Pengenalan Excel Sewaktu memulai Excel maka akan muncul dokumen kosong, dari sini kita dapat menambahkan

data, merubah tampilan data, meringkasnya atau meminta bantuan informasi. Gambar dibawah ini

menunjukkan beberapa bagian penting dari Excel: Workbook Window, Menu Utama, Formula bar,

Standard dan Formatting Toolbars, Kotak pertanyaan dan task pane.

Hal yang paling mendasar pada sebuah dokumen Excel adalah kotak yang memuat sebuah elemen

data, kotak tersebut disebut “cell”. Masing-masing cell merupakan interseksi antara “row/baris” dan

“Column/kolom” Baris diidentifikasikan dengan Angka dan Kolom dengan Huruf. Nomor baris dan Angka

Kolom yang ditunjuk sebagai cell khusus disebut “cell acuan/cell reference”. Satu set dari kolom dan baris

disebut “Worksheet” yang muncul pada dokumen Excel dan Koleksi dari beberapa “Worksheet” disebut

“Workbook”.

Sewaktu membuat sebuah Workbook maka akan otomatis terdapat tiga Worksheet

1. Bekerja dengan Data yang ada

Pada latihan ini kita akan membuka Excel dari menu Start dan menggunakan Kotak Dialog

“Buka/Open” untuk membuka Workbook yang ada, Setelah Kita membuka workbook kita akan

mengupdate harga dari suatu item dan menyimpan workbook dua kali, sewaktu sudah menjadi

Workbook dan merubah property dari file sebelum disimpan dalam bentuk file Lotus dalam directory baru.

1. Pada Taskbar, klik Start button, tunjuk Program, Microsoft office lalu Click Microsoft Office Excel

2003, muncul Jendela program utama Excel

2. Pada Standard Toolbar, klik Open button, muncul kotak dialog buka

3. Click Panah Look in Down, dan pilih drive dimana tempat menginstall step by step file, file dan

folder dari drive yang dipilih akan muncul

4. Cari SBS folder, lalu double klik Excel folder, akan muncul file dan folder pada Excel folder

5. Double klik GettingToKnowXL folder

6. Double Click FileOpen.xls

7. Click cell C16, ketik 15.95 lalu Enter, data pada cell C16 berubah menjadi $15.95

8. Pada Standard toolbar, click Save button, Excel akan menyimpan perubahan

9. Pada Menu File, klik Properties, Kotak dialog Properties akan muncul

10. Klik summary tab lalu ketik “Latihan”

11. Klik Custom tab, pilih Date Completed

12. Klik Panah Turun Type, Pilih Tanggal

13. Ketik tanggal sekarang pada kotak Nilai

14. Klik Kotak Filename, hapus filename yang ada dan ketik SaveAs

15. Klik Up One Level button, untuk berpindah dari folder GettingToKnowXL ke folder Excel

16. Klik Panah turun SaveAsType, untuk memperluas daftar, klik WK4 (1-2-3) (*.wk4)

17. Klik Save button, mumcul kotak dialog lalu klik Yes

2. Membidik Data pada Daftar Sewaktu kita sudah membuka Workbook, kita dapat memeriksa dan memodifikasi datanya. Untuk

merubah suatu data kita dapat langsung berpindah ke cell yang dituju lalu merubah isinya.

Sewaktu cell yang dipilih dengan adanya indikasi kotak bergaris tebal, cell tersebut disebut cell aktif,

berarti kita dapat memodifikasi isinya. Kita dapat memilih cell yang tidak berdampingan dengan

menekan tombol Ctrl lalu klik cell yang akan dipilih, lalu kita dapat mengcopy atau mengcut cell tsb ke

cell yang lain dimana saja dalam workbook.

Sewaktu mengcopy cell maka akan muncul Paste Option button pada cell tujuan. Sewaktu paste

option button diklik maka akan ditampilkan sebuah daftar aksi yang berhubungan dengan paste sbb:

No. Pilihan Aksi 1 Keep Source Formatting Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang

memegang informasi terakhir melalui

pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan

format datanya sesuai dengan format

cell asal 2 Match Destination

Formatting Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang

memegang informasi terakhir melalui

pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan

format datanya sesuai dengan format

cell tujuan 3 Values and Numbers

Formatting Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang

memegang informasi terakhir melalui

pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan

Format Nilai dan Angkanya sesuai

dengan cell asal 4 Keep Source Column Mengpaste/menyalin isi clipboard (yang

Widths memegang informasi terakhir melalui

pilihan Cut atau Copy) ke cell tujuan dan

mengubah ukuran lebar kolom cell tujuan

sesuai dengan cell asal 5 Formatting Only Mengaplikasikan format cell asal ke cell

tujuan tetapi tidak dengan isinya 6 Link cells Menampilkan cell asal ke cell tujuan,

setiap ada perubahan pada cell asal

maka cell tujuan pun akan berubah 7 Values Only Mengpastekan Nilai Kolom asal ke Kolom

tujuan dan formatnya menggunakan

format Kolom tujuan 8 Values and Source

Formatting Mengpastekan Kolom cell ke kolom

tujuan dan menerapkan format kolom

asal ke kolom tujuan

Pada latihan ini kita akan berpindah dari satu Worksheet ke lainnya untuk memeriksa data produk

yang dijual Perusahaan The Garden dan memilih sebuah rangkuman cell yang berisi data yang akan

disalin ke Summary sheet di Workbook. Setelah mengkopi dan mengpaste kan informasi, kita akan

memilih tiga kolom pertama di Summary sheet, mengkopi ke clipboard dan memindahkan kolom dan

isinya ke kolom yang lain.

1. Pada sudut kiri bawah, klik Furniture sheet

2. Pada tab bar, klik kanan arrow button, akan muncul shortcut menu, klik Passiflora

3. Klik Tools sheet tab, untuk mengaktifkan Tools worksheet

4. Klik cell A3, A3 menjadi aktif cell

5. Tarik sorot cell A3 ke cell C6, cell yang dipilih diterangi/highlight

6. Pada toolbar Standard klik Copy button

7. Klik Summary sheet tab

8. Klik cell A3 pada Summary sheet, lalu pada toolbar Standard klik Paste button

9. Klik Tools sheet tab

10. Klik name Box

11. Pada Name box, ketik B9 lalu Enter. Cell B9 disorot

12. Klik Name Box, ketik B14 lalu Enter

13. Klik Summary sheet tab

14. Tarik sorot kolom heading A, setiap cell pada kolom A diterangi/sorot

15. Lalu Tarik sorot ke kolom heading C, setiap cell pada kolom A hingga C diterangi/sorot

16. Pada toolbar Standard, klik Cut button

17. Tarik sorot kolom heading B hingga ke D, setiap cell pada kolom B hingga D disorot

18. Pada Menu Edit, Klik Paste

19. Pada Toolbar Standar Klik Save, untuk menyimpan perubahan

3. Membuat Workbook dan Daftar Data Setiap kita akan mengumpulkan dan menyimpan data yang tidak berhubungan dengan data

yang ada, kita harus membuat sebuah Workbook baru.

Sewaktu workbook sudah dibuat kita dapat langsung memasukkan data, cara sederhana

memasukkan data dengan cara mengklik cell dan megetikkan nilainya. Cara ini bekerja dengan baik jika

kita memasukkan data yang sedikit, jika kita ingin memasukkan data yang banyak dan

berderet/berurutan cara ini tidaklah tepat.

Sebagai contoh jika kita ingin megetikkan data hari Monday, Tuesday, Wednesday dst secara

berulang dapat dilakukan dengan menyalin deretan yang pertama lalu mengpastekannya, tetapi ada

cara yang lebih mudah yaitu dengan cara melakukan Autofill.

Autofill dapat dilakukan dengan menangkap (grab) fill handle bagian kanan bawah dan menarik fill

handle hingga ke cell tujuan yang kita kehendaki. Dibawah ini beberapa cara memasukkan data

No Metoda Aksi 1 Auto Fill Memasukkan data pertama sebagai

deret yang dikenali lalu menggunakan fill

handle untuk memperpanjang data 2 Fill Series Memasukkan dua data berderet lalu

menggunakan fill handle untuk

memperpanjang data 3 Auto Complete Ketikkan beberapa Huruf pertama, jika

ada nilai yang sama pada kolom yang

sama, excel akan menyarankan nilai

yang ada 4 Pick from List Klik kanan cell dan dari shortcut menu

yang muncul pilih Pick from List. Daftar

nilai yang ada pada kolom cell akan

muncul

5 Ctrl + Enter Pilih rangkuman cell yang mengandung

data yang sama, ketik data pada aktif

cell dan tekan Ctrl + Enter

Keistimewaan lain dari Excel versi sekarang adalah Autofill Options button yang muncul setelah

data kita tambahkan menggunakan Autofill atau Fill series.

Dengan mengklik button Autofill options akan muncul beberapa pilihan dan aksi yang dirangkum

dibawah ini.

No Option Action 1 Copy Cells Menyalin isi cell yang dipilih ke cell yang

diindikasikan oleh operasi fill 2 Fill Series Mengisi cell yang diindikasikan oleh

operasi fill dengan item berikutnya

pada deret 3 Fill Formatting Only Menyalin format cell yang dipilih ke cell

yang diindikasikan oleh operasi fill tetapi

tidak meletakkan sebarang nilai pada

cell tujuan

4 Fill Without Formatting Mengisi cell yang diindikasikan oleh

operasi fill dengan item berikutnya

pada deret, tetapi mengabaikan

semua format cell asal 5 Fill Days, Weekdays etc Pilihan ini merubah deret sesuai dengan

apa yang kita perluas, sebagai contoh

jika kita memperluas Wed, Thur dan Fri,

Excel menghadirkan dua pilihan Fill

Days atau Fill Weekdays dan

membiarkan kita memilih apa yang kita

inginkan.jika kita tidak memakai urutan

yang dikenal, pilihan tidak muncul

Pada latihan ini kita akan membuat sebuah workbook yang menjejak jumlah pelanggan dari

perusahaan The Garden yang melakukan pembelian selama perioda dua jam dalam waktu tiga

hari.Workbook ini akan mempunyai sheet sesuai dengan jumlah pelanggan yang akan menjual setiap

1/4 jam., barang yang dijual beserta jumlahnya.

1. Pada toolbar Standard, klik New button, Workbook kosong akan muncul

2. Pada toolbar Standard, klik Save button, muncul kotak dialog save

3. Simpan Workbook anda di disket atau hardisk

4. Pada kotak File name, ketik SalesTrack

5. Klik Save

6. Klik cell B6, ketik Day

7. Klik cell C5, ketik Time

8. Klik cell B8, ketik Wed, kotak hitam muncul mengelilingi B8

9. Gerakkan penunjuk mouse ke bagian sudut kanan bawah dari cell B8. Penunjuk mouse berubah

menjadi tanda tambah hitam

10. Klik tanda tambah hitam pada cell B8 dan tarik sorot hingga ke B10. Excel akan mengisi cell B9

dengan Thur dan B10 dengan Fri

11. Klik cell C6, ketik 9:00, lalu klik cell D6 dan ketik 9:15

12. Klik cell C6 lalu sorot hingga D6

13. Gerakkan penunjuk mouse ke sudut kanan bawah cell D6

14. Klik tanda tambah hitam pada cell D6 lalu tarik sorok ke cell J6. Excel mengisi cell E6 hingga J6

dengan urutan nilai berikutnya yaitu 9:30 ~ 10.45

15. Pada toolbar standard, klik Open button. Kotak dialog buka muncul

16. Masuk ke folder GettingToKnowXL lalu pilih file DataEntry dan klik Open . Excel membuka filename

DataEntry.xls

17. Klik Sheet2 tab

18. Klik cell C8 dan ketik Bamboo S tetapi jangan tekan Enter. Setelah kita mengetik huruf S, Excel

mencari item yang ada pada kolom dan mencari yang sepadan dan menambahkan text yang

disorot takes (30 cnt)

19. Untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Stakes (30 cnt), tekan Enter

20. Klik cell C9, ketik Bamboo T, tetapi jangan tekan Enter. Setelah huruf T diketik, excel menambahkan

text yang disorot rellis.

21. Tekan Tab untuk menerima nilai yang disarankan Bamboo Trellis

22. Klik kanan cell C10 dan pada menu shortcut yang muncul, pilih Pick from List. Daftar nilai yang ada

akan muncul.

23. Klik Bird Netting. Bird Netting muncul pada cell C10

24. Klik tab Sheet1

25. Tarik sorot cell C8 hingga J10

26. Ketik 0 dan tekan Ctrl+Enter. Angka 0 muncul pada setiap cell yang dipilih

27. Pada toolbar Standard, klik save button untuk menyimpan perubahan pada file

4. Memeriksa dan Memperbaiki Data

Sewaktu kita telah memasukkan data, kita seharusnya meluangkan waktu untuk memeriksa dan

meperbaikinya. Kita harus memeriksa setiap data yang berupa Angka secara visual, tetapi untuk data

Text kita dapat menggunakan Excel spelling checker untuk memeriksa ejaannya, sewaktu spelling

checker menemukan kata yang tidak dikenali maka kata tersebut akan disorot dan Excel akan

menawarkan saran untuk perkiraan kata yang benar.

Kita dapat mengedit kata secara langsung, mengambil kata dari daftar saran atau meminta spelling

checker mengabaikan kata yang salah eja.

Kita juga dapat menggunakan spelling checker untuk menambahkan sebarang kata yang tidak ada

pada kamus standard, sehingga Excell dapat mengenali mereka kemudian.

Pada latihan ini, Kita menemukan bahwa pembuat produk Cushy Chair telah merubah namanya

menjadi Comfy Chair. Kita menggunakan Find untuk menemukan apakah ada kata Cushy dan jika ada

kita gunakan Replace untuk mengubahnya menjadi Comfy. Setelah perubahan dibuat Kita

menggunakan Find Format untuk mengalokasikan Format data khusus dan merubahnya. Akhirnya

dengan menggunakan Spelling checker untuk meyakinkan bahwa data yang dimasukkan telah benar.

1. Buka file Replace.xls pada folder GettingToKnowXL

2. Pada menu Edit, klik Find. Muncul kotak dialog Find dan Replace. Kita juga dapat menggunakan

Ctrl+F untuk memunculkan kotak dialog Find dan Replace

3. Pada kotak Find What ketik Comfy lalu klik Find Next. Cell pertama yang mengandung Comfy

disorot

4. Lalu klik Find Next lagi. Cell kedua yang mengandung Comfy disorot

5. Klik tab Replace

6. Pada kotak Replace with ketik Comfy

7. Klik Replace All.

8. Klik OK .Tiga kata Cushy telah dirubah menjadi Comfy

9. Pada kotak dialog Find dan Replace, klik tab Find

10. Bersihkan kotak Find What

11. Klik Options button untuk memperluas pilihan halaman Find tab

12. Klik Format button. Muncul kotak dialog Find Format

13. Jika dibutuhkan klik tab Font

14. Pada daftar Font style klik italic, dan kemudian klik OK

15. Pada kotak dialog Find dan Replace, klik Find Next. Excel menyorot cell pertama yang

mengandung text italic

16. Pada kotak dialog Find dan Replace, Klik Close

17. Pada toolbar Formatting, klik italic button

18. Ketik 44.95 lalu tekan Enter

19. Pada toolbar Standard, klik Undo button. Isi cell C12 kembali ke 47.95

20. Klik Undo button, Isi cell C12 kembali menjadi italic

21. Klik Redo button, Isi cell C12 kembali normal

22. Pada Menu Tools, klik Spelling. Kotak dialog muncul

23. Pada daftar sugggestions klik Arbor kemudian klik Change

24. Klik Yes. Tidak diketemukan salah eja lagi

25. Klik OK

26. Klik cell A1, Pada menu Tools klik Research. Muncul Research task pane

27. Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Thesaurus: English(US) dari daftar dan

klik Start Searching button

28. Pada Research task pane, klik Reference Down Arrow, pilih Encarta Encyclopedia: English (North

America) dari daftar.

5. Menambahkan Grafik pada Dokumen Bagian penting dalam mendirikan Bisnis yang kuat adalah menciptakan identitas perusahaan

yang selalu dapat diingat. Dua attribut fisik yang penting adalah dalam bisnis adalah penyusunan ruang

toko yang baik dan pandangan mata logo yang mudah untuk diingat. Sewaktu logo perusahaan sudh

ada maka logo tersebut sebaiknya dicetak didokumen perusahaan.

Satu cara untuk menambahkan picture ke worksheet ialah melalui menu Insert dan klik item Picture.

Setelah kita menambahkan gambar pada worksheet maka kita dapat memindahkan gambar

tersebut kemana saja lokasinya di worksheet atau merubah ukurannya.

Jika kita ingin menambahkan gambar pada latar belakang worksheet kita maka menu Format tunjuk

sheet dan klik Background.

Pada latihan ini kita akan menambahkan logo perusahaan Garden baru pada worksheet yang

ada, merubah lokasi grafik, mengurangi ukuran grafik, dan menset gambar pada latar belakang

worksheet.

Buka file AddPicture.xls

1. Klik cell A1

2. Pada menu Insert, tunjuk Picture dan klik From File. Kotak dialog Insert Picture muncul

3. Masuk ke folder dimana gambar logo perusahaan Garden diletakkan dan double klik file tersebut

4. Klik kanan grafik, dari shortcut menu yang muncul, klik Format Picture

5. Klik tab Size. Muncul halaman tab Size. Perhatikan bahwa kotak check Lock Aspect Ration dipilih

6. Pada bagian Scale, kosongkan isi dari kotak Height dan ketik 50%

7. Pada bagian Size dan Rotate, kosongkan isi dari kotak Rotation dan ketik 180 lalu klik OK

8. Klik tengah grafik, tarik ketengah layar dan bagian atasnya tepat dibawah baris 1

9. Pada menu Format, klik Picture

10. Klik tab Picture

11. Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Brightness dan ketik 40

12. Pada bagian Image Control, kosongkan isi dari kotak Contrast dan ketik 40

13. Pada bagian Crop From, kosongkan isi kotak Top, ketik 5 dan klik OK. Gambar berubah sesuai

dengan pengaturan kita

14. Pilih gambar, pada menu Standard klik Cut button. Gambar hilang

15. Pada menu Format, tunjuk Sheet dan klik Background

16. Pilih gambar logo dimana kita meletakkannya. Gambar muncul sebagai latar belakang worksheet

17. Pada toolbar Standard, klik Save button

18. Tutup file AddPicture.xls