PENYUSUNAN PROGRAM AUDIT

PENYUSUNAN PROGRAM PENGUJIAN TERINCIPengertian Program Pengujian TerinciTerdapat beberapa istilah umum yang digunakan dalam program pengujian terinci, yaitu :1. Program AuditProgram Audit adalah pedoman dalam tahap pelaksanaan audit. Program audit menjabarkan prosedur terinci untuk melaksanakan audit.2. Teknik AuditTeknik audit mengacu pada teknik yang digunakan auditor untuk mengumpulkan data. 3. Prosedur Audit Prosedur audit adalah langkah pengujian, instruksi, dan rincian yang termasuk dalam program audit untuk dilaksanakan secara sistematis dan masuk akal.Tujuan dan Manfaat penyusunan program pengujian terinciPenyusunan program pengujian terinci memiliki tujuan dan manfaat sebagai berikut :1. Menetapkan hubungan yang jelas antara tujuan audit, metodologi, audit, dan kemungkinan-kemungkinan pekerjaan lapangan yang harus dikerjakan.2. Mengidentifikasi dan mendokumentasi prosedur-prosedur audit yang harus dilaksanakan.3. Memudahkan supervisi dan review4. Membantu dalam pengumpulan bukti yang cukup dapat diandalkan, dan relevan untuk mendukung opini/pernyataan pendapat atau simpulan audit serta mencapai tujian audit.

Langkah-langkah penyusunan program pengujian terinci 1. Memahami istilah bakuAuditor harus mempunyai pemahaman yang memadai terhadap istilah-istilah buku sebelum membuat program audit terutama yang berkaitan dengan teknik dan prosedur audit.2. Menetapkan pendekatan auditAudit kinerja bersifat fleksibel dan membutuhkan kreatifitas. Terdapat dua pendekatan dalam penyusunan program pengujian terinci yaitu :a. Pendekatan Proses (Sistem pengendalian)Pendekatan proses berfokus pada proses kegiatan/program entitas. Pendekatan ini dirancang untuk menentukan apakah organisasi memiliki sistem pengendalian yang dapat memberikan keyakinan memadai bahwa hasil yang diinginkan dapat tercapai. Tujuannya meyakinkan bahwa sistem tersebut telah dirancang dan diimplementasikan secara memadai. b. Pendekatan HasilPendekatan hasil berfokus pada penilaian hasil yang dicapai yang dikaitkan dengan hasil yang diinginkan. Pendekatan ini tidak dirancang untuk menguji sistem pengendalian melainkan output dan/atau outcome. 3. Memfokuskan pada pembuktian kriteria audit yang yang telah ditetapkan Penyusunan pengujian terinci dibatasi dari hal-hal diluar kriteria atau hal-hal yang kurang penting. Untuk itu program pengujian terinci sebaiknya :a. Mampu mengidentifikasi aspek audit yang pentingb. Diatur berdasarkan informasi pendukung yang jelas dan akuratc. Mampu menjadi pedoman dalam pelaksanaan pengujian secara efektifd. Mampu membantu dalam pengumpulan bukti yang cukupe. Relevan dan dapat dipercaya untuk mendukung opini atau keputusan auditf. Medukung tujuan audit 4. Memetapkan prosedur audit yang tepatSebagai bagian dari program pengujian terinci, prosedur audit yang baik harus :a. Berkaitan dengan tujuan dan kriteria audit, yaitu dapat membantu mengumpulkan bukti relevan yang akan memaksimalkan dampak audit.b. Dinyatakan dengan jelas dan dirinci secara memadai sehingga dapat dimengerti oleh auditor.c. Disusun secara logis sehingga audit dapat dilaksankan dengan efisiend. Berbentuk metode pengumpulan bukti yang efisian tanpa pengujian tang berlebih, disamping mempertimbangkan audit terkait sebelumnya.5. Menetapkan format program auditKonsep program pengujian terinci oleh ketua tim dengan dibantu oleh anggota tim. Prgram audit terinci sebaiknya berisi informasi :a. Dasar penyusunan program, yaitu rencana kegiatan audit tahunan, kebijakan, atau arahan khusus pimpinan;b. Standar audit yang digunakan;c. Entitas yang diaudit, termasuk dan lokasi entitas;d. Tahun anggaran yang diperiksae. Identitas dan gambaran umum entitas yang diaudit, yang memuat organisasi uraian kegiatan, tujuan, jumlah anggaran dan sistem pengendalian manajemen.f. Alasan audit, yaitu menguraikan informasi mengenai masalah yang ditemukan dalam kegiatan suvey untuk dikaji lebih mendalam.g. Tujuan audit, termasuk menguraikan lingkup audit, yaitu untuk menilai ekonomi, efisiensi, dan efektifitas kegiatan/program.h. Sasaran audit memuat kegiatan atau fungsi entitas yang diaudit yang masalahnya ditemukan dalam audit pendahuluan.i. Kriteria standar yang akan digunakan untuk menilai apakah kegiatan entitas yang diaudit telah dilaksanakan secara ekonomis dan efisienj. Paengarahan audit, memuat langkah-langkah, prosedur, dan teknik audit yang harus dilaksanakan oleh tim audit.k. Jangka waktu audit, memuat jumlah hari audit yang diperlukanl. Susunan tim dan biaya audit yang memuat nama, pangkat/golongan, dan jabatan dalam tim, serta biaya yang diperlukan untuk melaksanakan audit.m. Intstansi penerima hasil audit yang memuat nama entitas yang akan menerima hasil auditn. Kerangka laporan hasil audit atas ekonomi, efisiensi, dan efektifitaso. Memuat hal-hal yang dianggap perlu untuk diungkapkan

ILUSTRASI KASUSPenyusunan Program pengujian terinci pada Rumah Sakit Umum DaerahProgram pengujian terinci memuat hubungan antara tujuan audit dengan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Teknik audit yang digunakan dalam rangka pengumpulan bukti audit akan diidentifikasikan berdasrkan criteria yang telah ditetapkan oleh auditor. Setelah tim audit mengetahui criteria dan prosedur audit yang akan dilakukan, tim audit akan merumuskan teknik audit yang akan dijalankan oleh anggota tim, yaitu:1. Wawancara (interview)2. Observasi3. Inspeksi4. Review dokumen5. Analisis prosedur6. Uji petik (sampling)Berikut ini beberapa contoh langkah kerja audit pada Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD). Langkah kerja ini merupakan bagian dari Program Kerja Audit (PKA) yang terdiri dari ; identifikasi program / kegiatan yang akan diaudit, identifikasi tujuan audit, dan identifikasi langkah kerja audit.TUJUAN AUDIT: Menilai efektifitas pengelolaan obat pada bagian gudang farmasi RSUD Cepat SehatAdapun dukungan data yang diperlukan diantaranya:1) Data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab pada bagian gudang beserta Tugas Pokok dan Fungsi (tupoksi) yang bersangkutan.2) SK masing-masing pihak terkait dalam proses pembelian.3) Dasar permintaan, dan data pembelian obat-obatan pada bagian farmasi RSUD.4) Data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab pada bagian gudang beserta tupoksi yang bersangkutan.5) Dasar keputusan atau SK petugas / pegawai yang bersangkutan.6) Rincian data permintaan ke gudang beserta kelengkapan dokumen pendukung. 7) Data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab pada bagian gudang beserta Topuksi yang bersangkutan.8) SK petugas / pegawai yang bersangkutan beserta tupoksi yang bersangkutan.9) Rincian data permintaan ke gudang beserta kelengkapan dokumen pendukung.10) Informasi perusahaan farmasi mana yang memasok obat-obatan ke RSUD.11) Data-data perusahaan perusahaan pemasok lainnya sebagai pembanding, atau laporan survey harga pasar.12) Pernyataan tertulis alasan penunjukan salah satu perusahaan pemasok.13) Data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab terhadap kebenaran pembelian berdasarkan pesanan yang telah dilakukan sebelumnya.14) Alasan secara tertulis apabila obat yang dipesan berbeda dengan masuk ke bagian gudang.Untuk pelaksanaan, Langkah Kerja disusun berdasarkan pada criteria dan pengendalian dari identifikasi program / kegiatan yang akan diaudit diantaranya:Kriteria 1 :Apakah RSUD memutuskan pembelian obat-obatan telah melibatkan pihak terkait yang sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.Pengendalian :Putusan pembelian obat-obatan tersebut harus melibatkan pihak pihak terkait sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan berdasarkan Perda Langkah kerja Pengujian :1) Minta aturan atau SOP tentang pembelian obat-obatan sesuai dengan aturan yang ada, berikut dengan turunannya.2) Pastikan kebenaran keterlibatan unsur terkait, sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan untuk pembelian obat-obatan pada bagian farmasi RSUD.3) Minta SK masing-masing pihak terkait dalam proses pembelian.Kriteria 2 :Apakah Pembelian obat-obatan berdasarkan kebutuhan yang sebenarnya.Pengendalian :Memastikan pembelian obat-obatan telah sesuai dengan permintaan yang didasarkan pada analisis kecendrungan penyakit masyarakat yang datang berobat ke RSUD.Langkah kerja Pengujian :1) Lakukan stock opname.2) Dapatkan dasar permintaan, dan data pembelian obat-obatan pada bagian farmasi RSUD.3) Pastikan kebenaran, apakah obat-obat yang dibeli sesuai dengan dasar permintaan dan kebutuhan masyarakat sebenarnya. Kalau tidak sesuai minta alasan tertulis yang dikemukakan.4) Pilih beberapa sampel obat, minta data pembelian dan pengunaan obat tahun-tahun sebelumnya. Bandingkan dengan pembelian dan penggunaan obat tahun sebelumnya, kemudian analisis!Kriteria 3 :Apakah Aset bagian Farmasi berupa stock obat-obatan dikelola dengan baik dan benar..Pengendalian :Memastikan gudang obat-obatan telah dikelola secara teratur dalam rangka pengamanan asset.Langkah kerja Pengujian :1) Mintakan data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab pada bagian gudang beserta tupoksi yang bersangkutan.2) Minta dasar keputusan atau SK petugas / pegawai yang bersangkutan.3) Minta rincian data permintaan ke gudang beserta kelengkapan dokumen pendukung.Kriteria 4 :Apakah Pengelolaan stock obat-obatan efektifPengendalian :Memastikan apakah stock obat-obatan telah dikelola dengan baik beserta pengelompokan obat yang masih layak digunakan maupun yang telah expired.Langkah kerja Pengujian :1) Mintakan data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab pada bagian gudang beserta tupoksi yang bersangkutan.2) Minta SK petugas / pegawai yang bersangkutan beserta tupoksi yang bersangkutan.3) Minta rincian data permintaan ke gudang beserta kelengkapan dokumen pendukung.4) Cek verifikasi permintaan obat ke gudang.5) Pastikan apakah obat-obatan yang telah expired telah di pisahkan, dan telah dibukukan dalam catatan tersendiri.6) Pastikan apakah ada kebijakan tertulis mengenai status obat-obatan yang telah expired tersebut.7) Pastikan apakah petugas / pegawai gudang menyiapkan buku kontrol obat-obatan yang keluar masuk. Kriteria 5:Apakah tidak terjadi pemborosan proses pembelian obat-obatan?Pengendalian :Memastikan apakah pembelian telah sesuai dengan harga yanag sebenarnya.Langkah kerja Pengujian :1) Dapatkan informasi perusahaan farmasi mana yang memasok obat-obatan ke RSUD.2) Untuk pembelian yang dikategorikan pengadaan atau kontrak, pastikan apakah telah sesuai dengan Perpres no.54 Tahun 2010, dan perubahan Perpres no. 70 Tahun 2012.3) Dapatkan data-data perusahaan perusahaan pemasok lainnya sebagai pembanding, atau laporan survey harga pasar.4) Dapatkan pernyataan tertulis alasan penunjukan salah satu perusahaan pemasok.5) Dapatkan data petugas/ pegawai yang bertanggung jawab terhadap kebenaran pembelian berdasarkan pesanan yang telah dilakukan sebelumnya.6) Dapatkan alasan secara tertulis apabila obat yang dipesan berbeda dengan masuk ke bagian gudang.7) Untuk sampel pemesanan pembelian, telusuri pembelian sebelumnya pada barang yang sama. Periksa perbedaan yang mencolok, serta minta catatan historis pembelian sebelumnya untuk jenis barang / obat yang sama.

Langkah kerja diatas bersifat tidak baku, tetapi dapat disesuaikan sesuai perkembangan struktur organisasi auditan. Adapun kegunaan langkah kerja audit adalah sebagi pedoman teknis tim.

Langkah kerja bagi ketua tim berguna sebagai dasar pembagian kerja pada para anggota, serta bisa sebagai alat untuk supervisi anggota. Sedangkan bagi anggota, langkah kerja ini bisa digunakan sebagai dasar pelaksanaan audit agar lebih terarah dan terpola