sistem informasi tentang administrasi sekolah

SISTEM INFORMASI TENTANG

PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA

SMK MUHAMMADIYAH 2 JOGOROTO

JOMBANG

1.1. Latar belakang

Dengan telah terbentuknya dan berjalannya sistem pemrosesan

transaksi, baik spesialis informasi maupun produsen komputer ingin terus

melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka

mencari area aplikasi yang baru. Tidak dibutuhkan waktu yang lama bagi

mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pemrosesan

transaksi ternyata masih jauh dari sempurna.

Dilihat dari perkembangan informasi dan komunikasi yang saat ini

memberi nuansa baru dalam dunia pendidikan yang menuntut penguasaan

teknologi khususnya di bidang komputer. Berbagai sarana dan prasarana

untuk pendidikan harus benar-benar mampu mengimbangi kemajuan tersebut,

yang mana tujuan akan efisiensi dan efektifitas kinerja dapat terwujud, yang

tentunya membutuhkan sumber daya manusia (SDM) sebagai pemandunya.

Maka dari itu tim penulis mengharapkan semua program yang dibuat ini

dapat membantu, sehingga keefisienan dan kinerja tersebut dapat tercapai.

Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah 2 Jogoroto adalah

merupakan sekolah yang berada di kecamatan Jogoroto yang hampir seluruh

aktivitas atau kegiatan sekolahnya menggunakan sistem manual dan

komputerisasi. Mulai dari pengolahan data perpustakaan, pengolahan data

administrasi SPP, pengolahan data nilai dan pengolahan data penjurusan.

Dalam hal ini masih memanfaatkan system komputerisasi dengan

menggunakan program Microsoft Excel yang kurang praktis dan efisien.

Maka dari itu untuk lebih menunjang serta untuk mempermudah upaya

aktivitas administrasi SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto, maka dibutuhkan

suatu program database yang digunakan untuk mengolah data-data tersebut.

Kegiatan pencatatan adminitrasi sekolah di SMK Muhammadiyah 2

Jogoroto disini masih menggunakan sistem manual yakni masih dilakukan

pencatatan pada buku kemudian baru dilakukan pemindahan data ke

komputer, dan ketika mendekati masa-masa ujian seperti ujian tengah

semester dan ujian akhir semester sering terjadi penumpukan/ kepadatan

pembayaran, yang mengakibatkan antrian pembayaran yang panjang dan

untuk laporan kas harian tidak bisa langsung diperoleh dan harus dilanjutkan

perekapan pada hari berikutnya.

Terkait dengan hal di atas, dan juga mengingat banyaknya manfaat dari

program database dalam pengolahan data suatu sekolah khususnya

Administrasi sekolah, maka tim penulis memberi judul :

“ SISTEM PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK

MUHAMMADIYAH 2 JOGOTORO DENGAN MENGGUNAKAN

APLIKASI MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ”

1.2. Alasan Merancang Sistem Ini :

Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang

dapat dikaji dalam sebuah program database oleh penulis adalah : Bagaimana

cara mengaplikasikan atau menerapkan sistem Pencatatan Administrasi

Sekolah Pada SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto dengan menggunakan

Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 ?

Dengan adanya sistem-sistem ini maka :

Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dirasakan lebih

menguntungkan jika dibandingkan dengan sistem manual.

Dapat mengurangi jumlah tenaga kerja

Penyimpanan data di dalam media komputer akan lebih hemat dan

aman serta dapat digunakan berkali-kali, isinya juga dapat diperbaharui.

Akan diperoleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan handal, sehingga

memudahkan dalam pengambilan keputusan bagi pihak sekolah.

1.3. Rancangan dari Sistem Ini :

SMK muhammadiyah 2 jogoroto merupakan lembaga pendidikan

menengah yang terdiri dari beberapa kompetensi keahlian dimana dalam

setiap kompetensinya terdiri dari banyak siswa. Dalam mengelola

administrasi sekolah tersebut masih menggunakan cara manual yaitu dengan

mencatat setiap pembayaran, baik pencatatan kas masuk dan kas keluar masih

di cacat pada sebuah buku. Hal ini dirasakan sangat tidak efektif karena untuk

penyusunan laporan maupun perhitungan memerlukan waktu yang lama dan

cara yang rumit.

Dengan adanya penggunaan sistem secara terkomputerisasi tepatnya

dengan Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Administrasi Sekolah,

masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan baik yaitu dengan

menggunakan metode DFD (Data Flow Diagram) sebagai alat bantu dalam

penggambaran model jalannya sistem, ERD (Entity Relationship Diagram)

untuk pembuatan model jaringan data, struktur-struktur serta relationship

serta Visual Basic 6.0 untuk perancangan sistem.

1.4. Pencatatan Kas Masuk

Sekolah menerima kas masuk dari beberapa jenis pembayaran siswa

diantaranya adalah sebagai berikut :

a) Pembayaran tahunan

Pembayaran Daftar Ulang Siswa diawal tahun pelajaran

Pembayaran Iuran wajib siswa (infaq)

b) Pembayaran 3 bulanan

Pembayaran Ujian UTS dan UAS

c) Pembayaran setiap bulan

Pembayaran SPP Rp.50,000,-/siswa bagi siswa kelas X,

Rp.55,000,-/siswa bagi siswa kelas XI, Rp.60,000,-/siswa bagi

siswa kelas XII

d) Pembayaran Sarana Prasarana

Pembayaran iuran peringatan hari besar (baik hari besar islam

maupun nasional)

1.5. Pencatatan Kas Keluar

Pembayaran honorarium tenaga pendidik dan kependidikan

Pembayaran ATK

Pembayaran listrik, telepon dan air

Pembayaran penggandaan dan foto copy

Pembayaran transport perjalanan dinas

Pembayaran kegiatan sekolah

Pembayaran biaya konsumsi harian

Pengadaan peralatan

Dan biaya lain-lain

1.6. Permasalah

Saat ini sistem yang digunakan pada kedua bidang usaha masih rumit,

pengorganisasian data masih kurang sederhana dan keamanan data yang

kurang terjaga. Dari keadaan ini menyebabkan penyusunan laporan keuangan

sekolah memerlukan waktu yang cukup lama.

1.7. Perancangan Sistem

Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah

a. Penggunaan Tehnik Komputerisasi dalam pencatatan, kwitansi

tanda terima pembayaran dan rekap harian/bulanan/tahunan.

b. Pencetakan laporan keuangan

Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah

a. Penyimpanan data harian dalam media komputer, pembuatan

laporan bulanan secara komputerisasi.

b. Pemanfaatan komputer untuk menginventariskan transaksi harian

dan membuat bukti pembayaran secara langsung

Dengan perbaikan ini diharapkan masalah-masalah yang dipaparkan di

atas dapat diselesaikan, penulis menuangkan usulan perbaikan prosedur

dengan menggunakan FOD

Proses :

1.8. Prosedur Pada Kas Masuk

Pada analisis ini di fokuskan pada pembayar siswa baik pembayaran

rutin tiap bulan maupun pembayaran lainnya . Prosedur Kas Masuk :

1. Siswa menyerahkan form pembayaran dan menyebutkan jenis

pembayaran kepada admin;

2. Admin memasukkan NIS dalam program administrasi;

3. Admin menghitung jumlah pembayaran;

4. Admin mencetak bukti pembayaran pada form pembayaran dan

membubuhi tanda tangan dan stempel sebagai tanda telah

membayar.

1.9. Prosedur Pada Kas Keluar

Prosedur Pencatatan Transaksi

1. Kurir/ petugas menyerahkan nota pada admin

2. Admin mencatat nota pembayaran pada komputer.

Prosedur Pembuatan Laporan

1. Setiap hari sebelum tutup kas admin merekap seluruh administrasi

berdasarkan pencatatan pada komputer baik kas masuk dan kas keluar

dan diserahkan pada bendahara sekolah;

2. Setiap akhir bulan dan akhir tahun ajaran bendahara membuat laporan

keuangan berdasarkan nota kas masuk dan kas keluar pada komputer;

3. Laporan diserahkan kepada pimpinan/ kepala sekolah.

Perangkat yang dibutuhkan

Perangkat yang dibutuhkan dalam sistem pencatatan administrasi sekolah

diantaranya :

1. Komputer (min)

Pentiun IV

VGA 128 MB

Memory 256 MB

Hard Disc min 10 GB

2. Printer

3. User (Admin) minimal mengenal komputer

Software yang kami pakai dalam pembuatan aplikasi ini antara lain:

1. Microsoft Visual Basic 6.0

Membuat implementasi program dan sorce code program.

2. Microsoft Access.

Sebagai database dalam program ini.

3. Microsoft Excel

Sebagai pembuatan laporan.

1.10. Output (Hasil) :

Output merupakan modul yang menghasilkan seluruh laporan atau

dokumen yang diperlukan sekolah dalam mendapatkan informasi secara utuh

mengenai hasil pengolahan data. Rancangan output ini didesain untuk dapat

ditampilkan pada monitor, printer maupun dalam bentuk file dengan format

laporan yang sama, Berikut merupakan rancangan output dari Sistem

Informasi Pencatatan Administrasi sekolah. Rancangan output tersebut adalah

sebagai berikut :

Tampilan menu awal

Form Data Siswa

FORM PEMBAYARAN

FORM TAMPILAN MENU AWAL

FORM REKAP

FORM LAPORAN BULANAN

FORM KARTU PEMBAYARAN

FORM PENGATURAN PEMBAYARAN

DATA RELATIONSHIPS

FLOWCHART UNTUK KAS MASUK

Siswa Petugas / Admin

Siswa menyerahkah kartu Pembayaran

Data Pembayaran

Mencetak Bukti Pembayaran

Bukti pembayaran/ Kartu Pembayaran

FLOWCHART UNTUK KAS KELUAR

Kartu Pembayaran

Kartu Pembayaran

Kuintansi / kartu pembayaran

Proses Pencatatan Pembayaran

Kurir Petugas / Admin

mpinan kurir menyerahkah nota Pencatatan

Pencatatan

FLOWCHART UNTUK LAPORAN KEUANGAN

Nota

Proses Pencatatan Kas Keluar

Proses Pengarsipan Bukti Kas Keluar

Lap. Kas harian

Kartu Pembayaran

Page 1

Admin Bendahara Kepala Sekolah

mpinan

DFD LEVEL 0

Lap. Kas harian

Pembuatan lap. Bulanan dan

tahunan

Laporan

Siswa Kepala Sekolah

Laporan

Kartu Pembayaran

Lap. Harian

Page 1

sistem informasi tentang administrasi sekolah

Documents