presentasi sop tatalaksana

Bagian TatalaksanaBiro Organisasi

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR (SOP)

TAB FOUR TAB FIVE

Pengertian SOP Mengapa perlunya

SOP? Dokumen SOP Format SOP Tahapan

penyusunan SOP Contoh penyusunan

MEKANISME SOP

PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur

Penetapan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas baku yang harus dilakukan dalam proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, kapan/waktu, dimana dan oleh siapa serta bagaimana hasilnya.

Administrasi PemerintahanAdministrasi Pemerintahan adalah tata laksana dalam mengambil tindakan hukum dan tindakan materil oleh instansi pemerintah dan badan hukum lainnya untuk melaksanakan fungsi pemerintahan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

• Standardisasi cara yang dilakukan pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya

• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas

• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya

• Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan

Mengapa Perlunya SOP ? 1

EvaluasiKinerja

organisasi

Roadmap Reformasi Birokrasi

Quick Wins

Peta Kewenangan dan fungsi

Redefinisi Visi, Misi

dan Strategi

Restrukturisasi

AnalisisBeban Kerja

AnalisisBusiness Process

SOP

Pengembangan e-office/

e-government

Deregulasi

Standar Pelayanan

Kualitas Pelayanan

Kinerja Organisasi

EvaluasiJabatan

AnalisisJabatan

Standar Kompetensi

Job Grading

Job Pricing

Sistem Rekruitmen

Assessment Center

Diklat

Penilaian Kinerja

Tunjangan Kinerja

Standar Kinerja

Database Pegawai

Pola Karier

Kinerja Individual

Akuntabilitas

Manajemen Perubahan Manajemen Kinerja Sistem Pengendalian Intern Penguatan Akuntabilitas

Penguatan Unit Kerja

Kepegawaian

Penguatan Unit Kerja Pelayanan

Disiplin

Kode Etik

3• SOP menjadi satu dokumen yang harus disusun, dan diimplementasikan dalam rangka

proses reformasi birokrasi

DOKUMEN SOPPeraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 4 TAHUN 2011Tentang : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Halaman Judul (Cover)

Dasar Hukum : 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari

Korupsi, Kolusi dan Nepotisme ;2. UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah

diubah beberapa kali dengan UU Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas UU nomor 32 Tahun 2004;

3. UU Nomor 39 tahun 2008 tentang Kementerian Negara;4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri.

Daftar isi dokumen SOP

Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi urutan prosedur, maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut.

1

Statement or caption

FLOWCHART/DIAGRAM ALUR

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana lain yang berada disebelah kanan pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana lain yang berada disebelah kiri pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksana dan selanjutnya akan diproses oleh pelaksana yang sama

Melambangkan proses yang akan dilakukan kembali oleh pelaksana

FORMAT SOP 1


Melambangkan pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh pelaksana, Ya dan Tidak

Y

T

YT

Y

T

2

FLOWCHART/DIAGRAM ALUR Melambangkan dimulai atau

diakhirinya sebuah prosedur

Mulai

Selesai

3


Melambangkan proses yang menghasilkan sebuah dokumen

4


Melambangkan koneksi dalam satu halaman

1

Y

T1

5


Melambangkan koneksi perpindahan halaman

1

1

Halaman 1

Halaman 2

6

1. Persiapan

2. Identifikasi Kebutuhan SOP

• Membentuk Tim dan Kelengkapannya.• Melakukan pembekalan bagi anggota tim tentang tata cara menyusun SOP.• Menginformasikan kepada seluruh satuan kerja tentang kegiatan penyusunan SOP.

• Identifikasi Kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan :1) kondisi internal organisasi yang meliputi :

a) tingkatan unit kerja; b) tugas dan fungsi; dan

c) kondisi pegawai. 2) peraturan perundang-undangan

• Langkah-langkah penilaian kebutuhan :1) menjabarkan/mengurai tugas masing-masing tingkatan unit kerja.2) Melakukan penilaian kebutuhan SOP (termasuk menilai SOP yang perlu disempurnakan

dan yang perlu disusun)3) Membuat daftar inventarisasi judul-judul SOP berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP.4) Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.

1TAHAPAN PENYUSUNAN SOP

3. Penyusunan

4. Pelaksanaan

2

• Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan sifat pekerjaannya, prinsip penyusunan, dengan melibatkan semua individu dan unit kerja terkait secara proporsional mulai dari awal hingga akhir proses penyusunan.

• Perencanaan pelaksanaanAgar SOP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi:

1) Menetapkan jadwal sosialisasi.2) Menetapkan pejabat yang akan melakukan sosialisasi.3) Menyiapkan SOP yang akan disosialisasikan.4) Menyiapkan undangan.

• Sosialisasi1) Pelaksanaan sosialisasi.2) Pendistribusian SOP.3) Penetapan pegawai pelaksana, penanggungjawab dan pemantau sesuai dengan tugas

dan fungsi masing-masing.• Pelatihan pemahaman

Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal agar SOP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik.

• Supervisi dilakukan oleh penanggungjawab pelaksanaan SOP secara terus menerus.

5. Monitoring & Evaluasi

3

• MonitoringProses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang permasalahan yang mungkin timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. Proses monitoring ini dapat berupa observasi, supervisor, interview dengan pelaksana, diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan.

• EvaluasiMerupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efetifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan.

4

• SOP disusun berdasarkan pada tugas pokok dan fungsi.• Satu prosedur harus menghasilkan satu output tertentu. Output ini bisa

menjadi input prosedur lainnya.• Prosedur harus menyangkut berbagai peran di dalamnya (minimal dua

orang).• Prosedur harus mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang

berlaku.• Prosedur harus memperhatikan prosedur lain yang juga di-SOP-kan

Catatan :

LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN SOP 1

CONTOH

SOP Sekretariat:Apa yang dilakukan dalam kaitan dengan penyelenggaran pemerintahan?

Tugas pokok dan fungsi (biasanya prosedur yang akan di-SOP-kan tercermin pada tingkatan pekerjaan yang dilakukan oleh struktur jabatan eselon III) kumpulan tugas eselon III menjadi tugas eselon II.

Contoh:Bagian Umum, melakukan pelayanan administrasi surat masuk.

2

Mengidentifikasi Prosedur Yang Akan Disusun SOP-nya.Pelayanan Administrasi Surat Masuk

• Administrasi Surat Masuk

1. Surat diterima2. Pencatatan/pengagendaan surat3. Pengecekan surat4. Pemberian disposisi dan pendistribusian surat5. Pencatatan disposisi pada berkas surat masuk6. Tindaklanjut disposisi

Picture captionterimakasih

presentasi sop tatalaksana

Documents