientasikan pada
penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namun
keduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagi
aparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatan
program.
Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja instansi pemerintah umumnya didasarkan pada
standar eksternal padahal sebagai bentuk organisasi publik, instansi pemerintah memiliki
karakteristik khusus yakni sifat birokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena itu
apabila pedoman yang sifatnya internal ini jika digabungkan dengan pedoman eksternal
(penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa responsivitas,
responsibilitas, dan akuntabilitas, maka akan mengarah
pada terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak
semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap
satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional
prosedur sebagai acuan dalam bertindak. Melalui penerapan SOP ini akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
VI. Daftar Pustaka
Agus Dwiyanto. 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah Seminar
Kinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya. Jurusan
Ilmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta. Charles Lenvine. 1990. Public
Administration : Challenges, Choice, Consequences.
Glenview Illinois : Scott Foreman/Little Brown Higher Education.
Djamaludin Antjok. 1999. “Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia”. Makalah.
Disampaikan pada Diskusi Panel Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia yang
diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.
Inpres No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
James L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur dan
Proses.Jakarta : Erlangga.
L.W. Rue dan L.L. Byars. 1980. Management : Theory and Application. Homewood
Illinois : Richard D. Irwin Inc.Keputusan Gubernur Jawa Barat No.6 Tahun 2001 tentang
Tugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit Badan Pengawasan Daerah Propinsi Jawa Barat.
Keputusan Gubernur Jawa Barat No.67 Tahun 2004, tentang Pedoman Penyusunan SOP.
Martin R. Weisbord. 1988. Organisational Diagnosis : A Workbook of Theory and Practice.
USA : Addison-Wesley Publishing Co.
Michael Sokol dan Robert Oresick. 1986. “Managerial Performance Appraisal” dalam
Performance Assesment: Methods and Appreciations, ed. Ronald A. Berk. The John Hopkins
UP.
Miftah Thoha. 2001. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta :
RajaGrafindo Persada._____. 1993.
Pembinaan Organisasi : Proses Diagnosa dan Intervensi. Jakarta : RajaGrafindo Persada.
Richard M. Steers. 1980. Efektivitas Organisasi. Jakarta : Erlangga.
Suhadi Sigit. 2000. Teori Kepemimpinan dalam Manajemen. Yogyakarta : Arrmurita.
Surat Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman Umum
Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yeremias T.
Keban. 1995. “Kinerja Organisasi Publik”. Bahan Seminar Sehari dalam rangka Purna Tugas
Drs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta.
William B. Werther, Jr dan Keith Davis. 1996. Human Resources and Personnel
Management. USA: McGraw-Hill,Inc.
Unit Kerja :
Fungsi :
Rincian Tugas :
Kode fungsi :
NO Kegiatan
Kode Kegiatan
Indikator Kunci
Keberhasilan
PENJABARAN DIMENSTI KOMPETENSI
PELAKSANA URUSAN ADMINISTRASI KESISWAAN
PERMEN NO.24 TAHUN 2008
No Kompetensi Teknis Kompetensi Sub-Kopetinsi Uraian Kerja Hasil Kerja Keterangan
6. 3.6.1 Membantu
penerimaan
siswa baru
3.6.2 Membantu
orientasi
siswa baru
3.6.3 Membantu
menyusun
program
Pengembangan
diri siswa
3.6.4 Membantu
menyiapkan
laporan
kemajuan
belajar siswa
3.9.1 Memanfaatkan
TIK untuk
kelancaran
pelaksanaan
administrasi
sekolah/madr
asah
3.9.2 Menggunakan
TIK untuk
mendokumen
tasikan
administrasi
sekolah/madr
asah
3.11Mengadministra
sikan standar
pengelolaan
yang berkaitan
dengan peserta
didik
3.12 Menguasai
penggunaan
Teknologi
Informasi dan
Komunikasi
(TIK)
3.11.1 Membantu kegiatan
penerimaan peserta
didik baru
3.11.2 Membantu kegiatan
masa orientasi
3.11.3 Membantu
mengatur rasio
peserta didik per
kelas
3.11.4 Mendokumentasikan
prestasi akademik
dan nonakademik
3.11.5 Membuat data
statistik peserta
didik
3.11.6 Menginventarisir
program kerja
pembinaan peserta
didik secara berkala
3.11.7 Mendokumentasikan
program kerja
kesiswaan
3.11.8 Mendokumentasikan
program
pengembangan diri
3.11.9 Membuat layanan
sistem informasi dan
pelaporan
administrasi
kesiswaan
3.11.10 Memanfaatkan TIK
untuk
mengadministrasika
n urusan kesiswaan
SETANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PPDB
Permendiknas No. 24 tahun 2008
Permendagri No. 12 tahun 2009 Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004
Unit Kerja : TATA SAHA SMP N 1 SOREANG
Fungsi : Mengadministrasikan standar pengelolaan yang berkaitan dengan
pesertadidik
Rincian Tugas : Membantu penerimaan siswa baru
Kegiatan : Melaksanakan Penerimaan Siswa Baru
Kode kegiatan : 3.11
No. Uraian Unit Kerja : 3.11.1
Pelaksana Kegiatan : Tata Usaha SMP N 1 Soreang
Kegiatan :
A. Rapat Koordinasi
- Mensosialisasikan Perbub tentang PPDAB
- Membentuk Panitia PPDB
- Menetapkan Prosedur dan Mekasnisme PPDB
- Menetapkan Lokasi
- Menetapkan Waktu
a. Pendaftaran untuk siswa berprestasi
b. Pendaftaran untuk siswa umum
- Menyiapkan ATK
- Menyiapkan Alat Penunjang
- Menetapkan Jam Kerja
- Menetapkan Pembiayaan
B. Bagian Pelaksana Kegiatan
- Bagian Informasi:
a. Menjelaskan waktu PPDB
b. Menjelaskan Jam Kerja
c. Menjelaskan Persyaratan
d. Menjelaskan Mekanisme Prosedur PPDB
e. Menjelaskan Pengumuman
- Bagian Penerimaan Berkas :
a. Menerima Berkas
b. Memeriksa Kelengkapan Berkas
c. Mencatat/Meregristrasi
d. Memberikan bukti penerimaan
- Bagian Pengentrian Data
a. Menerima berkas dari Bagian Penerimaan Berkas
b. Mengerjakan Pengentrian dengan cermat
c. Memilah yang sudah dikerjakan dengan yang belum.
d. Mengamankan berkas(menyimpan,memilah)
e. Membuat rekap
f. Membantu penyelesaian untuk pelaporan
g. Membantu penyelesaian untuk pengumuman
- Bagian Membagikan hasil seleksi
a. Menyerahkan amplop hasil seleksi
b. Menjelaskan waktu regristrasi
c. Menjelaskan kelengkapan berkas
d. Map untuk perempuan/Laki-laki
- Bagian Penerimaan Berkas Regritrasi
a. Menerima berkas regristrasi
b. Memeriksa kelengkapan regristrasi
c. Mencatat yang belum dan yang sudah regristrasi
d.
-
f.