Download - Pengendalian
Peta pembelajaran“Pengendalian”
Pengendalian
(1) Tujuan : Memonitor & Koreksi (2) Langkah-langkah
Tetapkan standar (fisik, moneter, waktu)
Ukur Kinerja
Evaluasi kinerja
Tindakan korektif, evaluasi
(3) Tipe pengawasan
Feedforward control
Concurent control
Feedback control
(4) Perlunya pengendalian
Memonitor perubahan
Rencana sesuai hasil?
Menambah daya saing
Mempermudah delegasi/kerja tim
(5) 10 Karakteristik pengawasan
Peta pembelajaran“Metode Pengendalian”
Pengen-dalian
(1) Kualitatif
Observasi
Inspeksi langsung
Pelaporan lisan/tertulis
Evaluasi pelaksanaan
(2) Kuantitatif
Diskusi antara mgr. n bwhn.
Anggaran (Budget)
Audit : Internal, ekstrn, mgt
Analisa BEP
Analisa Rasio : ROA, ROE, BPL, CAR,
Bagan dan teknik penjadwln
PENGENDALIAN
• Pengendalian Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan
• Tujuan pengendalian– Pengendalian membantu manajer memonitor keefektifan
aktivitas perencanaan, pengeorganisasian, dan kepemimpinan mereka.
– Bagian terpenting dari proses pengendalian adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan
Langkah-langkah pengendalian
Langkah-langkah dalam proses pengendalian
1. Tetapkan standar2. Ukur prestasi kerja3. Evaluasi kinerja4. Tindakan korektif/evaluasi standar
Penentuan standar
1. Standar-standar fisik– Meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas
produk
2. Standar moneter– Yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,
biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu. – Meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
• Berapa kali pelaksanaan harus diukur ? (jam, hari, minggu, bulan, tahun) siapkan jadwal
• Dalam bentuk apa pengukuran dilakukan (lap tertulis, inspeksi visual, melalui telepon)
• Siapa yang akan terlibat?, manajer/staff departemen/karyawan/dll.
• Pengukuran sebaiknya mudah dilaksanakan, tidak mahal, dapat diterangkan kepada karyawan
Pengambilan Tindakan Koreksi
1. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah)
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
Langkah-langkah dalam pengendalian
Contoh1. Min.Prod. 100 unit/employee2. Metode ukur Unit3. Evaluasi
– Cukup 100 unit sesuai– Tidak cukup 100 unit koreksi
4. Apa yang salah?– Koreksi standarnya, apakah harus diturunkan?
Tipe-tipe pengawasan
Tipe pengawasan
• Feedforward control– Kesempatan untuk memperbaiki aktivitas sebelum
dilaksanakan.
• Concurent control– Mengawasi dan mengendalikan aktivitas pada saat
dilaksanakan.
• Feedback control– Memberi masukan terhadap aktivitas yang telah dilakukan.
Perlunya pengendalian
1. Memonitor perubahan
2. Apakah rencana sesuai hasil/kesalahan-kesalahan?
3. Menambah nilai/daya saing
4. Mempermudah delegasi dan kerja tim
Karakteristik-karakteristik Pengawasan Efektif
1. Akurat2. Tepat waktu3. Objektif dan menyeluruh4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik5. Realistik secara ekonomis6. Realistik secara organisasional7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi8. Fleksibel9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional10. Diterima para anggota organisasi
Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif
1. Akurat– Secara tepat mengukur apa yang hendak diukur, (ukuran, besaran,
pencapaian, dsb)– Misal : untuk mengukur produktivitas karyawan, yang harus diukur
adalah output yang dihasilkan, bukan jumlah hadir.
2. Tepat waktu– Setiap aktivitas memiliki batas waktu, maka akan diukur pada waktu
yang tertentu.– Misal : batas waktu, kecepatan produksi, kinerja pegawai, kalibrasi
alat, kepuasan pelanggan, dll.
3. Objektif dan Menyeluruh– Fokus pada objek pengawasan dan menyeluruh pada aktivitas terkait
Karakteristi-karakteristik Pengawasan Efektif
4. Terpusat pada titik pengawasan strategis– Fokus pada titik pengawasan strategis.– Misal : pada aktivitas produksi, titik pengawasan strategis pada
menjaga mutu.
5. Realistik secara ekonomis– Biaya; setiap aktivitas akan menimbulkan biaya.
6. Realistik secara organisasi– Sumber daya yang digunakan
Metoda Pengendalian
Metode pengendalian
• Kualitatif– Pengamatan (Control by observation)– Inspeksi teratur dan langsung– Pelaporan Lisan dan Tertulis– Evaluasi pelaksanaan– Diskusi antara manajer dan bawahan
• Kuantitatif– Anggaran (budget): PPBS, ZBB, HRA– Audit: Internal, Eksternal, Mgt Audit– Analisa BEP– Analisa rasio– Bagan dan teknik penjadwalan
Observasi
• Tanpa sepengetahuan objek• Memantau item-item indikator yang menjadi
pencapaian kinerja– Misal : Produksi, Perilaku karyawan,
• Bisa dengan menugaskan orang lain yang tidak diketahui/dikenal oleh subjek yang diobservasi
• Bisa dilakukan dengan : wawancara informal (mengobrol), merekam aktivitas produksi, dll.
CONTOH ANGGARAN
Anggaran adalah Laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan
Anggaran Pembelian 20081. Mobil dinas (1 Buah) Rp100.000.0002. Komputer 10 Unit (@ 4 Jt) Rp 40.000.0003. Alat Tulis Kantor Rp 20.000.0004. Mesin baru Rp 50.000.000
•Total Anggaran 2008 Rp200.000.000
Metode pengendalian kuantitatif(Analisis BEP)
Contoh Rasio Keuangan
Sumber : Laporan Keuangan Bank Lippo
Sekiandan Terimakasih
Latihan
• Jelaskan bagaimana pengawasan dapat dijadikan alat untuk memonitor perubahan!
• Bagaimana akurat dan tepat waktu menjadi karakteristik pengawasan yang efektif!