PengenalanMicrosoft Access

ms Access. Access adalah suatu jenis database khusus yang disebut database

relasional. Access membangun hubungan antar table. Setiap table mempunyai suatu

field yang disebut primary key/kunci primer. Field kunci adalah suatu field khusus yang memberikan suatu bilangan unik (tidak boleh kembar dalam suatu tabal) pada setiap record.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara : Melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-

hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat.

Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.

Memulai ACCESS Klik tombol START, lalu sorot pada PROGRAM.

Kemudian klik Microsoft ACCESS Klik dua kali ikon shortcut untuk ACCESS yang

ada pada desktop anda.

Keluar dari ACCESS Klik tombol close pada sebelah kanan atas

ACCESS Windows Pilih File dan kemudian pilihlah Exit atau

Tekanlah Alt+F4

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih ??

Table digunakan untuk menyimpan data Query digunakan untuk memanipulasi data Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk

menampilkan data, menambah data dll. Report digunakan untuk membuat laporan Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. Switchboard digunakan untuk membuat menu utama

Pengertian Database dan Tabel

database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data

barang disimpan di table barang karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.

Persyaratan design table memastikan bahwa setiap table yang anda buat menggunakan field pertama (kolom pertama dari table) sebagai jalan untuk mengidentifikasi setiap record dalam table.

Field ini dapat dipergunakan sebagai primary key. Primary key adalah satu – satunya cara untuk menghubungkan table yang satu dengan table yang lain dalam database.

Field dan record

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel.

Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

MEMBUKA FI LE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan.

Selain membuka jendela database yang pernah dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik tombol new.

Apabila Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut : 1. Pilih File -> Open dari Menu Bar 2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada

database 3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

MENUTUP FI LE DATABASE Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access

maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu llangkah berikut ; 1. Klik File ->Close pada Menu Bar 2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W 3. Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas

dari jendela database

MENUTUP PROGRAM MS ACCESS Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS

Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini : a. Klik File ->Exit pada menu Bar b. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Alt + F4 c. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari

jendela database.

Note Access hanya membolehkan anda membuka

satu database saja, begitu anda akan membuat database yang baru, data yang sedang anda buka harus anda tutup.

Bila anda sedang membuka suatu database, anda harus menutup database tersebut.

Jika anda ingin menutup database ada dua kemungkinan: Anda dapat mengklik tombol close (x ) pada database windows atau dengan memilih File, Close.

Table KETERANGAN : Field Name

Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu tabel.

Data Type Barbagai macam

tipe data yang ada di ACCESS

Description Sebagai keterangan

yang akan mempermudah dalam memahami field name

Tipe data dalam ms Acces

TEXT Tipe data ini menerima semua karakter baik Alfabetic dan

Numeric, huruf, angka, titik, koma, ataupun yang lain dan panjang karekternya ditentukan oleh nilai yang ada pada filesize yang ada dalam properti sampai 255 karakter, biasanya tipe ini sering digunakan untuk file alamat, dan yang lain

NUMBER Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik. Tipe ini

hanya di khususkan untuk bilangan dari 0 sampai 9, dan tidak mengenal adanya tanda tanda baca, misalnya titik, koma dan lain lain

DATE/TIME Tipe ini hanya di khususkan untuk penggunaan tanggal dan

waktu, dan untuk format waktu dapat diatur tersendiri dengan propertisnya. Panjang maksimumnya 8 karakter.

Tipe data dalam ms Acces AUTO NUMBER

Tipe ini digunakan untuk memberikan nomor secara berurutan, dan secar automatis di berikan oleh sistem Access

MEMO Tipe ini sama dengan tipe text, hanya saja yang

membedakan dengan tipe text adalam panjang maksimum type ini adalah 65535 karakter, sedangkan untuk text hanya 255

YES/NO Tipe data ini hanya memiliki 2 ketentuan yaitu Yes/No,

True/False, dan yang lain, tipe ini hanya berbentuk Check List ketiha tipe ini dilihat pada tampilannya

Tipe data dalam ms Acces CURRENCY

Tipe ini hanya berisi nilai mata uang OLE OBJECT

Tipe data ini berfungsi untuk mengaitkan dalam sebuah objek, atau bisa juga kita sebut dengan link, atau bisa juga untuk penyisipan objek misalnya Foto, Gambar atau yang lainnya

LOOKUP WIZARD Tipe data ini digunakan untuk pengisian data pada tabel yang

besangkutan kita ambilkan dari tabel tabel yang lain, yang divisualisasikan dalam bentuk Lisk Box atau Combo Box.

Hyperlink Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk

Text. Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.

Pilihan format untuk tipe data Field Size

Jumlah karakter maksimum yang dapat diinput seorang user dalam field.

Format Daftar drop down dari format yang tersedia untuk tipe field.

Decimal Places untuk field angka, anda dapat menentukan angka default

penempatan decimal yang angka tunjukkan. Default Value

Pilihan default value selalu muncul di record baru, tetapi anda dapat mengetikkannya pada rare instances jika tidak tersedia.

Required pilihlah yes jika field tertentu harus diisikan setiap record.

Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah

data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang

dimiliki. Bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ? Menampilkan data-data tertentu pada suatu table,

contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa

pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

Dapat melakukan operasi perhitungan. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Kriteria Query

Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows.

Form membolehkan anda untuk memasukkan data satu record pada satu saat. Form yang rumit dapat juga dibuat, yang secara nyata membolehkan anda untuk memasukkan data kedalam lebih dari satu table pada suatu saat (hal ini dikarenakan field dapat ditarik dari beberapa table dalam database yang sama kedalam suatu form).form dirancang untuk membuat data entry lebih mudah.

form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Salah satu alternative untuk memasukkan data ke dalam table adalah dengan menggunakan form.

Dengan form, anda dapat memasukkan data secara serentak ke dalam table lebih dari satu. Anda dapat membuat suatu form dengan tiga cara ;

AutoForm memberi kecepatan, form generic / dasar yang berisi semua field dalam suatu table tunggal.

Form Wizard membantu anda membuat suatu form dengan memberikan suatu seri layer yang dapat anda pilih field dan model formnya.

Membuat form dari awal berarti anda bekerja dalam Form Design view dan memilih field dari tabe yang sesuai. Membuat form dari awal adalah cara yang sukar (pada mulanya), tetapi Form Design View juga memberi paling banyak control.

Report Report, seperti halnya form, digunakan untuk

merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Report dapat menarik data dari banyak table secara bersamaan, melakukan penghitungan pada data (seperti menjumlahkan atau membuat rata – rata) dan menyajikan hasil dengan format yang rapi.

Mengapa kita perlu membuat Report ?. Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada

anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan.

Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report.

Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengan cepat kita dapat menyediakannya.

Switch Board Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat

Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard.

Menu utama yang berupa SWITCHBOARD digunakan agar pemakai / User dapat dengan mudah menjalankan program yang telah dibuatnya dengan Microsoft Access ini, dan dengan menu ini User juga bisa berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain dengan sangat mudah.

Membuat Hubungan Antar Tabel

Rahasia membuat hubungan berkisar pada primary key pada table anda. Sebagai contoh, dalam table pelanggan, primary

key adalah ID Pelanggan. ID Pelanggan mengidentifikasikan secara unik

setiap record pelanggan. Ketika anda mendisain table pesanan, anda

harus yakin bahwa menyertakan field ID Pelanggan.

Didalam table pesanan, ID Pelanggan bukan merupakan primary key (foreign key).

Hubungan Antar Tabel

Ada dua pilihan tambahan yang disediakan yaitu: Cascade Update Related Fields – jika kotak cek ini dipilih

maka semua perubahan data yang anda buat pada field penghubung pada table primer (table pelanggan) akan diperbaharui pada table skunder.

Cascade Delete Field -- jika kotak cek dipilih dan anda mengubah data pada field penghubung dalam table primer sehingga tidak sesuai dengan table skunder, informasi field akan dihapus dari table skunder.

Mengedit hubungan Anda dapat mengedit semua hubungan antar table yang

anda buat hanya dengan klik 2 kali garis hubungan maka kotak dialog edit relationship akan muncul.

Setelah mengedit suatu hubungan klik ok untuk menutup kotak dialog Edit Relationship.

Menghapus hubungan

Untuk menghapus suatu hubungan, hanya dengan klik hubungan dalam window Relationship (garis antar table menjadi tebal untuk mengidentifikasikan bahwa garis itu dipilih) dan kemudian tekan delete, klik yes maka hubungan akan hilang.

Jika anda menghapus hubungan antar table, hal itu akan mempengaruhi hubungan antar table, akan mempengaruhi bagaimana informasi didalam table dapat digabungkan dalam suatu query, form atau report.