PERENCANAAN MIKRO SUMBER DAYA MANUSIA

1.1 PENDAHULUANPerencanaan mikro sumber daya manusia merupakan perencanaan sumber daya menusia

pada tingkat organisasi/perusahaan. Perencanaan makro ketenagakerjaan baru dapat diimplementasikan dengan baik bila terdapat perencanaan mikro ketenagakerjaan yang baik pula, yang sering disebut perencanaan mikro sumber daya manusia. Dilain pihak, perencanaan mikro ini hanya berhasil baik bila perencanaannya juga mengikuti pemahaman masyarakat di sekitarnya, termasuk pemahaman pembangunan ekonomi pada umumnya dan perencanaan makro ketenagakerjaan pada khususnya.

Pembahasan dibab ini bertujuan membantu pemahaman peran sumber daya manusia dalam keseluruhan kegiatan usaha; membantu pemahaman konsep dan hasil penelitian khususnya perencanaan sumber daya manusia dan proses staffing; membantu meningkatkan kemampuan menerapkan cara sistematik untuk memecahkan masalah manajemen sumber daya manusia. Pembahasan perencanaan sumber daya manusia terdiri dari pembahasan mengenai: proyeksi kebutuhan sumber daya manusia dimasa depan, sarana yang menunjang (uraian jabatan, spesifikasi jabatan, dan analisis jabatan), proses staffing serta latihan dan pengembangan.

2.2 PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA SEBAGAI SALAH SATU TUGAS MANAJER PERSONALIA

Keberhasilan suatu perusahaan antara lain ditentukan oleh pendayagunaan sumber daya manusia yang memiliki secara tepat. Hal ini dimungkinkan bila pimpinan organisasi melihat karyawan sebagai “manusia seutuhnya”. Dan perlu disadari bahwa personalia/SDM dibagiannya.

Setiap manajer pada berbagai tingkatan akan selalu melukukan proses manajeman yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan serta pengawasan. Bobot perencanaan akan lebih banyak di tingkat atas daripada manajer di tingkat bawah. Perencanaan dari suatu kondisi yang akan berpengaruh terhadap operasi perusahaan.

Suatu rencana yang akan diformulasikan dengan baik akan merupakan dasar dalam pengorganisasian dan kondisi dari aktivitas karyawan. Disamping itu rencana tersebut memberikan kesadaran pada karyawan mengenai apa yang diinginkan oleh pimpinannya dan apa yang diharapkan oleh karyawan.

Rencana yang effektif dapat menciptakan pula ssesuatu suasana hubungan antar karyawan yang serasi. Dengan perencanaan sumber daya karyawan yang baik, maka kepuasan karyawan terhadap pekerjaannya akan tinggi demikian pula kontribusinya. Hal ini terjadi karena karyawan menduduki jabatan yang sesuai dengan kemampuannya. Perencanaan SDM suatu organisasi perlu melikat berbagai faktor, yaitu proses perencanaan itu sendiri, sarana yang menunjang serta proses staffing.

Bertolak dari pendekatan karyawan sebagai “manusia seutuhnya”, dan pendekatan manajemen. Maka manajer profesional dapat menghubungkan berbagai masalah sumber daya manusia sebagai salah satu sistem terpadu (lihat gambar 2.1).

Gambar 2.1

Dengan melihat masalah SDM sebagai salah satu sistem dimana timbul saling interaksi antara subsistem dengan pengaruh external, maka manajer personalia/SDM akan lebih baik dalam penyusunan rencana pencapaian tujuan. Sistem timbul bila ada hubungan antar aktifitas

Hasil kerja

- Kompensasi & motivasi karyawan- Hubungn industrial

Staffing & pengembangannya

Perencanaan sumber daya manusia

Rencana organisasi

Tantangan lingkungan (external)

Persediaan sumber daya manusia

Penilaian hasil kerja

dengan batasan yang diketahui/disadari.Misalnya pemilihan calon karyawan dalam proses seleksi, dipengaruhi oleh tujuan dari

bagian manajemen personalia dan begitu pula keberhasilan pengembangan karyawan sangat tergantung dari proses seleksi dan balas jasa yangdiberikan. Pada tiap subsistem terdiri dari beberapa aktifitas sebagain berikut:

1. Tantangan lingkungan Lingkungan yang mempengaruhi perusahaan antara lain; ekonomi, pasar, pemerintah, dan masyarakat.

2. Perencanaan TKPerusahaan perlu menyususn data base mengenai jumlah dan kualifikasi tiap karyawan. Data ini dapat disunakan apabila perusahaan membutuhkan TK untuk dievaluasi dan ditempatkan.

3. Pengembangan dan evaluasiSetelah tenaga kerja diterima, maka perlu dikembangkan melalui pendidikan/latihan agar dapat bekerja dengan baik. Pengembangan ini diperlukan baik untuk karyawan baru maupun karyawan lama, guna mengantisipasi tanggung jawab yang akan diberikan. Secara periodik TK dievaluasi dengan dilihat hasil kerjanya dan kelemahan-kelemahannya.

4. Balas jasaAgar tenaga kerja bekerja dengan baik, perlu dimotivasi dan diberi kepuasan. Elemen penting untuk meningkatkan kepuasan adalah gaji dan fasilitas-fasilitas lain, termasuk antara lain komunikasi, nasehat dan aktifitas disiplian.

5. Hubungan karyawanDalam hal ini hubungan antar karyawan dan khususnya hubungan antara karyawan dengan perusahaan diatur dalam “hubungan industri pancasila”.

Perencanaan SDM adalah salah satu subsistem pem=ngolahan SDM. Perencanaan SDM adalah suatu upaya secara sistematis memproyeksikan kebutuhan dan penyediaan personalia. Dengan memberikan kebutuhan, baik dalam jumlah maupun kualitasnya, maka bagian personalia/SDM dapat merencanakan dengan baik penarikan, seleksi, penempatan dan pengembangannya. Dengan perencanaan ini, dikarakpan didapat karyawan yang tepat untuk jabatan yang tepat.

2.3 PROYEKSI KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA2.3.1 PERMINTAAN DAN PENAWARAN TENAGA KERJA

Perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan TK yang timbul oleh kondisi-kondisi tersebut (lihat gambar 2.2).

Gambar 2.2

Pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada 4 kegiatan yang saling berhubungan, yang membentuk sistem perencanaan SDM yang terpadu: persediaan SDM sekarang peramalan penawaran dan permintaan SDM, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah individu yang cakap, dan berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan balik kapada sistem. Secara lebih sempit, perencanaan SDM berarti mengestimasi secara sitematik permintaan (kebutuhan) dan penawaran TK organisasi di masa depan. Perencanaan SDM ini memungkinkan organisasi untuk:

Proyeksi penawaran sumber daya manusia

Proyeksi permintaan sumber daya manusia

Perencanaan sumber daya manusia

intern

eternTeknik proyeksi permintaan

Sebab timbulnya permintaan

6. Memperbaiki penggunaan SDM.7. Memadukan kegiatan-kegiatan kepagawaian dan tujuan-tujuan organisasi diwaktu yang

akan datang secara effisien.8. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara effektif dan effisien.9. Mengembangkan informasi mengenai SDM untuk membantu kegiatan-kegiatan

karyawan dan unit organisasi lainnya.10.Membantu program penarikan kaaryawan dari pasar TK.11.Mengkoordinasikan program penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan dari berbagai

unit secara terpadu.

2.2.2 PERMINTAAN SUMBER DAYA MANUSIA2.2.2.1 MENENTUKAN PERMINTAAN

Permintaan atau kebutuhan SDM di waktu yang akan datang merupakan inti kegiatan perencanaan SDM. Maka, organisasi atau perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan karyawan untuk masa mendatang. Hal ini dapat diartikan sebagai kegiatan penentuan jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan secara optimal.

Peramalan kebutuhan karyawan memerlukan berbagai pertimbangan, yaitu: pertama, identifikasi lowongan pekerjaan di masa mendatang, dan kedua, bagaimana mengisi lowongan tersebut. Untuk itu diperlukan pengetahuan mengenai aliran sumberdaya manusia dalam organisasi. Ada berbagai teknik dalam membuat permasalahan SDM dari yang paling sederhana, yaitu analisa aliran SDM sampai dengan menggunakan analisa trend.

Ada berbagai faktor yang menyebabkan timbulnya permintaan akan SDM di masa mendatang, yaitu perkembangan lingkungan eksternal, organisasional, maupun tersedia atau tidaknya persediaan karyawan.

Faktor perubahan lingkungan eksternal yaitu karena perubahan kondisi prekonomian sangat berpengaruh terhadap permintaan TK, baik jumlah maupun kualitasnya. Kodisi ekonomi yang lesu akan memberikan dampak menurunnya TK dan memberikan dampak antara lain: peraturan, tingkah laku yang dituntut oleh perusahaan, dan sebagainya. Demikian pula perubahan teknologi akan berpengaruh terhadap kualitas TK. Pada masa ini pengetahuan mengenai komputer sudah merupakan syarat dasar bagi calon TK, atau dapat dikatakan adanya usaha peninkatan produktivitas melalui penemuan teknologi.

Faktor perubahan internal organisasi yaitu adanya penggantian tenaga kerja yang mempengaruhi persediaan TK yang mempengaruhi persediaan TK kerja melalui antara lain: pensiun, kematian, berhenti bekerja (PHK). Disamping itu keputusan strategis perusahaan akan berpengaruh pula, misalnya keputusan dalam hal terget penjualan, produksi, organisasi, anggaran yang disediakan.

2.2.2.2 BEBERAPA TEKNIK PENENTUAN PERMULAANAda beberapa teknik untuk menentukan kebutuhan SDM misalnya analisis

kecenderungan, analisis ratio, analisis korelasi, dan ramalan komputer.Analisis kecenderungan (trend analysis) adalah suatu cara yang logis untuk

memproyesikan kebutuhan SDM dengan mengkaji kecenderungan TK pada perusahaan selama lima tahun terakhir atau lebih. Sebagai contoh, setiap tahun selama lima tahun dihitung jumlah pegawai perbagian/seksi seperti bagian pemasaran, produksi, administrasi dan keuangan. Tujuannya untuk mengidentifikasi kecenderungan bertambah atau berkurangnya pegawai pada suatu bagian, yang mungkin akan berlanjut di masa depan.Dalam analisis ratio (ratiovanalysisi) ditentukan ratio atau perbandingan yang tepat antara:1. Beberapa faktor penyebab, misalnya volume penjualan dan 2. Jumlah pegawai yang diperlukan, misalnya jumlah penjual (salesman)Baik analisis kecenderungan maupun analisis rasio mempunyai asumsi, bahwa produktivitas karyawan tetap sama.Analisis korelasi (corelation analysis) merupakan cara menemukan hubungam statistik antara dua variable. Di sini apabila terdapat hubungan, maka dapat diramalkan kebutuhan pegawai pada masa depan. Sebagai contoh hubungan antara jumlah tempat tidur di suatu rumah sakit dengan jumlah perawat yang mendaftar. Analisis korelasi ini lebih akurat bila dibandingkan dengan analisis kecenderungan dan analiis ratio.

Teknik yang sedang berkembang adalah menggunakan komputer untuk meramalkan kebutuhan pegawai. Dalam hal ini dikembangkam suatu paket komputer yang disebut "manplan". Kemudian data, misalnya jam kerja langsung yang diperlukan untuk menghasilkan suatu output dan data proyeksi penjualan dimasukkan Data ini dapat diterjemahkakan pada ramalan kebutuhan TK.

2.2.3. SUPLAI SUMBER DAYA MANUSIASetelah menyusun proyeksi permulaan sumberdaya manusia untuk mas yang akan datang, maka langkah berikutnya adalah menjawab pertanyaan. "Bagaimana dan dari mana sumberdaya manusia untuk mengatasi jabatan-jabtan yang lowong?".Sumber suplai SDM., dapat diperoleh dari dalam perusahaan (Internal) ataupun dari luar (Ekternal).

2.2.3.1. SUPLAI INTERNALPengisian lowongan dari dalam perusahaan memerlukan pengumpulan informasi tentng kualifikasi pegawai yang dicalonkan. Informasi ini berisi hal-hal seperti catan prestasi, latar belakang pendidikan, dapat tidaknya calon tersebut dipromosiakan. Informasi ini dikumpulkan secara manual ataupun dengan sistem komputer. Dalam sistem manual dibuat suatu format tenaga kerja beserta perkembangannya. Disamping itu dapat pula menggunakan Bagan Penempatan. Dalam sistem ini dapat ditelusuri calon-calon dari bagian jabatan yang penting. Bagan ini menunjukkan prestasi sekarang dan dapat tidaknya dipromosikan pada jabatan-jabatan penting dalam peusahaan.Informasi dari banyak pekerja cenderung dikomputerisasikan. Sebagai contoh; sistem perekrutan IBM, data yang dimasukkan adalah uraian mengenai latar belakang pegawai dan pengalamannya.Informasi tersebut dapat dianalisis dengan analisis Markov. Dalam hal ini dihitung kemunginan perpindahan (probabilitas transisi) yang kemudian dikalikan dengan berbagai tingkatan pekerjaan pada akhir suatu tahun untuk memproyeksikan jumlah karyawan untuk masa yang akan datang.

2.2.3.2. SUPLAI EKTERNALBila lowongan tidak dapat diisi dari dalam perusahaan maka perlu dicari dari luar perusahaan. Sumber suplai eksternal ini mencangkup peramalan kondisi pasar keahlian. Sebagai contoh : khususnya sumber tenaga kerja setempat, dapat dicari pada kantor wilayah departemen TK.

2.2.4 SISTEM PERENCANAAN TENAGA KERJA MENYELURUHDari uraian diatas tampak bahwa sistem perencanaan meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Inventaris persediaan SDM2. Perkiraan permintaan dan penawaran untuk masa yang akan datang3. Perencanaan pengisian lowongan melalui penarikan, seleksi penempatan dan

pengembangan karyawan4. Pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan SDM

Suatu pendekatan sederhana dalam perencanaan SDM adalah melihat aliran TK.

2.3 ANALISIS JABATAN, URAIAN JABATAN DAN SPESIFIKASI JABATANSuatu organisasi perusahaan kadang digambarkan dalam bentuk Bagan Organisasi. Akan tetapi bagan ini tidak berbicara tanpa kelengkapan uraian jabatan untuk masing-masing pejabat dan bahkan tidak menunjukkan persyaratan untuk mendudukinya. Dengan demikian uraian jabatan dan spesifikasi jabatan merupakan pelengkap Bagan Organisasi dan kesemuanya disebut struktur organisasi. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan merupakan sarana, agar perencanaan SDM lebih akurat dalam menentukan kualitas TK yang dibutuhkan.Dalam menyusun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan diperlukan terlebih dahulu analisis jabatan-jabatan. Pekerjaan ini menghasilkan Analisis Jabatan (Job Analysis) yang merupakan pencarian data mengenai antara lain tugas-tugas, besar tanggung jawab, kewewenangan, lingkungan kerja dan sebagainya.

2.3.1 ANALISIS JABATANAnalisis jabatan menyediakan data tentang syarat kerja yang kemudian digunakan untuk

menyusun uraian jabatan dan spesifikasi jabatan. (Lihat gambar 2.3) dalam hal ini informasi yang dicari adalah aktifitas pekerjaan yang dikerjakan, prilaku manusia misalnya dalam mengomunikasikan atau mengambil keputusan, mesin dan alat-alat bantu yang digunakan dalam melaksanakan tugas, standar prestasi, konteks pekerjaan dan syarat personalia.

Tiga Tahap Dalam Pencarian InformasiAnalisa Jabatan

I II IIIPersiapan untuk Analisa Jabata

Mengetahui dan Paham atas Organisasi dan Tipe Pekerjaan

Pengumpulan Informasi

- Identifikasi tugas- Penyusunan Draft- Pengumpulan Data

Penggunaan Audiator Jabatan

1. Uraian Jabatan2. Spesifikasi Jabatan

(Gambar 2.3)

Dalam tahap pertama perlu dikenali lebih dahulu organisasi dan tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Pengetahuan mengenai tujuan organisasi, prosedur, karyawan, material dan produk/jasa yang dihasilkan perlu diketahui dan dihayati terlebih dahulu. Setelah memahami organisasi, maka dilakukan pengumpulan informasi mengenai jabatan-jabatan dan tugas yang dilaksanakan serta persyaratan untuk setiap jabatan melalui inventarisasi dan identifikasi jabatan yang ada, menyusun daftar pertanyaan.Identifikasi jabatan memerlukan pencatatan berbagai tugas/jabatan, menyusun bagan organisasi bila perlu atau berdiskusi dengan pekerja atau pimpinan organisasi. Dengan kejelasan tugas-tugas dan jabatan yang ada, maka disusun draft pertanyaan seperti contoh gambar 2.3.Pada pokoknya isi pertanyaan analisis jabatan menyangkut:

1. Iddentifikasi jabatan yang meenjelaskan nama pejabat, posisi jabatan, dsb.2. Tugas-tugas dan tanggung jawab. Tugas yang dilakukan baik yang penting maupun tugas

sampingan. Pertanyaan mengenai tanggung jawab pekerjaan dalam hal misalnya mereview pekerjaan, merencanakan pekerjaan oranga lain, mempertahankan standar, dsb.

3. Karakteristik karyawan dalam melaksanakan pekerjaan dan kondisi kerja. Pertanyaan mencangkup pengetahuan, kecakapan, pendidikan, kemampuan dan karakteristik lain yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan. Kondisi kerja dapat berpengaruh tarhadap kecakapan, pengetahuan dan latihan yang dibutuhkan.

4. Setandar pelaksanaan. Dalam daftar pertanyaan kadang ditanyaka informasi mengenai setandar tugas yang digunakan untuk mengevaluasi pelaksanaannya.

Pengumpulan informasi dapat melalui daftar pertanyaan yang kadang-kadang salah dalam mengartikan pertanyaan, atau berbagai metode tersebut di atas., mana yang akan dipilih dengan pedoman pada biaya dan waktu yang diinginkan. Kadang-kadang digunakan kombinasi dari dua metode atau lebih. Informasi yang diperoleh dimasukkan dalan uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

9.4.2 URAIAN JABATANUraian jabatan adalah suatu pernyataan tertulis mengenai tugas-tugas yang dilaksanakan untuk suatu jabatan tertentu kondisi kerja dan beberapa aspek lainnya.Meskipun tidak ada format setandar, namun pada umumnya uraian jabatan terdiri dari:

1. Identifikasi pekerjaan2. Ringkasan pekerjaan3. Hubungan4. Tanggung jawab dan tugas-tugas5. Wewenang yang dimiliki6. Syarat kerja

Contoh dari uraian di atas:1. Identifikasi pekerjaan

Bagian ini memberikan beberapa data/informasi umum antara lain : nama jabatan/pekerjaan, deprtemen/bagian, atasan langsung, dsb.

2. Ringkasan pekerjaanDisini diuraikan tugas-tugas/pekerjaan-pekerjaan yang utama dri jabatan ini. Misalnya jabatan supervisor pengolahan data antara lain: mengarahkan pelaksanaan semua pengolahan data, pengendalian data, dan syarat penyimpanan data, melaksanakan penugasan lain yang diperlukan.

3. Hubungan Menunjukkan hubungan antara pemegang jabatan dengan pejabat lain, baik didalam organisasi maupun diluar organisasi. Misalnya melapor kepada atasan langsung.

4. Tanggung jawab dan tugas-tugasSetiap tugas diuraikan secara singkat tugas utamanya, misalnya: menyeleksi, melatih dan mengembangkan serta menilai bawahan langsung. Dan setiap tugas mengandung tanggung jawab dalam hal misalnya merencanakan dan melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan, mengorganisasi penentuan calon karyawan, dsb.

5. Wewenang yang dimilikiDalam hal ini ditentukan batas wewenang dari pejabat misalnya pembatasan pengambilan keputusan dalam pengeluaran uang kas, pemberian izin cuti, dsb.

6. Syarat kerjaGuna menduduki jabatan tersebut perlu persyaratan,misalnya kecakapan teknis komputer harus dimiliki oleh calon pejabat atau memenuhi setandar prestasi yang diharapkan.

2.4.3 SPESIFIKASI PERSYARATAN JABATAN Spesifikasi jabatan menjelaskan mengenai tipe pekerja yang dikehendaki untuk suatu jabatan/pekerjaan, yaitu dalam hal misalnya kecakapan,pengetahuan, pengalaman kerja, sikap, ciri-ciri fisik, minat, dsb. Spesifikasi jabatan merupakan ringkasan karakteristik seseorang untuk suatu pekerjaanPersyaratan pekerja yang dibutuhkan ini perlu diuji. Spesifikasi jabatan, kadang-kadang merupakan bagian dari uraian jabatan, tetapi dapat pula merupakan dokumen tersendiri secara keseluruhan. Berdasarkan dari hasil analisis jabatan yang berupa uraian jabatan dan spesifikasi jabatan/pekerjaan, maka penyusunan kebutuhan SDM akan lebih terarah dan jelas mengenai kebutuhan jenis pekerjaan beserta persyaratannya.