LAPORAN KELOMPOK

ANALISIS KETENAGAAN BAGIAN DISTRIBUSI MAKANAN

RSUD TIDAR MAGELANG

Disusun untuk memenuhi sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Karya Praktik Kerja Lapangan Sistem Penyelenggaraan Makanan Institusi

Diajukan Oleh :

ARIFINA DWI K. NIM : P07131111050

WARTI ANGGRAINI NIM : P07131111100

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN YOGYAKARTA

JURUSAN GIZI

2014

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pelayanan gizi yang baik menjadi salah satu penunjang rumah sakit dalam

penilaian standar akreditasi untuk menjadi keselamatan pasien yang mengacu pada The

Joint Comission International (JCI) for Hospital Accreditation. Semakin baik pelayanan

gizi yang diberikan oleh rumah sakit, maka semakin baik pula standar akreditasi rumah

sakit tersebut. Hal ini dapat terlaksanan bila tersedia tenaga yang professional dalam

memberikan pelayanan gizi. Profesionalisme tenaga gizi dalam memberikan pelayanan

gizi diatur berdasarkan Permenkes No 26 tahun 2013, tentang Penyelenggaraan

Pekerjaan dan Praktek Tenaga Gizi. Dalam upaya menjamin pelaksanaan pelayanan

gizi yang optimal di rumah sakit diperlukan adanya standar kebutuhan tenaga gizi

secara lebih rinci yang memuat jenis dan jumlah tenaga gizi.

Dalam melaksanakan pelayanan gizi di rumh sakit selain tenaga gizi, dibutuhkan

juga tenaga pendukung meliputi tenaga jasa boga, logistic, pranata komputer, tenaga

administrasi dan tenaga lainnya.

B. TUJUAN

Mengetahui dan menganalisis ketenagaan bagian distribusi makanan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Tenaga merupakan salah satu sumber daya penting karena menjadi kunci dalam

keberhasilan kegiatan penyelenggaraan makanan di rumah sakit. Berbagai fungsi manajemen

sumber daya manusia meliputi fungsi perencanaan, dan penentuan kebutuhan staff (staffing),

rekruitmen, seleksi, pengembangan dan pembinaan karir dan penilaian kinerja serta system

imbal jasa.

A. Kualifikasi tenaga gizi dalam penyelenggaraan makanan rumah sakit

Sesuai dengan bidang kegiatannya, maka tenaga yang diperlukan dalam

kegiatan penyelenggaraan makanan meliputi tenaga profesi gizi, tenaga profesi non gizi

serta tenaga pelaksana teknis.

Tenaga profesi gizi adalah tenaga dengan latar belakang pendidikan gizi dan

mempunyai pengalaman dibidang penyelenggaraan makanan. Tenaga profesi non gizi

adalah tenaga profesi lain yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan penyelenggaraan

makanan seperti akuntan, perhotelan, administrasi, teknik dsb. Sedangkan tenaga

pelaksa teknik meliputi tenaga dengan latar belakang pendidikan tataboga (SMKK),

SMP/SMA, dsb.

B. Ketenagaan

Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang

kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan formal

di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam

melakukan upaya kesehatan (KEPMENKES, 2004). Salah satu tenaga kesehatan yang

dibutuhkan dalam terselenggaranya pelayanan kesehatan adalah ahli gizi.

Dalam kegiatannya di rumah sakit perlu adanya struktur organisasi guna untuk

memanajemen kegiatan-kegiatan yang ada. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri

Kesehatan R.I. No. 13/Menkes/IV/78, struktur organisasi bidang gizi terdiri dari unit tata

usaha (administrasi umum, perencanaan dan laporan, perlengkapan, dan perbekalan),

unit perencanaan dan pengadaan, unit pengolahan dan distribusi, unit konsultasi dan

penyuluhan dan unit penelitian dan pengembangan sehingga perlu adanya staff yang

bekerja dibidang-bidang tersebut.

Jenis tenaga ahli gizi yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan, baik

komersil maupun non komersil dapat dibagi 3 kelompok kerja, yaitu kelompok tenaga

pengelola, kelompok tenaga pelaksana dan kelompok tenaga pembantu pelaksana

(Moehyi, 1992).

1. Kelompok tenaga pengelola

Tenaga-tenaga pengelola kegiatan penyelenggaraan makanan bertanggung jawab

atas perencanaan, pengawasan dan pengendalian. Kelompok tenaga ini

bertanggung jawab dalam penyusunan menu, standarisasi kualitas dan cita rasa

makana yang dihasilkan serta efisiensi penggunaan dana dan daya yang tersedia

sehingga biaya penyelenggaraan makanan dapat ditekan serendah mungkin tanpa

mengurangi mutu dan cita rasa makanan (Moehyi, 1992).

2. Kelompok tenaga pelaksana

Kelompok tenaga pelaksana dalam penyelenggaraan makanan adalah yang

bertanggung jawab dalam pelaksanaan produksi makanan dan distribusi makanan

kepada konsumen jenis tenaga dalam kelompok ini adalah mereka yang

mempunyai keahlian dalam kegiatan masak memasak (Moehyi, 1992).

3. Kelompok tenaga pembantu pelaksana

Kelompok tenaga pembantu pelaksana penyelenggaraan makanan adalah mereka

yang terlibat dalam kegiatan penyelenggaraan makanan, tetapi tidak mempunyai

tanggung jawab khusus. Umumnya mereka hanya membantu tenaga pelaksana

untuk menyelesaikan tugasnya, seperti membersihkan bahan makanan, memotong,

mengiris, atau membantu pekerjaan memasak lainnya termasuk membersihkan

peralatan (Moehyi, 1992).

Sesuai dengan bidang kegiatannya, maka tenaga yang diperlukan dalam kegiatan

penyelenggaraan makanan meliputi tenaga profesi gizi, tenaga profesi non-gizi serta

tenaga pelaksana teknis.

Tenaga profesi gizi adalah tenaga dengan latar belakang pendidikan gizi (D1 Gizi

dan D3 gizi) serta D4 gizi, S1/S2 gizi yang berpendidikan dasar D3 gizi dan mempunyai

pengalaman di bidang penyelenggaraan makanan. Tenaga profesi non-gizi adalah

tenaga profesi lain yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan penyelenggaraan

makanan seperti Akuntan, Perhotelan, Administasi, Tehnik dan lain-lain. Sedangkan

tenaga pelaksana teknis meliputi tenaga dengan latar belakang pendidikan Tataboga

(SMKK), SMA/SMP dan sebagainya. (Depkes RI, 2007)

Perhitungan kebutuhan tenaga dapat dilakukan dengan menggunakan rumus:

1. Berdasarkan rasio tempat tidur pasien.

2. Indicator Staffing Needs (ISN).

3. Rekomendasi (recommendation full time equivalents)

4. US Department of Health and Human Service

5. Workload Indicator Staffing Needs

Perhitungan kebutuhan yang kami gunakan yaitu perhitungan dengan berdasarkan

ISN. Dalam perhitungan kebutuhan jumlah tenaga tiap bagian dihitung berdasarkan jenis

kegiatan dan volume pelayanannya. Tiap unit harus dapat memproyeksikan kegiatan

atau keluaran apa yang akan dihasilkan pada masa mendatang untuk kemudian dapat

memproyeksikan kebutuhan tenaganya. Rumus ISN (Sumber: PGRS 2007) adalah :

Keterangan :

a. Beban kerja dalam 1 tahun : jumlah pekerja dikalikan waktu kerja dikali waktu dalam

setahun (hari) dikalikan bobot

b. Bobot : jarak lokasi produksi dengan distribusi , bobot = 1 jika jarak dekat.

c. Kapasitas kerja tenaga per tahun : jumlah hari efektif kerja dikalikan waktu kerja

Kelebihan metode ini adalah perhitungan dibedakan atas jenis tenaga yang ada

sesuai dengan tingkat pendidikannya serta memeperhitungkan satu per satu jenis

tenaga yang dibutuhkan. Perhitungan juga sudah mempertimbangkan bobot serta beban

kerjanya.

Dalam pelaksanaannya sulit menerapkan metode ini terutama dalam

memperhitungkan besarnya beban kerja dari setiap jenis tenaga. Selain itu, bobot juga

sulit ditetapkan karena sering tidak sesuai dengan kebutuhan tenaga yang

sesungguhnya di unit kerja tersebut. Metode ini tidak memperhitungkan jumlah waktu

kerja yang dilakukan oleh setiap jenis tenaga sehingga seringkali didapatkan kelebihan

atau kekurangan jumlah tenaga dari yang seharusnya dibutuhkan.

Kebutuhan Tenaga = Beban Kerja dalam 1 tahun x BobotKapasitas Kerja Tenaga/tahun

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Identifikasi kualifikasi tenaga penyaji

RSUD Tidar Magelang memiliki tenaga penyaji sebanyak 21 orang yang terbagi

dalam dua shift yaitu shift pagi dan shift sore. Dari 21 tenaga penyaji yang ada di RSUD

Tidar, 16 orang diantaranya merupakan tenaga PNS dan 5 orang lain merupakan

tenaga non PNS. Setiap shift terdiri dari 7 jam kerja efektif dengan 6 hari kerja.

Kualifikasi Jabatan :

1. Pendidikan minimal SMKK jurusan boga atau dengan pendidikan tambahan kursus

keterampilan boga.

2. Pengalaman kerja di RSUD Tidar minimal 2 tahun.

3. Memiliki dedikasi tinggi.

4. Kerjasama baik, komunikatif dan ramah.

5. Bebadan sehat.

Setiap tenaga penyaji bertanggungjawab terhadap 1 bangsal tiap bertugas

kecuali untuk bangsal E, F dan G yang dipegang oleh 2 tenaga penyaji sekaligus. Hal ini

disebabkan karena tenaga penyaji yang ada dinilai kurang dari segi jumlahnya sehingga

untuk bangsal E, F dan G yang berdekatan dipegang oleh 2 tenaga penyaji saja.

Uraian tugas tenaga penyaji :

1. Mendistribusikan bahan makanan basah maupun bahan kering ke bagian

pengolahan.

2. Membuat persiapan bahan makanan kering untuk kebutuhan esok hari.

3. Mendistribusikan ekstra buah dan snack pasien.

4. Membuat rekapitulasi jumlah pasien dan person yang dilayani.

5. Menginventaris alat distribusi.

6. Melakukan kegiatan pengawasan dan pengendalian distribusi makanan.

7. Membuat laporan distribusi.

B. Proses rekrutmen tenaga penyaji

1. Untuk tenaga PNS, proses perekrutan dilaksanakan dengan mengusulkan

tambahan tenaga ke institusi. Kemudian dari institusi mengajukan permohonan

tambahan tenaga ke Pemerintah Kota setempat. Setelah itu, Pemerintah Kota

setempat mengadakan open recruitment sekaligus seleksi.

2. Untuk tenaga BLUD (Badan Layanan Umum Daerah), proses perekrutan

dilaksanakan dengan mengusulkan tambahan tenaga ke institusi. Kemudian institusi

megadakan open recruitment dan melakukan seleksi kepada tenaga yang

dibutuhkan.

C. Cara pembinaan atau pengembangan karir

Pembinaan tenaga kerja dapat dilakuan melaui beberapa cara seperti dengan

memberikan pelatihan bersertifikat (sertifikasi), pendidikan lanjutan, kursus, mengikuti

symposium/ seminar yang bertujuan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan serta

mengembangkan kompetensi kerja, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja pada

tingkat keterampilan dan keahlian tertentu, sesuai dengan jenjang dan kualifikasi jabatan

dan pekerjaan.

1. Pendidikan dan Pelatihan Berjenjang dan Berlanjut

Tujuan pendidikan dan pelatihan berjenjang dan berlanjut bagi tenaga gizi adalah:

a. Peningkatan kinerja

b. Peningkatan pengetahuan dan wawasan ilmiah terkini

c. Peningkatan keterampilan

d. Perubahan sikap dan perilaku yang positif terhadap pekerjaan

Peningkatan jenjang pendidikan bagi petugas atau tenaga pelayanan gizi rumah

sakit perlu dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan, perkembangan keilmuan yang

terkait dengan peningkatan pelayanan gizi. Jenis pendidikan dan pelatihan berjenjang

dan berlanjut (diklat lanjut) meliputi bentuk diklat formal dan diklat non-formal.

a. Pendidikan dan Pelatihan Formal

Pendidikan dan pelatihan formal adalah pendidikan yang bekesinambungan.

Dalam menunjang keprofesian, serta kedudukan dan jabatan, baik fungsional

maupun structural.

b. Pendidikan dan Pelatihan Non-Formal

1) Orientasi tugas

Tujuan :

Mempersiapkan calon pegawai dalam mengenal lingkungan tempat

bekerja, system yang ada di unit pelayanan gizi, serta tugas-tugas yang akan

diembannya. Dengan demikian diharapkan pegawai baru akan menghayati

hal-hal yang akan dihadapi termasuk kaitan tugas denga tujuan unit

pelayanan gizi. Bobot untuk pendalaman masing-masing kegiatan

disesuaikan dengan rencana tenaga tersebut akan ditempatkan baik sebagai

tenaga admistrasi, tenaga terampil atau tenaga fungsional/paramedic.

2) Kursus-kursus

Tujuan :

Mempersiapkan pegawai untuk menjadi tenaga professional yang handal

sehingga dapat menyesuaikan diri dengan perkembanga lingkungan, baik

lingkungan pekerjaan maupun lingkungan keilmuan. Keikutsertaan dalam

kursus-kursus tertentu, baik itu dietetic, kuliner, terapi gizi medis, manajemn

gizi, dan lain-lain, diharapkan juga dapat mengubah perilaku positif yang

dapat meningkatkan citra pelayanan gizi di unit kerja masing-masing

3) Symposium, seminar dan sejenisnya

Tujuan :

Meningkatkan kapasitas dan wawasan keilmuan pegawai agar menjadi

tenaga yang lebih professional sehingga mampu meningkatkan kinerja

pelayanan gizi ditempat ia bekerja. Selain itu sebagai keikutsertaan dalam

kegiatan tersebut juga akan mempengaruhi jenjang karier yang sesuai

dengan keprofesiannya. Kegiatan dapat dilakukan didalam lingkungan

institusi , atau mengirimkan tenaga jika kegiatan dilakukan diluar institusi.

4) Evaluasi

Evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan system pengawasan

melekat, melalui berbagai perangkat atau instrument evaluasi, atau formulir

penilaian secara berkala.

Tujuan evaluasi tersebut antara lain sebagai salah satu bagian dalam

promosi pegawai yang bersangkutan, jasa pelayanan, penghargaan,

peningkatan pendidikan, rotasi tugas, mutasi pegawai atau sebagai

pemberian sanksi.

D. Analisis ketenagaan bagian distribusi makanan

RSUD Tidar Magelang menentukan jumlah tenaga kerja dengan metode

perhitungan Indicator Staffing Needs (ISN), dimana kebutuhan jumlah tenaga dihitung

berdasarkan jenis kegiatan dan volume pelayanannya yaitu seperti berikut:

a. Waktu yang tersedia = 365 hari – 81 hari (12 hari cuti, 3 hari ijin sakit, 14 hari libur

nasional, 52 hari libur/tahun) = 284 hari.

b. Kapasitas kerja pertahun = 284 hari x 7 jam kerja = 1988 jam

c. Jumlah tenaga penyaji saat ini 21 orang

d. Rata-rata melayani 20 – 25 pasien perbangsal perhari

e. Institusi menggunakan system kombinasi (desentralisasi dan sentralisasi)

f. Jarak produksi & bangsal relatif dekat (bobot=1)

g. Beban kerja pertahun = (21 orang x 7 jam x 284 hari) x 1,2 = 50097,6 jam

h. Kebutuhan tenaga penyaji = 50097,6 jam : 1988 jam = 25,2 26 orang

i. Kesimpulan = tenaga bagian distribusi makanan kurang 5 orang

Jadi, berdasarkan perhitungan ISN, tenaga penyaji bagian distribusi makanan

yang berjumlah 21 orang membutuhkan tambahan 5 orang tenaga penyaji lagi agar

hasil kerja lebih optimal.

Pemecahan masalah mengenai kekurangan tenaga penyaji dapat diselesaikan

dengan penambahan tenaga penyaji sebanyak 5 orang. Akan tetapi kami menyadari

apabila dalam mengusulkan penambahan tenaga penyaji diperlukan proses dan waktu

yang tidak cepat. Maka dari itu dalam mengatasi masalah mengenai kekurangan tenaga

penyaji, diperlukan staffing yang benar dan tepat seperti dengan menetapkan

pembagian hari libur tenaga penyaji yang sama rata. Di lapangan, kami menemukan

bahwa pembagian hari libur di jadwal tenaga penyaji kurang tepat karena ada satu hari

dimana ada 4 tenaga penyaji yang libur dan di hari lain hanya ada 1 tenaga penyaji saja

yang libur. Untuk itu, kami menyarankan agar dibuat pembagian hari libur yang merata

misalnya dalam satu hari hanya ada 2 tenaga penyaji saja yang libur. Jika hal ini

diterapkan, maka di bangsal E, F dan G masing-masing memiliki 1 tenaga penyaji yang

bertanggungjawab di bangsal tersebut.

Karena menggunakan metode ISN, maka tiap tenaga penyaji tidak dapat dinilai

bagaimana beban kerjanya. Namun apabila diestimasi, beban kerja tenaga penyaji

untuk shift pagi dan shift sore tidak sama karena shift pagi bertanggungjawab

mendistribusikan makan pagi, snack pagi serta makan siang sedangkan untuk shift sore

hanya bertanggungjawab mendistribusikan snack sore dan makan sore. Walau demikian

beban kerja tenaga penyaji dalam menyelesaikan tugas pokoknya yang sekitar kurang

lebih 1.5 jam dinilai tidak memberatkan dibanding tugas pokok tenaga lain sehingga

tenaga penyaji yang dibutuhkan cukup 1 tenaga per bangsal per shiftnya.

DAFTAR PUSTAKA

Depkes, 2007. Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit. Jakarta

Depkes, 2013. Pedoman PGRS Pelayanan Gizi Rumah Sakit. Jakarta