penyimpanan dan penemuan kembali surat atau dokumen€¦ · penyimpanan dan penemuan kembali surat...

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 1

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

NOVEMBER 2017

KEARSIPAN Program Keahlian Administrasi Perkantoran

2017 PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI

SURAT ATAU DOKUMEN

Disusun oleh:

Wulan Fitriyah

150412603260


KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat-

Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan modul untuk memenuhi tugas akhir

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkenan

membantu dalam menyelesaikan modul ini, terutama Bapak Drs. H. Muhammad Arif,

M.Si selaku Dosen mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Modul ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar

Administrasi Perkantoran.

Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model

evaluasi dan penugasan dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik

dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan

modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang

disampaikan oleh guru, kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri,

maupun belajar dari informasi – informasi di internet. Berbagai kegiatan tersebut

diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Penulis sadar bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh

karena itu kritik dan saran sangat diharapkan untuk menyempurnakan Modul ini. Semoga

Modul ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat bermanfaat

sebagai pembelajaran bagi pembaca.

Malang, 05 November 2017

Penulis

Wulan Fitriyah


DAFTAR ISI

Kata Pengantar ......................................................................................................... 2

Daftar Isi .................................................................................................................. 3

Bab I Pendahuluan

Latar Belakang .......................................................................................... 4

Prasarat ...................................................................................................... 4

Deskripsi Singkat ...................................................................................... 5

Kompetensi Inti ......................................................................................... 5

Kompetensi Dasar ..................................................................................... 6

Indikator .................................................................................................... 6

Tujuan Pembelajaran ................................................................................. 6

Manfaat Penyusunan Modul ..................................................................... 7

Petunjuk Penggunaan Modul..................................................................... 7

Bab II Kegiatan Belajar

Materi Pokok ............................................................................................. 8

Informasi Pendukung ................................................................................ 8

Uraian Materi ........................................................................................... 10

Rangkuman .............................................................................................. 33

Tugas Latihan .......................................................................................... 34

Kunci Jawaban ........................................................................................ 35

Tugas Rumah ........................................................................................... 38

Tugas Formatif ........................................................................................ 39

Kunci jawaban Formatif .......................................................................... 42

Penilaian .................................................................................................. 43

Bab IV Penutup ..................................................................................................... 47

Daftar Pustaka ....................................................................................................... 48


A. LATAR BELAKANG

Administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau kegiatan.

Administrasi identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Dalam bidang

administrasi diperlukan kegiatan untuk pengelolaan arisp dikarenakan dokumen

yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan

yang tidak boleh hilang, karena itu dokumen – dokumen tersebut harus dijaga dan

dilindungi secara baik oleh perusahaan.

Tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting

merupakan bukti pertanggung jawaban yang autentik, maka arisp – asrip tersebut

haruslah disimpan dengan baik menggunakan satu system yang memudahkan

dalam menyimpan dan menemukan kembali.

Kompetensi ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai

oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran. Kompetensi

ini memiliki satu kompetensi dasar (KD), yaitu : Menjelaskan penyimpanan dan

penemuan kembali surat/dokumen.

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk kompetensi dalam

menjelaskan penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen dengan baik dan

benar. Modul ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak

dibidang Administrasi Perkantoran.

B. PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul “Penyimpanan dan Penemuan kembali

surat/dokumen” peserta didik harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan

tentang:

a. Arti penting, asas dalam kearsipan, dan jenis-jenis arsip.

b. Pentingnya sistem kearsipan yang baik.

c. Pengorganisasian arsip.

PENDAHULUAN


C. DESKRIPSI SINGKAT

Prosedur Penyimpanan Arsip

Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:

1. Pengumpulan warkat/dokumen.

2. Memeriksa tanda-tanda pelepas

3. Penetapan indeks

4. Pemberian kode warkat

5. Penyortiran

6. Penyimpaanan dan penataan warkat

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut

peraturan yang berlaku.

Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan

2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan

bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang

di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli,

santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif

dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,

prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora

dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban


terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural

pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah

secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

KOMPETENSI DASAR

3.18 Menjelaskan Penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen.

4.18 Mempraktikkan tata cara penyimpanan dan penemuan kembali

surat/dokumen

E. INDIKATOR DAN TUJUAN PEMBELAJARAN

INDIKATOR

1. Menjelaskan pengertian sistem penyimpanan surat/dokumen

2. Menjelaskan langkah prosedur penyimpanan surat/dokumen

3. Menjelaskan pengertian sistem penemuan kembali surat/dokumen

4. Menjelaskan pola sistem surat/dokumen

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Siswa dapat mengetahui pengertian sistem penyimpanan surat/dokumen

2. Siswa dapat mengetahui langkah prosedur penyimpanan surat/dokumen

3. Siswa dapat mengetahui pengertian sistem penemuan kembali

surat/dokumen

4. Siswa dapat mengetahui pola sitem surat/dokumen

F. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN

a. Peserta didik mampu memahami cara menyimpan dan menemukan kembali

surat/dokumen dengan baik dan benar.

b. Peserta didik mampu memeraktikan cara menyimpan dan menemukan

surat/dokumen dengan baik dan benar.


G. RELEVANSI/MANFAAT

Dengan adanya modul ini akan memudahkan guru dalam proses pembelajaran.

Materi yang terstruktur akan membuat siswa lebih mudah menerima informasi atau

pengetahuan yang disampaikan oleh guru. Selain itu dengan adanya modul ini siswa

akan mudah untuk belajar mandiri dan gurupun juga mudah dalam memberikan

tugas tentang penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen.

H. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat dan pahami materi yang ada dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda

cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar

dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu,

maka tanyakan pada guru sampai materi dapat dipahami.

c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan,

diskusikan atau tanyakan pada guru.

d. Kerjakanlah tugas-tugas yang ada dalam modul ini, baik tugas individu

ataupun kelompok dengan benar dan teliti.

2. Guru

a. Informasikan bagaimana mengunakan modul dengan benar, cara

pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu

yang dibutuhkan untuk mempelajari modul ini.

b. Berikanlah bimbingan kepada peserta didik apabila mereka mendapati

kesulitan dalam mempelajari modul.

c. Amati dan catatlah kemajuan yang dialami oleh peserta didik dan berikan

umpan balik (feedback) atas pencapaian belajar yang telah dilakukan oleh

peserta didik.

d. d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung, tetaplah berada

di dalam kelas.


I. MATERI PEMBELAJARAN

Dalam modul menjelaskan tentang:

1. Pengertian sistem penyimpanan

2. Langkah prosedur penyimpanan arsip

3. Pengertian sistem penemuan kembali

4. Pola sitem kearsipan

5. Sistem subjek

6. Sistem abjad

7. Keuntungan pemakaian sistem abjad

8. Sistem nomor

9. Sistem wilayah

J. INFORMASI PENDUKUNG

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan

nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan

kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau

pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang

bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam

proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti

memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam

kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana

cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip

dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung

didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan

keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian

informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

(retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus)

merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali

arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering


mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja,

bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama

teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa

hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam

arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam

melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu

dibuat lembar/kartu pinjam arsip.


Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat

agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah

disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu

diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata

tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang

disusun menurut uruitan tertentu. Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat dipakai

sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem subjek, sistem abjad, sistem

nomor, dan sistem geografis. Di dalam suatu kantor dapat saja diterapkan pemakaian satu

sistem penyimpanan untuk semua file yang ada di kantor tersebut.Akan tetapi tidak jarang

pula kantor yang menggunakan beberapa sisitem penyimpanan untuk menghindari

kesalahan dalam memilih arsip yang disimpan. Adapun langkah prosedur penyimpanan

arsip anta lain:

1. Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang

bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda

siap disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk

stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini

penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan

surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses,

maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan

antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

PAPARAN ISI MATERI

A. Pengertian Sistem Penyimpanan


2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat

atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan

petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis

pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek

untuk mengetahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

3. Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di

atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir

ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode

tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari

peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya

sudah ada.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan

pekerjaan penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-

surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan

hanya sedikit maka tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan

penyimpanan sekaligus secara mudah.

5. Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau

pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map

ordner, rap arsip, dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah

tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah

surat dari subjek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih

terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam

lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama.

Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila dokumen yang

disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar mudah


dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung.

Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek

utama=Personalia; (2) subjek=Penerimaan; (3) subsubjek=Sarjana; sub-

subsubjek=Pertanian.

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen

atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat. Penemuan

kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat

penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam

dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Oleh karena itu,

penemuan kembali dokumen atau arsip dadapt juga disebut penemuan kembali informasi.

Dalam masalah penemuan kembali dokumen atau arsip, yang selalu menjadi

persoalan antara penjabat dan unit-unit yang memerlukannya. Untuk meneukan kembali

dokumen atau arsip sangat berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan

dokumen arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka

penemuan kembali akan mengalami kesulitan. Dalam pola sitem kearsipan di kenal

dengan:

a. Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama

orang, nama badan, nama organisasi, subjek, nama tempat.

b. Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf

atau tanda lainya yang mengandung pengertian tertentu.

c. Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah,

nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat. Sebagai contoh:

Kepegawaian

00 Arsip Umum Kepegawaian

01 Inventarisasi

02 Perencanaan

03 Pengerahan Tenaga

B. Sistem Penemuan Kembali


04 Pengangkatan

05 Kesejahteraan

06 Kenaikan Pangkat

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan

berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-

sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh

adalah:

Kepegawaian ( masalah I )

Inventarisasi ( masalah II )

Jabatan ( masalah III )

Perencanaan ( masalah I )

Karir ( masalah II )

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan

folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk

menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan

dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam

folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang

baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat

judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke

sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu: masalah I, II dan seterusnya.

Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

Pengertian Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

C. Sistem Subjek


Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di

rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip

tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

arsip sistem subjek, Ilustrasi

Kelebihan sistem subjek

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

1. Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama

padahal berbeda satu sama lain.

2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan

terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang

berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan

logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:


Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap

dan seragam

Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama,

dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan

dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi

beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)

Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)

Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

berikut contohnya.

Masalah Utama

Masalah

Sub Masalah

Kp : Kepegawaian

Cuti

a. Cuti Melahirkan

b. Cuti Sakit

c. Cuti Tahunan

Mutasi

a. Kenaikan golongan

b. Masa kerja

c. Tunjangan keluarga

d. Alih tugas

e. Jabatan


filing cabinet sistem subjek

guide sistem subjek


hanging map dalam sistem subjek

Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi

subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil

cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau

perlengkapan seperti berikut ini.

1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama

2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

3. Folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

4. Kartu Indeks

5. Rak Sortir

6. Lemari kartu indeks.

Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan

sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

a. Memeriksa berkas.

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah

selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.


Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat

tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

b. Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan

mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c. Mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika

daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode

yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar

klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode

subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang

tingkatannya paling kecil.

d. Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu.

Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

e. Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.

contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian,

dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan,

jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

Perhatikan contoh kartu indeks berikut.

Kartu indeks


Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali

arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks

2. Lihat kode penyimpanan kartu indeks

3. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci,

guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama

organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip

pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam

satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan

nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan folder pegawai tersebut data file

cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks nama-nama orang. Sarana peemuan

kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya dokumen/arsip diterima atau

dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang

menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan

kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama

akan berkelompok menjadi satu.

2. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat,

tanpa mempergunakan indeks.

4. Susunan guide dan folder sederhana.

5. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6. Dapat juga mempunyai file campuran.

Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan

berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.

D. SISTEM ABJAD


Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad,

terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain:

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit.

2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda

pengenal

4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah

diindeks. kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks

5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/

judul yang sudah diindeks

Kelebihan sistem abjad:

1. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi / instansi / lembaga /

perusahaan

2. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

3. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya

4. Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok

untuk tiap-tiap dokumen

Kelemahan sistem abjad:

1. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk

menemukan surat/warkat yang diperlukan

2. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang

3. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf- huruf abjad yang

berlainan

Peraturan Mengindeks dan memberi kode

Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan adalah:

1. Nama perorangan (Individual name)

2. Nama perusahan (Firm name/ Business name)

3. Nama Instansi Pemerintah (Government name)

4. Nama organisasi /perhimpunan (Civic mission)


Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks

sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:

2. Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka

diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya:

3. Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku

marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga, misalnya:

4. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak

diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:

http://3.bp.blogspot.com/-akOw-jXm-nM/VOLSPJw_nkI/AAAAAAAADYU/bSMj2JeTqgM/s1600/1.png

http://2.bp.blogspot.com/-lZ5dsHokVMc/VQorMd4ozwI/AAAAAAAADe8/Exb-EuKtu-w/s1600/1.png

http://2.bp.blogspot.com/-Twz7UTvfs2k/VQorxa-p2_I/AAAAAAAADfE/r7PwpcOG90Y/s1600/2.png


5. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan

diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan

tersebut, misal:

6. Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga

dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda

kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut

turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:

1. Gelar akademik seperti S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya.

2. Gelar keagamaan seperti Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain.

3. Gelar kebangsawanan, seperti Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya

4. Gelar kepangkatan, seperti marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.

5. Gelar Jabatan, seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan

lain sebagainya diindeks sebagai berikut:

http://4.bp.blogspot.com/-o0iwGwRnQjc/VQosQ2Hf_ZI/AAAAAAAADfM/hiE7k9bvAaQ/s1600/3.png

http://1.bp.blogspot.com/-P-XmPfpFqPE/VTOsdkrjcNI/AAAAAAAADi8/qbrbTYDIfOk/s1600/1.png


7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made,

Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar

urutan kelahiran, misalnya:

8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga

nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal

maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya:

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan

menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan:

10. Nama orang yang memakai kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan

terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya:

http://4.bp.blogspot.com/-f0NoIDjtTKk/VQos6jENMTI/AAAAAAAADfU/OEnJx3_qOpE/s1600/4.png

http://4.bp.blogspot.com/-u_m52xpO1-k/VV6GwijWh2I/AAAAAAAADoc/42K78AYCdqo/s1600/Untitled.png

http://1.bp.blogspot.com/-9qjKqLAwsJY/VV6Hcyqk3eI/AAAAAAAADok/ia8QGTNpfEM/s1600/1.png

http://1.bp.blogspot.com/-fQbLiG6G-18/VQowQCQGN6I/AAAAAAAADgE/H9ZkR9f5kXI/s1600/11.png


11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama

itu ditulis. Misalnya:

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama

keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name). Misalnya:

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang

menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya:

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu

unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan

http://4.bp.blogspot.com/-_Nk5JEtwSCU/VQov6B0QfLI/AAAAAAAADf8/aX0JeIoh0Ws/s1600/10.png

http://3.bp.blogspot.com/-i0MxKxy7wKw/VQovnBEQy4I/AAAAAAAADf0/UfAU1ySnThE/s1600/9.png

http://2.bp.blogspot.com/-UWq_EN-WWtw/VQouiBSoRZI/AAAAAAAADfk/l78aMOGMCGk/s1600/7.png

http://2.bp.blogspot.com/-gwX0vfjqtuI/VQou-F7KyFI/AAAAAAAADfs/8ClClSfCUog/s1600/8.png


dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan,

misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya:

4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan

sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang china, taiwan, maupun

korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya:

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang

dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya, misalkan:

2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan

menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dahulu, kemudian

diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal:

http://2.bp.blogspot.com/-kxrJtBxHg5E/VV6IMCwZiVI/AAAAAAAADos/B0kW9y45GVQ/s1600/2.png

http://4.bp.blogspot.com/-y3smQ0FxSEQ/VQot5uYbuOI/AAAAAAAADfc/r1kRy81_hW4/s1600/5.png

http://3.bp.blogspot.com/-BnqgMVKkCnY/VQozG8Zc1QI/AAAAAAAADgg/_NMtTdw1wY0/s1600/14.png


3. Nama perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama

tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya

misalnya:

4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan

tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit

dengan yang lainnya. Misalnya:

5. Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan,

diindeks dengan cara sebagai berikut:

6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak

dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya

dilakukan sebagai berikut.

http://2.bp.blogspot.com/-CKt-OeZmNXE/VQoxeLxwxFI/AAAAAAAADgM/K9CXPL3Ub0A/s1600/12.png

http://3.bp.blogspot.com/-_uPGlA_6myI/VV6I_ty5qsI/AAAAAAAADo0/Gh6PlqTCylQ/s1600/3.png

http://4.bp.blogspot.com/-MZpTQf9YnJ8/VQox0lBm4LI/AAAAAAAADgU/cNyRIHN53SE/s1600/13.png

http://2.bp.blogspot.com/-I9Jo6qtZS5U/VV6MU8xN9tI/AAAAAAAADpA/ItKBMf944rA/s1600/4.png

http://4.bp.blogspot.com/-sqeCyubGOt8/VQozkwTyrlI/AAAAAAAADg0/-6bA70ecrQg/s1600/15.png


Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya:

2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga

tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya:

3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal

terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.

Misalnya:

4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara

tersebut, Misalnya:

http://4.bp.blogspot.com/-8QA3b07jRJk/VV6PaQtgoHI/AAAAAAAADp4/ufItf4aY2dA/s1600/8.png

http://3.bp.blogspot.com/--BkcmImVKhE/VV6NPmJJJJI/AAAAAAAADpI/mAekeKr-5MU/s1600/5.png

http://2.bp.blogspot.com/-oGC62IoRvNc/VV6N9cylemI/AAAAAAAADpg/a5JhnS036yg/s1600/6.png

http://3.bp.blogspot.com/-qu_MxfLV_WI/VV6OvGaojII/AAAAAAAADps/Ukk9ysLoQm8/s1600/7.png

http://4.bp.blogspot.com/-8QA3b07jRJk/VV6PaQtgoHI/AAAAAAAADp4/ufItf4aY2dA/s1600/8.png


Cara menyusun warkat/surat atas ada 2 (dua) cara yaitu:

1. Dictionary Order

Warkat jika di file menurut sistem ini maka penyusunannya menurut kata-

kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas

tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan .

Amerta, Bank

Andalas, Universitas

Andalas, Toko

Andalas, Hotel

2. Group Order

Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta

bentuk bidang usaha. Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel

disatukan dengan hotel dll.

Amerta, Bank

Centrla asia, Bank

Delta, Bank dll.

PROSEDURE FILING SISTEM ABJAD

Sebelum kita membicarakan tentang prosedur kearsipan sitem ABJAD maka

sebaiknya kita perlu memahai beberap hal:

INCOMING MAIL

OUT GOING MAIL

1. Dindeks

Si pengirim

Yang dikirimi

2. Diutamakan

Nama kantor/instansi

Nama kantor/instansi

3. Kode

Huruf pertama unit pertama

Huruf pertama unit pertama


4. Penandaan

Dengan geris bawah, tinta merah

Dengan geris bawah, tinta merah

5. Penulisan kode

Ditulis diatas kanan pojok atas

Ditulis diatas kanan pojok atas

Menyusun Daftar Klasifikasi

Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan

abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdapat sejumlah nama dengan

abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan

huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya:

A, B, C, D………………………………..Z

Aa, Ab, Ac, ….………………………..Az

Aba, Abb, Abc,………………………...Abz

Aca, Acb, Acc,…………………………Acz

Sebagai contoh ilustrasi:

Graph

Graphic

Graphics

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan

nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder

adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah

kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar

sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal. Ada

beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

E. SISTEM NOMOR


2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing

system nomor Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system

ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan

yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini

dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

Penyimpanan Surat

b. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang

memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

Menyiapkan perlengkapan

- Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

- Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-

kode berikut.

Laci pertama diberi kode 00-09

Laci kedua diberi kode 10-19


dan seterusnya sampai …

Laci kesepuluh, berkode 90-99

- Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor.

Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00,

01, … sampai 09.

- Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10

buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar

folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda,

maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang

guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai

00/9.Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a. Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b. Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci

berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks

nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut

dalam tiga unit.

- Unit I : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor

laci dan nomor guide

- Unit II : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map

- Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu

urutan surat dalam map/folder.

c. Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai

dengan nomor kodenya


Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama

halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan

tempat.

Sebagai contoh adalah:

Indonesia (Negara)

Sumatera (Provinsi)

Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Dalam sistem ini dokumen disimpan dalam folder dapat berupa dokumen tentang

nama-nama langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui: nama

orang/nama badan/organisasi, masalah, nomor/kode, dan nama tempat.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain:

1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki

wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak

dicantumkan secara lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-

batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing

cabang atau perwakilan.

F. SISTEM WILAYAH


Prosedur Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan

warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat

tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:



3. Penetapan indeks


5. Penyortiran




Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu

dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat

dan tepat.

1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan

2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya

dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar

arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan

out foldernya.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

RANGKUMAN


A. LATIHAN SOAL

Jawablah latihan dibawah ini dengan jawaban yang benar

1. Jelaskan pengertian sistem penyimpanan dokumen!

2. Jelaskan langkah langkah prosedur penyimpanan arsip!

3. Jelaskan pengertian sistem penemuan kembali!

4. Jelaskan mengenai sistem subjek!

5. Jelaskan mengenai sistem abjad!

6. Jelaskan keuntungan pemakaian sistem abjad!

7. Jelaskan mengenai sistem nomor!

8. Jelaskan beberapa kelebihan dan kelemahan system nomor!

9. Jelaskan mengenai sistem wilayah!

10. Jelaskan kelebihan dan kelemahan sistem wilayah!

TUGAS


Kunci Jawaban

1. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat

agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang

sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-

waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan

berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf

maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu.

2. Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:



3. Penetapan indeks


5. Penyortiran




3. Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen

atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.

Penemuan kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-

berkas dari tempat penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi

yang terkandung dalam dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan

keputusan.

4. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang

disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek,

misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik,

rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

5. Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama

organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau

arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai

disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan

secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan


folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks

nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang.

Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun

berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya.

6. Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan)

yang sama akan berkelompok menjadi satu.

Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam

satu map.

Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama

pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

Susunan guide dan folder sederhana.

Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

Dapat juga mempunyai file campuran.

7. Dalam sistem ini (nomor) susunan dokumen atau arsip dalam file diatur

berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan

folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal

yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat

pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan

kembali ialah nomor/kode desimal.

8. Beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

Sederhana dan mudah dilaksanaka.

Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam

korespondensi.

Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan

kesulitan.


Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang

banyak.

9. Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama

halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut

tingkatan tempat.

10. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:

Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain:

Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak

memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak

dicantumkan secara lengkap.

Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan

batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-

masing cabang atau perwakilan.


B. TUGAS RUMAH

1. Carilah dan bacalah materi tambahan sebanyak mungkin dari sumber lain

2. Buatlah rangkuman dari materi penyimpanan dan penemuan kembali

surat/dokumen

3. Bawa 20 surat dan silahkan dicontohkan bagaimana menyimpan dan

menemukan arsip dengan benar


Pilihlah salah satu jawaban yang paling dianggap benar dengan cara memberi

tanda (X) pada huruf a, b, c, d, atau e pada lembar jawaban yang tersedia.

1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali…… a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Sistem Nomor d. Kartu indeks e. Sistem tanggal

2. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat

daftar terlebih dahulu ....

a. Pemisahan

b. Masalah

c. Pengelompokan

d. Subjek

e. Klasifikasi

3. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah

keuntungan menggunakan filling sistem ....

a. Abjad

b. Subjek

c. Wilayah

d. Tanggal

e. Nomor

4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah

diindeks disebut ....

a. Unit

b. Mengkode

c. Mengabjad

d. Caption

e. Mengindeks

TES FORMATIF

Pilihan Ganda


5. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a. Tanggal surat masuk

b. Tanggal surat keluar

c. Tanggal suraat ditandatangani

d. Tanggal surat dikode

e. Tanggal surat dikirim

6. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama

dapat diindeks menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti

b. Pratama Bekti Aga

c. Aga Pratama Bekti

d. Bekti Aga Pratama

e. Bekti Pratama Aga

7. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis

b. Buku agenda

c. Buku klaper

d. Buku simpan

e. Kertas

8. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang

berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari

....

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem Subjek atau Pokok

c. Sistem Kronologi

d. Sistem Wilayah

e. Sistem Nama

9. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem

abjad adalah ....

a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya

b. Menuju tempat penyimpanan

c. Mengambil arsip yang diminta

d. Mengisi buku kas kecil

e. Mengisi bon peminjam


10. Perhatikan langkah-langkah berikut:

i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii. Menuju tempat penyimpanan

iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi. Mengisi bon peminjam

vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang

disimpan pada sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii


1. D

2. E

3. B

4. C

5. A

6. A

7. B

8. B

9. D

10. D

KUNCI JAWABAN FORMATIF


Penilaian

Pengamatan Sikap Lembar

Nama Kolaboratif

Jujur

Tanggung Santun

No.

jawab

Siswa

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.

2.

3.

….

Rubrik Penilaian Sikap

Rubrik Skor

sama sekali tidak menunjukkan usaha sungguh-sungguh dalam 1

melakukan kegiatan

menunjukkan sudah ada usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 2

kegiatan tetapi masih sedikit dan belum ajeg/konsisten

menunjukkan ada usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 3

kegiatan yang cukup sering dan mulai ajeg/konsisten

menunjukkan adanya usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 4

kegiatan secara terus-menerus dan ajeg/konsisten


Pedoman penilaian pengetahuan (TUGAS LATIHAN):

Nilai maksimal untuk :

Soal No. 1 : 10

Soal No.2 : 10

Soal No.3 : 10

Soal No.4 : 10

Soal No.5 : 10

Soal No.6 : 10

Soal No.7 : 10

Soal No.8 : 10

Soal No.9 : 10

Soal No.10 : 10

Total skor maksimal = 100

Nilai = × 100

Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100


Pedoman penilaian tugas rumah :

No Nama

Siswa

ASPEK PENGAMATAN TUGAS

Kecepatan Ketepatan Tekhnik Hasil

Akhir

Skor Nilai Predikat

1.

2.

3.

4.

5.

N

Keterangan :

Masing-masing kolom diisi dengan kriteria :

4 : baik sekali

3 : baik

2 : cukup

1 : kurang

Nilai = × 100

Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut :

INTERVAL

HASIL KONVERSI

PREDIKAT

96 – 100

4.00

A

91 – 95

3.66

A-

86 – 90

3.33

B+

81 – 85

3.00

B

75 – 80

2.66

B-

70 – 74

2.33

C+


65 – 69

2.00

C

60 – 64

1.66

C-

55 – 59

1.33

D+

≤ 54

1.00

D

Pedoman penilaian untuk soal pilihan ganda (TES FORMATIF)

No. Kegiatan Skor

1. Siswa mampu menjawab pertanyaan dengan benar. 10

2. Siswa mampu menjawab pertanyaan dengan salah 0

3. Siswa tidak mampu menjawab pertanyaan 0

Total skor maksimal = 100

Nilai = × 100

Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100


PENUTUP

Modul ini merupakan penunjang untuk kelancaran proses pembelajaran yang di

tujukan untuk guru dan siswa. Dengan kata lain penyusun berharap modul ini dapat

digunakan sebagai pegangan oleh guru dalam memberikan materi tentang fungsi

administrasi keuangan dan siswa tidak mengalami kesulitan dalam mempelajari materi

dalam proses belajar.

Penyusun berharap setelah mempelajari modul ini, dapat membantu siswa dalam

memahami mata pelajaran Kearsipan khususnya materi tentang penyimpanan dan

penemuan kembali surat/dokumen yang telah diuraikan dengan jelas dalam modul.

Tidak hanya itu, disini siswa juga diharapakan dapat menjelaskan dan mempraktikkan

penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen dalam kehidupan sehari-hari

sehingga ilmu yang didapatkan siswa tidak berhenti hanya di sekolah saja. Dengan

adanya penerapan materi yang telah dipelajari oleh siswa diharapkan dapat memberikan

manfaat bagi orang disekitar. Oleh karena itu, untuk mengetahui sejauh mana

pemahaman siswa terhadap materi yang ada dalam modul ini penyusun memberikan

tugas berupa tugas mandiri dan tugas kelompok

Demikian kata penutup yang ingin penyusun sampaikan, semoga modul ini dapat

memberikan manfaat bagi guru dan siswa sekaligus membantu siswa dalam

meningkatkan motuvasi belajar dalam mata pelajaran Administrasi Keuangan.


DAFTAR PUSTAKA

Ulfa, Meliya. 2016. Materi Kelas XI Administrasi Perkantoran.

(http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/?view=snapshot), diakses pada tanggal 15

November 2017.

Handoko, Danang Handoko. 2016. Manajemen dan Administrasi Perkantoran.

(http://danang-leo-handoko.blogspot.co.id/ ), diakses pada 17 November 2017

Lestarii, Ernii. 2014. Soal tentang Kearsipan.

(http://erniilestarii.blogspot.co.id/2014/09/soal-tentang-kearsipan-administrasi_9.html),

diakses pada 30 November 2017

http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/?view=snapshot

http://danang-leo-handoko.blogspot.co.id/

http://erniilestarii.blogspot.co.id/2014/09/soal-tentang-kearsipan-administrasi_9.html

penyimpanan dan penemuan kembali surat atau dokumen€¦ · penyimpanan dan penemuan kembali surat...

Documents