Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pada Organisasi Publik

Lisna Sari FitrianiOkky Paradina Subrata

Sansan Santika RizkiMPRS PA3/12

POLITEKNIK PIKSI GANESHA2013

Sebuah organisasi merupakan institusi yang perlu melakukan perencanaan segala

bidang karena untuk memberikan pedoman terhadap langkah organisasi

tersebut agar dapat melakukan aktivitas dan pencapaian tujuan secara terarah.

Pengertian dan nilai pentingnya perencanaan SDM

Kebutuhan rencana SDM menjadi bagian penting untuk memberikan pedoman mulai dari proses pengadaan, penempatan, pengembangan hingga evaluasi.

Perencanaan kebutuhan SDM menyangkut batasan kuantitas dan kualitas.

Batasan kuantitas merupakan seberapa banyak jumlah SDM yang diperlukan dalam suatu kurun waktu tertentu dan selanjutnya dijadikan acuan dalam perekrutan, promosi, mutasi ataupun penempatan.

Batasan kualitas merupakan standar minimal kualitas SDM yang diperlukan, sehingga harus menjadi pertimbangan dalam persyaratan rekruitmen, promosi, mutasi atau penempatan.

Organisasi yang tidak merencanakan keperluan SDM seringkali menemukan adanya tuntutan kebutuhan untuk penambahan di satu sisi, namun tidak diikuti oleh kejelasan akan batasan kuantitas dan kualitas. Tanpa rencana yang jelas mengenai kebutuhan SDM suatu organisasi akan mengalami kesulitan dalam menentukan arah ketika membutuhkan tambahan pegawai.

Pada hakikatnya jika ketentuan dalam rencana SDM tidak jelas, maka tidak dapat menentukan jenis SDM yang akan di rekrut. Akibatnya, apabila tidak ada rencana kebutuhan SDM maka tidak akan ada kesesuaian dengan kebutuhan riil mengenai tenaga kerja dengan perluasan dan peningkatan kualitas organisasi.

Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan organisasi akan pegawai dapat terpenuhi secara tetap dan tepat. Perencanaan dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan tenaga kerja.

Menurut Stoner dan Freeman membaut perencanaan SDM dengan melalui analisis :

1. Faktor- faktor dari dalam, seperti keterampilan yang dibutuhkan sekarang dan yang akan datang, lowongan, serta perlu perluasan dan pengurangan bagian

2. Faktor-faktor dari lingkungan luar, sepeti pasar tenaga kerja.

Perencanaan SDM merupakan fungsi yang harus pertama kali dilaksanakan dalam organisasi. Menurut SIAGIAN, perencanaan adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan kerja yang tepat pada waktu yang tepat.

• Pengumpulan data sehubungan dengan agenda pengembangan organisasi

• Kebijakan strategis• Kondisi SDM• Keinginan pengembangan SDM• Formasi/posisi jabatan dilengkapi dengan

uraian kerja• Analisis jabatan serta data-data lain baik

menyangkut dinamika maupun fasilitasi

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perencanaan SDM :

Menurut Cordoso yang dimaksud dengan kata tepat dalam

perencanaan SDM merupakan kata kunci dalam berbagai konteks yang

mencakup :

1. Penunaian kewajiban sosial organisasi2. Pencapaian tujuan organisasi3. Pencapaian tujuan-tujuan pribadi daripada

anggota organisasi

Perencanaan SDM merupakan suatu bentuk program rencana untuk mengidentifikasikan tentang persoalan organisasi, ancaman (threats) dan peluang (opportunities) dalam organisasi dan lingkungan organisasi.

Faktor – faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM

FAKTOR INTERNALBerbagai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi. Faktor internal menurut SP. Siagian meliputi :1. Rencana strategik2. Anggaran3. Estimasi produksi dan penjualan4. Usaha/kegiatan baru5. Rancangan organisasi dan tugas pegawai

Faktor internal menurut Kiggudu meliputi :

Sistem informasi menajemen dan organisasi

Sistem manajemen keuangan

Sistem marketing dan pasar

Sistem manajemen pelaksanaan

Faktor EksternalSegala sesuatu yang berada diluar lingkungan organisasi yang dapat berpengaruh langsung ataupun tidak langsung dalam pencapaian tujuan organisasi.

Faktor eksternal menurut Kiggudu :

1. Teknologi2. Sosial dan budaya3. Politik4. ekonomi

Faktor eksternal menurut SP. Siagian :

1. Situasi ekonomi2. Sosial budaya3. Politik4. Peraturan perundang-undangan5. Teknologi6. Pesaing

Kajian pengaruh faktor internal dan eksternal

Masalah yang paling krusial dalam perencanaan SDM adalah mengenai anggaran, karena merupakan faktor yang berkaitan secara riil dan langsung dengan rencana SDM.Menurut Klingner dan Nalbandian pengaruh nilai terhadap perencanaan SDM sangat jelas hubungannya, dan hal itu dapat dilihat dalam beberapa berikut:1. Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik

dengan administrasi publik dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai dibatasi dan diterjemahkan kedalam program-program konkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program

2. Karena gaji dan tunjangan merupakan 50-70 % dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif atau dianggarkan oleh lembaga legislatif merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan.

3. Perencanaan SDM merupakan aspek manajemen

kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas inti seperti analisis pegawai, uraian kerja, evaluasi pegawai dan kompensasi.

Identifikasi peluang dan ancaman

Peluang dan ancaman dalam suatu organisasi dapat muncul dari berbagai faktor. Dari identifikasi sumber daya dapat diperoleh informasi mengenai ancaman yang mungkin timbul berkenaan dengan kapasitas organisasi yang ada. Ancaman tersebut disebabkan oleh :1. Minimnya sumber daya bahan2. Rendahnya kualitas SDM3. Tidak adanya kesempatan untuk

mengembangkan diri4. Kepemimpinan yang otoritas

4 langkah pokok dalam perencanaan

sumber daya manusia

Perencanan untuk pengembangan

Perencanaan untuk kebutuhan masa depan

Perencanaan untuk keseimbangan masa depanPerencanaan untuk perekrutan dan seleksi atau untuk pemberhentian sementara

Perencanaan untuk masa depan sangat penting karena situasi organisasi baik beban kerja, jumlah pemakai jasa, maupun kemungkinan permasalahan yang akan dihadapi.Hal-hal yang harus diperhatikan dalam keperluan perencanaan :a. Jumlah pegawai yang diperlukanb. Kualifikasi yang diperlukanc. Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut

a. Jumlah pegawai yang ada saat inib. Usia pegawai, dan kemungkinan

pensiunc. Jumlah lowongan yang adad. Pegawai yang diperlukan

Perencanaan untuk kepentingan keseimbangan masa depan harus dianalisis beberapa faktor, diantaranya :

a. Pengumuman akan kebutuhan pegawaib. Jumlah pegawai yang diinginkanc. Penyaringan pegawaid. Menarik pegawai yang diperlukan

Perencanaan untuk perekutan akan menyangkut:

a. Pendidikan dan pelatihanb. Pergeseran/mutasi dan promosic. Pengisian bagian-bagian yang

memerlukan tenaga ahli dan berpengalaman

Perencanaan untuk pengembangan akan memperhatikan :

Forcasting SDMPrediksi atau peramalan diperlukan dalam

rangka peramalan SDM. Peramalan dan audit sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam perencanaan SDM.

a. Karyawan seperti apab. Posisi/jabatan apac. Berapa jumlah yang diperlukand. Tuntutan keahlin dan keterampilan

tertentu

Peramalan sumber daya manusia berusaha menentukan

Metode Forecastinga. Inkrementasisme

metode pemikiran meproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasaran fluktulasi-fluktulasi anggaran.

b. Collective opinion

pengumpulan informasi berbagai sumber baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

c. Catagorical and cluster forecstingteknik ini memberikan perkiraan-perkiraan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan, seperti dokter, manajer, ahli hukum dan lain-lain.

d. Modeling teknik yang mempergunakan komputer dan metode matematis untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia

Ada 2 informasi yang diperlukana. Apakah pegawai memiliki keterampilan

yang sesuai?b. Apakah pegawai bekerja secara efektif?

Apabila peramalan tersebut telah diselesaikan maka langkah selanjutnya adalah audit sumber daya manusia. Dalam audit dperlukaninformai tentang pegawai yang saat ini ada dalam organisasi.

Perencanaan SDM dan Alokasi SDM

Perencanaan SDM berkaitan erat dengan permasalahan alokasi SDM.

Seperti dikemukakan oleh Donald E. Klingner dan Jhon Nalbandian bahwa human resources planning adalah merupakan aktivitas personalia yang sangat berkaitan dengan fungsi alokasi, dimana serangkaian aktivitas-aktivitas MSDM sangattertutup dengan kontrol legislatif eksternal dalam prioritad-prioritad sumber daya dan program

Sedangkan tercapainya efektivitas kerja menunjukan bahwa pegawai mampu menyumbangkan kemampuannya pada organisasi dalam waktu yang tepat dan cepat.

Dengan terpenuhinya tuntutan akan keterampilan yang diperlukan maka berarti pegawai sudah cukup memenuhi persyaratan kerja yang baik.

Aktivitas-aktivitas yang dmaksudkan dalam MSDM meliputi job analysis, klasifikasi dan evaluasi.

Aspek alokasi SDM antara lain:a. Bagian mana yang perlu mendapatkan

alokasi SDMb. Tuntutan pengembangan yang mugkin adac. Kemampuan renumerasid. Beban anggaran operasional yang

tersedia

KEGIATAN PERENCANAAN SDM

Dalam rangka perencanaan SDM diarahkan pada sasaran untuk memastikan organisasi:

a. Mendapatkan dan mempertahankan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang diperlukan.

b. Mampu mengantisipasi masalah-masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan sumber daya manusia

Mediasi dalam perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan aktivitas yang berkaitan dengan budget process. Dengan menentukan luasnya pengeluaran public agency yang membandingkan pay and benefit,dan penggunaan ceilling budget atau personnel ceiling untuk mengontrol aktivitas agen.

Perencanaan yang baik akan bisa memperbaiki kemampuan organisasi dalam menciptakan dan mendukung manfaat kompetitif serta menanggulangi PTOs (Problems, Threats, Opportunities) yang mengakibatkan perubahan pada teknologi, sosial, politik dan lingkungan.

Aspek-aspek perencanaan SDM

Rencana merupakan landasan bagi setiap jenis aktivitas organisasi.

Perencanaan SDM yang efektif mencakup :

a. Perencanaan kepegawaianb. Perencanaan programc. Analisis SDM

Pilihan-pilihan StrategikIsu kritis dalam menentukan peranan-peranan

strategis dari perencanaan SDM adalah mempertemukan jenis-jenis solusi dan tipe-tipe PTOs tertentu.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk memperoleh perencanaan SDM yang sesuai dengan tipe PTOs, yaitu : a. Enviromental scanningb. Labour demand forecastc. Labour supply forecastd. Gap analysise. Action programmingf. Control dan evaluation

AUDIT SITUSIONAL PADA PERENCANAAN SDM

Terdapat 2 komponen audit situsional, yaitu : a. Analisis lingkungan

lingkungan organisasi pada saat ini telah berubah menjadi lebih dinamik, lebih sulit diprediksi, lebih kompleks. Manajer dan pakar SDM yang telah memahami sebab-sebab ini harus lebih siap untuk merancang program SDM yang responsif terhadap perubahan.

b. Analisis lingkungan membantu para perencana guna mengidentifikasi dan mengantisipasi sumber-sumber peluang, ancaman-ancaman dan masalah-masalah.

a. Kemajuan teknologib. Nasionalisasi batasan geografis dan

internasionalisasi organisasi telah menjadi suatu hal yang wajar

c. Perbaikan tingkat pendidikand. Redistribusi populasi e. Inflasif. Meningkatnya berbagai peraturan

pemerintah

Faktor-faktor perubahan lingkungan :

a. Menentukan komponen utama lingkungan yang dihadapi organisasi

b. Memperhatikan signifikansi dari setiap komponen tersebut terhadap kinerja organisasi

c. Menilai signifikasi dari setiap komponen tersebut terhadap pengelolaan SDM yang efektif

Hal-hal yang harus dilakukan dalam audit lingkungan :

Langkah-langkah dalam perencanaan strategik SDM

Perencanaan strategik adalah proses menentukan tujuan organisasi dan program tindakan yang menyeluruh untuk mencapai tujuan.

Menurut Henry Simamora, yang dapat dipakai sebagai acuan oleh organisasi publik adalah:

Mengidentifikasi filosofi

perusahaan/organisasi

Mengevaluasi kekuatan dan

kelemahan lembaga

Menentukan tujuan

dan sasaran

Menyusun strategi

Menelaah kondisi lingkungan

1 2

3

54

Tantangan-tantangan perencanaan SDM

a. Mempertahankan keunggulan kompetitifb. Menghindari konsentrasi berlebihan pada

masalah-masalah harian. c. Menyusun strategi-strategi SDM yang sesuai

dengan karakteristik-karakteristik unik organisasi

d. Menanggulani perubahan perubahan lingkungan serta mengakomodasikan perubahan-perubahan yang mempengaruhi organisasi

e. Menerjemahkan rencana strategik dalam tindakan

TERIMA KASIH