pengembangan sistem informasi administrasi …
TRANSCRIPT
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK)
PADA BAGIAN PENDAFTARAN PINDAH DATANG PENDUDUK DI DINAS
KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GARUT
Doni Slamet1, Eko Retnadi
2, Partono
3
Jurnal Algoritma
Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia
Email : [email protected]
1 [email protected] 2 [email protected]
Abstrak - Tujuan penelitian ini untuk mengembangkan sistem informasi administrasi kependudukan
pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk. Metodologi yang digunakan dalam
pengembangan sistem informasi ini menggunakan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC).
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penggunaan sistem informasi administrasi kependudukan
pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk ini dapat membantu bagian pendaftaran dan
pendataan penduduk dalam mengelola data penduduk pindah, penduduk datang dan proses
pembuatan laporan-laporan. Selain itu sistem informasi ini juga dapat dengan mudah menghasilkan
laporan-laporan mengenai informasi jumlah penduduk datang pindah perbulan atau pertahun
dengan akurat, tepat, relevan dan sesuai yang diharapkan.
Kata Kunci - Administrasi Kependudukan, Pendaftaran Pindah Datang, Sistem Informasi
I. PENDAHULUAN
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut merupakan lembaga
Pemerintahan yang memiliki tugas pokok melaksanakan kewenangan di bidang administrasi
kependudukan di Kabupaten Garut. Secara umum Dinas Pemerintah merupakan organisasi yang
berfungsi untuk melayani masyarakat. Administrasi kependudukan adalah serangkaian kegiatan
penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran
penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan yang hasilnya
untuk pelayanan publik di bidang pemerintahan dan pembangunan.
Pendaftaran Penduduk merupakan pencatatan mengenai biodata penduduk, pencatatan
pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan
serta penerbitan dokumen penduduk yang berupa identitas, kartu atau surat keterangan
kependudukan.
Berdasarkan proses pendaftaran pindah datang penduduk yang sedang berjalan di Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, masih dilakukan secara manual
komputerisasi serta dalam proses pembuatan surat keterangan pindah masih menggunakan
perangkat lunak aplikasi yaitu microsoft excel, sehingga pengolahan pendaftaran pindah datang
penduduk memerlukan waktu yang relatif lama. Secara fisik media penyimpanan berkas
permohonan pindah dan kedatangan penduduk memerlukan media yang luas dan besar, akibatnya
arsip yang tersimpan akan menumpuk dan sulit dalam proses pencarian data penduduk pindah
maupun penduduk datang. Apalagi proses pembuatan laporan akhir tentang jumlah penduduk
datang dan pindah perbulan serta pertahun masih dikerjakan secara manual, sehingga kebutuhan
informasi yang sifatnya segera untuk pengambilan keputusan manajemen menjadi terhambat.
Tujuan penelitian ini untuk mengembangan sistem informasi administrasi kependudukan pada
bagian pendaftaran pindah datang penduduk yang diharapkan mampu menghasilkan informasi yang
akurat, tepat dan relevan.
II. LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan. [1]
Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh
organisasi untuk membuat keputusan, pengendalian operasi, menganalisis masalah dan menciptakan
produk atau jasa baru. [2]
Kegiatan ini adalah masukan, pengolahan dan keluaran seperti yang terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Fungsi Sistem Informasi [2]
Sebuah sistem informasi memiliki lima komponen utama, yaitu perangkat keras, perangkat lunak,
data, proses dan manusia. Kelima komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut: [3]
1) Perangkat Keras
2) Perangkat keras terdiri dari segala sesuatu di lapisan fisik dari sistem informasi. Sebagai contoh,
perangkat keras dapat termasuk server, workstation, jaringan, peralatan telekomunikasi, perangkat
mobile, scanner, perangkat penangkap digital, dan infrastruktur berbasis teknologi lainnya.
3) Perangkat Lunak
4) Perangkat Lunak mengacu pada program yang mengendalikan perangkat keras dan menghasilkan informasi yang diinginkan. Perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak sistem dan perangkat lunak
aplikasi. Perangkat lunak sistem mengelola komponen perangkat keras, sementara perangkat lunak
aplikasi terdiri dari program-program yang mendukung fungsi bisnis. 5) Data
6) Data adalah bahan baku yang diubah menggunakan sistem informasi menjadi informasi yang berguna.
Suatu sistem informasi dapat menyimpan data di berbagai lokasi, yang disebut tabel. Dengan menghubungkan tabel, sistem dapat mengambil informasi tertentu.
7) Proses
8) Proses menggambarkan tugas dan fungsi bisnis bahwa pengguna, manajer dan staf TI melakukannya
untuk mencapai hasil yang spesifik. Proses adalah blok bangunan sistem informasi karena mewakili
operasi bisnis nyata.
9) Manusia
Orang yang memiliki kepentingan dalam sistem informasi disebut stakeholder. Stakeholder termasuk
kelompok manajemen yang bertanggung jawab untuk sistem (pengguna akhir) di dalam dan di luar
perusahaan yang akan berinteraksi dengan sistem dan anggota staf TI, seperti analis sistem, programmer
dan administrator jaringan yang mengembangkan dan mendukung sistem.
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 1 2012
http://jurnal.sttgarut.ac.id 37
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
B. Administrasi Kependudukan
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan, Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban
dalam penerbitan dokumen dan Data Kependudukan melalui Pendaftaran penduduk, Pencatatan
Sipil, Pengelolaan informasi Administrasi Kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk
pelayanan publik dan pembangunan sektor lain. Administrasi Kependudukan sebagai suatu sistem
diharapkan dapat diselenggarakan sebagai bagian dari Penyelenggaraan administrsi negara. Dari sisi
kepentingan penduduk, Administrasi Kependudukan memberikan pemenuhan hak-hak
administratif, seperti pelayanan publik serta perlindungan yang berkenaan dengan Dokumen
Kependudukan, tanpa adanya perlakuan yang diskriminatif. [3]
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006, Pindah Datang
Penduduk dalam Wilayah Indonesia adalah sebagai berikut: [3]
(1) Penduduk Warga Negara Indonesia yang pindah dalam wilayah Negara Kesatuan Republik
Indonesia wajib melaor kepada instansi Pelaksana di daerah asal untuk mendapatkan Surat
Keterangan Pindah.
(2) Pindah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah berdomisilinya Penduduk dialamat yang
baru untuk waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau berdasarkan kebutuhan yang bersangkutan
untuk kurang dari 1 (satu) tahun.
(3) Berdasarkan Surat Keterangan Pindah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Penduduk yang
bersangkutan wajib melapor kepada Instansi Pelaksana di daerah tujuan untuk penerbitan Surat
Keterangan Pindah Datang.
(4) Surat Keterangan Pindah Datang sebagaimana dimaksud pada ayat (3) digunakan sebgai dasar
perubahan atau penerbitan KK dan KTP bagi Penduduk yang bersangkutan.
C. Metodologi
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam hal ini yaitu siklus hidup
pengembangan sistem. Berikut gambar dari siklus hidup pengembangan sistem.
Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem [1]
38 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan maka dijelaskan mengenai flowmap
pendaftaran pindah datang penduduk pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Garut yang sedang berjalan dapat diuraikan berikut ini.
Proses pendaftaran pindah penduduk yang sedang berjalan digambarkan menggunakan
flowmap sebagai berikut:
Gambar 2. Pendaftaran Pindah Penduduk yang Sedang Berjalan
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 1 2012
http://jurnal.sttgarut.ac.id 39
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Proses pendaftaran kedatangan penduduk yang sedang berjalan digambarkan menggunakan
flowmap sebagai berikut:
Gambar 4. Pendaftaran Kedatangan Penduduk yang Sedang Berjalan
40 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
Proses pembuatan laporan datang pindah penduduk yang sedang berjalan digambarkan
menggunakan flowmap sebagai berikut:
Gambar 5. Pembuatan Laporan Datang Pindah Penduduk yang Sedang Berjalan
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 1 2012
http://jurnal.sttgarut.ac.id 41
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
B. Physical system menggunakan Flowmap
Proses pendaftaran pindah penduduk yang diusulkan digambarkan menggunakan flowmap
sebagai berikut:
Gambar 6. Pendaftaran Pindah Penduduk yang Diusulkan
42 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
Proses pendaftaran kedatangan penduduk yang diusulkan digambarkan menggunakan
flowmap sebagai berikut:
Flowmap Pendaftaran Kedatangan Penduduk yang Diusulkan
Kasi Pendaftaran
PendudukPemohon Bagian Pencatat Bagian Operator
Mulai
Berkas
permohonan
kedatangan
Berkas
permohonan
kedatangan
Selesai
Keterangan :
Berkas Permohonan Kedatangan = Surat Keterangan Pindah dari Daerah Asal dan Kartu Disposisi
Memverifikasi
berkas
permohonan
kedatangan
sesuai
Ya
Informasi data
penduduk tidak
sesuaiTidak
Mengentri data
kedatangan
Data
base
2Kartu disposisi
Berkas
permohonan
kedatangan
Kartu disposisi
kosongBerkas permohonan
kedatangan lolos
verifikasi
Kartu disposisi
kosong
Berkas permohonan
kedatangan lolos
verifikasi
Mengisi kartu
disposisi
Kartu disposisi
Berkas
permohonan
kedatangan
Menyerahkan
berkas
permohonan
Kartu disposisi
Berkas
permohonan
kedatangan
Gambar 7. Pendaftaran Kedatangan Penduduk yang Diusulkan
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 1 2012
http://jurnal.sttgarut.ac.id 43
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Proses pembuatan laporan datang pindah penduduk yang diusulkan digambarkan
menggunakan flowmap sebagai berikut:
Gambar 8. Pembuatan Laporan Datang Pindah yang Diusulkan
Berdasarkan pada flowmap atau bagan alir untuk pendaftaran pindah penduduk, pendaftaran
kedatangan penduduk dan pembuatan laporan datang pindah penduduk yang sedang berjalan
maupun yang diusulkan maka didapatkan hasil seperti yang tertera pada tabel 1.
44 © 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
Tabel 1. Kelemahan Sistem yang Sedang Berjalan dan Keunggulan Sistem yang Diusulkan
No Sistem yang Sedang Berjalan Sistem yang Diusulkan
1 Waktu yang dibutuhkan untuk membuat 1
SKP membutuhkan waktu 15 menit.
Waktu yang dibutuhkan untuk membuat 1 SKP
membutuhkan waktu ± 5 menit.
2 Waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan 1 pekerjaan (1 laporan)
membutuhkan waktu 2 jam.
Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1
laporan relatif singkat, yaitu ± 5 menit.
3 Informasi yang disajikan kadang terlambat
dan tidak akurat.
Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan
lebih akurat.
4 Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat
sering terjadinya kesalahan dalam
mencetak SKP dan laporan-laporan.
Biaya yang dikeluarkan relatif lebih rendah
karena kesalahan pencetakan laporan dapat
diminimalkan.
5 File-file dapat diakses oleh orang-orang
yang tidak berwenang.
Pengendalian sistem dilakukan dengan
membatasi hak akses pengguna.
6 Banyak menghabiskan waktu dengan sia-
sia untuk memasukan data yang sama atau
menghapus teks dilayar.
Lebih hemat waktu karena pemasukan data yang
sama dapat dihindari dan penghapusan teks
dilayar dapat dilakukan dengan cepat.
7 Pelayanan belum memuaskan karena
sistem menyajikan informasi dalam format
yang tidak konsisten.
Tingkat kepuasan terhadap pelayanan dapat
ditingkatkan karena sistem menyajikan informasi
dalam format yang konsisten.
8 Sistem lambat dalam proses pengolahan
data.
Proses pengolahan data lebih cepat.
IV. KESIMPULAN/RINGKASAN
Penggunaan sistem informasi administrasi kependudukan pada bagian pendaftaran pindah
datang penduduk ini dapat membantu bagian pendaftaran dan pendataan penduduk dalam
mengelola data penduduk pindah, penduduk datang dan pembuatan laporan-laporan.
Selain itu sistem informasi ini juga dapat dengan mudah menghasilkan laporan-laporan mengenai
informasi jumlah penduduk datang pindah perbulan atau pertahun dengan akurat, tepat, relevan
sesuai yang diharapkan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, H. M. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
[2] Laudon, K. C., dan Laudon, J. P. (2010). Management Information Systems: Managing The
Digital Firm. New York: Prentice Hall.
[3] Shelly, G. B., dan Rosenblatt, H. J. (2011). Systems Analysis and Design. Boston: Course
Technology.
[4] Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi
Kependudukan
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 1 2012
http://jurnal.sttgarut.ac.id 45