PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Sasongko Widyatmaja

12.21.0684

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2014

i

ii

INFORMATION SYSTEM DESIGN OF WEB-BASED ADMISSION AT SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU

BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

Sasongko Widyatmaja

Dony Ariyus Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Generally, information system is made to change all manually-handled processes to more easily, effectively and efficiently handled processes. An information system is expected to be able to support people to overcome various problems possibly caused by manually-handled processes. The problems found in schools are related to the data filing and retrieving of students registration and schools administration. The possibility of human errors is high because the manually-written data are often not clear and erased.

School information system is a kind of web-based academic information system. This system is used to manage the data of new students registration. This information system is designed by using PHP framework, that is Codeigniter and data base of MySQL.

This school information system is expected to be able to minimize human errors. In this way, the filing and retrieving process of the schools’ administration data can be done more accurately. Keywords : Admission, Information System, CodeIgniter

1

1. Pendahuluan

Dengan perkembangan dunia pendidikan tentunya juga diperlukan peningkatan

mutu dan mekanisme pelayanan di bidang pendidikan agar lebih berdaya guna dan

berhasil guna, sehingga Sumber Daya Manusia (SDM) yang diciptakan dapat

berpartisipasi dalam membangun dunia luar sesuai dengan kemampuannya. Salah satu

hal yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu dan mekanisme pelayanan di

bidang pendidikan tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi berbasis

web.

SMA Negeri 1 Dukun terletak di Jl. Musuk, Dukun, Magelang, Jawa Tengah;

sekitar 10 kilometer dari puncak Merapi. Walaupun terletak di daerah rawan bencana

Gunung Merapi, SMA Negeri 1 Dukun termasuk sekolah yang diminati terbukti dengan

setiap tahunnya masih banyak masyarakat yang ingin mendaftar; baik masyarakat sekitar

maupun masyarakat yang berada di luar kota. Tetapi sayangnya dalam mengelola

proses penerimaan peserta didik baru SMA Negeri 1 Dukun masih menerapkan

teknologi yang sederhana yang masih kurang efektif. Untuk itulah penulis memberikan

solusi berupa sistem informasi penerimaan peserta didik baru berbasis web

menggunakan framework CodeIgniter dalam pendesainan web yang diaplikasikan

dengan database MySQL untuk membantu pendataan secara komputasi yang lebih

efektif, efisien dan dapat diakses dari manapun.

2. Landasan Teori

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinir sumber daya

(manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa

informasi guna mencapai sasaran.Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen

yang disebut blok bangunan atau building block (Jogiyanto, 2005). 1

2.2 Analisis Pieces

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini

dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency,

dan service) (Hanif Al Fatta, 2007). 2

1 Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi hal 89

2 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi hal 51

2

2.2.1 Analisis Kinerja

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai

sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi

adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu.

2.2.2 Analisis Informasi

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan.

Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data, meneliti data

yang tersimpan dalam sebuah sistem.

2.2.3 Analisis Ekonomi

Adapun yang perlu diperhatikan dalam analisis ekonomi adalah

1. Biaya

a. Biaya tidak diketahui.

b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.

c. Biaya terlalu tinggi.

2. Keuntungan

a. Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi.

b. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki.

c. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.

2.2.4 Analisis Keamanan

Yang perlu diperhatikan pada analisis keamanan adalah

1. Keamanan atau kontrol yang lemah

a. Input data tidak diedit dengan cukup.

b. Kejahatan terhadap data.

c. Pelanggaran etika pada data.

d. Data tersimpan secara berlebihan.

e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.

f. Terjadi error saat pemrosesan.

g. Terjadi error saat membuat keputusan

2. Keamanan atau kontrol yang berlebihan

a. Prosedur birokratis memperlambat sistem.

b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau

karyawan.

c. Pengendalian berlebihan mengakibatkan penundaan pemrosesan.

3

2.2.5 Analisis Efisiensi

Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem tidak efisien :

a. Banyak waktu yang terbuang pada aktifitas sumber daya manusia, mesin,

atau komputer.

b. Data diinput atau disalin secara berlebihan.

c. Data diproses secara berlebihan.

d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

2.2.6 Analisis Layanan

Berikut adalah kriteria dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk :

a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat, konsisten dan tidak

dapat dipercaya

b. Sistem tidak mudah dipelajari

c. Sistem tidak mudah digunakan

d. Sistem tidak fleksibel

2.3 Konsep Permodelan Sistem

2.3.1 Permodelan Proses

Permodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis

beroperasi (Hanif Al Fatta, 2007).3 Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan

bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk

mempresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data

flow diagram (DFD).

2.3.2 Permodelan Data

Konsep permodalan data biasanya digambarkan dengan ERD (Entity Relationship

Diagram). Entity Relationship Diagram adalah suatu diagram untuk menggambarkan

desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional (Ema Utami, 2007).4

2.4 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang berelasi. Data sendiri merupakan fakta

mengenai objek, orang dan lain – lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan

karakter atau simbol) (Kusrini, 2007).5

3 Ibid. Hal 105

4 Ema Utami, Sistem Basis Data menggunakan Microsoft SQL Server 2005 hal 18

5 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data hal 2

4

2.5 Bahasa Pemrograman

Dalam pembuatan suatu sistem, tentu digunakan suatu bahasa pemrograman agar

dapat menjadi sistem yang sempurna. Berikut adalah beberapa bahasa pemrograman

yang dipakai dalam pembuatan sistem ini.

2.5.1 HTML

HTML, sebuah singkatan dari Hypertext Markup Language. HTML dapat

dimengerti sebagai sebuah kumpulan perintah-perintah untuk web browser tentang

bagaimana menampilkan isi ke user (Jeni, 2007).6

2.5.2 CSS

Cascading Style Sheets (CSS) merupakan bahasa scripting yang berfungsi

mengontrol dan memisahkan informasi style secara fisik dari dokumen html. CSS

mendeskripsikan bagaimana tampilan halaman html di layar. Pengaturan tampilan

halaman html dapat dilakukan dengan dokumen CSS yang berfungsi template style dari

dokumen html tersebut (Sunyoto, 2007).7

2.5.3 Java Script

Javascript merupakan bahasa pemrograman berbasis script. Javascript memiliki

kemampuan untuk menciptakan halaman Web yang dinamis serta didukung oleh banyak

Web Browser. Pada aplikasi client-side, Javascript berjalan didalam kode HTML (Irawan,

2008).8

2.5.4 JQuery

JQuery adalah pustaka Javascript yang memungkinkan kita untuk membuat

program web pada suatu halaman web, tanpa harus secara eksplisit kita menambahkan

event ataupun properti pada halaman web tersebut (Hakim, 2011).9

2.5.5 MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan

mengirimkan data dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar

SQL (Nugroho, 2005).10

MySQL dapat juga berperan sebagai klien sehingga sering

disebut database client/server.

2.5.6 PHP

PHP adalah bahasa pemrograman yang sejatinya digunakan untuk merancang web

dinamis. PHP berbeda dengan HTML. Bila halaman HTML standar ingin diperbaharui

6 Jeni, Web Programming hal 28

7 A. Sunyoto, Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML hal 23

8 Irawan, Javascript hal 16

9 L. Hakim, Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery hal 9

10 B. Nugroho, Database Relational dengan MySQL hal 44

5

maka seluruh isi halaman HTML tersebut harus diubah. Sedangkan PHP, hanya

databasenya yang perlu diperbaharui.

2.5.7 Konsep MVC

MVC adalah sebuah pendekatan untuk memisahkan aplikasi menjadi tiga segmen:

Model, View, dan Controller. MVC menyusun aplikasi dengan cara ini untuk

mengenalkan penggunaan kembali kode program (Griffiths, 2010).11

2.5.8 CodeIgniter

Sebelum membahas framework codeigniter, tentu harus mengerti pengertian tentang

framework. Framework secara sederhana dapat diartikan sebagai koleksi atau kumpulan

potongan-potongan program yang disusun atau diorganisasikan sedemikian rupa

sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus

membuat semua kodenya dari awal (Basuki, 2010).12

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang timbul di SMA Negeri 1 Dukun dengan sistem penerimaan

peserta didik baru yang sedang berjalan saat ini antara lain :

1. Proses pendaftaran dan pengumuman calon peserta didik baru yang hanya

dapat dilakukan di sekolah kurang efektif, karena pendaftar harus berulang

kali datang ke sekolah untuk melakukan proses pendaftaran maupun melihat

pengumuman.

2. Berkas-berkas pendaftaran disimpan dalam lemari arsip yang berisi ratusan

data sejenis, hal ini tentu saja merepotkan dan membutuhkan waktu yang

lebih lama saat akan mencari suatu data pendaftaran tertentu.

3. Penggunaan formulir yang diisi secara manual dapat menyebabkan

kesalahan dalam pencacatan data pendaftar yang mungkin disebabkan

karena tulisan yang tidak jelas.

Dengan melihat kenyataan tersebut diperlukan sistem informasi yang cepat dan

akurat yang tersedia setiap saat dan tanpa memandang ruang dan waktu ataupun jarak.

Informasi dapat diperoleh kapan saja, dimana saja, agar efektif dan efisien serta memberi

kemudahan bagi pengelola sekolah dan para calon peserta didik. Guna mendukung

kegiatan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memanfaatkan fasilitas

internet dan salah satunya yaitu dengan sistem informasi pendaftaran secara online.

11

A. Griffiths, CodeIgniter 1.7 Professional Development hal 33 12

Awan Pribadi Basuki, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter hal 8

6

3.2 Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja

Pada sistem penerimaan peserta didik baru yang digunakan SMA Negeri 1

Dukun saat ini masih kurang efektif. Penggunaan formulir berupa kertas

menyebabkan panitia harus menginputkan lagi data pendaftar ke komputer, hal ini

membutuhkan waktu yang lama sehingga dapat menunda pekerjaan yang lain.

2. Analisis Informasi

Dimungkinkan terjadi kesalahan dalam pengambilan data calon peserta didik

baru yang disebabkan oleh penyampaian informasi mengenai data calon peserta

didik baru yang ditulis pada formulir tidak jelas. Selain itu, informasi mengenai

kegiatan penerimaan peserta didik baru yang hanya ada di sekolah membuat

jumlah pendaftar tidak maksimal.

3. Analisis Ekonomi

Masalah yang muncul dalam analisis ekonomi terkait dengan masalah biaya,

proses kerja dan pengolahan data membutuhkan biaya yang cukup besar untuk

pembelian alat tulis, kertas dan media penyimpanan seperti map atau binder setiap

tahun. Masalah yang sering dihadapi adalah pembengkakan yang diakibatkan oleh

pencetakan data yang akan diolah. Selain itu dalam media penyimpanan

membutuhkan satu media khusus penyimpanan arsip.

Dengan Sistem baru yang diusulkan, akan memiliki nilai ekonomi dalam

penyusunan data peserta didik baru sehingga dapat memberikan manfaat sesuai

dengan biaya yang dikeluarkan dan meminimalisir dana yang dibutuhkan.

4. Analisis Keamanan

Tidak adanya penggunaan password dalam mengolah data calon peserta

didik baru membuat data tersebut dapat diketahui oleh pihak-pihak yang tidak

berwenang dan memungkinkan terjadinya kecurangan dalam proses penerimaan

peserta didik baru.

5. Analisis Efisiensi

Proses pencetakan formulir, penginputan data calon peserta didik baru dan

penyampaian informasi tentang kegiatan penerimaan peserta didik baru

memerlukan sumber daya yang lebih, sehingga sistem menjadi tidak efisien.

6. Analisis Layanan

Proses pengambilan dan pengembalian formulir masih dilakukan dengan

sistem manual, sehingga dimungkinkan terjadinya antrian. Selain itu terdapat

keterbatasan waktu dan tempat pelayanan yang hanya dapat melayani di sekolah

pada jam kerja.

7

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

1. Analisis Kebutuhan Fungsional

Berdasarkan analisis sistem yang telah di lakukan, dibutuhkan beberapa

fungsi yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat. Fungsi-fungsi itu antara

lain:

a. Sistem menyediakan fitur untuk autentifikasi pengguna.

b. Sistem memberikan layanan pendaftaran peserta didik baru.

c. Sistem menyediakan fasilitas untuk mencetak bukti pendaftaran calon

peserta didik baru.

d. Sistem menyediakan layanan informasi mengenai gambaran umum sekolah

dan tentang pendaftaran peserta didik baru yang sedang berlangsung.

e. Sistem menyediakan fitur untuk pencarian data calon peserta didik.

f. Sistem memberikan layanan untuk memvalidasi pendaftaran.

2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan di luar kebutuhan fungsional

sistem atau dengan kata lain kebutuhan pendukung sistem, yaitu meliputi

a. Pengguna berinteraksi dengan sistem menggunakan browser.

b. Pengguna yang berinteraksi dengan sistem yaitu pengunjung biasa, calon

peserta didik yang ingin mendaftar, panitia penerimaan peserta didik baru

dan admin.

c. Batasan hak setiap pengguna, masing – masing pengguna memiliki hak

sesuai dengan statusnya di dalam sistem. Pengunjung dan calon peserta

didik bisa menelusuri informasi mengenai sekolah dan melakukan

pendaftaran. Panitia pendaftaran dapat melakukan pengelolaan data calon

peserta didik sedangkan admin dapat melakukan pengolahan data user

dan mengelola informasi yang ditampilkan di dalam web.

3.4 Diagram Aliran Data Level Konteks

Berdasarkan analisis kebutuhan yang sudah disebutkan, dapat diketahui bahwa

terdapat tiga entitas luar atau aktor yang terkait dengan sistem informasi ini, yaitu:

1. Calon peserta didik

Aktor ini merupakan pengunjung yang telah mendaftar sebagai peserta didik

baru SMA Negeri 1 Dukun.Aktor ini memiliki hak untuk melihat informasi seputar

sekolah seperti berita, profil, sarana dll. Aktor ini juga dapat melakukan pencarian

seputar pendaftar yang lain.

8

2. Panitia PPDB

Aktor ini bertugas mengelola data pendaftaran calon peserta didik, mulai

dari data pendaftaran, validasi calon peserta didik, pengolahan nilai dan

pengumuman hasil seleksi calon peserta didik baru.

3. Admin

Admin mempunyai wewenang untuk mengelola data user yang dapat masuk

ke sistem dan mengelola informasi sekolah yang ditampilkan di dalam web.

Gambar 1 DAD Level Konteks

3.5 Perancangan Basis Data

Dalam Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru ini, perancangan basis

data dibuat berdasarkan Entity Relationship Diagram (ERD) yang nantinya dapat

digunakan dalam pembuatan tabel-tabel basis data. Entity Relationship Diagram (ERD)

digunakan untuk menggambarkan diagram yang berisi entitas maupun relasi yang ada

pada basis data. Diagram ER pada sistem basis data ini menggambarkan hubungan

antara entitas–entitas yang kemudian masing– masing entitas dapat dibuat menjadi

tabel – tabel basis data.

9

Gambar 2 ERD Sistem Informasi PPDB

3.6 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka merupakan salah satu bagian dari tahap desain

sistem dalam pembuatan aplikasi. Antarmuka inilah yang akan menghubungkan

atau menjembatani interaksi antara sistem dengan pengguna. Rancangan antarmuka

akan menunjukkan bagaimana komunikasi antara pengguna sistem dengan komputer.

Komunikasi tersebut terdiri dari proses memasukan data ke sistem, menampilkan

informasi ke pengguna atau keduanya.

1. Rancangan Halaman Secara Global

Rancangan antarmuka secara global terdiri atas lima bagian yaitu: header, menu,

galeri foto, judul halaman dan isi halaman. Header berisi gambar banner, dan alamat

sekolah. Sedangkan bagian menu berisi home, profil, kegiatan, peserta didik baru,

info sekolah. Bagian galeri foto berisi foto kegiatan peserta didik-siswi di SMA Negeri

1 Dukun. Sedangkan bagian judul halaman merupakan informasi nama menu yang

sedang dipilih, dan Isi halaman merupakan isi dari tiap submenu, isi tersebut dapat

berupa form, tabel, dsb.

10

Gambar 3 Rancangan Halaman Secara Global

2. Rancangan Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru

Halaman pendaftaran ini berisi formulir pendaftaran pengunjung yang ingin

menjadi calon peserta didik SMA Negeri 1 Dukun.

Gambar 4 Rancangann Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru

11

3. Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran

Kartu ini merupakan bukti bahwa seseorang telah terdaftar sebagai calon peserta

didik.

Gambar 5 Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Formulir Pendaftaran

Halaman ini berisi formulir yang dapat digunakan oleh seorang calon peserta

didik baru yang ingin mendaftar di SMA Negeri 1 Dukun. Formulir ini berisi tentang data

diri calon peserta didik baru disertai foto dan data nilai hasil Ujian Nasional calon peserta

didik tersebut.

Gambar 6 Implementasi Formulir Pendaftaran

12

Semua field yang ada pada formulir tersebut harus diisi, jika ada field yang belum

diisi maka aka nada suatu peringatan bahwa field tertentu belum diisi. Setelah semua

field diisi dengan data yang benar, klik tombol simpan untuk menyimpan data tersebut ke

dalam database.

4.2 Implementasi Kartu Bukti Pendaftaran

Setelah mengisi formulir dan mendapatkan notifikasi, calon peserta didik baru

harus mendownload bukti pendaftaran yang berupa kartu dalam bentuk file pdf.

Gambar 7 Implementasi Bukti Pendaftaran

Bukti Pendaftaran tersebut berisi nomor pendaftaran dan beberapa data pendaftar

yang akan digunakan dalam tahap seleksi.

5. Kesimpulan

Pada akhir perancangan dan pembuatan sistem informasi penerimaan peserta

didik baru di SMA Negeri 1 Dukun ini dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Sistem informasi penerimaan peserta didik baru ini dapat digunakan untuk

melakukan berbagai pengolahan data yang berkaitan dengan informasi sekolah

dan pendaftaran siswa baru di SMA Negeri 1 Dukun.

2. Pada sistem ini dapat melakukan pendaftaran peserta didik baru secara online.

3. Selain dapat melakukan pendaftaran secara online, sistem ini juga dapat

memberikan bukti pendaftaran yang berupa kartu yang dapat disimpan dan

digunakan untuk melakukan pendaftaran ulang jika lolos seleksi.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Basuki, A.P. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. Lokomedia. Yogyakarta.

Griffith, A. 2010. CodeIgniter 1.7 Professional Development. Pack Publishing.

Birmingham.

Hakim, L. 2011. Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery. Lokomedia.

Yogyakarta.

Irawan. 2008. Javascript. Maxikom. Palembang.

Jeni. 2007. Web Programming. Depdiknas. Malang.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.

Kadir, A. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.

Nugroho, B. 2005. Database Relational dengan MySQL. Andi. Yogyakarta.

Pressman, R. S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak (pendekatan praktisi). buku I. ANDI. Yogyakarta.

Sunyoto, A. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML. Andi Offset. Yogyakarta.

Utami, Ema & Dwi Hartanto, Anggit. 2012. Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Andi Offset. Yogyakarta

Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. J&J Learning. Yogyakarta.