pertemuan ke 2 internal audit

PRELIMINARY SURVEYS PRELIMINARY SURVEYS

INTERNAL AUDIT INTERNAL AUDIT

Preliminary surveysPreliminary surveys (survey pendahuluan)(survey pendahuluan)

Perencanaan dan pengarahan dalam preliminary Perencanaan dan pengarahan dalam preliminary surveys merupakan langkah pertama dalam proses surveys merupakan langkah pertama dalam proses audit. audit.

Tujuan Tujuan preliminary surveyspreliminary surveys adalah agar seorang internal adalah agar seorang internal auditor dapat lebih memahami atau mengenali auditee auditor dapat lebih memahami atau mengenali auditee (pihak yang diperiksa) secara baik sehingga pada (pihak yang diperiksa) secara baik sehingga pada proses pemeriksaan lapangan menjadi lebih efektif proses pemeriksaan lapangan menjadi lebih efektif dan efisien, karena bisnis operasi perusahaan sangat dan efisien, karena bisnis operasi perusahaan sangat kompleks, serta dinamis dan sulit untuk dipahami oleh kompleks, serta dinamis dan sulit untuk dipahami oleh seorang internal auditor. seorang internal auditor.

Proses Proses preliminary surveyspreliminary surveys sangat mempengaruhi audit sangat mempengaruhi audit program dan audit program pada akhirnya akan program dan audit program pada akhirnya akan mempengaruhi hasil audit dilapangan mempengaruhi hasil audit dilapangan

Tahap-tahap dalam Tahap-tahap dalam preliminary surveyspreliminary surveys

Initial Study (studi pendahuluan)Initial Study (studi pendahuluan) Dilakukan oleh internal auditor dikantor pusat Dilakukan oleh internal auditor dikantor pusat

(home office(home office), proses yang dilakukan adalah ), proses yang dilakukan adalah mereview mereview working papersworking papers dan dan audit findingsaudit findings yang yang terdahulu, mempelajari bagan organisasi terdahulu, mempelajari bagan organisasi auditeeauditee yang akan diperiksa dan mempelajari yang akan diperiksa dan mempelajari audit subjectaudit subject

Tahap-tahap dalam Tahap-tahap dalam preliminary surveys preliminary surveys (lanjutan)(lanjutan)

Initial Study (studi pendahuluan) Initial Study (studi pendahuluan) ((lanjutan)lanjutan)

Working papers Working papers penugasan terdahulu dapat penugasan terdahulu dapat menunjukkan bagaimana pendekatan auditor menunjukkan bagaimana pendekatan auditor dalam penugasan. Pendekatan audit yang dalam penugasan. Pendekatan audit yang sama atau pengulangan mungkin sudah sama atau pengulangan mungkin sudah tidaktidak feasible feasible atau tidak memungkinkan lagi. atau tidak memungkinkan lagi. Perkembangan teknologi audit terbaru, Perkembangan teknologi audit terbaru, system baru, atau modifikasi dalam system baru, atau modifikasi dalam operasional auditee dapat menjadi panduan operasional auditee dapat menjadi panduan sebagai pelajaran filosofi auditing yang sebagai pelajaran filosofi auditing yang berbeda atau sebagai kekuatanberbeda atau sebagai kekuatan

Tahap-tahap dalam Tahap-tahap dalam preliminary preliminary surveys (lanjutan)surveys (lanjutan)

DocumentingDocumenting

Dilakukan oleh internal auditor Dilakukan oleh internal auditor dikantor pusat (dikantor pusat (home officehome office), kegiatan ), kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan yang dilakukan adalah mempersiapkan reminder listsreminder lists dan dan initial table of initial table of content content untuk untuk working papersworking papers, , mempersiapkan mempersiapkan questionnaire questionnaire yang yang akan digunakan pada interviewakan digunakan pada interview dan dan diskusi diskusi


Documenting Documenting (lanjutan)(lanjutan)

Remainder list bertujuan untuk Remainder list bertujuan untuk membuat planning menjadi lebih membuat planning menjadi lebih mudah, remainder list secara periodic mudah, remainder list secara periodic dapat diupdate guna perbaikan. dapat diupdate guna perbaikan. Remainder list membantu auditor Remainder list membantu auditor dalam mengatur working paper dalam mengatur working paper menjadi lebih methodology dan menjadi lebih methodology dan membuat langkah audit menjadi lebih membuat langkah audit menjadi lebih mudah untuk digunakan.mudah untuk digunakan.


Documenting Documenting (lanjutan)(lanjutan) QuetionnairesQuetionnaires Quetionnaires terdiri dari informal Quetionnaires terdiri dari informal

Quetionnaires dan formal Quetionnaires. Quetionnaires dan formal Quetionnaires. Nature pertanyaan dari informal Quetionnaire Nature pertanyaan dari informal Quetionnaire bisa bermacam-macam, tergantung dari bisa bermacam-macam, tergantung dari organisasi perusahaan atau fungsi. Dalam organisasi perusahaan atau fungsi. Dalam organisasi audit, orientasi internal auditor organisasi audit, orientasi internal auditor akan mendominasi. Dalam fungsi atau audit akan mendominasi. Dalam fungsi atau audit program pertanyaan akan lebih berhubungan program pertanyaan akan lebih berhubungan dengan workflow, berhadapan dengan dengan workflow, berhadapan dengan organisasi dan feedback yang diharapkan. organisasi dan feedback yang diharapkan. Formal Quetionnaire membantu internal Formal Quetionnaire membantu internal auditor pada kedatangannya di auditee auditor pada kedatangannya di auditee


MeetingMeeting Pada meeting ini internal auditor Pada meeting ini internal auditor

menjelaskan kepada menjelaskan kepada auditee manager auditee manager mengenai kegunaan internal auditing dan mengenai kegunaan internal auditing dan apa pendekatan yang akan dilakukan apa pendekatan yang akan dilakukan pada proses pemeriksaan. Internal pada proses pemeriksaan. Internal auditor akan menjelaskan sasaran, auditor akan menjelaskan sasaran, tujuan, dan standar operasi dan inherent tujuan, dan standar operasi dan inherent risks (risiko yang mengikat). Dalam risks (risiko yang mengikat). Dalam meeting ini internal auditor diharapkan meeting ini internal auditor diharapkan juga akan mengetahui gaya manajemen juga akan mengetahui gaya manajemen dari auditee. dari auditee.


Gathering information Gathering information

Dilakukan internal auditor dengan Dilakukan internal auditor dengan berdiskusi bersama karyawan berdiskusi bersama karyawan auditee dan mengcopy instruksi auditee dan mengcopy instruksi serta informasi penting lainnya serta informasi penting lainnya yang bertujuan agar internal yang bertujuan agar internal auditor mendapatkan informasi auditor mendapatkan informasi tentang system dan prosedur tentang system dan prosedur


ObservingObserving Internal auditor melakukan observasi atau Internal auditor melakukan observasi atau

pengamatan terhadap aktivitas auditee, pengamatan terhadap aktivitas auditee, seperti mengamati work flow, rhythm seperti mengamati work flow, rhythm aktivitas, karyawan apakah telah sesuai aktivitas, karyawan apakah telah sesuai dengan fungsi pekerjaannya, pengawasan dengan fungsi pekerjaannya, pengawasan yang dilakukan oleh manager dan yang dilakukan oleh manager dan supervisors serta apakah karyawan terlihat supervisors serta apakah karyawan terlihat nyaman dengan apa yang mereka kerjakan. nyaman dengan apa yang mereka kerjakan. Serta mengamati apakah aktivitas telah Serta mengamati apakah aktivitas telah dimanage dan para karyawan telah diberikan dimanage dan para karyawan telah diberikan pelatihan. Selain itu juga mengidentifikasi pelatihan. Selain itu juga mengidentifikasi risiko dan control yang berhubungan.risiko dan control yang berhubungan.


Observing (Observing (lanjutanlanjutan))

Dengan melakukan observasi, internal Dengan melakukan observasi, internal auditor dapat :auditor dapat : Menjelaskan tujuan, sasaran dan standar.Menjelaskan tujuan, sasaran dan standar. Mengetahui ControlMengetahui Control Mengevaluasi risikoMengevaluasi risiko Mengidentifikasi control untuk Mengidentifikasi control untuk

meminimumkan resikomeminimumkan resiko Membuat statistika risk assessmentMembuat statistika risk assessment Mengetahui gaya manajemen.Mengetahui gaya manajemen.

Tahap-tahap dalam Tahap-tahap dalam preliminary surveys preliminary surveys (lanjutan)(lanjutan)

Control to Reduce Risk / Kontrol untuk Mengurangi Resiko Resiko Controls

Departemen Purchasing Menerima barang yang dibawah standar Suppliers’ quality control systems akan direview

oleh teknisi quality assurances. Inspeksi seluruh barang oleh inspector penerimaan barang

Membeli barang dari suppliers yang ada hubungan dengan pihak perusahaan

Harus ada approved vendor, serta harus ada pengawasan terhadap lists penawaran sehingga conflict of interest tidak ada

Departemen Payroll Orang yang secara fisik tidak ada di daftarkan sebagai karyawan dalam payroll

Penambahan list payroll hanya bisa di lakukan jika ada otorisasi dari personnel department. Bagian payroll mengecek dengan paymaster atau melalui electronic transfer to verified accounts. Serta secara periodic melakukan head count.

Hukum dan peraturan pemerintah tidak di patuhi Mengdokumentasikan dan selalu memperbaharui daftar pajak. Skedul dari pengurangan didukung oleh tanda tangan dari pihak yang memiliki otorisasi. Meminta dari legal department semua informasi hukum baru atau revisi hukum dan regulasi.


FlowchartingFlowcharting Dengan membuat flowchart dari Dengan membuat flowchart dari

operasi yang akan diaudit, analisa operasi yang akan diaudit, analisa detil dapat juga didapatkan. Formal detil dapat juga didapatkan. Formal Flowcharting harus distandarilisasi Flowcharting harus distandarilisasi dalam internalauditing departemen. dalam internalauditing departemen. Setiap auditor harus menggunakan Setiap auditor harus menggunakan templates yang sama dan mengikuti templates yang sama dan mengikuti instruksi dasar yang sama instruksi dasar yang sama


Reporting Reporting

Berdasarkan hasil professional Berdasarkan hasil professional survey didapatkan informasi survey didapatkan informasi pada control dan risiko yang pada control dan risiko yang dijelaskan secara presentasi dijelaskan secara presentasi lisan atau tertulis dari hasil lisan atau tertulis dari hasil survey. Hasil ini dapat dipakai survey. Hasil ini dapat dipakai untuk mengkoreksi control. untuk mengkoreksi control.


Reporting (Reporting (lanjutanlanjutan)) Hasil dari preliminary survey menghasilkan Hasil dari preliminary survey menghasilkan

sejumlah informasi yang dapat digunakan. sejumlah informasi yang dapat digunakan. Dapat mengidentifikasikan isu yang penting Dapat mengidentifikasikan isu yang penting dan area masalah dan membantu memutuskan dan area masalah dan membantu memutuskan apakah diperlukan investigasi atas proses audit apakah diperlukan investigasi atas proses audit yang akan dilakukan dilapangan. Pada yang akan dilakukan dilapangan. Pada beberapa hal jika hasil preliminary survey dapat beberapa hal jika hasil preliminary survey dapat memberikan keyakinan system, control dan memberikan keyakinan system, control dan manajemen yang baik dimungkinkan untuk manajemen yang baik dimungkinkan untuk tidak melakukan audit kelapangan. tidak melakukan audit kelapangan.

Pada proses review hasil survey dengan Pada proses review hasil survey dengan manajemen, sangat kondusif pada hubungan manajemen, sangat kondusif pada hubungan positif auditor-auditee sebaik dengan negative positif auditor-auditee sebaik dengan negative findings.findings.


Budgeting the surveyBudgeting the survey Lamanya waktu yang dibutuhkan pada preliminary Lamanya waktu yang dibutuhkan pada preliminary

surveys bergantung pada sejumlah factor. Perubahan surveys bergantung pada sejumlah factor. Perubahan yang signifikan pada objectives, procedure, operating yang signifikan pada objectives, procedure, operating system, automation, organization, management, dan system, automation, organization, management, dan karyawan akan mempengaruhi waktu yang karyawan akan mempengaruhi waktu yang dibutuhkan untuk mengenali dan identifikasi masalah. dibutuhkan untuk mengenali dan identifikasi masalah. Preliminary survey sangat penting dilakukan, Preliminary survey sangat penting dilakukan, walaupun internal auditor sudah merasa familiar walaupun internal auditor sudah merasa familiar dengan auditee. Karena tidak ada jaminan bahwa dengan auditee. Karena tidak ada jaminan bahwa situasi auditee akan sama dengan tahun yang situasi auditee akan sama dengan tahun yang sebelumnya. Tidak ada standar untuk budget atau sebelumnya. Tidak ada standar untuk budget atau anggaran untuk preliminary survey, tetapi menurut anggaran untuk preliminary survey, tetapi menurut Sawyer diperkirakan biaya untuk preliminary survey Sawyer diperkirakan biaya untuk preliminary survey akan menghabiskan 5 (lima) % dari total budget akan menghabiskan 5 (lima) % dari total budget audit.audit.

TERIMA KASIHTERIMA KASIH

pertemuan ke 2 internal audit

Documents