pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran ... · pelajaran praktik di laboratorium...

PENGELOLAAN LABORATORIUM ADMINISTRASI PERKANTORAN

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK NEGERI 1 DEPOK

SKRIPSI

Diajukan kepada Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Yogyakarta

untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan

guna Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan

Oleh :

Kurniati

NIM. 11402241009

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2015

iv

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini saya:

Nama : Kurniati

NIM : 11402241009

Program Studi : Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas : Ekonomi

Judul Skripsi : ”Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran

Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1

Depok”

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi ini benar-benar hasil karya saya

sendiri. Sepanjang pengetahuan saya, karya ini tidak berisi materi yang ditulis

orang lain, kecuali sebagai acuan dengan mengikuti tata cara dan etika penelitian

karya ilmiah yang lazim.

Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dalam paksaan.

Yogyakarta, 27 September 2015

Yang menyatakan,

Kurniati

NIM. 11402241009

v

PERSEMBAHAN

Dengan mengucapkan Alhamdulillah, terimakasih untuk semua dan skripsi ini

saya persembahkan kepada:

Allah SWT atas semua nikmat yang Allah berikan.

Ibu, bapak dan keluarga besar yang selalu memberikan doa, cinta, kasih

sayang, perhatian, dukungan baik materi moral semua yang tidak bisa saya

sebutkan. Terimakasih sekali, ibu bapak semangat saya dalam suka maupun

duka.

Untuk almamater Universitas Negeri Yogyakarta yang telah memberikan

kesempatan saya belajar ilmu, pengalaman dan semuanya.. dalam saya meniti

karir menuju impian saya. Semoga kedepan saya bisa membanggakan

almamater tercinta kampus Universitas Negeri Yogyakarta dengan segudang

prestasi saya. Amin

Salam semangat bahagia selalu…

vi

MOTTO

Sesungguhnya sesudah kesulitan itu akan ada kemudahan. Maka apabila kami

telah selesai (dari satu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan)

yang lainnya. Dan hanya kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap.

(Q.S. Al-Insyirah 6-8)

Allah tidak membebani seseorang itu melainkan sesuai dengan kesanggupannya.

(QS. Al-Baqarah 286)

Hanya kepada Engkau-lah kami menyembah dan hanya kepada Engkau-lah kami

mohon pertolongan

(Q.S. Al- Fatihah 5)

Berani bermimpi untuk masa depan. Masa Depan yang bahagia dimulai dari

perubahan SIKAP.

--

Impian ANDA sebesar Semangat Hidup Anda. Bangunlah impian..karena

IMPIAN adalah imajinasi tanpa batas hidup anda. Berimajinasilah dan yakini

bahwa mimpi anda akan terwujud..INGAT, jangan hanya bermimpi untuk jangka

pendek, namun jangka panjang dan bermanfaat untuk diri sendiri, keluarga dan

orang lain, semakin besar impian anda, berarti anda yakin bahwa

ALLAH SWT Maha Besar.

Risma Kusumanendra (CEO Cristal Indonesia Manajemen)

vii

PENGELOLAAN LABORATORIUM ADMINISTRASI PERKANTORAN

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK N 1 DEPOK

Oleh

KURNIATI

NIM. 11402241009

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan laboratorium

administrasi perkantoran di Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK

N 1 Depok. Pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran meliputi

perencanaan, pengorganisasian, pengadministrasian, pemeliharaan dan

pengawasan.

Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Subjek penelitian

dalam penelitian ini adalah kepala laboratorium, ketua kompetensi keahlian,

kepala sekolah, wakil kepala sekolah urusan sarana prasarana, wakil kepala

sekolah urusan kurikulum, bagian perlengkapan, teknisi dan laboran, untuk guru

administrasi perkantoran dan peserta didik di Kompetensi Keahlian Administrasi

Perkantoran SMK N 1 Depok dengan teknik snowball sampling.

Hasil analisis data dapat diperoleh kesimpulan bahwa pengelolaan

laboratorium dirinci sebagai berikut: 1) Perencanaan pengelolaan laboratorium

administrasi perkantoran dilakukan setiap awal tahun ajaran baru dengan

melakukan rapat koordinasi; 2) Pengorganisasian di laboratorium administrasi

perkantoran ditandai dengan adanya pembagian tugas pokok dan fungsi sebagai

pengelola laboratorium; 3) Kegiatan pengadministrasian sarana prasarana tidak

habis pakai dilaksanakan oleh bagian perlengkapan sekolah dengan

menginventaris dan memberi kode barang, sedangkan untuk sarana habis pakai

dimasukkan ke daftar pemasukan barang; 4) Untuk pengadministrasian barang di

laboratorium dilakukan oleh kepala laboratorium. Pemeliharaan dilakukan setiap

ada laporan kerusakan dan ketika akan ada ujian kompetensi keahlian dan untuk

kebersihan dilakukan oleh siswa sebelum pembelajaran dimulai; 5) Dalam hal

pengawasan, pengelola laboratorium berkoordinasi dengan guru-guru mata

pelajaran praktik di laboratorium administrasi perkantoran.

Kata Kunci : Pengelolaan, Laboratorium , Administrasi Perkantoran

viii

MANAGEMENT OF OFFICE ADMINISTRATION LABORATORY

OFFICE ADMINISTRATION SKILLS COMPETENCE

VOCATIONAL HIGH SCHOOL (SMK) N 1 DEPOK

By:

KURNIATI

NIM. 11402241009

ABSTRACT

This study aims to know the management of office administration laboratory

at office administration competence of SMK N 1 Depok. Management of office

administration laboratory includes planning, organizing, administrating,

maintenance, and monitoring.

This research is a qualitative descriptive study. The subjects in this study

were the head of office administration laboratory, the head of office

administration competence, the headmaster, the vice principal on facilities and

infrastructure, the vice principal on curriculum, the facilities and infrastructure

section, the maintenance and repair section, and the teachers of office

administration and the students at office administration competence of SMK N 1

Depok who were chosen using the snowball sampling technique.

From the results of the data analysis, it can be concluded that management

of office administration laboratory are as follows: 1) Management planning of

office administration laboratory is implemented at the beginning of the school

academic year by holding a coordination meeting; 2) Organization of office

administration laboratory is indicated by distribution of basic tasks duties and

function of the laboratory staffs; 3) Administration of not-consumable facilities

and infrastructure by facilities and infrastructure section is implemented by

inventorying and giving item codes, while for consumables is by listing them in

list of goods importation 4) Administration of goods in laboratory is organized by

the manager of laboratory. Maintenance is implemented when any problem is

reported and/or when there is a skills competence test. Laboratory cleanliness is

carried out by students before lesson; 5) Laboratory supervision is administered

by the manager of laboratory in coordination with practicum subject teachers in

office administration laboratory.

Keywords : Management, Laboratory, Office Administration

ix

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan karunia-Nya

sehingga skripsi yang berjudul ”Pengelolaan Laboratorium Administrasi

Perkantoran Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1

Depok” dapat terselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun untuk memenuhi

sebagian persyaratan guna meraih gelar sarjana pendidikan di Universitas Negeri

Yogyakarta.

Peneliti menyadari keberhasilan skripsi ini tidak lepas dari bantuan

berbagai pihak, maka pada kesempatan ini peneliti mengucapkan terima kasih dan

penghargaan yang luar biasa kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd., MA., selaku Rektor Universitas

Negeri Yogyakarta yang telah memberikan dukungan dan kesempatan untuk

menyelesaikan skripsi ini.

2. Bapak Dr. Sugiharsono, M.Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas izin yang

diberikan untuk menyelesaikan skripsi ini.

3. Bapak Joko Kumoro, M.Si., Ketua Jurusan Pendidikan Administrasi yang

telah memberikan dukungan dan izin dalam menyelesaikan skripsi ini.

4. Bapak Dr. Suranto, M.Pd.,M.Si., Dosen Pembimbing yang selalu memberikan

semangat, meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuki memberikan

bimbingan, arahan dan ilmu sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan

baik.

5. Ibu Muslikhah Dwi Hartanti, M.Pd., Narasumber yang telah memberikan

dukungan, bantuan dan saran-saran untuk menyelesaikan skripsi ini.

6. Bapak ibu seluruh dosen Pendidikan Administrasi Perkantoran yang sudah

dengan luar biasa membimbing, memberikan ilmunya selama perkuliahan,

memberikan arahan baik dalam pendidikan maupun kehidupan.

7. Bapak Drs. Eka Setiadi, M.Pd., selaku kepala sekolah SMK N 1 Depok

Yogyakarta, yang telah berkenan mengizinkan kepada peneliti untuk

x

melaksanakan penelitian di sekolah tersebut dan segala bantuan yang telah

diberikan.

8. Ibu Sri Hestia, S.Pd., Wakil Kepala Sekolah Urusan Sarana Prasarana yang

telah berkenan meluangkan waktu untuk memberikan informasi dan arahan

dalam menyelesaikan skripsi ini.

9. Ibu Yeti Suryati, S.Pd., Wakil Kepala Sekolah Urusan Kurikulum yang telah

berkenan memberikan informasi dan arahan dalam menyelesaikan skripsi ini

10. Bapak Sudibyo M.Pd., Ketua Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran

yang telah berkenan meluangkan waktu untuk memberikan informasi dan

arahan dalam menyelesaikan skripsi ini.

11. Ibu Atni Marlina, S.Pd., Kepala Laboratorium Administrasi Perkantoran yang

telah berkenan meluangkan waktu untuk memberikan informasi dan arahan

dalam menyelesaikan skripsi ini.

12. Ibu Erni S.Pd., tim kurikulum SMK N 1 Depok yang telah berkenan

meluangkan waktu untuk memberikan informasi dan arahan dalam


13. Bapak Suroto, tim teknisi dan laboran SMK N 1 Depok yang telah berkenan

meluangkan waktu untuk memberikan informasi dan arahan dalam


14. Bapak Musiman dan bapak Jangkung, karyawan bagian perlengkapan SMK N

1 Depok yang telah berkenan meluangkan waktu untuk memberikan informasi

dan arahan dalam menyelesaikan skripsi ini.

15. Ibu guru Kompetensi Keahlian Adminstrasi Perkantoran SMK N 1 Depok

yang telah memberikan arahan, semangat dukungan dan informasi untuk

kelancaran dalam menyelesaikan skripsi.

16. Adik-adik siswa kelas XI AP 2 dan XI AP 3, khususnya kepada (Alvi

Septiana, Rohmawati puspaningrum, Novia Anggita Rahmawati dan Desy

Ayu Rahmawati) yang berkenan memberikan informasi untuk kelengkapan

data skripsi.

xi

17. Semua guru dan Karyawan SMK N 1 Depok yang telah membantu dan

mendukung selama penelitian berlangsung.

18. Ibu dan bapak serta keluarga yang telah memberikan semangat, motivasi

bantuan dan dukungan baik yang berupa materi maupun moral kepada putri

tercinta untuk menyelesaikan skripsi ini.

19. Tim Cristal Indonesia Manajemen (Bapak Risma, Ibu Shinta, mb Wie, mas

Gio, dan all team) yang luarbiasa memberikan dukungan, motivasi, arahan

untuk selalu semangat dalam study maupun career.

20. Teman-teman seperjuangan P.ADP 2011 yang telah bersama-sama merasakan

kesedihan dan kebahagiaan dalam menyelesaikan skripsi ini.

21. Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu dan telah membantu

dalam menyelesaikan skripsi.

Penyusun menyadari bahwa selama proses pembuatan sampai pada

penyelesaian skripsi ini, penyusun merasa telah membuat banyak kesalahan dan

kekhilafan. Untuk itu, penyusun memohon maaf kepada semua pihak yang telah

terlibat. Akhirnya, penyusun berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi

semua pihak yang berkepentingan.

Yogyakarta, 27 September 2015

Penyusun

Kurniati

NIM: 11402241009

xii

DAFTAR ISI

ABSTRAK .................................................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................. ix

DAFTAR ISI ................................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xv

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xvi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xvii

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah……………………………………….. 1

B. Identifikasi Masalah …………………………………………… 4

C. Pembatasan Masalah …………………………………………... 5

D. Rumusan Masalah …………………………………………….. 5

E. Tujuan Penelitian ……………………………………………… 5

F. Manfaat Penelitian …………………………………………….. 5

II. KAJIAN PUSTAKA

A. Deskripsi Teori ………………………………………………... 7

1. Laboratorium Administrasi Perkantoran ………………….. 7

2. Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran …….. 11

3. Perencanaan Laboratorium Administrasi Perkantoran…….. 15

4. Pengorganisasian Laboratorium Administrasi Perkantoran.. 38

5. Pengadministrasian Laboratorium Administrasi Perkantoran 45

6. Pemeliharaan Laboratorium Administrasi Perkantoran……. 47

7. Pengawasan Laboratorium Administrasi Perkantoran …….. 48

B. Kerangka Pikir ………………………………………………… 53

xiii

C. Penelitian yang Relevan ……………………………………… 55

D. Pertanyaan Penelitian ………………………………………… 56

III. METODE PENELITIAN

A. Desain Penelitian …………………………………………….. 57

B. Tempat dan Waktu Penelitian ………………………………... 57

C. Subjek Penelitian …………………………………………….. 57

D. Metode Pengumpulan Data …………………………………... 58

E. Instrumen Penelitian ………………………………………… 60

F. Teknik Analisis Data ………………………………………… 64

G. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ……………………….. 65

IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian ………………………………………………. 66

1. Deskripsi Tempat Penelitian ……………………………... 66

2. Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran ...…. 75

a. Perencanaan Laboratorium AP ………………………. 75

b. Pengorganisasian Laboratorium AP ………………… 85

c. Pengadministrasian Laboratorium AP ……………….. 88

d. Pemeliharaan Laboratorium AP ……………………... 102

e. Pengawasan Laboratorium AP ……………………… 105

B. Pembahasan …………………………………………………. 107

Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran …….… 107

V. Kesimpulan dan Saran ………………………………………….. 122

xiv

A. Kesimpulan …………………………………………………. 122

B. Saran ……………………………………………………….. 124

DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………….… 126

LAMPIRAN …………………………………………………………… 128

xv

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

1. Daftar banyaknya cahaya yang dibutuhkan ……………………28

2. Kisi-kisi pedoman wawancara pengelolaan laboratorium

Administrasi perkantoran ............................................................ 61

3. Kisi-kisi pedoman observasi pengelolaan laboratorium


4. Kisi-kisi pedoman dokumentasi pengelolaan laboratorium


5. Daftar inventaris sarana tidak habis pakai ……………………..80

6. Daftar inventaris sarana habis pakai …………………………...81

7. Hasil observasi pengelolaan laboratorium AP …………………177

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

1. Tata ruang kantor menurut The Liang Gie …………………… 22

2. Posisi duduk yang ergonomis ………………………………... 35

3. Contoh struktur organisasi pada laboratorium ……………….. 40

4. Alur pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran …….. 54

5. Struktur organisasi SMK N 1 Depok ………………………... 68

6. Struktur organisasi kompetensi keahlian administrasi

Perkantoran SMK N 1 Depok ……………………………….. 71

7. Pencahayaaan laboratorium ap dengan lampu philip ................ 77

8. Warna dinding, atap dan korden di laboratorium

Administrasi perkantoran ……………………………………. 78

9. Struktur pengelola laboratorium administrasi perkantoran …... 86

10. BON Barang Habis Pakai ……………………………………. 90

11. Penempatan tata tertib laboratorium administrasi

Perkantoran …………………………………………………... 95

12. Kartu penggunaan laboratorium administrasi perkantoran …... 97

13. Peralatan yang lengkap dan tidak lengkap …………………... 98

14. Kartu perawatan alat atau mesin …………………………….. 99

15. Daftar peralatan kantor ……………………………………… 101

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman

1. Daftar pertanyaan wawancara ………………………………...128

2. Hasil wawancara penelitian laboratorium administrasi

perkantoran di SMK N 1 Depok ................................................. 138

Hasil wawancara dengan Kepala Laboratorium

Administrasi Perkantoran ...................................................... 138

Hasil wawancara dengan ketua kompetensi keahlian

(K3) administrasi perkantoran............................................... 149

Hasil wawancara dengan kepala SMK N 1 Depok ……….157

Hasil wawancara dengan laboran sekaligus teknisi

di SMK N 1 Depok ............................................................... 162

Hasil wawancara dengan wakil kepala sekolah urusan sarana

dan prasarana di SMK N 1 Depok ........................................ 164

Hasil wawancara dengan bagian perlengkapan

di SMK N 1 Depok ............................................................... 168

Hasil wawancara dengan wakil kepala sekolah urusan

kurikulum dan tim kurikulum di SMK N 1 Depok ............... 170

Hasil wawancara dengan siswa di SMK N 1 Depok ……...172

Hasil wawancara dengan guru di SMK N 1 Depok ………175

3. Hasil observasi pengelolaan laboratorium Administrasi

Perkantoran ................................................................................ 177

4. Pedoman dokumentasi ………………………………………..179

5. Hasil dokumentasi

6. Kartu Inventaris Barang (Peralatan dan Mesin)

7. Surat Ijin Penelitian di SMK N 1 Depok

8. Surat Keterangan telah melakukan penelitian di SMK N 1 Depok

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Era globalisasi berdampak pada perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi yang semakin pesat. Dalam meningkatkan kualitas dan kuantitas

pendidikan dengan tujuan untuk dapat mengimbangi kemajuan ilmu pengetahuan

dan teknologi (IPTek), pemerintah berusaha semaksimal mungkin dalam

membenahi berbagai hal, baik dalam segi kualitas maupun kuantitas dibidang

pendidikan. Terutama untuk pembelajaran praktik, faktor sarana harus

diutamakan. Salah satu yang termasuk dari sarana pembelajaran adalah

laboratorium. Laboratorium sebagai salah satu komponen penting dalam

mencapai tujuan pembelajaran, merupakan suatu tempat yang dijadikan pusat

kegiatan dalam rangka program pembelajaran. Laboratorium merupakan sarana

yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan siswa melakukan praktikum.

Administrasi perkantoran adalah salah satu cabang ilmu bidang bisnis

manajemen di sekolah menengah kejuruan (SMK) yang memfokuskan pada

layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik itu

merencanakan maupun mengkomunikasikannya guna mengamankan aset

organisasi serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai

tujuan organisasi. Dalam pembelajaran perkantoran diajarkan banyak teori mulai

dari tata persuratan, penggunaan peralatan kantor, tata pengetikan, kearsipan dan

yang lainnya. Kegiatan pembelajaran dilaksanakan selama di kelas maupun di

ruang praktik atau laboratorium, salah satunya di laboratorium administrasi

2

perkantoran. Laboratorium administrasi perkantoran sebagai salah satu dari

berbagai jenis laboratorium, secara spesifik merupakan salah satu elemen

penunjang bidang administrasi perkantoran dalam dunia pendidikan di sekolah

menengah kejuruan untuk mengaplikasikan proses kegiatan administrasi.

Laboratorium administrasi perkantoran perlu melakukan pengaturan untuk

menghasilkan prestasi di bidangnya. Dengan pengembangan kapasitas,

diharapkan laboratorium administrasi perkantoran dapat meningkatkan

kemampuan baik secara individu maupun secara organisatoris, sehingga

pelaksanaan tugas dan fungsi dapat efektif dan efisien. Dampak posistifnya akan

berpengaruh terhadap peningkatan kualitas proses belajar mengajar atau secara

khusus praktik-praktik di laboratorium administrasi perkantoran. Pengembangan

laboratorium yang baik harus menjadikan laboratorium sebagai rumah kedua bagi

siswa. Agar siswa dapat menganggap laboratorium sebagai rumah kedua, tentunya

laboratorium harus dibuat senyaman mungkin melalui pemenuhan peralatan,

suasana akademik berupa hubungan antar guru dengan siswa maupun antar siswa

sendiri, kecukupan luas ruang, dan pengaturan penjadwalan yang baik. Hal ini

dapat dipenuhi dengan dua hal yaitu pendanaan yang cukup dan pengelolaan yang

baik.

Keberadaan laboratorium yang menunjang dan mendukung keberhasilan

pembelajaran tentunya harus memenuhi standar sarana dan prasarana minimal

yang baik. Dari hasil observasi pada bulan Maret 2015, laboratorium administrasi

perkantoran di Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1 Depok

memiliki ruangan yang cukup luas, dengan desain kantor terbuka dan peralatan

3

kantor yang cukup memenuhi. Namun demikian, administrasi perlengkapan dan

peralatan laboratorium dalam hal ini inventarisasi perlengkapan yang belum

optimal menjadi masalah dalam pengelolaan laboratorium. Hal tersebut

dibuktikan dengan banyaknya peralatan dan bahan praktik yang tidak lengkap

sesuai dengan daftar inventaris yang tertera disetiap meja di laboratorium

administrasi perkantoran. Hal ini menyebabkan sulitnya melaksanakan

pengontrolan analisis kebutuhan fasilitas dan alat-alat yang ada di laboratorium

serta dapat menghambat proses penghapusan barang-barang yang terdaftar.

Pemeliharaan barang inventaris yang ada di laboratorium terkadang dianggap

sebagai suatu hal yang tidak begitu penting kegunaannya, padahal pemeliharaan

ini merupakan tahapan kerja yang penting didalam mengelola laboratorium.

Pemeliharaan peralatan kantor tidak rutin dilakukan karena tidak adanya

laboran atau teknisi yang ditetapkan secara khusus untuk merawat, membersihkan

laboratorium administrasi perkantoran setiap hari. Selama ini guru yang

merangkap sebagai laboran sehingga laboratorium tidak dikelola dengan optimal.

Hal tersebut mengakibatkan perlengkapan berupa komputer ada beberapa yang

rusak dan belum diperbaiki, banyak peralatan dan bahan praktik yang hilang.

Setelah melihat permasalahan yang ada, pengelolaan laboratorium yang kurang

optimal akan menyulitkan pencapaian proses belajar mengajar yang baik dan

efektif. Pengelolaan laboratorium merupakan komponen penting yang harus

dievaluasi, diperbaiki dan dikembangkan agar pengelolaannya dapat optimal.

4

Kendala lain adalah guru jarang melaksanakan kegiatan praktik secara

menyeluruh di laboratorium administrasi perkantoran karena kurangnya waktu

untuk melaksanakan praktik. Kegiatan keseluruhan praktik administrasi

membutuhkan waktu yang cukup lama, sedangkan guru cenderung untuk

menyelesaikan materi. Jika guru melaksanakan praktik maka membutuhkan waktu

yang lama sehingga materi tidak tersampaikan secara optimal. Dalam rangka

mengusahakan tercapainya pembelajaran yang optimal di laboratorium

diantaranya mencakup cara belajar yang aktif, kreatif dan menyenangkan sesuai

kemajuan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi pembelajaran. Mengingat

laboratorium administrasi perkantoran sebagai miniatur sebuah kantor yang

memperlihatkan dan mensimulasikan kepada peserta didik mengenai dunia kantor

sesungguhnya, serta sarana untuk mengaplikasikan teori administrasi atau tata

usaha perkantoran kedalam kegiatan praktik pembelajaran. Untuk itu perlu

dilakukan penelitian berkenaan dengan pengelolaan di laboratorium administrasi

perkantoran di Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1 Depok.

B. Identifikasi Masalah

Dari latar belakang masalah tersebut, maka peneliti mengidentifikasi

masalah yang ada dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Pengelolaan laboratorium kurang optimal

2. Guru kurang efektif dalam pemanfaatan kegiatan praktik di laboratorium.

5

3. Belum adanya laboran dan teknisi yang bertugas mengawasi sarana prasarana

di laboratorium administrasi perkantoran.

4. Inventarisasi peralatan laboratorium administrasi perkantoran belum optimal.

C. Pembatasan Masalah

Berdasarkan uraian diatas, maka peneliti mengambil penelitian yang

difokuskan pada pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran di

Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1 Depok kurang optimal.

D. Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah tersebut, maka dapat dirumuskan masalah yang

menjadi fokus penelitian yaitu “Apa saja penyebab pengelolaan laboratorium

administrasi perkantoran di Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK

N 1 Depok kurang optimal?.”

E. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah tersebut, tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui “penyebab pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran di

Kompetensi Keahlian Administrasi Perkantoran SMK N 1 Depok.”

F. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat antara lain:

6

1. Manfaat Teoritis

Penelitian ini dapat menjadi bahan acuan untuk memecahkan problematika

belajar mengajar dalam rangka meningkatkan suatu pendidikan terutama

pemanfaatan laboratorium dalam pembelajaran pendidikan administrasi

perkantoran.

2. Manfaat Praktis

a. Bagi Universitas

Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah koleksi perpustakaan dan

akan menjadi bahan pustaka bagi mahasiswa UNY umumnya dan peserta

didik administrasi perkantoran khususnya.

b. Bagi sekolah

Sebagai pertimbangan bagi sekolah untuk mengoptimalkan pengelolaan

laboratorium dalam pembelajaran administrasi perkantoran, sehingga

laboratorium dapat dimanfaatkan dengan baik. Memberikan pengetahuan

untuk guru mengenai pengelolaan laboratorium yang baik serta dapat

memberikan motivasi kepada peserta didik dalam memanfaatkan

laboratorium sebagai sarana untuk belajar.

c. Bagi peneliti

Memberi manfaat bagi peneliti untuk menambah pengalaman dalam

bidang penelitian pendidikan. Menambah dan memperluas pengetahuan

yang berkaitan dengan pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran

dalam pembelajaran administrasi perkantoran.

7

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Deskripsi Teori

1. Laboratorium administrasi perkantoran

a. Pengertian laboratorium administrasi perkantoran

Laboratorium adalah suatu tempat dilakukannya percobaan dan

penelitian. Tempat ini dapat merupakan ruangan tertutup, kamar atau

ruangan terbuka. Menurut Anti Damayanti Hamdani dan Isma

Kurniatanty (2008:1) laboratorium merupakan “tempat untuk

melakukan kegiatan praktikum, pelayanan masyarakat dan menunjang

kegiatan belajar mengajar”. Laboratorium sebagai sarana peserta didik

mengetahui lebih jauh mengenai sesuatu hal dan mengaplikasikan ilmu

pengetahuan secara teori kedalam praktik, sehingga akan memudahkan

peserta didik dalam memahami ilmu yang didapatkan. Sedangkan

menurut PP No.25/1980, pasal 27, “laboratorium adalah sarana

penunjang kompetensi keahlian dalam satu atau seni tertentu sesuai

dengan keperluan bidang studi yang bersangkutan”. Pengertian

tersebut menjelaskan bahwa dengan adanya laboratorium,

pembelajaran akan lebih optimal, keterampilan peserta didik akan

terasah sehingga hasil atau outputnya berkompeten.

Moh. Amien (1988: 1) menyatakan “laboratorium merupakan

perangkat kelengkapan akademik, disamping buku dan media lain

yang dapat digunakan sebagai kelengkapan kegiatan akademik di luar

8

laboratorium dan studio, seperti seminar, diskusi kelompok, panel

forum, debat dan sebagainya”. Dari definisi tersebut juga

menerangkan bahwa laboratorium tidak hanya sebagai tempat untuk

melakukan kegiatan, tetapi termasuk juga untuk mengembangkan

kemampuan personil dengan kualifikasi keahlian, keterampilan serta

wawasan yang luas dan kemampuan mengadakan interaksi sosial yang

tinggi. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa

laboratorium adalah tempat belajar mengajar melalui metode

praktikum yang dapat menghasilkan pengalaman belajar dimana siswa

berinteraksi dengan berbagai peralatan untuk mengobservasi gejala-

gejala yang dapat diamati secara langsung dan membuktikan sendiri.

Administrasi perkantoran adalah salah satu ilmu dari bidang

keahlian bisnis dan manajemen yang secara umum bertujuan untuk

menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik

lisan maupun tertulis, menerapkan dan mengembangkan kemampuan

teknologi informasi, mengelola surat atau dokumen, mengelola

administrasi keuangan, pelayanan terhadap relasi dan sebagainya.

Menurut W.H. Evans yang diterjemahkan oleh The Liang Gie (2007:2)

“Administration as the function which involves the management

and direction of all phases of the business operation which

impinge upon data processing, communications, and

organization memory.

Admnistrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut

manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan

yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan

ingatan organisasi”.

9

Dalam kegiatan pembelajaran administrasi perkantoran dilakukan

secara teori dan praktik diantaranya mengolah data dan informasi

menggunakan komputer (tata pengetikan), kegiatan tata usaha

(persuratan), berkomunikasi melalui telepon dengan berbagai metode

serta media yang digunakan. Ilmu administrasi perkantoran terdapat

disalah satu bidang keahlian bisnis manajemen Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK). SMK memiliki tujuan untuk menciptakan output

atau lulusan yang memiliki kemampuan, keterampilan yang kompeten

dan produktif, hal tersebut menuntut sistem pembelajaran di SMK

untuk lebih menekankan pada kegiatan praktik pembelajaran. Kegiatan

praktik dilakukan dengan berbagai metode diantaranya kegiatan

praktik di laboratorium, kegiatan praktik kerja industri dan kegiatan

lainnya. Dari uraian diatas dapat didefinisikan laboratorium

administrasi perkantoran merupakan tempat atau sarana peserta didik

untuk mengaplikasikan teori administrasi perkantoran yang

didapatkan. Kegiatan tersebut diantaranya surat menyurat,

menggunakan peralatan kantor, mengoperasikan komputer untuk

mengolah data Ms.Office, berkomunikasi melalui telepon, mengelola

dokumen dan kegiatan kantor lainnya.

10

b. Fungsi laboratorium administrasi perkantoran

Menurut Richard Decaprio (2012: 17-19) terdapat 8 fungsi

laboratorium, diantaranya:

1) Menyeimbangkan antara teori dan praktik ilmu dan menyatukan antara teori dan praktik.

2) Memberikan keterampilan kerja ilmiah bagi para peneliti, baik dari kalangan siswa, mahasiswa, dosen atau pun

peneliti lainnya.

3) Memberikan dan memupuk keberanian para peneliti untuk mencari kebenaran ilmiah.

4) Menambah keterampilan dan keahlian para peneliti dalam mempergunakan alat media yang tersedia dalam

laboratorium.

5) Memupuk rasa ingin tahu kepada para peneliti mengenai berbagai macam keilmuan sehingga akan mendorong

untuk selalu mengkaji dan mencari kebenaran ilmiah

dengan cara penelitian, uji coba, maupun eksperimentasi.

6) Laboratorium dapat memupuk dan membina rasa percaya diri para peneliti dalam keterampilan yang diperoleh atau

terhadap penemuan yang terdapat dalam proses kegiatan

kerja di laboratorium.

7) Laboratorium dapat menjadi sumber belajar untuk memecahkan berbagai masalah melalui kegiatan praktik.

8) Laboratorium dapat menjadi sarana belajar siswa, mahasiswa dosen, aktivis, peneliti, dan lain-lain untuk

memahami segala ilmu pengetahuan yang bersifat abstrak

sehingga menjadi sesuatu yang konkret dan nyata.

Lebih jauh dijelaskan oleh Wahyuni Suryanita, bahwa fungsi

dari laboratorium adalah sebagai berikut:

a) Laboratorium Sebagai Sumber Belajar b) Laboratorium sebagai sumber untuk memecahkan masalah

atau melakukan percobaan. Berbagai masalah yang

berkaitan dengan tujuan pembelajaran terdiri dari 3 ranah

yakni: ranah pengetahuan, ranah sikap, dan ranah

keterampilan/afektif.

c) Laboratorium Sebagai Metode Pembelajaran

11

Di dalam laboratorium terdapat dua metode dalam

pembelajaran yakni metode percobaan dan metode

pengamatan.

d) Laboratorium Sebagai Prasarana Pendidikan Laboratorium sebagai prasarana pendidikan atau wadah

proses pembelajaran. Laboratorium terdiri dari ruang yang

dilengkapi dengan berbagai perlengkapan dengan

bermacam-macam kondisi yang dapat dikendalikan,

khususnya peralatan untuk melakukan percobaan.

(http://wahyunisuryanita.blogspot.com/2012/12/fungsi-

dan-manfaat-laboratorium-sebagai.html)

Fungsi laboratorium yaitu sebagai sumber belajar dan

mengajar, sebagai metode pengamatan dan metode percobaan, sebagai

prasarana pendidikan atau sebagai wadah dalam proses belajar

mengajar. Kesimpulannya laboratorium administrasi perkantoran

berfungsi untuk memberi pengetahuan dasar mengenai prosedur kerja

peralatan kantor di laboratorium, menggunakan laboratorium sebagai

sumber belajar yakni untuk memperlancar atau menunjang kegiatan

pembelajaran. Dengan kegiatan praktik di laboratorium dapat memberi

bekal keterampilan terhadap peserta didik, sebagai media dalam rangka

meningkatkan output dan dapat mengaplikasikan teori yang

didapatkan pada praktik kenyataan yang sesungguhnya.

2. Pengelolaan Laboratorium Administrasi Perkantoran

a. Pengertian pengelolaan laboratorium

Pengelolaan merupakan suatu proses pendayagunaan sumber

daya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu sasaran yang

http://wahyunisuryanita.blogspot.com/2012/12/fungsi-dan-manfaat-laboratorium-sebagai.htmlhttp://wahyunisuryanita.blogspot.com/2012/12/fungsi-dan-manfaat-laboratorium-sebagai.html

12

diharapkan secara optimal dengan memperhatikan keberlanjutan fungsi

sumber daya. Menurut Marham Sitorus dan Ani Sutiani (2013:2)

menyebutkan bahwa “pengelolaan laboratorium adalah usaha untuk

mengelola laboratorium berdasarkan konsep manajemen baku”.

Pengelolaan laboratorium yang baik tergantung beberapa faktor yang

saling berkaitan satu dengan yang lainnya. Beberapa peralatan yang

canggih dengan staf yang profesional dan terampil tidak serta merta

dapat beroperasi dengan baik. Oleh karena pengelolaan laboratorium

menjadi suatu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan atau

aktivitas laboratorium sehari-hari.

Istilah pengelolaan dianggap bersinonim dengan manajemen dan

administrasi. Kedua konteks ini mempunyai persamaan arti dengan

kandungan makna yaitu sama-sama mengatur dan mengurus. Kata

manajemen berasal dari bahasa latin, yaitu dari asal kata manus yang

berarti tangan dan agree yang berarti melakukan. Kata-kata itu

digabung menjadi kata kerja manager yang artinya menangani.

Manager diterjemahkan dalam bahasa inggris dalam bentuk kata kerja

to manage, dengan kata benda management, dan manager untuk orang

yang melakukan kegiatan manajemen. Akhirnya, management

diterjemahkan dalam bahasa Indonesia menjadi manajemen atau

pengelolaan. Anti Damayanti Hamdani dan Isma Kurniatanty (2008:1)

menyebutkan bahwa “manajemen laboratorium merupakan usaha

13

pengelolaan laboratorium berdasarkan konsep manajemen baku

meliputi pengelolaan tata ruang, alat, infrastruktur, administrasi

laboratorium, pendanaan, inventarisasi dan keamanan, pengamanan

laboratorium, sumber daya manusia, peraturan dan jenis pekerjaan”.

Pengelolaan laboratorium dilakukan agar aktivitas yang dilakukan

dapat berjalan dengan baik, segala aspek direncanakan sesuai dengan

kebutuhan laboratorium yang akan digunakan.

Sama halnya dengan pengelolaan, menurut Ibrahim Bafadal

(2004:1) “pengelolaan merupakan proses pendayagunaan sumberdaya

dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pendayagunaan

tersebut melalui tahapan proses yang meliputi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan”. Jadi kesimpulannya,

pengelolaan laboratorium merupakan proses mengatur atau mengelola

sumber daya manusia, perlengkapan dan tata ruang laboratorium mulai

dari perencanaan, pengorganisasian, pengadministrasian, pemeliharaan

dan pengawasan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Tujuan dan prinsip-prinsip pengelolaan laboratorium

Dalam pengelolaan laboratorium tentu memiliki tujuan yang

akan dicapai, menurut Husaini Usman (2006: 8) tujuan pengelolaan

antara lain:

a) Terwujudnya suasana belajar dan proses pembelajaran yang aktif, inovatif, kreatif dan menyenangkan (PAIKEM)

b) Terciptanya peserta didik yang aktif mengembangkan potensi dirinya dan keterampilan yang diperlukan

14

c) Tercapainya tujuan pendidikan secara efektif dan efisien

Pembelajaran di laboratorium yang aktif dan kreatif dapat

terwujud dengan pengelolaan yang baik sehingga tujuan pembelajaran

akan efektif dan efisien. Tujuan manajemen perlengkapan sekolah

menurut Ibrahim bafadal (2004:5) menyatakan:

1. Untuk mengupayakan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui perencanaan dan pengadaan yang hati-

hati dan saksama. Artinya semua perlengkapan yang

didapatkan adalah sarana dan prasarana pendidikan yang

berkualitas tinggi, sesuai dengan kebutuhan, dan dengan

dana yang efisien.

2. Untuk mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana yang tepat dan efisien.

3. Untuk mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana, sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai

dalam setiap diperlukan oleh semua personel.

Tujuan pengelolaan perlengkapan sekolah sama halnya dengan tujuan

pengelolaan laboratorium. Sedangkan prinsip-prinsip pengelolaan

laboratorium:

a. Prinsip pencapaian tujuan yaitu pengelolaan dilakukan dengan maksud agar fasilitas dalam keadaan siap pakai.

Oleh sebab itu, pengelolaan dapat dikatakan berhasil jika

fasilitas selalu siap pakai oleh semua pengguna

laboratorium.

b. Prinsip efisiensi berarti semua kegiatan pengadaan sarana dan prasarana dilakukan dengan perencanaan yang hati-hati,

sehingga bisa memperoleh fasilitas yang berkualitas baik

dengan harga relatif terjangkau.

c. Prinsip administratif dimaksudkan adalah semua perilaku pengelolaan itu hendaknya selalu memperlihatkan undang-

undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah

diberlakukan oleh pemerintah. Sebagai upaya penerapannya

setiap penanggung jawab pengelolaan hendaknya

memahami semua peraturan perundang-undangan tersebut

dan menginformasikan kepada semua personel yang akan

berpartisipasi dalam pengelolaan tersebut.

15

d. Prinsip kejelasan tanggung jawab artinya perlu adanya pengorganisasian kerja pengelolaan laboratorium. Dalam hal

ini, semua tugas dan tanggung jawab semua orang yang

terlibat itu perlu dideskripsikan dengan jelas.

e. Prinsip kekohesifan, berarti dengan adanya pengelolaan hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang

sangat kompak, antara satu dengan yang lain harus selalu

bekerja sama dengan baik.

Kesimpulan tujuan dan prinsip pengelolaan laboratorium adalah

untuk memberikan layanan profesional di bidang sarana

laboratorium dalam rangka terselenggaranya proses pendidikan

secara efektif dan efisien.

3. Perencanaan laboratorium administrasi perkantoran

a. Pengertian dan tujuan perencanaan

Perencanaan adalah langkah awal sebelum melakukan fungsi

manajemen lainnya sebagai upaya untuk memenuhi sarana prasarana

laboratorium.

Menurut Bintoro Tjokroaminoto menyatakan bahwa

perencanaan adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan

secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan

tertentu. Prajudi Atmosudirdjo juga mengartikan perencanaan

ialah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan

dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang

melakukan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara

melakukannya. Pendapat lain dari SP. Siagian mengartikan

perencanaan sebagai keseluruhan proses pemikiran dan

penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan

dikerjakan dimasa datang dalam rangka mencapai tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya. (Husaini Husman, 2006: 48)

Pendapat dari beberapa ahli tersebut mendefinisikan

perencanaan sebagai sebuah proses pemikiran yang dilakukan dengan

16

mempertimbangkan beberapa hal untuk mencapai tujuan yang akan

dicapai. Sedangkan menurut T. Hani Handoko (2001:27) “perencanaan

adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa

yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa”. Tujuan dari

perencanaan adalah untuk standar pengawasan yaitu mencocokan

pelaksanaan dengan perencanaannya, mengetahui kapan pelaksanaan

dan selesainya suatu kegiatan, mengetahui siapa saja yang terlibat,

baik kualifikasinya maupun kuantitasnya, mendapatkan kegiatan yang

sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan, meminimalkan

kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat tenaga, biaya,

waktu. Tujuan perencanaan yang lainnya adalah memberikan

gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,

menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan, mendeteksi

hambatan kesulitan yang akan ditemui serta mengarahkan pada

pencapaian tujuan. Jadi perencanaan adalah suatu proses pemilihan,

penetapan tujuan dengan menentukan strategi, program, struktur

organisasi, metode, sistem dan anggaran yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan.

b. Perencanaan laboratorium administrasi perkantoran

1) Perencanaan tata ruang laboratorium administrasi perkantoran

a) Tata Ruang

17

Sekolah menengah kejuruan kompetensi administrasi

perkantoran merupakan kompetensi keahlian yang didasari oleh

pekerjaan dalam dunia kantor seperti pekerjaan berkomunikasi

baik lisan maupun tertulis, mencatat, mengetik, mengolah data

dan informasi, menggandakan, dan menyimpan. Kegiatan

praktik yang dilakukan peserta didik di dalam laboratorium

administrasi perkantoran meliputi kegiatan pembelajaran dalam

mata pelajaran berkomunikasi melalui telepon, prosedur

menggunakan peralatan kantor, korespondensi dan pengelolaan

arsip. Berdasarkan uraian tersebut maka laboratorium

administrasi sebaiknya dibuat berdasarkan tata ruang dan

peralatan yang berada di dunia perkantoran, agar kegiatan

dalam dunia kantor sesungguhnya dapat disimulasikan di

laboratorium.

Laboratorium administrasi perkantoran yang merupakan

miniatur dari perkantoran akan memberikan gambaran kepada

peserta didik tentang kondisi yang berada di lapangan, dalam

lingkup perkantoran. Di dalam laboratorium peserta didik dapat

berlatih untuk meningkatkan keterampilan psikomotorik,

kognitif maupun afektifnya, peserta didik yang belajar di

laboratorium akan dapat memahami, mempelajari lebih jauh

dan memecahkan problem-problem yang mereka temukan.

18

Untuk dapat melaksanakan hal tersebut perlu adanya konsep-

konsep yang menunjang dari kegiatan di laboratorium, salah

satunya adalah harus memenuhi persyaratan khusus antara lain

tata ruang, bentuk dan desain laboratorium sehingga dapat

melayani dan menunjang kebutuhan pengguna dengan

fungsinya secara baik.

Menurut Sutrisno dan Suherman (2007:18) pengertian

tata ruang perkantoran adalah “penentuan mengenai kebutuhan-

kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari

ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari

faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja

dengan biaya yang layak”. Pedoman dalam menyusun tata

ruang kantor yang baik adalah pekerjaan di kantor dalam

proses pelaksanaan dapat menempuh jarak terpendek. Hal

tersebut akan memudahkan rangkaian aktivitas tata usaha dapat

mengalir dengan lancar, ruang dipergunakan secara efisien

sehingga dalam pengawasan terhadap pekerjaan dapat

berlangsung dengan baik. Dapat memberikan dampak ketika

pihak luar yang datang ke kantor mendapat kesan yang baik

tentang kantor tersebut.

Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini

memerlukan pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang

19

syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah yang akan

dilakukan, dan cara yang terbaik untuk mengerjakan,

pandangan jauh tentang apa yang mungkin diperlukan pada

waktu yang akan datang juga diperlukan. Moekijat (1997:123)

berpendapat bahwa “pentingnya tata ruang kantor direncanakan

dengan baik akan membantu dalam efisiensi pekerjaan yang

dilakukan, penghematan, pengawasan dapat dipermudah, dan

perlengkapan mesin kantor dapat digunakan lebih baik”.

Perencanaan tata ruang yang baik akan memudahkan kegiatan

perkantoran yang dilakukan, pengguna atau peserta didik akan

merasa nyaman dalam pembelajaran di laboratorium

administrasi perkantoran.

Sedangkan langkah-langkah dalam merancang tata ruang

kantor yang tepat menurut Sutrisno dan Suherman (2007:20)

adalah sebagai berikut:

1) Hendaknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala 1:40.

2) Dengan mempelajari segenap pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, hendaknya semua

aktivitas perkantoran dicatat.

3) Menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai. 4) Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-

guntingan gambar meja dan kursi diatas gambar

denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang

terbaik, lekatkanlah guntingan-guntingan gambar

tersebut pada gambar denah sebelumnya.

20

Layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan

dan tentang penggunaan ruangan secara terperinci guna

menyiapkan susunan yang praktis. Menurut Badri Munir

Sukoco (2006:189) layout kantor yang efektif akan

memberikan manfaat sebagai berikut:

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3) Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

4) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada. 5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai. 6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa

depan dengan melakukan perencanaan layout yang

fleksibel.

Tata ruang kantor memiliki 2 macam karakteristik sebagai

berikut (Sutrisno dan Suherman, 2007:19) :

a. Tata ruang kantor terpisah, yaitu susunan ruangan untuk

bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang dibagi-

bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar.

b. Tata ruang kantor yang terbuka, yaitu “ruangan kerja yang

dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan

pada satu ruang terbuka”. Dikatakan bahwa tata ruang

kantor terbuka lebih efektif karena memungkinkan

pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai,

memudahkan hubungan antar para pegawai, memudahkan

21

tersebarnya cahaya dan perubahan udara, jika terjadi

penambahan pegawai/perabot kantor tata ruang yang

terbuka lebih mudah menampungnya.

Menurut Badri Munir Sukoco (2006:194) menyebutkan

ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penggunaan

konsep kantor terbuka antara lain:

a) Penggunaan dinding permanen yang minim. b) Penempatan masing-masing unit kerja yang akan

meminimalisir terjadinya crissingsrossing pekerjaan.

c) Memberikan perhaitan khusus terhadap akustik adan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja

yang nyaman. Kualiltas akustik dapat dianggap baik

apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak

mengganggu pegawai lainnya.

d) AC dan kontrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.

e) Pola warna dan pengaturan furnitur yang tepat akan menjadikan limgkungan kerja kondusif bagi pegawai.

The Liang Gie (2007:193) berpendapat bahwa teknik

untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang terbaik adalah

sebagai berikut:

a) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama, untuk mengurangi

kemungkinan adanya percakapan atau mengobrol

dengan orang lain.

b) Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

c) Di antara baris-baris meja disediakan lorong untuk keperluan lalulintas pegawai. Sebaiknya ditengah

ruangan terdapat lorong utama yang lebarnya 120 cm,

sedangkan lorong lainnya cukup selebar 80 cm. lebar

120 cm, berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan

seseorang yang normal kira-kira 60 cm, sehingga

22

lorong tersebut dapat dilewati oleh 2 orang tanpa

bersinggungan waktu berpapasan. Sedangkan

perhitungan lorong lainnya 80 cm didasarkan bahwa

lebar tubuh seseorang rata-rata 40 cm. Dengan

demikian jika lorong tersebut dilewati 2 orang yang

berpapasan masing-masing dapat lewat dengan

memiringkan badannya.

d) Jarak antara satu meja dengan meja yang di muka atau di belakang selebar 80 cm. berdasarkan jarak ini,

maka bagi setiap pegawai yang menggunakan meja

ukuran 70x120 cm hendaknya disediakan luas lantai

sekitar 3,5 m2. Jadi ruang 5x5 m atau seluas 25 m

2

dapat dipakai oleh maksimum 7 pegawai.

Berikut ini gambar dari penjelasan jarak antar meja:

Gambar 1. tata ruang kantor menurut The Liang Gie

e) Pegawai atau dalam hal ini front liner yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian lain atau

publik, ditempatkan di dekat pintu, agar tidak

mengganggu kegiatan lainnya.

f) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya diletakkan didekat pegawai yang paling sering menggunakannya.

g) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara rebut, misalnya mesin stensil, diletakkan di dekat jendela,

sehingga gema suaranya sebagian besar dapat

langsung terbuang keluar ruangan.

80 cm 120 cm

80 cm

80 cm

80 cm

80 cm

jendela

jendela

pintu

pintu

23

Ukuran lorong, penataan tata ruang dan peralatan harus sangat

diperhatikan, karena jika lorong di laboratorium perkantoran

berukuran sangat pendek maka akan mengganggu lalu lintas

peserta didik dalam kegiatan praktik pembelajaran di

laboratorium, sebaliknya jika ukuran lebar lorong terlalu besar

maka akan terjadi pemborosan pemakaian ruang sehingga tidak

efektif dan efisien. Lorong yang mempunyai ukuran yang

diperhitungkan akan mempengaruhi keefektifan peserta didik

dalam melakukan kegiatan praktik. Jarak antar meja praktik

peserta didik juga perlu diperhatikan, supaya mobilitas dalam

pembelajaran dapat berjalan lancar dan tidak mengganggu

kegiatan pembelajaran peserta didik yang lain.

Secara praktisnya, teknik untuk mencapai suatu tata ruang

kantor yang baik menurut Sutrisno dan Suherman (2007:19)

menyebutkan sebagai berikut:

a. Meja-meja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.

b. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.

c. Diantara baris-baris meja disediakan lorong-lorong untuk keperluan lalu lintas pegawai yang biasanya

berjarak 120cm.

d. Jarak antara satu meja dengan meja yang dimuka atau dibelakang adalah 80cm.

e. Pengawas kantor ditempatkan dibelakang para pegawainya.

24

Jadi kesimpulannya dalam perencanaan tata ruang kantor

adalah tata ruang kantor terbuka lebih efektif digunakan dalam

aktivitas pembelajaran praktik di laboratorium, lorong utama di

dalam laboratorium administrasi perkantoran sebaiknya

mempunyai lebar minimum 120 cm, dipertimbangkan bahwa

lebar tubuh orang normal adalah 60 cm sehingga lorong utama

dapat dilewati oleh 2 orang. Sedangkan untuk lorong yang lain

dibuat selebar 80 cm, dengan pertimbangan bahwa tebal badan

seseorang rata-rata 40 cm, sehingga dapat dilewati oleh 2 orang

dengan memiringkan diri. Meja-meja disusun menurut garis

lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Jarak antara satu

meja dengan meja yang di muka atau di belakang selebar

80cm.

b) Pencahayaan

Tata ruang laboratorium administrasi perkantoran yang

baik, berpedoman pada tata ruang kantor seperti yang

disebutkan diatas serta harus memperhatikan pencahayaan.

Pelaksanaan pekerjaan tata usaha yang sukses memerlukan

pencahayaan yang baik, untuk membantu pengguna atau

peserta didik melihat dengan cepat, mudah dan menyenangkan.

Cahaya penerangan yang cukup dapat diperoleh dengan cahaya

matahari dan cahaya buatan. C.L. Littlefield dalam Moekijat

(1995:136) mengemukakan keuntungan pencahayaan yang baik

25

adalah “produktivitas yang bertambah, kualitas pekerjaan yang

lebih baik, mengurangi ketegangan mata dan kelelahan

rokhaniah, mengurangi perpindahan pegawai, semangat dalam

melaksanakan pekerjaan lebih tinggi”.

Tanpa pencahayaan tidak akan ada aktivitas

pembelajaran. Artinya bahwa seluruh lingkungan pekerjaan

harus diperhatikan, apabila mempertimbangkan masalah

pencahayaan, karena permukaan mempengaruhi pencahayaan,

yang selanjutnya mempengaruhi kemampuan untuk melihat.

Penerangan yang cukup adalah sangat penting untuk

menyelenggarakan semua tugas. Dalam kegiatan pembelajaran

praktik di laboratorium membutuhkan pencahayaan yang baik

agar kegiatan tata usaha atau administrasi kantor dapat berjalan

dengan lancar, peserta didik dapat melakukan aktivitas dengan

baik. Moekijat (1995:139) berpendapat dalam menentukan

jumlah atau intensitas penerangan yang layak bagi suatu

keadaan tertentu dan untuk membuat perbandingan-

perbandingan yang benar, maka diperlukan suatu ukuran

penerangan yaitu

“salah satu ukuran dengan suatu footcandle, yakni jumlah

penerangan langsung dengan jarak satu kaki (foot) dari

sebuah lilin ukuran biasa. Sebagai contoh secara kasar

untuk ruangan kecil, 1 watt tiap kaki persegi dari

lingkungan itu memberikan 15 footcandle. Dengan

demikian bola lampu 100 watt dalam suatu ruangan

26

dengan ukuran 10 kaki x 10 kaki akan memberikan

penerangan kira-kira 15 footcandle. Jumlah pencahayaan

juga tergantung kepada distribusi sumber-sumber

penerangan; misalnya jumlah penerangan yang diberikan

oleh sebuah bola lampu ukuran 100 watt akan berbeda

dengan jumlah penerangan yang diberikan oleh 4 bola

lampu ukuran 25 watt, karena perbedaan dalam

pemancaran penerangan pada lingkungan tersebut.

Disebutkan juga menurut McShane mendeskripsikan

bahwa “80 hingga 85 persen informasi yang diterima pegawai

di kantor adalah menggunakan indera penglihatan (mata),

seperti membaca surat atau memeriksa nota tagihan

pembayaran” (Badri Munir Sukoco, 2006:208). Dalam

melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran diantaranya

mengetik, mengkonsep surat, mengolah data dan informasi

menggunakan komputer, kearsipan, mengolah keuangan atau

pety cash dan kegiatan lainnya. Semua kegiatan tersebut

membutuhkan pencahayaan di laboratorium yang baik, jika

pencahayaan baik maka akan menjadikan kenyamanan visual

bagi peserta didik dan akan mempengaruhi produktivitas serta

kelancaran dalam belajar mengajar. Apabila pencahayaan tidak

sesuai maka akan berakibat pada kelelahan mata, dan

ketegangan mata sehingga mempengaruhi fisiknya. Oleh

karena itu, sistem pencahayaan yang efektif harus

memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya sesuai dengan

tugas, ruangan.

27

McShane menjelaskan bahwa ada 4 jenis pencahayaan

yang digunakan di kantor, antara lain:

1. Ambient lighting untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan dipasang pada langit-langit

kantor, biasanya lampu jenis ini merupakan satu-

satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor.

2. Task lighting yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja.

3. Accent lighting yang digunakan untuk memberikan cahaya ada area yang akan dituju, jenis lampu ini

dirancang pada lorong kantor atau area lain yang

membutuhkan penerangan.

4. Natural lighting berasal dari jendela, pintu kaca, dinding serta cahaya langit. (Badri Munir Sukoco,

2006:209)

Penerangan lampu yang terbaik ialah cahaya tak

langsung, dimana cahaya ini dari sumbernya memancar

kearah langit-langit ruangan, dari situ barulah dipantulkan

ke arah permukaan meja. Selain macamnya penerangan,

yang juga penting untuk tata ruang kantor ialah banyaknya

cahaya penerangan itu. berikut pendapat The Liang Gie

(2007:215) untuk mengukur besarnya penerangan dipakai

sebuah satuan hitung yang disebut “footcandle”. Ini ialah

banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sebuah lilin

ukuran biasa pada sebuah benda yang jaraknya 1 kaki

(30,48 cm) dari lilin itu. Banyaknya cahaya yang diperlukan

untuk pekerjaan di kantor tergantung pada masing-masing

seperti berikut ini:.

28

Tabel 1. Daftar banyaknya cahaya yang dibutuhkan.

No. Macam Pekerjaan

Saran-saran

Besarnya

Cahaya

(footcandle)

1. Pekerjaan yang membutuhkan

penglihatan tajam.....

Ini meliputi pekerjaan yang

mengenai huruf-huruf atau

angka-angka yang lembut,

perbedaan warna yang samar-

samar, atau pekerjaan untuk

jangka waktu lama secara terus

menerus. Contoh: memeriksa

perhitungan, melakukan

pembukuan, menggambar

50


penglihatan biasa...

Contoh: membuat surat-

menyurat, mengurus arsip, rapat,

pekerjaan pada bagian

pengiriman dan penerimaan surat.

30


penglihatan sepintas lalu...

Misalnya aktivitas dalam ruang

resepsi, tangga gedung, atau

kamar mandi

10


penglihatan sederhana.

Penerangan sebesar ini misalnya

untuk lorong atau jalan lalu lintas

dalam gedung.

5

Besarnya footcandle dari cahaya yang dipancarkan oleh

sebuah lampu dapat diketahui dengan sebuah alat pengukur

yang khusus dibuat untuk maksud tersebut. The Liang Gie

(2007:215) mengatakan

29

untuk mengukur besarnya penerangan dipakai sebuah

satuan hitung uang disebut “footcandle”. Untuk

mengetahui ketepatan jumlah cahaya yang dipakai, bisa

dengan menggunakan patokan bahwa sebuah lampu bisa

sebesar 50 watt memancarkan cahaya sebanyak 3

footcandles kepada permukaan dibawahnya yang sejauh

kira-kira 130cm atau jarak 1,3 meter ini ialah jarak dari

sebuah lampu yang tergantung sampai kepermukaan

meja.

Dari beberapa pendapat diatas disimpulkan bahwa dalam

kegiatan pembelajaran praktik di laboratorium membutuhkan

pencahayaan yang baik agar kegiatan tata usaha atau

administrasi kantor dapat berjalan dengan lancar, peserta didik

dapat melakukan aktivitas dengan baik. Pencahayaan yang baik

diukur dengan dilihat dari segi kualitas dan segi kuantitas. Segi

kualitas adalah melihat pencahayaannya sudah cukup atau

belum, artinya cahaya tidak menyilaukan atau terlalu redup

karena dapat membuat kelelahan pada mata dan bisa

membahayakan kesehatan mata. Dari segi kuantitas adalah

banyaknya jumlah cahaya yang dibutuhkan untuk

melaksanakan praktik pembelajaran, satuan yang digunakan

adalah footcandle. Jumlah yang dibutuhkan untuk melakukan

praktik di dalam laboratorium administrasi perkantoran adalah

20-30 footcandle. Untuk itu pencahayaan menjadi faktor yang

penting diperhatikan dalam perencanaan tata ruang kantor di

laboratorium administrasi perkantoran.

30

c) Warna

Pemakaian warna akan berpengaruh terhadap efisiensi

kerja para penggunanya. Warna akan berpengaruh terhadap

keadaan jiwa seseorang. Dalam pembelajaran praktik di

laboratorium administrasi perkantoran warna berperan penting

dalam kenyamanan belajar mengajar. The Liang Gie

(2007:216) warna merupakan “faktor yang penting untuk

memperbesar efisiensi kerja para pegawai, khususnya warna

akan mempengaruhi keadaan jiwanya”. Begitu juga dengan

kegiatan praktik pembelajaran di laboratorium administrasi

perkantoran, kombinasi warna yang cocok akan membuat

kenyamanan peserta didik dalam melakukan aktivitas tata

usaha, aktivitas pembelajaran. Dengan memakai warna yang

tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya, ketenangan,

kesenangan dan kenyamanan dalam berkegiatan akan

terpelihara. Selain itu, warna yang tepat juga akan mencegah

kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan.

Badri Munir Sukoco (2006:214) menyebutkan beberapa

faktor dalam pemilihan warna, antara lain:

1. Kombinasi warna. Kombinasi warna yang sesuai akan

meminimalisir kesilauan mata, suasana ruangan akan

31

nyaman dipandang dan digunakan apabila kombinasi warna

sesuai.

2. Efek cahaya pada warna. Berbagai jenis cahaya buatan

mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan

yang digunakan pada kantor juga memiliki efek signifikan

terhadap pilihan warna.

3. Nilai pemantulan warna, beberapa area perkantoran

membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang,

sebagai contoh atap dengan warna terang akan membantu

memantulkan cahaya ke bawah, yang mengurangi silau dan

bayangan pada area pekerjaan.

4. Dampak dari warna. Penentuan warna perlu

mempertimbangkan dampak warna yang akan

mempengaruhi mood seseorang. Sebagai contoh warna

natural dan warna lembut memberikan pengaruh ringan,

sedangkan warna abu-abu cenderung memiliki rasa kantuk.

Warna untuk kantor harus ditentukan dengan seksama

seperti warna tembok, furnitur, karpet dan barang-barang

kantor di laboratorium. Moekijat (1997:143) berpendapat

keuntungan warna yang baik adalah “memungkinkan kantor

menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan,

32

serta secara tidak langsung akan mempengaruhi produktivitas

pegawai”.

Moekijat (1995:143) menyebutkan beberapa pengaruh

warna diantaranya:

warna kuning, jingga dan merah dipandang sebagai

warna yang panas, warna-warna ini biasanya mempunyai

pengaruh psychologis mendorong kehangatan dan

perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk

seperti warna biru, ungu, dan hijau tua biasanya

menimbulkan pengaruh ketenangan. Warna-warna

seperti kuning tua, kuning agak kelabu, dan kuning

gading agak merangsang, sedangkan warna ungu muda

dan biru menekan.

Warna untuk area perkantoran di laboratorium harus dipilih

dengan saksama. Pemilihan warna akan menimbulkan suasana

yang nyaman, menarik dan indah apabila dalam penentuan

warna dasar dan kombinasi yang baik.

d) Udara

Faktor udara harus diperhatikan karena merupakan

faktor penting dalam menunjang efisiensi pekerjaan kantor.

Udara yang baik adalah udara yang dapat menyerap panas yang

dikeluarkan tubuh manusia sehingga suhu yang ideal adalah

suhu udara yang berada dibawah suhu tubuh manusia. Udara

panas dan lembab mempunyai pengaruh menekan

perkembangan tenaga dan daya cipta, udara panas membuat

orang mudah mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.

33

Untuk mengatasi udara panas dan lembab dapat dilakukan

dengan berbagai cara yakni menggunakan Air Conditioning

(AC) untuk mengatur suhu udara atau ventilasi yang cukup

sehingga sirkulasi udara dapat berjalan lancar.

e) Suara

Dalam perencanaan tata ruang laboratorium juga

memperhatikan aspek suara, artinya laboratorium

membutuhkan suara yang tenang, tidak gaduh dan nyaman.

Untuk mengurangi suara gaduh, sebaiknya ruangan kantor

memakai lapisan-lapisan penyerap suara dari beberapa tempat

dan perlengkapan. Untuk mengurangi suara berjalan dan agar

aman maka dilapisi karpet.

Untuk mesin tik, penyerap suara dapat menggunakan

alas karet atau busa yang diletakkan dibawahnya. Untuk

pesawat telepon, sebaiknya dibuatkan bilik kecil yang

ditutup rapat sehingga pembicaraan tidak mengganggu

lainnya. Musik yang lembut dan tenang dapat

mengurangi ketegangan saraf dan kejemuan serta

menambah kegembiraan (Sutrisno dan Suherman,

2007:20).

Jadi, faktor suara merupakan salah satu hal yang harus

diperhatikan dengan memberikan pengamanan menyesuaikan

objeknya mulai dari alas, perlengkapan maupun peralatan.

34

2) Perencanaan kebutuhan perlengkapan, peralatan dan bahan praktik

laboratorium administrasi perkantoran

Penataan ruang laboratorium yang baik tidak luput dari

keberadaan perlengkapan, peralatan maupun furnitur yang akan

digunakan. Apabila peralatan yang digunakan kurang sesuai

dengan konsep layout yang digunakan maka cenderung untuk sulit

dalam penataan maupun penempatannya. Terdapat beberapa hal

yang harus diperhatikan dalam memilih perlengkapan, peralatan

kantor diantaranya mempertimbangkan tujuan penggunaan

peralatan, memilih merek peralatan yang baik sesuai standar,

spesifikasi peralatan baik dari segi tempat maupun kebutuhan

jumlah listriknya, tingkat keamanan dan sebagainya.

Pekerjaan kantor terdiri dari berbagai kegiatan, diantaranya

kegiatan surat menyurat, mengoperasikan data dan informasi

menggunakan komputer, berkomunikasi melalui telepon, dan

kegiatan lainnya. Kompetensi keahlian administrasi perkantoran

juga melakukan praktik-praktik tersebut dalam beberapa mata

pelajaran seperti, tata pengetikan 10 jari buta, korespondensi,

berkomunikasi melalui telepon, kearsipan. Praktik tersebut dapat

ditunjang dengan adanya meja, kursi, filling cabinet dan mesin-

mesin kantor yang mendukung kegiatan tersebut. Beberapa tip

ergonomis bagi pegawai yang menggunakan komputer di kantor

35

yang disampaikan oleh Badri Munir Sukoco (2006: 201) antara

lain:

a. Menggunakan kursi yang bagus dan mempunyai sandaran. b. Bagian atas monitor hendaknya 5-8 cm diatas mata. c. Monitor tidak silau. d. Kursi mempunyai sandaran bagi tangan untuk

beristirahat.

e. Kaki dapat diletakkan pada lantai dan dapat pula diletakkan pada footrest.

f. Menggunakan pegangan dokumen, sehingga ketika mengetik dokumen dapat didirikan.

g. Permukaan meja datar dan lurus. h. Tangan dan siku dekat dengan badan. i. Layar monitor dan keyboard berada tepat di depan

pengguna.

j. Permukaan meja stabil (tidak bergoyang), seperti gambar dibawah ini

Gambar 2. Posisi duduk yang ergonomis

Selain peralatan yang disebutkan diatas, di laboratorium

administrasi perkantoran harus tersedia LCD proyektor atau papan

tulis di laboratorium (bisa salah satu dari barang tersebut), untuk

36

memudahkan guru dalam menjelaskan materi praktik yang akan

diajarkan kepada peserta didik. Selain itu terdapat pula tempat

sampah dan yang penting saluran listrik untuk mendukung kegiatan

praktik pembelajaran di laboratorium administrasi perkantoran.

Pengenalan dan pengetahuan terhadap peralatan laboratorium

merupakan kewajiban bagi setiap pengelola di laboratorium,

khususnya pada petugas operasional peralatan yang bersangkutan.

Alat yang akan dioperasikan mutlak dalam kondisi (Marham

Sitorus dan Ani Sutiani, 2013:3) :

1. Siap Pakai 2. Bersih 3. Tidak rusak 4. Beroperasi dengan baik (ada SOP / standart operational

procedure).

Peralatan yang tersedia harus disertai dengan buku petunjuk

operasional untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan. Letak

peralatan harus disusun secara teratur pada suatu tempat tertentu,

baik berupa rak, meja, lemari yang disediakan. Peralatan

digunakan untuk melakukan suatu kegiatan pendidikan, penelitian,

pelayanan atau studi tertentu, karenanya peralatan ini harus selalu

siap pakai agar setiap saat dapat digunakan.

37

3) Perencanaan pengadaan perlengkapan, peralatan dan bahan praktik

laboratorium administrasi perkantoran

Perencanaan pengadaan perlengkapan, peralatan dan bahan

praktik ini sebagai upaya memikirkan perlengkapan yang

diperlukan di masa yang akan datang dan bagaimana

pengadaannya dapat dilaksanakan secara sistematis, rinci, dan teliti

berdasarkan informasi yang realistis. Ibrahim bafadal (2004:29)

mengemukakan langkah-langkah perencanaan pengadaan

perlengkapan pendidikan di sekolah, yaitu sebagai berikut:

a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan setiap unit kerja sekolah dan atau

menginventarisasi kekuarangan perlengkapan sekolah.

b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan atau satu

tahun ajaran.

c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang telah tersedia sebelumnya. Dalam

rangka itu, perencana atau panitia pengadaan mencari

informasi tentang perlengkapan yang telah dimiliki oleh

sekolah. Salah satu cara adalah dengan jalan membaca

buku inventaris atau buku induk barang. Berdasarkan

pemaduan tersebut lalu disusun rencana kebutuhan

perlengkapan, yaitu mendaftar semua perlengkapan yang

dibutuhkan yang belum tersedia di sekolah.

d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang telah tersedia. Apabila dana yang

tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua

kebutuhan itu maka perlu dilakukan seleksi terhadap

semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan,

dengan melihat urgensi setiap perlengkapan tersebut.

Semua perlengkapan yang urgent segera didaftar.

e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan dengan dana atau anggaran yang ada. Apabila tenyata masih melebihi dari

anggaran yang tersedia, perlu dilakukan seleksi lagi

dengan cara membuat skala prioritas.

38

f. Penetapan rencana pengadaan perlengkapan akhir.

Perencanaan pengadaan perlengkapan, peralatan dan bahan

praktik disekolah tentu menyesuaikan kebijakan masing-masing

sekolah, hal tersebut disebabkan setiap sekolah memiliki tingkat

kebutuhan yang berbeda disesuaikan dengan anggaran yang

dimiliki. Kesimpulannya adalah dalam perencanaan pengadaan

perlengkapan, peralatan dan bahan praktik di laboratorium

administrasi perkantoran adalah sebagai upaya merencanakan

pengadaan perlengkapan agar dapat sistematis, sesuai dengan

anggaran. Dalam pengadaan ini disekolah memiliki beberapa

prosedur mulai dari usulan sampai dengan musyawarah untuk

dilaksanakan pengadaan barang tersebut.

4. Pengorganisasian laboratorium administrasi perkantoran

Suatu rencana yang telah dirumuskan dan ditetapkan sebagai hasil

penyelenggaraan fungsi organik perencanaan, dilaksanakan oleh

sekelompok orang yang tergabung dalam satuan-satuan kerja tertentu.

Satuan-satuan kerja tersebut merupakan bagian dari organisasi. Karena

berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan baik yang berwujud tugas

pokok maupun tugas penunjang, harus diusahakan agar terlaksana dengan

efisien, efektif dan produktif dalam satu wadah yang sesuai dengan

kebutuhan. Suatu rencana yang telah tersusun dengan rapi dan ditetapkan

berbasarkan berbagai perhitungan, tidak terlaksana dengan sendirinya.

39

Diperlukan berbagai pengaturan yang menetapkan bukan saja wadah

tempat berbagai kegiatan yang akan diselenggarakan, tetapi juga tata

karma yang harus ditaati oleh setiap orang dalam organisasi dalam

interaksinya dengan orang-orang lain, baik dalam satu satuan kerja tertentu

maupun antar kelompok yang ada.

Pengertian pengorganisasian antara lain: 1) penentuan sumber daya

dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi; 2)

proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan

dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan; 3) penugasan

tanggung jawab tertentu; 4) pendelegasian wewenang yang

diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-

tugasnya. (Sondang P. Siagian, 2005:127)

Pengorganisasian dalam sebuah pengelolaan harus disusun

menyesuaikan kearah tujuan yang akan dicapai, penyusunan sumber daya

dibuat dengan disertai memberikan tugas dan tanggungjawab yang sesuai.

Sedangkan menurut T. Hani Handoko (2001:167) berpendapat bahwa

“pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur

formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau

pekerjaan diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat

dicapai dengan efisien”. Jadi kesimpulannya, pengorganisasian merupakan

penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi,

sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.

Laboratorium administrasi perkantoran sebagai penunjang proses

pembelajaran yang tidak dapat dipisah-pisahkan, keutuhan tersebut dapat

dicerminkan dari adanya kesatuan alat-alat penunjangnya dan pelaksana

40

yang terlibat baik dari segi pengguna maupun pengelola. Anti Damayanti

Hamdani dan Isma Kurniatanty (2008:5) menyebutkan “organisasi

laboratorium merupakan komponen manajemen laboratorium yang

penting, sebab didalamnya meliputi struktur organisasi, wewenang dan

tanggungjawab dan deskripsi tugas masing-masing komponen

laboratorium”. Berikut contoh gambar struktur organisasi pada

laboratorium:

Gambar 3. Contoh struktur organisasi pada laboratorium

Setiap komponen laboratorium (kepala laboratorium, koordinator

laboratorium dan laboran) mempunyai wewenang dan tanggungjawab

yang berbeda-beda. Wewenang dan tanggung jawab kepala

laboratorium akan berbeda dengan wewenang dan tanggung jawab

koordinator laboratorium. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan

tenaga kerja laboratorium diantaranya:

Kepala

laboratorium

Koordinator

laboratorium

Koordinator

laboratorium

Koordinator

laboratorium

Laboran Laboran Laboran

41

1. Kepala laboratorium

Moh. Amien (1988: 57) mengemukakan sebagai “kepala

laboratorium harus memiliki kemampuan untuk mengelola

laboratorium sehingga laboratorium sebagai sarana penunjang

program pendidikan yang berfungsi secara optimal”, hal tersebut

dapat dimulai dari pengelolaan segi akademik sampai dengan

pengelolaan administrasinya. Pendapat lain dari Anti Damayanti

Hamdani dan Isma Kurniatanty (2008:7) tugas kepala laboratorium

adalah bertanggungjawab atas semua kegiatan di laboratorium,

bertanggungjawab atas penyediaan, pemeliharaan dan optimalisasi

asset, sarana laboratorium, bertugas untuk merencanakan,

menggunakan dan melaporkan keuangan, merencanakan dan

mengusulkan pengembangan kepada ketua jurusan.

2. Koordinator laboratorium

Sebagai koordinator laboratorium bertanggung jawab atas semua

kegiatan yang dilangsungkan di laboratorium, baik itu praktikum

maupun penelitian, bertanggungjawab atas optimalisasi asset,

sarana dan prasarana laboratorium, mengusulkan pengembangan

teknis akademis laboratorium kepada koordinator kepala

laboratorium dan mengupayakan implementasi sistem manajemen

mutu (Anti Damayanti Hamdani dan Isma Kurniatanty (2008:8).

42

3. Tenaga administrasi non akademik

Tenaga administrasi non akademik berfungsi untuk memberikan

pelayanan terhadap kelancaran pekerjaan sebelum dan sesudah

kegiatan laboratorium seperti praktikum, diskusi dan sebagainya.

Pelayanan tersebut antara lain:

1) Mengiventarisasi barang milik laboratorium

2) Mengontrol keselamatan bangunan laboratorium

3) Mengusulkan perbaikan barang-barang

4) Mengontrol kebersihan ruangan laboratorium dan lingkungan

sekitarnya baik sebelum dan sesudah kegiatan

5) Mengontrol keamanan laboratorium

6) Menginventarisasi surat masuk dan keluar laboratorium baik di

dalam maupun di luar lembaga

7) Memberikan surat bebas pinjam alat/bahan, buku kepada

pengguna laboratorium

8) Mengatur penyediaan ruang, susunan tempat duduk dan

sebagainya sesuai dengan permintaan dosen atau asisten

sehubungan dengan kegiatan yang akan dilakukan

9) Mengatur jadwal kegiatan laboratorium sesuai dengan

kesediaan waktu dosen, asisten, peserta didik dan jumlah

ketersediaan unit alat dan sebagainya.

43

10) Menginventarisasi alat tulis kantor, bahan habis kantor,

persediaannya, kebutuhannya.

11) Mendaftar peralatan yang rusak ringan untuk diperbaiki, rusak

berat untuk diperbarui.

12) Mendaftar alat dan bahan baru yang belum pernah ada dan

akan digunakan pada periode berikutnya guna pengembangan

atas permintaan dosen dan asisten.

13) Mengkoordinasi kegiatan laboran dan teknisi dalam perawatan

dan pemeliharaan alat/bahan.

4. Tenaga Teknisi

Fungsi tenaga teknisi adalah memberi pelayanan kepada

kelancaran setiap jenis kegiatan laboratorium dengan:

1) Memodifikasi alat, untuk itu, seorang teknisi dituntut

keterampilannya lebih dari laboran yaitu memahami tujuan

instruksionalnya.

2) Mengkontruksi rangkaian alat yang akan digunakan.

3) Mereparasi alat yang rusak ringan.

4) Memberi pengertian atau menjelaskan kepada peserta didik dan

asisten mengenai kesalahan penggunaan alat yang tidak sesuai

dengan prinsip mekanisme kerja alat.

5) Mencatat kebutuhan yang belum tersedia di laboratorium yang

akan digunakan karena perkembangan selanjutnya.

44

5. Tenaga laboran adalah orang yang memberi pelayanan kepada

kelancaran laboratorium berupa:

1) Melayani peminjaman alat atau unit alat sehubungan dengan

kegiatan yang akan dilaksanakan

2) Melayani pengembalian alat dalam keadaan bersih dari peserta

didik.

3) Membuat catatan mengenai nama peserta didik yang

merusakkan alat kemudian melaporakan kepada bagian

administrasi non akademik (umum).

4) Menempatkan kembali atau menyimpan kembali peralatan

yang telah selesai digunakan.

5) Mengontrol kesiapan peralatan umum seperti listrik.

Pendapat lain yang dikemukakan oleh Anti Damayanti Hamdani

dan Isma Kurniatanty (2008:8) menyebutkan tugas dan wewenang

laboran antara lain:

1) Bertanggungjawab atas kegunaan alat dan bahan di laboratorium.

2) Mengkalibrasi alat secara periodik. 3) Membantu pelaksanaan praktikum. 4) Melayani kebutuhan peneliti (alat dan bahan). 5) Bertanggungjawab atas peminjaman alat.

6. Tenaga pembantu umum berfungsi untuk memberi pelayanan

terhadap kebutuhan umum terutama yang bersifat eksidental

diantaranya:

1) Membantu menata ruang, penerangan dan lainnya.

45

2) Membantu pengambilan bahan atau alat yang bersifat

sementara.

3) Membantu hubungan ke luar, di dalam lembaga atau lembaga

lain.

7. Tenaga kebersihan atau keamanan adalah menyelamatkan

laboratorium dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan

misalnya kebersihan dan gangguan yang dapat menyebabkan

hilangnya peralatan laboratorium misalnya pencurian.

Berdasarkan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa organisasi

merupakan unsur penting dalam manajemen laboratorium, karena di

dalamnya terdapat struktur organisasi, wewenang, dan tanggung jawab

serta deskripsi tugas masing-masing komponen laboratorium.

5. Pengadministrasian laboratorium administrasi perkantoran

Dalam kegiatan pengelolaan tentu terdapat proses

pengadministrasian, dimana pengadministrasian merupakan proses

pencatatan atau penyusunan daftar semua perlengkapan atau peralatan

yang dimiliki secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan

yang berlaku. Pengadministrasian dapat dilakukan dengan beberapa cara,

diantaranya:

1) Kegiatan yang berhubungan dengan penginventarisasian sarana dan

prasarana, melalui inventarisasi diharapkan akan tercipta ketertiban

administrasi, penghematan keuangan, mempermudah dalam

46

pemeliharaan dan pengawasan. Ibrahim Bafadal (2004:56)

menyebutkan “penginventarisasian perlengkapan pendidikan dengan

pencatatan perlengkapan pendidikan”. Barang-barang inventaris

diklasifikasikan menjadi dua macam, yaitu barang inventaris dan

barang bukan inventaris. Barang inventaris adalah keseluruhan

perlengkapan yang dapat digunakan secara terus menerus dalam waktu

yang relatif lama, seperti meja, bangku, papan tulis dan perabot-

perabot lainnya. Pengadaannya sebagian besar dari anggaran negara

atau bantuan dari pihak-pihak tertentu. Sedangkan barang-barang

bukan inventaris adalah semua barang habis pakai, seperti kapur tulis,

karbon, kertas, pita mesin tulis dan barang-barang kecil lainnya. Baik

barang inventaris maupun barang bukan inventaris yang diterima harus

dicatat di dalam buku penerimaan. Setelah itu, khusus barang-barang

inventaris dicatat di dalam buku induk inventaris dan buku golongan

inventaris. Sedangkan khusus barang-barang bukan inventaris dicatat

di dalam buku induk bukan inventaris dan kartu stok barang.

2) Pembuatan kode barang

Kegiatan lainnya yang berkaitan dengan pengadministrasian adalah

membuat kode barang dan menuliskannya pada badan perlengkapan

pendidikan.

Kode barang adalah sebuah tanda yang menunjukkan pemilikan

barang.

pengelolaan laboratorium administrasi perkantoran ... · pelajaran praktik di laboratorium...

Documents