TUGAS SISTEM INFORMASI

Aplikasi E-Business pada TX-Travel

Kelompok 1 :

Bayu Endira Pradana Dessy Putriyanti Raharjo Fauzan Syafriwan

Teknik Informatika 2 A UIN Syarif Hidayatullah 2012

Kata Pengantar

Daftar Isi

1. Profil Perusahaan TX-TravelTX Travel adalah perusahaan Travel Franchise Pertama di Indonesia yang mulai dipasarkan sejak Januari 2005. Merupakan anak perusahaan dari Jakarta Express-Travel Grosir yang telah lebih dahulu berada di Indonesia sejak 1991, perusahaan ini didirikan oleh Anthonius Thedy dan Rita S. Halim dengan kombinasi pengalaman lebih dari 40 tahun di bidang Pariwisata. Hingga kini TX Travel telah memiliki lebih dari 150 cabang di seluruh Indonesia, menawarkan jasa tiket airlines, hotel, paket tour, dan kapal pesiar. Dengan didukung oleh teknologi modern, TX Travel mampu membuat jaringan dengan bank, hotel, airlines, cruise, dan agen-agen perjalanan di luar negeri sehingga TX Travel dapat memberikan lainnya (www.txtravel.com). pelayanan yang lebih baik daripada agen travel

2. Latar BelakangSistem informasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh informasinya, membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka. Saat ini banyak perusahaan-perusahaan mulai beralih dari sistem manual ke sistem elektronik dalam bisnisnya. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan sistem informasi manajemen ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Electronic Business System atau lebih dikenal dengan nama e-business merupakan adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh organisasi, individu, atau pihak-pihak terkait untuk menjalankan dan mengelola proses bisnis utama sehingga dapat memberikan keuntungan berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimalisasi, efisiensi, atau/dan peningkatan produktivitas dan profit. Electronic Business System meliputi seluruh komponen bisnis yang harus dilakukan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan kegiatan bisnis antar organisasi maupun dari organisasi ke konsumen (Ustadiyanto, 2002).

Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting pada suatu

perusahaan. Organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagai sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis (OBrien, 2002).

Pada tulisan ini, akan dibahas mengenai kasus pada perusahaan jasa PT. TX TRAVEL INDONESIA yang lebih dikenal dengan sebutan TX Travel. TX Travel merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa yang sudah menggunakan sistem e-business untuk mendukung proses bisnisnya.

3. Tujuan Diaplikasikan Sistem InformasiPenggunaan sistem e-business pada perusahaan travel merupakan kebutuhan yang sangat penting karena perusahaan ini memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, bahkan bekerjasama dengan travel yang ada di luar negeri sehingga sangat membantu proses penyaluran informasi dan penjualan produk ke seluruh bagian di dunia. Melalui e-business, TX Travel dapat berkolaborasi secara lebih kreatif, mengatur bisnis operasi dan sumberdaya lebih efektif, serta dapat bertahan di era saat ini dimana perubahan ekonomi sangat cepat. Tujuannya tak lain adalah efisiensi kinerja perusahaan, dimana monitoring perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan menggunakan sistem komputerisasi dan jaringan internet.

4. Gambaran Sebelum Diaplikasikan Sistem InformasiSebelum diaplikasikan sistem informasi, TX Travel kesulitan dalam memperbaharui info harga yang fluktuatif karena belom ada otomatisasi database harga produk. TX Travel masih menggunakan surat dalam berkomunikasi dengan rekanan bisnisnya yang dapat mengakibatkan naiknya biaya pengeluaran perusahaan. Untuk mengadakan rapat antar pimpinan dan karyawan perusahaan, TX Travel harus menunggu pimpinan datang kembali dari luar kota jikalau pimpinan tersebut sedang berada di luar untuk kota.

5. Gambaran Setelah Diaplikasikan Sistem InformasiPada perusahaan TX Travel, e-business tidak hanya berfungsi untuk mempermudah komunikasi dan efisiensi perusahaan saja, melainkan dapat digunakan juga untuk menciptakan suatu inovasi pengemasan produk jasa baru pada TX Travel. Melalui customer feedback yang menjadi bagian dari tanggung jawab divisi CRM maka kemudian dilakukanlah market research untuk mengetahui apakah perusahaan perlu untuk meluncurkan suatu produk/jasa baru untuk dapat lebih bersaing pada kompetisi perusahaan travel. Setelah itu dilakukan market test untuk mengetahui bagaimana respon dari konsumen apakah produk/jasa tersebut dapat diterima dengan baik di pasaran

atau tidak. Component design berperan untuk mengetahui bagaimana agar suatu produk/jasa memiliki keunikan tersendiri di mata konsumen. Kemudian setelah dilakukan product test, produk diluncurkan dan diperkenalkan kepada pasar. Process design dan equipment design dilakukan untuk efisiensi penciptaan produk, jika semua proses tersebut sudah dilakukan maka produk/jasa baru siap diproduksi dan diperkenalkan secara resmi kepada konsumen.

Salah satu contoh suatu produk TX Travel yang lahir dari proses tersebut adalah diferensiasi jasa paket wisata murah dimana TX mengemas beragam pola paket wisata yang bisa

memperpanjang lama tinggal di suatu tujuan wisata. Diferensiasi jasa yang terbaru adalah TX Travel menawarkan paket wisata yang diserahkan kepada pelanggan, kemana mereka mau pergi dan apa saja tujuan wisatanya segera dibentuk paket wisatanya oleh pihak TX tanpa harus mengikuti paket wisata yang telah ada. Hal tersebut memungkinkan TX menjual jasanya lebih mahal sehingga mendatangkan keuntungan sendiri bagi perusahaan. Selain itu dalam rangka diferensiasi jasa ditawarkan juga paket wisata ekonomis dengan harga yang sangat rendah. Sebagai contoh TX menawarkan paket 1 juta untuk berlibur ke Singapura selama 2 hari 1 malam, padahal jika dihitung secara manual dengan budget 1 juta tidaklah mungkin untuk melakukan perjalanan seperti itu tapi dengan berbagai inovasi yang ditawarkan pihak TX dapat mewujudkan paket seperti itu. Dengan paket murah tersebut diharapkan akan banyak konsumen yang mengikuti program paket wisata ekonomis sehingga walaupun dengan sedikit keuntungan per paketnya namun dengan jumlah permintaan yang banyak maka akan bermanfaat bagi profit perusahaan.

Keunikan jasa yang dimiliki oleh TX Travel merupakan aset yang berharga bagi image perusahaan. Dengan keunikan produk atau jasa tersebut, TX dapat mendatangkan keuntungan lebih tinggi bagi perusahaan. Dengan kata lain, TX Travel bisa mempromosikan bahwa harga yang dipasarkan merupakan suatu hal yang wajar karena konsumen bisa menikmati keunikan yang tidak dimiliki oleh produk atau jasa yang lain.

Gambar 1. Bagaimana Proses Penciptaan Inovasi Pada TX Travel Melalui E-Business

Melalui web, suatu perusahaan dapat memberikan pelayanan kepada pelanggan. Pelayanan TX Travel yang diberikan kepada pelanggan melalui web nya adalah : Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam

mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search - Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau pelayanan gratis - Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk - Menyediakan pemesanan on line - Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan

TX Travel merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa ticketing untuk airlines dan cruises, hotel, dan paket tour. Perusahaan ini tidak memiliki gudang fisik, bahkan jumlah persediaan. Prosesnya mulai dari mendata pesanan, mencari dan menyediakan produk (tiket airlines dan cruises, hotel, dan paket tur) yang diinginkan konsumen, mengirimkan informasi ke konsumen, dan menagih pembayarannya. Walaupun sederhana, metode yang dilakukan oleh TX Travel dianggap sebagai era bisnis baru dimana perusahaan hanya mencarikan kebutuhan apa yang diinginkan oleh konsumen lalu mengambil sedikit keuntungan dari setiap transaksi yang dilakukan.

Dalam suatu bisnis modern, ECS tidak dapat terlepas dari komponen suatu perusahaan. Sistem ECS dapat mempermudah perusahaan dalam meningkatkan performa komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi baik internal maupun eksternal perusahaan. Perusahaan TX Travel dalam operasi bisnisnya menggunakan e-mail, voicemail, fax, web publishing, bulletin board, dan internet phone systems untuk memperlancar dan efisiensi komunikasi perusahaan baik kebutuhan internal maupun eksternal. Dengan Electronic Communication Tools perusahaan dapat menekan biaya operasional sehingga dapat menghemat anggaran perusahaan. Sebagai contoh TX Travel tidak lagi menggunakan surat yang dikirim dengan layanan pos yang terkena biaya pengiriman, semua keperluan surat-menyurat sudah dilakukan melalui email yang lebih efektif dan efisien.

Manajemen TX Travel tidak lagi kesulitan mengadakan rapat antara karyawan dan pimpinan. Misalkan pimpinan cabang sedang berada di luar kota, Video Conferencing (VC) adalah solusi bagaimana seorang pimpinan memberikan arahan kepada asistennya secara online namun bisa

bertatap muka. Hal ini praktis karena jika ada sesuatu hal darurat pada perusahaan maka tidak perlu menunggu pimpinan tersebut kembali bertugas dari luar kota dan dapat langsung berinteraksi melalui Video Conference.

Perusahaan melakukan kolaborasi antar divisi dan karyawan melalui sharing perencanaan kerja, target perusahaan, knowledge management, hingga standar operasional kerja yang tergabung

dalam satu kesatuan sistem. Sebagai contoh manajemen TX Travel dipermudah dalam melakukan scheduling kerja para karyawannya dengan data yang sudah terintegrasi dalam sistem.

Gambar 2. Komponen ECS

TX Travel merupakan suatu perusahaan jasa di bidang tiket airlines dan cruises, hotel, dan paket tour yang tidak memproduksi suatu barang. Dalam hal ini, yang menjadi penekanan TX Travel terkait dengan komponen produksi adalah melakukan peramalan dan analisis permintaan pelanggan. TX Travel melakukan analisa kapan permintaan tiket pesawat dan kapal pesiar, hotel, dan paket tour akan meningkat berdasarkan data rekapitulasi penjualan produk yang telah

diintegrasikan dalam software yang mendata aktivitas penjualan perusahaan setiap harinya sehingga perusahaan dapat mempersiapkan strategi dalam menghadapi situasi dimana permintaan konsumen sedang tinggi-tingginya.

Di era modern ini sistem informasi akuntansi/keuangan telah bertransformasi dari metode pencatatan manual ke metode online. TX Travel dalam bisnisnya juga menggunakan metode modern dalam sistem informasi akuntansi/keuangan perusahaan dengan software-software akuntansi/keuangan yang ada. Pada perusahaan TX Travel, sistem informasi ini bertujuan untuk : 1. Order Processing, menghasilkan data yang diperlukan untuk analisis penjualan dan proses pemesanan oleh pelanggan 2. Accounts Receivable, menyimpan data piutang pelanggan pada perusahaan 3. Accounts Payable, menyimpan data hutang perusahaan kepada mitra bisnis 4. Payroll, menerima data dari kartu catatan karyawan untuk menghasilkan laporan lainnya seperti laporan pendapatan, laporan penggajian, dan laporan analisis produktivitas kerja 5. General Ledger, menggabungkan seluruh data dan informasi yang diterima dari prosesproses akuntansi sebelumnya. 6. Alokasi keuangan perusahaan untuk investasi, peramalan dan perencanaan serta manajemen kas perusahaan. keuangan,

Gambar 3. Sistem Informasi Akuntansi/Keuangan di Perusahaan

TX Travel sebagai perusahaan travel yang terbesar di Indonesia sangat memperhatikan HRM dalam perusahaannya. Pegawai-pegawai terbaik diseleksi dengan ketat untuk mendapatkan SDM yang berkualitas karena TX Travel berprinsip bahwa perusahaan yang baik pastinya didukung oleh kualitas SDM yang baik pula untuk menunjang efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan. Sistem reward menjadi andalan dari TX Travel untuk memberikan semangat kepada karyawannya agar bekerja secara maksimal agar berdampak positif bagi perusahaan.

Pada perusahaan TX Travel, penggunaan workgroup berdasarkan perbedaan waktu dan tempat dapat dilakukan untuk efisiensi perusahaan. Seorang manajer atau pimpinan kini tidak lagi kesulitan dalam memerintahkan kepada karyawannya untuk bertindak dan mengambil keputusan meskipun pimpinan perusahaan tersebut sedang berada di luar negeri misalnya.

Tabel 1 Bagaimana TX Travel Mencari Solusi dalam Permasalahan Bisnisnya

Dengan adanya sistem perusahaan berbasis informasi dan internet sebagai pertukaran informasi, TX Travel sudah menunjukkan bahwa perusahaan ini memiliki mitra dan jaringan yang luas ke seluruh dunia. Jika dilihat dari jasa yang ditawarkan yaitu tiket penerbangan dari sangat banyak perusahaan penerbangan, kapal pesiar, hotel, dan paket tour di seluruh dunia dapat diketahui bahwa TX travel memiliki jaringan ekstranet yang sangat amat luas. Dengan memanfaatkan website dan asosiasi travel seluruh dunia, TX dapat dengan mudah mengakses perusahaan-perusahaan airlines, cruises, dan hotel di seluruh dunia kepada pelanggannya. Termasuk jika pelanggannya adalah orang asing, sangatlah mudah menanyakan jasa service apa yang dibutuhkan kemudian tinggal menghubungi kantor perwakilan atau mitra travel di luar negeri untuk melayani orang asing. TX Travel telah melakukan suatu Internetworking yang baik, sehingga bisnis franchise TX Travel berkembang sangat pesat.

Sebagai contoh airlines Air Asia yang awalnya hanya menjadi partner biasa dengan TX Travel kini telah menjadi suatu mitra bisnis yang sangat erat dimana Air Asia juga menggunakan promosi maskapainya di TX Travel. Membeli tiket Air Asia di TX Travel terkadang lebih murah daripada membeli tiket di counter resmi Air Asia, hal ini untuk menarik pelanggan untuk membeli tiket di TX Travel karena jumlah outlet TX Travel sendiri di Indonesia jumlahnya adalah lebih dari 150 outlet sehingga jauh dari jumlah outlet Air Asia. Hal ini tidak berlaku di travel lain, hanya di TX Travel saja sebagai media promosi Air Asia untuk menarik konsumen yang lebih banyak. Dengan situasi seperti ini, Air Asia dan TX Travel sama-sama mendapatkan keuntungan dari hasil penjualan bersama dan konsumen yang lebih banyak.