Pengendalian

Eko Fitriantoe.fitrianto@ymail.com

@fitrianto2001

Peta pembelajaran“Pengendalian”

Pengendalian

(1) Tujuan : Memonitor & Koreksi (2) Langkah-langkah

Tetapkan standar (fisik, moneter, waktu)

Ukur Kinerja

Evaluasi kinerja

Tindakan korektif, evaluasi

(3) Tipe pengawasan

Feedforward control

Concurent control

Feedback control

(4) Perlunya pengendalian

Memonitor perubahan

Rencana sesuai hasil?

Menambah daya saing

Mempermudah delegasi/kerja tim

(5) 10 Karakteristik pengawasan

Peta pembelajaran“Metode Pengendalian”

Pengen-dalian

(1) Kualitatif

Observasi

Inspeksi langsung

Pelaporan lisan/tertulis

Evaluasi pelaksanaan

(2) Kuantitatif

Diskusi antara mgr. n bwhn.

Anggaran (Budget)

Audit : Internal, ekstrn, mgt

Analisa BEP

Analisa Rasio : ROA, ROE, BPL, CAR,

Bagan dan teknik penjadwln

PENGENDALIAN

• Pengendalian Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan

• Tujuan pengendalian– Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan

aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan mereka.

– Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan

Langkah-langkah pengendalian

Langkah-langkah dalam proses pengendalian

1. Tetapkan standar2. Ukur prestasi kerja3. Evaluasi kinerja4. Tindakan korektif/evaluasi standar

Penentuan standar

1. Standar-standar fisik– Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas

produk

2. Standar moneter– Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,

biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.

3. Standar-standar waktu. – Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus

diselesaikan

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

• Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu, bulan, tahun) siapkan jadwal

• Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi visual, melalui telepon)

• Siapa yang akan terlibat?, manajer/staff departemen/karyawan/dll.

• Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada karyawan

Pengambilan Tindakan Koreksi

1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah)

2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)

3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.

Langkah-langkah dalam pengendalian

Contoh1. Min.Prod. 100 unit/employee2. Metode ukur Unit3. Evaluasi

– Cukup 100 unit sesuai– Tidak cukup 100 unit koreksi

4. Apa yang salah?– Koreksi standarnya, apakah harus diturunkan?

Tipe-tipe pengawasan

Tipe pengawasan

• Feedforward control– Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum

dilaksanakan.

• Concurent control– Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat

dilaksanakan.

• Feedback control– Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.

Perlunya pengendalian

1. Memonitor perubahan

2. Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan?

3. Menambah nilai/daya saing

4. Mempermudah delegasi dan kerja tim

Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif

1. Akurat2. Tepat waktu3. Objektif dan menyeluruh4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik5. Realistik secara ekonomis6. Realistik secara organisasional7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi8. Fleksibel9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional10. Diterima para anggota organisasi

Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif

1. Akurat– Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran, besaran,

pencapaian, dsb)– Misal : untuk mengukur produktivitas karyawan, yang harus diukur

adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir.

2. Tepat waktu– Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada waktu

yang tertentu.– Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai, kalibrasi

alat, kepuasan pelanggan, dll.

3. Objektif dan Menyeluruh– Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas terkait

Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif

4. Terpusat pada titik pengawasan strategis– Fokus pada titik pengawasan strategis.– Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis pada

menjaga mutu.

5. Realistik secara ekonomis– Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya.

6. Realistik secara organisasi– Sumber daya yang digunakan

Metoda Pengendalian

Metode pengendalian

• Kualitatif– Pengamatan (Control by observation)– Inspeksi teratur dan langsung– Pelaporan Lisan dan Tertulis– Evaluasi pelaksanaan– Diskusi antara manajer dan bawahan

• Kuantitatif– Anggaran (budget): PPBS, ZBB, HRA– Audit: Internal, Eksternal, Mgt Audit– Analisa BEP– Analisa rasio– Bagan dan teknik penjadwalan

Observasi

• Tanpa sepengetahuan objek• Memantau item-item indikator yang menjadi

pencapaian kinerja– Misal : Produksi, Perilaku karyawan,

• Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal oleh subjek yang diobservasi

• Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol), merekam aktivitas produksi, dll.

CONTOH ANGGARAN

Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan

Anggaran Pembelian 20081. Mobil dinas (1 Buah) Rp100.000.0002. Komputer 10 Unit (@ 4 Jt) Rp 40.000.0003. Alat Tulis Kantor Rp 20.000.0004. Mesin baru Rp 50.000.000

•Total Anggaran 2008 Rp200.000.000

Metode pengendalian kuantitatif(Analisis BEP)

Contoh Rasio Keuangan

Sumber : Laporan Keuangan Bank Lippo

Sekiandan Terimakasih

Latihan

• Jelaskan bagaimana pengawasan dapat dijadikan alat untuk memonitor perubahan!

• Bagaimana akurat dan tepat waktu menjadi karakteristik pengawasan yang efektif!